IIW DATABASE ISTRUZIONI

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1 IIW DATABASE ISTRUZIONI CREAZIONE DELL'INDIRIZZO GMAIL Puoi creare un indirizzo gmail (account Google) facendo clic sul pulsante Crea il tuo account Google in qualsiasi pagina di accesso a Google. Ti si presenterà la seguente finestra: Nome. Devi inserire "IIW + il nome del tuo club" sui due campi (Nome e Cognome) Nome = IIW Cognome = Nome del Club Quando mandi una gmail il mittente figurerà come IIW Nome del Club. 1

2 Scegli il tuo nome utente (username). Per accedere all'account Google utilizzerai il nome utente, che corrisponde al tuo nuovo indirizzo gmail. Dovrà essere iiw.it. seguito dal nome del club (senza spazi o punteggiatura - max 20 caratteri) Crea la password. Utilizza almeno otto caratteri. Conferma la password. Data di nascita. Scegliere una data immaginaria, ma assicurarsi che si tratti di un anno prima del 1998 (altrimenti Google ti considererà una minorenne, e l'indirizzo gmail verrà rifiutato). Sesso. Scegliere Altro. Cellulare. Il telefono cellulare non è richiesto. Il tuo indirizzo attuale. Inserire feedback@internationalinnerwheel.org Questo è importante per l IIW, in modo da raccogliere tutti i dettagli sul nostro server. Non inserire un altro indirizzo ! Dimostra di non essere un robot. Digita il testo che appare. Se non è chiaro, puoi riprovare e compilare nuovamente il modulo. Compare un altro testo che talvolta è più leggibile. Paese. Inserisci Italia. Cliccare su Accetto i Termini di servizio e le norme sulla privacy di Google. Cliccare su Passaggio successivo. A volte è chiesto di verificare la propria identità tramite SMS o chiamata. Questa conferma telefonica aggiuntiva è un metodo efficace per evitare che gli spammer utilizzino in modo illecito i nostri sistemi. Come ti vedranno gli altri. Cliccare su Passaggio successivo. Benvenuto IIW 2

3 Il tuo nuovo indirizzo (username) è: Grazie per aver creato un account Google. Cliccare Continua e vai a Gmail. Questa finestra può restare aperta per un uso successivo. REGISTRAZIONE AL DATABASE Puoi effettuare la registrazione al database sul sito web dell IIW Cliccando su Select Language in alto a destra sulla Homepage, si potrà leggere in italiano. Cliccare su Registro (Register). Questo link apre un'altra finestra. 3

4 Dovrai compilare i campi di informazione: Username: iiw.it.nomeclub@gmail.com Password: la password scelta alla creazione dell'indirizzo gmail Club: il nome del Club Distretto: il numero del Distretto Paese: Italia iiw.it.nomeclub@gmail.com Cliccare su REGISTER (registrare). Ora noterai che un messaggio è stato inviato al tuo indirizzo gmail iiw.it.nomeclub@gmail.com Cliccare sulla mail che arriva da feedback@internationalinnerwheel.org La password che hai appena ricevuto nel messaggio inviato dall IIW serve per il login al Database e per l aggiornamento dei dati del Club. I due passaggi di cui sopra (creazione dell'indirizzo gmail e la registrazione al database) devono essere fatti UNA SOLA VOLTA. LOGIN AL DATABASE E AGGIORNAMENTO DEI DATI Puoi effettuare il login al database dal sito web dell IIW Cliccando su Select Language in alto a destra sulla Homepage, si potrà leggere in italiano. Cliccare su Entra (Login). Questo link apre un altra finestra. 4

5 Il nome utente (username) è sempre l'indirizzo gmail La password è quella data nel messaggio dall IIW. Cliccare su LOGIN. WELCOME: Hello welcome to the IIW Admin zone. Cliccare su Update (Home Update Search) per aver accesso al file del Club. Puoi aggiornare i dati cliccando sull'icona matita. Noterai Update Record : utilizza il modulo per introdurre le modifiche, assicurandoti che i dati siano precisi prima di salvare il tutto cliccando su UPDATE in fondo alla pagina e quindi effettuare il logout. Cliccare su Search (Home Update Search) per consultare i dati degli altri Club dell IIW. 5

