& Gestione Mense Scolastiche Comunali via web

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1 Servizi a domanda individuale Servizi sociali, educativi, culturali e sportivi, cimiteriali e di riscossione & immens@ Gestione Mense Scolastiche Comunali via web s o l u z i o n i so f t w a r e a se r v i z i o d e l ci t ta d i n o

2 Il gruppo Zucchetti Il gruppo Zucchetti, uno dei più importanti protagonisti italiani nel settore dell ICT, con oltre clienti e oltre 800 Partner, da anni opera con successo anche nel mercato della Pubblica Amministrazione (PAL e PAC) annoverando tra i suoi oltre 800 clienti Comuni, Comunità Montane, Regioni, Province, Ministeri, Società di servizi e altri enti. Le sedi Sede legale e Ufficio Gare Lodi, via Solferino 1 Sedi Operative divisione Pubblica Amministrazione Lodi, via Solferino 1 Gorgonzola (MI), via Matteotti 72 Terranova Bracciolini (AR), via Lungarno 305 Ancona, via Pastore 17 Roma, via Australia 26 Napoli, via G. Porzio 4 - Centro Direzionale Isola E3 Le certificazioni La divisione Pubblica Amministrazione è certificata ISO 9001: 2000 (Vision 2000) per il sistema di qualità aziendale. I processi utilizzati nella realizzazione delle soluzioni informatiche garantiscono un prodotto sicuro, testato e di elevata qualità.

3 L offerta Pubblica Amministrazione Urbi, la suite di soluzioni per la Pubblica Amministrazione, unica per varietà e completezza, è interamente realizzata in ambiente web nativo e fruibile sia in modalità ASP (utilizzando la server farm Zucchetti) che in licenza. Oltre a soddisfare le esigenze delle principali aree della Pubblica Amministrazione (Economico-finanziaria, Segreteria, Protocollo Informatico, Personale, Demografici, Tributi, Servizi al cittadino, Tecnico-territoriale, Polizia Locale), fornisce una soluzione gestionale unica e perfettamente integrata che consente all ente e al cittadino di poter disporre, in maniera semplice e veloce, delle informazioni di interesse strategico. Strumenti di Business Intelligence per Amministratori e Dirigenti Software per la dematerializzazione e la Gestione Documentale Gestionali ed ERP per aziende pubbliche Portali Comunali Soluzioni per la sicurezza e l automazione Software per la gestione della privacy Soluzione per la gestione dell ufficio legale

4 SERVIZI A DOMANDA INDIVIDUALE un unico software per tanti servizi La soluzione Zucchetti che consente all ente di gestire in maniera semplice e completa tutti i servizi a domanda individuale e anche alcuni servizi non inclusi in specifiche procedure: Servizi sociali: servizi sociali ad anziani e minori, servizi domiciliari. Servizi educativi: mense scolastiche, asili nido e scuola materna, pre-post scuola, corsi extrascolastici, trasporti scolastici. Servizi culturali e sportivi: centro diurno estivo, centri sportivi e palestre, colonie e soggiorni stagionali, biblioteche, teatri, musei. Servizi cimiteriali: lampade votive. Servizi di riscossione: affitti, diritti di segreteria. L'applicativo è basato su elementi open source (Linux, Mysql) e realizzato con tecnologia web nativa che garantisce: la massima fruibilità da qualsiasi luogo ed in qualunque momento, la possibilità di essere installata in modo sicuro presso la Server Farm della Zucchetti, oltre che in locale. È compatibile con i sistemi informativi esistenti, integrabile con i portali comunali, flessibile ed implementabile in ottica progettuale per adattarsi alle richieste specifiche dell ente ed alla sua organizzazione interna. I VANTAGGI Per l'ente Meno costi Riduzione dei costi di gestione (amministrativi e di erogazione dei servizi). Eliminazione dei costi di stampa dei buoni cartacei, grazie all utilizzo di tessere personali magnetiche (Badge, Carta Regionale dei Servizi, Tessera Sanitaria Nazionale). Più efficacia Monitoraggio puntuale dell andamento dei consumi. Report e statistiche dei servizi erogati. Miglioramento della gestione amministrativo-contabile del servizio: - rapida compilazione delle fatture, - miglior controllo dei pagamenti, - verifica puntuale degli incassi, - miglioramento e velocizzazione delle azioni di sollecito, - precisione di intervento sulle situazioni contabili. Più efficienza Possibilità di gestire con un unico software tutti i servizi a domanda individuale. Miglioramento dell'organizzazione dei servizi. Superamento della "barriera" organizzativa e logistica degli uffici comunali migliorando le prestazioni operative del personale. Aumento della produttività del personale dell ente che può erogare un migliore servizio all utente. Monitoraggio analitico e tempestivo per sindaci e dirigenti grazie al Cruscotto Amministratori, uno strumento di Business Intelligence che rende disponibili, in tempo reale, dati e statistiche sull andamento dei servizi a domanda individuale per avere sotto controllo eventuali elementi di inefficienza e proporre azioni correttive. Possibilità di gestire in maniera automatizzata la rilevazione presenze e i pagamenti grazie all acquisto di apposite apparecchiature hardware. Più integrazione Integrazione con gli altri moduli della suite Urbi, in particolare con l anagrafe e con la contabilità finanziaria: l utilizzo dello stesso Database permette infatti di elaborare, organizzare e condividere dati e informazioni. Compatibilità con i sistemi informativi preesistenti e con i portali comunali. Per il cittadino Più trasparenza e comodità Miglioramento della qualità dei rapporti con il cittadino grazie alla velocizzazione del servizio e alla modalità multipla di pagamento (RID, bollettino postale, POS Zucchetti, web). Tramite i servizi Online è possibile la pubblicazione di informazioni riguardanti il servizio direttamente su Internet, consentendo ai cittadini di controllare in tempo reale la propria situazione senza recarsi fisicamente presso gli sportelli. Multicanalità della comunicazione con il cittadino, non solo tramite sms ma anche attraverso preimpostate.

