De Girolamo Gaetana Ass. amm.va T. I. 36 ore settim. su 5 gg. sett.li. Di Pippo Francesca Ass. amm.va T. I. 36 ore settim. su 5 gg. sett.

Transcript

1 ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO E ASSEGNAZIONE DEI COMPITI D.S.G.A. E ASSISTENTI AMMINISTRATIVI Organizzazione Ufficio di Segreteria Cognome e nome Qualifica Ore / Giorni lavoro Orario Lavoro(*) MAGLI Anna Teresa D.S.G.A. T.I. 36 ore settim. su 5 gg. D Ambrosio Patrizia Ass. amm.va T. I. 36 ore settim. su 5 gg. De Girolamo Gaetana Ass. amm.va T. I. 36 ore settim. su 5 gg. Di Pippo Francesca Ass. amm.va T. I. 36 ore settim. su 5 gg. Rutigliano Dorotea Ass. amm.va T. I. 36 ore settim. su 5 gg. Scarati Maria Ass. amm.va T. I. 36 ore settim. su 5 gg. Crudele Angela Ass. amm.va T. I. 36 ore settim. su 5 gg. Roca Annalisa Ass. amm.va T. D.( ) 36 ore settim. su 5 gg. Flessibilità oraria Lun. 9,00-15,00 Mer./ gio. 9,00 14,00; 14,30 17,30 mar./ven 8,30/14,30 lun./mart/merc/ven. dalle 07,30 alle 14,12 giovedì 07,30 alle 14,12 e dalle 14,42 alle 17,42 lun./mart/merc/ven. dalle 07,30 alle 14,12 lunedì 07,30 alle 14,12 e dalle 14,42 alle 17,42 lun./mart/merc/ven. dalle 07,30 alle 14,12 lunedì 07,30 alle 14,12 e dalle 14,42 alle 17,42 lun./mart/merc/ven. dalle 07,30 alle 14,12 mercoledì 07,30 alle 14,12 e dalle 14,42 alle 17,42 lun./mart/merc/ven. dalle 07,30 alle 14,12 martedì 07,30 alle 14,12 e dalle 14,42 alle 17,42 lun./mart/merc/ven. dalle 07,30 alle 14,12 martedì 07,30 alle 14,12 e dalle 14,42 alle 17,42 lun./mart/merc. dalle 12,18 alle 19,00 giovedì dalle 09,18 alle 12,00 e 1

2 dalle 12,30 alle 19,00 Venerdì dalle 11,18 alle 18,00 (*) = l orario può subire variazioni a secondo delle esigenze della Scuola -L organico degli assistenti amministrativi prevede complessivamente n. 7 unità per complessive 252 ore settimanali come si evince dal prospetto sopra riportato. -L orario di lavoro individuale può subire eventuali modifiche, sia provvisorie che definitive, su motivata richiesta del dipendente purché compatibile con le esigenze di servizio e previa autorizzazione da parte del D.S.G.A. sentito il Dirigente Scolastico. APERTURA DEGLI UFFICI AL PUBBLICO Dal lunedì al venerdì dalle ore 8,30 alle ore 10,30 Lunedì apertura pomeridiana dalle ore 15,00 alle 16,30. DISTRIBUZIONE DELLE FUNZIONI AMMINISTRATIVE Con la presente disposizione si definisce l organigramma dell ufficio di segreteria e si attribuisce l incarico di natura organizzativa al personale amministrativo da effettuarsi nell a.s. 2013/2014. Gli incarichi assegnati agli assistenti amministrativi, nell ambito delle direttive ed istruzioni impartite dal DSGA, vengono gestiti dal personale con autonomia e responsabilità operativa. Per semplificazione si chiariscono e si elencano le attività individuali a cui principalmente sono assegnati gli assistenti amministrativi. In caso di più assistenti assegnati al medesimo ufficio/settore, questi opereranno in modo da facilitare uno scambio reciproco di informazioni, che renda possibile un immediata sostituzione dell interessato in caso di assenza e/o impedimento. Si precisa che, al fine di rendere efficace il funzionamento dei servizi, gli assistenti, pur essendo incaricati allo svolgimento di specifiche attività, sono tenuti a collaborare con i colleghi. Direttore Servizi Generali Amministrativi dell Istituto Comprensivo Grimaldi S.M. Lombardi - MAGLI Anna Teresa T.I. Compiti Consultazioni circolari, leggi, decreti, G.U. anche via Internet e Intranet, evidenziazione e rispetto delle scadenze. Scarico e utilizzo Software operativi per realizzazione processi. Utilizzo di fax, posta , Excel, Word, Software On-Line. Gestione risorse A.T.A. (accoglienza, inserimento, coordinamento, motivazione, formazione, valutazione). Piano dell attività Pianificazione processi amministrativi e generali, procedure per l esecuzione, la verifica dei risultati e l eventuale standardizzazione dei processi con redazione delle schede operative. 2

