Comandi per i primi passi con Word Tasti di scelta rapida

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1 2.1 Primi Passi con Word Cenni storici e versioni di Word Uno dei word processor più diffusi è Microsoft Word. Qui illustriamo in particolare la versione 2000, ma vi sono anche versioni successive come Word 2002 o Microsoft Word fa parte della suite Microsoft Office, che contiene le applicazioni usate in ufficio: EXCEL, ACCESS, POWER POINT. Microsoft Word è disponibile per i sistemi operativi Windows e Macintosh ed è attualmente il word processor più utilizzato. Permette di aprire e salvare file in numerosi formati; la prima versione è del 1983 per computer con sistema operativo DOS. Nel 1984 fu creata la versione per Macintosh, e fu uno dei primi software importanti per questa piattaforma. La versione per Windows è arrivata solo nel Pur essendo considerato uno dei prodotti di punta di Microsoft, nonché uno dei programmi più importanti di Windows, Word è stato parte determinante del successo della piattaforma "rivale" Macintosh. Inoltre, il progetto Windows è nato proprio per dotare Word (ed Excel) di un interfaccia grafica sulla piattaforma DOS. Con questo programma si può facilmente formattare il testo utilizzando la barra degli strumenti situata in alto. Presenta inoltre utili funzioni e degli aspetti grafici già inseriti che consentono di creare documenti visivamente gradevoli senza essere grafici esperti. Il programma include poi funzioni di disegno, con le quali si possono fare semplici forme sia 2D che 3D; comprende anche la funzione WordArt, che si può utilizzare per fare dei bei titoli colorati con effetti 3D, personalizzabili. Si possono anche inserire nel documento immagini o fotografie presenti sul proprio hard disk, oppure quelle già preconfezionate ed installate assieme al programma chiamate Clipart Tastiera e primi comandi Word Si fa presente che: la tastiera Word è quella standard (vedi RICHIAMI); i comandi sono nello stesso stile di Windows (vedi RICHIAMO) e, come negli altri moduli di "Abilità informatiche", sono riferiti nel testo come nel menu a tendina, ma in tabella sono evidenziati i comandi equivalenti in forma di comandi-pulsanti o di comandi di scelta rapida. spesso il menu del tasto destro (menu contestuale) fornisce una scelta veloce per realizzare le operazioni più frequenti nel contesto sul quale si sta operando (donde il nome di menu contestuale). I comandi relativi a questa unità didattica sono nella tabella di figura, nelle loro varie forme. Comando a menu Start-Tutti i Programmi- Microsoft Word --- Comandopulsante 2 clic su file dati Comandi per i primi passi con Word Tasti di scelta rapida Azione vedi da barra delle applicazioni --- Apre esplicitamente Word e file-dati Documenti n dalla cartella ove è il file-dati da aprire Apre il file dati cliccato ed --- implicitamente il programma Word da Word 2.1.5

2 ?-Mostra Assistente di Office Visualizza l Assistente di Office 2.1.3?-Nascondi Assistente di Office Nasconde l Assistente di Office 2.1.3?-Guida in linea Microsoft Word F1 Apre la finestra di dialogo dell aiuto in linea 2.1.4?-Guida rapida MAIUSC + F1 Mette in azione la guida rapida Visualizza- Visualizza / Nascondi Barre degli strumenti la barra degli strumenti standard Standard Visualizza- Barre degli strumenti- Formattazione Strumenti- Personalizza Scheda Opzioni Strumenti-Opzione Scheda Inf. Utente Strumenti-Opzione Scheda Dir. predef. File-Nuovo Visualizza / Nascondi la barra degli strumenti per le formattazioni Fissa la tecnica di presentazione dei comandi a menu Cambia il nome dell autore Cambia il nome della directory predefinita CTRL+N Apre un nuovo file attribuendogli un determinato modello (appr.) (appr.) (appr.) File-Apri CTRL+F12 Apre il file selezionato File-Salva con nome Salva il file con le proprietà specificate dall utente File-Salva MAIUSC+F12 Salva il file preesistente Finestra-Disponi tutto Affianca tutte le finestre aperte Finestra- Nome finestra Attiva la finestra di nome selezionato File-Chiudi Chiude il file corrente File-Esci --- ALT+F4 Chiude tutti i file ed esce da Word Le barre degli strumenti: predisposizione dei comandi (approfondimento) Le barre degli strumenti sono personalizzabili, inserendo o eliminando pulsanti. Esse in generale presentano sulla destra un pulsante con una freccia rivolta in basso che apre un menu a tendine nel quale sono spuntati i pulsanti inseriti: basta cliccare su uno di essi per eliminalo o inserirlo. È anche possibile una personalizzazione più spinta, usando il comando Visualizza-Barre degli strumenti-personalizza, ma ciò attiene ad un uso avanzato di Word L'assistente di Office Word, come gli altri applicativi di Office, dispone di uno strumento, l'assistente di Office, che guida e suggerisce soluzioni nel contesto in cui si sta operando. Cliccando sull'assistente, se è visibile, oppure cliccando su?-guida in linea Microsoft Word compare l'assistente, che propone dei temi e una casella di testo in cui si possono digitare parole chiave per la ricerca dell'argomento. Cliccando poi su Cerca viene presentato un elenco delle occorrenze. Se non soddisfano, si può tentare un'altra ricerca. Se si ritiene sia ingombrante, la voce di menu Nascondi Assistente di Office permette di nascondere l'assistente, ma esso è pronto a ricomparire non appena si clicca nuovamente? Mostra l Assistente di Office.

