Azienda Sanitaria Regionale Molise Realizzazione del Sistema Informativo Amministrativo-Contabile e del Personale

Transcript

1 Azienda Sanitaria Regionale Molise Realizzazione del Sistema Informativo Amministrativo-Contabile e del Personale VADEMECUM INVENTARIO Vers. 1.0 del 04/07/2011

2 Cliente: Progetto: Azienda Sanitaria Regionale Molise Realizzazione del Sistema Informativo Amministrativo-Contabile e del Personale Data: 08/08/2012 Redatto da: Veronica Vecchiola Approvato da: Savino Porcelluzzi Consegnato a: Dina Verrecchia Versione: Nome documento: vademecum inventario Vers. Motivo Data 2/31

3 indice: AMMINISTRATIVO-CONTABILE E DEL PERSONALE... 1 INTRODUZIONE... 4 REPARTI MODALITA CARICAMENTO INVENTARIO DI REPARTO NEL SISTEMA AREAS... 6 MAGAZZINI FARMACEUTICI, MAGAZZINI ECONOMALI, LABORATORI ANALISI MODALITA CARICAMENTO INVENTARIO DI MAGAZZINO NEL SISTEMA AREAS.. 19 FAX SIMILE LETTERE DI CONVALIDA AUTOCERTIFICAZIONE DI CONVALIDA DELLE GIACENZE DI MAGAZZINO AUTOCERTIFICAZIONE DI CONVALIDA DELLE GIACENZE DI MAGAZZINO DI REPARTO /31

4 INTRODUZIONE La valutazione delle rimanenze costituisce uno dei momenti più impegnativi nel processo di determinazione del reddito e del capitale di funzionamento. In particolare nella logica contabile, le rimanenze finali rappresentano lo storno totale o parziale, al futuro esercizio dei costi passati di acquisizione e/o di produzione dei beni non ancora venduti od utilizzati, che rappresentano le giacenze di magazzino. L inventario di magazzino consente un adeguato controllo dell andamento della gestione, rappresenta uno strumento di vigilanza amministrativo e fornisce l inventario contabile delle scorte. Per questi motivi è opinione corrente che tale operazione venga imposta non solo per soddisfare obblighi dettati da norme civili e fiscali, ma per rispondere a naturali esigenze richieste dalla stessa organizzazione aziendale. L importanza che riveste un inventario di magazzino/reparto è così rilevante, che molto spesso proprio queste operazioni sono oggetto di innumerevoli controlli, prima tra tutti quello dei revisori contabili. L obiettivo del revisore è di attestare che il bilancio sia redatto in accordo con il quadro normativo e che quindi fornisca una rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale finanziaria del risultato economico. Diventa necessario ottenere elementi probativi che attestino la validità delle operazioni in essere in azienda, attraverso procedure di conformità : acquisire cioè una documentazione che convalidi quanto eseguito, che avalli in questo caso l inventario. Da questo inventario, è stata aggiunta una LETTERA DI CONVALIDA, volta ad autocertificare le proprie giacenze in magazzino. La lettera dovrà essere stampata, firmata dal responsabile del reparto / magazzino e fatta pervenire all ufficio del provveditore nei tempi richiesti. Diversamente dai precedenti inventari, è stata installata una nuova modalità operativa, presente in procedura, che permetterà di inserire a sistema le proprie quantità inventariate in maniera autonoma dal vostro personale. Il sistema allineerà le giacenze presenti, alla quantità effettiva da voi indicata, generando dei movimenti di rettifica in più o meno a seconda del valore da raggiungere. Es: se la giacenza presente in AREAS fosse per il prodotto X DI 300 cpr mentre da inventario ne risultano 330, la procedura su vostra indicazione effettuerà un rettifica sul prodotto X di + 30, affinchè QTA GIACENZA AREAS=QTA INVENTARIO 4/31