3 Analisi e monitoraggio carichi di lavoro. Controllo gestione magazzino e predisposizione atti per pratiche inventariali. Rapporti con sub consegnatari e commissione di stima e scarichi. Rapporti con il personale, l istituto cassiere, ditte fornitrici, rappresentanti, USP, Enti Pubblici e scuole, tecnici e impiegati comunali, operai per gestione edifici e lavori. Riunioni con il personale generali, di plesso, di profilo. Visione corrispondenza, smistamento, controllo e firma atti amministrativi-contabili. Supporto al personale ata per partecipazione progetti. Piano spese sede e plessi. Miglioramento dell offerta amministrativa e generale. Predisposizione e/o verifica facilitazioni informatiche per l Ufficio. Rendiconti progetti finanziati da enti. Atti in qualità di ufficiale rogante per predisposizione atti pubblici. Atti in qualità di funzionario delegato e consegnatario dei beni mobili. Predisposizione atti in occasione delle visite dei Revisori dei conti. Unico referente Minute Spese. Rapporti con referenti di progetto, di plesso e i collaboratori del D.S. Schede illustrative finanziarie progetti-programmazione e consuntivo. Atti connessi al regolamento di contabilità DM 44/2001 e successive integrazioni PROGRAMMA ANNUALE. atti gestionali preliminari, intermedi e conseguenti. VARIAZIONI e verifiche di giugno: atti gestionali preliminari, intermedi, e conseguenti rendiconto di tutti i finanziamenti finalizzati del programma annuale. Gestione contributi individuali CONSUNTIVO atti gestionali preliminari, intermedi e conseguenti e relativa archiviazione. Fabbisogni e richieste e flussi SIDI Coordinamento e controllo delle trasmissioni telematiche IRAP/ 770/ INPS / DMA2 e nuovi modelli. Partecipazione a riunioni richieste da D.S. Autorizzazione ore aggiuntive personale ata. Addestramento e/o formazione personale A.T.A. Direttive ai collaboratori scolastici relative alla gestione generale della Scuola.e ai processi affidati per incarico. Controllo pratiche. 3

4 Assistenti Amministrativi Compiti D Ambrosio Patrizia BILANCIO Anagrafe / libera professione contratti. Compiti Consultazioni circolari, leggi, decreti, G.U. anche via Internet e Intranet, evidenziazione e rispetto delle scadenze. Scarico e utilizzo Software operativi per realizzazione processi. Utilizzo di fax, posta , Excel, Word, Software On-Line. INVENTARIO MAGAZZINO Inventario: Sub consegnatari, elenchi e nomine, verbali passaggio di consegne e verbali di consegna ai sub consegnatari. Variazione scarichi, pratica croce Rossa e/o Asta per il materiale da scaricare. Regolamento Inventariale. Predisposizione prospetto per compilazione modello K e qualsiasi atto inerente l Inventario Controllo forniture, giacenze, rilevazione fabbisogno e consegna materiale. Qualsiasi atto inerente al magazzino e facile consumo. Contrattazione ordinaria acquisti: richieste preventivi, ordini materiale, documentazione fornitori( DURC e Flussi )comparazioni preventivi, ricerca in acquisti in rete CONSIP, Gestione CIG. Circolari Varie BILANCIO Predisposizione rendicontazioni per Comune di Bari. Rilascio documenti fiscali esperti esterni Collaborazione con la DSGA per la stipula contratti. Aggiornamento controlli per invii. Tenuta reversali /mandati e giornale di cassa. Tenuta registro conto corrente postale; TENUTA spese per i plessi. Collaborazione con i referenti plessi per acquisti. AFFARI GENERALI Preparazione degli atti di appartenenza che vanno in posta. Circolari varie. Fax e copie. Collaborazione con il dsga per le comunicazioni al personale A.t.a. Controllo cambi orari e pulizie. Tenuta conteggi recuperi personale ATA in collaborazione con 4

