EasyGest L impresa nelle tue mani

Transcript

1 EasyGest L impresa nelle tue mani V. 2 Manuale Utente EBStudio sas -

2 Le informazioni contenute in questo documento possono essere modificate senza alcun obbligo di preavviso. Nessuna parte di questo documento può essere riprodotta o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, o meccanico, per qualsiasi scopo, senza un espressa autorizzazione da parte della EBStudio Rev Maggio 2007 EBStudio Copyright EBStudio Tutti i diritti riservati EasyGest (versione ) EBStudio sas -

3 1. Introduzione a EasyGest EasyGest - Caratteristiche principali: EasyGest è un software professionale dedicato alla gestione del magazzino, alle aziende sia di commercio che di produzione, con alcune caratteristiche salienti che lo distinguono nettamente da qualsiasi altro software in commercio. Ecco elencate le caratteristiche principali: Gestione completa magazzino con: Operazioni di carico e scarico compreso lo scarico da corrispettivi Gestione ed emissione di: Documenti di Trasporto Preventivi Ordini Fatture immediate (accompagnatorie) Fatture differite Note credito Creazione di documenti da documenti: È possibile creare Ordini da Preventivi, DDT da Ordini, Fatture da Ordini, Fatture da DDT (con cumulo di 2 o più DDT) Stampa Inventario Stampa Listini prezzi Stampa Storico movimentazione articoli Cronologico Solo Scarico con raggruppamento Clienti Solo Carico con raggruppamento Fornitori Nella gestione del magazzino c è la distinzione tra: quantità delle merci presenti fisicamente in magazzino quantità delle merci impegnate (per esempio a causa di un ordine cliente, o perché impegnate per la trasformazione in prodotti finiti) quantità delle merci effettivamente disponibili quantità delle merci in riordino quantità dei prodotti finiti in lavorazione Situazione economica e situazione IVA Fornitori: Anagrafica Stampa Storico Acquisti con raggruppamento Articoli Mastrini contabili: Cronologici Con raggruppamento delle singole partite (tutte) Con raggruppamento delle singole partite (solo quelle aperte) Elenco dei fornitori con partite aperte (es. fatture d acquisto non ancora saldate del tutto) Clienti: Anagrafica Possibilità di inserimento di più luoghi di destinazione merci per ogni singolo cliente Stampa Storico Vendite con raggruppamento Articoli Mastrini contabili: Cronologici Con raggruppamento delle singole partite (tutte) Con raggruppamento delle singole partite (solo quelle aperte) Elenco dei clienti con partite aperte (es. fatture di vendita non ancora saldate del tutto) Creazione dinamica (automatica) di listini personalizzati per ogni singolo cliente Rappresentanti: Anagrafica Vendite: Storico vendite Storico vendite con raggruppamento dei clienti Scadenzario Scadenze attive Gestione completa scadenze attive con possibilità di selezionare le rate per cliente le rate da incassare le rate già incassate le rate scadute -

4 le rate in scadenza le rate per periodo Generazione automatica delle scadenze attive in fase di emissione delle fatture di vendita Generazione automatica delle scritture in prima nota degli incassi ricevuti sulle rate presenti nello scadenzario attivo Scadenze passive Gestione completa scadenze passive con possibilità di selezionare le rate per fornitore le rate da pagare le rate già pagate le rate scadute le rate in scadenza le rate per periodo Generazione automatica delle scritture in prima nota dei pagamenti effettuati sulle rate presenti nello scadenzario passivo Prima nota Cassa Banche Scritture in prima nota semplici da effettuare senza necessità di conoscere la tecnica contabile della partita doppia. Generazione automatica delle scritture in prima nota relative alle fatture emesse 50 causali contabili già predisposte con possibilità di crearne altre per esigenze particolari Movimentazione dei mastrini: Clienti Fornitori Cassa Banche Movimentazione dei conti economici (Costi /Ricavi) 35 Conti economici già predisposti con possibilità di crearne altri per esigenze particolari Movimentazione dell IVA (sulla base delle causali contabili utilizzate) Stampa prima nota da periodo a periodo e da n. movimento iniziale finale (è in pratica la prima nota cassa - banche clienti fornitori da presentare al proprio commercialista) Cassa Banche: Stampa dei mastrini da periodo a periodo Per le banche possibilità di gestire contemporaneamente più conti correnti Tabelle: Pagamenti: Gestione completa ed in particolare: Creazione di pagamenti che prevedono fino a 12 rate Presenza di una funzione che assiste l utilizzatore in qualsiasi momento su tutte le operazioni da compiere: Il programma indica in ogni momento all'utente tutte le operazioni da fare in base alla situazione presente (es. DDT da fatturare, fatture emesse da annotare in prima nota, merce da ordinare, ordini da impegnare, ordini da evadere, prodotti finiti da mettere in lavorazione ecc., ). Il programma avvisa anche se ci sono rate attive o passive in prossima scadenza, in scadenza giornaliera o già scadute. Ordini a fornitori in automatico (in base agli ordini ricevuti dai clienti o in base alle scorte minime prefissate) Carico da fornitori in automatico (con collegamento agli ordini effettuati) Schede di lavorazione prodotti finiti proposte in automatico (in base agli ordini ricevuti o in base alle scorte minime prefissate) Per le aziende di Produzione: Gestione completa Distinta Base con Sviluppo quantità richieste per produrre prodotti finiti Sviluppo costi Scarico automatico delle materie prime richieste in caso di produzione dei prodotti finiti Generazione e stampa codici a barre per i prodotti finiti Gestione separata per ogni anno di attività Interfaccia utente semplice ed efficace: ciò ne consente un utilizzazione immediata, senza alcun problema d apprendimento; Veloce ed affidabile Modulo codici a barre già incluso; Predisposto per il funzionamento in rete (le licenze di rete per postazioni di lavoro aggiuntive devono essere acquistate separatamente) Ambienti operativi: Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows NT, Windows XP -

5 2. Configurazione richiesta Configurazione minima PC: - un elaboratore dotato di processore 486 con 64 mb. di ram, circa 20 mega disponibili sul disco rigido e una scheda grafica a colori SVGA che supporti la risoluzione video di 1024x768 pixels; Configurazione consigliata PC: - un elaboratore dotato di processore Pentium con 128 mb. di ram, circa 20 mega disponibili sul disco rigido e una scheda grafica a colori SVGA che supporti la risoluzione video di 1024x768 pixels; In entrambi i casi, è richiesta la presenza del sistema operativo Windows della Microsoft versione 95 / 98 / ME, NT, 2000, XP il quale dovrà essere acquistato a parte non essendo fornito con il presente applicativo. MOLTO IMPORTANTE: La risoluzione grafica minima da impostare per la scheda video è 1024 x 768 Caratteri piccoli. 3. Installazione del programma Inserendo il CD ROM nel lettore di CD, il programma di installazione dovrebbe partire automaticamente. Se ciò non avvenisse, lanciare manualmente il programma setup.exe contenuto nel CD ROM. Confermare tutti i passaggi successivi facendo sempre clic con il mouse sul pulsante NEXT. In pochi minuti il programma sarà installato nel sistema, e sarà creata la relativa icona per lanciare il programma. 4. Note tecniche Prima di installare EasyGest, impostare la risoluzione video della propria scheda grafica ad almeno 1024x768 E molto importante effettuare periodicamente copie di salvataggio (backup) degli archivi (operazione effettuabile all interno del programma stesso, nel menù PERIODICO), in quanto, in caso di problemi negli archivi o altro, è possibile recuperare tutto il lavoro effettuato. Si consiglia di effettuare il backup periodicamente, almeno una volta alla settimana. Per ulteriori informazioni, consultare il paragrafo riguardante il backup. -

6 5. Avvio del programma ed altre note generali importanti Una volta lanciato il programma, una finestra di dialogo invita l utente ad inserire il codice dell azienda: il codice iniziale per accedere è 001 Note importanti: - In fase d inserimento o di modifica dei dati in una scheda, dopo aver inserito i dati in un campo, battere INVIO per confermare i dati immessi, passando così al campo successivo e fino alla fine dei campi previsti dalla maschera in cui si sta operando. Se si vuole uscire dalla fase di immissione dei dati premere il tasto ESC sulla tastiera. - N.B. il programma non permette di utilizzare altri pulsanti quando si stanno inserendo o modificando i dati in una scheda. Per utilizzare gli altri pulsanti, completare l immissione dei dati fino alla fine dei campi previsti oppure premere il tasto ESC sulla tastiera. - Per muoversi da un campo all altro: utilizzare il tasto TAB per spostarsi al campo successivo, il tasto MAIUSC + TAB per portarsi sul campo precedente. - Per uscire da eventuali finestre di dialogo aperte (se non si desidera continuare nell operazione iniziata), premere il tasto ESC sulla tastiera. - In alcune maschere se in alcune situazioni non si riesce a scorrere da un record all altro (con i tasti delle freccette direzionali sinistra/destra), premere il tasto ESC sulla tastiera e riprovare. - In generale i campi che presentano un bordo rosso, possono essere modificati, procedendo come segue: a) Fare clic con il mouse sopra il campo b) Inserire / modificare i dati del campo c) Premere il tasto ESC sulla tastiera - Le cifre con i decimali vanno inserite utilizzando il punto dal tastierino numerico. Le migliaia saranno automaticamente formattate dal programma. Per cui sia a schermo che sui documenti le cifre appariranno come segue: Esempio: (duemilaottocentocinquanta e quindici centesimi) = 2'

