Sebina OpenLibrary: Prestito Interbibliotecario

Transcript

1 Sebina OpenLibrary: Prestito Interbibliotecario A cura di Francesca Pedercini,, Stefania di Chio, Raffaella Gaddoni,, Teresa de Benedictis dicembre 2008

2 Distinzione tra Prestiti e Servizi ILL in: Intersistemici/ISS quando le movimentazioni avvengono tra biblioteche del nostro polo Interbibliotecari/ILL quando avvengono a livello nazionale o internazionale tra una biblioteca del nostro polo e una esterna

3 Tutte le procedure relative al prestito interbibliotecario si trovano all interno del menu Circolazione Documenti

4

5 In Prestiti e Servizi ILL vengono scaricate, gestite ed elaborate, tutte le richieste ILL e DD (ricevute e immesse). Ecco nel dettaglio come utilizzare singole funzioni. al meglio le

6 i

7 Richieste ricevute Qui la biblioteca ha il ruolo di biblioteca prestante

8 Con questa funzione si possono visualizzare e gestire le richieste ricevute, di prestito e riproduzione, utilizzando alcuni filtri di selezione quali l arco temporale, il tipo di movimento, la biblioteca richiedente, o i dettagli del libro richiesto (titolo, inventario, numero standard).

9 Da qui filtrandole si vedono tutte le richieste ricevute

10 Richieste immesse Qui la biblioteca ha il ruolo di biblioteca richiedente

11 Con questa funzione si possono gestire tutte le richieste in uscita, filtrando anche in questo caso i risultati con i parametri già visti nelle Richieste Ricevute.

12 Per gestire richieste già immesse Per inserire richieste nuove

13 Ricerca richieste già inserite, con i filtri a disposizione

14 Il lessico è nuovo ma semplice. Le Richieste in qualità di Biblioteca Richiedente (RICRIC) di Sebina si chiamano Richieste Immesse in Sol, mentre le Richieste come Biblioteca Prestante (RICPRE) diventano Richieste Ricevute.

15 Premessa importante Durante i corsi abbiamo parlato dell invio automatico delle mail. Per accontentare le esigenze di tutti è stato deciso di eliminare l operazione in automatico e di renderla a vostra discrezione. Ogni volta che desidererete inviare una mail potrete farlo cliccando sul flag a sinistra della richiesta invia mail alla biblioteca e invia mail all utente.

16 Vi consigliamo di farlo, nel caso in cui siate la richiedente, quando inviate la richiesta, quando accettate o rifiutate una condizione, quando arriva il documento (inviatela anche al lettore), quando richiedete una proroga e quando lo rispedite alla prestante. Nel caso in cui siate la prestante invece, vi consigliamo di avvisare l altra biblioteca quando accettate, rifiutate, condizionate o sospendete la richiesta, quando spedite il documento, quando accettate o rifiutate una proroga, quando sollecitate, e quando il documento rientra in biblioteca.

17 Inserimento di una nuova richiesta ILL/ISS, a partire da un Prestito Intersistemico tra due biblioteche del polo.

18 La biblioteca UBO CB chiederà in prestito alla biblioteca UBO MZ UBO MZ un libro presente nel catalogo, cercato preventivamente.

19

20 Da richieste immesse, selezionando Nuovo, si presenta questa schermata

21 Si seleziona il tipo di richiesta: ILL o DD, Interbibliotecario o Intersistemico

22 Si deve selezionare il codice della biblioteca del polo UBO a cui indirizzare la richiesta

23 Identificazione dell utente

24 Il documento è nel nostro catalogo? Sì, quindi si seleziona Documento nel Catalogo

25 Inserimento del titolo o dell inventario o di entrambi conferma

26 A questo punto la richiesta è inserita e già disponibile nella biblioteca MZ, che riceverà un avviso tramite RSS.

27 La biblioteca prestante verrà avvisata dell arrivo della richiesta con un RSS. Il messaggio scorrerà sul fondo della sessione di lavoro aperta e cambierà quando la richiesta verrà esaminata.

28 Messaggio RSS Cliccandovi si va direttamente alla richiesta

29 La biblioteca UBO MZ, dopo aver recuperato la richiesta tra le ricevute, deciderà come gestirla e ne varierà lo stato. In questo caso Accetta di inviare il documento.

