Introduzione al PIP (Programma Informativo per i medici) Come aumentare il vostro volume d affari in 4 passaggi

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1 Introduzione al PIP (Programma Informativo per i medici) Come aumentare il vostro volume d affari in 4 passaggi

2 Benvenuti al PIP (Programma Informativo per i medici) La visione di Phonak è aiutare gli audioprotesisti come te ad entrare in contatto con i medici e a fornire loro informazioni preziose sull ipoacusia. Un medico invia sempre i suoi pazienti da vari specialisti e vuole essere sicuro di mandarli da colleghi e persone fidate che lo aiutino a prendersi cura di loro. Specialisti come te! La costruzione di un rapporto solido richiede programmazione e sforzo e porterà benefici al paziente, al medico e a te, l audioprotesista. Phonak ti aiuterà in questo percorso fornendoti la PIP-Tool-Box, una raccolta di file che contengono presentazioni, elementi fondamentali e materiali di supporto per il vostro approccio con il medico. La PIP-Tool-Box è disponibile per il download. I materiali possono essere personalizzati per soddisfare le tue esigenze e allo stesso tempo fornirti contenuti che possano aiutarti a comunicare in modo efficace, lasciandoti il tempo di seguire i tuoi clienti. La PIP-Tool-Box sarà aggiornata regolarmente con nuovi materiali. Dai un occhiata alla PIP- Matrix, che elabora costantemente la lista degli strumenti e del loro pubblico. 2

3 Sappiamo che a molti pazienti non viene consigliato dal medico di recarsi da un audioprotesista e così perdono tempo prezioso prima di ricevere il loro primo apparecchio acustico. Invece i pazienti che vengono consigliati in questo senso dal medico hanno una probabilità 5 volte maggiore di ricevere un apparecchio acustico. 1 Perciò il PIP costituisce un ottima ed estremamente necessaria campagna di consapevolezza, affinché i medici aiutino un maggior numero di pazienti a gestire la loro ipoacusia. Per diventare collaboratore fidato dei medici che hai individuato, i passaggi sono quattro. 1. Conoscere il medico (raccogliere dati, definire obiettivi, ecc.) 2. Approccio con il medico (primo contatto) 3. Primo incontro (vendere se stessi) 4. Diventare collaboratori fidati (essere sempre la prima opzione) n Nota: rispettate sempre i limiti previsti dalle leggi del vostro paese. Suggerimento: qualsiasi cosa facciate per diventare collaboratori credibili, siate VOI STESSI! 1 Kochkin S. BHI physician found to increase use of hearing healthcare. The Hearing Journal. August 2004; 57(8). 3

4 Passaggio 1 - Conoscere i medici Fai una lista di un massimo di 15 medici di base e specialisti in otorinolaringoiatria della tua zona ai quali vuoi rivolgerti. Possono essere medici coi quali sei già in contatto o altri che desideri contattare. Puoi trovare i loro dati su Internet e sull elenco telefonico locale. Non dimenticare i tuoi pazienti: anche loro possono essere una grande fonte di informazioni. Inoltre il tuo medico di base può essere disposto a presentarti ai suoi colleghi. n Nota: chiedi ai tuoi clienti il permesso di contattare il loro medico facendoti firmare un consenso scritto (nel PIP-Web si può trovare una bozza di tale consenso). Suggerimento: cerca di collaborare con il medico che gestisce la casa di cura locale per anziani. Una volta compilata la lista dei medici a cui vuoi rivolgerti, comincia a costruire una semplice banca dati per raccogliere dati su di loro. Dati generali: nome, ambulatorio, indirizzo, , telefono, nomi dei membri del personale ambulatoriale, pazienti comuni, ultima visita/contatto Altre informazioni: hobby, consorte, figli, compleanno, tipo di automobile, squadra di calcio, background culturale, preferenze e cose non gradite 4

5 Passaggio 2 - Approccio con il medico (primo contatto) I medici sono persone molto impegnate, che ricevono miriadi di che spesso finiscono nel cestino senza neanche essere aperte. Il modo migliore per entrare in contatto con i medici a cui vuoi rivolgerti è mandare una lettera cartacea nella quale presentarti e comunicare la tua intenzione di contattarli nuovamente per fornire loro ulteriori informazioni. Entro una settimana fai una telefonata. Questo darà al medico il tempo di digerire la lettera o forse persino di attivarsi di sua iniziativa. La prima lettera dovrebbe contenere i seguenti concetti (nello strumento Lettera di presentazione all interno del PIP-Web trovi un esempio con frasi standard): - riferimento ai pazienti comuni (nel caso opportuno) - breve panoramica dei problemi uditivi e dei rischi che corrono i pazienti che non ricevono un rimedio adeguato (apparecchi acustici) - spiegate perché siete i collaboratori ideali per lui (i vostri servizi) - proponete un incontro di persona a breve termine per mettere in moto il processo - annunciate la telefonata 5 Potete recarvi all ambulatorio del medico e parlare con il personale ambulatoriale (e magari anche con lui) di persona. Nella telefonata/visita fai riferimento alla lettera e fissa l incontro di presentazione. Crea una banca dati in cui registrare ogni chiamata/visita, i risultati ottenuti e il prossimo passo. n Nota: i medici di base e gli otorinolaringoiatri hanno esigenze diverse. Tienilo presente nella compilazione della lettera. Suggerimento: create un buon rapporto con i membri del personale ambulatoriale. Essi controllano chi entra e chi esce e decidono chi può parlare con il medico, quali lettere fargli leggere e quali no!

