Guida alla compilazione

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1 Direzione Istruzione e Formazione Settore Sistema Regionale della Formazione. Programmazione IeFP, Apprendistato e Tirocini ACCREDITAMENTO DEGLI ORGANISMI FORMATIVI FORMULARIO ONLINE Guida alla compilazione 1

2 Indice 1 Introduzione Pagina di accesso al formulario Pagina di registrazione Sezioni del formulario Dati generali Legale rappresentante Qualità Bilancio Organico Funzioni di presidio Altro Logistica Relazioni Performance Allegati Controllo di coerenza e chiusura formulario

3 1 INTRODUZIONE Scopo del documento è fornire agli utenti una guida alla compilazione del formulario di accreditamento. Prima di procedere alla compilazione del formulario di accreditamento si raccomanda di prendere visione della normativa di riferimento e delle relative FAQ. Per un utilizzo ottimale delle funzionalità si consiglia di utilizzare il browser Mozilla Firefox. Ulteriori informazioni possono essere richieste all indirizzo di posta elettronica: accreditamento@regione.toscana.it 3

4 2 PAGINA DI ACCESSO AL FORMULARIO Il link per accedere al formulario è disponibile all indirizzo: Figura 1- Accesso al formulario Quando l utente accede per la prima volta al formulario, deve cliccare sul link: Vai alla pagina di registrazione (punto 1) e creare un proprio account (Username e Password). Dopo la prima registrazione, i successivi accessi al formulario avverranno mediante l inserimento delle suddette Username e Password nei campi segnalati al punto 2. 4

5 3 PAGINA DI REGISTRAZIONE 2 1 Figura 2 - Registrazione Nuovo utente Cliccando link Vai alla pagina di registrazione si accede alla seguente schermata: L utente dovrà o creare una propria Username e Password (campi indicati al punto 1) o inserire i dati anagrafici dell organismo formativo relativi a: Denominazione Natura giuridica Settore attività indirizzo sede legale (Provincia, Comune) Recapiti sede legale (telefono, fax, ) Partita Iva Anno di costituzione Iscrizione camera di Commercio/Tribunale 1 o indicare la tipologia di organismo: ISTITUTO SCOLASTICO AGENZIA FORMATIVA UNIVERSITA ALTRO ENTE PUBBLICO BOTTEGA SCUOLA Per l accreditamento delle Botteghe Scuola si rimanda alla relativa Guida alla Compilazione. 1 I soggetti non tenuti a tale obbligo dovranno scrivere nel campo corrispondente non dovuto. 5

6 Autorizzazione trattamento dati 2 1 Figura 3 - Registrazione nuovo utente o inserire i dati del referente per l accreditamento all interno dell organismo o indicare l ambito (Formazione Finanziata e/o Formazione Riconosciuta) per il quale si richiede l accreditamento o Accettare il trattamento dei dati ai sensi del D. Lgs. 196/2003 apponendo il check nella casella indicata al punto 1 della figura 3. Il tasto Salva, che permette il salvataggio dei dati inseriti nella schermata, sarà disponibile solo dopo aver rilasciato tale autorizzazione. Premendo sul tasto Salva (fig.2) il sistema permette di salvare i dati inseriti. NB. All interno dell intero formulario tutti i campi contrassegnati con asterisco (*) sono campi obbligatori. 6