30

31 E prosegue con l invio del documento, concludendo fin qui i cambiamenti di stato che le competono. Come anticipato prima, i contestuali invii delle mail andranno lanciati manualmente.

32

33

34

35 Questi passaggi sono seguiti poi per la biblioteca richiedente, UBO CB, da : 1. arrivo del documento 2. consegna al lettore 3. restituzione 4. rientro

36

37 Dopo aver avvisato il lettore, quando verrà realmente in biblioteca a ritirare il documento, verrà registrata la variazione di stato della richiesta in Documento consegnato al lettore.

38

39

40

41

42 A questo punto la biblioteca prestante UBO MZ registrerà il definitivo rientro del documento in biblioteca, chiudendo così l iter della richiesta con lo stato Rientrato

43

44 Registrazione di una richiesta di prestito interbibliotecario, pervenuta in biblioteca via da una biblioteca non appartenente a SBN, in modo che ne resti traccia nelle statistiche.

45

46

47 Segnalazione del tipo di movimento

48 Compilazione dei codici di Polo e biblioteca, previa verifica in Anagrafe ICCU

49

50 Segnalazione della biblioteca e della presenza nel catalogo del documento richiesto

51 Compilazione di tutti i dati e conferma

52 La richiesta è stata correttamente inserita e le è stato assegnato un numero

53 Selezione della richiesta e click su Aggiorna Stato

54 Aggiornamento dello stato; spedizione del libro e conferma

55 Al rientro del documento in biblioteca, in Richieste ricevute, si richiama la richiesta con il suo numero identificativo e si aggiorna lo stato con Rientrato.

56 In questo modo la richiesta è conclusa e del prestito ILL rimarrà registrazione

57 ITER ABBREVIATI PER REGISTRARE RICHIESTE ILL E ISS Registrazione di una richiesta ILL, arrivata in biblioteca via mail, in Richieste Ricevute, in qualità di biblioteca prestante: ( nuovo Inserimento richiesta (da Rich. Ricevute, ( titolo Documento spedito (richiamandola per numero, stato, inventario, id., ( titolo Documento rientrato (richiamandola per numero, stato, inventario, id, Registrazione di una nuova richiesta ILL da inviare, in Richieste Immesse, in qualità di biblioteca richiedente: ( nuovo Inserimento richiesta (da Rich. Immesse, (. stato, Arrivo documento (richiamandola per numero, ( stato, Riconsegna/Restituz. a prestante (richiamandola per numero, Registrazione di un iter ISS il più breve possibile (solo i sottolineati sono necessari, gli altri consigliabili): Inserimento richiesta da parte della richiedente Accettazione e documento spedito alla richiedente da parte della prestante Arrivato in biblioteca e consegnato al lettore nella richiedente Restituito dal lettore e rispedito alla prestante Rientrato nella prestante

58 Funzioni collegate alla gestione dei servizi interbibliotecari e intersistemici.

59 Si tratta di: 1. Controllo prestiti ILL 2. Import/export SBN-ILL 3. Elenco movimenti ILL 4. Elenco biblioteche partners 5. Statistiche sui servizi ILL 6. Gestione dell'anagrafe biblioteche

60 1. Controllo Prestiti ILL La struttura della funzione Controllo Prestiti ILL è analoga a quanto previsto per il prestito locale: una prima fase che controlla e registra i passaggi di stato (da in corso a scaduti o da sollecitare) e una seconda fase che produce le lettere.

61

62 Selezione dei controlli da eseguire; poi selezione di report per vedere i risultati dell elaborazione

63 Questi sono i report

64 2. Import/export SBN-ILL (cfr. slide da 97 a 129)

65 Gestisce l'integrazione e lo scambio di informazioni solo con il sistema SBN-ILL dell ICCU ed esamina le richieste immesse o ricevute dalle biblioteche del polo che erogano il servizio "BO ILL/Integrazione con SBN-ILL

66 I punti di integrazione tra il sistema nazionale SBN-ILL e SOL sono: Recupero delle richieste inserite in SBN-ILL e dei passaggi di stato dal server SBN-ILL a SOL (import) Invio delle richieste inserite in SOL e dei passaggi di stato da SOL al server SBN-ILL (export)

67 La procedura di import/export può essere lanciata manualmente in qualsiasi momento della giornata, oppure attivata periodicamente a cura del sistema, con scarichi prestabiliti.

