Guida di Avaya Collaboration Services

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1 Guida di Avaya Collaboration Services Versione Edizione 3 Maggio 2015

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Avaya non garantisce che tali link siano attivi e non è in grado di controllarne la disponibilità. Garanzia Avaya fornisce una garanzia limitata sui propri componenti hardware e software Avaya. Per conoscere le condizioni della garanzia limitata, fare riferimento al contratto di vendita. Sono, inoltre, disponibili a clienti e altre parti il testo standard della garanzia Avaya e le informazioni sull assistenza relativa al presente prodotto nell'ambito del periodo coperto da garanzia. Per consultare questi documenti, visitare il sito Web dell'assistenza Avaya all'indirizzo o un sito indicato successivamente da Avaya. Nota: acquistando il prodotto da un partner di canale Avaya autorizzato al di fuori dei confini degli Stati Uniti e del Canada, la garanzia viene fornita dal suddetto partner di canale e non da Avaya. Licenze I TERMINI DI LICENZA DEL SOFTWARE DISPONIBILI SUL SITO WEB DI AVAYA ALL'INDIRIZZO LICENSEINFO, O SU UN SITO INDICATO SUCCESSIVAMENTE DA AVAYA, SONO APPLICABILI A CHIUNQUE ABBIA SCARICATO, UTILIZZATO E/O INSTALLATO PROGRAMMI SOFTWARE AVAYA, ACQUISTATI PRESSO AVAYA INC., QUALSIASI AFFILIATO AVAYA O UN PARTNER DI CANALE AVAYA AUTORIZZATO (OVE NE RICORRA IL CASO), IN BASE A UN CONTRATTO COMMERCIALE CON AVAYA O CON UN PARTNER DI CANALE AVAYA. SALVO DIVERSAMENTE CONCORDATO DA AVAYA PER ISCRITTO, AVAYA NON ESTENDE TALE LICENZA SE IL SOFTWARE NON È STATO OTTENUTO DA AVAYA, DALLE RELATIVE CONSOCIATE O DA UN PARTNER DI CANALE AVAYA; AVAYA SI RISERVA IL DIRITTO DI INTENTARE UN'AZIONE LEGALE CONTRO CHIUNQUE UTILIZZI O VENDA IL SOFTWARE SENZA LICENZA. INSTALLANDO, SCARICANDO O UTILIZZANDO IL SOFTWARE, O AUTORIZZANDO ALTRI A FARLO, L'UTENTE, PER CONTO PROPRIO O DELL'ENTITÀ PER CUI INSTALLA, SCARICA O UTILIZZA IL SOFTWARE (DA QUI IN POI DENOMINATI IN MODO INTERCAMBIABILE "UTENTE" E "UTENTE FINALE" ), ACCETTA I PRESENTI TERMINI E CONDIZIONI E STIPULA UN CONTRATTO VINCOLANTE TRA SE STESSO E AVAYA INC. O LA CONSOCIATA AVAYA APPLICABILE ( "AVAYA" ). Avaya concede all'utente una licenza secondo i termini dei tipi di licenza descritti di seguito, ad eccezione del software Heritage Nortel, il cui ambito di licenza è descritto in dettaglio di seguito. Qualora la documentazione relativa all'ordine non identificasse espressamente un tipo di licenza, la licenza applicabile sarà una Licenza per sistema designato. Il numero applicabile di licenze e di unità di capacità per le quali la licenza viene concessa è pari a uno (1), eccetto nei casi in cui venga specificato un numero diverso di licenze o di unità di capacità nella documentazione o in altri materiali a disposizione dell'utente. Il termine "Software" indica programmi di computer in codice oggetto forniti da Avaya o da un Partner di canale Avaya sia come prodotti autonomi, preinstallati su prodotti hardware sia come eventuali upgrade, aggiornamenti, patch, correzioni di errori o versioni modificate degli stessi. Per Processore designato si intende un singolo dispositivo di elaborazione autonomo. Per Server si intende un processore designato che ospita un'applicazione software accessibile da svariati utenti. Per Istanza, si intende una singola copia del Software in esecuzione in un determinato momento: (i) su una macchina fisica; (ii) su una macchina virtuale ( VM ) con software installato o su un'installazione analoga. Tipi di licenza Licenza per sistemi designati (DS, Designated System). L'Utente finale può installare e utilizzare ciascuna copia o un'istanza del Software solo su un numero di Processori designati, fino al limite indicato nell'ordine. Avaya può richiedere che i Processori designati siano identificati, nell'ordine, dal tipo, dal numero di serie, dalla chiave funzione, dall'istanza, dalla posizione o da altre designazioni specifiche oppure che siano forniti dall'utente finale ad Avaya attraverso mezzi elettronici stabiliti da Avaya specificatamente per questo scopo. Licenza per utenti simultanei (CU, Concurrent User). L'utente finale può installare e utilizzare il software su più Processori designati o su uno o più Server, a condizione che in qualsiasi dato momento il numero di unità che accede al software e lo utilizza non superi il numero di unità a cui è stata concessa la licenza. Per Unità si intende l'unità su cui Avaya, a propria insindacabile discrezione, basa il prezzo delle licenze; può corrispondere, a titolo esemplificativo, a un agente, una porta o un utente, un account di posta elettronica o di casella vocale a nome di una persona o di un ruolo aziendale (ad esempio, webmaster o servizio di assistenza) oppure una voce di directory del database amministrativo utilizzato dal Software e che consente all'utente di interagire con il Software. Le unità possono essere collegate a uno specifico Server identificato o a un'istanza del Software. Licenza database (DL, Database License). L'Utente finale può installare e utilizzare ciascuna copia o un'istanza del Software su uno o più Server purché ognuno dei Server sui quali è installato il Software non comunichi con più di un'istanza dello stesso database. Licenza CPU (CP). L'Utente finale può installare e utilizzare ciascuna copia o un'istanza del Software su un determinato numero di Server, fino al limite stabilito nell'ordine, a condizione che la capacità di prestazioni dei Server non superi quella specificata per il Software. L'Utente finale non può reinstallare o utilizzare il Software su Server con prestazioni superiori, senza la previa autorizzazione di Avaya e senza il previo pagamento di una quota di aggiornamento. Licenza per utenti identificati (NU, Named User). L'Utente finale può: (i) installare e utilizzare il Software su un singolo Processore designato o Server per ciascun Utente identificato autorizzato (definito di seguito) oppure (ii) installare e utilizzare il Software su un Server a condizione che solo gli Utenti identificati autorizzati abbiano accesso al Software e lo utilizzino. Utente identificato indica un utente o dispositivo che è stato espressamente autorizzato da Avaya ad accedere al Software e ad utilizzarlo. A esclusiva discrezione di Avaya, un Utente identificato può essere, a titolo esemplificativo, designato per nome, funzione aziendale (ad esempio, webmaster o servizio di assistenza), account di posta elettronica o di posta vocale a nome di una persona o di una funzione aziendale oppure voce della directory del database amministrativo utilizzato dal Software che permette a un utente di interagire con il Software. Licenza a strappo (SR, Shrinkwrap License). È possibile installare e utilizzare il Software in base ai termini e alle condizioni dei contratti di licenza applicabili, ad esempio i tipi di licenza a strappo (sigillate con pellicola) o di accettazione tramite clic ("clickthrough") in dotazione o applicabili al Software ( Licenza a strappo ). Software Heritage Nortel Per Software Heritage Nortel si intende il software acquisito da Avaya nell'ambito dell'acquisto di Nortel Enterprise Solutions avvenuto nel dicembre Il software Heritage Nortel, attualmente disponibile tramite licenza di Avaya, è il software

