FILE COGE per contabilità in Excel

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1 FILE COGE per contabilità in Excel L utilizzo del foglio di calcolo elettronico può simulare il funzionamento della COntabilità GEnerale (COGE), permette di avere sicurezza dei calcoli e controllo dei bilanciamenti; il file può essere trasferito on-line ed utilizzato in una piattaforma e-learning, ad esempio MOODLE. L utilizzo di un programma di contabilità integrato, come avviene nelle imprese commerciali e industriali, richiede un lungo lavoro di preparazione, comporta molti vincoli, di data, di caricamento archivi, di aggiornamenti, oltre che di pagamento di canoni per l utilizzo di licenze e per l assistenza periodica; inoltre non consente simulazioni su più anni, perché vincolato all anno in corso o a quello precedente e molto difficoltoso è il trasferimento e l utilizzo dei file on-line. Tutti questi aspetti negativi vengono superati con un foglio di calcolo elettronico, che contenga anche funzioni di ordinamento dati: col foglio Excel si può simulare il funzionamento della COntabilità GEnerale (COGE) in modo agevole utilizzando le tecnologie informatiche più diffuse, on-line, nella piattaforma MOODLE e in e-learning. Lo strumento è molto elastico e può essere adattato a tutte le esigenze didattiche, dal semplice al complesso. Le scritture contabili possono essere inserite complete di tutti i dati: data operazione, codice conto, conto, descrizione operazione, importo dare e importo avere, oppure possono essere inserite con i dati minimi e cioè conto, importo dare e importo avere, in base alle esigenze didattiche. COSTRUZIONE DEL FILE COGE Per meglio comprendere le istruzioni è utile aprire un foglio di calcolo ed eseguire le istruzioni passo passo; la successione dei comandi viene indicata da questa freccia:. Il file COGE si compone di 4 fogli principali: contabilità, mastri, situazione contabile e piano dei conti; altri fogli possono essere creati per le impostazioni avanzate, compreso il bilancio in formato UE. PRIMO FOGLIO contabilità Creare un primo foglio di lavoro Excel: intestare le colonne da A a G: DATA, COD., CONTO, DESCRIZIONE, DARE, AVERE, CONTROLLO. Il foglio contabilità avrà la seguente struttura: 1

2 inserire le operazioni contabili utilizzando i codici e i nomi dei conti forniti dal testo in uso nella classe. Il foglio sarà chiamato contabilità (puntare il mouse su nome Foglio1 e quindi con tasto destro scegliere di rinominare come contabilità ) e assolve alla funzione del libro GIORNALE di rilevare i fatti di gestione in Partita Doppia in ordine cronologico. Inserire nella Riga2 una formula di controllo: nella cella C2 scrivere totale controllo, nella cella D2 scrivere la formula =SE(E2=F2;"OK";"ERRORE"), nella colonna DARE totale DARE =SOMMA(E3:E126) e nella colonna AVERE totale AVERE =SOMMA(F3:F126); (l utilizzo di 126 righe è stimato e corrisponde a circa 2 pagine formato A4 in altezza). Nella colonna di controllo inserire nella cella G3 la formula =G2+E3-F3 (=SALDO precedente + DARE- AVERE) per controllare che le scritture procedano in modo bilanciato; trascinare la formula in basso per il numero di righe che serviranno. Impostare i formati delle colonne, per la data formato Data, per Codice Conto e Descrizione formato testo, per DARE AVERE e CONTROLLO formato numero. Inserire le intestazioni e i piè di pagina, scheda Visualizza >Intestazioni e piè di pagina, indicando in modo automatico: nome file, nome scheda, nome Alunno/a, nome classe, data e ora, numero pagina/pagine. 2

3 Impostare l area di stampa dalla colonna A alla colonna F per il numero di righe che serviranno: scheda File >Area di stampa >Impostare area di stampa; lasciare fuori dall area di stampa la colonna G controllo ; controllare con Visualizza >Anteprima interruzioni di pagina, le pagine che verranno stampate. Inserire la stampa della Griglia del foglio e le righe da ripetere in alto con Layout di pagina (File) >Imposta pagina >Foglio spuntare su Griglia; selezionare le righe da ripetere in alto: la Riga1 e la Riga2 ($1:$2). Tenere sempre in primo piano la Riga1 e la Riga2: selezionare la Riga3 >Visualizza >Blocca riquadri, così le prime 2 righe restano visibili mentre si scorre il foglio di lavoro. 3