3 Help in linea e assistente di office La guida in linea Talvolta, pur essendo il programma abbastanza intuitivo, non si riesce a risolvere un problema o non si capisce come arrivare ad una certa soluzione. In questo caso risulta utile l'help in linea. Ad esso si accede mediante il pulsante -Guida in linea Microsoft Word sulla barra dei menu, oppure premendo il tasto funzione F1 (vedi richiamo). La guida in linea offre sostanzialmente tre diverse modalità di consultazione corrispondenti alle tre diverse schede: Sommario, Ricerca libera e Indice. La prima, è la più generale e presenta, sulla sinistra, un indice delle principali caratteristiche di Word, selezionando una voce viene visualizzata una breve descrizione dell argomento. La seconda, invece, consente di digitare direttamente la propria domanda nella casella Come procedere e visualizza gli argomenti correlati. L ultima scheda visualizza l indice e consente di cercare con parole chiave nell indice della guida. È sufficiente digitare la prima lettera per vedere tutte le parole che iniziano con essa. Possono risultare utili anche i suggerimenti veloci: ad esempio, all apertura di una finestra di dialogo è sufficiente cliccare sul? presente in alto a destra, accanto al comando per chiudere la finestra e il punto di domanda si assocerà al cursore del mouse; cliccando sull opzione di cui si ignora la funzione, Word presenterà il testo della guida in linea associato a quell argomento. RICHIAMO: Tasti funzionali e commutatori Apertura di Word e sua finestra Per aprire Microsoft Word e quindi avviarlo, si procede come in generale per l'apertura di una qualsiasi applicazione (vedi RICHIAMO): con l'opzione Menu di Avvio, tipicamente si usa il comando: Start-Tutti i programmi-microsoft Word o quelli equivalenti (vedi anche in seguito) oppure Start-Tutti i programmi-microsoft Office-Microsoft Office Word, in quanto esso fa parte del pacchetto Office. La finestra di Word contiene la parte visibile del documento in lavorazione e (vedi figura): come tutti i programmi Windows, la prima riga è costituita dalla barra del titolo e dai classici pulsanti riduci ad icona, ingrandisci e chiudi ; la seconda riga contiene la barra dei menu a tendina le cui voci sono evidenziate in figura; le principali barre degli strumenti sono quella standard (Visualizza-Barre degli strumenti- Standard per visualizzarla o nasconderla) e formattazione (Visualizza-Barre degli strumenti- Formattazione), contenenti i comandi-pulsante alternativi ai comandi a menu (esistono, invero, molte altre barre degli strumenti, ma di esse si riferirà all'occorrenza); un "righello" (come nelle vecchie macchine da scrivere) tiene conto dei margini orizzontali, dei rientri e delle tabulazioni del rigo corrente; le barre di scorrimento", orizzontale e verticale, per spostarsi lungo il documento; la "barra di stato", che fornisce informazioni varie sullo stato del documento;