3 contenuto nell'elenco dei prodotti di Heritage Nortel alla pagina (al collegamento Heritage Nortel Products ) o su un sito analogo indicato successivamente da Avaya. Per il software Heritage Nortel, Avaya concede all'utente una licenza d'uso di tale Software, la quale viene fornita, in virtù del presente documento esclusivamente per il livello di attivazione o di utilizzo autorizzato, al solo scopo specificato nella Documentazione e soltanto per l'incorporamento, l'esecuzione o la comunicazione con apparecchiature Avaya. Le tariffe per il software Heritage Nortel possono essere applicate in base al livello di attivazione o utilizzo autorizzato specificato in un ordine o una fattura. Copyright Eccetto laddove esplicitamente dichiarato, non dovrà essere fatto alcun uso del materiale presente su questo sito, della Documentazione, del Software, del Servizio ospitato o dell'hardware forniti da Avaya. Tutti i contenuti del sito, la documentazione, i Servizi ospitati e i prodotti forniti da Avaya, comprese la selezione, la disposizione e la progettazione dei contenuti, sono proprietà di Avaya o dei relativi concessori di licenza e sono protetti dalle leggi sul copyright e sulla proprietà intellettuale, inclusi i diritti sui generis relativi alla protezione dei database. È vietato modificare, copiare, riprodurre, ripubblicare, caricare, postare, trasmettere o distribuire in qualsiasi forma qualsiasi contenuto, in tutto o in parte, incluso qualsiasi codice o software, salvo espressamente autorizzato da Avaya. La riproduzione, la trasmissione, la diffusione, la memorizzazione e/o l'utilizzo non autorizzati esplicitamente e per iscritto da Avaya sono azioni perseguibili penalmente e civilmente in base alla legislazione vigente. Componenti di terzi Per Componenti di terzi, si intendono alcuni programmi software o parti incluse nel Software o nel Servizio ospitato, che potrebbero contenere software (incluso software open source) distribuito in conformità ad accordi con terzi ( Componenti di terzi ), contenenti termini relativi ai diritti d'uso di alcune parti del Software ( Termini di terze parti ). Come richiesto, le informazioni sul codice sorgente distribuito del sistema operativo Linux (per i prodotti che includono tale codice), nonché i dettagli di identificazione dei titolari di copyright relativi ai Componenti di terzi e ai Termini di terze parti applicabili sono disponibili nei prodotti, nella Documentazione o sul sito Web Avaya alla pagina oppure su un sito analogo indicato successivamente da Avaya. L'utente accetta i Termini di terze parti per tutti i Componenti di terzi. Prevenzione delle frodi tariffarie La Frode tariffaria è l'uso non autorizzato del sistema di telecomunicazione da parte di una parte non autorizzata (ad esempio, una persona che non è un dipendente dell'impresa, un agente, un sottoappaltatore o che non lavora per conto della vostra impresa). L'utente deve essere consapevole che il sistema potrebbe essere soggetto a rischio di frodi tariffarie che, se attuate, potrebbero far aumentare notevolmente i costi dei servizi di telecomunicazione. Intervento di Avaya sulle frodi tariffarie Se si ritiene di essere vittima di frode tariffaria e si necessita di assistenza o supporto tecnico, chiamare il Centro di assistenza tecnica per l'intervento contro le frodi tariffarie al numero dedicato per gli Stati Uniti e il Canada. Per ulteriori numeri di telefono di assistenza, visitare il sito Web dell'assistenza Avaya all'indirizzo o un sito indicato successivamente da Avaya. È consigliabile riferire sospette vulnerabilità della protezione relative ai prodotti Avaya mediante l'invio di un messaggio di posta elettronica all'indirizzo: securityalerts@avaya.com. Download della documentazione Per la versione più aggiornata della Documentazione, visitare il sito Web dell'assistenza Avaya all'indirizzo support.avaya.com o un sito indicato successivamente da Avaya. Come contattare l'assistenza Avaya Visitare il sito Web dell'assistenza di Avaya support.avaya.com per articoli e avvisi sui prodotti o sui Servizi ospitati oppure per segnalare un problema relativo al Servizio ospitato o al prodotto Avaya in uso. Per un elenco dei numeri di telefono di assistenza e indirizzi di contatto, accedere al sito Web dell'assistenza Avaya all'indirizzo (o a un sito indicato successivamente da Avaya), scorrere fino alla parte inferiore della pagina e selezionare Contact Avaya Support. Marchi di fabbrica I marchi di fabbrica, i logo e i marchi di servizio ( Marchi ) visualizzati in questo sito, nella Documentazione, nei Servizi ospitati e nei prodotti forniti da Avaya sono marchi registrati o non registrati di Avaya, delle relative consociate o di terzi. Agli utenti non è consentito l'uso di tali marchi senza previo consenso scritto di Avaya o di tali terzi eventuali proprietari del marchio. Nulla di quanto contenuto in questo sito, nella Documentazione, nei Servizi ospitati e nei prodotti garantisce, per implicazione, preclusione o in altro modo, alcuna licenza o diritto nei confronti dei Marchi, senza l'autorizzazione esplicita per iscritto di Avaya o delle terze parti applicabili. Avaya è un marchio registrato di Avaya Inc. Tutti i marchi di fabbrica non-avaya appartengono ai rispettivi titolari. Linux è un marchio registrato di Linus Torvalds negli Stati Uniti e in altri Paesi.

