Compilazione rapporto di Audit in remoto

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1 Compilazione rapporto di Audit in remoto Installazione e manuale utente CSI S.p.A. V.le Lombardia Bollate (MI) Tel Fax info@csi-spa.com Rev /07/09

2 Indice Indice... 2 Installazione... 3 Prerequisiti hardware e software... 3 Installazione... 3 Rimozione... 7 Manuale Utente... 9 Configurazione... 9 Apertura della base dati Struttura generale Generazione del Rapporto di audit Conversione del rapporto in PDF Invio del rapporto al cliente Invio della base dati al CSI Rev. 1.0 Pagina 2 di 13

3 Installazione Prerequisiti hardware e software L applicazione non necessita di particolari risorse; a livello hardware è sufficiente: - processore di media potenza (Celeron, PIV, Centrino, Core Duo, ecc.). - 20Mb di spazio libero sul disco fisso. - risoluzione video minima di 1024x768. Dal lato software è invece richiesto: - Sistema operativo Microsoft Windows 98, XP (Home o Professional) o Vista. - Pacchetto Microsoft Office (versione 2003 o superiori), in particolare è richiesta la presenza di Microsoft Word e Microsoft Outlook con un account di posta configurato correttamente. - Una stampante PDF virtuale. Esistono diverse possibilità a riguardo: in assenza di acrobat PDF writer è possibile adottare soluzioni freeware (gratuite) come pdf Creator disponibile con licenza open source all indirizzo Installazione Eseguire il download del pacchetto di installazione dal link fornito, salvandolo in una directory temporanea (a fine installazione il pacchetto di setup potrà eventualmente essere eliminato). Lanciare l eseguibile SetupAudit.exe (si consiglia di chiudere tutti i programmi attivi per evitare problemi durante l eventuale aggiornamento delle librerie di sistema). Apparirà la seguente maschera: Selezionare il pulsante Installa: dopo una breve nota sull utilizzo del pacchetto di installazione la procedura guidata richiederà la conferma per l installazione; è possibile interrompere il processo senza installare nulla su disco. Rev. 1.0 Pagina 3 di 13

4 Selezionare il pulsante Continua: viene richiesto il percorso di installazione dell applicativo. Per default viene creata la cartella RapportoAudit sotto Programmi Indicato il percorso di installazione premere il pulsante Avanti. La maschera successiva richiede se l applicazione deve essere visibile a tutti gli utenti che utilizzano la macchina o solo all utente attualmente connesso. Inoltre è possibile indicare il nome della cartella contenente l icona di avvio che verrà visualizzata nel menù Start>Programmi. Si consiglia di non modificare tali impostazioni. Rev. 1.0 Pagina 4 di 13

5 Premete il pulsante Avanti per proseguire nel processo di installazione: Il pacchetto di setup consente di memorizzare automaticamente una copia delle librerie eventualmente sovrascritte o aggiornate durante l installazione. In questo modo è possibile riportare il sistema allo stato precedente l installazione nel caso di particolari malfunzionamenti o anomalie. Terminare l installazione con il pulsante Installa Rev. 1.0 Pagina 5 di 13

6 Al termine dell installazione il setup provvede a creare un icona sul desktop e un collegamento nel menù Start>Applicazioni: Rev. 1.0 Pagina 6 di 13

7 Rimozione È possibile rimuovere il software utilizzando l icona Disinstalla Rapporto di audit nel menù Start>Programmi>RapportoAudit o, analogamente, direttamente dal pannello di controllo. Lanciata la procedura di rimozione premere il pulsante Continua Il sistema richiede la modalità di rimozione. Si consiglia di selezionare la modalità Automatica Se è stata scelta la procedura di rollback in fase di installazione, il pacchetto di rimozione chiede se ripristinare i file precedenti all installazione. Si suggerisce di selezionare l opzione solo se non è stato installato alcun software dopo l installazione di Rapporto di Audit. Proseguire nella rimozione con il pulsante Rimuovi. Rev. 1.0 Pagina 7 di 13

8 Il pacchetto di rimozione tenterà di eliminare tutti i files utilizzati dall applicativo indicando però tutti i componenti che potrebbero essere utilizzati anche da altre applicazioni. Si consiglia di mantenere tutti i files condivisi rispondendo con No o Nessuno alla richiesta di rimozione. Rev. 1.0 Pagina 8 di 13

9 Manuale Utente Avviare l applicazione ciccando sull icona Audit. Dopo la maschera introduttiva il programma si apre sulla finestra principale (dalla quale è possibile richiamare tutte le operazioni disponibili) che funge da contenitore per le maschere di compilazione. Sotto la barra del titolo sono presenti tre menù, File, Rapporto e?, mentre sulla sinistra è visibile il menù ad albero Sezioni documento che consente di muoversi tra le varie parti del rapporto di audit. Maschera introduttiva Maschera principale: barra dei menù e sezioni documento Configurazione È possibile settare i parametri di configurazione dell applicazione cliccando sulla voce configurazione nelle sezione documento. La maschera consente di: - Abilitare o meno il salvataggio automatico delle modifiche operate sulla base dati; è possibile specificare l intervallo di tempo tra un salvataggio e il successivo. - Indicare la stampante PDF virtuale che verrà utilizzata per convertire il documento da formato Word a PDF. Si consiglia di verificare le impostazioni della stampante per creare esclusivamente documenti in PDF protetti. - Specificare l indirizzo da utilizzare per l invio della base dati definitiva (e relativo documento generato) al CSI Cert Maschera di configurazione Rev. 1.0 Pagina 9 di 13

