MODULO 4 PROGRAMMA DI FOGLIO ELETTRONICO

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1 MODULO 4 PROGRAMMA DI FOGLIO ELETTRONICO MICROSOFT EXCEL

2 Indice 1 Introduzione a Microsoft Excel... 4 Dati e Relazioni... 5 Gli elementi che caratterizzano un foglio elettronico non sono tanto i dati che lo compongono, ma le relazioni che intercorrono tra i dati presenti in esso e che consentono di eseguire in modo automatico i calcoli di determinate formule Ricalcolo I primi passi... 8 La Finestra del documento La cartella di lavoro Salvare una cartella di lavoro Creare una nuova cartella di lavoro Aprire più documenti La guida in linea Chiudere una cartella di lavoro Le schede Le operazioni fondamentali Gli strumenti di ingrandimento/zoom Le opzioni di base Impostare la pagina Bloccare e sbloccare titoli di riga e colonna La selezione delle celle Selezionare le righe e le colonne Inserire celle, righe e colonne Cancellare o eliminare celle, righe e colonne Inserire i dati Taglia, copia e incolla Trova e sostituisci Annullare e ripristinare I fogli di lavoro di Microsoft Excel Inserire un foglio di lavoro Rinominare o eliminare un foglio di lavoro Spostare un foglio di lavoro Formattazione Formato Celle Unione Celle Ordinare i dati Formule Operatori matematici Allo scopo di consentire di eseguire calcoli in un foglio di lavoro, Microsoft Excel offre la possibilità di inserire in una cella una formula, sotto forma di espressione aritmetica Formule personalizzate Copia formule Riferimenti relativi e assoluti Alcuni messaggi di errore standard Funzioni Ricordiamo, infine che per richiamare una categoria di funzioni, è anche possibile direttamente dalla Scheda Formule fare ricorso al pulsante di riferimento. Ad esempio, se si vuole fare ricorso ad una funzione matematica, si può cliccare sul pulsante Matematiche e trigonometriche. Apparirà il seguente elenco a cascata: Somma Media

3 Le funzioni Minimo e Massimo La funzione Se Grafici e Diagrammi Il grafico a torta L istogramma Cambiare lo stile del grafico Cambiare il tipo di grafico Formattare gli elementi del grafico Modificare il titolo del grafico Formattare il titolo del grafico Modificare la legenda del grafico Inserire etichette dati nel grafico Modificare il colore dello sfondo di un grafico Modificare il colore delle colonne di un grafico a istogramma Modificare la formattazione dei caratteri del titolo di un grafico Preparazione della Stampa Impostazione di pagina Per indicare i margini del foglio di lavoro si clicca sul pulsante Margini: L intestazione e il piè di pagina Stampare

4 1 Introduzione a Microsoft Excel Introduzione Una delle applicazioni più diffuse nel mondo degli utilizzatori di ICT (Information and Communication Technology), soprattutto nell area dei personal computer, è quella nota sotto il nome di foglio elettronico o di calcolo. Si tratta di uno strumento applicativo utile per il lavoro di organizzazione e di analisi di dati numerici e alfanumerici nei casi in cui le informazioni da sottoporre ad indagine siano organizzate secondo tabelle o griglie suddivise in righe e colonne. Occorre subito precisare che un programma di foglio elettronico non si limita solo a disporre i dati in righe e colonne, ma permette di svolgere su di essi molte operazioni automatiche, le più importanti delle quali costituiscono i cosiddetti calcoli tabellari. Inoltre, il foglio elettronico offre anche altre funzionalità aggiuntive, come ad esempio la possibilità di ottenere facilmente dai dati memorizzati grafici di diverse tipologie (istogrammi, pile, torte, ecc.). È importante comprendere infatti che se usualmente si ricorre ai fogli di calcolo per ottenere risultati di operazioni matematiche e finanziarie, essi più in generale possono essere utilizzati per lavori di analisi di dati a vari livelli, i cui andamenti sono meglio evidenziati attraverso l ausilio di rappresentazioni grafiche che ne facilitano l interpretazione. Nei decenni passati, a partire dal 1978 in cui è stato ideato e sviluppato Visicalc, il primo programma di foglio elettronico, si sono succeduti e diffusi numerosi prodotti applicativi che hanno dato risposte efficienti nel campo del foglio elettronico: ricordiamo tra questi i programmi Multiplan della Microsoft (1982), della Lotus (1983), Quattro della Borland (1984) e tanti altri. Il programma Excel, realizzato inizialmente nel 1984 dalla società americana Apple Macintosh, è attualmente il programma più diffuso nell ambito dei personal computer ed ha subìto numerose versioni migliorative sino a giungere all ultima versione distribuita sul mercato nell anno 2007 e facente parte della suite Microsoft Office La figura mostra come si presenta inizialmente il foglio elettronico di Microsoft Excel 2007, prima di accogliere i dati da elaborare. 4

5 (Figura 4.1.1) Il foglio elettronico Microsoft Excel Imm01.jpg Dati e Relazioni Gli elementi che caratterizzano un foglio elettronico non sono tanto i dati che lo compongono, ma le relazioni che intercorrono tra i dati presenti in esso e che consentono di eseguire in modo automatico i calcoli di determinate formule. Infatti, quando varia un dato o un insieme di dati memorizzati in un foglio elettronico, viene immediatamente effettuato il ricalcolo delle formule presenti in esso con il conseguente aggiornamento automatico dell insieme dei dati memorizzati. Infine, l utente per memorizzare il proprio foglio di calcolo può far ricorso a modelli predefiniti che facilitano il compito di organizzare i dati del problema che si vuole risolvere. Come sopra specificato, fra i dati in un'area di un foglio di calcolo ed i dati presenti in un altra zona dello stesso esistono relazioni. I programmi come Microsoft Excel consentono di creare queste relazioni attraverso l immissione di formule matematiche nelle celle desiderate. Successivamente, i risultati vengono automaticamente calcolati e visualizzati. L utente può prevedere perciò di sviluppare relazioni tra dati (da semplici addizioni o sottrazioni sino a calcoli complessi riguardanti ad esempio il calcolo di rate di mutui o di modelli statistici). Ricalcolo Un utile caratteristica dei fogli di calcolo consiste nella capacità di modificare i valori presenti in essi e ricalcolarli automaticamente. Microsoft Excel potrebbe essere utilizzato, ad esempio, per produrre una previsione sul budget di una società. Dopo l immissione di ipotetici valori nel foglio di calcolo si potrebbe poi stampare un budget provvisorio. Quando occorre, si potrebbero apportare delle modifiche ai numeri originali: Microsoft Excel ricalcolerà automaticamente i totali, i sotto totali e qualsiasi altro numero usato, aggiornando persino i grafici creati in base ai numeri presenti nel foglio di calcolo. Modelli 5

6 Ogni cartella di lavoro realizzata in Microsoft Excel costituisce una particolare cartella di lavoro definita modello. Nei modelli prendono posto informazioni riguardo la formattazione delle celle e dei fogli di lavoro, protezioni di zone del foglio, formule, sino alle opzioni impostate come, ad esempio, la visualizzazione delle barre degli strumenti. Quando si crea una nuova cartella di lavoro, vengono copiati in essa i formati ed altre particolarità dal modello specificato. L uso dei modelli può risultare particolarmente utile quando si desidera creare varie cartelle di lavoro ognuna utilizzata per uno scopo diverso, quale ad esempio la bollettazione, la fatturazione, l inventario di magazzino o i piani di ammortamento per i mutui. Microsoft Excel crea nuove cartelle di lavoro basate sul modello predefinito cartella di lavoro. (Figura 4.1.2) Componenti di un foglio di lavoro. Imm02.jpg I componenti di un foglio di calcolo Nella figura sono mostrati i componenti di un foglio di calcolo, le cui principali caratteristiche sono le seguenti: il foglio di lavoro: un foglio di lavoro di Microsoft Excel può contenere sino ad un massimo di righe e colonne; la riga: le righe in un foglio di lavoro sono identificate da numeri mostrati nel bordo sinistro del foglio. Riga 1 è la prima riga (parte superiore) mentre riga è l'ultima riga (parte inferiore); la colonna: le colonne in un foglio di lavoro si identificano con lettere mostrate sul bordo superiore del foglio. La prima colonna A è situata al margine più a sinistra del foglio, la seconda è la B, mentre la a è la colonna XFD; la cella: è l'intersezione fra una riga e una colonna. Ogni cella può contenere una sola informazione per volta; 6

7 il riferimento di cella: è l identificativo di una cella specifica ed è composto dal numero di colonna e dal numero di riga. Per esempio, il riferimento della cella all'angolo superiore sinistro del foglio di calcolo di Microsoft Excel è A1 (colonna A e riga 1); l intervallo: è un gruppo di celle adiacenti; la cartella di lavoro: è il file in cui vengono memorizzati ed analizzati i dati. Una cartella di lavoro può contenere più fogli di lavoro. Il numero massimo di fogli è limitato soltanto dalla memoria disponibile. Ad ogni foglio di lavoro corrisponde una scheda con nome riportato nella parte inferiore del foglio. Nella figura (riportante la parte inferiore di una cartella di lavoro di Microsoft Excel) sono ipotizzati tre fogli di lavoro (Foglio1, Foglio2 e Foglio3), dei quali il primo (Foglio1) è attivo. (Figura 4.1.3) Fogli di lavoro. Imm03.jpg 7

8 2. I primi passi Aprire il programma, modificare e salvare un foglio di lavoro Per eseguire Microsoft Excel si possono seguire diverse procedure. La prima consiste nel cliccare il tasto Start (o Avvio) cliccare sull icona collegata a Microsoft Office Excel 2007., selezionare la voce Programmi e Una valida alternativa per lanciare Microsoft Excel è quella di cliccare due volte su tale icona, se essa è presente sul Desktop di Windows Vista. Una volta aperto Microsoft Excel, appare la finestra dell applicazione che si presenta come mostrato in figura (Figura 4.2.1) La finestra dell applicazione Excel. Imm04.jpg Nella finestra dell applicazione si ritrovano la Barra del titolo della cartella di lavoro, il Pulsante Office, la Barra Multifunzione, la Barra di accesso rapido, le Schede e la Barra di stato. Barra del titolo della cartella di lavoro Nella parte superiore della finestra, affianco alla barra di accesso rapido sono presenti nell'ordine i seguenti elementi: Il titolo che visualizza il nome della cartella di lavoro in elaborazione (nell esempio Cartel1). I pulsanti per il controllo della finestra; nell'ordine da sinistra a destra si trovano: 8