4 Sommario Capitolo 1: Collaboration Services... 5 Scheda Impostazioni... 5 Configurazione delle conferenze in parallelo... 6 Configurazione dei dettagli del dispositivo di connessione conferenze... 6 Configurazione di smart tag o azioni... 8 Attivazione di smart tag in Outlook Attivazione di smart tag in Microsoft Word, Excel o PowerPoint nella suite Office Attivazione di azioni in Outlook 2010 e Attivazione di azioni in Word, Excel e PowerPoint nelle suite Office 2010 e Limitazioni relative ad azioni e smart tag Capitolo 2: Funzionalità dell'applicazione per Office Clicca e chiama Utilizzo della funzione Clicca e chiama in Microsoft Outlook Utilizzo della funzione Clicca e chiama con gli smart tag Funzionalità delle schede contatto di Outlook Conferenza Click-to-Join Capitolo 3: Funzionalità dell'applicazione per browser Abilitazione dell'applicazione per browser Scheda Impostazioni dell'applicazione per browser Esecuzione di una chiamata Scheda contatto dell'applicazione per browser Conferenza con un clic Guida di Avaya Collaboration Services Maggio 2015

5 Capitolo 1: Collaboration Services Avaya Collaboration Services combina le applicazioni dei componenti aggiuntivi per Office e browser per consentire la comunicazione in Microsoft Office e nei browser Web. Collaboration Services offre varie funzioni, tra cui: Avvio di chiamate vocali o videochiamate. Riunioni pianificate. Partecipazione o organizzazione di una conferenza. Messaggistica immediata e presenza. Nota: Le funzioni di messaggistica immediata e presenza potrebbero non essere supportate in alcune versioni. L'icona di Collaboration Services sulla barra delle applicazioni consente di: Accedere alle informazioni e alla documentazione della guida. Visualizzare e modificare le impostazioni delle applicazioni. Scheda Impostazioni Nel riquadro Impostazioni di Collaboration Services sono disponibili le schede seguenti: La scheda Impostazioni è accessibile dalla barra delle applicazioni sul desktop. Preferenze Questa scheda consente di selezionare la lingua dell'interfaccia di Collaboration Services. L'operazione è richiesta solo se la lingua dell'interfaccia che si desidera utilizzare è diversa dalla lingua predefinita del sistema operativo. Conferenza Utilizzare questa scheda per accedere alla guidata conferenze in parallelo. La guidata conferenze in parallelo è, inoltre, accessibile dal menu Start in Programmi > Avaya > Client Applications > Collaboration Services. Informazioni su Utilizzare questa scheda per ottenere informazioni sulla release e la versione di Collaboration Services. È possibile fare clic su Segnala un problema per notificare un problema al team di assistenza. Maggio 2015 Guida di Avaya Collaboration Services 5

