L analisi di processo

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1 Definizione di Processo L analisi di processo Insieme di attività, svolte secondo una determinata sequenzialità e/o simultaneità, che ha un origine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo). Tonti (2002), pagg Definizione di Processo 2 Processo-input-output Insieme di attività coordinate che, utilizzando input di varia natura, originano output che abbiano un valore per il cliente (interno od esterno). Candiotto (2003), pag. 6.! Materie prime! Beni strumentali! Risorse umane! Ambiente! Comunicazione! Ecc. I N P U T Risorse (lavoro umano, denaro, macchine, infrastrutture) PROCESSO OUTPUT 1

2 Tipologie di processo Scomposizione dei processi! Processi primari;! Processi di supporto Esempio nel settore sanitario:! Processo primario: intervento chirurgico;! Processo di supporto: somministrazione pasti. Macro processi Processi Sub-processi Segmenti Attività Scomposizione dei processi L approccio per funzioni Macro processo Processo Gestione risorse umane Acquisizione personale Sub-processi 1. Reclutamento; 2. Selezione; 3. Assunzione; 4. Inserimento. Segmenti ( es. SELEZIONE) 1. Identificaz. requisiti. ruolo; 2. Individuaz. Candidati; 3. Scelta candidato; 4. Orientamento; 5. Ecc. Attività (es. del segmento: SCELTA CANDIDATO) (Fonte: Candiotto, p. 9) 1. Verifica requisiti; 2. Convocazione; 3. Test; 4. Colloquio,; 5. Ecc. 2

3 L approccio per processi Processo e funzioni FORNIT0ORI Sono i processi a creare valore Sono i processi a incidere sulla soddisfazione del cliente CLIENTI Adattato da: AIPA, 1998:8 Lo sviluppo dei processi attraverso le unità funzionali di un organizzazione Conoscenza dei processi Mappatura processi; Analisi dei processi. 3

4 Analisi dei processi Governo dei processi Denominazione del processo; Input e output; Singole attività del processo; Risorse impiegate; Ordine in cui le attività sono svolte; Unità organizzative interessate. Business Process Improvement; Business Process Reengineering. Miglioramento dei processi Fasi miglioramento dei processi Ricerca continua del miglioramento delle performance sia in termini di efficacia che di efficienza (Process Improvement); Cambiamenti meno radicali rispetto al reengineering; Attenta analisi processi esistenti; Individuazione processi da modificare; Collegato al concetto di Total Quality Management. 1. Individuazione aree di miglioramento: Individuare aspetti prioritari e indicatori 2. Ricerca possibili cause: Individuare gli elementi agendo sui quali è possibile migliorare il processo; 3. Attuare azioni correttive o preventive; 4. Valutazione risultato interventi e misurazione miglioramento; 5. Mantenimento: Controllare i nuovi livelli di prestazione e standardizzare il cambiamento 4

5 Miglioramento dei processi Reingegnerizzazione Cambiamenti di carattere più radicale; Processi ri-progettati ex-novo; Intervento più profondo sui processi, in luogo di semplici miglioramenti. Reingegnerizzazione Eliminazione delle attività inutili Intervento mirato ad implementare un cambiamento, in riferimento a: Modalità di lavoro; Comportamento (l agire); Modo di pensare e di porsi di fronte ad un problema. Tonti (2002), pag. 22. Non esiste niente di più inutile del fare con estrema efficienza ciò che non dovrebbe essere fatto per nulla. "There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all. Peter Drucker (1963), Managing for Business Effectiveness, Harvard Business Review, May, June, pag. 83 5

6 L approccio per processi ed i sistemi di gestione per la qualità Otto principi per la gestione della qualità Già presente nel TQM; Norme ISO e VISION Orientamento al cliente 2. Leadership 3. Coinvolgimento del personale 4. Approccio per processi 5. Approccio sistemico alla gestione 6. Miglioramento continuo 7. Decisioni basate su dati di fatto 8. Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori Rappresentazione grafica dei processi Strumenti: Diagramma di flusso Rappresentare graficamente un processo facilita: La comprensione anche per coloro che non conoscono a fondo il processo; La diffusione del processo presso tutta l organizzazione; La rappresentazione grafica: Richiede il ricorso a simboli condivisi; Può essere fatta con diverse metodologie. Rappresentazione tramite disegno o schema delle varie fasi di un processo; Ricorso a simboli (figure geometriche) collegati da linee continue (segmenti di collegamento tra i simboli); Rappresenta il processo mettendone in rilievo lo sviluppo e l'articolazione logicotemporale. 6