5 fase 1 Definizione della tipologia del servizio Inserimento dei dati di base e parametrizzazione dei servizi da gestire: servizi sociali ad anziani e minori, servizi domiciliari, mense scolastiche, asili nido e scuola materna, pre-post scuola, corsi extrascolastici, trasporti scolastici, centro diurno estivo, centri sportivi e palestre, colonie e soggiorni stagionali, biblioteche, teatri, musei, lampade votive, affitti, diritti di segreteria. fase 2 Iscrizione al servizio Gestione pratiche di iscrizione: la funzione consente di acquisire i dati specifici del soggetto beneficiario del servizio e dei soggetti paganti e di effettuare la pre-iscrizione online; l integrazione nativa con la Gestione Documentale di Urbi permette inoltre l archiviazione delle pratiche di iscrizione e dei relativi certificati in modo trasparente, facilitando il reperimento delle informazioni. Gestione graduatorie: l elevato grado di parametrizzazione della soluzione consente di gestire qualsiasi tipo di graduatoria (nidi, buoni libro, assegnazione case popolari ecc.) integrando le domande in funzione di rinunce o assegnazioni in attesa. Il calcolo dei punteggi genera un report dettagliato di soggetti a cui è stato assegnato il servizio e soggetti in attesa di assegnazione ai quali, grazie all integrazione con il servizio di messaggistica, è possibile inviare sms con comunicazione dell esito della domanda. La chiusura definitiva della graduatoria genera l iscrizione automatica al servizio. Assegnazione del servizio all utente: la soluzione permette l'associazione dei livelli (esempio: circolo/ scuola/classe), l'individuazione delle tariffe, il calcolo degli eventuali agevolazioni per i soggetti aventi diritto, la registrazione di eventuali variazioni temporanee, l'aggiornamento automatico della situazione pregressa in caso di iscrizioni retroattive. Assegnazione delle modalità di pagamento: l applicativo permette la massima varietà dei sistemi di pagamento: - RID (addebito diretto sul conto corrente). - Contanti o bancomat (tramite terminali POS). - Bollettino postale. - Web (pagamento con carta di credito). Fase 1: Definizione Servizi Fase 2: iscrizione Fase 3:GESTIONE Domande di iscrizione GRADUATORIE ASSEGNAZIONE SERVIZI/MODALITÀ DI PAGAMENTO Passaggio dati fase 3 Gestione Servizio Nella gestione delle informazioni, la soluzione consente di utilizzare le modalità tradizionali oppure di agevolare la fase di rilevazione dei dati utilizzando appositi terminali hardware. In questo caso l utente può utilizzare: CARD (Badge, CRS, TSN) come mezzi di identificazione personali POS come strumenti di prenotazione e pagamento. Gestione automatizzata rilevazione presenze Il sistema di rilevazione presenze avviene tramite POS, terminali di rilevazione presenze oppure lettori ottici. Grazie a questa modalità l ente beneficia di un: - rapido e preciso sistema di registrazione delle presenze/assenze, - controllo immediato delle presenze effettive degli utenti presso le strutture di erogazione dei servizi, - sistema di storicizzazione dei dati, - calcolo automatico del costo del servizio da attribuire agli utenti. SERVIZIO SMS EMISSIONE SOLLECITI DI PAGAMENTO Fase 4: RECUPERO CREDITi Fase 5: ISCRIZIONE A RUOLO/ INGIUNZIONI MODULO DI RISCOSSIONE