4 Inserire le scritture di contabilità dalla Riga3; si possono eventualmente omettere le date, i codici dei conti, le descrizioni delle operazioni contabili; la colonna COD. può essere utilizzata per indicare il numero d ordine della scrittura nella esercitazione somministrata allo studente; la colonna DESCRIZIONE può essere utilizzata per effettuare operazioni di calcolo intermedio; evitare nell inserimento dei conti abbreviazioni e apostrofi. Il foglio contabilità avrà la seguente struttura: 4

5 SECONDO FOGLIO mastri subtotale A inserimento delle scritture contabili ultimato creare un secondo foglio, puntando il mouse sul nome del foglio contabilità e con il comando tasto destro scegliere >Sposta o copia >Crea una copia; 5

6 il secondo foglio deve essere rinominato, sempre puntando il mouse sul nome e con il comando tasto destro scegliere >Rinomina come mastri subtotale, e assolve alla funzione del libro MASTRO di rilevare i fatti di gestione in Partita Doppia in ordine sistematico. Cancellare i dati inutili in Riga2. Collegare il foglio mastri subtotale al foglio contabilità con il comando Copia >Incolla >Incolla collegamento: dal foglio contabilità copiare le scritture dalla Riga 3 colonne da A a F fino all ultima riga prevista (almeno126 righe, che corrispondono a 2 pagine A4) e quindi passare al foglio mastri subtotali e alla cella A3 eseguire Incolla >Incolla collegamento e quindi subito Incolla >Incolla speciale >Formati. In alternativa collegare il foglio mastri subtotale al foglio contabilità con la formula cella foglio mastri A3 = cella foglio contabilità A3 (=contabilità!a3) premere Invio, trascinare la formula dalla colonna A alla colonna F. Attenzione al formato della cella A3 che deve essere cambiato da formato Testo a formato Generale perché la formula possa funzionare, con Formato >Formato cella >Generale. Impostare i formati delle colonne, per la data formato Data, per Codice Conto e Descrizione formato testo, per DARE AVERE e Controllo formato numero, copiando i formati dalla Riga4 e incollando sulla Riga3. Trascinare la formula in basso per tutte le righe compilate; si ottiene una copia dinamica del foglio contabilità, sempre aggiornato ad ogni modifica delle scritture nel foglio contabilità. Selezionare l area dalla Riga3 fino all ultima Riga compilata e riordinare i dati, in ordine di codice oppure di conto (ordine alfabetico), con la scheda Dati >Ordina (in base alla colonna C); quindi selezionare tutta l area dalla Riga1 all ultima Riga compilata colonne da A a F e applicare la formula somma per SUBTOTALE scheda Dati >Subtotale ad ogni cambiamento di Conto >usa la funzione somma, spuntare DARE e AVERE e scegliere OK; quindi rinominare la colonna G CONTROLLO con SALDO, cancellare il contenuto della colonna G e inserire alla Riga dei SUBTOTALE la formula SALDO = totale DARE - totale AVERE; copiare la formula in ogni Riga dei totali; si ottengono i mastri aggiornati. Ampliare l area di stampa inserendo anche la colonna G SALDO, con Visualizza >Anteprima interruzioni di pagina e spostare col mouse l interruzione di pagina verticale in modo da comprendere nella stampa anche la colonna G del SALDO. Il foglio mastri subtotali avrà questa struttura: 6