7 6. Azienda - Anagrafica Dal menù principale, si può accedere nell anagrafica azienda all interno della quale, vanno inseriti i dati per la registrazione del programma. [Modifica] Fare click col mouse su questo pulsante per inserire o modificare i dati della propria azienda [Salva] Dopo aver inserito tutti i dati richiesti (compreso il numero di licenza) fare clic col mouse su questo pulsante [Stampa] Questo pulsante serve per stampare la scheda anagrafica dell azienda [Operatore] Questo pulsante può essere utilizzato esclusivamente dall eventuale operatore che effettua l installazione e lo sblocco del programma in sede [Menù] Per tornare al Menù principale Nota bene: I campi contrassegnati da un asterisco, sono obbligatori -

8 7. Sistema Parametri In questa maschera posso essere modificati alcuni parametri di sistema: [Modifica] Fare clic col mouse su questo pulsante per inserire o modificare i parametri [Salva] Per salvare i dati inseriti [Menù] Per tornare al Menù principale In questo campo va inserito l anno di gestione corrente in quattro cifre (es. 2003) Se si inserisce N, il programma non permetterà lo scarico di merce di cui non vi è disponibilità in magazzino. Se si inserisce S, il programma permetterà lo scarico di merce di cui non vi è disponibilità in magazzino. Le quantità in questo caso andranno in negativo. Se si inserisce S, il programma ad ogni avvio ricalcolerà esattamente i saldi di magazzino in base alle operazioni globali di carico scarico impegno - lavorazioni effettuate -

9 Se si inserisce S, il programma ad ogni avvio ricalcolerà esattamente i saldi contabili in base alla globalità delle scritture effettuate in prima nota Il programma avviserà in anticipo (utilizzando la funzione ASSISTENTE) delle scadenze attive con il numero di giorni specificato Il programma avviserà in anticipo (utilizzando la funzione ASSISTENTE) delle scadenze passive con il numero di giorni specificato Se si inserisce S, il programma ad ogni avvio effettuerà la ricostruzione degli indici degli archivi di lavoro Se si inserisce S, il programma chiederà la password di accesso al programma ad ogni avvio Con questo pulsante è possibile cambiare la password di accesso al programma. La password è del tipo alfanumerico e deve avere un numero di caratteri pari ad otto. Inserire il numero di decimali richiesto (solitamente 2 ) Se si inserisce S, verranno generati e stampati dal programma DDT con l' evidenziazione dei prezzi. Altrimenti i prezzi non verranno mostrati. -

10 8. Tabelle Gruppi merceologici In questo modulo è possibile inserire o modificare i gruppi merceologici che poi verranno assegnati ad ogni singolo articolo di magazzino. [E] Per eliminare il gruppo merceologico [M] Per modificare il gruppo merceologico [Nuovo] Per inserire un nuovo gruppo merceologico [Salva] Per salvare il gruppo merceologico modificato o creato [Stampa elenco] Per stampare un elenco Nota bene: Il gruppo merceologico n. 1, non può essere eliminato, ma può essere modificato -1

11 9. Tabelle Causali DDT In questo modulo è possibile inserire o modificare le causali da utilizzare in caso di emissione dei Documenti di Trasporto merce [E] Per eliminare il gruppo [M] Per modificare il gruppo [Nuovo] Per inserire un nuovo gruppo [Salva] Per salvare il gruppo modificato o creato [Stampa elenco] Per stampare un elenco -1

12 Se si inserisce S l eventuale DDT emesso con questa causale, potrà essere inserito in una fattura di vendita Nota bene: La causale n. 1 (VENDITA), non può essere eliminata, né modificata Il codice (numerazione) delle nuove causali viene creato automaticamente dal programma e non può essere modificato -1

13 10. Tabelle Pagamenti In questo modulo è possibile inserire o modificare i tipi di pagamento da assegnare ad ogni singolo cliente e che verranno poi utilizzati nel momento dell emissione delle fatture a clienti [E] Per eliminare il pagamento [M] Per modificare il pagamento [Nuovo] Per inserire un nuovo il pagamento [Salva] Per salvare il pagamento modificato o creato [Stampa elenco] Per stampare un elenco -1

14 (Descrizione) Inserire in questo campo la descrizione del pagamento (Tipo pagamento) Scegliere nell elenco a scomparsa tra i tipi di pagamento previsti (Num. Rate) Inserire il numero di rate (da 1 a 12 massimo) (1 scad. a gg.) Inserire il numero di giorni da trascorrere a partire dalla data di emissione della fattura, previsti per la scadenza della prima rata (Periodo rate gg.) Inserire il numero di giorni da trascorrere tra la prima rata e le successive (Fine mese? S N) Inserire S per forzare il programma a calcolare in ogni caso come giorno di scadenza il giorno di fine mese, altrimenti inserire N L elenco dei pagamenti previsti è il seguente: CO RB EF AB AC BO RI BP CC BM AP AL CONTANTI RICEVUTA BANCARIA EFFETTO ASSEGNO BANCARIO ASSEGNO CIRCOLARE BONIFICO BANCARIO RID BOLLETTINO POSTALE CARTA CREDITO BANCOMAT ASSEGNO POSTALE ALTRO Nota bene: Il pagamento n. 1 (RIMESSA DIRETTA VISTA), non può essere eliminato, né modificato Il codice (numerazione) dei nuovi pagamenti viene creato automaticamente dal programma e non può essere modificato -1

15 11. Tabelle Causali Prima Nota In questo modulo è possibile visualizzare le causali contabili già predisposte, inserirne nuove o modificare quelle nuove precedentemente inserite. Le Causali di prima nota sono necessarie per effettuare le scritture contabili in prima nota cassa. Non è possibile infatti effettuare una scrittura contabile in prima nota se non si inserisce la causale contabile prevista per l operazione che si desidera scrivere. [Nuovo] Per inserire una nuova causale contabile [Salva] Per salvare la causale contabile modificata o creata [Modifica] Per modificare una causale contabile precedentemente inserita [Elimina] Per eliminare una causale contabile precedentemente inserita [Stampa elenco] Per stampare un elenco (Descrizione) Inserire la descrizione della causale contabile -1

16 Inserire C (Cliente) oppure F (Fornitore) a seconda di chi sarà interessato dal movimento. Se non sono movimentati né clienti né fornitori, lasciare questo campo vuoto In caso di movimentazione Cliente o Fornitore, inserire in questo campo D (Dare) o A (Avere) a seconda del tipo di movimentazione. Lasciare questo campo vuoto se non vengono movimentati clienti o fornitori Inserire S (Si) se il movimento è da considerare Fuori Cassa, altrimenti N (No) Ad esempio movimenti fuori cassa sono la ricezione di fatture d acquisto e l emissione di fatture di vendita Inserire S (Si) se la cassa viene interessata dal movimento altrimenti N (No) oppure lasciare il campo vuoto In caso di movimentazione della cassa, specificare se si tratterà di Entrate (inserendo E) oppure Uscite (inserendo U). Se la cassa non viene movimentata affatto, lasciare questo campo vuoto Inserire S (Si) se la banca viene interessata dal movimento altrimenti N (No) oppure lasciare il campo vuoto In caso di movimentazione della banca, specificare se si tratterà di Entrate (inserendo E) oppure Uscite (inserendo U). Se la banca non viene movimentata affatto, lasciare questo campo vuoto Inserire S (Si) se un conto economico (costi / ricavi) viene interessata dal movimento altrimenti N (No) oppure lasciare il campo vuoto -1

17 In caso di movimentazione di un conto economico, specificare se si tratterà di Costi (inserendo C) oppure di Ricavi (inserendo R). Se non viene movimentato alcun conto economico, lasciare questo campo vuoto Inserire S (Si) se l IVA viene interessata dal movimento altrimenti N (No) oppure lasciare il campo vuoto In caso di movimentazione IVA, specificare se si tratterà di IVA a Debito (inserendo D) oppure di IVA a Credito (inserendo C). Se l IVA non viene interessata affatto dal movimento, lasciare questo campo vuoto -1