68 La funzione produce una stampa con l'esito delle operazioni di integrazione. La stampa viene recuperata tramite la funzione reports, presente in alto nel banner.

69 3. Elenco movimenti ILL

70 Con questa funzione è possibile produrre la stampa della lista dei movimenti Interbibliotecari e Intersistemici a seconda della scelta dei parametri di selezione, visibili nei menu a tendina. E' un elenco dei movimenti effettuati.

71 4. Elenco biblioteche partner

72 Con questa funzione è possibile produrre l'elenco delle biblioteche partners per i servizi ILL, a seconda della scelta dei parametri di selezione.

73

74 5. Statistiche su servizi ILL

75 I parametri per la selezione sono i seguenti: richieste: è possibile ricavare la statistica delle sole richieste ricevute o immesse data: la statistica può essere limitata a un determinato periodo di tempo tipo movimento: prestito intersistemico o interbibliotecario

76 stato: se non è selezionato nessuno degli stati dei movimenti ILL, la statistica viene ricavata automaticamente per tutti gli stati tipo utente: se non è selezionato nessuno dei tipi utenti, la statistica viene ricavata automaticamente per tutti i tipi utenti

77

78 6. Gestione dell anagrafe biblioteche Le biblioteche che possono richiedere e fornire servizi devono essere registrate come biblioteche in anagrafica, consultabile da Amministrazione Sistema, Biblioteca

79 Se la biblioteca non è presente va creata da Amministrazione sistema, Biblioteche, seguendo le regole presenti sul portale Se invece esiste già, va verificato da dettaglio utente che abbia un codice lettore e diversamente, se non l ha già, le va assegnato

80

81 Le biblioteche vanno inserite mettendo prima la città e poi il nome dell istituto. In tal modo, la ricerca avviene per città. Questo fa sì che si possano ritrovare le biblioteche quando non si conoscono altri dati. Per esempio: BOLOGNA BIBL. CENTR. INGEGNERIA "DORE"

82 Ricerca tramite il codice noto o per parole

83

84

85 In questo caso il codice lettore era già presente. Nel caso in cui la biblioteca sia nuova o comunque priva di codice, è nostro compito assegnarne uno, da Dettaglio utente. Vediamo come:

86

87 Si clicca qui e comparirà un messaggio a cui rispondere OK

88 E il sistema assegnerà un codice lettore

89 Dopo l assegnazione del codice lettore, un click su Codici Biblioteca, per il completamento dei dati

90 Compilare almeno i prime due codici

91 L esistenza della biblioteca può essere verificata anche da Gestione utenti, tramite la selezione di tutte le anagrafiche e una ricerca per parole. Ad esempio inserimento di Rubiera, per il reperimento di una biblioteca priva di codice lettore.

92

93

94 Cliccando sulla biblioteca comparirà di nuovo

95 Il codice è stato assegnato

96 Effettuare sempre una ricerca per parole selezionando tutte le anagrafiche. Da Amministrazione biblioteca la scheda è più completa, sia per la ricerca che per la creazione. Se non è già completa, possono essere compilati tutti i campi, compresi i codici biblioteca, che permettono il riconoscimento dei dati in fase di scarico da ILL SBN.

97 Servizio ILL SBN (facoltativo) Esiste una integrazione con il modulo standard ILL SBN fornito dall ICCU. Vi si accede facendone richiesta al Cib, che a sua volta contatta l Iccu per l assegnazione di Userid e Password personali e per l abilitazione al suo utilizzo.

98 Prestito interbibliotecario tra due biblioteche dell Indice che utilizzano ILL SBN (cioé il modulo ICCU). In questo caso la biblioteca richiedente è UBO CB (Cib BO0519) e la prestante PAR PA (Biblioteca Palatina di Parma PR0072). Il testo da richiedere è : L'architettura del giardino contemporaneo / Franco Zagari. - Milano : A. Mondadori ; Roma : De Luca, p. : ill. ; 28 cm.