4 RICHIAMO Modulo 2: Apertura di una Applicazione Apertura di Word attraverso un file-dati Con l apertura di Word (vedi RICHIAMO) si apre esplicitamente il programma Word e con esso il file-dati di nome standard Documento1 (oppure Documento2 se Documento1 è già stato aperto, Documento3 se Documento2 è già stato aperto e così via) sul quale si può iniziare il lavoro (vedi RICHIAMO). Se Word è già aperto, un nuovo file-dati si può anche aprire con il comando File-Nuovo e si può allora anche selezionare un modello (vedi RICHIAMO). Infatti, in tal caso, prima di aprire il file-dati associato, Word mostra una finestra di dialogo (vedi figura) attraverso la quale chiede se l'utente desidera il modello standard (scheda Generale, pulsante Documento vuoto) oppure se desidera altri modelli già disponibili (eventualmente con un testo già inserito); nel secondo caso occorre selezionare altre schede e sceglier fra i modelli proposti. RICHIAMO Apertura di Word e sua finestra RICHIAMO Modulo File-dati aperto automaticamente da un'applicazione RICHIAMO: Modello di un documento File-Nuovo

5 Barra del titolo Barra dei menu Barra degli strumenti standard Barra di formattazione Righello Barra del disegno Barra di stato Barre di scorrimento.1 Personalizzazioni preliminari di Word (approfondimento) Si illustrano qui alcune personalizzazioni di Word che diciamo "preliminari" in quanto incidono anche sui primi passi del prodotto, ma che trattiamo in approfondimento perché l'utente principiante non sente il bisogno di conoscerle. 1-Il menù di Office Nell'uso dei menu a tendine, occorre avere attenzione ad una opzione di Word (ed in generale del pacchetto Office) che si attiva o disattiva con il comando Strumenti-Personalizza spuntando le opzioni di figura nella scheda Opzioni. Se la prima opzione è attiva, vengono presentate subito solo i comandi utilizzati più di recenti; se è attiva anche la seconda, dopo un po' vengono tutti i comandi; se infine è attiva solo la prima, occorre agire sulla doppia freccia che appare sulla lista ridotta dei comandi per vedere anche gli altri.

6 Opzioni di Strumenti-Personalizza 2-Nome dell'autore Word attribuisce come nome dell'autore del documento Word quello dell'utente di Windows. Esso può comunque essere modificato con il comando Strumenti-Opzioni, digitando un nuovo nome nell'apposita casella della scheda Informazioni Utente. 3-Cartella predefinita Word assume come cartella dalla quale prelevare e nella quale salvare i file la cartella Documenti. Essa può comunque essere modificata con il comando Strumenti-Opzioni, digitando il nuovo nome di cartella nell'apposita casella della scheda Directory predefinita Apertura di un documento di Word Word può essere anche aperto per operare su un file-dati esistente (vedi RICHIAMO); allora conviene aprire il file-dati e questa apertura si trascina implicitamente quella di Word. Per fare ciò, come si è visto in generale, stando nella cartella in cui è contenuto il file-dati, si può fare doppio click su di esso oppure selezionarlo e usare il comando File-Apri (vedi RICHIAMO). Se Word è già aperto, un documento esistente si può aprire ancora con il comando File-Apri senza che il file sia stato preventivamente selezionato: il comando apre allora una finestra di dialogo attraverso la quale si può individuare il file e cliccarlo per aprirlo; nella parte superiore della finestra è disponibile l'albero delle cartelle con il quale occorre localizzare la finestra che contiene il file. In alternativa, se si ricorda il nome del file (o parte di esso) ma non la sua localizzazione si può ricorrere all'utility di Windows Start-Cerca-File e cartelle (vedi RICHIAMO). RICHIAMO: Modulo Apertura di un'applicazione attraverso un file-dati RICHIAMO: Modulo Cercare file e cartelle

7 Apertura di Word attraverso un file dati Cercare un file-dati (approfondimento) Per facilitare la ricerca del documento da aprire, Word offre una finestra di dialogo ricca di possibilità: il pulsante Cronologia presenta un elenco di documenti creati o modificati in ordine di data. Questo elenco, sotto forma di collegamenti ai file, è contenuto nella cartella File Recenti, il cui indirizzo si può vedere aprendo la casella di testo a discesa Cerca in...; il pulsante Documenti, che è quello selezionato di default, presenta l'elenco dei file contenuti nella cartella Documenti; il pulsante Desktop presenta l'elenco dei file contenuti nel Desktop; il pulsante Preferiti presenta un elenco di collegamenti ai file contenuti nella cartella Preferiti, il cui indirizzo può essere visto aprendo la casella a discesa Cerca in...; il pulsante Cartelle Web presenta l'elenco di file e cartelle presenti nella cartella Cartelle Web presente in Risorse del computer Salvataggio di un documento Word gestisce dal suo interno tre tipologie di salvataggio del file-dati corrente (vedi RICHIAMO): salvataggio con riscrittura sul file aperto (File-Salva): il salvataggio prosegue automaticamente senza ulteriori interventi dell'utente (vedi RICHIAMO); si ricorda che se si chiede per la prima volta un salvataggio di questo tipo (quando il file non ha ancora un proprio nome definito), Word cambia il comando automaticamente in quello seguente; salvataggio con ridefinizione di nome e formato del file (File-Salva con nome): si apre una finestra di dialogo per la definizione delle proprietà del file; tale tipo di salvataggio avviene per il primo salvataggio del file o quando si voglia far "gemmare" da un file un altro file con nome ed eventualmente proprietà diverse; salvataggio periodico, attraverso l'opzione Strumenti-Opzioni si apre l'omonima finestra di dialogo, dalla scheda Salva si riempie la casella Salvataggio automatico ogni minuti.