9 - il pulsante Riduci a icona cliccando sul quale si "accantona" il programma sulla barra delle applicazioni; per richiamarlo, basterà cliccare sul pulsante sulla barra; - il pulsante Ingrandisci cliccando sul quale la finestra Microsoft Excel viene allargata a tutto schermo ed il pulsante viene sostituito dal pulsante Ripristina utilizzato per riportare la finestra alla posizione e dimensioni originali. - il pulsante Chiudi cliccando sul quale si chiude l'applicazione. Il pulsante Office Situato nell angolo superiore sinistro, il pulsante Office permette di visualizzare i comandi di menù relativi ai file (aprire, salvare e stampare) e consente di variare le impostazioni generali di Excel 2007 attraverso il pulsante Opzioni di Excel. La Barra multifunzione e le schede La barra multifunzione consente di individuare rapidamente i comandi necessari per completare un'attività. Essa è costituita da tre elementi: le schede, i gruppi ed i comandi. I comandi sono organizzati in gruppi logici, a loro volta raccolti in schede. Ciascuna scheda è collegata a un certo tipo di attività, ad esempio la scrittura o la definizione del layout di pagina. Allo scopo di ottimizzare lo spazio disponibile, alcune schede sono visualizzate solo quando sono necessarie. Ad esempio, la scheda Strumenti immagine viene visualizzata solo quando si seleziona un'immagine. (Figura 4.2.2) La Barra Multifunzione. Imm04bis.jpg Nella figura vengono visualizzate 7 schede (Home, Inserisci, Layout di pagina, Formule, Dati, Revisione e Visualizza) delle quali è stata selezionata la scheda Home (area 1 della 9

10 figura) che raggruppa i comandi principali di Excel, cioè i comandi utilizzati più di frequente per eseguire le attività di base nei fogli di lavoro. Ogni scheda contiene diversi gruppi di comandi (nella figura precedente nell area 2 viene visualizzato il gruppo relativo ai comandi di allineamento) ciascuno dei quali può contenere comandi di menu oppure pulsanti utilizzabili per eseguire comandi o funzioni. ARRIVATO QUI Come rappresentato in figura, nella scheda Home, ad esempio, nel gruppo definito Appunti sono presenti i comandi Copia, Taglia e Incolla. Nel successivo gruppo, denominato Carattere, sono raccolti i comandi di formattazione, e così via. La Barra di accesso rapido La barra di accesso rapido occupa la parte superiore sinistra della schermata classica di Excel e si presenta nativamente in questo modo: Lo scopo della barra di accesso rapido consiste nel contenere comandi utilizzati frequentemente e perciò richiamabili semplicemente cliccando sull icona corrispondente al comando stesso. Nella figura richiamata in precedenza sono contenuti i comandi Salva, Annulla e Ripristina. Naturalmente si può anche procedere a personalizzare la barra di accesso rapido aggiungendo ulteriori comandi o cancellando quelli preesistenti. Per fare ciò si può ricorrere alla freccia dell elenco Personalizza barra di accesso rapido ( ) e poi cliccando sul pulsante relativo al comando. La Barra di stato Nella parte inferiore della finestra è presente la Barra di stato che mostra informazioni riguardanti il documento corrente o il comando di menu selezionato. La Finestra del documento 10

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12 Barre di scorrimento Le barre di scorrimento vengono utilizzate per visualizzare il contenuto della finestra della cartella di lavoro e per navigare all interno di un foglio di lavoro ovvero per spostarsi all interno di esso. Cella attiva La cella attiva è la cella selezionata in un dato momento e accetta immissioni e modifiche di dati dalla barra della formula. Il riferimento della cella attiva apparirà nell'area Casella nome.. Schede dei fogli di lavoro Si utilizzano le schede per identificare i fogli di lavoro in una cartella di lavoro. Le pagine vengono denominate Foglio1, Foglio2, ecc. per impostazione predefinita. Il nome del foglio di lavoro può essere modificato per dare a ciascun foglio un nome unico. Le Frecce di scorrimento, in basso a sinistra della finestra del documento, possono essere utilizzate per muoversi fra i fogli in una cartella di lavoro. La cartella di lavoro Una volta eseguito Microsoft Excel, viene messa a disposizione una cartella di lavoro formata da più fogli (denominati: Foglio1, Foglio2, Foglio3). E importante non confondere il termine cartella di lavoro usato da Microsoft Excel con il tradizionale termine di cartella di Microsoft Windows. Infatti, per cartella di Microsoft Excel si intende un file composto da più fogli elettronici, ad es. Foglio1, Foglio2 e Foglio3. Come sappiamo, invece, una cartella di Microsoft Windows è semplicemente un raggruppamento di file. Abbiamo già accennato che ogni foglio è costituito da righe e colonne e pertanto in tutto le celle sono al massimo ( x 16384) ovvero (cioè più di 17 miliardi). Le colonne sono etichettate con delle lettere e le righe con dei numeri. Ogni cella, cioè la porzione più piccola dei foglio di lavoro, è identificata da due coordinate (orizzontale per la riga e verticale per la colonna), esattamente come avviene nel gioco della battaglia navale. Se ad esempio si clicca sulla cella D8 (colonna D e riga 8), si ottiene la visualizzazione così come nella figura seguente. 12

13 Coordinate Cella Colonne Righe Nome Foglio Salvare una cartella di lavoro Per poter salvare una cartella di lavoro si devono eseguire i seguenti passi: 1. Fare clic sul pulsante Office 2. Selezionare Salva con nome Apparirà il seguente menù: 13

14 3. Fare clic su Cartella di lavoro Excel. Una veloce alternativa al metodo appena indicato consiste nel selezionare l icona di accesso rapido. dalla Barra In ogni caso, si apre la finestra: 14

15 in cui occorre indicare dove salvare il file che si sta realizzando (Salva in:) e come chiamare il file (Nome file:). Una volta salvata una cartella di lavoro, nella barra del titolo apparirà il nome dato al file. Un foglio elettronico realizzato con Excel 2007 è un file con estensione.xlsx. In alternativa si può anche salvare il foglio con un formato compatibile con le versioni precedenti di Excel ; in questi casi l estensione ottenuta del file è.xls. Se si vogliono memorizzare solo le modifiche fatte, in quanto il file prima di esse esisteva già sull unità di memorizzazione, si può seguire il seguente metodo: 1. fare clic sul pulsante Office 2. selezionare Salva oppure Ctrl-S L alternativa veloce è di ricorrere all icona dalla Barra di accesso rapido. Se si vuole cambiare il nome al file (ad esempio per fare una copia del file Scheda) occorre ricorrere all opzione Salva con nome dal pulsante Office che visualizza la seguente finestra: 15

16 dove: la casella Salva in indica l unità e la cartella (directory) nella quale salvare il file, ovvero il percorso; la casella Salva come indica il tipo di estensione da attribuire al documento; la casella Nome file serve per indicare il nome da dare al documento: è opportuno scegliere un nome significativo, che aiuti a ricordare il contenuto del file. Creare una nuova cartella di lavoro Per creare una nuova cartella si può seguire la seguente sequenza di passi di lavoro: 1. selezionare l'opzione Nuovo dal pulsante Office. Comparirà la seguente finestra: 16

17 2. Fare clic su Cartella di lavoro vuota relativamente al riquadro sinistro Vuoto e recente e poi fare clic sul pulsante Crea posto in basso a destra della finestra. Una alternativa veloce ed efficace per ottenere lo stesso risultato è di ricorrere al comando scorciatoia Ctrl+N. In ogni caso viene visualizzata una nuova cartella di lavoro vuota e si può procedere con l'inserimento dei dati. Aprire più documenti Microsoft Windows consente di aprire più finestre contemporaneamente. Allo stesso modo è possibile tenere aperte più cartelle di Microsoft Excel contemporaneamente. Una volta aperte più cartelle è possibile visualizzarle tutte ricorrendo alla scheda Visualizza della Barra Multifunzione, dove all interno del Gruppo di comandi Finestra si può cliccare sul comando Disponi tutto. Apparirà la finestra in cui è possibile scegliere come visualizzare le varie finestre aperte. 17

18 La guida in linea Microsoft Excel mette a disposizione una guida in linea per chi ha problemi a utilizzare il programma o per chi vuol saperne di più sulle complesse funzioni che il programma mette a disposizione. Ricordiamo che la Guida in linea di Microsoft Office System 2007 è stata completamente riprogettata e la nuova versione non include più l'assistente di Microsoft Office. Per ottenere aiuto nelle situazioni nelle quali non si sa come procedere si può cliccare sul pulsante presente nella parte superiore destra della barra multifunzione. Verrà visualizzata la seguente finestra che raggruppa le diverse categorie di argomenti per i quali sono presenti supporti esplicativi: Si può poi fare clic sulla freccia del pulsante Cerca e selezionare la posizione ed il tipo di informazione richiesti. Se invece si digita una o più parole chiave nella casella Cerca e poi si fa clic sul pulsante Cerca si possono visualizzare i diversi argomenti correlati con la tematica desiderata e per la quale si intende chiedere assistenza ed aiuto, così come mostrato nella finestra seguente, nella quale si ipotizza di richiedere assistenza sull argomento Aprire una finestra : 18

19 Chiudere una cartella di lavoro Per chiudere una cartella di lavoro basta selezionare il pulsante Chiudi finestra presente in altro a destra sulla barra del titolo della finestra più interna oppure cliccare su Chiudi dopo aver selezionato il pulsante Office E chiaro che se sono state apportate modifiche sul foglio di lavoro in esame dopo l ultimo salvataggio, Microsoft Excel notificherà ciò attraverso una finestra di dialogo nella quale -se lo si desidera- si possono riportare le modifiche sull unità relativa. Le schede Come abbiamo accennato già all inizio del capitolo, la nuova versione Microsoft Office Excel 2007 elenca i comandi in raggruppamenti sul video detti schede. Le schede standard sono: Home Inserisci Layout di pagina Formule 19