18 L elenco delle causali contabili già predisposte nel programma è il seguente: -1

19 Nota bene: Le causali contabili già predisposte nel programma (dal n. 1 al n. 50) non possono essere né eliminate, né modificate dall utente E tuttavia possibile creare nuove causali contabili per esigenze particolari Il codice (numerazione) delle nuove causali contabili viene creato automaticamente dal programma e non può essere modificato -1

20 12. Tabelle Conti Economici In questo modulo è possibile visualizzare i conti economici già predisposti, inserirne di nuovi o modificare quelli nuovi precedentemente inseriti I conti economici servono per imputare un costo o un ricavo relativamente da una scrittura contabile di prima nota. E così possibile conoscere in qualsiasi momento la situazione reddituale dell attività [E] Per eliminare il conto economico [M] Per modificare il conto economico [Nuovo] Per inserire un nuovo conto economico [Salva] Per salvare il conto economico modificato o creato [Stampa elenco] Per stampare un elenco (Descrizione) Inserire la descrizione del conto economico (ad esempio: Spese pulizia) -2

21 (Movimenta Costi / Ricavi C/R ) Inserire C (Costi) se il conto genererà un costo. Inserire R (Ricavi) se il conto genererà un ricavo L elenco dei conti economici già predisposti nel programma è il seguente: Nota bene: I conti economici già predisposti nel programma (dal n. 1 al n. 35) non possono essere né eliminati, né modificati dall utente E tuttavia possibile creare nuovi conti economici per esigenze particolari Il codice (numerazione) dei nuovi conti economici viene creato automaticamente dal programma e non può essere modificato -2

22 13. Tabelle Vettori In questo modulo è possibile gestire l elenco dei vettori che di solito la nostra azienda utilizza per il trasporto della merce. I nominativi dei Vettori vengono poi utilizzati in fase di emissione dei DDT e delle Fatture Immediate [E] Per eliminare il Vettore [M] Per modificare il Vettore [Nuovo] Per inserire un nuovo Vettore [Salva] Per salvare il Vettore modificato o creato Nota bene: Il codice (numerazione) dei nuovi Vettori viene creato automaticamente dal programma e non può essere modificato -2

23 14. Fornitori - Anagrafica In questo modulo è possibile inserire o modificare i dati dei propri fornitori [Nuovo] Per inserire i dati di un nuovo fornitore [Salva] Per salvare i dati inseriti o modificati del fornitore [Modifica] Per modificare i dati del fornitore selezionato che compare a schermo [Elimina] Per eliminare dagli archivi il fornitore selezionato che compare a schermo [Mastrino cronologico] Stampa il mastrino delle operazioni contabili effettuate con il fornitore, in ordine cronologico con selezione della data iniziale e finale [Mastrino per partite - tutte] Stampa il mastrino delle operazioni contabili effettuate con il fornitore, raggruppando le operazioni per partite (per documento contabile di riferimento) con selezione della data iniziale e finale [Mastrino per partite - aperte] Stampa il mastrino delle operazioni contabili effettuate con il fornitore con selezione della data iniziale e finale, raggruppando le operazioni per partite (per documento contabile di riferimento) e selezionando solo le partite aperte, ossia solo quelle per le quali non c è un saldo contabile = 0 [Storico acquisti per Articolo] Stampa l'elenco degli acquisti fatti dal fornitore con selezione della data iniziale e finale, raggruppando gli articoli. [Stampa Anagrafica] Stampa la scheda con i dati anagrafici Evidenzia la situazione Dare / Avere ed il relativo saldo contabile -2

24 Selezionando questo pulsante è possibile avere a video o in stampa lo storico degli acquisti dettagliati (articolo per articolo) effettuati dal fornitore. Lo storico è raggruppato per Articoli, ai fini statistici. Con questo pulsante si apre una finestra di dialogo all interno della quale è possibile selezionare un fornitore dalla lista completa dei fornitori presenti in archivio Nota bene: Il fornitore con codice F0001 (USO INTERNO) non può essere eliminato, né modificato Il codice dei nuovi fornitori viene creato automaticamente dal programma e non può essere modificato Per scorrere da un fornitore all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti 15. Fornitori Con partite aperte Stampa un elenco dei fornitori che presentano partite aperte ( = fatture di acquisto non ancora completamente saldate) -2

25 16. Clienti - Anagrafica In questo modulo è possibile inserire o modificare i dati dei propri clienti [Nuovo] Per inserire i dati di un nuovo cliente [Salva] Per salvare i dati inseriti o modificati del cliente [Modifica] Per modificare i dati del cliente selezionato che compare a schermo [Elimina] Per eliminare dagli archivi il cliente selezionato che compare a schermo [Mastrino cronologico] Stampa il mastrino delle operazioni contabili effettuate con il cliente, in ordine cronologico con selezione della data iniziale e finale [Mastrino per partite - tutte] Stampa il mastrino delle operazioni contabili effettuate con il cliente, raggruppando le operazioni per partite (per documento contabile di riferimento) con selezione della data iniziale e finale [Mastrino per partite - aperte] Stampa il mastrino delle operazioni contabili effettuate con il cliente con selezione della data iniziale e finale, raggruppando le operazioni per partite (per documento contabile di riferimento) e selezionando solo le partite aperte, ossia solo quelle per le quali non c è un saldo contabile = 0 [Storico acquisti per Articolo] Stampa l'elenco delle vendite fatte al cliente con selezione della data iniziale e finale, raggruppando gli articoli e/o i servizi venduti. [Stampa Anagrafica] Stampa la scheda con i dati anagrafici -2

26 Con questo pulsante si apre una finestra di dialogo all interno della quale è possibile selezionare un cliente dalla lista completa dei clienti presenti in archivio In questo campo va inserito il listino da applicare al cliente: inserire 1, 2 oppure 3 In questo campo può essere inserito l eventuale sconto da applicare al cliente in sede di fatturazione. Lo sconto può sempre essere poi modificato quando si emette la fattura al cliente, su ogni singolo articolo in fattura Inserire il codice pagamento usuale previsto per il cliente selezionato. I codici pagamento devono essere stati creati nelle tabelle dei pagamenti. In fase di emissione di una fattura è sempre possibile modificare il pagamento per quella fattura utilizzando un pagamento differente da quello usuale. Se non ci si ricorda il codice esatto, basterà inserire il numero 99 (novantanove) per fare apparire la lista dei pagamenti codificati in precedenza, e dalla quale sarà possibile scegliere il pagamento desiderato per il cliente Questo campo viene aggiornato automaticamente, in base al pagamento selezionato Inserire la banca d appoggio, se prevista Inserire il conto economico (Ricavi) collegato alle vendite che si faranno al cliente. Ad esempio MERCI C/VENDITE oppure SERVIZI C/VENDITE e così via. Inserire il codice del rappresentante di vendita (se previsto) per il cliente selezionato. I rappresentanti devono essere stati inseriti nel modulo Rappresentanti (vedi in seguito). Se non ci si ricorda il codice esatto, basterà inserire il numero 99 (novantanove) per fare apparire la lista dei rappresentanti codificati in precedenza, e dalla quale sarà possibile scegliere il rappresentante che curerà i rapporti di vendita con il cliente Inserire la percentuale prevista per il rappresentante selezionato sulle vendite effettuate a questo cliente. La percentuale può essere differente da quella standard (di default) prevista per il rappresentante selezionato Qui possono essere inserite note libere sul cliente Evidenzia la situazione Dare / Avere ed il relativo saldo contabile -2

27 Selezionando questo pulsante è possibile avere a video o in stampa lo storico delle vendite (e dei resi) dettagliati (articolo per articolo) fatte al cliente. Lo storico è raggruppato per Articoli, ai fini statistici. Indicare se per questa tipologia di cliente, è prevista la ritenuta d'acconto in fase di fatturazione (S N). Se è prevista la ritenuta, indicare la percentuale di ritenuta d'acconto. Fare clic su questo pulsante per passare alla successiva maschera in cui sarà possibile gestire i diversi luoghi di destinazione delle merci per il cliente attualmente selezionato. [Nuova Destinazione] Per inserire un nuovo luogo di destinazione merci collegato al cliente [Salva] Per salvare i dati inseriti o modificati [Indietro] Per tornare alla maschera principale relativa al cliente Nota bene: Se in questa maschera non si inserisce alcun dato, in sede di emissione dei DDT o delle Fatture immediate, verrà automaticamente inserita la dicitura IDEM per il luogo di destinazione merci -2

28 In sede di emissione dei DDT o delle Fatture immediate il programma proporrà in automatico sempre il primo luogo di destinazione salvato in questa maschera, per cui è consigliabile salvare come primo luogo di destinazione quello più frequentemente utilizzato dal cliente. I campi LISTINO, PAGAMENTO USUALE e CONTO ECONOMICO COLLEGATO devono obbligatoriamente essere compilati. Per scorrere da un cliente all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti 17. Clienti Con partite aperte Stampa un elenco dei clienti che presentano partite aperte ( = fatture di vendita non ancora completamente saldate) -2

