DIGITALE Milano 24 Febbraio 2016

Transcript

1 Ecco PAPERLESS i nostri COMPANY loghi «le nuove imprese digitali» DIGITALE Milano 24 Febbraio 2016

2 Le nuove imprese digitali devono modificare obbligatoriamente i propri processi interni per poter governare correttamente la propria documentazione, amministrativa e fiscale, in formato Elettronico: La Firma Digitale La Casella di Posta Elettronica Certificata La Fatturazione Elettronica La Conservazione Elettronica a norma La Dematerializzazione dei documenti cartacei I processi di comunicazione telematica con la PA Sono tutti elementi che hanno ormai invaso e condizionato la vita dell IMPRESA, una loro corretta gestione può comportare sicuramente un risparmio di tempo e di denaro. Se ciò non dovesse avvenire si rischierebbe di compromettere la veridicità nel tempo e quindi, qualora dovesse occorrere, l opponibilità a terzi del patrimonio documentale aziendale.

3 Gestire correttamente i propri documenti, i propri dati e le proprie informazioni rilevanti significa adottare modelli e metodologie a norma finalizzati a garantire l attribuibilità, l integrità, l autenticità, la sicurezza, il corretto trattamento, l adeguata archiviazione e la conservazione nel tempo al proprio patrimonio di dati digitali

4 La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione obbliga di fatto ogni impresa ad introdurre al suo interno l adozione di nuovi PROCESSI DOCUMENTALI Documenti AMMINISTRATIVI 25% IMPRESA Documenti FISCALI 25% 50% CORRISPONDENZA

5 Sistema di gestione e conservazione informatica dei documenti Sviluppo di un sistema informatico Analisi organizzativa Change Management Sicurezza informatica Analisi dei processi di gestione dei flussi documentali -Mappatura processi Reingegnerizzazione di tutti i procedimenti - Ridefinizioni ruoli e responsabilità Formazione Comunicazione - Rilevazione ruoli e responsabilità - Analisi costi/benefici privacy D. Lgs 231/2001 Conservazione a norma

6 L ORGANIZZAZIONE TITOLARE In strutture complesse gerarchia di responsabili a più livelli RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI RESPONSABILE PRIVACY RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA DPS E REGOLAMENTI INTERNI MANUALE DELLA CONSERVAZIONE INCARICATO INCARICATO INCARICATO La Governance del patrimonio informativo di una società o una PA: Compliance normativa nella Società dell Informazione

7 Vantaggi della Dematerializzazione Il documento informatico e i sistemi di gestione documentale, che hanno raggiunto attualmente una loro maturità, consentono di cogliere notevoli opportunità legate a una forte riduzione dei costi sia diretti (gestione dei documenti) che indiretti (legati all efficientamento dei processi e alla soddisfazione del cliente) Sicurezza Riduzione dei costi

8

9 Riduzione dei costi al sistema paese alcune cifre

10 Elenco delle voci di costo per la tenuta di un documento analogico Stampa documento Costo della stampa + Costo del personale Faldoni raccoglitori etichette Classificazione Costo per l acquisto Costo del personale (calcolabile nelle ore di lavoro) Ricerca documenti archivio Costo del personale (calcolabile nelle ore di lavoro) Occupazione spazi Manutenzione e organizzazione degli spazi Sorveglianza dedicata Affitto Ammortamento spazio archivio Costo del personale (calcolabile nelle ore di lavoro) e materiale Costo del personale (calcolabile nelle ore di lavoro) e impianti

11 FIRMA DIGITALE valore formale e probatorio predefinito per legge difficilmente disconoscibile equivale alla sottoscrizione cartacea associata alla marca temporale conferisce al documento certezza giuridica

12 Le firme Elettroniche in Italia (art. 1 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) q) firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica; q-bis) firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati; r)firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; s)firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

13 Documento informatico: valore giuridico (art. 21 del Nuovo CAD 2011 D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive diqualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Art codice civile: la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata come riconosciuta

14 LEGALMAIL La Posta Elettronica Certificata La corretta gestione della PEC e dei documenti in formato digitale riducono i costi e semplificano la gestione amministrativa delle imprese

