ARVAL SERVICE LEASE S.p.A.

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1 MANUALE OPERATIVO OFFICINE MECCANICHE DIRETTE ARVAL SERVICE LEASE S.p.A. 1 Accesso al Sito e creazione Pratica Web. - Inserimento Credenziali - Creazione pratica Web (Inserimento Targa, dati utente e tipo lavori). Inserimento Accettazione. Compilazione Preventivo On Line: - Inserimento tagliando - Inserimento Altre voci: - manodopera - ricarica a/c - diagnosi - ricambi (es. lampadina) - lubrificante (es. antigelo) - Invio Preventivo al Ricambista - Ricezione Preventivo Modificato dal Ricambista - Simboleggiatura pratiche Inserimento Date e chiusura pratica: - Data inizio lavori - Data fine lavori - Data consegna veicolo Inserimento e stampa Fattura On Line.

2 Accesso al Sito e creazione Pratica Web. Digitare sul Browser il link al sito WEB come riportato a seguire: A seguire, modalità di accesso al SITO WEB. Creazione di una Pratica WEB 2

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4 Inserimento Accettazione ACCETTAZIONE, per inserire le principali informazioni ricavate dall esame esteriore del mezzo. 4

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6 DI SEGUITO, UNA STAMPA DEL MODULO APPOSITAMENTE CREATO IN MULTIPLA COPIA (UTILIZZATORE, OFFICINA, SOCIETA PROPRIETARIA DEL VEICOLO). 6

7 - Inserimento tagliando: Compilazione Preventivo On Line Selezionare il menu Aggiungi preventivo e successiva finestra Tagliando catalogo per simulare l inserimento di un tagliando automatico da sistema. (selezionare Tagliando manuale in caso di indisponibilità del tagliando da catalogo). Procedere poi alla ricerca del tagliando automatico, selezionando preventivamente l intervallo di nostro interesse ed il campo tutti gli anni di costruzione del veicolo. Cliccare su Cerca. 7

8 Il sistema selezionerà in automatico il TAGLIANDO con ricambi di PRIMO EQUIPAGGIAMENTO, previsto per l intervallo prescelto (in questo caso tagliando dei km). I M P O R T A N T E! E tassativo l inserimento in prima battuta dei ricambi previsti in PRIMO EQUIPAGGIAMENTO per il veicolo. Sarà cura del ricambista, modificare il preventivo con i corrispettivi ricambi OMOLOGATI. Selezionare poi il lubrificante previsto per il mezzo (Rispettare Indice SAE/Viscosità e MARCA) e riportare quantità e prezzo previsti: A destra, selezionare i 4 ricambi, cliccare su inserire i ricambi in preventivo: poi sul tasto SALVA per 8

9 Eventuali note possono essere inserite utilizzando l apposito campo NOTE OFFICINA. Per aggiungere altre voci in preventivo (es.: diagnosi, carica a/c, manodopera, liquidi ecc.) selezionare il menù aggiungi al preventivo e procedere come segue: - Per inserire una MANODOPERA selezionare Operazione : 9

10 Scegliere il gruppo relativo alla lavorazione: Ed il sottogruppo specifico: Ora indicare l importo previsto e cliccare su salva. La vostra voce di manodopera è ora presente in preventivo. 10

11 - Per inserire una RICARICA A/C selezionare dal menù aggiungi al preventivo la voce Operazione : Selezionare il gruppo e sottogruppo relativo: Ora indicare l importo previsto e cliccare su salva. La voce RICARICA A/C è ora presente in preventivo. 11

12 - Per inserire una DIAGNOSI selezionare dal menù aggiungi al preventivo la voce Operazione : Selezionare il gruppo e sottogruppo relativo: Ora indicare l importo previsto e cliccare su salva. La voce DIAGNOSI è ora presente in preventivo. 12

13 - Per inserire un RICAMBIO (es. LAMPADINA) selezionare dal menù aggiungi al preventivo la voce Ricambio : Indicare la marca ed il codice relativo, poi cliccare su cerca : Viene visualizzato il ricambio con l indicazione del prezzo di listino ufficiale ed il tempo di m/o prevista. Cliccare sul tasto per aggiungerlo. Ora selezionare il pusante Ricambi selezionati : Viene richiesto di cliccare sul simbolo matita nel caso di un ricambio non presente in banca dati (visualizzato un pallino nero anziché verde): 13

14 In tale occasione bisogna abbinare il gruppo il sottogruppo ed il componente al ricambio. Procedere poi cliccando salva : Cliccando ora sul pulsante salva nel menù principale: il ricambio viene inserito in preventivo: E possibile ricercare e selezionare i ricambi anche attraverso la funzione Ricambi utilizzando il menù a tenda: 14