6 IIW DATABASE AGGIORNAMENTO Per poter compilare una lista di contatti aggiornata dobbiamo essere informate riguardo alle modifiche ai dati in nostro possesso. Il database contiene informazioni su: Organi Direttivi Nazionali Presidente, Segretaria, Tesoriere e Editor Rappresentante Nazionale Tali informazioni comprendono il nome della persona, l indirizzo postale completo, l indirizzo di posta elettronica, l e- mail back up (nel caso sia disponibile) e la carica. Distretti Chairman, Segretaria, Tesoriere Tali informazioni comprendono il nome della persona, l indirizzo postale completo, l indirizzo di posta elettronica, l e- mail back up (nel caso sia disponibile) e la carica. Segretarie di Club Nome, indirizzo postale completo, indirizzo di posta elettronica del Club, e- mail back up, nome del Club, Distretto, Paese, carica. Differenti Livelli di Accesso A livello Nazionale La Rappresentante Nazionale può accedere alle informazioni possedute ad ogni livello nel suo Paese e richiedere aggiornamenti e modifiche. E anche possibile vedere e cercare le informazioni contenute nel database di altri Paesi, Distretti e Club di tutto il mondo, ma non chiedere che siano effettuate modifiche a tali informazioni. A livello di Distretto La Segretaria di Distretto può accedere alle informazioni possedute sui Club del Distretto e richiedere aggiornamenti/modifiche. E anche possibile vedere e cercare le informazioni contenute nel database di altri Paesi, Distretti e Club di tutto il mondo, ma non chiedere che siano effettuate modifiche a tali informazioni. A livello di Club La Segretaria di Club può accedere a tutte le informazioni del proprio Club e richiedere aggiornamenti e modifiche riguardanti quella voce. E anche possibile vedere e cercare le informazioni contenute nel database di altri Paesi, Distretti e Club di tutto il mondo, ma non chiedere che siano effettuate modifiche a tali informazioni. Nel caso stiate avendo problemi a livello di Club, richiedete l assistenza della vostra Rappresentante Nazionale, dal momento che essa ha anche accesso ai vostri dati di Club. 6

7 A livello di Socie Ogni socia può vedere e cercare le informazioni contenute nel database di altri Paesi, Distretti e Club di tutto il mondo, ma non chiedere che siano effettuate modifiche a tali informazioni. Come sono registrate le modifiche. Si ricorda che una richiesta di aggiornamento delle informazioni non comporta che il database sia modificato automaticamente o immediatamente. In questo caso si tratta di una richiesta di modifiche. Si prega dunque di non continuare a ripetere la vostra richiesta nel caso non vediate una modifica immediata. Riceverete una conferma una volta che la modifica sarà stata effettuata. Nota bene che il programma software del Database per le etichette postali non riconosce gli apici (. ) posti per caratterizzare il nome del Club, né i trattini (- ) eventualmente presenti nel nome del Club o gli accenti. PER L ACCESSO AL DATABASE INTERNAZIONALE E NECESSARIO RICORDARE: 1. L indirizzo gmail del club (username) iiw.it.nomeclub@gmail.com 2. La password scelta all attivazione dell indirizzo gmail per accedere ai messaggi. I Club attivano per conto proprio le caselle gmail. L'Headquarters non dispone delle password delle gmail. I Club che hanno smarrito le password delle gmail dovranno attivare nuove caselle gmail con nuove password. Si ricorda, inoltre, come già raccomandato, di custodire le password con cura e passarle alle Segretarie che subentrano. 3. La password ricevuta dall IIW per il login al Database e per l aggiornamento dei dati. Ogni Club è responsabile della compilazione dei propri dati. pervenire entro il 1 maggio Le modifiche dovranno L IIW utilizza i dati del database: per usufruire degli indirizzi postali per l invio di lettere e moduli, per utilizzare gli indirizzi gmail per l invio di messaggi, per stampare l Annuario Internazionale (Directory) e per poter essere consultato dalle socie. Si precisa che le caselle di posta sono di proprietà dell Inner Wheel e non possono essere usate per la corrispondenza personale. Sono date in uso ai Club che devono impiegarle esclusivamente a scopo istituzionale. 7