7 4 SEZIONI DEL FORMULARIO Salvando i dati della sezione Dati generali, si apre la seguente schermata che permette la navigazione all interno delle varie sezioni del formulario di accreditamento, la compilazione delle quali è indipendente dalla compilazione delle sezioni precedenti Figura 4 - Sezioni del formulario La navigazione all interno delle varie sezioni avviene cliccando sopra le linguette corrispondenti, contrassegnate in figura dai numeri da 1 a 9. Le icone in alto a sinistra rimandano rispettivamente: alla direttiva in materia di accreditamento presente sul sito della Regione Toscana al controllo del dettaglio di coerenza delle varie sezioni del formulario mentre i seguenti link: Stampa domanda di accreditamento Stampa formulario Stampa allegati rimandano alla stampa in formato pdf della domanda di accreditamento, del relativo formulario e degli allegati. Si ricorda che, una volta concluse le operazioni di inserimento dei dati e di chiusura del formulario, tutti questi documenti dovranno essere stampati ed inviati alla Regione Toscana secondo le modalità riportate nell avviso pubblico. L etichetta in alto a destra (punto 10) indica lo stato del formulario, che rimane nello stato aperto fino a quando non siano state compilate tutte le sezioni e reso definitivo lo stesso formulario; solo successivamente alla sua chiusura definitiva, il formulario assumerà lo stato chiuso. La stampa della domanda di accreditamento, del formulario e dei relativi allegati è possibile in qualunque momento; tuttavia fino a quando il formulario si troverà nello stato aperto la stampa riporterà la scritta BOZZA. 7

8 4.1 Dati generali La sezione 1 Dati generali ripropone i dati inseriti nella pagina di registrazione al formulario di accreditamento. Fino a quando lo stato del formulario non sia stato reso definitivo è possibile apportare variazioni a tutte le sezioni tranne che alla Username prescelta. 4.2 Legale rappresentante Figura 5 - Dati Legale Rappresentante La sezione permette l inserimento dei dati anagrafici del Legale rappresentante dell organismo. Nel caso in cui il Legale Rappresentante risieda in uno Stato Estero, selezionare la voce Stato estero nel menù a tendina del campo Provincia di residenza e successivamente selezionare lo Stato di residenza nel campo Comune di residenza (o Stato Estero). Nel caso in cui il Legale Rappresentante sia nato in uno Stato Estero selezionare la voce Stato estero nel menù a tendina del campo Provincia di nascita e successivamente selezionare il luogo di nascita (indicato come Stato) nel campo Comune di nascita (o Stato Estero). Terminata la compilazione dei dati relativi al Legale Rappresentante dell organismo, salvare i dati inseriti tramite il tasto Salva. 8

9 4.3 Qualità La schermata della sezione permette di indicare o meno l esistenza di un sistema di gestione della qualità, scegliendo una delle seguenti opzioni: 1. Esiste un sistema di gestione delle qualità 2. L organismo si impegna ad adottare un sistema di gestione della qualità entro un anno dall ottenimento dell accreditamento. In caso di organismi già in possesso di un Sistema di Gestione Qualità Certificato (opzione 1) per il settore Istruzione/Formazione, il sistema propone la seguente schermata: Opzione 1 Opzione 2 Figura 6 - Sezione Qualità sulla quale l utente dovrà inserire gli estremi della Certificazione: Data conseguimento Tipo di sistema Ente Certificatore Una volta completato l inserimento dei dati richiesti salvare i dati inseriti tramite il tasto Salva. 9

10 4.4 Bilancio Figura 7 - Sezione Bilancio Nella sezione Bilancio l utente dovrà inserire nelle apposite caselle gli importi parziali (in termini di ricavi) dell organismo formativo, derivanti da: attività di formazione, distinguendo tra attività di formazione finanziata e attività di formazione a pagamento dell utenza attività di altra natura (non formativa) Una volta inseriti i dati parziali l utente dovrà premere sul tasto Salva; il sistema in automatico calcolerà il totale e totale generale. Si ricorda che i dati di bilancio da inserire afferiscono all anno solare precedente il 30 Settembre u.s. rispetto alla data di compilazione del formulario. Qualora l organismo che intende accreditarsi si fosse costituito nell anno in cui viene presentata l istanza di accreditamento, l utente dovrà inserire una cifra pari a 0 (zero) in tutte le caselle della sezione e successivamente premere il tasto Salva. In questo caso l Organismo non dovrà inviare la certificazione relativa ai dati di bilancio sottoscritta dal Revisore Contabile. 10