7 Qualora vengano inserite altre scritture nel foglio contabilità occorrerà aggiornare il foglio mastri : selezionare tutto il foglio mastri subtotale scegliere scheda Dati >Subtotale >scegliere Rimuovi tutti; per aggiornare il foglio controllare che tutte le righe di contabilità siano trasferite nel foglio mastri subtotale, eventualmente ripetere la procedura, dal foglio contabilità copiare le scritture dalla Riga 3 colonne da A a F fino all ultima riga compilata e quindi passare al foglio mastri subtotali e alla cella A3 eseguire Incolla >Incolla collegamento e quindi Incolla >Incolla speciale >Formati; ripetere la procedura di Dati >Ordina e >Subtotale, vista supra, cancellare il contenuto della colonna G e inserire alla Riga dei SUBTOTALE la formula SALDO = totale DARE - totale AVERE; copiare la formula in ogni Riga dei totali. TERZO FOGLIO situazione contabile Creare un terzo foglio partendo dal foglio contabilità, con il comando tasto destro >sposta o copia >crea una copia; il terzo foglio sarà rinominato situazione contabile e assolve alla funzione della situazione dei conti in preparazione del bilancio. Eliminare le colonne A Data e D Descrizione con tasto destro >elimina colonna, inserire nella colonna codice e conto il piano dei conti utilizzato; eventualmente copiare le colonne A e B del foglio piano conti, vedi infra, e incollare sulle colonne A e B del foglio situazione contabile col comando Copia >Incolla; eventualmente utilizzare il comando Copia >Incolla >Incolla collegamento; rinominare la cella CONTROLLO in SALDO ; partendo dalla Riga2 nelle colonne DARE e AVERE inserire la formula SOMMA.SE, rispettando l ordine delle righe: per la cella D2 del DARE il criterio da scegliere è la colonna C del foglio contabilità, l intervallo da scegliere è la cella B2 del foglio situazione contabile, intervallo somma è la colonna DARE del foglio contabilità ; analogamente per la cella E2 dell AVERE; il risultato è: DARE= SOMMA.SE(contabilità!C:C;B2;contabilità!E:E) e AVERE= SOMMA.SE(contabilità!C:C;B2;contabilità!F:F); 7

8 nella colonna del SALDO DALLA Riga2 inserire la formula SALDO = DARE-AVERE; trascinare le formule delle colonne da D a F in basso. Il foglio situazione contabile avrà questa struttura: 8

9 Si possono raggruppare le colonne DARE e AVERE e mostrare solo la colonna SALDO: selezionare le colonne DARE e AVERE e scegliere scheda Dati >Struttura >Raggruppa >Colonne; quindi cliccare sul tasto sopra le colonne; per separare le colonne cliccare sul tasto + sopra le colonne. Se nel piano dei conti è stato inserito un nuovo conto, nella situazione contabile in corrispondenza della riga di detto conto inserire una riga e trascinare in basso la formula della riga precedente, dalla prima all ultima colonna, in modo da collegare tutti i codici del piano dei conti. QUARTO FOGLIO piano dei conti Creare un quarto foglio piano dei conti, eventualmente partendo dal foglio contabilità e con il comando tasto destro scegliere >Sposta o copia >Crea una copia e rinominare il foglio come piano dei conti, cancellare le colonne che non servono, e inserire tutto il piano dei conti che si utilizzerà; il foglio piano dei conti avrà la seguente struttura: Per l inserimento di un nuovo conto nel piano dei conti posizionarsi alla riga corrispondente al codice da inserire e quindi inserisci >riga intera >Ok; indicare il nuovo codice e conto. Per l inserimento di tutti i codici dei conti e dei codici di aggancio per la stesura del bilancio vedi infra nelle impostazioni avanzate, piano dei conti completo di codifica natura sezione bilancio UE e bilancio abbreviato. 9

10 GRIGLIA DI CORREZIONE Creare un foglio come griglia di correzione con la seguente struttura: IMPOSTAZIONI AVANZATE CONVALIDA DATI Si può vincolare la scelta del conto da inserire nel foglio contabilità con la convalida dati: nel foglio piano dei conti selezionare la colonna CONTO; nella scheda Formule scegliere > Definisci nome e fissare il nome dell area scelta come CONTO, oppure, per le versioni di Excel meno recenti, nella casella nome (in alto sotto la barra dei comandi all estremità sinistra della barra della formula) inserisci CONTO e quindi Invio. 10

11 Tornare al foglio contabilità, selezionare la colonna CONTO e scegliere la scheda Dati >Convalida dati >Consenti da Elenco e impostare >Origine >scrivere =CONTO; a questo punto nel foglio contabilità si potrà inserire solo un conto compreso nel piano dei conti e definito come elenco di nome CONTO. 11