6 Riscossione dei corrispettivi Questa fase può avvenire in modalità pre-pagata (a consumo tramite tessera a scalare o a quota fissa) o post-pagata (a consuntivo). Modalità pre-pagata: L utente può ricaricare la propria Card presso le apposite postazioni di pagamento e di ricarica del credito. L elaborazione giornaliera delle rilevazioni genera in automatico la decurtazione del costo del servizio dal credito pre-caricato; quando l utente esaurisce il credito, il sistema rileva la situazione a debito e nella successiva ricarica effettua la compensazione. In caso di servizio pre-pagato a quota fissa, il sistema genera ed emette le bollette/ fatture prima dell utilizzo del servizio. Modalità post-pagata: Il servizio erogato è riscosso a consuntivo con sistema di bollettazione: l applicativo consente di personalizzare i bollettini postali in base alle richieste dell ente e di generare le fatture in diversi formati tra cui POSTEL, MAV, RID. Gestione automatizzata dei pagamenti L utilizzo dei POS permette di automatizzare il pagamento di tutti i Servizi a Domanda Individuale erogati dal Comune. Precisamente il terminale POS, collegato via Internet al Sistema Centrale Zucchetti, consente all utente di ricaricare la propria tessera dell importo desiderato in caso di modalità pre-pagata o di pagare direttamente la quota riportata sul display del terminale stesso in caso di modalità prepagata a quota fissa e post pagata, con i seguenti vantaggi per l ente: - un controllo dei consumi, - l acquisizione immediata dei versamenti e degli incassi delle postazioni di pagamento, - la gestione dell aggio degli esercizi commerciali convenzionati, - un preciso monitoraggio della situazione contabile di credito/debito degli utenti. Passaggio dati in contabilità Urbi A seconda della modalità con la quale viene erogato il servizio, la soluzione genera automaticamente la fatturazione e la riscossione, con il passaggio diretto dei dati in Contabilità URBI per coloro che già dispongono di tale modulo. Questo permette il controllo dell effettiva corrispondenza tra le fatture emesse dalle aziende di erogazione dei servizi (aziende di ristorazione, aziende di trasporti ecc.) e le quantità dei servizi effettivamente erogati. Controllo Pagamenti L ente può controllare in ogni momento sia il credito residuo che i pagamenti effettuati dagli utenti, con il dettaglio dei servizi non ancora pagati. fase 4 Recupero crediti servizio sms L integrazione con il servizio di messaggistica unificata consente inoltre l invio preventivo di sms agli utenti con avviso di scadenza della fattura o di esaurimento della tessera. solleciti La funzione permette di individuare i soggetti morosi e di recuperare tempestivamente il credito, attraverso l'invio di lettere di sollecito, che può essere massivo o per singolo utente. fase 5 Iscrizione a ruolo/ingiunzioni Ultimata la fase di sollecito, il programma genera il tracciato ministeriale dei soggetti morosi da passare a ruolo fino ad arrivare all emissione del modulo di riscossione. perché Zucchetti? La testimonianza del Comune di Pisa La Direzione dei Servizi Educativi del Comune di Pisa ha scelto il sistema informativo URBI Zucchetti per la gestione delle graduatorie relative ai servizi educativi e scolastici e per la gestione dei servizi di ristorazione. (..)Ad ogni Istituto è stata garantita un autonomia gestionale delle domande mediante la creazione di uno specifico profilo che determina limiti e privilegi; ciò permette ad ogni singolo Istituto di lavorare nel sistema informativo autonomamente per quanto riguarda tempi e modalità senza precludere alla Direzione Servizi Educativi di poter svolgere le proprie attività di supervisione in tempo reale. Le informazioni si collocano automaticamente nelle opportune direzioni alimentando un serbatoio centrale dal quale si genera in tempo reale la situazione delle disponibilità dei posti nelle scuole ed i relativi assegnatari. A breve quindi da ogni Istituto, oltre che, naturalmente, dalla sede della Direzione Servizi Educativi, sarà possibile gestire o visualizzare il quadro completo di tutte le richieste e quindi offrire al cittadino un servizio preciso ed immediato. Per quanto riguarda la gestione dei servizi di ristorazione ciò di cui avevamo bisogno era una soluzione che, in caso di variazioni delle tariffe o delle modalità di erogazione dei pasti, non costringesse a inoltrare richieste di modifica del programma alla società fornitrice, con conseguente impegno di tempo e denaro. Grazie a Zucchetti l'erogazione del servizio è più accurata e rispondente alle nostre esigenze di gestione. Salvatore Rizzo Direzione Servizi Educativi Comune di Pisa Antonio Malvaldi Responsabile della progettazione del sistema informatico Comune di Pisa