15 La normativa L'istituzione dell'ini-pec, è il compimento di un percorso che inizia nel 2005 con il Codice dell'amministrazione Digitale (CAD). INI-PEC è oggi una realtà al servizio di tutti: cittadini, imprese, professionisti, pubbliche amministrazioni. Con il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, viene emanato il "CAD" ovvero il "Codice dell Amministrazione Digitale. Il codice è considerato come il primo grande passo per rendere più efficienti e innovativi i rapporti tra cittadini e istituzioni, ed è costituito da un insieme di norme che favoriscono e regolamentano le comunicazioni digitali tra la Pubblica Amministrazione e i cittadini. Tra le altre innovazioni, il CAD con l'articolo 6, introduce la possibilità da parte della Pubblica Amministrazione di utilizzare la PEC per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti che ne hanno fatto preventivamente richiesta. Un ulteriore passo avanti viene compiuto con l'emanazione del decreto legge 29 novembre 2008, n.185 (convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n.2) al cui articolo 16, viene introdotto l'obbligo da parte delle imprese e dei professionisti di creare un indirizzo di PEC proprio e di comunicarlo rispettivamente al Registro Imprese e agli Ordini o Collegi di appartenenza. Con il decreto legge 18 ottobre 2012, n.179 (convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n.221), all'articolo 5, commi 1 e 2, questo obbligo viene esteso anche alle imprese individuali, siano esse nuove o già esistenti. Per legge tutte le imprese individuali, hanno quindi avuto tempo fino al 30 giugno 2013 per comunicare al Registro Imprese il proprio indirizzo PEC. Sempre all'interno dell'articolo 5, al comma 3 del decreto legge 18 ottobre 2012, n.179, viene apportata la prima di una lunga serie di

16 importanti modificazioni del CAD: al decreto legislativo del 7 marzo 2005, dopo l'articolo 6 viene infatti introdotto l articolo 6bis che sancisce la nascita dell'ini-pec. L'articolo 6-bis sancisce la creazione dell'indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata, a partire dagli elenchi di indirizzi PEC già registrati presso il Registro delle Imprese e gli Ordini o Collegi professionali di appartenenza dei singoli professionisti, come previsto dall'articolo 16 del decreto legge 29 novembre 2008, n.185. Tutte le operazioni per la creazione dell'ini-pec sono sovrintese dal Ministero dello Sviluppo Economico che, sentita l'agenzia per l'italia digitale, con il decreto attuativo del 19 marzo 2013, emana le norme che regolamento tempi e modalità sia della raccolta che dell'aggiornamento degli indirizzi di posta elettronica certificata messi a disposizione nel portale INI-PEC.

17 Dalla carta alla PEC - Legalmail Da a Da PEC a Da PEC a PEC Posta Normale Certificazione dell invio Raccomandata AR Quindi la PEC può sostituire: raccomandata AR, raccomandata semplice, fax, corriere, telegrammi, posta ordinaria / celere / prioritaria

18 Da PEC a tradizionale Se il destinatario di un messaggio non ha la PEC si certifica solo l'invio e non la consegna. In questo caso i vantaggi della PEC sono Certificazione dell'invio Utile soprattutto per atti non recettizi : non devono essere portati a conoscenza del destinatario per produrre gli effetti (es. fatture) Risparmio diretto (nei confronti della lettera ordinaria) e nei costi di gestione Velocità di consegna Sicurezza e integrabilità

19 Raccomandata AR vs. da PEC a PEC Certezza d'invio Certezza di consegna Tempi di consegna Contemporaneità della spedizione Certezza del contenuto Identità mittente Valore legale dell'allegato Raccomandata AR SI SI settimane NO NO NO Firma autografa lettera Da PEC a PEC SI SI secondi SI SI casella autentica firma del msg Firma digitale allegato

20 Le caratteristiche della PEC Dimostrabilità del contenuto inviato contrariamente a quanto avviene con la raccomandata AR, il mittente può dimostrare che cosa è stato consegnato nella casella del destinatario; sentenza Cassazione 12/05/2005, n : la sola ricezione della busta raccomandata da parte del destinatario non costituisce prova di ricezione del contenuto della stessa: la raccomandata perde valore! Interoperabilità con altri gestori l'interoperabilità delle PEC tra i vari gestori viene periodicamente testate, ciò è richiesto per legge.