5 REPARTI Entro e non oltre il 30 settembre 2012 si dovrà: Effettuare l inventario fisico dell armadietto di reparto; Caricare nel sistema Areas il file contente le scorte di magazzino; Firmare e Spedire entro il 30/09/2012 all ufficio del provveditore 1) la Lettera di convalida inventario 2) l esistente in magazzino al 30/09/2012 firmato e siglato in ciascuna pagina inviare quanto sopra richiesto alla Dott.ssa Verrecchia: x mail: dina.verrecchia@asrem.org x fax: Si consiglia sempre di conservare almeno una copia di quanto sopra richiesto. Al fine di individuare il quantitativo e il valore economico delle scorte di magazzino, verrà preso per valido, il dato risultante dal sistema Areas al 30 settembre A tal riguardo, i reparti saranno liberi di effettuare l inventario fisico in qualsiasi momento purchè le giacenze siano a sistema per la suddetta data. Il personale ENG sarà di supporto telefonico al numero interno VOIP 4619 qualora si dovessero presentare delle problematiche per il caricamento del file in Areas dalle ore 09,00 alle ore 17,00 nella persona di Gabriele Catolino. Una volta caricato l inventario in procedura, eventuali variazioni alle quantità inserite erroneamente saranno a carico dei responsabili che potranno procedere in maniera autonoma utilizzando le movimentazioni di RETTIFICA DI INVENTARIO in più o meno a seconda dei casi. In mancanza delle descritte rilevazioni, il responsabile del reparto dovrà comunicare al Direttore Sanitario di competenza e alla Dott.ssa Verrecchia i motivi di tale inadempimento. 5/31

6 1.1.1 MODALITA CARICAMENTO INVENTARIO DI REPARTO NEL SISTEMA AREAS Procedere da: Logistica magazzino di reparto inventario 6/31

7 Compilare i campi obbligatori, evidenziati in giallo Inserire, DIGITANDO IL CODICE O ricercandolo con la freccetta in fondo alla riga da compilare - Nella riga magazzino indicare il proprio armadietto di reparto - Nella riga causale di carico scrivere 7_CRI - Nella riga causale di scarico scrivere 8_SRI Es. di compilazione per l Armadietto chirurgia camera operatoria Isernia: 7/31

8 Selezionare Caricamento prodotti : 8/31

9 Cliccare sul bottoncino Caricamento prodotti : 9/31

10 La procedura evidenzierà i prodotti movimentati e abilitati al proprio armadietto Risultato del caricamento: 10/31

11 Selezionare esporta su file excel : 11/31

12 cliccare sul bottoncino esporta su file excel : 12/31

13 A questo punto avrete come risultato il file da compilare, salvate lo stesso file sul computer. ATTENZIONE: Durante la compilazione del file indicante le scorte di magazzino, gli operatori dovranno: 1. Inserite nel campo Qta.Inv le giacenze di magazzino, facendo attenzione a rispettare l unità di misura indicata nel campo UM az. 2. Indicare 0 nella Qta. Inv se il prodotto non è presente nel magazzino. 3. Aggiungere nel file excel, purchè nello stesso formato,eventuali prodotti non presenti nell elenco. 4. Non inserire le mezze misure es: 1 flacone e ½. La procedura potrebbe richiedere alcuni minuti prima di visualizzare il foglio excel dato il numero elevato di prodotti presenti a magazzino. 13/31

14 - COMPLETARE il file con la corretta QUANTITA DI INVENTARIO - SALVARE il file sul computer: - SELEZIONARE, sempre dal puntò di menù precedentemente completato, importa da file excel : 14/31

15 cliccare sul bottoncino seleziona file excel 15/31

16 Al caricamento del file, uscirà questa scritta: 16/31

17 Selezionare conferma lista prodotti L attività è terminata. Nell applicativo sono state caricate le quantità da inventario da voi indicate. La procedura tramite movimenti di rettifica in più o in meno adeguerà le precedenti quantità in giacenza a quelle effettive dell inventario. 17/31

18 MAGAZZINI FARMACEUTICI, MAGAZZINI ECONOMALI, LABORATORI ANALISI I magazzini, entro e non oltre il 30 settembre 2012 dovranno: Effettuare l inventario fisico del magazzino; Caricare nel sistema Areas il file contente le scorte di magazzino; Firmare e Spedire entro il 30/09/2012 all ufficio bilancio 3) la Lettera di convalida inventario alla Dott.ssa Verrecchia 4) l esistente in magazzino al 30/09/2012 firmato e siglato in ciascuna pagina inviare quanto sopra richiesto alla Dott.ssa Verrecchia: x mail: dina.verrecchia@asrem.org x fax: : Si consiglia sempre di conservare almeno una copia di quanto sopra richiesto. Al fine di individuare il quantitativo e il valore economico delle scorte di magazzino, verrà preso per valido il dato risultante dal sistema Areas al 30 settembre A tal riguardo, i magazzini saranno liberi di effettuare l inventario fisico in qualsiasi momento purchè le giacenze siano a sistema per la suddetta data. Prima di effettuare l inventario, si consiglia di procedere con l allineamento di carichi e scarichi rimasti sospesi. La conta delle scorte di magazzino dovrà essere necessariamente svolta a magazzino chiuso. Qualora il magazzino restasse aperto e a disposizione delle richieste dei reparti durante l inventario fisico si potrebbero verificare delle discrasie tra le scorte indicate nel file e quelle effettive di magazzino. Il personale ENG sarà di supporto telefonico al numero interno VOIP 4619 qualora si dovessero presentare delle problematiche per il caricamento del file in Areas dalle ore 09,00 alle ore 17,00 nella persona di Gabriele Catolino. Una volta caricato l inventario in procedura, eventuali variazioni alle quantità inserite erroneamente saranno a carico dei responsabili che potranno procedere in maniera autonoma utilizzando le movimentazioni di RETTIFICA DI INVENTARIO in più o meno a seconda dei casi. In mancanza delle descritte rilevazioni, il responsabile del magazzino dovrà comunicare al direttore sanitario di competenza e alla Dott.ssa Verrecchia i motivi di tale inadempimento. 18/31

