GESTIONE CIMITERO Banca dati cimiteriale con interfacciamento alle mappe Concessioni, rinnovi e scadenziario

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1 GESTIONE CIMITERO Tombal Windows è la risposta alla sempre crescente richiesta da parte dei Comuni di informatizzare anche la gestione del cimitero o dei cimiteri ed ora la nuova versione è ancora più efficiente e completa. Tombal si presenta come un pacchetto snello, semplice da utilizzare, ma con capacità di gestione decisamente elevate. E' completo di ogni funzione di gestione delle strutture, delle concessioni e di ogni evento collegato. Tombal potrà servire ai piccoli e grandi comuni. Il software gestisce tutte le strutture fabbricati del cimitero: - colombari - tombe - ossari - aree comuni con rappresentazioni grafiche della composizione, delle caratteristiche e dello stato. Le strutture cimiteriali, le concessioni, i concessionari, i contratti, i rinnovi sono le funzioni più significative ed interessanti di gestione delle problematiche del cimitero di un Comune. Tombal prevede una gestione specifica di queste funzioni. Le strutture suddivise per colombari, ossari, tombe e aree comuni verranno censite in modo capillare e definitivo. Il software consente la numerazione dei loculi, lo storico delle movimentazioni di ogni elemento di struttura. Con Tombal si possono gestire anche più cimiteri ed inoltre si possono immagazzinare le immagini delle Vostre strutture e dei defunti. Banca dati cimiteriale con interfacciamento alle mappe Create un archivio con ogni struttura: colombari, tombe, ossari, aree comuni presenti nei cimiteri del vs comune. Definite l'effettiva consistenza della struttura: il numero dei loculi, file, numerazione, ecc. Avrete disegnata la mappa della struttura con i loculi che la formano. Ad ogni struttura sarà possibile registrare le informazioni inerenti, quelle dei loculi e delle concessioni. Ecco che si crea il vostro archivio! Il programma mantiene lo storico di ogni loculo e di ogni concessione, per cui avrete sempre nel tempo passo per passo ogni movimento amministrativo del loculo e della struttura. La creazione delle strutture è automatica. Con un algoritmo il programma, in base alle coordinate fornite, vi crea la mappa grafica della struttura. Ultimata la registrazione delle vostre strutture ed i dati inerenti i loculi, si disporrà di un archivio di informazioni completo che Vi eviterà d'ora in avanti di andare a scartabellare tra le carte. Potrete effettuare ogni ricerca possibile: immediatamente saprete ogni cosa sul vostro cimitero: per esempio sarà possibile avere in linea le concessioni attive, la disposizione dei loculi nei colombari, come è formata una tomba, quali e dove sono i loculi liberi. Concessioni, rinnovi e scadenziario Dalla mappa della struttura colombario, come in questo caso sottoriportato, potete distinguere immediatamente i loculi liberi da quelli occupati oppure già concessi ma non ancora occupati. Potrete scorrere la mappa della struttura fino a trovare il loculo che stavate cercando. A questa estrazione potete anche giungere con ricerche mirate selezionando il dato che vi interessa ricercare: per esempio un defunto oppure il loculo al quale fa riferimento un contratto di concessione. Cliccando sul loculo entrerete a consultare tutti i dati della concessione, rinnovi, concessionari, dati del contratto e del soggetto a cui è destinato il loculo. Se il destinatario è già defunto