21 PEC: certificazione della trasmissione SERVER Altro Gestore di Posta Certificata Ricevuta di accettazione Destinatario Mittente

22 PEC: certificazione della trasmissione SERVER Altro Gestore di Posta Certificata Casella di posta Ricevuta di accettazione Destinatario Mittente

23 PEC: certificazione della trasmissione SERVER Altro Gestore di Posta Certificata Casella di posta Ricevuta di accettazione Ricevuta di consegna Destinatario Mittente

24 PEC: certificazione della trasmissione SERVER Altro Gestore di Posta Certificata Casella di posta Ricevuta di accettazione Ricevuta di consegna Busta di trasporto Destinatario Mittente

25 LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI A NORMA

26 INTRODUZIONE La vigente normativa e l alta tecnologia hanno reso possibile archiviare in formato digitale una moltitudine di documenti che devono essere conservati nel tempo. Nello specifico la Firma Digitale, la Marcatura Temporale e l Evidenza Informatica, danno la possibilità di conservare legalmente qualsiasi documento fiscale (fatture attive - passive, libri fiscali come il giornale - libri inventari - libri iva, dichiarazioni fiscali, libri ISVAP, ecc.) in un formato digitale conforme ai requisiti dettati dal CNIPA. Con la conservazione sostitutiva è possibile dematerializzare tutti quei documenti analogici che avevano come unico obbligo la stampa e la relativa archiviazione in forma cartacea. Con la conservazione elettronica a norma si esegue il processo di archiviazione dei file che hanno come natura originale quella informatica digitale.

27 Il quadro normativo è stato recentemente integrato Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 Decreto Legge 185/2008 (art bis c.c. e documenti unici) Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 regole tecniche per firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali) Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 21 marzo 2013 (disposizioni in tema di dematerializzazione dei documenti originali unici) Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (direttiva 2001/115/CE) Legge 24 dicembre 2012, n. 228 (direttiva 2010/45/CE) DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione documenti fiscalmente rilevanti) Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 (fattura elettronica alla PA) Provvedimento 25 Ottobre 2010 (invio impronta Agenzia entrate) DPCM del 3/12/2013 pubblicato sulla gazzetta ufficiale n. 59 del 12/03/2014 (nuove regole tecniche

28 Definizioni Documento informatico La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Documento analogico Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) Documenti analogici incopia Documenti analogici inoriginale D.A.O.N.U. Si può risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui siano obbligatorie la tenuta e la conservazione, anche se da parte di terzi (Delib.11/2004) Documenti analogici in originale non unico (fatture, lettere e telegrammi spediti e ricevuti) Documenti analogici in originale unico

29 Definizioni del Codice dell Amministrazione Digitale (art. 1 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui é tratto; i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui é tratto; i-quater) copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui é tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari; i-quinquies) duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario;

30 La conservazione dei documenti unici (Risoluzione 220/E del 13 agosto 2009) L art. 23 comma 5 del CAD (Dlgs 82/2005) limita l intervento del pubblico ufficiale alla conservazione dei documenti analogici originali unici: è previsto solo per i documenti che saranno individuati da un apposito decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri non ancora emanato > DPCM 21/03/2013 PER I DOCUMENTI FISCALI ANALOGICI ORIGINALI UNICI NECESSARIO L INTERVENTO DEL PUBBLICO UFFICIALE (principio di specialità delle norme tributarie) Esempi: scheda carburante, nota spesa dipendenti, assegni, libri sociali obbligatori (circ. 36/2006 e ris. 161/2007)

31 La conservazione dei documenti unici (DPCM 21 marzo 2013 pubblicato in GU 6 giugno 2013) Con il DPCM 21/03/2013 sono stati individuati: 1. i documenti che è possibile dematerializzare e conservare digitalmente, attraverso l autenticazione da parte di un notaio o di un altro pubblico ufficiale (ad esempio: decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali, interministeriali o ancora i titoli del debito pubblico); 2. i documenti per i quali permane, invece, l obbligo della conservazione dell originale cartaceo (ad esempio: gli atti giudiziari, processuali o di polizia giudiziaria e gli atti notarili). Si apre il tema della conservazione dei documenti originali UNICI diversi da quelli fiscali e da quelli individuati con il DPCM 21/03/2013 che sono specificamente documenti delle pubbliche amministrazioni o comunque aventi una rilevanza pubblica (ad esempio atti notarili) -> ad esempio contratti?!?