99

100

101

102

103

104

105

106

107 Importante! Prima di inoltrare una richiesta nel modulo ICCU, dovete sempre controllare che in Sol (nella scheda della biblioteca, in Amministrazione sistema) sia presente, alla voce Codici biblioteca, il rispettivo codice SBN. Se inserisco l dell utente in ILL SBN, l utente stesso, insieme alle biblioteche coinvolte, riceverà una mail di notifica all invio della richiesta dal server ILL SBN, oltre che all arrivo in biblioteca del documento da SOL.

108

109

110

111

112 A questo punto la richiesta è stata inserita correttamente e verrà scaricata in Sol automaticamente, ad ogni cambio di stato.

113 L ICCU, contestualmente all invio della richiesta, spedisce una mail alla biblioteca Prestante, alla Richiedente e al lettore, se indicato in ILL SBN.

114 Ecco il contenuto della mail : Si invia comunicazione relativa alla Richiesta di Servizio: richiesta N Vedi Allegato per la descrizione della richiesta ATTENZIONE: Non rispondere a questo indirizzo ma utilizza il servizio Puoi visualizzare la richiesta al link: &b_selezione=selezione&r_hidden_menu=in&r_radio_seleziona=36172&r_ pag=1&totalerichieste=1&menu_id=in&show=view ATTENZIONE: Non rispondere a questo indirizzo ma utilizza il servizio Nell allegato c è la richiesta, visibile senza doversi autenticare.

115 Verrete avvisati anche con un RSS della richiesta ricevuta, nel caso in cui siate la biblioteca prestante. Diversamente potrete recuperare in SOL la richiesta inserita tra le Richieste immesse, tra le richieste di prestito interbibliotecario, con i filtri a disposizione, o tramite la semplice selezione del flag In corso, oppure richiamandola con il numero ILL SBN.

116 Se non viene visualizzata, si deve attendere l aggiornamento degli scarichi. Si può vedere prima dello scarico, utilizzando la funzione Import da ILLSBN ( cfr. slide da 64 a 66).

117 Questa funzione può essere lanciata quando si desidera vedere gli aggiornamenti, prima dello scarico automatico previsto. Dopo la selezione e la conferma, potrà avvenire nei reports la verifica che l aggiornamento sia in corso. A operazione ultimata si potrà vedere la richiesta aggiornata.

118 Ecco da dove va lanciato lo scarico : si seleziona il flag e si conferma. Poi si clicca su reports nel menu in alto, per controllarne lo stato.

119

120 L'import è andato a buon fine. La richiesta si trova tra le nostre immesse, in stato Richiesta inviata a biblioteca.

121 Richiesta inviata a biblioteca

122 A questo punto la prestante potrebbe: Accettare Rifiutare Condizionare ( rifiutata (a cui seguirà accettata o Sospendere (a cui segue l attivazione dopo ( sospensione

123 In questo caso, la Palatina accetta la richiesta in ILL SBN e questo cambio di stato non è accompagnato. Il passaggio successivo è l invio del documento da parte della biblioteca Palatina.

124

125 Il passaggio successivo è l arrivo del documento nella biblioteca richiedente. I movimenti relativi alla consegna del documento all utente vengono scaricati come gli altri da ILL SBN in SOL. Tutti gli stati della richiesta nei due ambienti sono esattamente identici.

126 Il prestito al lettore prevede questi passaggi: Consegna al lettore Richiesta di proroga eventuale (in questo caso la richiedente chiede una proroga alla prestante, ( rifiutare che può accettare o Sollecito restituzione conseguente (da parte della prestante alla richiedente, che a sua volta ( lettore sollecita il Documento riconsegnato dal lettore

127 Quando il documento viene consegnato al lettore click su Stampa modulo

128

129 Dopo che l utente ha riconsegnato il documento alla biblioteca richiedente (il CIB), il libro viene rispedito alla prestante (la Palatina), con relativa registrazione del passaggio. A questo punto la biblioteca prestante dovrà registrare il rientro, che indica la chiusura definitiva della richiesta e la conseguente disponibilità del documento.