6 Collaboration Services Configurazione delle conferenze in parallelo Usare la guidata conferenze in parallelo Avaya per modificare i dettagli del dispositivo di connessione conferenze. È possibile utilizzare questi dettagli del dispositivo di connessione conferenze per effettuare quanto segue: Pianificare una riunione con un contatto da Microsoft Outlook Partecipare o organizzare una conferenza da un browser Web, da Microsoft Outlook o da Avaya Communicator for Microsoft Lync (se installato) Condividere i dettagli del dispositivo di connessione conferenze con i contatti in una conversazione di messaggistica immediata (IM) durante l'utilizzo di Avaya Communicator for Microsoft Lync Dopo aver installato Avaya Collaboration Services, la guidata conferenze in parallelo Avaya viene visualizzata al primo avvio di Outlook. Per accedere alla guidata conferenze in parallelo Avaya, attenersi a una delle procedure seguenti: Dal menu Start, selezionare Programmi > Avaya > Collaboration Services > guidata conferenze in parallelo. Fare clic sulla scheda Conferenza nel riquadro Avaya Collaboration Services Impostazioni. Configurazione dei dettagli del dispositivo di connessione conferenze Informazioni su questa attività Attenersi alla seguente procedura per aggiungere, modificare ed eliminare i dettagli delle conferenze in parallelo e Web. Prerequisiti Eseguire la guidata conferenze in parallelo Avaya. 1. Leggere le informazioni nella schermata di benvenuto e fare clic su Avanti. 2. Nella schermata di scansione dei dati delle conferenze in parallelo, è possibile consentire alla procedura guidata di eseguire una scansione del calendario di Outlook per trovare le informazioni immesse sulle conferenze in parallelo. a. Per eseguire una scansione del calendario di Outlook per trovare le informazioni sulle conferenze in parallelo, fare clic su Analizza. L'opzione di scansione tenta di effettuare il rilevamento automatico dei dettagli del dispositivo di connessione conferenze e inserisce le informazioni recuperate nella guidata conferenze in parallelo. È necessario controllare le rimanenti schermate nella procedura guidata per verificare la correttezza dei dettagli ottenuti dalla scansione. Infine, inserire i dati mancanti che non sono stati rilevati. b. Per saltare la scansione e andare alla schermata successiva della procedura guidata, fare clic su Avanti. 6 Guida di Avaya Collaboration Services Maggio 2015

7 Configurazione delle conferenze in parallelo 3. Nella schermata Dettagli dispositivo di connessione conferenze è possibile aggiungere, modificare ed eliminare conferenze in parallelo. È possibile configurare più conferenze in parallelo e più numeri di accesso per ciascuna di esse. Suggerimento: Se vengono utilizzate le funzioni Condividi la mia conferenza in parallelo e Avvia collaborazione in Avaya Communicator for Microsoft Lync, questa schermata consente di specificare il numero di accesso alla conferenza in parallelo da considerare come numero predefinito. Facendo doppio clic sull'icona Inizializza collaborazione sulla barra di Avaya Communicator for Microsoft Lync senza selezionare un numero di accesso alla conferenza in parallelo, Avaya Communicator for Microsoft Lync richiamerà automaticamente il numero predefinito appropriato. a. Per aggiungere una conferenza in parallelo, fare clic su Aggiungi. Nella finestra Dettagli dispositivo di connessione conferenze immettere le informazioni seguenti: Nel campo Descrizione, immettere il nome per la conferenza in parallelo. Se applicabile, includere le impostazioni internazionali o il paese della conferenza in parallelo in questo campo (ad esempio, Conferenza in parallelo US). Nel campo Numeri di accesso fare clic su Aggiungi per immettere un nuovo numero di accesso per la conferenza in parallelo. Lo strumento di configurazione delle conferenze in parallelo riconosce i numeri di telefono locali in base alle impostazioni internazionali del computer. Quando si immette un numero di telefono locale, accettare la richiesta visualizzata relativa alla conversione del numero di telefono al formato E.164. Viene visualizzato un messaggio di avviso se il numero di telefono immesso non è valido. b. Per modificare il nome o il numero di accesso di una conferenza in parallelo, selezionare la conferenza in parallelo e fare clic su Modifica. Nella finestra Dettagli dispositivo di connessione conferenze, attenersi a una delle procedure seguenti: Modificare il nome della conferenza in parallelo nel campo Descrizione. Fare clic su Modifica per aggiornare un numero di accesso esistente per la conferenza in parallelo. Fare clic su Elimina per eliminare un numero di accesso esistente per la conferenza in parallelo. c. Per eliminare una conferenza in parallelo, selezionarla e fare clic su Elimina. 4. Quando si aggiunge una nuova conferenza in parallelo, nella schermata Dettagli dispositivo di connessione conferenze immettere il passcode del partecipante e dell'host. In Passcode partecipante, immettere il passcode della conferenza in parallelo per il partecipante. In Passcode moderatore immettere il passcode della conferenza in parallelo per l'host. 5. Fare clic su Avanti per andare alla schermata successiva della procedura guidata. Maggio 2015 Guida di Avaya Collaboration Services 7

8 Collaboration Services 6. Nella schermata Dettagli Web Collaboration, immettere i dettagli per la conferenza Web. In URL Web Collaboration partecipante immettere il collegamento della conferenza Web per il partecipante. In URL Web Collaboration moderatore immettere il collegamento della conferenza Web per l'host. Per verificare il collegamento della conferenza Web per il partecipante o l'host, fare clic su Test accanto al collegamento da verificare. 7. Fare clic su Fine per chiudere la guidata conferenze in parallelo. Configurazione di smart tag o azioni Per avviare le chiamate da Microsoft Office, è necessario attivare le opzioni Avaya (Avaya) e Nome persona nelle applicazioni di Microsoft Office. Nota: Gli smart tag sono disponibili solo in Microsoft Office Le azioni sono disponibili in Microsoft Office 2010 e L'opzione Nome persona non è disponibile in Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint. Attivazione di smart tag in Outlook Aprire un'istanza di Microsoft Outlook. 2. Dal menu File, selezionare Nuovo, quindi Messaggio di posta. 3. Fare clic sul pulsante di Microsoft Office. 4. Fare clic su Opzioni editor. 5. Nel riquadro sinistro fare clic su Strumenti di correzione. 6. Fare clic su Opzioni correzione automatica. 7. Fare clic sulla scheda Smart tag. 8. Selezionare Contrassegna testo tramite smart tag. 9. Nell'elenco Riconoscitori controllare che siano selezionate le opzioni Avaya (Avaya) e Nome persona. 10. Fare clic su OK. 11. Nel riquadro sinistro fare clic su Avanzate. 12. Nella sezione Visualizza contenuto dell' , selezionare Mostra smart tag. 13. Fare clic su OK. 8 Guida di Avaya Collaboration Services Maggio 2015