2 potrete anche registrate la sua foto. Il software mette a disposizione la storia delle concessioni e rinnovi e degli occupanti. Non vi sono limiti nelle registrazioni delle occorrenze. Il registro delle concessioni d'ora in avanti lo si potrà tenere sul computer! E' automatico e vi farà guadagnare tempo tutte le volte che dovrete ricercare qualche dato. Scadenziario In ogni momento potrete avere in linea lo scadenziario in modo da poter agire di conseguenza. Si tratta infatti di utile un promemoria che vi segnalerà quali sono le concessioni che scadono nei mesi seguenti, riportando i dati delle concessioni in scadenza. Si può così procedere a registrare i rinnovi e le nuove concessioni, i dati precedentemente registrati verranno mantenuti. Per verificare la situazione di un loculo negli anni precedenti lo stato attuale sarà sufficiente richiederlo al programma ed ecco che vi verrà elencata la storia del loculo dalla data immessa ad oggi. Lavorare con Tombal è facile! Le schermate di immissione dati con interfaccia grafica standard windows sono tutte controllate con validazioni formali e logiche. In questo modo il vostro archivio del cimitero conterrà informazioni sempre valide e formalmente corrette. ITER DELLE ISTANZE PASSO PER PASSO Tombal segue la vita di ogni pratica dalla prenotazione e domanda del richiedente fino alla conclusione del procedimento di assegnazione. Successivamente il programma consente di seguire le variazioni dei rapporti esistenti ed elenca i procedimenti attivi. Si potranno avere in linea anche i procedimenti già conclusi nell'anno e negli anni precedenti. L'Archivio è sempre in linea! Usate il programma Tombal anche allo sportello... per il servizio ai cittadini! Gia dal momento in cui il cittadino vi viene a richiedere la disponibilità di posti e le informazioni relative alle strutture esistenti con Tombal potrete fornire risposte precise: ad esempio sarete in grado di indicare quali sono i loculi liberi, dove si trovano, ma anche di mostrare visivamente la mappa della colombario con i posti disponibli affinchè il richiedente possa scegliere sulla base di dati grafici e delle informazioni economiche. Passate quindi alla registrazione della prenotazione del loculo e quindi alla compilazione automatica della domanda del richiedente. Seguite il procedimento fino alla redazione del contratto che stamperete con il programma. Validate la formalità dei dati presenti sul testo: validazione della sintassi e controllo dei dati della concessione e del concessionario. Potrete vedere l'anteprima del contratto in redazione, ritornare al testo e correggere eventuali anomalie o completare il testo con i dati ancora mancanti. Il tutto lavorando facilmente con la potenzialità di Ms-Word2000/Xp in base alla versione che avete installato sul vs p.c.. In ogni momento sarete in grado di rispondere ad ogni richiesta sulla situazione attuale dei loculi e sulle prossime disponibilità! Anagrafiche dei Residenti. Tombal si interfaccia con il software demografico pertanto se avete l'anagrafe della popolazione in linea le anagrafiche vengono lette direttamente dal data base demografico: digitate parte del nome ed ecco che vi ritornerà sull'elenco delle persone residenti. Sarà sufficiente selezionare il nome della persona interessata per attivare il collegamento. Interfacciamento con Word per la redazione e la stampa dei contratti Tombal consente la gestione e la stampa dei Contratti con Word2000 e la personalizzazione del testo di base, quindi ad ogni stipula di contratto compilando i dati sulla mappa essi saranno immediatamente disponibili sul testo del contratto che si sta redigendo. Ricerche universali Pag. 2 di 5