19 1.1.2 MODALITA CARICAMENTO INVENTARIO DI MAGAZZINO NEL SISTEMA AREAS Procedere da: Logistica magazzino/ricevimenti inventario 19/31

20 Compilare i campi obbligatori, evidenziati in giallo Inserire, DIGITANDO IL CODICE O ricercandolo con la freccetta in fondo alla riga da compilare - Nella riga magazzino indicare il proprio magazzino - Nella riga causale di carico scrivere 91 - Nella riga causale di scarico scrivere 95 Es. di compilazione per il magazzino farmacia ospedaliera termoli: 20/31

21 Selezionare Caricamento prodotti : 21/31

22 Cliccare sul bottoncino Caricamento prodotti : La procedura evidenzierà i prodotti movimentati e abilitati al proprio magazzino Risultato del caricamento: 22/31

23 Selezionare esporta su file excel : 23/31

24 cliccare sul bottoncino esporta su file excel 24/31

25 A questo punto avrete come risultato il file da compilare, salvate lo stesso file sul computer. ATTENZIONE: Durante la compilazione del file indicante le scorte di magazzino, gli operatori dovranno: 1. Inserite nel campo Qta.Inv le giacenze di magazzino, facendo attenzione a rispettare l unità di misura indicata nel campo UM az. 2. Indicare 0 nella Qta. Inv se il prodotto non è presente nel magazzino. 3. Aggiungere nel file excel, purchè nello stesso formato,eventuali prodotti non presenti nell elenco. 4. Non inserire le mezze misure es: 1 flacone e ½. La procedura potrebbe richiedere alcuni minuti prima di visualizzare il foglio excel dato il numero elevato di prodotti presenti a magazzino. 25/31

26 - COMPLETARE il file con la corretta QUANTITA DI INVENTARIO - SALVARE il file sul computer: - SELEZIONARE, sempre dal puntò di menù precedentemente completato, importa da file excel : 26/31

27 cliccare sul bottoncino seleziona file excel 27/31

28 Al caricamento del file, uscirà questa scritta: 28/31

29 Selezionare conferma lista prodotti L attività è terminata. Nell applicativo sono state caricate le quantità da inventario da voi indicate. La procedura tramite movimenti di rettifica in più o in meno ha adeguato le precedenti quantità in giacenza a quelle effettive dell inventario. 29/31

30 FAX SIMILE LETTERE DI CONVALIDA AUTOCERTIFICAZIONE DI CONVALIDA DELLE GIACENZE DI MAGAZZINO Il sottoscritto/a Responsabile del magazzino.. consapevole delle sanzioni penali previste dagli artt. 75 e 76 del D.P.R. 28/12/00 n. 445 in caso di dichiarazioni mendaci o non veritiere, dichiara che le giacenze indicate nel file pdf ESISTENTE IN MAGAZZINO,estrapolate da procedura Areas in data 30/09/2012, allegate alla presente, risultano corrispondere alle effettive giacenze presenti nel magazzino in data medesima. Si precisa che il valore delle giacenze è attualizzato all ultimo prezzo medio ponderato. In fede, Luogo e data, 30/31

31 1.1.4 AUTOCERTIFICAZIONE DI CONVALIDA DELLE GIACENZE DI MAGAZZINO DI REPARTO Il sottoscritto/a.. responsabile del reparto.. consapevole delle sanzioni penali previste dagli artt. 75 e 76 del D.P.R. 28/12/00 n. 445 in caso di dichiarazioni mendaci o non veritiere, dichiara che le giacenze indicate nel file pdf ESISTENTE IN MAGAZZINO DI REPARTO, estrapolate da procedura Areas in data 30/09/2012, allegate alla presente, risultano corrispondere alle effettive giacenze presenti nel magazzino in data medesima. Si precisa che il valore delle giacenze è attualizzato all ultimo prezzo medio ponderato. In fede, Luogo e data, 31/31