9 Configurazione di smart tag o azioni Attivazione di smart tag in Microsoft Word, Excel o PowerPoint nella suite Office Avviare un'istanza dell'applicazione (Word, Excel o PowerPoint). 2. Fare clic sul pulsante di Microsoft Office. 3. Fare clic su Opzioni. 4. Nel riquadro di sinistra fare clic su Componenti aggiuntivi. 5. Nel menu a discesa Gestisci selezionare Smart tag e fare clic su Vai. 6. Nella finestra Correzione automatica selezionare Contrassegna testo tramite smart tag. 7. Per Microsoft Word, nell'elenco Riconoscitori controllare che siano selezionate le opzioni Avaya (Avaya) e Nome persona. Per Microsoft Excel e PowerPoint, nell'elenco Riconoscitori, controllare che sia selezionata l'opzione Avaya (Avaya). Nota: L'opzione Nome persona non è disponibile in Excel e PowerPoint. 8. Fare clic su OK. Attivazione di azioni in Outlook 2010 e Avviare Microsoft Outlook. 2. Fare clic su Nuovo messaggio di posta elettronica. 3. Fare clic su File > Opzioni. 4. Fare clic sulla scheda Posta quindi su Opzioni editor. 5. Nel riquadro sinistro fare clic sulla scheda Strumenti di correzione. 6. Fare clic su Opzioni correzione automatica. 7. Fare clic sulla scheda Azioni. 8. Selezionare Attiva azioni aggiuntive dal menu di scelta rapida. 9. Controllare che siano selezionate le opzioni Avaya (Avaya) e Nome persona. 10. Fare clic su OK. Maggio 2015 Guida di Avaya Collaboration Services 9

10 Collaboration Services Attivazione di azioni in Word, Excel e PowerPoint nelle suite Office 2010 e Avviare un'istanza dell'applicazione (Word, Excel o PowerPoint). 2. Aprire la finestra Opzioni facendo clic su Opzioni nella scheda File. 3. Nel riquadro sinistro fare clic su Strumenti di correzione. 4. Fare clic su Opzioni correzione automatica. 5. Fare clic sulla scheda Azioni. 6. Selezionare Attiva azioni aggiuntive dal menu di scelta rapida. 7. In Microsoft Word controllare che siano selezionati sia Avaya (Avaya) che Nome persona. In Microsoft Excel e PowerPoint controllare che sia selezionato Avaya (Avaya). Nota: L'opzione Nome persona non è disponibile in Excel e PowerPoint. 8. Fare clic su OK. Limitazioni relative ad azioni e smart tag Nelle sezioni riportate di seguito vengono fornite descrizioni delle limitazioni per le azioni e gli smart tag che influiscono sulla funzionalità di Avaya Collaboration Services nelle applicazioni di Microsoft Office. I numeri di telefono validi non vengono riconosciuti in Microsoft PowerPoint PowerPoint può passare i numeri al riconoscitore di smart tag in modo errato. Anche se il numero è nel formato corretto E.164, Collaboration Services potrebbe non riuscire a leggere correttamente il numero di telefono. Ad esempio, se il numero immesso in PowerPoint è , PowerPoint potrebbe inviare il numero al riconoscitore di smart tag come o aggiungere un altro prefisso internazionale (come +1) all'inizio del numero. A causa dell'assenza del segno +, Collaboration Services potrebbe non riconoscere il numero di telefono. Pertanto, quando si fa clic con il pulsante destro del mouse sul numero di telefono e si seleziona Azioni aggiuntive, Collaboration Services non fornisce l'opzione Chiama <numero>. Per risolvere questo problema, è possibile selezionare l'intero numero di telefono con il cursore del mouse. In tal modo, Collaboration Services riuscirà a riconoscere il numero di telefono e fornirà l'opzione Chiama <numero> in Azioni aggiuntive. 10 Guida di Avaya Collaboration Services Maggio 2015