20 Dati Revisione Visualizza PDF Appunti del Prof. DI CAPUA GIUSEPPE Ciascuna scheda a sua volta contiene tutti gli strumenti adatti a risolvere una certa problematica. Ad esempio la scheda Home si presenta così come nella figura seguente. Come si può facilmente osservare, nella scheda Home si trovano diversi strumenti utili organizzati in 7 gruppi (Appunti, Carattere, Allineamento, Numeri, Stili, Celle, Modifica). Ad esempio, il gruppo Appunti si compone degli strumenti Taglia, Copia e Incolla. Il gruppo Carattere, invece si presenta così: e permette di effettuare azioni su parole o frasi presenti nel foglio: font e dimensione del carattere, stili (grassetto, corsivo, sottolineato), colori del testo e dello sfondo, ecc. La barra della formula: consente di visualizzare le coordinate della cella selezionata e di visualizzare la formula eventualmente memorizzata nella cella stessa: Naturalmente, se lo si desidera, la formula può essere variata o cancellata. Un gruppo di comandi di formattazione tipici di Microsoft Excel è quello dei Numeri. Ricordiamo, infatti che Microsoft Excel, a differenza di altri programmi di Elaborazione Testi (come ad esempio Microsoft Word), memorizza ed elabora grandezze numeriche e pertanto ha bisogno di strumenti di formattazione di dati numerici che rendano possibile modificare l'aspetto dei numeri senza cambiare i numeri stessi. Ricordiamo, infatti che a prescindere dalla formattazione indicata, il valore effettivo della cella viene comunque visualizzato sulla barra della formula. 20

21 Come mostra la figura precedente, nel gruppo Numeri ritroviamo il formato numerico predefinito Generale; se lo si vuole cambiare si può cliccare sulla freccia affianco a Generale e scegliere il formato più appropriato. Nella riga successiva del gruppo Numeri, a partire da sinistra verso destra, i bottoni svolgono queste funzioni: Il primo indica il formato numeri contabilità (valuta). Selezionando tale bottone, si possono utilizzare i simboli valutari come l Euro ( ), il Dollaro ($), la Sterlina ( ), ecc. Tale bottone trasforma il numero in essa contenuto nel formato della valuta impostata sul computer e riporta anche il simbolo della valuta. Il secondo indica la percentuale. Selezionando una cella, il suo contenuto è trasformato nel formato percentuale. Il terzo indica lo stile separatore per le migliaia (verrà impostato automaticamente il formato numerico contabilità senza il simbolo di valuta). Il quarto aggiunge cifre decimali al numero. Il quinto diminuisce cifre decimali al numero. 21

22 3 Le operazioni fondamentali Gli strumenti di ingrandimento/zoom Per poter visualizzare le pagine ingrandite o rimpicciolite, occorre cliccare sulla scheda Visualizza, in cui compare il gruppo di comandi Zoom, come mostra la figura seguente: Il comando Zoom apre la finestra di dialogo Zoom attraverso la quale si può indicare il livello di zoom del documento: Come emerge chiaramente, si può scegliere tra i numeri (percentuali) già predefiniti oppure si può impostare manualmente una percentuale utilizzando il pulsante circolare Personalizzato e premere Invio o cliccare su OK. In alternativa al procedimento indicato, si possono anche utilizzare i controlli posti in basso a destra della finestra: ed ottenere velocemente il livello di zoom desiderato. Le opzioni di base Con Microsoft Excel, è possibile indicare una serie di impostazioni di base che verranno memorizzate e conservate. Al pannello per gestire queste impostazioni si accede cliccando sul pulsante Office e richiamando poi nella parte inferiore destra il pulsante Opzioni di Excel. Appare la seguente finestra: 22

23 Il pannello visualizzato permette di configurare opportunamente le impostazioni generali di base. Si può ad esempio cambiare la dimensione del carattere impostato automaticamente in fase di immissione dei dati (nell esempio 11) o impostare il Numero di Fogli presenti in una cartella o modificare gli elenchi personalizzati (ricorrendo al pulsante Modifica elenchi personalizzati). Nel riquadro sinistro sono indicate diverse schede utili a seconda dei casi richiesti. Ad esempio, cliccando su Salvataggio, si può specificare il cosiddetto Percorso predefinito ovvero quella cartella dove salvare automaticamente i documenti, senza specificare diversamente. Naturalmente, i parametri che si possono impostare sono numerosi e si lascia al lettore la navigazione tra le tante schede proposte che facilitano il raggruppamento dei diversi parametri da poter indicare. Impostare la pagina Per impostare i margini delle pagine, il loro orientamento al momento della stampa, le dimensioni del foglio ed altri parametri riguardanti le caratteristiche del foglio, occorre cliccare sulla scheda Layout di pagina, e fare uso del gruppo di comandi Imposta pagina come mostra la figura seguente: Ogni pulsante (Margini, Orientamento, Dimensioni, Area di Stampa, ecc.) provvede ad attivare la finestra di dialogo relativa al comando richiesto. Per personalizzare le dimensioni della pagina, 23

24 si può cliccare sul simbolo posto in basso a destra (a fianco della riga Imposta pagina) che causerà la visualizzazione della finestra: Nella scheda Pagina è possibile impostare l orientamento, le proporzioni, le dimensioni, oltre che numerose altre opzioni. Nella scheda Margini tra le altre cose, si impostano i margini (sinistro,destro,in alto, in basso) del foglio. 24

25 Nella cartella Intestaz./Piè di Pagina si impostano le intestazioni e i piè di pagina dei fogli. 25

26 Bloccare e sbloccare titoli di riga e colonna In alcune occasioni Microsoft Excel risulta utile per creare elenchi con intestazioni. In questi casi, scorrendo l elenco verso il basso, l intestazione potrebbe scomparire dalla visuale dell utente, ostacolando la facilità dell interpretazione delle colonne facenti parte il foglio di calcolo. A questo scopo è possibile bloccare delle righe (o delle colonne) sullo schermo o in stampa, per consentire di ottenere un intestazione in ogni pagina che guidi il lettore nell interpretazione dei diversi dati. Quando una riga o una colonna viene bloccata la schermata viene suddivisa in più riquadri uno dei quali viene bloccato. Per bloccare una riga, dopo averla selezionata, si deve fare clic sulla scheda Visualizza e poi fare clic sul pulsante Blocca riquadri e scegliere l opzione Blocca riga superiore. L effetto ottenuto sarà che la riga sopra la cella resta bloccata anche se si procede verso il basso del foglio mediante l uso delle barre di scorrimento. Analogamente, per sbloccare basta fare ricorso all opzione Sblocca riquadri presente nello stesso pulsante in esame. La selezione delle celle Una delle operazioni più frequenti quando si opera con Microsoft Excel consiste nel selezionare una o più celle, allo scopo poi di associare all area selezionata una determinata operazione.. La selezione di una cella avviene semplicemente cliccando con il tasto sinistro del mouse l interno della cella. La cella selezionata avrà un bordo marcato come nella figura accanto mentre, contemporaneamente, nella barra della formula verranno riportate le coordinate della cella selezionata (nell esempio in figura A3). 26

27 La selezione di più celle contigue avviene invece cliccando su una cella e - tenendo premuto il tasto sinistro del mouse - trascinando il mouse stesso e lasciandolo solo sono state coperte tutte le celle da selezionare. Le celle selezionate assumeranno un diverso colore ad eccezione della cella da cui è partita la selezione che resterà bianca. Per selezionare celle non contigue occorre tener premuto il tasto Ctrl e, spostandosi di volta in volta sulla cella da selezionare,, cliccare su di essa. Per selezionare tutto il foglio basta cliccare sul rettangolino posto alla sinistra della colonna A e sopra la riga 1. Selezionare le righe e le colonne Per selezionare una riga è sufficiente posizionarsi con il mouse sul numero di riga da selezionare e cliccare con il tasto sinistro del mouse. Per selezionare righe contigue ci si posiziona sulla prima riga (sul numero corrispondente) e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse si trascina il mouse sulle altre righe da selezionare. Per selezionare righe non contigue occorre tener premuto il tasto Ctrl e cliccare con il tasto sinistro sulle varie righe che si desidera selezionare. Analogamente si opererà per selezionare le colonne, posizionandosi sulla lettera corrispondente alla colonna da selezionare. Inserire celle, righe e colonne Microsoft Excel offre la possibilità di inserire nuove celle, nuove righe o nuove colonne in un foglio elettronico già riempito di dati e formule. Per inserire una nuova cella occorre posizionarsi su una cella del foglio e poi selezionare la scheda Home, dalla quale si deve poi cliccare sul pulsante Inserisci del gruppo Celle: 27

28 Sarà poi presentata una finestra come quella riportata sotto. Selezionando la prima opzione si aggiunge una nuova cella spostando quella corrente, cioè quella su cui si è posizionati, a destra; selezionando la seconda opzione si aggiunge una cella e si sposta quella su cui ci si è posizionati verso il basso. E possibile, inoltre, inserire una riga intera (terza opzione) o una colonna intera (quarta opzione). Una volta effettuata la scelta opportuna, occorre premere sul bottone OK. La stessa finestra può essere attivata attraverso il menu contestuale (tasto destro sulla cella e selezionare Inserisci) Per inserire una nuova riga, oltre a scegliere la terza opzione di cui sopra, si può selezionare dal gruppo Inserisci il comando Inserisci righe foglio. Automaticamente verrà inserita una nuova riga al di sopra della riga in cui era posizionato il cursore. La nuova riga prenderà la numerazione della vecchia riga mentre quest ultima si incrementerà di uno. L inserimento di una nuova riga può essere ottenuto analogamente anche attraverso il menu contestuale selezionando una riga e cliccando con il tasto destro. Dal menu rapido visualizzato occorre selezionare Inserisci. In modo simile, per inserire una nuova colonna, oltre alla quarta opzione già indicata nel procedimento suggerito precedentemente per inserire una cella, si può procedere selezionando dal gruppo Inserisci il comando Inserisci colonne foglio. Verrà perciò inserita una nuova colonna alla sinistra della colonna in cui si trovava il cursore. La nuova colonna prenderà la lettera della colonna originaria mentre quest ultima si incrementerà di lettera (se era, ad esempio, B diventerà C). Lo stesso risultato può essere ottenuto anche attraverso il menu contestuale posizionandosi su una lettera di colonna e cliccando il tasto destro del mouse. Dal menu contestuale occorre poi selezionare Inserisci. 28

29 Cancellare o eliminare celle, righe e colonne Microsoft Excel opera una distinzione tra la funzione Cancella e la funzione Elimina. La prima cancella solo i dati contenuti nelle celle selezionate, Elimina, invece, cancella le celle selezionate ed i dati contenuti. Per cancellare basta selezionare le celle o le righe o le colonne e dalla scheda Home cliccare sul pulsante Cancella del gruppo di comandi Modifica. Successivamente si può selezionare una delle seguenti opzioni: Cancella tutto saranno cancellati sia il contenuto che la formattazione delle celle. Cancella formati sarà cancellata solo la formattazione delle celle, lasciando inalterati i contenuti. Cancella contenuto saranno cancellati i contenuti delle celle, lasciando immutata la formattazione Cancella commenti saranno cancellati i soli commenti. Per cancellare il solo contenuto di una cella, si può ottenere lo stesso risultato anche aprendo il menu contestuale (con il tasto destro del mouse) e selezionando Cancella Contenuto oppure semplicemente premendo il tasto Canc dopo aver selezionato la cella. Per eliminare una o più celle occorre prima selezionarle e successivamente fare clic sulla scheda Home e poi cliccare sulla freccia del pulsante Elimina celle: Scegliendo la prima opzione (Elimina celle), apparirà una finestra come quella riportata affianco, in cui occorre indicare come gestire le celle adiacenti a quella o a quelle cancellate. La stessa finestra può essere attivata anche attraverso il menu contestuale (con un clic sul tasto destro all interno della cella), selezionando poi la funzione Elimina. 29

