GESTIONE CONSULENZE E PRESTAZIONI PROFESSIONALI

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1 CCIAA: CCIAA: CCIAA: CCIAA: tel e.mail: tel e.mail: tel e.mail: tel fax e.mail: Revisione Data Descrizione Redazione Approvazione Prima emissione nell ambito del Sergio Danesi Roberto Zini 0 sistema di gestione integrato Pag. 1 di 5

2 0. Sommario 0. Sommario Premessa ed applicazione Scopo Campo di applicazione Riferimenti normativi Responsabilità Parametri di processo Registrazioni Norme comportamentali Modalità operative Richiesta/comunicazione del servizio Selezione del fornitore Redazione del contratto Sottoscrizione del contratto Contratti aperti e assegnazione delle attività Archiviazione... 5 Pag. 2 di 5

3 1. Premessa ed applicazione 1.1. Scopo Questa procedura ha lo scopo di identificare e regolamentare le varie fasi di assegnazione dei contratti di consulenza e delle lettere di incarico ai professionisti intellettuali, persone fisiche o società Campo di applicazione La presente procedura si applica a tutte le funzioni aziendali e disciplina il processo di assegnazione e gestione di incarichi professionali a terzi, intendendosi per tali le consulenze o prestazioni professionali a contenuto intellettuale di qualsiasi natura, legale, fiscale, tecnica, giuslavoristica, amministrativa, organizzativa, ecc Riferimenti normativi Manuale del SGA 8.6 Gestione e amministrazione 1.4. Responsabilità Responsabile della definizione, del controllo e della verifica dell attività è il Responsabile dell Amministrazione. Responsabilità di dettaglio ulteriori sono definite di seguito nella procedura Parametri di processo DEFINIZIONE DESCRIZIONE FREQUENZA NC in fase di VII # di non conformità rilevate in fase di verifica ispettiva interna annuale 1.6. Registrazioni CONSERVAZIONE RIFERIMENTO DESCRIZIONE RESPONSABILITÀ DURATA Sw Fusion Assegnazione incarico o tecnici e docenti Servizi al cliente 3 anni Pag. 3 di 5

4 2. Norme comportamentali Il personale a qualsiasi titolo coinvolto nelle attività di gestione delle consulenze e delle prestazioni professionali è tenuto ad osservare le modalità esposte nel presente documento, le previsioni di legge esistenti in materia e le norme comportamentali richiamate dal Codice Etico. In particolare, coerentemente con i principi aziendali di cui al Codice Etico, è fatto divieto di: effettuare prestazioni o pagamenti in favore di collaboratori, fornitori, consulenti, partner, agenti o altri soggetti terzi che operino per conto dell azienda, che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi; riconoscere compensi in favore di collaboratori, fornitori, consulenti, partner, agenti o altri soggetti terzi che operino per conto delle società del gruppo, che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere e alle prassi vigenti in ambito locale; promettere o versare somme di denaro al Funzionario Pubblico a titolo personale con la finalità di promuovere o favorire interessi della Società o di società del gruppo, anche a seguito di illecite pressioni; ricorrere a forme diverse di aiuti o contribuzioni che, sotto veste di sponsorizzazioni, incarichi, consulenze, pubblicità, abbiano invece le stesse finalità sopra vietate. Pag. 4 di 5

5 3. Modalità operative 3.1. Richiesta/comunicazione del servizio Il Responsabile di Funzione, al presentarsi della necessità, comunica al Direttore Generale l esigenza della stipula del contratto di consulenza Selezione del fornitore La selezione del fornitore spetta al Responsabile di Funzione che deve verificare l esistenza dei requisiti professionali ed organizzativi a garanzia degli standard qualitativi richiesti dalla policy aziendale. Il Responsabile della Funzione sottopone al Direttore Generale uno o più fornitori individuati, per la scelta dell incarico da assegnare Redazione del contratto L Ufficio Amministrazione si occupa dell eventuale redazione scritta del contratto o del controllo del contratto ricevuto dal fornitore di servizi. Nei contratti deve essere prevista una specifica clausola che vincoli all'osservanza dei principi eticocomportamentali adottati dalla Società e che attesti la conoscenza del Codice Etico Sottoscrizione del contratto La segregazione delle funzioni è in generale garantita: dal coinvolgimento del Responsabile di Funzione e del soggetto delegato alla firma del contratto che risulta cosi articolata: o Al Direttore Generale per un importo massimo di Euro ,00 per ciascun contratto; o Al Cda per importi per ciascun contratto oltre Euro ,00. dalla supervisione dei consulenti esterni, dal controllo ad opera della Funzione Amministrazione della corrispondenza tra importi fatturati e quelli contrattualmente stabiliti e dalla corretta ed effettiva esecuzione delle prestazioni evidenziata su ciascuna fattura Contratti aperti e assegnazione delle attività Con particolare riferimento agli incarichi per la docenza a corsi da parte di personale esterno, nonché agli incarichi a consulenti per lo svolgimento di pratiche commissionate a Sintex dal Cliente, il contratto può essere redatto in forma aperta, definendo esclusivamente i termini contrattuali e rimandando all assegnazione di singole attività, mediante la consegna/trasmissione degli appositi moduli generati dal software gestionale Fusion, a cura del competente ufficio pianificazione Archiviazione La Funzione Amministrativa archivia e conserva nei termini stabiliti dalle vigenti normative civilistiche (10 anni) e fiscali: il contratto o la lettera di incarico, le fatture (o gli eventuali documenti sostitutivi). Pag. 5 di 5