11 Capitolo 2: Funzionalità dell'applicazione per Office L'applicazione Collaboration Services per Office consente la comunicazione con le suite Microsoft Office 2007, 2010 e In Outlook o Sharepoint è possibile avviare una chiamata facendo clic sul nome o sull'indirizzo di un contatto. Collaboration Services fornisce, inoltre, opzioni di smart tag e azioni in grado di riconoscere i nomi degli utenti e i numeri di telefono nei documenti di Word, nei fogli di calcolo di Excel, nelle presentazioni di PowerPoint e nel corpo di un' visualizzata in Outlook. Clicca e chiama Utilizzare la funzione Clicca e chiama dalle applicazioni di Office per avviare una chiamata vocale o una videochiamata verso il numero di un contatto selezionato. Il componente aggiuntivo per Office fornisce uno smart tag in grado di riconoscere, quando attivato, i nomi degli utenti e i numeri di telefono nei documenti di Word, nei fogli di lavoro di Excel, nelle presentazioni di PowerPoint o nel corpo di un' visualizzata in Outlook. Utilizzo della funzione Clicca e chiama in Microsoft Outlook All'interno di un elemento di Outlook (Posta, Calendario, Contatti, Attività), procedere nel modo seguente: - In Outlook 2007 fare clic con il pulsante destro sull'indirizzo di un contatto e selezionare Azioni aggiuntive > Chiama. - In Outlook 2010 e 2013 fare clic con il pulsante destro sull'indirizzo di un contatto e selezionare Chiama contatto, quindi selezionare il numero di telefono da chiamare. - In Outlook 2010 e 2013, passare il mouse sul contatto e fare clic sul numero di telefono per avviare la chiamata dalla scheda del contatto. Questa opzione è disponibile solo se EnableCustomIMProviders viene attivata durante l'installazione. Passare il mouse sopra un contatto per visualizzarne la scheda. È possibile avviare una chiamata vocale o una videochiamata dalla scheda contatto. Da un contatto aperto fare clic sul pulsante Chiama contatto nella barra di visualizzazione per avviare una chiamata verso quel contatto. Dalla finestra Promemoria fare clic sul pulsante Chiama per avviare una conferenza. È, inoltre, possibile avviare una videochiamata. Maggio 2015 Guida di Avaya Collaboration Services 11

12 Funzionalità dell'applicazione per Office Collegamenti correlati Funzionalità delle schede contatto di Outlook alla pagina 12 Conferenza Click-to-Join alla pagina 13 Configurazione dei dettagli del dispositivo di connessione conferenze alla pagina 6 Utilizzo della funzione Clicca e chiama con gli smart tag Informazioni su questa attività La funzione Clicca e chiama è disponibile da qualsiasi applicazione di Office, ad esempio Word, Excel, PowerPoint e Outlook che supporta gli smart tag. All'interno di Office 2007, quando lo smart tag riconosce il nome o il numero di telefono di un utente, il sistema contrassegna il nome o il numero con un indicatore smart tag o una sottolineatura tratteggiata viola. All'interno di Office 2010, il testo non viene automaticamente riconosciuto da uno smart tag né sottolineato con una linea tratteggiata viola. È, invece, necessario attivare il riconoscimento selezionando il testo e facendo clic su Azioni aggiuntive nel menu di scelta rapida. Per visualizzare le azioni aggiuntive, spostare il punto di inserimento sopra il testo con un indicatore smart tag finché non compare Azioni smart tag. Fare clic su Azioni smart tag per visualizzare il menu delle azioni. Fare clic sulla voce di menu appropriata per accedere alla funzione Clicca e chiama. - Selezionare Chiama per effettuare una chiamata al numero contrassegnato. Lo smart tag converte il numero nel formato E.164 in base all'area geografica del testo corrente. Ad esempio, se l'area geografica del documento di Office è il Regno Unito, un numero locale del Regno Unito contenuto nel documento viene contrassegnato, convertito nel formato E.164 e visualizzato nella voce di menu Chiama. - Selezionare Rimuovi questo smart tag per rimuovere solo questa istanza dello smart tag. - Selezionare Interrompi riconoscimento di "<numero>" per interrompere il riconoscimento di un numero di telefono. Nota: Lo smart tag e le azioni supportano solo la composizione di numeri locali e in formato E.164, non i numeri delle conferenze. Lo smart tag e le azioni evidenziano i numeri delle conferenze come normali numeri senza il passcode. Funzionalità delle schede contatto di Outlook In Outlook 2010 e 2013 è possibile accedere alle funzioni seguenti sulla scheda contatto: Esecuzione di una chiamata vocale o di una videochiamata. Visualizzazione dello stato presenza. Invio di un messaggio immediato (IM). Visualizzazione dello stato del calendario. 12 Guida di Avaya Collaboration Services Maggio 2015

13 Conferenza Click-to-Join Visualizzazione delle informazioni personali. Visualizzazione del messaggio elenco. Importante: Alcune funzionalità delle schede contatto, come le funzioni IM e presenza o la chiamata tramite una scheda contatto di Outlook, potrebbero non essere supportate in alcune versioni. Se la versione in uso non supporta le chiamate effettuate tramite una scheda contatto di Outlook, è necessario effettuare la chiamata facendo clic con il pulsante destro sul contatto e selezionando Azioni aggiuntive. Fare clic con il pulsante destro sulle icone della scheda contatto di Outlook per accedere alle relative funzioni. Ad esempio, fare clic su Espandi scheda contatto per visualizzare i numeri di telefono e su Invia messaggio immediato per avviare una sessione IM. La funzione di messaggistica immediata e presenza non è disponibile per Outlook In Outlook 2010 e 2013 Collaboration Services deve essere installato con Avaya Communicator for Microsoft Lync per poter utilizzare la funzionalità Presenza e IM. Altre funzioni Il componente aggiuntivo di Collaboration Services per Outlook fornisce le seguenti funzioni: Chiamata FAC (Forced Authorization Codes): è possibile chiamare un numero con il cancelletto (#). È possibile utilizzare questa funzione per comporre un numero di conferenza in parallelo e un passcode. Ad esempio: #. Se il numero inizia con il cancelletto (#), viene elaborato come un codice FAC. Se il cancelletto (#) compare prima di una virgola o alla fine della stringa di composizione, la stringa viene elaborata come se fosse completa. Chiamata a un interno: è possibile chiamare un numero di telefono e un interno. È possibile usare solo il segno dell'interno (x) nel numero di telefono. Ad esempio: X Chiamata in conferenza: è possibile comporre il numero di una chiamata in conferenza per i contatti presenti nel client di Outlook. Ad esempio: ,123456#, ,123456,1234, ,123456,1234#. È possibile usare altre funzioni sulla scheda contatto e sui contatti di Outlook. Conferenza Click-to-Join La funzione Conferenza Click-to-Join consente di partecipare a o ospitare una chiamata in conferenza da un promemoria o da un appuntamento di Outlook. Aggiunta di dettagli del dispositivo di connessione conferenze da una richiesta di riunione di Outlook Informazioni su questa attività Durante la creazione di una nuova richiesta di riunione di Outlook, è possibile aggiungere i dettagli del dispositivo di connessione conferenze a tale richiesta. Maggio 2015 Guida di Avaya Collaboration Services 13