10 Apertura della base dati L applicazione consente di compilare un rapporto di audit appoggiandosi alla base dati che verrà recapitata automaticamente via per il servizio e la filiale sotto esame. I file allegati avranno estensione dat e riporteranno nel nome il codice identificativo univoco del servizio/filiale e il nome del cliente. Il file database può essere salvato in qualsiasi posizione: si consiglia di creare una cartella comodamente raggiungibile sul desktop o nella cartella documenti. Nella stessa directory verrà, in seguito, generato il documento in formato Word e la corrispondente conversione in pdf 1. Per aprire la base dati utilizzare la voce Apri db nel menù File e attraverso la finestra standard di windows per l apertura dei files, rintracciare al base dati salvata precedentemente e cliccare sul pulsante Apri. All apertura vengono richieste user e password, le stesse utilizzate per le operazioni di prenotazione via web. In caso di dati errati l accesso viene negato, altrimenti viene visualizzata la scheda Dati audit che presenta un riepilogo delle informazioni relative alla visita. L apertura della base dati abilita la voce di menù Rapporto e la pulsantiera ai piedi dell albero Sezioni documento. Nella barra di stato vengono riportati il percorso e nome file del database corrente, la data e l ora dell ultimo salvataggio effettuato e le informazioni relative allo stato della tastiera (Maiuscolo abilitato, tastierino numerico on/off e insert) oltre alla data e l ora corrente. 1 In base alle impostazioni della stampante virtuale Rev. 1.0 Pagina 10 di 13

11 Struttura generale A database aperto è possibile muoversi nelle varie sezioni del documento con il menù a sinistra o con i pulsanti avanti e indietro presenti in tutte le schede. Il pulsante Salva consente di memorizzare tutte le modifiche effettuate in tutte le schede, non solo quella al momento attiva; analoga funzionalità è data dal pulsante Salva tutto nella pulsantiera in basso a sinistra. L utente può liberamente editare tutti i campi abilitati (identificati, con le impostazioni video standard, dallo sfondo bianco); le informazioni inserite verranno poi riportate nel documento Word. In qualsiasi momento è possibile interrompere la compilazione chiudendo il database con le voci di menù File>Chiudi db o File>Exit. Controlli aggiuntivi Per la compilazione delle tabelle che non prevedono un numero di righe fisso è possibile, tramite due pulsanti, inserire nuove righe o eliminare le righe presenti: Aggiunge una nuova riga Elimina la riga selezionata dal cursore Inoltre, è prevista, per alcuni controlli, la possibilità di utilizzare dei valori di default: Carica il valore di default per il controllo Setta il contenuto del controllo come valore di default In pratica è possibile salvare il contenuto di un particolare controllo e richiamarlo all occorrenza, anche su base dati differenti; i valori sono infatti legati all applicativo, non alla visita in esame. Per le colonne che prevedono la selezione di valori da un elenco, è possibile compilare l intera colonna utilizzando il tasto destro del mouse. Alla pressione del tasto un menù presenterà l elenco dei valori possibili per la colonna: il valore scelto verrà automaticamente riportato in tutte le celle della colonna. 1. Click pulsante destro 2. Selezione valori da elenco 3. Compilazione automatica Rev. 1.0 Pagina 11 di 13

12 Generazione del Rapporto di audit Terminata la compilazione della base dati utilizzare la voce di menù Rapporto>Genera Rapporto, o il pulsante Genera documento Word per creare il rapporto di audit in formato Ms Word nella stessa directory del database. Qualora il file fosse già presente un messaggio ne richiederà la sovrascrittura. Il documento generato è in formato word a tutti gli effetti, quindi modificabile, tenendo conto che ogni modifica non verrà riportata nella base dati corrispondente Esempio di rapporto generato Conversione del rapporto in PDF Utilizzare le voci di menù Rapporto>Converti il rapporto in PDF o il pulsante analogo Converti in PDF per eseguire la stampa del documento con la stampante PDF configurata precedentemente. Anche in questo caso il file PDF viene salvato nella cartella di lavoro del database 2. Di entrambe le operazioni (generazione e conversione) viene tenuta traccia nella base dati in modo da poter avvisare l utente qualora risulti aperta e modificata una base dati relativa a un documento già emesso. 2 Se le impostazioni della stampante virtuale non prevedono path differenti Rev. 1.0 Pagina 12 di 13

13 Invio del rapporto al cliente Per inviare il rapporto in pdf al cliente utilizzare la funzione Rapporto>Invio rapporto via o il pulsante Invia documento via . Automaticamente il sistema ricerca il file pdf relativo alla visita e lo allega ad una mail preimpostata. Nel caso non sia possibile risalire al documento l operazione dovrà essere svolta manualmente cercando il file pdf tra le varie cartelle. Invio della base dati al CSI L invio della base dati al CSI conclude l iter del rapporto. La base dati rimane comunque sul disco per eventuali consultazioni, ma alla nuova apertura un messaggio avvisa l utente dell avvenuto invio. Per Impostare la mail utilizzare la voce di menù Invia il db al CSI s.p.a o il pulsante Invia database al CSI. Rev. 1.0 Pagina 13 di 13