30 Per eliminare una o più righe si procede analogamente a come si è operato per eliminare una cella, con la differenza che dopo aver cliccato sul pulsante Elimina si sceglierà la seconda opzione (Elimina righe foglio). Lo stesso procedimento si userà per eliminare una o più colonne, scegliendo però questa volta la terza opzione (Elimina colonne foglio). Gli stessi risultati saranno ottenuti cliccando sul tasto destro del mouse e selezionando dal menù contestuale il comando Elimina. Inserire i dati Per inserire un testo, un numero o una data di calendario in una cella è sufficiente posizionare il puntatore del mouse sulla cella e attivarla cliccando. Successivamente è possibile digitare dati, formule o testi al suo interno. Mentre si digita all interno della cella, questa è attiva, ma non selezionata, quindi se si desidera formattare la cella occorre prima selezionarla. Ciò che viene digitato all interno della cella appare anche all interno della barra della formula. Quando si digita qualcosa all interno di una cella può accadere che la dimensione della cella sia troppo piccola e che il testo inserito scompaia in corrispondenza dei bordi della stessa. In questo caso, si può provare ad aumentare la dimensione dell intera colonna posizionando il cursore sulla linea di confine tra le lettere delle colonne. Operando in questo modo, il cursore assume la forma come in figura e si può orientare il mouse in modo da modificare la dimensione della colonna. Il ridimensionamento di una o più colonne può essere ottenuto anche in modo automatico, adeguandone la larghezza in base al loro contenuto. Per ottenere ciò, occorre posizionarsi come visto in precedenza sul confine tra la colonna da allargare e la successiva e cliccare due volte consecutive il tasto sinistro del mouse. Si possono anche selezionare le colonne interessate al ridimensionamento e cliccare sulla scheda Home e poi cliccare sul pulsante Formato. Apparirà la seguente finestra, nella quale si deve scegliere Adatta larghezza colonne: 30

31 In modo analogo, per ottenerne il ridimensionamento, si opererà anche per le righe. A questo proposito, si ricorda che se in una cella sono visualizzati i simboli #, uno di seguito all altro, vuol dire che la cella contiene un numero che supera la sua dimensione, ovvero che la cella è troppo piccola per visualizzarne il suo contenuto. In questi casi, occorre pertanto allargare la dimensione della cella. Taglia, copia e incolla In generale, il comando Copia consente di copiare un insieme di celle selezionate in un area di memoria temporanea (detta Appunti), senza però cancellarle da dove si trovano. Il comando Copia può essere eseguito dapprima selezionando la cella (o le celle) da copiare e poi attraverso l uso del pulsante presente nel gruppo Appunti della scheda Home. oppure attraverso la funzione Copia presente nel menu contestuale attivabile cliccando sul tasto destro del mouse. Una volta copiata una o più celle queste possono essere incollate altrove utilizzando il comando Incolla. Si può eseguire il comando Incolla attraverso il pulsante presente nel gruppo Appunti della scheda Home. oppure attraverso la funzione Incolla presente nel menu contestuale attivabile cliccando sul tasto destro del mouse. Il comando Taglia rimuove le celle selezionate e le cancella, utilizzando il comando Incolla le stesse saranno trasferite. Si può attivare il comando Taglia attraverso il pulsante nel gruppo Appunti della scheda Home oppure attraverso la funzione Taglia presente nel menu contestuale attivabile cliccando sul tasto destro del mouse. Il comando Incolla consente di inserire ciò che è stato in precedenza copiato (o tagliato) a partire dalla cella dove è posizionato il mouse. 31

32 Trova e sostituisci Il comando Trova permette di ricercare un testo all interno del foglio di calcolo. Per eseguire la funzione Trova si può cliccare il pulsante Trova e seleziona presente nella scheda Home. Successivamente, ricorrendo alla funzione Trova, appare la finestra di dialogo: Si dovrà poi nella casella Trova digitare il testo che si desidera reperire e poi selezionare il pulsante Trova successivo. Il testo che si desidera cercare, se presente, viene poi evidenziato. Si può cliccare più volte su Trova successivo per individuare nuovi profili del testo da cercare esistenti in altre celle del foglio di calcolo. Il testo cercato può essere sostituito da un altro testo cliccando sul bottone Sostituisci che aprirà una nuova finestra dove è data la possibilità di digitare il testo che andrà poi a sostituire il testo originariamente trovato. Annullare e ripristinare Sulla barra di accesso rapido presente nella parte superiore sinistra della finestra della cartella di lavoro vi sono i due pulsanti e che consentono rispettivamente di annullare le operazioni eseguite e di ripristinare le operazioni annullate. 32

33 Il pulsante Annulla è attivo solo se sono state eseguite operazioni sul foglio. Se si vuole visualizzare l elenco delle ultime azioni che possono essere annullate, si deve cliccare sulla freccia del pulsante Annulla. Il pulsante Ripristina è attivo solo se c è qualcosa da ripristinare; in altri termini solo se, in precedenza sono stati eseguiti degli annullamenti. Per visualizzare l elenco delle azioni che possono essere ripristinate, si deve fare clic sulla freccia del pulsante Ripristina. 33

34 4 I fogli di lavoro di Microsoft Excel Inserire un foglio di lavoro Abbiamo già detto che ogni cartella può essere costituita da più fogli di lavoro. Quando viene creata una cartella di lavoro, Microsoft Excel normalmente assegna ad essa 3 fogli di lavoro, denominati Foglio1, Foglio2 e Foglio3. Per poter aggiungere un nuovo foglio di lavoro ad una cartella di lavoro si possono seguire diverse procedure. La prima consiste nel fare clic sulla scheda Home, fare clic sul pulsante Inserisci ed infine su Inserisci foglio. Un alternativa rapida al procedimento precedente consiste nel cliccare sull icona Inserisci foglio di lavoro, presente all estrema destra delle schede dei fogli di lavoro, come mostrato nella seguente figura: Per aggiungere un foglio di lavoro, si può anche utilizzare il menu contestuale attraverso il tasto destro del mouse cliccando su una scheda di un foglio e richiamare il comando Inserisci. Sarà visualizzata la seguente finestra di dialogo: Bisogna poi premere il pulsante OK per confermare. Rinominare o eliminare un foglio di lavoro Per modificare il nome del foglio si può procedere in uno dei seguenti modi: 34

35 si clicca due volte sulla linguetta contenente il nome del foglio: il nome viene evidenziato e sarà successivamente possibile riscriverci sopra; si clicca sulla scheda Home, si clicca sul pulsante Formato ed infine su Rinomina Foglio. Successivamente si può digitare il nuovo nome del foglio; selezionando Rinomina dal menu contestuale richiamato tramite il tasto destro del mouse sulla scheda del foglio da ridenominare Per eliminare un foglio di lavoro è sufficiente premere il tasto destro sul nome del foglio e scegliere Elimina dal menu contestuale. In alternativa, si può cliccare sulla scheda Home e poi sul pulsante Elimina celle; infine si sceglie il comando Elimina. Spostare un foglio di lavoro È possibile spostare un foglio di lavoro all interno della cartella di lavoro Microsoft Excel, così come in un altra cartella di Microsoft Excel, purché tale cartella sia aperta. Per effettuare questa operazione ci si posiziona sul foglio da spostare e poi, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, si trascina il puntatore del mouse (che assume la forma di un foglio di carta) alla destra della scheda del foglio dove si desidera spostare il foglio. Si può anche seguire una procedura diversa, consistente nel fare ricorso al menu contestuale: dopo essersi posizionati sulla linguetta del foglio da spostare si clicca il tasto destro del mouse e dal menu si sceglie il comando Sposta o copia. Apparirà la seguente finestra: Se lo spostamento del foglio di lavoro deve avvenire all interno della stessa cartella, si opera solo sul riquadro inferiore (Prima del foglio) dove si indica in quale posizione deve avvenire lo spostamento, altrimenti si può anche indicare la cartella di lavoro dove essere operato il trasferimento del foglio di lavoro (Alla cartella). Utilizzando la stessa finestra si può anche comunicare se si vuole creare una copia o meno, cliccando sulla casella di spunta Crea una copia. 35

36 5 Formattazione Formato Celle Un foglio di lavoro è formato da un insieme finito, seppur molto numeroso di celle ( x ). Le celle possono avere diversi formati a seconda del loro uso. Per impostare i formati occorre selezionare una o più celle e poi, dopo aver cliccato sulla scheda Home, cliccare sul pulsante Formato appartenente al gruppo di comandi Celle. Apparirà la seguente finestra: Occorre selezionare il comando Formato celle, in modo da visualizzare la finestra di dialogo seguente: 36

37 La finestra Formato celle Nella scheda Numero si può scegliere la categoria cui appartiene il dato presente nella cella selezionata: Numero, Data, Testo, Valuta ecc. Scegliendo la voce di categoria Numero se ne possono poi indicarne le caratteristiche (numero di decimali, numeri negativi, separatore delle migliaia, ecc, ) Scegliendo la categoria Valuta, si può definire la valuta del numero selezionato (Euro, Dollaro ecc..) Scegliendo la categoria Data se ne definisce poi il suo formato. Nella scheda Allineamento si può scegliere in che modo allineare il contenuto della cella (sinistra, destra, in alto, in basso, etc..). 37

38 La scheda Allineamento Si può inclinare il contenuto di una cella di un certo numero di gradi, ottenendo un effetto tipo: Nella scheda Carattere si può scegliere il tipo di carattere da usare, lo stile (Grassetto, Corsivo e altro), la dimensione, il colore dei caratteri ecc. Nella scheda Bordo si può scegliere il bordo di una o più celle selezionate. Tutte le formattazioni presenti all interno del menu Formato/cella sono comunque disponibili sulla barra multifunzione di Microsoft Excel. In particolare, all interno del gruppo di comandi carattere si può far riferimento direttamente ai seguenti strumenti: per il tipo di carattere; per la dimensione del carattere; per lo stile (Grassetto, Corsivo o Sottolineato); 38