29 18. Clienti Rappresentanti In questo modulo è possibile inserire o modificare i dati dei propri rappresentanti [Nuovo] Per inserire i dati di un nuovo rappresentante [Salva] Per salvare i dati inseriti o modificati del rappresentante [Modifica] Per modificare i dati del rappresentante selezionato che compare a schermo [Elimina] Per eliminare dagli archivi il rappresentante selezionato che compare a schermo [Storico vendite] Stampa l elenco delle vendite effettuate da quel rappresentante, in ordine cronologico con selezione della data iniziale e finale [Storico vendite per Cliente] Stampa l elenco delle vendite effettuate da quel rappresentante, raggruppando le vendite per clienti con selezione della data iniziale e finale Inserire la data di inizio del mandato, a partire dalla quale il programma comincerà a calcolare le provvigioni -2

30 Quando finisce il mandato con il rappresentante, inserire la data di fine mandato, a partire dalla quale il programma non calcolerà più le provvigioni Questi due campi, sono calcolati automaticamente dal programma Nota bene: Per scorrere da un rappresentante all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -3

31 19. Magazzino - Articoli In questo modulo è possibile inserire o modificare tutti gli articoli di magazzino [Nuovo] Per inserire i dati di un nuovo articolo [Salva] Per salvare i dati inseriti o modificati dell articolo [Modifica] Per modificare i dati dell articolo selezionato che compare a schermo [Elimina] Per eliminare dagli archivi l articolo selezionato che compare a schermo Inserire 1 (uno) se l articolo rappresenta una Distinta Base (ossia un prodotto finito di propria produzione e che sarà formato dall insieme di più articoli materie prime) Inserire 0 (zero) oppure battere semplicemente invio senza inserire nulla se l articolo è un articolo normale e non rappresenta una Distinta Base. Inserire il codice dell articolo. Allo scopo può essere utilizzata anche una pistola ottica per acquisire il codice direttamente dal codice a barre dell articolo (se presente). La lunghezza massima prevista per il codice degli articoli normali è di 13 caratteri alfanumerici. Nota bene: Se si inserisce il codice per un articolo che rappresenta una Distinta Base, la lunghezza massima prevista per il codice degli articoli Distinta Base è di 8 caratteri alfanumerici. Inserire la descrizione dell articolo Inserire il codice del gruppo merceologico da assegnare all articolo Nota bene: Se non si ricorda il codice del gruppo merceologico, è sufficiente digitare il numero 99 (novantanove) per far apparire una lista dei gruppi da cui effettuare la scelta -3

32 I gruppi merceologici devono ovviamente essere stati codificati preventivamente, come descritto nei paragrafi precedenti Nel campo Cod. Fornit., è sufficiente inserire le lettere iniziali della denominazione del Fornitore da cui solitamente si acquista quell articolo, per far apparire una lista con l elenco dei fornitori che hanno una denominazione iniziante con le lettere inserite. Dalla lista è poi possibile scegliere il Fornitore desiderato. Ad esempio se devo inserire il Fornitore Rossi, basterà inserire nel campo Cod. Fornit. le lettere ros Nota bene: I Fornitori devono ovviamente essere stati codificati preventivamente, come descritto nei paragrafi precedenti In caso di articolo che rappresenta una Distinta Base (e quindi di produzione propria), utilizzare il Fornitore USO INTERNO In caso di articolo NON MOVIMENTATO (vedi seguito), utilizzare il Fornitore USO INTERNO Inserire l ultimo prezzo di acquisto dell articolo. L ultimo prezzo di acquisto viene inoltre aggiornato automaticamente in fase di carico merce dal fornitore, nel senso che se quando si carica questo articolo si immette un prezzo d acquisto differente, sarà quest ultimo a diventare l ultimo prezzo d acquisto per l articolo. Nota bene: Se l articolo rappresenta una Distinta Base, il prezzo di acquisto, viene automaticamente ricalcolato, sulla base della somma dei prezzi di acquisto * qta di tutti gli articoli che saranno le materie prime di quella distinta base Se si inseriscono le percentuali di ricarico per i singoli listini prezzi, questi ultimi verranno calcolati automaticamente, a prescindere da quello che si inserisce nei campi dei listini. Se invece non si mette la percentuale di ricarico, il relativo prezzo di listino è svincolato e libero (cioè si può inserire qualsiasi prezzo si desideri) Nota bene: Se si inseriscono le percentuali di ricarico per i singoli listini prezzi, questi ultimi verranno sempre ricalcolati automaticamente sulla base dell ultimo prezzo d acquisto In questi campi vanno inseriti i prezzi di vendita (listino 1, 2, 3) dell articolo. I prezzi sono liberi se nei campi precedenti non è stata inserita la percentuale di ricarico, altrimenti verranno calcolati automaticamente, a prescindere dal valore eventualmente immesso. -3

33 Inserire l unità di misura prevista per l articolo (massimo due caratteri) Inserire l aliquota IVA applicabile all articolo in caso di vendita Inserire il prezzo di vendita al pubblico ivato, nel caso di attività di vendita al pubblico con scarico da corrispettivi Inserire la quantità minima che si desidera avere sempre in magazzino per l articolo Questo campo viene calcolato automaticamente. In questo campo vengono indicate le qta dell articolo che devono essere ordinate ai fornitori oppure che devono essere prodotte (nel caso di articolo Distinta Base) Questo campo viene calcolato automaticamente, ed indica la qta fisicamente presente in magazzino dell articolo Questo campo viene calcolato automaticamente, ed indica la qta dell articolo impegnata (in base agli ordini ricevuti dai clienti o in base a processi di lavorazione in cui è coinvolto) Questo campo viene calcolato automaticamente, ed indica la qta dell articolo effettivamente disponibile per la vendita. Viene calcolato come segue: QTA in magazzino QTA impegnata Questo campo viene calcolato automaticamente. In questo campo vengono indicate le qta dell articolo attualmente in riordino da fornitori o in fase di produzione (nel caso di articolo Distinta Base) Questo campo viene calcolato automaticamente. Viene calcolato come segue: QTA in magazzino * Ultimo Prz. acquisto -3

34 Inserire S se l articolo deve essere movimentato nelle quantità durante le operazioni di carico, scarico, impegni, produzione. Altrimenti inserire N Nota bene: Un articolo non movimentato, potrebbe essere ad esempio una prestazione di servizi (es. assistenza, lavorazione, mano d opera ecc.) Apre una lista in cui compaiono gli articoli in ordine di Codice e in cui è possibile effettuare la selezione dell articolo desiderato. E possibile utilizzare la pistola ottica all interno di questa lista, nel caso in cui gli articoli sono stati codificati utilizzando i codici a barre. Apre una lista in cui compaiono gli articoli in ordine di Descrizione e in cui è possibile effettuare la selezione dell articolo desiderato. Mette in ordine gli articoli per Codice o per Descrizione. Selezionando questo pulsante è possibile avere a video o in stampa lo storico cronologico carico scarico dettagliato dell articolo. Lo storico è raggruppato per Articoli, ai fini statistici. Selezionando questo pulsante è possibile avere a video o in stampa lo storico dello scarico dettagliato dell articolo. Lo storico è raggruppato per Clienti, ai fini statistici. Selezionando questo pulsante è possibile avere a video o in stampa lo storico del carico dettagliato dell articolo. Lo storico è raggruppato per Fornitori, ai fini statistici. Nota bene: Per scorrere da un articolo all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -3

35 20. Magazzino Distinta Base Nel caso in cui l articolo da inserire in archivio rappresenta una Distinta Base (vedi paragrafo precedente), sarà visibile a schermo un ulteriore modulo in cui sarà possibile inserire gli articoli che comporranno quella distinta base. [E] Per eliminare un articolo dalla distinta base [M] Per modificare un articolo facente parte della distinta base [Nuovo Art. in distinta base] Per inserire un nuovo articolo nella distinta base ( e che farà parte del processo di lavorazione) [Salva Art. in distinta base] Per salvare l articolo inserito o modificato nella distinta base Inserire il codice dell articolo che farà parte della distinta base Verrà proposto in automatico, ma può essere cambiato Inserire la qta necessaria di quell articolo per la produzione della distinta base (prodotto finito) Nota bene: Gli articoli da inserire nella Distinta Base devono ovviamente essere stati codificati preventivamente, come descritto nel paragrafo precedente -3

36 21. Fornitori - Ordini In questo modulo è possibile effettuare ordini ai propri fornitori [E] Per eliminare un articolo dall ordine [M] Per modificare un articolo presente nell ordine [Nuovo] Per inserire un nuovo articolo nell ordine [Salva] Per salvare l articolo inserito o modificato Per creare un nuovo ordine -3