8 La finestra di dialogo Salva con nome, simile a quella di Apri, (vedi RICHIAMO) consente di fissare le proprietà del file ed in particolare: nella casella Nome file, il nome che si vuole assegnare al file; nella casella Salva in, il percorso della cartella ove salvare il file da digitare o selezionare fra quelli mostrati da un menu a discesa che si apre cliccando sulla freccia a destra della casella; nella casella Tipo file: il tipo da assegnare al file, da scegliere fra quelli che appaiono nel menu a discesa della casella; in particolare si ricordano i formati Documento Word (.doc, tipo suggerito), Rich Text Format (.rtf), Solo testo (.txt) e Pagina Web (.html) (vedi RICHIAMO) (vedi figura). Il salvataggio si realizza cliccando sul pulsante Salva. Si noti che se si sta salvando con nome diverso un file già esistente, questo viene chiuso e rimane, invece aperto quello salvato con un altro nome. Analoga è la procedura per il salvataggio di un modello, da usare poi nell'apertura di un nuovo file con il comando File-Nuovo (vedi RICHIAMO). L'argomento è sviluppato nell'approfondimento. RICHIAMO: Apertura di un documento di Word RICHIAMO: Modulo Il salvataggio dei file dati RICHIAMO: Formato dei file prodotti dagli elaboratori di testo RICHIAMO: Apertura di un documento Word Salvataggio di un documento Salvataggio di un modello (approfondimento) Un modello in generale raccoglie tutti gli elementi di formattazione per la creazione di un documento. Oltre ai modelli disponibili, l'utente ne può creare di propri. Il mezzo migliore è quello di partire da un proprio documento e salvarlo assumendo nel salvataggio come tipo di file il Modello di documento: il file così salvato assume l'estensione.dot, è memorizzato nella cartella speciale Modelli (si può salvarlo anche altrove, ma non conviene) e sarà poi presentato fra i

9 modelli possibili in fase di apertura di un nuovo file con il comando File-Nuovo, nella scheda Generale, come illustrato in una precedente unità formativa. Si può anche creare un nuovo modello partendo da un modello che assomiglia a quello desiderato: avendo lanciato il comando File-Nuovo, si attiva nella finestra di dialogo Crea nuovomodello, se ne apre uno esistente, se ne effettuano le variazioni desiderate e quindi lo si salva come modello Lavorare con più documenti aperti Con Word, così come con le applicazioni più evolute di Windows è possibile aprire più documenti contemporaneamente. Ciascun documento viene aperto in una finestra diversa di word. Ciascuna finestra è indipendente e può essere configurata con le barre e i pulsanti che si desiderano. Per passare da una finestra all'altra, oltre con la tecnica tipica di Windows, attraverso la barra delle applicazioni e cliccando le finestre se non sono sovrapposte (vedi RICHIAMO), Word dispone anche di uno strumento proprio (e di altri prodotti di Office): il comando Finestra-Nome del file (cliccando sul menu Finestra appaiono nei comandi la lista dei nomi di file aperti). Le finestre possono inoltre essere ridimensionate e disposte variamente sullo schermo sia manualmente sia con i comandi Finestra-Disponi tutto. RICHIAMO MODULO Disposizione di più finestre sul desktop RICHIAMO MODULO Passare da una finestra all altra Uscire da Word e chiudere i documenti Così come per tutte le applicazioni che aprono simultaneamente più file-dati (vedi RICHIAMO), si può uscire da esse con l'uso di due comandi: File-Chiudi: si chiude il file corrente; File-Esci: si chiudono tutti i file e si esce da Word. Word effettua un controllo di salvataggio e, per ogni file di cui si chiede la chiusura senza averlo salvato, sottopone all'utente la finestra di dialogo con la domanda esemplificata in figura. RICHIAMO: Modulo Chiusura di una applicazione