12 Nel foglio contabilità l inserimento dei conti nelle scritture contabili sarà vincolata ai conti inseriti nell elenco CONTO; nella colonna C Conto apparirà un menu a tendina, dal quale scegliere il conto da utilizzare. il foglio contabilità avrà la seguente struttura: FOGLIO SITUAZIONE CONTABILE CON FILTRO E COPIA UNIVOCA DEI RECORD Per evitare che nel foglio situazione contabile ci siano molti conti non movimentati, in alternativa all inserimento di tutto il piano dei conti, dal foglio contabilità copiare la colonna C CONTO e incollare nella colonna B del foglio situazione contabile ; quindi ordinare i conti di colonna B con Dati >Ordina in base alla colonna B; 12

13 quindi filtrare i dati in modo da avere una copia univoca dei conti con Dati >Filtro speciale (Avanzate) e scegliere > Copia univoca dei record, e quindi cancellare le righe in eccesso: si ottiene l elenco univoco dei conti utilizzati e contemporaneamente la somma del DARE e dell AVERE di ogni conto con il saldo relativo, cioè la situazione contabile aggiornata. 13

14 Identicamente si opererà nei casi in cui si debba aggiornare un file COGE già usato e pronto: dal foglio contabilità selezionare e copiare la colonna CONTO e incollare nel foglio situazione contabile nella stessa colonna B CONTO e riordinare in modo da avere una copia univoca dei conti (vedi supra). FOGLIO PIANO DEI CONTI COMPLETO DI - CODIFICA NATURA SEZIONE - BILANCIO UE BIL ABBR Nel foglio piano dei conti prima della colonna NOTE inserire quattro colonne con Inserisci >Inserisci colonne; le colonne sono intestate con NATURA SEZIONE BILANCIO UE BIL ABBR e dopo la colonna NOTE inserire un altra colonna COD.; nella colonna NATURA indicare se il conto è Patrimoniale (P) oppure Economico (E), nella colonna SEZIONE indicare se il conto è riepilogato nella sezione attività (ATTIVITA), passività (PASSIVITA), costi (COSTI) o ricavi (RICAVI), nella colonna BILANCIO UE indicare la collocazione del conto nella riga del Bilancio in formato UE ordinario seguendo la numerazione prevista dalla normativa, ad esempio Banca c/c attivi collocazione SPA CIV 1, nella colonna BIL ABBR indicare la collocazione del conto nella riga del Bilancio in formato UE abbreviato seguendo la numerazione prevista dalla normativa, ad esempio Banca c/c attivi collocazione SPA CIV; fuori dall area di stampa nella colonna H ripetere i codici dei conti copiando la colonna A con il comando Copia >Incolla >Incolla collegamento, per far funzionare la formula CERCA.VERT (vedi infra). il foglio piano dei conti avrà la seguente struttura: FOGLIO CONTABILITA CON INSERIMENTO AUTOMATICO CODICE CONTO E possibile inserire in modo automatico i codici dei conti così da poter controllare in tempo reale la correttezza della denominazione dei conti usati e di conseguenza la completezza e la correttezza della situazione contabile. Nel foglio contabilità nella cella B2 inserire la formula =CERCA.VERT($C3;'piano conti'!$b$3:$h$395;7;falso) e quindi trascinare in basso la formula; controllare che nella colonna B 14

15 compaiano tutti i codici dei conti utilizzati; se in una cella compare la scritta #N/D significa che la denominazione del conto utilizzato non corrisponde a quella prevista nel foglio piano dei conti e di conseguenza anche la situazione contabile non sarà corretta; occorre correggere la denominazione del conto utilizzato nel foglio contabilità. Analogamente modificando opportunamente la formula CERCA.VERT potrà essere inserito il codice del conto nella colonna B ed in automatico ottenere l inserimento della denominazione del conto nella colonna C, secondo le esigenze dell esercitazione somministrata allo studente. FOGLIO MASTRI CON REGISTRAZIONE MACRO Per velocizzare l aggiornamento del foglio mastri subtotale è possibile registrare una Macro ed assegnare una combinazione di tasti di scelta rapida. Registra macro in foglio mastri subtotale, foglio che contiene già i mastri elaborati con la formula Subtotale (vedi supra); eventualmente rinominare il foglio come mastri subtotale macro. Se la scheda Sviluppo non è disponibile, eseguire le operazioni seguenti per visualizzarla: Fare clic sul pulsante con il logo di Microsoft Office, quindi su Opzioni di Excel. Nella categoria Impostazioni generali, in Opzioni principali per l'utilizzo di Excel, selezionare la casella di controllo Mostra scheda Sviluppo sulla barra multifunzione e quindi fare clic su OK. Dal foglio mastri subtotale macro scegliere la scheda Sviluppo, quindi >Registra Macro, scegliere un tasto di scelta rapida esempio CTR z; oppure, per le versioni meno recenti di Excel, da Strumenti >Registra nuova Macro. 15

