maildocpro Invio massivo interattivo

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1 maildocpro Invio massivo interattivo

2 Il concetto di invio massivo tradizionale Le organizzazioni lavorative complesse hanno sempre maggior necessità di inviare grandi quantità di corrispondenza a elevati numeri di destinatari. maildocpro, gestionale di comunicazione aziendale, è perciò in grado, da sempre, di inviare lotti di corrispondenza massivi nelle due modalità: Un unico messaggio a più destinatari Messaggi personalizzati a più destinatari

3 Il concetto di invio massivo tradizionale L invio massivo sommariamente descritto è normalmente un processo batch. In termini semplici è un processo che presuppone: un applicativo (aziendale) che produce i documenti un elenco di indirizzi (i destinatari dei messaggi) un «file guida» che abbina a ogni documento il giusto destinatario.

4 I vantaggi Questi processi danno all azienda vantaggi sia di tipo economico, sia di efficienza lavorativa. Grazie a maildocpro l invio massivo può essere effettuato sia per la PEC, sia per la corrispondenza on line (posta cartacea) Abbiamo quindi un processo che invia in modalità differente un elevatissimo numero di messaggi in tempi molto brevi. Unico svantaggio sta nella, spesso, necessaria centralizzazione del processo e l intervento quindi del IT aziendale per la preparazione dei lotti.

5 Un passo avanti: massivo interattivo il concetto di massivo interattivo può essere così sintetizzato: una spedizione massiva facilmente controllata dal singolo utilizzatore finale, senza la necessità di un intervento del reparto IT centralizzato. L utente preparerà da sé, con la massima libertà, lo strumento che gli permetterà di effettuare l invio massivo. Questo strumento è un semplicissimo foglio CSV che conterrà tutti e solo i dati che interessano quel singolo utente Il concetto di invio massivo diviene così estremamente più flessibile e permette di assecondare le necessità di ogni singolo ufficio dell organizzazione lavorativa.

6 La macchina del risparmio Nel corso di aggiornamento del 5 luglio, la tematica del massivo interattivo è stata oggetto di moltissimo interesse da parte dei partecipanti. Oltre alla estrema flessibilità e semplicità, descritte precedentemente, infatti il massivo interattivo si trasforma in quello che abbiamo definito «la macchina del risparmio» Il gestionale maildocpro «legge» dal foglio CSV anche l indirizzo del destinatario, inviando PEC dove trova l indirizzo di posta certificata o posta cartacea (normalmente raccomandate) dove trova indirizzo fisico, utilizzando H2H di Poste Italiane Ma non ci si ferma qui. Se l utente non dispone degli indirizzi PEC può predisporre una colonna con i codici fiscali delle aziende e il gestionale si collegherà a una fonte esterna (Infonet) che, a pagamento ovviamente, ricercherà gli indirizzi PEC e, ottenutili, invierà messaggi di posta certificata

7 La macchina del risparmio In altri termini maildocpro sceglierà automaticamente i canali di trasmissione più economici. Il risparmio ottenuto non si ferma però al costo della prima spedizione Infatti gli indirizzi appena ottenuti saranno memorizzati dalla rubrica dell applicativo e riutilizzati negli invii successivi, questa volta senza dover essere di nuovo acquistati. Infine, ma certamente non meno importante, grazie a maildocpro otteniamo una elevatissima efficienza nei tempi di lavoro. Oltre a velocizzare le spedizioni la «macchina del risparmio» consente di archiviare (se necessario anche a norma di legge) in modo semplice tutta la corrispondenza, anche quella cartacea, riducendo al minimo il rischio di errore.

8 I due temi risolti da maildocpro La multicanalità La gestione interna all organizzazione

9 La multicanalità cartaceo Postalizzatore Posta elettronica Posta elettronica certificata Messaggi Canali istituzionali Canali istituzionali Canali istituzionali Serve un meccanismo che: Gestisce la posta cartacea Gestisce la PEC Gestisce altre forme di comunicazione Trova gli indirizzi PEC Riutilizza gli indirizzi PEC negli invii successivi Serve una «macchina del risparmio» Destinatari

10 La gestione interna all organizzazione Gestire Ricevere e inviare Comunicare Smistare Gestire conservare Ricevere e inviare Comunicare Gestire Gestire

11 In conclusione Abbiamo cercato in questa presentazione di rendere palese quanto oggi la comunicazione sia complessa e al tempo stesso vitale per qualsiasi organizzazione lavorativa Proprio la complessità ha dato luogo a una varietà di canali di trasmissione che, se da una parte costringono l organizzazione a misurarsi su molteplici terreni, dall altra possono essere sfruttati per piani di importante efficienza (cioè di risparmi più che sensibili) La tecnologia, unita all organizzazione lavorativa, può aiutare molto in questo processo se è focalizzata alla soluzione dei problemi e non fine a se stessa Noi riteniamo che maildocpro nella sua versione più aggiornata offra questo tipo di tecnologia e possa quindi garantire vantaggi sia relativi ai costi di organizzazione del lavoro, sia soprattutto relativi ai costi vivi.