39 per il colore dello sfondo della cella e del contenuto della cella; per aggiungere o modificare i bordi delle celle; Invece, facendo ricorso alla scheda Numeri, ci si può servire dei seguenti pulsanti: per scegliere un formato valuta alternativo (, $, o altri); per trasforma il numero in formato Euro; per visualizzare il valore della cella in percentuale; per utilizzare il separatore delle migliaia; per aggiungere o togliere decimali (visualizzando valori più precisi o meno precisi); Se si clicca, infine sulla scheda Allineamento, si possono utilizzare i pulsanti che consentono di ottenere rispettivamente l allineamento del testo a sinistra, al centro o a destra della cella selezionata. I riempimenti automatici Una interessante funzionalità di Microsoft Excel è costituita dal riempimento automatico. Dopo che una cella è stata attivata, Microsoft Excel visualizza la cella nel foglio, come in figura. Il quadratino in basso a destra, evidenziato dal rettangolo nella figura, si chiama maniglia di riempimento. Posizionandosi sul quadratino, il cursore assumerà la forma di una croce. Trascinando il cursore (in basso o in alto o a sinistra o a destra), si otterrà l effetto di riempire di contenuto le celle contigue. A seconda del contenuto della cella di partenza, Microsoft Excel provvederà a riempire le celle adiacenti automaticamente con l elenco che si vuole inserire. Se ad esempio si scrive in un cella Gennaio e poi, dopo aver selezionato la cella, si esegue il riempimento automatico delle celle adiacenti trascinando su di esse il cursore, si noterà che in queste ultime Microsoft Excel inserirà automaticamente: Febbraio, Marzo, Aprile, ecc In modo simile, si può operare con i giorni della settimana, sia per esteso (Lunedì, Martedì, Mercoledì, ) che in breve (Lun, Mar, Mer,..). Come riporta la figura seguente, gli elenchi predefiniti (come i mesi dell anno o i giorni della settimana) sono gestiti all interno della finestra Elenchi che appare cliccando sul pulsante Modifica elenchi personalizzati, presente sulla scheda Impostazioni generali, richiamata cliccando prima il pulsante Office e poi il pulsante Opzioni Excel. 39

40 Oltre agli elenchi predefiniti, Microsoft Excel offre la possibilità di usare la stessa funzionalità del riempimento automatico per ottenere una certa sequenza numerica: in questi casi occorre digitare almeno due numeri in due celle adiacenti, perché Microsoft Excel determini quale sia l incremento o lo step (ovvero il passo) della sequenza numerica. Si ipotizzi ad esempio di digitare in celle contigue i valori 0, 5, 10. Selezionando poi le tre celle ed operando con il trascinamento del mouse il riempimento automatico, si può osservare come Microsoft Excel scriverà nelle celle trascinate i valori 15, 20, 25 ecc.. Unione Celle Una funzione utile è quella detta Unione Celle che si attiva cliccando sul bottone (Unisci e Centra) situato sulla barra multifunzione di Microsoft Excel all interno del gruppo di comandi Allineamento. L Unione Celle consente di raggruppare più celle contigue in modo da farle visualizzare come se fossero un unica cella. Se, ad esempio, occorre digitare in una cella una frase piuttosto lunga, anziché allargare la larghezza della colonna si può unire la cella con quelle successive in modo da far diventare la cella sufficientemente lunga per contenere la frase inserita. Il più delle volte, la motivazione del ricorso alla funzione di Unione Celle deriva dalla presentazione (a video o in stampa) del foglio elettronico in un formato dalle intestazioni facilmente leggibili. Ordinare i dati Si immagini di aver inserito una serie di dati nel foglio, così come riportato in figura. Si supponga di voler ottenere il risultato di ordinare i dati inseriti. 40

41 Per poter ordinare dati, è necessario che essi siano dapprima selezionati. A tal proposito, è bene ricordare che è importante selezionare correttamente le celle da ordinare, perché una selezione errata genera ordinamenti altrettanto errati. Microsoft Excel considera infatti la prima riga della selezione come un titolo della colonna, motivo per il quale non bisogna attendersi, senza disposizione contraria, che la prima riga sia inserita nella procedura di ordinamento. Una volta selezionati i dati (come in figura), per ordinarli si deve cliccare sulla scheda Dati, dalla quale all interno del gruppo di comandi Ordina e filtra, ci sono due pulsanti che ordinano in modo crescente e decrescente.. Se il pulsante ordina i dati selezionati in modo crescente, il pulsante segue il criterio dell ordinamento in modo decrescente. 41

42 I pulsanti ordinano solo sulla prima colonna ovvero sulla colonna da cui è partita la selezione (cella bianca). Nel caso dell esempio prima riportato si otterrà l ordinamento dei dati in base all agente di vendita ed il foglio si mostrerà come qui di seguito raffigurato: Se si vuole invece scegliere una colonna sulla quale ordinare che sia diversa dalla prima (ad esempio la sesta cioè relativa alle quantità vendute) si può, sempre dopo aver selezionato i dati da ordinare, scegliere dal gruppo di comandi Dati e filtro il pulsante Ordina. Apparirà la seguente finestra: 42

43 Se la casella di spunta Dati con intestazioni è selezionata, la prima riga selezionata sarà considerata una intestazione e quindi non ordinata. Se, al contrario, si desidera inserire anche la prima riga nell ordinamento dei valori, allora occorre togliere la selezione dalla casella dati con intestazioni. Cliccando sulla freccia relativa al campo Ordina per si potrà scegliere la colonna in base alla quale eseguire l ordinamento: Analogamente, cliccando sulla freccia relativa alla casella Ordine, sarà visualizzato un elenco a cascata riportante i differenti criteri da seguire. 43

44 Dopo aver definito la colonna di ordinamento (quantità in figura), se si clicca sul pulsante Aggiungi livello, si può anche aggiungere un ulteriore colonna di ordinamento che costituirà un ulteriore livello di ordinamento, a parità di dati presenti eventualmente nella prima colonna di ordinamento. La figura seguente riporta la situazione definitiva dell esempio avanzato. Il risultato finale sarà il seguente foglio di calcolo: 44

45 Se si sceglie l opzione Con riga di intestazione (così come in figura) si otterrà che la prima riga selezionata sarà considerata una intestazione e quindi non ordinata. Se al contrario si desidera inserire anche la prima riga nell ordinamento dei valori, allora occorre scegliere l opzione Senza riga di intestazione. 45

46 6 Formule Operatori matematici Allo scopo di consentire di eseguire calcoli in un foglio di lavoro, Microsoft Excel offre la possibilità di inserire in una cella una formula, sotto forma di espressione aritmetica. In Microsoft Excel, gli operatori matematici sono rappresentati dai seguenti simboli: + addizione - sottrazione * moltiplicazione / divisione ^ elevamento a potenza Esistono poi altri simboli riconosciuti da Microsoft Excel per elaborare espressioni aritmetiche, Essi sono: ( parentesi aperta ) parentesi chiusa % percentuale Formule personalizzate Microsoft Excel offre la possibilità di creare formule personalizzate che generalmente coincidono con espressioni aritmetiche. Per poter inserire una formula personalizzata in una cella occorre digitare nella cella la formula, facendola precedere dal simbolo =. Ad esempio, se si digita nella cella A1 la cifra 100 ed in A2 la cifra 75, è ragionevole pensare che nella cella A3 si possa calcolare la somma delle due celle A1 e A2. Per ottenere ciò, si può procedere come segue: Cliccare sulla cella A3; digitare in essa il simbolo = ; cliccare sulla cella A1; digitare +; cliccare sulla cella A2; confermare con INVIO. Come ulteriore esempio, supponiamo di avere il seguente foglio elettronico, nel quale sono raccolti i dati di vendita di alcuni prodotti riportanti i prezzi netti unitari e le quantità vendute: 46

47 Si noterà come manchino nel foglio sia le colonne contenenti l IVA (che si suppone sia del 20%) che il totale di ciascuna vendita (importo netto + importo iva). Proviamo innanzitutto a calcolare l IVA. Per calcolare l IVA sulla prima riga si proceda come segue: 1. selezionare H3 ; 2. digitare =; 3. selezionare F3; 4. digitare *; 5. selezionare G3; 6. digitare 20%; 7. digitare *; 8. premere INVIO. Il risultato finale di tale procedimento è che in H3 sarà stata scritta la formula: F3*G3*20%. Dal punto di vista della visualizzazione, in H3 si vedrà il valore di 515,37 (il 20% di 5,83x442). Copia formule Un utilissima funzionalità posseduta dalle formule scritte in Microsoft Excel è che esse possono essere copiate da una cella all altra. Riprendendo l esempio riportato al precedente paragrafo, la formula per calcolare l IVA della seconda riga è la stessa per calcolare l IVA delle altre righe, con la differenza che anziché selezionare i dati della seconda riga occorre selezionare i dati della terza riga, della quarta riga e delle righe successive. Microsoft Excel offre un modo semplice per copiare una formula cambiando automaticamente i riferimenti (F3 diventa F4 ecc..). Riferendoci all esempio sopra riportato, si selezioni la cella H3. 47

48 Teniamo premuto il mouse sul quadratino di riempimento (ovvero sul rettangolino posizionato nell angolo in basso della cella) e trasciniamo il mouse in verticale sulle celle sottostanti (da H4 sino ad H16). Dopo aver lasciato il mouse, osserviamo che nelle cella H4 comparirà 344,52 mentre in H5 comparirà 630,7, ecc. Inoltre, cliccando dapprima su H4 e poi su H5 sino a cliccare su H16 vedremo sulla barra della formula le rispettive formule: queste ultime sono quasi uguali fra loro, con l unica differenza che riportano indirizzi di cella (riferimenti di cella) diversi da riga a riga. Riferimenti relativi e assoluti In un foglio elettronico di Microsoft Excel, ciascuna cella possiede un contenuto a fronte di un indirizzo. Ad esempio, riferendoci all esempio precedente, la cella specificante la quantità venduta della merce Cherry 4/4 ha come contenuto il numero 2,20, mentre ha un indirizzo F3. Tale indirizzo F3 prende anche il nome di riferimento. I riferimenti di cella possono essere relativi o assoluti. Per fare un paragone con la vita comune, possiamo affermare che utilizzare riferimenti relativi equivale a fornire a qualcuno delle indicazioni stradali, ad esempio, "proseguire diritti per 300 metri, poi svoltare a destra ed avanzare di 150 metri. Se si seguono queste indicazioni da diversi punti di partenza, si arriva a destinazioni diverse. Un riferimento assoluto invece è un modo di indicare una cella o un intervallo facendo sempre riferimento allo stesso indirizzo di riga e di colonna. Indicazioni stradali paragonabili sarebbero: "Vai a Piazza Dante e poi passando sotto Port Alba, prosegui per Via Tribunali per 200 metri e poi fermati". Chi ricevesse queste indicazioni arriverebbe alla stessa destinazione indipendentemente dal punto di partenza. Riferimenti relativi Quando si copiano delle formule contenenti questi riferimenti, le formule si modificano per conservare le loro relazioni relative. Ad esempio, una formula che somma una colonna o riga di numeri viene spesso creata e poi copiata in altre colonne o righe di numeri. Questo tipo di formula richiede riferimenti relativi. =SOMMA(B3:B7) =SOMMA(C3:C7) Il totale nella cella B8 rappresenta la somma delle prime quattro celle direttamente al di sopra di quella cella; tuttavia Microsoft Excel interpreta la formula come somma dei valori delle quattro celle (B3:B7) al di sopra della cella Totale (B8). 48