37 Per creare un nuovo ordine in automatico, sulla base delle esigenze di magazzino Per stampare l ordine Per eliminare l ordine Per selezionare un ordine tra quelli presenti Se l ordine è collegato ad un documento di carico merci, compare il numero di documento di carico. Facendo clic su VAI, il programma porta l utente direttamente al documento di carico collegato a quell ordine. Cod. Forn. : battere invio in questo campo per fare apparire la lista dei fornitori in cui poter effettuare la scelta. Campo Note [ESC per salvare] In questo campo inserire le note da far apparire nell ordine e da comunicare al fornitore E possibile battere invio per ogni riga di note. Nota bene: Per modificare questo campo, fare clic con il mouse sopra Per uscire da questo campo e salvare, bisogna necessariamente premere il tasto ESC sulla tastiera In questo campo va inserito il prezzo d acquisto previsto per l articolo che si sta ordinando (inserirlo ovviamente solo se si sa che è cambiato rispetto a quello attuale) Nota bene La numerazione degli ordini avviene in automatico e non può essere modificata -3

38 Per scorrere da un ordine all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -3

39 22. Magazzino Carico da fornitori In questo modulo è possibile effettuare operazioni di carico merce da fornitori [E] Per eliminare un articolo dal carico [M] Per modificare un articolo presente nel carico [Nuovo articolo] Per inserire un nuovo articolo nel carico [Salva articolo] Per salvare l articolo inserito o modificato -3

40 Per creare un nuovo documento di carico merce Per creare un nuovo carico in automatico, collegandosi ad un ordine in precedenza fatto Per eliminare il documento di carico Per selezionare un documento di carico tra quelli presenti Se il doc. di carico è collegato ad un ordine di merci, compare il numero del documento di ordine. Facendo clic su VAI, il programma porta l utente direttamente al documento di ordine collegato a quel doc. di carico. In questi campi (opzionali) inserire il tipo di documento di carico (massimo un carattere ad es. B per bolla, D per DDT, F per fattura ecc.), il numero di documento del fornitore e la data del documento del fornitore. Nota Bene: Non utilizzare la lettera I (i) nel campo tipo documento in quanto il programma utilizza questa lettera per identificare il carico iniziale di magazzino ogni inizio anno. Se si inserisce la lettera I (i) il documento di carico non potrà essere né modificato, né eliminato Cod. Forn. : battere invio in questo campo per fare apparire la lista dei fornitori in cui poter effettuare la scelta. -4

41 (Codice) Inserire il codice dell articolo da caricare in magazzino, oppure utilizzare la pistola ottica per il codice a barre. Inserire un asterisco (*) + le prime lettere della descrizione per avere un lista di articoli ordinati per descrizione da cui scegliere (Quantità) Inserire la quantità (Prezzo Acquisto) In questo campo va inserito il prezzo d acquisto dell articolo che si sta caricando (inserirlo ovviamente solo se si sa che è cambiato rispetto a quello attuale) Nota bene: Il programma permetterà di caricare articoli appartenenti unicamente al fornitore da cui proviene il carico La numerazione dei documenti di carico avviene in automatico e non può essere modificata Per scorrere da un doc. di carico all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -4

42 23. Magazzino Produzione D.B. (distinte base) In questo modulo è possibile creare schede di lavorazione dei prodotti finiti [E] Per eliminare un prodotto dalla scheda di lavorazione [M] Per modificare un prodotto presente nella scheda di lavorazione [Inserisci prodotto] Per inserire un nuovo prodotto nella scheda di lavorazione [Salva prodotto in scheda lav] Per salvare un prodotto inserito o modificato -4

43 Per creare una nuova scheda Per creare una nuova scheda di produzione in automatico, sulla base delle esigenze di magazzino Per eliminare la scheda Campo Note [ESC per salvare] In questo campo è possibile inserire delle note da comunicare agli addetti alla produzione E possibile battere invio per ogni riga di note. Nota bene: Per modificare questo campo, fare clic con il mouse sopra Per uscire da questo campo e salvare, bisogna necessariamente premere il tasto ESC sulla tastiera Per selezionare una scheda Indica lo stato della scheda che può essere: VUOTO (non è stata effettuata alcuna operazione che impegni in qualche modo il magazzino) MATERIE PRIME IMPEGNATE (ossia sono state impegnate le materie prime occorrenti per la produzione dei prodotti finiti inclusi nella scheda, ma la trasformazione in prodotti finiti non è ancora avvenuta) LAVORAZIONE ESEGUITA (ossia le materie prime sono state trasformate in prodotti finiti e di conseguenza il programma ha scaricato dal magazzino le materie prime coinvolte nel processo di produzione e ha caricato nel magazzino i prodotti finiti inclusi nella scheda) -4

44 (Codice art.) Inserire in questo campo il prodotto finito da produrre (Qta) Inserire la quantità da produrre Manda a Video o a Stampante lo sviluppo delle quantità di materie prime occorrenti per la produzione dei prodotti finiti inclusi nella scheda Manda a Video o a Stampante lo sviluppo delle quantità di materie prime occorrenti per la produzione dei prodotti finiti inclusi nella scheda e dei relativi costi Manda a Video o a Stampante la situazione quantitativa di disponibilità in magazzino delle materie prime occorrenti per la produzione dei prodotti finiti inclusi nella scheda e dei relativi costi. E quindi possibile in questo modo appurare se è possibile effettuare la lavorazione oppure no, a causa di materie prime eventualmente non disponibili. Impegna le materie prime coinvolte nella produzione dei prodotti finiti inclusi nella scheda Disimpegna le materie prime coinvolte nella produzione dei prodotti finiti inclusi nella scheda (e che erano state precedentemente impegnate) Trasforma le materie prime coinvolte nella produzione in prodotti finiti. Conseguentemente le materie prime verranno scaricate dal magazzino, i prodotti finiti verranno caricati in magazzino Annulla il processo di lavorazione, riportando la situazione in magazzino allo stato iniziale, prima del processo di lavorazione. Stampa i codici a barre dei prodotti finiti di propria produzione Nota bene: Il programma utilizza i seguenti moduli etichette adesive (da utilizzare con stampante a gettito d inchiostro o laser) Marca: MARKIN Codice: C513 Formato: 52 mm x 30 mm 40 etichette per foglio -4

45 Nota bene: La numerazione delle schede di lavorazione avviene in automatico e non può essere modificata Per scorrere da una scheda di lavorazione all altra, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -4

46 24. Magazzino Scarico da Corrispettivi In questo modulo si possono scaricare gli articoli a seguito di vendita al banco al pubblico [E] Per eliminare un articolo dall operazione di scarico al banco [M] Per modificare la movimentazione dell articolo dall operazione di scarico al banco [Nuovo articolo] Per inserire un nuovo articolo nell operazione di scarico al banco [Salva articolo] Per perfezionare l operazione di scarico al banco [Nuova Operazione] Per creare una nuova operazione di vendita al banco [Elimina Operazione] Per eliminare una operazione -4

47 (Codice) Inserire il codice dell articolo oppure utilizzare la pistola ottica. Inserire un asterisco (*) + le prime lettere della descrizione per avere un lista di articoli ordinati per descrizione da cui scegliere (Descrizione) Viene aggiornata in automatico (U.M.) Viene aggiornata in automatico (Qta) Inserire la quantità (Prezzo Iva Incl.) Viene proposto in automatico e non può essere variato (Totale) Viene aggiornato in automatico (Disponibilità) In questo campo verrà evidenziata automaticamente la quantità disponibile in magazzino dell articolo che si sta scaricando -4

48 25. Clienti - Preventivi In questo modulo è possibile creare preventivi a clienti [E] Per eliminare un articolo dal preventivo [M] Per modificare un articolo [Nuovo Preventivo] Per creare un nuovo preventivo [Stampa Preventivo] Per mandare a video a a stampante il preventivo selezionato a schermo [Elimina Preventivo] Per eliminare il preventivo selezionato a schermo [Nuovo Articolo] Per inserire un nuovo articolo [Nuova Descrizione Libera] Per inserire una riga di descrizione libera nel documento [Salva articolo/descrizione] Per salvare la riga di descrizione libera o l articolo inserito o modificato -4