7 La soluzione web per la gestione a 360 di tutte le fasi del servizio di refezione scolastica. immens@ per una gestione pasti senza pasticci COMPLETA Gestisce tutte le fasi del servizio: domande di iscrizione, gestione delle prenotazioni, controllo dei pasti ordinati, rendicontazione dei pasti venduti, monitoraggio dei pagamenti, gestione dei solleciti. INNOVATIVA La soluzione è integrata con: - i Servizi Online che consentono all utente di verificare attraverso Internet la propria situazione contabile (residuo della card), di reperire tutti i dettagli relativi ai consumi (presenze, assenze, tipologia di pasto consumato) e alle ricariche effettuate nel massimo rispetto della privacy (vengono rilasciati login e password personali dall ufficio comunale che gestisce il servizio), - il servizio di messaggistica Zucchetti che permette l invio di sms con contenuto personalizzato (avvisi di ricarica card, auguri di Natale, comunicazioni di servizio ecc.), - i terminali Hardware per il pagamento e la rilevazione presenze (Gong Zucchetti, POS Zucchetti, lettori ottici, ecc.). DISPONIBILE VIA WEB - accessibilità da ogni luogo e in qualsiasi momento, - possibilità di installare la soluzione sia su server dell'ente sia presso la Server Farm Zucchetti, - migliore amministrazione del sistema con conseguente riduzione dei costi di gestione. i VANTAGGI PER IL COMUNE Calcolo dei pasti consumati nei refettori scolastici e contestuale controllo delle fatture emesse dall azienda di ristorazione Conoscenza puntuale degli incassi. Ottimizzazione della gestione amministrativo-contabile del servizio grazie ad azioni di recupero credito preventive (invio sms, mail con avvisi di ricarica tessera e di scadenze pagamento, ecc). Funzioni statistiche che consentono di comprendere le prestazioni del servizio (previsioni incasso, previsioni consumi utenza, totale incassato medio giornaliero, totale consumato, totale mancato incasso ecc.) con la possibilità di ottimizzare l impiego di risorse e strutture. Gestione automatizzata prenotazioni e pagamenti. Sostituzione dei buoni cartacei con tessere personali (badge, crs, tsn) con la conseguente eliminazione dei costi relativi alla loro stampa e distribuzione. Gestione graduatorie integrata. PER LE AZIENDE DI RISTORAZIONE Rilevazione semplice e precisa delle presenze/assenze. Preparazione quotidiana dei pasti corrispondente all effettiva presenza degli utenti alla mensa (evitando inutili sprechi). Affidabilità di un fornitore che conosce approfonditamente le problematiche legate alla ristorazione ed è specializzato nella gestione degli Enti Pubblici. Comune Gestione anagrafica utenti Gestione prenotazione pasti Calcolo del prezzo del pasto in base alle tabelle I.S.E.E. (tenendo conto di riduzioni/ esenzioni) Gestione diete Gestione pagamenti Gestione incassi Gestione solleciti Previsione consumi Monitoraggio Azienda di ristorazione Preparazione ed erogazione dei pasti secondo le prenotazioni Scuola Rilevazione delle assenze Trasmissione telematica dei dati all applicazione Web DATA CENTER ZUCCHETTI Applicazione WEB Invio SMS avviso ricarica tessera Esercizi commerciali (postazioni di pagamento) Il genitore munito di tessera utente, attraverso le postazioni convenzionate, provvede a: Pagare il servizio (acquisto pasti) Controllare il credito residuo della tessera (pre-pagato) Genitori Controllo credito residuo Visualizzazione di informazioni riguardanti i servizi per il cittadino Prenotazione e pagamento del servizio di refezione scolastica molto più semplice e veloce. Rispetto di specifiche esigenze alimentari (diete speciali per intolleranza alimentare, salute, religione). Pagamento del servizio attraverso postazioni di pagamento esterne al Comune (esercizi commerciali definite dall Amministrazione). Servizi online per il controllo diretto della situazione relativa a consumi e pagamenti, direttamente via web. Avvisi dal Comune tramite /sms (es. esaurimento tessera per il prepagato o scadenza fattura per il postpagato). Maggiore rispetto della privacy (con riferimento a dati sensibili quali dieta personale, fascia di reddito, tariffa, esenzioni o riduzioni).

8 via Solferino, Lodi Tel. 0371/ Fax 0371/ [email protected] w w w. z u c c h e t t i. i t DSDIMM 1.1 CM - St. 04/2008 BV Il produttore si riserva il diritto di aggiungere, togliere o modificare contenuti o funzioni di ciascun prodotto, in qualsiasi momento. Tutti i nomi di società e prodotti citati sono marchi registrati delle rispettive aziende.