14 Funzionalità dell'applicazione per Office 1. Fare clic su Aggiungi dettagli conferenza nell'angolo superiore destro della finestra. 2. Selezionare una conferenza in parallelo dall'elenco a discesa. Se il campo della conferenza è vuoto, è possibile trovare il numero predefinito della conferenza in parallelo, il passcode e il collegamento per la conferenza Web nel campo Posizione. Tutti gli altri dettagli, come i numeri di accesso alternativi delle conferenze in parallelo, vengono visualizzati nel corpo del messaggio relativo alla riunione o all'appuntamento. Il corpo del messaggio include, inoltre, i collegamenti per la conferenza, che consentono di partecipare rapidamente alla conferenza da un browser Web, un dispositivo mobile o un tablet. Rimozione dei dettagli del dispositivo di connessione conferenze da una richiesta di riunione di Outlook Informazioni su questa attività È possibile rimuovere i dettagli del dispositivo di connessione conferenze inseriti in precedenza da una richiesta di riunione o da un appuntamento. 1. Aprire una riunione dal Calendario di Outlook. 2. Fare clic su Rimuovi dettagli conferenza nell'angolo superiore destro della finestra. Partecipazione o organizzazione di una conferenza da un promemoria di Outlook 1. Selezionare un appuntamento nella finestra Promemoria. 2. Se l'appuntamento contiene dettagli sulla conferenza in parallelo e sulla conferenza Web, fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante della conferenza Click-to-Join e selezionare una delle opzioni seguenti: Selezionare il numero della conferenza in parallelo da chiamare. Fare clic su Avvia Web Collaboration per accedere alla conferenza Web. Fare clic su Chiama numero di accesso e Avvia Web Collaboration per comporre contemporaneamente il numero di una conferenza in parallelo sul telefono e accedere alla conferenza Web. 3. Fare clic su Chiama per chiamare il contatto o il mittente dell' . 14 Guida di Avaya Collaboration Services Maggio 2015

15 Conferenza Click-to-Join Partecipazione o organizzazione di una conferenza da una finestra di controllo degli appuntamenti 1. Aprire un appuntamento dal Calendario di Outlook. 2. Se l'elemento del calendario contiene i dettagli del dispositivo di connessione conferenze, selezionare il pulsante disponibile nella barra multifunzione: Se non si è l'organizzatore dell'appuntamento, fare clic su Partecipa alla conferenza per partecipare a una chiamata in conferenza. Nota: Se l'elemento del calendario contiene più dettagli di chiamate conferenza, selezionare il numero di accesso della conferenza in parallelo da chiamare dall'elenco a discesa del pulsante Partecipa alla conferenza. Se si è l'organizzatore dell'appuntamento, fare clic su Organizza una conferenza per organizzare la chiamata in conferenza. Partecipazione o organizzazione di una conferenza dal menu di scelta rapida di un appuntamento 1. Dalla vista del Calendario di Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse su una voce di calendario selezionata che contiene i dettagli del dispositivo di connessione conferenze. 2. Selezionare una delle seguenti opzioni dal menu di scelta rapida: Se non si è l'organizzatore dell'appuntamento, fare clic su Partecipa alla conferenza per partecipare a una chiamata in conferenza. Nota: Se l'elemento del calendario contiene più dettagli di chiamate conferenza, selezionare il numero di accesso della conferenza in parallelo da chiamare dall'elenco a discesa del pulsante Partecipa alla conferenza. Se si è l'organizzatore dell'appuntamento, fare clic su Organizza una conferenza per organizzare la chiamata in conferenza. Partecipazione a una conferenza e avvio di Collaborazione Web da un invito del Calendario e dall'invito a una riunione 1. Selezionare un invito a una riunione o aprirlo dal Calendario di Outlook. Maggio 2015 Guida di Avaya Collaboration Services 15

