RHIAG S.p.A. Manuale d uso AOL (Aste On Line)

Transcript

1 RHIAG S.p.A. Manuale d uso AOL (Aste On Line) AstaOnline è un sistema di e-procurement nato alla fine del 2009 (visionabile correttamente soltanto attraverso il browser Explorer) che consente alle flotte aziendali di richiedere un preventivo per componenti costosi di difficile reperibilità (motori, turbine, sistema d iniezione, cambi, ) ad una serie di potenziali fornitori (rettifiche, ricambisti, pompisti) che, una volta attivati all uso del sistema, parteciperanno alla effettiva gara online. Tutte le forniture effettuate da ogni vincitore dell asta vengono auto-fatturate a Rhiag: Rhiag fattura a sé il costo del lavoro effettuato dal fornitore del particolare e presenta, tipicamente, un unica fattura ogni mese al cliente flotta. Il sistema offre grandi vantaggi per tutti gli attori coinvolti visto che è Rhiag a fare da intermediario nella gestione delle pratiche e funge quindi da facilitatore tra i vari attori. PRESENTAZIONE HOMEPAGE Accedendo all indirizzo web è possibile, tramite i comandi presenti nella barra in alto (indicata dall ellisse rossa), visionare le NUOVE esigenze, quelle IN ATTESA, le SCADUTE, le RESPINTE e creare una NUOVA RICHIESTA OFFERTA. Una volta effettuato l accesso ad una delle aree sopra elencate, è possibile tornare alla homepage tramite il tasto HOME oppure cliccando AO Asta Online, come evidenziato dal cerchio blu. CREAZIONE NUOVA RICHIESTA D OFFERTA Cliccare, nella barra in alto alla pagina, NUOVA RICHIESTA OFFERTA (come indicato dalla figura di seguito) per creare una nuova esigenza. Pag. 1 di 5

2 Popolare la parte di Anagrafica in cui viene richiesta la data in cui si vuole far scadere l offerta e le informazioni che caratterizzano il veicolo. I campi indispensabili richiedono l obbligo di compilazione per poter procedere nella gestione della pratica. Selezionare il ricambio desiderato: il gestionale prevede un elenco di categorie di articoli (motore, turbina, iniezione, altro) che deve essere esploso per poter scegliere quello più adatto alle proprie esigenze (all interno della categoria motore ad esempio è possibile esprimere l esigenza di richiederne uno nuovo, uno revisionato completo, uno revisionato semicompleto, ecc). Una funzione di mouseover dedicata fornisce inoltre una definizione più dettagliata dei pezzi di ricambio opzionabili. E necessario indicare la quantità e, attraverso un flag come per la scelta del pezzo di ricambio, è possibile decidere se rendere l offerta modificabile. Ultimo passo per creare l esigenza consiste nella scelta dei fornitori convenzionati che parteciperanno alla gara di fornitura. Nella sezione Fornitori convenzionati sono presenti tutte le strutture abilitate a lavorare sull applicativo: è possibile selezionarle una ad una oppure, flaggando su Seleziona tutto, la richiesta verrà indirizzata a tutti coloro che sono presenti nell elenco fornitori. Come si evince dall immagine di seguito, a fianco della ragione sociale del fornitore vengono indicati le categorie merceologiche su cui ogni rettifica/pompista è specializzato: il flag verde denota la possibilità di trovare l articolo desiderato dal corrispondente fornitore, la croce grigia invece indicata l impossibilità da parte del fornitore di riferimento di procurare il pezzo di ricambio. Pag. 2 di 5

3 Dopo aver inserito i dati necessari affinché l esigenza venga creata, si procede cliccando sul tasto Salva. L operazione appena eseguita consente di avere il quadro riassuntivo dell esigenza generata che verrà inserita nella sezione nuove. A questo punto è possibile effettuare le seguenti operazioni: - Il tasto E consente di entrare all interno del dettaglio della richiesta nel caso in cui si voglia inserire qualche dato aggiuntivo o modificare quelli già esistenti. - Col tasto C è possibile cancellare in toto l offerta appena creata. - Il tasto I permette di inviare la richiesta del particolare o dell assieme all elenco di fornitori scelto. - Infine il tasto R consente di respingere l intera offerta: grazie a questa funzione è possibile rifiutare l offerta in qualunque stadio di avanzamento della lavorazione. Quando, eventualmente dopo aver modificato o aggiunto dettagli all offerta, si invia l esigenza creata (cliccando il tasto I ), la stessa sarà visionabile nella Homepage all interno della sezione RICHIESTE OFFERTE IN ATTESA (NON ANCORA SCADUTE). Una volta raggiunta la data di scadenza, l esigenza sarà visionabile sempre nella Homepage all interno della sezione RICHIESTE OFFERTE SCADUTE. Non appena inviata la richiesta, si genera una mail di alert automatica che mette il fornitore al corrente dell esigenza della Flotta. Pag. 3 di 5

4 ANALISI OFFERTE PER ACCETTAZIONE RIFIUTO Inviata la richiesta di preventivo alla rettifica, la flotta potrà controllare l avanzamento lavori all interno dell area OFFERTE RICEVUTE (sempre che abbia ricevute offerte dalle rettifiche coinvolte). Prendendo d esempio le offerte indicate, è possibile: - tramite il tasto A accettare la proposta effettuata così com è stata compitata dalla rettifica - con il tasto R richiedere un offerta migliorativa alla stessa rettifica - attraverso il tasto S sollecitare le rettifiche selezionate a procedere alla compilazione del preventivo nel caso in cui non l abbiano ancora fatto. Il simbolo che raffigura un punto di domanda, di fianco all importo, indica le note legate al preventivo: grazie a questa funzione si possono visualizzare le informazioni aggiuntive che ogni rettifica abbia eventualmente inserito nella pratica. Lo stato delle offerte ricevute è contraddistinto da uno dei simboli raffigurati di seguito. Come si può notare dalla figura, la semantica della simbologia è esplicitamente spiegata di sotto. Per poter accedere a tale legenda è necessario cliccare sul punto interrogativo che si trova a lato destro di Stato. L ultimo step, nel caso in cui il processo sia andato a buon fine, è rappresentato dall accettazione di una delle offerte proposte: il fornitore in oggetto, il cui preventivo verrà approvato, sarà l unico vincitore della gara di fornitura e automaticamente gli altri concorrenti non potranno più partecipare alla gara per quel che concerne la richiesta di quell articolo sulla vettura indicata. Pag. 4 di 5

5 TRACKING CONSEGNE Entrando all interno della sezione offerte ricevute, la funzione contraddistinta dal tasto AC aiuta a verificare lo stato di avanzamento della consegna del ricambio ordinato: viene generata una mail automatica verso Rhiag che si interfaccia con la rettifica che sta provvedendo all approvvigionamento del pezzo in cui viene chiesto riscontro sullo stato della spedizione per il preventivo corrispondente e Rhiag stessa da un riscontro alla flotta. Il tasto AC è visualizzabile nel caso in cui lo stato della pratica risulti Approvato o Fatturato. ARCHIVIO PRATICHE Per la gestione dell archivio delle offerte, sulla Homepage, c è la possibilità di ricercare tutte le pratiche per targa in modo di gestire le attività di monitoraggio e storicizzazione più velocemente e con maggior facilità. Pag. 5 di 5