16 Selezionare tutto il foglio mastri subtotale macro scegliere scheda Dati >Subtotale scegliere >Rimuovi tutti. Scegliere dalla Riga2 e cancellare tutte le righe del contenuto del foglio mastri subtotale. Alla Riga2 colonna C CONTO scrivi totale controllo. 16

17 Passare al foglio contabilità, copia dalla Riga3 tutto il foglio contabilità dalla colonna A alla colonna F, incolla dalla Riga3 nel foglio mastri subtotale. Scegliere la scheda Dati >Ordina in base alla colonna C CONTO. Seleziona colonne da A a F e scheda Dati Subtotale scegliere ad ogni Cambiamento di conto, funzione Somma spunta sul DARE e AVERE, riepilogo sotto i dati. Scrivi nella Riga2 colonna SALDO la formula del SALDO =SE(VAL.NUMERO(RICERCA("totale";C2));E2- F2;SE(VAL.NUMERO(RICERCA("totale";C1));E2-F2;SOMMA(G1+E2-F2))), trascina la formula dalla Riga2 all ultima riga compilata. Posiziona il cursore all inizio del foglio. Interrompi macro. Con il comando veloce CTR z si ottiene l aggiornamento del foglio mastri subtotale macro. Se si rinomina il file dove c è la macro, la macro non funziona e deve essere rifatta oppure si deve entrare nelle istruzioni e modificare il suo riferimento; la stessa cosa vale se si cambia il nome della macro. Si può inserire un comando di accesso rapido nella barra multifunzione, quella che raccoglie tutte le schede; sopra di questa c è la barra di accesso rapido dove si può mettere i comandi più frequenti. Per introdurre i simboli di macro andare in PULSANTE OFFICE (in alto a sin) OPZIONI DI EXCEL (in basso a dx prima di ESCI DA EXCEL) PERSONALIZZAZIONE SCEGLI COMANDI DA e lì si trovano le macro (ad ogni macro si può associare un simbolo, anche simpatico). Si può inserire un pulsante per eseguire la Macro; per inserire il pulsante controllo modulo scegliere 17

18 scheda Sviluppo >Attività controlli >Inserisci >Controlli modulo >Pulsante controllo modulo, scegliere le celle dove posizionare il pulsante, meglio se fuori dall area di stampa (ad esempio nelle celle I4-J4, nominare il pulsante col nome della macro, esempio Aggiorna ; Cliccando sul pulsante parte la Macro e aggiorna tutto il foglio. FOGLIO SITUAZIONE CONTABILE COMPLETO DI - CODIFICA NATURA SEZIONE - BILANCIO UE BIL ABBR Per poter rielaborare la situazione contabile al fine della compilazione della Situazione Patrimoniale e della Situazione Economica nonché del Bilancio in formato UE occorre raggruppare i conti per natura e categorie, in base alle codificazioni presenti nel foglio piano dei conti. Collegare il foglio situazione contabile al foglio piano dei conti, per le colonne AB FGHI con il comando Copia >Incolla >Incolla collegamento: dal foglio piano dei conti copiare dalla Riga 3 colonne da A e B fino all ultima riga prevista per il piano dei conti e quindi passare al foglio situazione contabile e alla cella A3 eseguire Incolla >Incolla collegamento e quindi analogamente dal foglio piano dei conti copiare dalla Riga 3 colonne da C a F fino all ultima riga prevista per il piano dei conti e quindi passare al foglio situazione contabile e alla cella F3 eseguire Incolla >Incolla collegamento. In alternativa collegare il foglio situazione contabile al foglio piano dei conti con la formula cella foglio situazione contabile A3 = cella foglio piano dei conti A3 (='piano conti'!a3) premere >Invio, trascinare la formula dalla colonna A alla colonna B; in modo analogo dalla colonna F alla colonna J: con la formula cella foglio situazione contabile F3 = cella foglio piano dei conti F3 (='piano conti'!f3) premere >Invio, trascinare la formula dalla colonna F alla colonna I; analogamente per le intestazioni delle colonne da cella F1 a cella I1; la procedura va rifatta ad ogni modifica del piano dei conti. Attenzione al formato della cella A3 che deve essere cambiato da formato Testo a formato Generale perché la formula possa funzionare, con Formato >Formato cella >Generale. 18