16 Funzionalità dell'applicazione per Office 2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una riunione e selezionare Organizza una conferenza. 3. Se la riunione presenta i dettagli di una conferenza in parallelo e di una conferenza Web, fare clic sull'elenco a discesa e selezionare una delle seguenti opzioni: Chiama numero di accesso. Avvia Web Collaboration. Chiama numero di accesso e Avvia Web Collaboration. Se una riunione presenta più numeri di accesso, Outlook seleziona e chiama il numero principale nell'elenco quando si fa clic su Chiama numero di accesso e Avvia Web Collaboration. Limitazioni: conferenze Click-to-join Problemi del componente aggiuntivo di Outlook Se in Outlook vengono attivati altri componenti aggiuntivi, ad esempio il componente aggiuntivo WinZip, potrebbe essere impossibile partecipare o ospitare una conferenza facendo clic con il pulsante destro sull'invito alla riunione. In tal caso, attenersi a una delle procedure seguenti: Disattivare temporaneamente gli altri componenti aggiuntivi in Outlook. Partecipare alla conferenza dalla finestra Promemoria o dalla finestra di controllo degli appuntamenti. Problemi del componente aggiuntivo del browser Con Internet Explorer, Google Chrome e Mozilla Firefox, Collaboration Services non supporta alcuni tag HTML per il contrassegno dei numeri o il rilevamento dei passcode. I numeri e i passcode delle conferenze integrati all'interno dei tag HTML in una pagina Web potrebbero influire sul rilevamento dei passcode in Internet Explorer, Google Chrome e Mozilla Firefox. Collaboration Services rileva i passcode in modo ottimale se il numero e il passcode della conferenza sono separati dai tag HTML. Ad esempio, Collaboration Services non rileva i numeri delle conferenze se il browser usa un tag di <span> per separare il numero e il passcode delle conferenze in parallelo. 16 Guida di Avaya Collaboration Services Maggio 2015

17 Capitolo 3: Funzionalità dell'applicazione per browser L'applicazione per browser di Collaboration Services estende le funzionalità dei browser Internet Explorer (IE), Google Chrome e Firefox. Ad esempio, è possibile avviare una chiamata direttamente da una pagina Web contenente numeri di telefono validi. I numeri di telefono validi sono numeri con un formato compatibile con le impostazioni internazionali della pagina Web. L'applicazione per browser esegue una ricerca automatica all'interno della pagina e contrassegna i numeri di telefono validi. Quando si passa il mouse sopra il numero di telefono contrassegnato, viene visualizzato un pulsante che consente di avviare una chiamata dal proprio dispositivo preferito. È, inoltre, possibile utilizzare la scheda contatto dell'applicazione per browser per effettuare chiamate vocali e videochiamate, visualizzare lo stato presenza di un contatto e inviare un messaggio immediato al contatto. Abilitazione dell'applicazione per browser Per abilitare l'applicazione per browser nel browser Web, procedere nel modo seguente: a. In Internet Explorer fare clic con il pulsante destro sulla barra degli strumenti e selezionare Avaya Collaboration Services. b. In Firefox passare a Gestione componenti aggiuntivi e attivare Avaya Collaboration Services. Nota: In Google Chrome Collaboration Services viene attivato automaticamente. Non è possibile disattivare il componente aggiuntivo di Collaboration Services all'interno del browser Google Chrome. L'amministratore di sistema dovrà disattivare e riattivare Collaboration Services in Google Chrome utilizzando un file.bat. Scheda Impostazioni dell'applicazione per browser È possibile accedere alla scheda Impostazioni dell'applicazione per browser dalla barra degli strumenti nella parte superiore della finestra del browser. Maggio 2015 Guida di Avaya Collaboration Services 17

18 Funzionalità dell'applicazione per browser Dalle schede nella parte superiore del riquadro Impostazioni dell'applicazione per browser, è possibile accedere alle funzioni seguenti: Icone Funzione Selezionare il codice paese o le impostazioni internazionali adeguate. Utilizzare questa opzione per sostituire impostazioni internazionali rilevate automaticamente. Visualizzare e modificare i siti disattivati. Su questi siti, l'applicazione per browser non rileva i numeri di telefono. Accedere a informazioni su release e versione. Esecuzione di una chiamata Utilizzare l'applicazione per browser per avviare una chiamata da un numero di telefono contenuto in una pagina Web. L'applicazione identifica e contrassegna automaticamente i numeri che è possibile chiamare. Per effettuare una chiamata, fare clic sull'icona Telefono. Scheda contatto dell'applicazione per browser Quando si passa il mouse sul numero di telefono di un contatto nel browser, in Collaboration Services viene visualizzata una scheda contatto. Esistono due tipi di schede contatto, una piccola e una grande. Dalla scheda contatto piccola, è possibile solo effettuare chiamate vocali. Dalla scheda contatto grande, è possibile visualizzare lo stato presenza del contatto e accedere alle icone seguenti: Icone Funzione Avvia chiamata vocale Avvia videochiamata Invio di un messaggio di posta elettronica Pianificazione di una riunione con il contatto Invio di un messaggio immediato (IM) Dalla scheda contatto del browser, è possibile copiare il numero di telefono nel formato E.164 insieme al testo evidenziato. Se è disponibile l'indirizzo del contatto, è possibile anche copiare l'indirizzo con il testo evidenziato insieme al numero di telefono nel formato E Guida di Avaya Collaboration Services Maggio 2015

19 Conferenza con un clic Conferenza con un clic Utilizzare l'applicazione per browser per partecipare o ospitare una conferenza da un browser Web. L'applicazione per browser evidenzia i numeri di telefono delle conferenze in parallelo sulle pagine Web o nello strumento Outlook Web Access. Per collegarsi a una conferenza in parallelo, passare il mouse sul relativo numero di telefono e fare clic sull'icona Conferenza ( ) accanto al numero. Collegamenti correlati Configurazione dei dettagli del dispositivo di connessione conferenze alla pagina 6 Maggio 2015 Guida di Avaya Collaboration Services 19