11 4.5 Organico Funzioni di presidio Altro Nuova funzione di presidio Figura 8 - Sezione Organico La sezione organico è composta da 2 sottosezioni, rispettivamente: Funzioni di presidio: riservata all inserimento dei dati anagrafici delle persone che ricoprono le 5 figure di presidio definite dalla normativa. Altro: dedicata all inserimento dei dati riferiti ad altre funzioni presenti nell organico dell organismo, non comprese tra le funzioni di presidio. Relativamente alle funzioni di presidio si ricorda che: 1. ogni organismo formativo deve obbligatoriamente garantire il presidio di tutte le funzioni previste dalla normativa regionale. 2. a norma della DGR 968/2007, ogni figura professionale non può svolgere più di due funzioni all interno dello stesso organismo accreditato e non può prestare la propria opera professionale (ad eccezione del valutatore degli apprendimenti) per più di un organismo accreditato. Il sistema pertanto esegue un controllo di coerenza basato sul Codice Fiscale dei singoli operatori: qualora un nominativo venisse inserito per più di 2 volte all interno della sezione Funzioni di presidio dello stesso organismo (ad accezione del valutatore degli apprendimenti) o fosse presente all interno di altro organismo accreditato, il sistema rimanda un messaggio di errore ed il salvataggio dei dati viene inibito. 11

12 4.5.1 Funzioni di presidio Dalla sotto sezione Funzioni di presidio, premendo il tasto nuova funzione di presidio si accede alle seguente schermata Figura 9 Organico: sotto-sezione "funzioni di presidio" dove, per ogni persona che ricopre una delle funzione di presidio previste, dovranno essere inseriti i seguenti dati: Dati anagrafici Funzione di presidio ricoperta tra o Funzione di direzione o Funzione amministrativa e finanziaria o Funzione di coordinamento o Funzione amministrativa o Valutazione degli apprendimenti Tipologia di contratto con l organismo Titolo di studio Esperienze lavorative Per ogni funzione di presidio prescelta, il sistema indica il requisito minimo richiesto, in base al titolo di studio selezionato, in termini di esperienza lavorativa necessaria per poter ricoprire tale funzione; pertanto nel campo di testo Esperienze lavorative andranno puntualmente riportate solo le attività svolte inerenti la funzione di presidio indicata. 12

13 Per la funzione di valutazione degli apprendimenti è richiesta anche la compilazione obbligatoria dei seguenti campi: Data di rilascio certificato di competenze Numero certificato relativi all attestato conseguito dal Certificatore dopo aver superato positivamente il percorso formativo Regionale. Una volta completato l inserimento dei dati, procedere al salvataggio tramite il tasto Salva e, premendo sul tasto Nuovo inserimento sarà possibile aggiungere ulteriori funzioni di presidio. Ad ogni nuovo inserimento il sistema propone la seguente schermata di riepilogo, dove vengono visualizzati i nominativi inseriti e la funzione ricoperta. Figura 10 Organico: riepilogo sotto-sezione "funzioni di presidio" Per ogni funzione di presidio sono presenti i seguenti tasti: Dettaglio: il tasto permette di riaprire la scheda della relativa figura di presidio, nella quale apportare eventuali variazioni ai campi precedentemente inseriti. Elimina: il tasto permette di cancellare la funzione corrispondente. 13

14 4.5.2 Altro Figura 11 Organico: sotto-sezione "altro" Nuova persona in organico Nella sotto-sezione Altro premendo il tasto Nuova persona in organico si accede alla seguente schermata Figura 12 Organico: sotto sezione altro - nuova persona in organico che permette l inserimento dei dati delle persone in organico che ricoprono funzioni non comprese tra le funzioni di presidio. 14

15 Per ogni persona in organico l utente dovrà inserire i seguenti dati: o Cognome e nome o Codice fiscale o Funzione o Tipo di contratto Una volta salvati i dati i dati inseriti tramite il tasto Salva, dal tasto Nuova persona in organico è possibile procedere all inserimento di ulteriori nominativi. Ad ogni nuovo inserimento il sistema propone la seguente schermata di riepilogo, dove vengono visualizzati i nominativi inseriti e la funzione ricoperta. Figura 13 Organico: riepilogo sotto-sezione altro Per ogni funzione sono presenti i seguenti tasti: Dettaglio: Il tasto permette di riaprire la scheda della relativa figura, dove apportare eventuali variazioni ai campi precedentemente inseriti. Elimina: il tasto permette di cancellare la funzione corrispondente. 15