32 Documento informatico -> doc. analogico (art. 23 del Nuovo CAD 2011 D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti e' attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità non é espressamente disconosciuta. Facoltà di produzione alternativa, salvo disconoscimento

33 Documento analogico -> doc. informatico (art. 23 del Nuovo CAD 2011 D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è assicurata da chi lo detiene mediante l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71

34 Copie e duplicati informatici (art. 23 bis del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) 1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all'articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale informatico

35 Definizioni: Impronta di hash Impronta di una sequenza di simboli binari (bit) La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash PAOLO ROSSI Funzione di hash SHA b1eebdb6ade a3522e805760e9596 Paolo Rossi Funzione di hash SHA a3d337be8f9bf ee52e4e67c8be5dfc2 Paolo Rossi Funzione di hash SHA 256 e2b34b95685df f1f1f38cbeef61401 Evidenza informatica Sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica

36 Riferimento e marca temporale Riferimento temporale Informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici Marca temporale Evidenza informatica che consente la validazione temporale VALIDAZIONE TEMPORALE: Il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile a terzi

37 Le garanzie del sistema di conservazione (art. 44 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce: l IDENTIFICAZIONE certa del soggetto che ha formato il documento e dell amministrazione o dell area organizzativa omogenea di riferimento di cui all articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; l INTEGRITÀ del documento; la LEGGIBILITÀ e l agevole REPERIBILITÀ dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; il rispetto delle MISURE DI SICUREZZA* previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto.

38 FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAZIONE ELETTRONICA RIVOLTA AI CLIENTI PRIVATI Si può parlare di Fattura Elettronica quando la stessa viene mandata al destinatario in formato non modificabile (es. PDF) e firmata digitalmente. Questo tipo di fattura è obbligatorio conservala nel tempo attraverso il processo di conservazione elettronica a norma. (facoltativa, sceglie l impresa) FATTURAZIONE ELETTRONICA RIVOLTA ALLA PA Si può parlare di Fatturazione Elettronica PA quando quest ultima viene inviata al destinatario (ente pubblico) in un preciso formato standard XML determinato dalla norma, quest ultimo prima di essere canalizzato all interno dello SDI deve essere firmato digitalmente. Anche questo tipo di fattura è obbligatorio conservarla attraverso il processo di conservazione elettronica a norma. (obbligatoria per chi lavora con la PA)

39 Il contenuto rappresentativo delle fatture (articolo 226 della direttiva 2006/112/CE e art. 21, comma 2, DPR 633/72) CONTENUTO MINIMO DA GARANTIRE PER LE FATTURE Data e Numero Dati anagrafici fornitore e cliente; Elementi identificativi della fornitura: natura, qualità e quantità dei beni; Ammontare dei corrispettivi e degli altri importi che partecipano alla determinazione della base imponibile; Il prezzo di mercato, dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, che non concorrono a formare la base imponibile; Imponibile, imposta e aliquota o titolo di esenzione; Numero di partita IVA del cliente (per reverse charge); Particolari indicazioni: acquisti di mezzi di trasporto, regimi speciali; Annotazione del cliente (selfbilling) o del terzo (outsourcing di fatturazione);

40 Un buon motivo per scegliere l outsourcing Vista la complessità della materia e le competenze necessarie (normativa, informatica e organizzativa) l esternalizzazione del servizio di conservazione sostitutiva risulta essere nella maggioranza dei casi un vantaggio nei costi, nei tempi e nella sicurezza. Infatti l outsourcer deve essere in grado di garantire: Competenze di tipo organizzativo (necessarie per il cliente nella fase di analisi dei processi e dei relativi documenti da portare in conservazione) Competenze normative (obbligatoria perché il cliente possa essere sicuro della realizzazione della conservazione nel pieno rispetto della legge) Infrastruttura tecnologica adeguata e sicura (per garantire la salvaguardia nel tempo dei dati memorizzati e l aggiornamento dei supporti informatici) Trasparenza delle modalità di gestione (il cliente deve essere certo che i suoi documenti siano trattati in maniera sicura dal punto di vista informatico e normativo)

41 APM LOGICA SRL Via Savona, 2/A Milano T F