19 Il foglio situazione contabile avrà questa struttura: FOGLIO BILANCIO UE ABBREVIATO Creare un foglio bil abbr dopo il foglio situazione contabile, inserire le intestazioni e i piè di pagina, scheda Visualizza >Intestazioni e piè di pagina, indicando in modo automatico: nome file, nome scheda, nome Alunno/a, nome classe, data e ora, numero pagina/pagine. Inserire lo schema di bilancio UE abbreviato, impaginare in modo da ottenere il bilancio in formato foglio legale; nella Colonna A, fuori dall area di stampa, inserire i codici di aggancio del bilancio abbreviato come riportato nel foglio piano dei conti in corrispondenza delle righe delle voci di bilancio previste; prevedere le due colonne per i due anni previsti per il bilancio a stati comparati; nelle celle degli importi di bilancio inserire importi arrotondati all unità di euro e quindi inserire la formula ARROTONDA(SOMMA.SE(..);0); agganciare gli importi provenienti dalla colonna SALDO del foglio situazione contabile ; ad esempio nella cella F18 inserire la formula =ARROTONDA(SOMMA.SE('situazione contabile'!i:i;a18;'situazione contabile'!e:e);0); Ripetere la formula in tutte le celle degli importi di bilancio, tenendo conto del segno del saldo (Avere = -) e quindi per gli importi Avere inserire un segno negativo davanti alla formula, ad esempio nella cella F53 inserire la formula =-ARROTONDA(SOMMA.SE('situazione contabile'!i:i;a53;'situazione contabile'!e:e);0). Il foglio bil abbr avrà questa struttura: 19

20 FOGLIO BILANCIO UE ORDINARIO Analogamente al foglio bil abbr si potrà inserire un foglio bilancio UE per il bilancio UE ordinario utilizzando i codici di aggancio previsti nel piano dei conti alla colonna BILANCIO UE. Il foglio bilancio UE avrà questa struttura: 20

21 FOGLIO MASTRI CON TABELLA PIVOT Si possono creare i mastri con una Tabella pivot: dal foglio contabilità selezionare le scritture dalla prima riga e prima colonna fino all ultima riga e colonna F; scegliere la scheda Inserisci >Inserisci tabella pivot in nuovo foglio di lavoro, oppure, per le versioni meno recenti di Excel, da Dati >Rapporto tabella pivot >In nuovo foglio di lavoro; nominare il foglio come mastri pivot : in etichetta Colonna inserire SOMMA VALORI, in etichetta di Riga inserire CONTO DATA DESCRIZIONE, in Somma Valori inserire DARE AVERE; per le versioni meno recenti di Excel dopo aver completato la tabella pivot risulteranno i dati per riga quindi cliccare sulla cella con etichetta Dati e scegliere Tabella pivot >Ordine >Sposta nella colonna; 21

22 fuori dalla tabella pivot inserire una colonna con il SALDO tra DARE e AVERE partendo dalla Riga3 con la formula =SE(B3=0;D3-E3;" "), in modo analogo a quello indicato nel foglio mastri subtotale, quindi trascinare la formula in basso; si può inserire un altra colonna FLUSSO, cioè il saldo progressivo, con la formula =SE(B3=0;D3-E3;SE(G1=G2;D3-E3;G2+D3-E3)), quindi trascinare la formula in basso. Il foglio mastri pivot avrà la seguente struttura: 22

23 Qualora vengano inserite altre scritture nel foglio contabilità occorrerà aggiornare il foglio mastri : da Strumenti tabella pivot >Opzioni >Aggiorna. Buon lavoro e Buon divertimento!!! Un ringraziamento per la proficua collaborazione profusa da Annalisa, Cinzia, Martina. 23