5 Rutigliano Dorotea. Competenze accessorie in collaborazione con la Dsga. RSU (convocazioni, Atti, Assemblee, Divulgazione contrattazione ) In caso di assenza è sostituita : dalla Sig.ra Rutigliano. Compiti De De Girolamo Gaetana AREA ALUNNI scuola sec 1 grado. Rapporti con alunni e genitori a scuola(per posta, sportello e telefonici.) Iscrizioni alunni: con inserimento in Axios /SIDI, portale scuola fascicoli con controllo documentazione e permessi di soggiorno alunni stranieri, fogli notizie, mensa, trasporto e contributi, iscrizioni superiori e atti conseguenti. Tutte le registrazioni on line richieste. Elenco alunni e genitori, composizioni classi per organico. Certificati vari e copie documenti. Registri e registrazioni obbligatorie(registro matricola, rilevazioni alunni stranieri, registro carico/scarico diplomi, registri assenze predisposizione registri di classe Elezioni scolastiche alunni e genitori: atti preliminari(predisposizione elenchi)atti conseguenti(decreti di nomina, convocazione consigli di classe ecc ) Libri di Testo. Schede:stampa e preparazione per la consegna, preparazione tabelloni scrutini, registrazione esiti intermedi e finali, per trasmissioni on line INVALSI. Esonero attività motorie/religione ed elenchi attività alternative. Assicurazione Alunni, e personale stipulata dalla scuola, comunicazione numero definitivo assicurati, apertura sinistri, denunce, trasmissione note spese, chiusura sinistri ecc Infortuni, denunce all INAIL e alla Pubblica sicurezza entro 48 ore dalla data del certificato e tenuta registro obbligatorio per alunni e personale, nel rispetto della normativa INAIL, allegare alle pratiche nota delle raccomandate inviate. Rapporti con il comune e con le ditte relative per trasporto e presenze alunni stranieri. Statistiche varie alunni e relativi collegamenti con richieste on line. Alunni.inserimento, gestione e aggiornamento alunni nel programma Axios/SIDI. Circolari e comunicazioni interne agli alunni e genitori numerate e ordinate in un registro,relativa raccolta delle cedole di risposta. Presenza in ufficio nelle ore concomitanti a colloqui generali, elezioni e libri di testo(cambi turno o straordinario a seconda della situazione). Archiviazione e scarto fascicoli degli alunni, registri alunni, registri di classe, verifiche. Comunicazioni cambi orari per assemblee, gite scolastiche e anticipo uscite. 5

6 Comunicazioni ai plessi richieste di utilizzo locali per riunioni e assemblee genitori. Elenchi e trasmissioni necessarie per concorsi e iniziative del POF. Orientamento e obbligo formativo. Esami di licenza media (elenchi studenti, quantificazione fabbisogno e preparazione del materiale necessario allo svolgimento delle prove, Verbali scritti e Orali, Controllo registro generale per firma dopo gli scrutini e dopo esami, rilegatura del registro in uno unico ecc certificato delle competenze e certificato di diploma). In occasione della visita dei revisori devono essere consegnati al dsga: registro infortuni, statistica numerica alunni aggiornata. Circolari e comunicazioni interne agli alunni e genitori numerate e ordinate in un registro, relativa raccolta delle cedole di risposta. Presenza in ufficio nelle ore concomitanti a colloqui generali, elezioni e libri di testo(cambi turno o straordinario a seconda della situazione). Archiviazione e scarto fascicoli degli alunni, registri alunni, registri di classe, verifiche. Comunicazioni cambi orari per assemblee, gite scolastiche e anticipo uscite. Comunicazioni ai plessi richieste di utilizzo locali per riunioni e assemblee genitori. Elenchi e trasmissioni necessarie per concorsi e iniziative del POF Integrazione alunni disabili: raccolta atti e comunicazioni, collaborazione con la Funzione strumentale. In caso di assenza è sostituita : dalla Sig.ra Di Pippo. Compiti Di Pippo Francesca Compiti Consultazioni circolari, leggi, decreti, G.U. anche via Internet e Intranet, evidenziazione e rispetto delle scadenze. Scarico e utilizzo Software operativi per realizzazione processi. Utilizzo di fax, posta , Excel, Word, Software On-Line. AREA ALUNNI scuola infanzia e primaria. Rapporti con alunni e genitori a scuola(per posta, sportello e telefonici.) Iscrizioni alunni: con inserimento in Axios /SIDI, portale scuola fascicoli con controllo documentazione e permessi di soggiorno alunni stranieri, fogli notizie, mensa, trasporto e contributi, iscrizioni e atti conseguenti. Tutte le registrazioni on line richieste. Elenco alunni e genitori, composizioni classi per organico. Certificati vari e copie documenti. Registri e registrazioni obbligatorie(registro matricola, rilevazioni alunni stranieri, Elezioni scolastiche alunni e genitori: atti preliminari(predisposizione 6