49 Quando la formula è copiata dalla cella B8 alla cella C8, Microsoft Excel interpreta di nuovo la formula come somma dei valori delle quattro celle (C3:C7) al di sopra del Totale (C8). I valori delle quattro celle direttamente al di sopra di C8 vengono sommati, dando quindi un risultato diverso. Riferimenti assoluti Quando si copia una formula contenente un riferimento assoluto, esso non cambia. Quando una formula richiede che un indirizzo di cella rimanga inalterato quando viene copiato, occorre utilizzare un riferimento assoluto. =B3/$B$8 =B4/$B$8 =B5/$B$8 =B6/$B$8 =B7/$B$8 =B8/$B$8 La percentuale di vendite nella cella C3 è calcolata dividendo il valore relativo alle Bevande vendute nel primo trimestre (cella B3) per il totale di vendite del primo trimestre (cella B8); perciò la formula da memorizzare nella cella C3 sarebbe =B3/B8. Prima di copiare la formula, è necessario rendere assoluto il riferimento al totale del primo trimestre (cella B8) nella formula per assicurare che lo stesso rimanga sempre il divisore nella formula (=B3/$B$8). Il carattere $ posto davanti all'indicazione della colonna e della riga che individuano la cella indica a Microsoft Excel che questo riferimento (nel nostro caso B8) non deve essere modificato durante un operazione di copia. $B$8 è, quindi, un riferimento assoluto. Si può creare un riferimento assoluto quando si digita una formula: si digita il riferimento all'intervallo, inclusi i segni di dollaro $ oppure si digita il riferimento all'intervallo e si preme il tasto F4, per trasformare il riferimento in un riferimento assoluto. Appariranno i segni di dollaro davanti ad entrambe le parti nel riferimento di cella relative alla riga e colonna. Come rendere assoluto un riferimento esistente Nel caso di una formula già inserita, se un riferimento deve essere reso assoluto: 1. si seleziona la cella contenente la formula; 2. si preme F2 per passare in modalità Modifica ; 3. si clicca per posizionare il punto di inserimento dovunque purché all'interno del riferimento di cella da rendere assoluto; 4. si preme F4 (appariranno i segni di dollaro davanti ad entrambe le parti nel riferimento di cella che si riferiscono alla riga e colonna); 5. si completa l'immissione come desiderato. 49

50 In qualche caso può essere utile avere un numero scritto in una sola cella (quindi non ripetuto) che sia una riferimento assoluto per tutte le formule. A titolo di sintesi di quanto esposto segue un foglio Microsoft Excel che funge da esempio: Il campo H5 (Totale ore) lo otteniamo come somma delle ore memorizzate in ciascuna riga. I campi H6 e H7 li otteniamo per copia dalla formula di H5. Il campo I5 contiene la formula: H5 * D9. Se copiassimo la formula di I5 in I6 ed I7, poiché in I5 viene usato un riferimento relativo, le formule copiate sarebbero H6* D10 e H7 * D11 con risultato zero. Per ovviare a questo, la formula memorizzata nella cella I5 deve usare D9 come riferimento assoluto e non come riferimento relativo. Perciò, occorre cliccare sulla cella I5. Nella barra della formula si noti la formula (H5*D9). Ci si posizioni sulla formula con il cursore tra la lettera D e il numero 9 e si prema F4. La formula cambierà in H5*$D$9. Ora è possibile copiare la formula di I5 in I6 ed in I7 per trascinamento e si vedranno le celle valorizzate correttamente. Alcuni messaggi di errore standard Se le formule contenute nelle celle non sono formalmente corrette, vengono generate nelle celle dei simboli che identificano un errore. Alcuni messaggi di errori tipici sono #NOME?, significa che Microsoft Excel non è in grado di eseguire l operazione richiesta; #DIV/0!, significa che è stata applicata una formula contenente una divisione per zero; #VALORE!, significa che in una formula c è un incongruenza di dati. 50

51 7 Funzioni Microsoft Excel prevede che all interno di un foglio di lavoro si possa fare uso di funzioni predefinite appartenenti ad una vasta gamma di tematiche (matematiche, statistiche, logiche, ecc.). Si tratta di formule predefinite che permettono di risparmiare tempo e lavoro durante il normale lavoro di creazione di un foglio elettronico: le funzioni consentono di eseguire calcoli differenti dai più semplici (quali la somma, il conteggio, la media, ecc.) ai più complessi come ad esempio il calcolo della rata di un mutuo o il tempo necessario per restituire una certa somma ottenuta in prestito. Per poter visualizzare le funzioni utilizzabili in Microsoft Excel ed eventualmente sceglierne una per poterla inserire in una cella, bisogna prima selezionare una cella facendo clic su di essa e poi cliccare sulla scheda Formule. La barra multifunzione di Microsoft Excel apparirà come riportato nella figura seguente: Successivamente, occorre cliccare sul pulsante Inserisci funzione. Apparirà la seguente finestra: Si può ottenere lo stesso risultato facendo ricorso al pulsante formula, presente sulla barra della 51

52 Se si vuole essere guidati nella ricerca della funzione da Microsoft Excel, si può digitare una breve descrizione della funzione ricercata nella casella Cerca una funzione. Cliccando sul pulsante OK vengono visualizzate nel riquadro inferiore tutte le funzioni che sono collegate alla descrizione indicata, così come mostra la figura seguente per la quale era stata indicata come breve descrizione la parola minimo. In alternativa, si può selezionare anche la categoria di appartenenza della funzione da richiamare, come nella rappresentato in figura seguente, in cui si ipotizza di selezionare la categoria di funzioni Statistiche: 52

53 Scegliendo infine una particolare funzione (ad esempio MIN che calcola il valore più piccolo all interno di intervallo di valori), viene poi presentata la relativa finestra di richiesta di argomenti della funzione prescelta, così come mostra la figura che segue: 53

54 Ricordiamo, infine che per richiamare una categoria di funzioni, è anche possibile direttamente dalla Scheda Formule fare ricorso al pulsante di riferimento. Ad esempio, se si vuole fare ricorso ad una funzione matematica, si può cliccare sul pulsante Matematiche e trigonometriche. Apparirà il seguente elenco a cascata: Somma La funzione Somma può essere richiamata, sia attraverso la procedura Inserisci funzione precedentemente accennata (nella categoria Matematiche e trig.), che attraverso il pulsante di somma automatica Excel., presente nella Scheda Formule della barra multifunzione di Microsoft Ad esempio, dopo aver digitato una serie di numeri nelle celle da B4 a B8, si può cliccare sulla cella B9 e poi cliccare sul pulsante di somma automatica nella cella B9 comparirà la formula =SOMMA(B4:B8).. Apparirà un area tratteggiata e 54

55 Premendo Invio, nella cella B9 sarà calcolata la somma delle celle da B4 a B9, come mostra la figura seguente: Appare pertanto chiaro che le celle di cui si vuole calcolare la somma devono essere selezionate. Se sono contigue, dopo aver premuto di pulsante di somma, basta selezionare con il mouse le celle contigue; se non sono contigue occorre tener premuto il tasto CTRL e selezionare con un clic del tasto sinistro del mouse le varie celle. La differenza tra i due casi è che se le celle da sommare sono contigue appare =SOMMA(B4:D8) ovvero appaiono le celle estreme della somma separate dai due punti. Se invece le celle da sommare non sono adiacenti fra loro, appare la formula =SOMMA(B4;B6;D8) ovvero appaiono le singole celle separate dal punto e virgola. Media La funzione Media può essere richiamata oltre che secondo il procedimento visto prima, nella categoria Statistiche, anche cliccando sulla freccia posta in basso a destra del pulsante di Somma automatica. 55

56 Vengono infatti visualizzate le funzioni statistiche più semplici e nel contempo più frequentemente utilizzate in un foglio di calcolo. Tra queste ultime, naturalmente si ritrova la funzione Media. Ipotizzando di avere digitato i voti riportati da uno studente nelle diverse materie di studio, come contenuto nella figura seguente: si voglia calcolare nella colonna F (dalla cella F4 alla cella F8) le rispettive medie calcolate per singola materia. Occorre allora prima cliccare sulla cella F4 ed attivare la funzione Media con uno dei metodi descritti precedentemente.. Apparirà la seguente finestra: In Num1 appare l intervallo di celle su cui si vuol fare la media. 56

57 Se la media deve essere fatta su celle non consecutive, occorre selezionarle attraverso la selezione di celle non contigue (uso del tasto CTRL). Selezionate le celle si clicca sul pulsante OK per calcolare e visualizzare il risultato. Per calcolare la media nelle celle da F5 a F8, è sufficiente trascinare con il mouse il quadratino di riempimento della cella F4 alle celle sottostanti. Le funzioni Minimo e Massimo Analogo alla precedente è il funzionamento delle funzioni di Minimo e Massimo. Esse Sono richiamate attraverso il pulsante Inserisci funzione o il pulsante di Somma automatica (cliccando sulla freccia) o dal pulsante Inserisci funzione della scheda Formule. dal menù come visto prima (categoria Statistiche). Riferendoci allo stesso esempio precedentemente presentato relativamente ai voti ottenuti da uno studente, per determinare il voto più basso per materia, ci si posizionerà nella cella G4 e si richiamerà la funzione MIN, come riporta la figura seguente: Premendo Invio, si otterrà il risultato (6 nell esempio). Trascinando poi il quadratino di riempimento della cella G4 nelle celle sottostanti si otterranno gli altri minimi. La funzione Se La funzione SE rientra nella categoria delle funzioni logiche. Per comprendere la sua funzionalità utilizzeremo un foglio di lavoro contenente i voti ottenuti in Informatica dagli studenti in 4 diverse prove. Ipotizziamo di dover attribuire il recupero ai soli studenti con una media di voti inferiore al 6. La figura seguente mostra quanto descritto. 57