49 Per selezionare un preventivo Se il preventivo è stato incluso in un ordine, compare il riferimento relativo (Codice) Inserire il codice dell articolo oppure utilizzare la pistola ottica Inserire un asterisco (*) + le prime lettere della descrizione per avere un lista di articoli ordinati per descrizione da cui scegliere (Descrizione) Viene aggiornata in automatico (U.M.) Viene aggiornata in automatico (Qta) Inserire la quantità (Prezzo) Viene proposto in automatico in base al listino riservato al cliente, ma può essere variato (Sconto) Viene proposto in automatico in base allo sconto riservato al cliente, ma può essere variato (%Iva) Viene proposta in automatico in base all aliquota fissata nel magazzino per quell articolo, ma può essere variata Gli altri campi (Imponib.) (Iva) (Totale) vengono calcolati automaticamente Facendo click su questo campo, è possibile inserire delle note che poi compariranno in basso al documento in fase di stampa. Per salvare le note battere ESC sulla tastiera. Nota bene: Quando si crea un nuovo preventivo, per inserire un cliente è sufficiente digitare nel campo Cod. cliente le lettere iniziali della denominazione del cliente per far comparire una lista dei clienti la cui denominazione inizia per quelle lettere ed in cui sarà possibile scegliere esattamente il cliente desiderato Battere sempre invio fino alla fine dei campi per far aggiornare effettivamente i campi calcolati automaticamente La numerazione dei preventivi avviene in automatico e non può essere modificata Per scorrere da un preventivo all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -4

50 26. Clienti - Ordini In questo modulo è possibile inserire gli ordini dei clienti [E] Per eliminare un articolo dall ordine [M] Per modificare un articolo [Nuovo Ordine] Per creare un nuovo ordine [Nuovo Ordine da Prev] Per creare automaticamente un nuovo ordine collegandolo ad un preventivo esistente [Stampa Ordine] Per mandare a video o a stampante l ordine selezionato a schermo [Elimina Ordine] Per eliminare l ordine selezionato a schermo [Nuovo Articolo] Per inserire un nuovo articolo [Nuova Descrizione Libera] Per inserire una riga di descrizione libera nel documento [Salva articolo/descrizione] Per salvare la riga di descrizione libera o l articolo inserito o modificato [Impegna Magazzino] Per impegnare il magazzino con l ordine: gli articoli impegnati saranno riservati unicamente all evasione dell ordine che li ha impegnati [Disimpegna Magazzino] Per annullare l impegno di magazzino -5

51 Indica lo stato dell ordine che può essere: VUOTO (ordine appena creato, con merce non impegnata) MERCE IMPEGNATA ORDINE INEVASO (ossia la merce è stata impegnata, ma non è ancora stato emesso un DDT o una fattura collegata all ordine, per cui l ordine risulta ancora inevaso) MERCE NON IMPEGNATA (ossia la merce non è stata impegnata) ORDINE EVASO (ossia l ordine è stato incluso in un DDT o in una fattura per cui risulta essere stato evaso) Per selezionare un ordine Se l ordine ha dei collegamenti con altri documenti emessi, compaiono i relativi riferimenti (Codice) Inserire il codice dell articolo oppure utilizzare la pistola ottica Inserire un asterisco (*) + le prime lettere della descrizione per avere un lista di articoli ordinati per descrizione da cui scegliere (Descrizione) Viene aggiornata in automatico (U.M.) Viene aggiornata in automatico (Qta) Inserire la quantità (Prezzo) Viene proposto in automatico in base al listino riservato al cliente, ma può essere variato (Sconto) Viene proposto in automatico in base allo sconto riservato al cliente, ma può essere variato (%Iva) Viene proposta in automatico in base all aliquota fissata nel magazzino per quell articolo, ma può essere variata Gli altri campi (Imponib.) (Iva) (Totale) vengono calcolati automaticamente Facendo click su questo campo, è possibile inserire delle note che poi compariranno in basso al documento in fase di stampa. Per salvare le note battere ESC sulla tastiera. Nota bene: -5

52 Quando si crea un nuovo ordine, per inserire un cliente è sufficiente digitare nel campo Cod. cliente le lettere iniziali della denominazione del cliente per far comparire una lista dei clienti la cui denominazione inizia per quelle lettere ed in cui sarà possibile scegliere esattamente il cliente desiderato Battere sempre invio fino alla fine dei campi per far aggiornare effettivamente i campi calcolati automaticamente La numerazione degli ordini avviene in automatico e non può essere modificata Per scorrere da un ordine all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -5

53 27. Clienti - DDT In questo modulo possono essere creati i Documenti di Trasporto merce (DDT) [E] Per eliminare un articolo dal DDT [M] Per modificare un articolo [Nuovo DDT] Per creare un nuovo DDT [Nuovo DDT da Ordine] Per creare automaticamente un nuovo DDT collegandolo ad un ordine (impegnato) esistente [Stampa DDT] Per mandare a video o a stampante il DDT selezionato a schermo [Elimina DDT] Per eliminare il DDT selezionato a schermo [Nuovo Articolo] Per inserire un nuovo articolo [Nuova Descrizione Libera] Per inserire una riga di descrizione libera nel documento [Salva articolo/descrizione] Per salvare la riga di descrizione libera o l articolo inserito o modificato -5

54 Per selezionare un DDT Se il DDT ha dei collegamenti con altri documenti emessi, compaiono i relativi riferimenti (Codice) Inserire il codice dell articolo oppure utilizzare la pistola ottica Inserire un asterisco (*) + le prime lettere della descrizione per avere un lista di articoli ordinati per descrizione da cui scegliere (Descrizione) Viene aggiornata in automatico (U.M.) Viene aggiornata in automatico (Qta) Inserire la quantità (Prezzo) Viene proposto in automatico in base al listino riservato al cliente, ma può essere variato (Sconto) Viene proposto in automatico in base allo sconto riservato al cliente, ma può essere variato (%Iva) Viene proposta in automatico in base all aliquota fissata nel magazzino per quell articolo, ma può essere variata Gli altri campi (Imponib.) (Iva) (Totale) vengono calcolati automaticamente Dati relativi al trasporto: Per il trasporto a mezzo Mittente Per il trasporto a mezzo Destinatario Per il trasporto a mezzo Vettore -5

55 In quest ultimo caso si aprirà una finestra di dialogo dalla quale è possibile scegliere il Vettore (che ovviamente deve essere stato precedentemente inserito nelle TABELLE VETTORI Fare clic sul campo bordato in rosso per scegliere una destinazione merci diversa da quella proposta in automatico dal programma. Ovviamente le destinazioni merci devono essere state preventivamente inserite nella scheda cliente. Nota bene: Quando si crea un nuovo DDT, per inserire un cliente è sufficiente digitare nel campo Cod. cliente le lettere iniziali della denominazione del cliente per far comparire una lista dei clienti la cui denominazione inizia per quelle lettere ed in cui sarà possibile scegliere esattamente il cliente desiderato Battere sempre invio fino alla fine dei campi per far aggiornare effettivamente i campi calcolati automaticamente La numerazione dei DDT avviene in automatico, ma può essere modificata nel seguente modo: a) Fare clic con il mouse sul campo (DDT n.) con il bordo rosso b) Inserire il nuovo numero DDT c) Premere il tasto ESC sulla tastiera per salvare E possibile modificare sia il numero del DDT che la data di emissione. Non è ovviamente possibile utilizzare uno stesso numero per più di un DDT Quando si inserisce un nuovo articolo nel DDT, il campo Disponibilità indicherà la quantità disponibile di quell articolo nel magazzino Quando si inserisce un nuovo articolo nel DDT, il programma mostrerà sotto i campi Qta, Prezzo e Sconto l ultimo prezzo effettivamente applicato al cliente per quell articolo, mostrando anche per quale quantità e se si è applicato uno sconto In questo modo il programma crea a tutti gli effetti ed in maniera dinamica dei listini prezzi personali per ogni cliente -5

56 Facendo click su questo campo, è possibile inserire delle note che poi compariranno in basso al documento in fase di stampa. Per salvare le note battere ESC sulla tastiera. Per scorrere da un DDT all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -5

57 28. Clienti Fatture In questo modulo possono essere create le fatture di vendita [E] Per eliminare un articolo dalla fattura [M] Per modificare un articolo [Nuova Fattura Immediata] Per creare una nuova fattura immediata [Nuova Fattura da DDT] Per creare automaticamente una nuova fattura differita includendo un DDT di vendita esistente [Cumula altro DDT] Per includere nella fattura differita selezionata a schermo un ulteriore DDT di vendita esistente per lo stesso cliente [Nuova Fattura da Ordine] Per creare automaticamente una nuova fattura immediata collegandola ad un Ordine (impegnato) esistente [Stampa Fattura] Per mandare a video o a stampante la fattura selezionata a schermo [Elimina Fattura] Per eliminare la fattura selezionata a schermo [Nuovo Articolo] Per inserire un nuovo articolo [Nuova Descrizione Libera] Per inserire una riga di descrizione libera nel documento [Salva articolo/descrizione] Per salvare la riga di descrizione libera o l articolo inserito o modificato Per selezionare una fattura -5