3 Inoltre grazie alle ricerche universali di Tombal si potrà reperire ogni informazione contenuta circa i defunti, le concessioni, i concessionari i loculi e i rinnovi, ecc. REGISTRI, REPORTISTICA E CONTRATTI Con le banche dati cimiteriali formate il software vi consente di stampare: - registro delle concessioni - Le schede delle strutture - Il registro delle istanze - Le mappe strutture - Il repertorio - Reports parametrici - Statistiche - e tante altre situazioni Il software utilizza il migliore prodotto per elaborare reportistica e stampe: crystal reports. Con questo strumento potrete avere a video ogni report generato e quindi decidere di stamparlo su di una stampante collegata che utilizza i driver di windows, oppure di esportarlo come file nei formati standards. I reports parametici sono elaborabili in base a parametri con i quali l'operatore può decidere che cosa stampare, in che ordine e quali dati riportare sui reports. I contratti Come già evidenziato in precedenza i contratti vengono elaborati come testi di word, il programma valorizza i campi modulo con le variabili prelevate dal data base. I contratti vengono archiviati e collegati alla pratica in modo da formare un repertorio. Documenti digitali Con la soluzione documentale Siscom potrete archiviare i documenti anche in modo digitale. E' previsto infatti il procedimento per memorizzare i documenti digitali su supporto magnetico che verrà firmato digitalmente come previsto dalle normative in materia di conservazione documentale. I PROCEDIMENTI DI TRASLAZIONI SALME Un'altra applicazione gestita dal software è quella dei procedimenti di traslazione salme in base a quanto dettato dalla normativa. Verrà quindi creata una banca dati storica con tutti i procedimenti. Ciascuna registrazione riporta le informazioni circa i movimenti avvenuti, con i riferimenti al soggetto ed al cimitero da cui è stata prelevata e a cui è destinata la salma. Modulistica Il procedimento di registrazione della traslazione prevede anche la stampa della modulistica annessa, vale a dire le autorizzazioni, le domande, ecc. che vengono elaborate su modello in ms-word 2000/xp/2003. Questi documenti verranno archiviati e collegati alla pratica e potranno essere visionati nel tempo dagli operatori abilitati. Pag. 3 di 5

4 CARONTE: GESTIONE DEL TRASPORTO SALME In base a quanto previsto dai procedimenti di polizia mortuaria, il software, con il modulo Caronte, gestisce anche i procedimenti di trasporto salme nel comune e al di fuori. In base al caso che di volta in volta si deve gestire, l'operatore seleziona la procedura codificata da seguire, il tipo di decesso: nel comune o fuori dal comune e quindi sulla base della selezione effettuata si apre una nuova finestra per selezionare uno dei tipi di pratica previsti. Il software in base alla selezione digitata dall'operatore attiva il procedimento che dovrà essere seguito per quella pratica. Nelle varie fasi del procedimento viene messa a disposizione la modulistica da produrre. I moduli, testi di word la cui base potrà essere comodamente personalizzata direttamente dall'utente vengono compilati direttamente ed automaticamente dal programma all'atto dell'emissione del modulo stesso. Il programma può dialogare con il programma di stato civile per l'accesso agli atti di morte. I dati tabellari possono essere gestiti dall'operatore, se abilitato, direttamente dalle videate di gestione. L'ITER DEL PROCEDIMENTO DI DECESSO GESTITO IN MODO INFORMATICO Vi è un'integrazione completa tra il sistema cimiteriale Tombal ed i software SESAMO di atti di stato civile e SELENE per i servizi demografici. Partendo dall'atto di morte redatto dal software Sesamo si passa in automatico alla registrazione dell'evento di morte sulla banca dati anagrafe della popolazione residente grazie all'interfacciamento tra Sesamo e Selene. Questa registrazione in effetti comporterà tutta una serie di movimenti di aggiornamento delle banche dati collegate (elettorale, ecc). L'operatore quindi potrà avvalersi di Caronte per sbrigare le pratiche di trasporto salme e compilare tutta la modulistica annessa. Il procedimento integrato si conclude con la registrazione tramite Tombal dell'occupazione del loculo sulla banca dati cimiteriale. FUNZIONALITA' Tombal gestisce: - Colombari - Ossari - Tombe di famiglia e i loculi - Aree comuni - i contratti - le concessioni - le retrocessioni - i rinnovi - gli scadenziari - le traslazioni - le mappe delle strutture con situazione loculi - archivio concessionari - dati dei defunti Banca dati: - Loculi/cellette - Concessionari - Defunti Pag. 4 di 5

5 Stampe - Elenchi per struttura - Elenchi per data - Elenchi per concessionario - Repertorio pratiche in archivio - elenchi parametrici Ricerche parametriche assolute su ogni campo Scadenziario - Scadenze concessioni - Situazione scadenze Storico - Movimenti registrati di ciascun loculo Contratti - Stampe contratti - Registrazione dati - Archiviazione Viste della composizione delle strutture, dell'assegnazione e occupazione gestione immagini: - tombe Pag. 5 di 5