15 - Per inserire un LUBRIFICANTE (es. LIQUIDO ANTIGELO) selezionare dal menù aggiungi al preventivo la voce Lubrificante : Selezionare il gruppo e sottogruppo relativo: Poi indicare correttamente la marca, la quantità, il prezzo di listino del singolo litro il tempo di manodopera previsto e cliccare su salva : Il LUBRIFICANTE(es. LIQUIDO ANTIGELO)) è stato inserito in preventivo: L inserimento dell OLIO MOTORE avviene come la modalità sopra descritta ma selezionando dal menù aggiungi al preventivo la voce Olio motore : 15

16 Il Preventivo è ora pronto per essere inviato alla società di Leasing per l autorizzazione: cliccare sul tasto INVIA PREVENTIVO (NB. Lavoro non potrà essere eseguito in ogni caso sino a ricezione dei ricambi OMOLOGATI, spediti dal ricembista, come da banner giallo riportato in preventivo). La pratica inviata transita nel box PRATICHE IN ATTESA, sin quando non perviene autorizzazione dalla Società ARVAL. 16

17 I M P O R T A N T E! Come da accordi contrattuali, ARVAL autorizza esclusivamente lavori che prevedano utilizzo di ricambi OMOLOGATI e LUBRIFICANTI spediti dal ricambista scelto da ARVAL. Pertanto, una volta inviato il preventivo all ARVAL, Sarà cura del ricambista, modificare il preventivo, originariamente composta da ricambi in primo equipaggiamento previsti per il veicolo, con i corrispettivi ricambi OMOLOGATI. L officina è autorizzata esclusivamente autorizzata a fatturare la manodopera (ore lavoro o frazioni di esse), le spese per lo smaltimento rifiuti e materiale di consumo. E poi cura dell officina, verificare negli appositi box PRATICHE AUTORIZZATE o PRATICHE NEGATE, l iter della pratica, che una volta esitata da ARVAL, viene gestita dal ricambista che in tempi brevissimi, sostituisce in preventivo i ricambi originali con gli omologati, e provvede alla spedizione degli stessi alla officina assieme al lubrificante. Di seguito l immagine del preventivo AUTORIZZATO da Arval e successivamente MODIFICATO dal ricambista autorizzato, come visualizzato poi dall officina. A seguire una breve legenda dei simboli utilizzati per illustrare le modifiche apportate dal ricambista modifiche apportate dal ricambista autorizzato: RICAMBIO IMMEDIATAMENTE DISPONIBILE. 17 RICAMBIO DISPONIBILE IN TEMPI BREVI.

18 RICAMBIO NON DISPONIBILE. L OFFICINA VERIFICA EVENTUALE APPOSTA DA ARVAL IN MERITO A POSSIBILE APPROVVIGIONAMENTO DEL RICAMBIO DA PARTE DELL OFFICINA STESSA. RICAMBIO IMMEDIATAMENTE DISPONIBILE, GIA SPEDITO DAL RICAMBISTA ALL ATTO DELLA RICEZIONE DEL PREVENTIVO MODIFICATO DAL RICAMBISTA. RICAMBIO DISPONIBILE IN TEMPI BREVI (PROBABILE SPEDIZIONE ENTRO 12 ORE DALLA RICEZIONE DEL PREVENTIVO MODIFICATO DAL RICAMBISTA). RICAMBIO SPEDITO DAL RICAMBISTA. Inserimento Date e chiusura pratica. LA PRATICA ORA AUTORIZZATA DA ARVAL E MODIFICATA DAL RICAMBISTA PUO ESSERE CHIUSA ED IL LAVORO PUO INIZIARE. Procedere inserendo nei rispettivi box, data e orario rispettando rigorosamente un ordine sequenziale. 18

19 Inserimento Fattura On Line. Cliccare selezionare il campo FATTURA SINGOLA per tutti gli interventi (ad esclusione delle garanzie). Riportare in fattura esclusivamente il numero del documento fiscale cartaceo emesso dalla officina, con la relativa data di emissione, infine cliccare su SALVA. Il sistema provvede ad inoltro immediato TELEMATICO, della fattura al cliente ARVAL. 19

20 Di seguito il messaggio di conferma di avvenuto salvataggio della fattura WEB. Successivamente, comparirà un Pop-Up riepilogativo dei dati inseriti a cura dell Officina (tipo fattura, numero documento e data). Selezionare la sezione Stampe ed il campo Stampa Documento Fiscale Officina per visualizzare e stampare il cartaceo della fattura. 20

21 Di seguito copia della stampa relativa all intervento che l Officina fatturerà ad ARVAL, contenente la manodopera e i servizi (Smaltimento rifiuti e M.di Consumo): Vi ringraziamo per la collaborazione. 21 Servizi Auto On Line S.p.A.