58 Iniziamo ad applicare allora alla cella G4 la funzione SE, ricordando l appartenenza di tale funzione alla categoria delle funzioni Logiche. Apparirà la finestra degli argomenti della funzione SE che alla fine dovrà contenere i valori così come mostra la figura seguente: Nella casella Test occorre scrivere la condizione che deve essere verificata. Nel nostro caso scriveremo F4 (che è la cella riportante la media dei voti) < (minore di) 6. Nella casella Se_vero occorre scrivere cosa vogliamo memorizzare nella cella F4 se il Test è vero. Scriveremo pertanto RECUPERO. Nella casella Se_falso occorre scrivere cosa ci aspettiamo di vedere in F4 qualora il Test risultasse falso. Naturalmente scriveremo POSITIVO. Terminiamo l operazione cliccando sul pulsante OK. Riferendoci al nostro esempio, poiché il voto medio memorizzato in F4 è 7, ci aspettiamo che in G4 appaia la scritta POSITIVO. Trasciniamo poi il quadratino di riempimento della cella G4 nelle celle sottostanti (intervallo G5:G8 ) per copiare la formula. Apparirà alla fine la seguente finestra: 58

59 8 Grafici e Diagrammi In alcune occasioni un foglio di lavoro contiene numerosissime informazioni del fenomeno da studiare e pertanto il lettore non sempre è in grado di cogliere, interpretare e valutare nella loro corretta consistenza alcuni aspetti presenti nei dati. In questi casi un valido aiuto è fornito dalle possibilità fornite da Microsoft Excel in merito alla costruzione di grafici efficaci a rappresentare visivamente i dati presenti nel foglio di lavoro. Ricordiamo che la corretta progettazione e costruzione di un grafico è in grado più di mille parole ad attirare l attenzione sull importanza di alcuni dati, allo scopo di indicarne la tendenza ed evidenziarne le relazioni tra i dati stessi. Da questo punto di vista, è importante che i dati che si vanno a rappresentare siano omogenei, ovvero siano espressi nella stessa unità di misura. Per poter rappresentare una serie di dati sotto la forma di un grafico, occorre prima selezionare i dati e poi cliccare sulla scheda Inserisci della barra multifunzione: Così come indicato dai diversi pulsanti, sono inizialmente proposti grafici dei diversi tipi: istogramma a linee a torta a barre ad area a dispersione Altri tipi di grafici (azionario, a radar, ad anello, superficie, a bolle) sono invece raggruppati sotto il pulsante Altri grafici. Ovviamente, ogni tipo di grafico si adatta a specifiche esigenze. Ad esempio, se si vuole rappresentare una serie di dati come evoluzione (o involuzione di un fenomeno) si preferiranno istogrammi o grafici a barre. Se invece i dati riferiti ad un determinato fenomeno sono disposti in termini di composizione, potrà essere utile ricorrere ad un grafico a torta e così via. Passiamo ora in rassegna le principali tipologie di grafici e le situazioni in cui si ritiene opportuno adottarle. 59

60 Il grafico a torta Come abbiamo già accennato, il grafico a torta si utilizza quando occorre rappresentare le incidenze percentuali di un dato rispetto al totale, che rappresenta per definizione il 100%. Un esempio pratico è la rappresentazione dei dati elettorali dei singoli partiti ad una votazione politica. Per mostrare come si realizza un grafico a torta, ipotizziamo il seguente esempio: Ora selezioniamo tutti i dati dell intervallo (A4:B9) e, dopo aver cliccato sulla scheda Inserisci, clicchiamo sul pulsante Grafico a Torta. Apparirà la seguente finestra di dialogo grafici: Nell ordine (dall alto verso destra) appaiono i pulsanti per ottenere il grafico a torta, a torta esplosa, a torta della torta, a barre della torta, a torta 3D, a torta esplosa 3D. Scegliamo il grafico a sinistra della prima riga: questo grafico visualizza il contributo di ogni valore ad un totale. E opportuno utilizzarlo quando siamo di fronte ad una serie di dati positivi e quando è possibile sommare i valori. Apparirà la seguente finestra: 60

61 Una volta che il grafico a torta è stato realizzato, distinguiamo all interno di esso alcune componenti principali: Titolo Legenda Sezione Se si vuole effettuare sul titolo (nel nostro esempio Voti ) una variazione, si clicca su di esso e poi si preme il tasto destro del mouse, provocando la visualizzazione del menu contestuale: Scegliendo il comando Modifica testo si può variare il titolo, mentre la piccola barra di formattazione in alto permette di scegliere il formato appropriato da applicare al testo del titolo. 61

62 Il comando Seleziona dati presente nel menu contestuale consente invece di procedere a variare la serie dei dati per i quali si visualizza il grafico. Nel nostro caso, cliccando sul comando Seleziona dati si otterrà la seguente visualizzazione: Nella finestra si può notare che i dati selezionati in precedenza per ottenere il grafico a torta sono racchiusi in un area tratteggiata. Nella finestra Seleziona origine dati, infatti la casella Intervallo dati grafico contiene i limiti dell intervallo (nell esempio A4:B9). Per chiedere invece la visualizzazione del menu contestuale per la legenda, occorre cliccare sul tasto destro del mouse sulla zona a destra della torta, dove nel nostro esempio appaiono le scritte dei partiti (papaveri, gerani, ecc) con i rispettivi colori; la figura seguente mostra il menu contestuale della legenda: Il comando Formato legenda permette di personalizzare i diversi aspetti della legenda, secondo la seguente finestra di dialogo: 62

63 Rispetto ai grafici a torta, Microsoft Excel offre la possibilità di richiamare l attenzione su singole sezioni della torta attraverso la cosiddetta esplosione della torta, consistente nell allontanare le sezioni le une dalle altre. Per ottenere ciò è sufficiente cliccare due volte su una specifica sezione e poi trascinarla all esterno della torta, provocando il seguente effetto: Per aggiungere a ciascuna sezione l indicazione degli specifici valori dei dati, si clicca con il tasto destro del mouse su una sezione e poi dal menu contestuale si sceglie il comando aggiungi etichette dati. Nel nostro esempio, si otterrà la seguente torta: 63

64 Se invece dei valori si preferisce visualizzare le percentuali di ciascuna sezione, allora sempre con il cursore all interno di una sezione - si cliccherà con il tasto destro del mouse e dal menu contestuale richiamato, si sceglierà il comando Formato etichette dati. Sarà visualizzata la seguente finestra: Bisognerà infine deselezionare la casella Valore e selezionare la casella Percentuale. Si otterrà il seguente grafico: 64

65 In ogni caso le etichette (siano esse valori e/o percentuali) possono essere facilmente spostate, cliccando su di esse e poi trascinandole con il mouse nelle posizioni desiderate. L istogramma Un grafico ad istogramma si presta bene a confrontare i valori di categorie di dati mediante rettangoli verticali. Un istogramma pertanto è utile quando occorre rappresentare dati in funzione di altri dati. Un esempio di foglio dati che si presta bene ad una rappresentazione sotto forma di istogramma è quello delle vendite di prodotti negli ultimi 4 anni (importo in funzione del tempo), così come raffigurato nel seguente foglio di lavoro: L esempio considerato, riportato a fianco, prevede che sulle colonne siano memorizzati gli anni mentre sulle righe sono presenti i principali prodotti venduti. I numeri rappresentano gli importi di vendita dei singoli prodotti per anno. Per disegnare un istogramma prima si selezionano i dati contenuti nell intervallo A3:E9 e poi all interno della scheda Inserisci si clicca sul pulsante Istogramma. Apparirà la finestra seguente contenente tutti i tipi di istogramma che Microsoft Excel consente di ottenere. 65

66 Ipotizziamo di scegliere l istogramma a colonne raggruppate (il primo superiore a partire da sinistra), adatto al nostro caso. All interno del foglio di lavoro sarà visualizzato l istogramma rappresentato in basso. 66

67 Osserviamo che per ogni prodotto sono raggruppati gli importi di vendita relativamente ai 4 anni considerati, allo scopo di evidenziare l andamento delle vendite nei diversi periodi considerati. Nell area riservata alla legenda, posizionata nella zona di destra, sono indicati i colori associati a ciascun anno. Cambiare lo stile del grafico Se si vuole scegliere lo stile più appropriato ai propri gusti o più consono ad evidenziare la rappresentazione grafica dei dati che si stanno analizzando, occorre prima selezionare il grafico da modificare e poi dalla scheda Progettazione cliccare su uno dei tanti stili proposti all interno del gruppo Stili grafici. Cambiare il tipo di grafico Se si intende cambiare il tipo di grafico si deve prima selezionare il grafico da modificare e poi dalla scheda Progettazione cliccare sul pulsante Cambia tipo di grafico. Verrà visualizzata la finestra Cambia tipo di grafico dalla quale dovrà essere selezionato il tipo di grafico desiderato. Formattare gli elementi del grafico Per formattare un elemento del grafico, occorre prima selezionarlo e poi cliccare sulla scheda Formato ed infine cliccare sul pulsante Formato selezione. A seconda dell elemento selezionato apparirà una finestra contenente diverse categorie di opzioni di formattazione. Ad esempio, selezionando il formato asse y, sarà visualizzata la seguente finestra: 67

68 Modificare il titolo del grafico Per inserire il titolo in un grafico che non lo conteneva, dopo aver selezionato il grafico, bisogna cliccare sulla scheda Layout. Apparirà la seguente barra di pulsanti: Dopo aver cliccato sul pulsante Titolo del grafico, apparirà l elenco a cascata: 68

69 Se si intende posizionare il titolo in alto nell area del grafico, ridimensionando il grafico, si deve cliccare sul pulsante Sopra il grafico. A questo punto sul grafico comparirà il titolo con la scritta Titolo del grafico. Per modificare il titolo del grafico, invece sarà sufficiente posizionarsi sul titolo e poi cliccare con il tasto destro il mouse. Sarà visualizzato il menu contestuale dal quale occorre scegliere il comando Modifica testo e procedere poi a digitare il nuovo titolo. Per cancellare il titolo da un grafico infine, occorre dapprima selezionare il titolo e poi premere il tasto CANC. In alternativa, si può cliccare sul pulsante Titolo del grafico e poi scegliere il comando Nessuno. Un ulteriore procedimento per ottenere lo stesso risultato è fare ricorso al menu contestuale (attraverso il tasto destro del mouse con il cursore posizionato sul titolo) e da quest ultimo selezionare il comando Elimina. Formattare il titolo del grafico Per applicare il formato desiderato al grafico, si deve prima cliccare sulla scheda Layout, poi cliccare sul pulsante Titolo del grafico ed infine scegliere il comando altre opzioni titolo. Apparirà la seguente finestra: che contiene diverse sezioni sulle quali sarà possibile apportare la formattazione desiderata. Modificare la legenda del grafico Per applicare il formato desiderato alla legenda del grafico, così come se si vuole posizionare la legenda in un posto particolare del grafico, occorre ricorrere al pulsante legenda contenuto all interno della scheda Layout. Apparirà la seguente finestra: 69