58 Nel caso di fattura differita, in questi campi compaiono i riferimenti con i relativi DDT inclusi in fattura Se la fattura ha dei collegamenti con altri documenti emessi, compaiono i relativi riferimenti Selezionando questo pulsante, il programma effettua automaticamente la scrittura contabile in prima nota ed aggiorna lo scadenzario clienti, sulla base delle rate da incassare previste per il documento Per annullare la scrittura in prima nota, con conseguente annullamento anche delle relative rate nello scadenzario clienti (Codice) Inserire il codice dell articolo oppure utilizzare la pistola ottica Inserire un asterisco (*) + le prime lettere della descrizione per avere un lista di articoli ordinati per descrizione da cui scegliere (Descrizione) Viene aggiornata in automatico (U.M.) Viene aggiornata in automatico (Qta) Inserire la quantità (Prezzo) Viene proposto in automatico in base al listino riservato al cliente, ma può essere variato (Sconto) Viene proposto in automatico in base allo sconto riservato al cliente, ma può essere variato (%Iva) Viene proposta in automatico in base all aliquota fissata nel magazzino per quell articolo, ma può essere variata Gli altri campi (Imponib.) (Iva) (Totale) vengono calcolati automaticamente Spese di Trasporto: per inserire o modificare le spese di trasporto procedere come segue: d) Fare clic con il mouse sul campo (Spese Trasporto) con il bordo rosso e) Inserire le spese e l aliquota IVA sulle spese f) Premere il tasto ESC sulla tastiera per salvare -5

59 Spese di Incasso: per inserire o modificare le spese di incasso procedere come segue: g) Fare clic con il mouse sul campo (Spese Incasso) con il bordo rosso h) Inserire le spese e l aliquota IVA sulle spese i) Premere il tasto ESC sulla tastiera per salvare Castelletto IVA: Aliquote - Imponibili - Imposte Scadenze: Data scadenza - Importo Tipo rata Le rate previste sulle emissione di fattura arrivano fino ad un massimo di 12 (dodici) Se la fattura non è stata ancora annotata in prima nota è possibile modificare le date ed il tipo di pagamento per ogni singola rata, facendo clic sui relativi campi (con bordo rosso), inserendo i dati desiderati e salvando poi il tutto premendo il tasto ESC sulla tastiera Dati relativi al trasporto (solo per le fatture immediate): Per il trasporto a mezzo Mittente Per il trasporto a mezzo Destinatario Per il trasporto a mezzo Vettore In quest ultimo caso si aprirà una finestra di dialogo dalla quale è possibile scegliere il Vettore (che ovviamente deve essere stato precedentemente inserito nelle TABELLE VETTORI -5

60 Fare clic sul campo bordato in rosso per scegliere una destinazione merci diversa da quella proposta in automatico dal programma. Ovviamente le destinazioni merci devono essere state preventivamente inserite nella scheda cliente. Nota bene: Quando si crea un nuova fattura, per inserire un cliente è sufficiente digitare nel campo Cod. cliente le lettere iniziali della denominazione del cliente per far comparire una lista dei clienti la cui denominazione inizia per quelle lettere ed in cui sarà possibile scegliere esattamente il cliente desiderato Battere sempre invio fino alla fine dei campi per far aggiornare effettivamente i campi calcolati automaticamente Se si inserisce una riga di nota, il campo Codice va ugualmente utilizzato, inserendo un codice fittizio, creato al momento La numerazione delle Fatture avviene in automatico, ma può essere modificata nel seguente modo: a) Fare clic con il mouse sul campo (Fatt n.) con il bordo rosso b) Inserire il nuovo numero della fattura c) Premere il tasto ESC sulla tastiera per salvare E possibile modificare sia il numero della fattura che la data di emissione Non è ovviamente possibile utilizzare uno stesso numero per più di una fattura Quando si inserisce un nuovo articolo nella fattura, il campo Disponibilità indicherà la quantità disponibile di quell articolo nel magazzino -6

61 Quando si inserisce un nuovo articolo nella Fattura, il programma mostrerà sotto i campi Qta, Prezzo e Sconto l ultimo prezzo effettivamente applicato al cliente per quell articolo, mostrando anche per quale quantità e se si è applicato uno sconto In questo modo il programma crea a tutti gli effetti ed in maniera dinamica dei listini prezzi personali per ogni cliente Facendo click su questo campo, è possibile inserire delle note che poi compariranno in basso al documento in fase di stampa. Per salvare le note battere ESC sulla tastiera. Per scorrere da una fattura all altra, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -6

62 29. Clienti Note credito In questo modulo possono essere create le note credito a clienti [E] Per eliminare un articolo dalla nota credito [M] Per modificare un articolo [Nuova Nota Credito] Per creare una nuova nota credito [Stampa Nota Credito] Per mandare a video o a stampante la nota credito selezionata a schermo [Elimina Nota Credito] Per eliminare la nota credito selezionata a schermo [Nuovo Articolo] Per inserire un nuovo articolo [Nuova Descrizione Libera] Per inserire una riga di descrizione libera nel documento [Salva articolo/descrizione] Per salvare la riga di descrizione libera o l articolo inserito o modificato -6

63 Per selezionare una nota credito (Codice) Inserire il codice dell articolo oppure utilizzare la pistola ottica. (Descrizione) Viene aggiornata in automatico (U.M.) Viene aggiornata in automatico (Qta) Inserire la quantità (Non inserire le quantità in negativo) (Prezzo) Viene proposto in automatico in base al listino riservato al cliente, ma può essere variato (Sconto) Viene proposto in automatico in base allo sconto riservato al cliente, ma può essere variato (%Iva) Viene proposta in automatico in base all aliquota fissata nel magazzino per quell articolo, ma può essere variata Gli altri campi (Imponib.) (Iva) (Totale) vengono calcolati automaticamente Castelletto IVA: Aliquote - Imponibili - Imposte Nota bene: Le quantità NON VANNO MAI INSERITE IN NEGATIVO Battere sempre invio fino alla fine dei campi per far aggiornare effettivamente i campi calcolati automaticamente La numerazione delle Note Credito avviene in automatico, ma può essere modificata nel seguente modo: a) Fare clic con il mouse sul campo (Nota Credito n.) con il bordo rosso b) Inserire il nuovo numero della Nota Credito c) Premere il tasto ESC sulla tastiera per salvare E possibile modificare sia il numero della nota credito che la data di emissione Non è ovviamente possibile utilizzare uno stesso numero per più di una nota credito Facendo click su questo campo, è possibile inserire delle note che poi compariranno in basso al documento in fase di stampa. Per salvare le note battere ESC sulla tastiera. -6

64 Per scorrere da una nota credito all altra, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti 30. Inventario e listini prezzi [Tutto] Per accedere alla visualizzazione di tutti gli articoli codificati nel magazzino, compreso gli articoli non movimentati e quelli con QTA = 0 [Tutto solo movimentato] Per accedere alla visualizzazione degli articoli codificati nel magazzino, compresi quelli con QTA = 0, con esclusione degli articoli non movimentati [Solo QTA > 0] Per accedere alla visualizzazione degli articoli codificati nel magazzino che hanno al momento QTA > 0, con esclusione degli articoli non movimentati. -6

65 (Pulsanti di Selezione) Servono ad effettuare una selezione degli articoli [Per codice] [Per descrizione] [Per gruppo merceologico] (Pulsanti di Ordinamento) Servono a mettere in ordine alfabetico ascendente [Per codice] [Per descrizione] [Per codice gruppo merceologico] [Per gruppo merceologico] [Deseleziona] Per ritornare allo selezione globale degli articoli (dopo aver effettuato una selezione) [Stampa] Per mandare a video o a stampa gli articoli selezionati (oppure tutti se non si è effettuata alcuna selezione) [Listino 1 2 3] Per mandare a video o a stampa il listino prezzi (1 2 3) degli articoli selezionati (oppure di tutti se non si è effettuata alcuna selezione) [Listino al pubblico] Per mandare a video o a stampa il listino prezzi ivati destinati al pubblico degli articoli selezionati (oppure di tutti se non si è effettuata alcuna selezione) -6

66 31. Assistente In qualsiasi momento utilizzando questo utile pulsante, il programma manderà a video o in stampa l elenco delle operazioni in sospeso da completare Le informazioni che si possono ricevere sono le seguenti: - MERCE DA ORDINARE - MERCE DA PRODURRE - MERCE ATTUALMENTE IN RIORDINO - MERCE ATTUALMENTE IN PRODUZIONE - ORDINI CON MERCE DA IMPEGNARE - ORDINI DA EVADERE - DDT SU CUI EMETTERE FATTURA - FATTURE DA ANNOTARE IN PRIMA NOTA - SCADENZE ATTIVE IN SCADENZA ODIERNA - SCADENZE ATTIVE IN SCADENZA PROSSIMA - SCADENZE ATTIVE GIA SCADUTE - SCADENZE PASSIVE IN SCADENZA ODIERNA -SCADENZE PASSIVE IN SCADENZA PROSSIMA -SCADENZE PASSIVE GIA SCADUTE -6