6 Passaggio 3 - Primo incontro Vendi te stesso! Ma concentrati sulle informazioni, non sul fare bella figura! Ricordati, i medici hanno poco tempo. Non infilare il tuo appuntamento fra due visite dei pazienti, perché così non avrai mai la piena attenzione del medico. Fissa l incontro prima o dopo il suo orario di lavoro. Meglio ancora: organizza un incontro all ora di pranzo. Chiedi quante persone parteciperanno e porta del buon cibo e qualche bibita: sarà un investimento fruttuoso. Non essere timido! Fai presente al medico che vorresti offrirgli un ulteriore opportunità di prendersi cura dei pazienti con problemi di udito che secondo lui potrebbero ricevere beneficio dalle nuove tecnologie. Chiedigli apertamente di indirizzare a te i suoi pazienti. le domande. Ricorda che spesso è il personale dell ambulatorio a indirizzare i pazienti. Il personale potrà anche accettare di distribuire i tuoi opuscoli e i tuoi biglietti da visita ai potenziali clienti. Lascia del materiale (tuo e del PIP) in sala d aspetto a disposizione dei pazienti. Invita coloro che hanno partecipato all incontro ad un secondo incontro presso la tua struttura. Mostra il tuo studio al medico e al suo personale, fai vedere loro con che professionalità tratti i loro pazienti. Fai una dimostrazione di come funzionano le attrezzature a cui non sono abituati: per te è lavoro di routine, ma per loro è tecnologia super hi-tech. Coinvolgili! n Nota: semplice e conciso! Presentati come collaboratore affidabile con i suoi stessi obiettivi e spiegagli nel dettaglio il tuo lavoro e i tuoi servizi. Phonak ha creato un modello di presentazione in PowerPoint (sul PIP- Web) che puoi personalizzare e adattare ad ogni singolo medico che incontrerai. Sii più conciso possibile e lascia del tempo per 6 Suggerimento: interessati dell andamento dell ambulatorio, rendi personale l incontro. Chiedi ai presenti se vi sono persone con problemi di udito nelle loro famiglie.

7 Passaggio 4 - Diventare collaboratori fidati /V1.00/ /CHRO Phonak AG All rights reserved/page 7/7 In questa fase il medico che hai contattato ti ha già inviato dei pazienti. Congratulazioni! Accertati che il meccanismo continui a funzionare: fornisci al medico le informazioni di cui ha bisogno per prendersi cura dei suoi pazienti. Phonak ha studiato alcune frasi standard (vedi Rapporto di valutazione ) per aiutarti a creare una lettera di feedback per il medico. Scrivigli una lettera o un ogni volta che vedi uno dei suoi pazienti. In tal modo il medico si sentirà coinvolto nel tuo team professionale. Nota: chiedi al paziente il consenso per iscritto per poter inviare i suoi dati audiologici al suo medico. Phonak aggiornerà regolarmente la PIP-Tool-Box e ti fornirà nuovi strumenti per i medici di base, gli otorinolaringoiatri e i loro pazienti, consentendoti di mantenere un contatto attivo. Altri modi per essere sempre la prima opzione 7 Offri un esame audiologico gratuito ai membri del personale ambulatoriale e alle loro famiglie. Formazione per il personale: un valore aggiunto per i medici, che approfondisce il tuo rapporto con il suo staff Feedback annuale Torna in ambulatorio di quando in quando per salutare e avere notizie Organizza una giornata o una mattinata di screening presso l ambulatorio del medico per esaminare tutti i pazienti interessati Fornisci informazioni su eventuali programmi di indennizzo per i pazienti (a seconda del paese) Scrivi articoli sui giornali locali n Nota: tieni sempre aggiornata la tua banca dati. Suggerimento: per farti ricordare meglio, personalizza i tuoi strumenti e biglietti da visita aggiungendo colori e qualche tocco di originalità.