16 4.6 Logistica La sezione Logistica presenta la seguente schermata: Disponibilità di arredi e attrezzature 1 Inserisci nuovo locale 4 Indirizzo sito internet 2 Indicazione provincia set minimo locali 3 Figura 14 - Sezione Logistica Il sistema permette di indicare nella parte superiore della schermata la disponibilità degli arredi e delle attrezzature previste dalla normativa regionale (punto 1) e l indirizzo del sito internet dell Organismo (punto 2). I dati inseriti vanno successivamente salvati premendo sul tasto Salva. Successivamente l utente dovrà indicare dal menù a tendina indicato al punto 3, la provincia in cui si trova il set minimo dei locali in disponibilità dell organismo e adibiti alle attività formative. 16

17 Una volta selezionata la provincia di ubicazione del set minimo, dal tasto Nuovo locale (punto 4) si accede alla seguente schermata. Figura 15 - Sezione Logistica: Nuovo Locale dove è possibile indicare: v la tipologia di locale v i titoli di disponibilità: v se il locale indicato afferisce o meno al set minimo v indirizzo v metri quadri di superficie v numero di postazioni e dotazioni (solo per Aula) In caso di locali in locazione/comodato/convenzione il sistema richiede anche la compilazione dei dati relativi alla proprietà del locale indicato, proponendo la scelta tra le seguenti opzioni: v Persona fisica v Persona giuridica In realzione all opzione prescelta si aprono differenti schermate in cui inserire: v i dati anagrafici del proprietario (se persona fisica) v i dati relativi alla denominazione, natura giuridica, Partita IVA ed indirizzo sede Legale, e i dati anagrafici del Legale Rappresentante (se persona giuridica). 17

18 Ad ogni nuovo inserimento il sistema propone la seguente schermata, dove viene visualizzato il riepilogo dei locali inseriti: Riepilogo per provincia Visualizza dettaglio per singola provincia Dettaglio per singola provincia Dettaglio per singolo locale Figura 16 - Sezione Logistica - Dettaglio per provincia e dettaglio per locale Elimina locale La sezione Riepilogo per provincia riporta i dati relativi al totale delle superfici dei singoli locali inseriti in ogni provincia, con l indicazione della Provincia nella quale è ubicato il set minimo. I tasti Dettaglio delle singole province consentono la visualizzazione del dettaglio dei locali inseriti in ogni provincia, visualizzati nella sezione Dettaglio per singola provincia come da figura. Nella sezione Dettaglio per singola provincia, il tasto Dettaglio permette la riapertura della sezione di ogni singolo locale e l eventuale variazione dei dati inseriti; mentre il tasto Elimina permette la cancellazione del singolo locale. 18

19 4.7 Relazioni La sezione Relazioni presenta la seguente schermata: Figura 17 - Sezione Relazioni Premendo il pulsante Nuova Relazione, indicato in figura, si accede alla seguente pagina Figura 18 - Sezione Relazioni: "Nuova Relazione" nella quale inserire i riferimenti relativi ad indagini/analisi finalizzate a rilevare l andamento/evoluzione del mercato del lavoro a livello Regionale e/o sub-regionale e/o settoriale e ad individuare l esigenze ed i fabbisogni formativi: titolo dell indagine data di pubblicazione (inserire data di redazione/predisposizione del documento) formato in cui è disponibile l indagine/analisi eventuale ambito territoriale e/o settoriale interessato dell indagine/analisi Il sistema permette infine il salvataggio dei dati inseriti tramite il tasto Salva e la possibilità di inserire una nuova indagine mediante il pulsante Nuova relazione. 19