67 32. Cassa In questo modulo è possibile verificare la situazione contabile della cassa Situazione Dare / Avere ed il relativo saldo contabile [Mastrino] Stampa la lista dei movimenti contabili di cassa con possibilità di selezionare la data iniziale e quella finale -6

68 33. Banche In questo modulo è possibile verificare la situazione contabile dei propri conti correnti bancari [E] Per eliminare una banca [M] Per modificare una banca [Nuovo] Per creare una nuova una banca [Salva] Per salvare la una banca inserita o modificata -6

69 Situazione Dare / Avere ed il relativo saldo contabile [Mastrino] Stampa la lista dei movimenti contabili della banca con possibilità di selezionare la data iniziale e quella finale -6

70 34. Scadenzario Scadenze attive In questo modulo si effettua la gestione delle scadenze attive [E] Per eliminare una scadenza [M] Per modificare una scadenza [Nuovo] Per inserire una nuova una scadenza [Salva] Per salvare la una scadenza inserita o modificata -7

71 [Selez. Periodo] Per selezionare un periodo da data iniziale a data finale [Rate Scadute] Per selezionare le rate scadute [In Scadenza Oggi] Per selezionare le rate in scadenza oggi [Qualsiasi periodo] Per deselezionare qualsiasi data precedentemente immessa [Seleziona Cliente] Per selezionare un cliente, inserendo le iniziali della denominazione nella finestra di dialogo che compare immediatamente dopo [Seleziona Tutti] Per selezionare tutti i clienti [Tutte] Per selezionare tutte le rate (incassate e non incassate) [Già incassate] Per selezionare solo le rate incassate [Da incassare] Per selezionare solo le rate da incassare -7

72 (Codice Scadenza) Viene generato automaticamente e non è modificabile (Cliente) Inserire l iniziale della denominazione del cliente per far apparire una lista dei clienti da cui scegliere (rif. Doc.) Inserire il documento di riferimento (Del) Inserire la data del documento di riferimento (IMPORTO SCADENZA) Inserire l importo della scadenza (SCADENZA DEL ) Inserire la data della scadenza (Tipo rata) Scegliere il tipo di pagamento per la rata che si sta inserendo Quando la rata viene incassata, spuntare la casella Incassato : il programma effettuerà la scrittura in prima nota dell incasso sulla base delle ulteriori informazioni che vengono richieste da successive finestre di dialogo Inserire la data dell incasso Specificare se si sta incassando la rata per cassa o per banca Nel caso si stia incassando per banca selezionare dal dialogo successivo la banca interessata -7

73 Infine selezionare la causale contabile più appropriata per l incasso Nota bene: Le scadenze generate in automatico in fase di annotazione automatica delle fatture emesse in prima nota, non possono essere né modificate, né eliminate in questa sede Battere sempre invio fino alla fine dei campi per far aggiornare effettivamente i campi calcolati automaticamente -7

74 35. Scadenzario Scadenze passive In questo modulo si effettua la gestione delle scadenze passive [E] Per eliminare una scadenza [M] Per modificare una scadenza [Nuovo] Per inserire una nuova una scadenza [Salva] Per salvare la una scadenza inserita o modificata -7

75 [Selez. Periodo] Per selezionare un periodo da data iniziale a data finale [Rate Scadute] Per selezionare le rate scadute [In Scadenza Oggi] Per selezionare le rate in scadenza oggi [Qualsiasi periodo] Per deselezionare qualsiasi data precedentemente immessa [Seleziona Fornitore] Per selezionare un fornitore, inserendo le iniziali della denominazione nella finestra di dialogo che compare immediatamente dopo [Seleziona Tutti] Per selezionare tutti i fornitori [Tutte] Per selezionare tutte le rate (pagate e non pagate) [Già pagate] Per selezionare solo le rate pagate [Da pagare] Per selezionare solo le rate da pagare -7

76 (Codice Scadenza) Viene generato automaticamente e non è modificabile (Fornitore) Inserire l iniziale della denominazione del fornitore per far apparire una lista dei fornitori da cui scegliere (rif. Doc.) Inserire il documento di riferimento (Del) Inserire la data del documento di riferimento (IMPORTO SCADENZA) Inserire l importo della scadenza (SCADENZA DEL ) Inserire la data della scadenza (Tipo rata) Scegliere il tipo di pagamento per la rata che si sta inserendo Quando la rata viene pagata, spuntare la casella Pagato : il programma effettuerà la scrittura in prima nota del pagamento sulla base delle ulteriori informazioni che vengono richieste da successive finestre di dialogo Inserire la data del pagamento Specificare se si sta pagando la rata per cassa o per banca Nel caso si stia pagando per banca selezionare dal dialogo successivo la banca interessata -7

77 Infine selezionare la causale contabile più appropriata per ilpagamento Nota bene: Battere sempre invio fino alla fine dei campi per far aggiornare effettivamente i campi calcolati automaticamente -7

78 36. Prima Nota In questo modulo è possibile effettuare con estrema semplicità le annotazioni contabili che servono a movimentare i mastrini dei Clienti, dei Fornitori, della Cassa e delle Banche. Inoltre è possibile movimentare anche i Conti Economici (Costi / Ricavi) ed eventualmente l IVA [Inserisci] Per creare un nuovo movimento [Modifica] Per modificare un movimento [Salva] Per salvare un movimento creato o modificato [Stampa] Per stampare la prima nota inserendo una data iniziale e finale ed un numero di movimento iniziale e finale [Elimina] Per eliminare il movimento selezionato a schermo -7

79 Sulla base della causale contabile scelta appariranno dei campi obbligatori da compilare I campi possibili sono (Mov. N.) Il numero di movimento viene generato automaticamente e non può essere modificato (del) E possibile inserire o modificare la data del movimento (Causale movimento) Inserire la causale desiderata o inserire 99 (novantanove) se si vuole far apparire la lista di tutte le causali contabili da cui scegliere (N. doc. rif.) Inserire il numero del documento di riferimento (del) Inserire la data del documento di riferimento (Note) Inserire eventuali annotazioni (Fornitore) (Cliente) Inserire l iniziale della denominazione del Fornitore / Cliente per far apparire una lista dei fornitori / clienti da cui scegliere quello desiderato (IMPORTI TOTALI) Inserire l importo totale così come si desume dal documento di riferimento (ad es. l importo totale della fattura di acquisto / fattura di vendita) (Conto Economico Movimentato) Inserire il conto economico (Costi / Ricavi) che viene interessato dal movimento, oppure inserire 99 (novantanove) per far apparire una lista dei conti economici da cui effettuare la scelta (Importo) Inserire l importo del Costo / Ricavo (ad esempio nelle fatture di acquisto / vendita) detto importo di solito coincide con il Totale Imponibile -7

80 (IVA) Inserire l importo dell IVA così come si desume dal documento di riferimento (fattura di acquisto / vendita) (Uscite cassa) (Entrate cassa) Inserire l importo movimentato dalla cassa (Banca) Inserire il codice della banca, oppure inserire 99 (novantanove) per far apparire la lista delle banche da cui scegliere (Addebito banca) (Accredito banca) Inserire l importo movimentato dalla banca Nota bene: Non è necessario avere cognizioni della tecnica contabile di partita doppia, in quanto il programma sulla base delle causali contabili inserite provvede automaticamente ad aggiornare nella maniera opportuna i mastrini contabili interessati dal movimento La numerazione dei movimenti avviene in automatico, e non può essere modificata Non è possibile modificare o eliminare movimenti di prima nota generati automaticamente dal programma Per scorrere da un movimento all altro, è sufficiente utilizzare i seguenti tasti sulla tastiera Freccia a destra per lo scorrimento in avanti Freccia a sinistra per lo scorrimento indietro Possono essere allo scopo anche utilizzati i pulsanti -8

81 37. Annuale Nuovo Cod. Azienda Alla fine di un anno contabile c è la necessità di creare un nuovo codice azienda (che inizialmente è 001) per il nuovo anno contabile. Il programma travaserà i dati dal codice azienda in cui si sta lavorando al nuovo codice azienda, azzerando nella nuova azienda tutte le fatture, i DDT e le note credito, mentre saranno ancora presenti i preventivi non inclusi negli ordini, gli ordini clienti inevasi, gli ordini da fornitori non ancora arrivati ecc. Inoltre verranno travasati anche tutti i dati contabili (con un saldo iniziale) dei clienti, fornitori, cassa e banche e le scadenze attive e passive non ancora pagate. Per i clienti ed i fornitori i saldi iniziali porteranno sempre traccia delle partire aperte [Inserisci dati] Per inserire il nuovo codice azienda (deve essere di tre caratteri) ed il nuovo anno di gestione (le quattro cifre dell anno) [Crea Azienda] Dopo aver inserito i dati, fare clic su questo pulsante per creare il nuovo anno gestione -8