7 Diagramma di Flusso: simboli Diagramma di Flusso: simboli Esempio: processo di organizzazione di una riunione Diagramma di flusso a matrice Presidente corso laurea Segreteria Consiglio corso laurea Segretario verbalizzante 1. Definizione obiettivo riunione (ordine del giorno); 2. Preparazione riunione (istruzione pratiche, preparazione documentazione, logistica, ecc.); 3. Svolgimento della riunione; 4. Verbalizzazione. Calendario riunioni Rinvio riunione NO Definizione ordine del giorno Convocazione ODG Verifica numero legale SI Invio convocazione Svolgimento riunione Verbale 7

8 Scomposizione in sotto-processi Diagramma di flusso a matrice Presidente corso laurea Segreteria Servizi logistici Consiglio corso laurea Segretario verbalizzante Sotto processo: Preparazione riunione Logistica e documentazione: Convocazione partecipanti; Preparazione sala; Predisposizione sedie, tavoli, proiettore, ecc.; Predisposizione documenti, fascicoli, fotocopie, ecc. Calendario Definizione ordine del giorno Convocazione ODG Invio convocazione Prenotazio ne sala Preparaz. sala Rinvio riunione NO Verifica numero legale SI Svolgimento riunione Verbale Strumenti: Diagramma di Gantt Diagramma di Gan3: esempio Diagramma usato per la rappresentazione a due dimensioni (a3vità- tempi) di un proge8o; Evidenzia relazioni, date e scadenze delle diverse fasi e a3vità proge8uali; Dal nome dell'ingegnere statunitense e studioso di scienze sociali che lo ideò nel 1917, Henry Laurence Gan8 ( ). ATTIVITA' A B C D GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG TEMPO 8

9 Diagramma di Gan3: u6lità Relazione fine- inizio Evidenzia il tempo minimo necessario per completare un progetto; Consente la visualizzazione grafica della sequenza delle attività; Evidenzia attività simultanee e sequenziali; Consente di monitorare lo stato di avanzamento Evidenzia eventi o date chiave (Milestones). Sovrapposizione di a?vità Esempio di diagramma di Gan3 ATTIVITA' A B C D GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG TEMPO 9

10 Riferimenti bibliografici per approfondimenti Riferimenti bibliografici per approfondimenti analisi di contesto Anthony, R.N. Hawkins, D.F., Macrì D.M. Merchant, K.A. (2008), Sistemi di controllo, III ed., McGraw Hill. Bevan, G., Hood, C. (2006), Have targets improved performance in the English NHS? in British Medical Journal, Vol. 332, 2006, p Borgonovi, E. (2001), Il concetto di valore pubblico, in Azienda Pubblica, n.2-3, pp European Commission (2002), Project Cycle Management Handbook Flamholtz, E.G. (1996), Effective Management Control. Theory and practice, Kluwer; edizione italiana a cura di A. Spano, Il controllo manageriale. Teoria e pratica, Giuffrè Spano, A. (2009), Il sistema di controllo manageriale nella pubblica amministrazione, Giuffrè. Valotti, G., Saporito R. (2010), Rinnovare la classe dirigente per modernizzare il settore pubblico, in Azienda Pubblica, n.1, pp Vian F., (2002), Programmazione ed economia sanitaria. Metodologie di base, Summa, Padova Manzoli L., Villari P., Boccia A. (2008), Epidemiologia e management in sanità. Elementi di metodologia, Ermes, Milano. Wetherly P., Otter D. (2008), The Business Environment, Oxford University Press; Riferimenti bibliografici per approfondimenti analisi di processo AA.VV. (2007), Gestione delle Operations e dei processi, Pearson; Candiotto R. (2003), Process Management, Giuffrè; Tonti A. (2002), La semplificazione dei processi e delle procedure. Modelli e strumenti operativi per il decentramento nella P.A., Egea; AIPA (1998), guida alla reingegnerizzazione dei processi