20 4.8 Performance La sezione Performance è riservata esclusivamente agli organismi esistenti 2 e presenta la seguente schermata: Figura 19 - Sezione Performance Premendo il tasto Nuova Attività, si accede alla seguente pagina Figura 20 - Sezione Nuova Attività nella quale andranno inseriti i dati afferenti ai progetti i cui rendiconti siano stati revisionati nell annualità precedente la data di compilazione del formulario di accreditamento. 2 Relativamente all attività finanziata, gli organismi che hanno svolto attività delle quali nell ultimo anno solare, precedente la data di presentazione della domanda di accreditamento, siano stati presentati e revisionati i rendiconti; per l attività riconosciuta di cui all ex art. 17 L.R.T. 32/02, gli organismi che hanno svolto attività riconosciute conclusesi nell ultimo anno solare precedente la presentazione della domanda di accreditamento. 20

21 Si ricorda che in caso di progetti svolti in partenariato, tutti i partner sono tenuti all inserimento dei dati relativi all intero progetto. Ad ogni salvataggio il sistema propone la seguente schermata di riepilogo delle attività inserite. Figura 21 - Sezione Performance: riepilogo I tasti Dettaglio ed Elimina presenti in corrispondenza di ogni attività inserita permettono rispettivamente l accesso alla schermata della singola attività inserita o l eliminazione della stessa. 21

22 4.9 Allegati La sezione Allegati presenta la seguente schermata dalla quale è possibile visualizzare e stampare gli Allegati che il sistema ha generato. Figura 21 - Sezione Allegati Premendo sul link di ogni singolo allegato, il sistema carica la pagina dalla quale è possibile visualizzare il contenuto dell allegato stesso (tramite il tasto Visualizza il documento) e successivamente procedere alla stampa. L Allegato 8 (Titoli disponibilità dei locali/attrezzature-sicurezza-sopralluoghi) relativo ai locali tipo Aula didattica e Ufficio nonché l Allegato 8bis (Titoli disponibilità dei locali-sicurezza-sopralluoghi) relativo ai locali tipo Servizi e Altro, verranno generati dal sistema in un numero di copie pari al numero dei locali inseriti nella sezione Logistica. Nello stesso modo, gli Allegati 9 (Sicurezza/sopralluoghi) e 9bis (Titoli di disponibilità dei locali/attrezzature) verranno generati dal sistema in un numero di copie pari al numero di aule in convenzione inserite nella Sezione Logistica. Gli Allegati 9 e 9bis non compaiono se non sono state indicate aule in convenzione nella Sezione Logistica. Infine relativamente alla Certificazione dati di bilancio, quest ultima non deve essere presentata dagli organismi che non sono tenuti alla compilazione della sezione bilancio. 22

23 5 CONTROLLO DI COERENZA E CHIUSURA FORMULARIO. Premendo sull icona si accede alla schermata del controllo di coerenza. Nel caso in cui il formulario abbia superato il controllo di coerenza il sistema visualizza la seguente schermata dalla quale, tramite il pulsante Chiudi formulario (indicato in figura), è possibile chiudere il formulario di accreditamento. Figura 22 - Controllo di coerenza Qualora il formulario compilato non superi il controllo di coerenza, il sistema non permette la chiusura dello stesso e in alternativa al pulsante Chiudi formulario il sistema propone il seguente messaggio: Il formulario non ha superato il controllo di coerenza e non può essere chiuso. In questo caso in corrispondenza di ogni Sezione il sistema indica la posizione e la motivazione dei dati non coerenti. 23

24 Una volta superato il controllo di coerenza premendo sul tasto Chiudi formulario il sistema permette di confermare, come da figura seguente, la chiusura del formulario di accreditamento. Dopo la chiusura del formulario non è più possibile apportare modifiche ai dati inseriti. Figura 23 - Chiusura formulario A seguito della chiusura del formulario di accreditamento viene visualizzata la schermata che riporta un codice alfanumerico assegnato all organismo, come indicato al punto 1 della seguente figura. 2 1 Figura 24 - Stato formulario: chiuso A questo punto è possibile procedere alla stampa definitiva della domanda di accreditamento, del formulario e dei relativi allegati premendo sui link corrispondenti di cui al punto 2. Ulteriori informazioni possono essere richieste all indirizzo di posta elettronica: accreditamento@regione.toscana.it 24