70 I significati di ciascun comando sono chiari ed auto esplicanti: per disattivare la legenda si deve cliccare sul comando Nessuna. Gli altri comandi servono ad indicare il posizionamento della legenda all interno dell area del grafico (a destra, in alto, ecc.) Per formattare la legenda, si deve cliccare sul comando Altre opzioni legenda che avvia la visualizzazione della seguente finestra: 70

71 Cliccando in una delle sezioni del riquadro sinistro della finestra Formato legenda, si possono indicare le preferenze rispetto all eventuale formattazione di riempimento, al colore dei bordi, allo stile da applicare ai bordi ed all ombreggiatura della legenda. In particolare, se si vuole scegliere il colore di riempimento della legenda, occorre cliccare sull opzione riempimento del riquadro sinistro: apparirà la seguente finestra: Cliccando nel riquadro di destra sull opzione desiderata (ad es. Riempimento a tinta unita) e cliccando sulla freccia della casella Colore, è possibile cliccare sul colore prescelto per riempire lo sfondo della legenda. Se invece si vuole cambiare la formattazione (es. dimensioni e colore dei caratteri componenti), la strada più breve è di cliccare sul tasto destro del mouse, posizionando il cursore sull area della legenda. Apparirà il menu contestuale, nella cui parte superiore sono mostrati gli strumenti di formattazione che permettono di applicare il font desiderato, la dimensione, il colore, ecc. ai caratteri componenti la legenda. : Inserire etichette dati nel grafico In alcuni casi risulta molto utile indicare per ciascun rettangolo di un grafico ad istogramma i valori di riferimento, allo scopo di quantificare le grandezze. Ipotizziamo, ad esempio di aver memorizzato in un foglio di lavoro l andamento delle vendite di due prodotti nell arco temporale di 4 anni ( ) e di aver realizzato un grafico ad istogramma. La situazione ipotizzata è presentata nella figura seguente nella quale sull asse delle x sono riportati gli anni. 71

72 Nel caso in cui si volessero visualizzare i valori numerici delle vendite in prossimità degli istogrammi, dopo aver cliccato sul grafico occorrerebbe cliccare sulla scheda Layout e poi sul pulsante Etichette dati. Appare il seguente elenco di comandi: Si può scegliere se apporre le etichette dati al centro di ciascun istogramma, alla fine della sua parte interna oppure alla base della sua parte interna o al di sopra della sua parte esterna. Ipotizziamo di selezionare il comando Fine esterna; si otterrà il seguente grafico a istogramma: 72

73 Modificare il colore dello sfondo di un grafico Il colore dello sfondo dell area di un grafico può essere selezionato attraverso il pulsante Area del tracciato presente nella scheda Layout. Cliccando su Altre opzioni area del tracciato, apparirà la finestra Formato area del tracciato: 73

74 Selezionando l apposita opzione si potrà ottenere il riempimento a tinta unita o il riempimento sfumato o il riempimento con un immagine o trama oppure il riempimento automatico. Ad esempio, se si sceglie il riempimento a tinta unita, sarà visualizzata la finestra: Cliccando sul pulsante colore, si può selezionare il colore di riempimento più adeguato al grafico che si vuole rappresentare. 74

75 Modificare il colore delle colonne di un grafico a istogramma Ipotizziamo di avere ottenuto da un area di un foglio di lavoro un grafico ad istogramma, così come contenuto nella figura seguente: Notiamo che automaticamente, in fase di creazione dell istogramma, le colonne del grafico sono colorate di blu. E tuttavia possibile personalizzare il colore delle colonne, semplicemente, cliccando su una colonna: tutte le colonne saranno delimitate da cerchi ai vertici di ciascun rettangolo. Successivamente occorre cliccare dalla scheda Formato il pulsante Riempimento forma. Appare la finestra seguente, nella quale semplicemente passando il mouse sul quadratino del colore desiderato si ottiene in anteprima l effetto visivo della possibile scelta, che poi può essere confermata con un semplice clic. 75

76 Modificare la formattazione dei caratteri del titolo di un grafico Ipotizzando di aver creato un grafico riportante un certo titolo e di voler procedere ad applicare un certo formato ai caratteri che compongono il titolo stesso, bisogna dapprima cliccare il tasto destro del mouse sulla parte del titolo; apparirà la finestra come dalla seguente figura. Come si può notare, nella parte superiore del menu contestuale, appaiono diversi strumenti che permettono di applicare il formato desiderato ai caratteri componenti il titolo: il font, la dimensione del carattere, il grassetto, il corsivo ed il colore. Gli strumenti componenti il titolo. permettono di ingrandire o di rimpicciolire i caratteri ed il riquadro 76

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78 9 Preparazione della Stampa Dopo aver provveduto a realizzare il foglio di lavoro ed aver salvato la cartella di lavoro sulla memoria ausiliaria (disco, CD, ecc.), si sente l esigenza di stampare il foglio sia per mostrarlo al committente (capo ufficio, cliente, collega di lavoro) che per conservarlo in archivio o per altri scopi. Microsoft Excel possiede funzionalità avanzate rivolte alla stampa con caratteristiche di facilità d uso e di flessibilità nella gestione. Impostazione di pagina Per impostare la pagina si clicca sulla scheda Layout di pagina: nella barra multifunzione sono presenti diversi pulsanti con funzioni specifiche: Per indicare i margini del foglio di lavoro si clicca sul pulsante Margini: Oltre a 3 tipici formati di pagina (Normale, Largo o Stretto), c è la possibilità di personalizzare i margini, scegliendo il comando Margini personalizzati: 78

79 Nella sostanza, si devono digitare le distanze relative al margine superiore, inferiore, sinistro e destro. Oltre a ciò, attraverso il pulsante Anteprima di stampa si ha la visione immediata delle proprie scelte, in modo da avere poi la possibilità di variarle ulteriormente. L intestazione e il piè di pagina Con Microsoft Excel è possibile inserire un gruppo di righe di testo che si ripete, in fase di stampa, su tutte le pagine stampate. Tale testo può essere inserito sia come intestazione nella parte superiore della pagina che alla fine di essa (il cd. piè di pagina). Per gestire l intestazione e il piè di pagina si procede selezionando dalla scheda Inserisci il pulsante Intestazione e piè di pagina. Appare la seguente finestra riportante in alto sullo schermo i pulsanti della scheda Progettazione: Nelle caselle di Intestazione in alto (a sinistra, al centro o a destra) si possono inserire le informazioni desiderate. 79

80 In alternativa, è anche possibile utilizzare all interno dell intestazione alcune informazioni predefinite che appaiono se si clicca sul pulsante Intestazione della scheda Progettazione. Per inserire il piè di pagina, si clicca sul pulsante Piè di pagina e poi si segue un procedimento analogo a quello seguito per l Intestazione. Il testo digitato nelle intestazioni e nel piè di pagina può essere trattato come qualsiasi altro testo digitato all interno del foglio di lavoro e pertanto, cliccando sulla scheda Home è possibile, secondo le usuali regole, applicare sul testo i formati desiderati (tipo e dimensione di carattere, grassetto, corsivo, ecc.). All interno delle caselle di intestazione e piè di pagina, si possono anche inserire informazioni utili quali la data corrente, il numero di pagina corrente, il numero delle pagine complessive del documento, l ora corrente, il nome del file (eventualmente includendo anche il percorso completo), il nome del foglio o un immagine. Per fare ciò, dopo aver posizionato il cursore nella posizione prescelta della casella dell intestazione o del piè di pagina, è sufficiente cliccare nella scheda Progettazione uno dei pulsanti del gruppo Elementi intestazione e piè di pagina: 80

81 Si noti che nell esempio rappresentato nella figura precedente dopo aver cliccato sul pulsante Data corrente, nella posizione prescelta appare la parola Data racchiusa tra parentesi quadre, preceduta dal simbolo &. E la sintassi di Microsoft Excel per rmemorizare la direttiva indicata dall utente. E chiaro che in fase di visualizzazione (o di stampa) del foglio di lavoro, apparirà solamente la data corrente, come mostra la figura seguente. Stampare Quando il foglio è pronto, si può procedere alla sua stampa. Per ottenere la stampa di un foglio di Microsoft Excel, si deve cliccare sul pulsante Office, selezionare Stampa ed infine cliccare nel riquadro di destra su una delle scelte desiderate: 81

82 Se si sceglie di cliccare su Stampa, apparirà la finestra mostrata in figura: dove nel campo Nome si deve indicare il nome della stampante verso la quale sarà indirizzato il processo di stampa; eventualmente, cliccando sulla freccia affianco alla casella si può scegliere un altra stampante tra quelle disponibili. Nella sezione Intervallo si può decidere di stampare tutto il documento, selezionando la voce Tutto, oppure stampare solo alcune pagine indicandone il numero di pagina iniziale e finale nelle caselle Da e A. Attraverso l opzione Numero di copie si può decidere quante copie stampare. Nella sezione Stampa si può decidere di stampare tutta la cartella, oppure solo il foglio attivo o, infine, solo ciò che è stato selezionato, cliccando sulla voce Selezione. Nel caso in cui il foglio contenga un grafico, si può decidere di stampare solo il grafico, selezionandolo e attivando la funzione di stampa. In tal caso apparirà l opzione Grafico selezionato nella sezione Stampa. La stampa può essere eseguita anche attraverso il pulsante,presente eventualmente sulla barra di accesso rapido; tale procedura, a differenza della precedente, non permette di gestire le opzioni di stampa, ma esegue la stampa direttamente sulla stampante predefinita associata al computer. Un modo per visualizzare come apparirà la stampa del foglio di calcolo, senza impegnare la stampante consiste nel far ricorso alla funzione di Anteprima di stampa (richiamabile dal menu di Stampa attraverso il pulsante Office, oppure direttamente cliccando sul pulsante, eventualmente presente nella barra di accesso rapido. Ricorrere all anteprima di stampa è utile soprattutto per effettuare le ultime correzioni al layout del foglio di calcolo, senza stampare il lavoro e sprecare inutilmente carta: è anche un modo intelligente di difendere l ambiente! 82