7 elenchi)atti conseguenti(decreti di nomina, convocazione consigli di classe ec )in collaborazione con De Feo. Libri di Testo, cedole librarie. Schede: stampa e preparazione per la consegna, preparazione tabelloni scrutini, registrazione esiti intermedi e finali, per trasmissioni on line INVALSI. Esonero attività motorie/religione ed elenchi attività alternative. Assicurazione Alunni, e personale stipulata dalla scuola, comunicazione numero definitivo assicurati, apertura sinistri, denunce, trasmissione note spese, chiusura sinistri ecc Infortuni, denunce all INAIL e alla Pubblica sicurezza entro 48 ore dalla data del certificato e tenuta registro obbligatorio per alunni e personale, nel rispetto della normativa INAIL, allegare alle pratiche nota delle raccomandate inviate. Rapporti con il comune e con le ditte relative per trasporto e presenze alunni stranieri. Statistiche varie alunni e relativi collegamenti con richieste on line. Alunni.inserimento, gestione e aggiornamento alunni nel programma Axios /SIDI. Circolari e comunicazioni interne agli alunni e genitori numerate e ordinate in un registro, relativa raccolta delle cedole di risposta. Presenza in ufficio nelle ore concomitanti a colloqui generali, elezioni e libri di testo(cambi turno o straordinario a seconda della situazione). Archiviazione e scarto fascicoli degli alunni, registri alunni, registri di classe, verifiche. Comunicazioni cambi orari per assemblee, gite scolastiche e anticipo uscite. Comunicazioni ai plessi richieste di utilizzo locali per riunioni e assemblee genitori. Elenchi e trasmissioni necessarie per concorsi e iniziative del POF Integrazione alunni disabili: raccolta atti e comunicazioni, collaborazione con la Funzione strumentale In caso di assenza è sostituita : dalla Sig.ra De Girolamo. Compiti Rutigliano Dorotea Graduatoria d istituto personale docente e A.T.A., gestione domande, graduatorie, stampe, affissione all albo, ricerca supplenti, contratti e assunzioni in servizio comunicazione centro per l impiego tenuta registri contratti personale supplenze brevi.- registrazione fonogrammi, inserimento in SIDI rinunce del personale supplente. In occasione delle visite dei revisori devono essere consegnati al dsga: i registri delle assenze dell anno scolastico di riferimento e nota con il numero dei supplenti in servizio l organico registro matricola/stato personale. Registrazioni ore aggiuntive, predisposizioni moduli, rendiconto 7

8 Compiti periodico banca ore personale ata Coll.re Sc.co plessi Sc. Primaria e Infanzia e registro firme presenze. Ferie/recuperi/Presenze/Raccolta/prospetti/dai plessi e predisposizione per il personale ata, preparazione per la firma delle concessioni in collaborazione con D Ambrosio Patrizia. Registrazione contratti supplenze brevi in Axios e al SIDI per pagamento stipendi. TFR personale docente e ATA S.A. e S.T. retribuito dalla DPSV, modelli per la disoccupazione. Registri obbligatori: aggiornamento in Axios dei dati del personale, stampe elenchi DMA,UNIEMENS PA04 per timbratura e preparazione registri da sottoporre ai revisori. Predisposizione documenti Sicurezza e privacy. Pratiche inerenti le richieste in base al D.L. 81/2008: raccoglie le segnalazioni di danni o guasti e provvedere alla segnalazione agli Uffici del Comune o alla Multiservizi; Annotazione degli interventi richiesti sull apposito registro; Richieste relative agli Edifici Scolastici (Termosifoni, ascensore, disinfestazione, derattizzazione ecc Segnalazioni inerenti a furti e atti vandalici alle Autorità competenti; Rapporti con gli Enti Locali. In caso di assenza sarà sostituita: dalla sig.ra Scarati o Crudele per gestione e nomina del personale supplente Temporaneo (atti relativi) -graduatorie-tfr dalla Sig.ra D Ambrosio per gestione dei coll.ri scolastici del plesso Grimaldi e Comparto C- Retribuzioni del personale S.T. Documenti Sicurezza e Privacy Pratiche inerenti il D.L. 81/2008 Scarati Maria PERSONALE DOCENTE e ATA (scuola primaria e infanzia) Contratti e/o Assunzioni in servizio del personale a T.I., Supplente annuale con nomina dell U. S. T. e comunicazione al Centro per l Impiego. Validazione mensile dei contratti del personale docente T.D. Suppl. Annuale per pagamento stipendi. Fascicoli personali richiesta, aggiornamento, trasmissione, accusa di ricevuta se richiesta. Certificati di servizio del personale docente e copie documenti Rapporti con il personale in servizio e non: assenze, ferie, trasferimenti, cessioni, piccoli prestiti, permessi e recuperi, dimissioni, cessazioni, ecc (sportello,telefonici,epistolari). COMUNICARE AL CENTRO PER L IMPIEGO LA TRASFORMAZIONE in occasione del trasferimento in uscita e le cessazioni definitive per dimissioni o pensionamenti se il nominativo è negli elenchi). Comunicazioni on line :alla DPS assenze per malattia con riduzione. Assenze del personale. provvedimenti di concessione, decreti, richieste 8

9 Compiti visite di controllo, registrazione assenza in Axios/ SIDI e statistiche assenze on line. Infortuni di tutto il personale con relativa istruttoria. TFR personale docentea T.I. retribuito dalla DPSV. Registri obbligatori: aggiornamento in Axios dei dati del personale, stampe elenchi e registri obbligatori e relativa rilegatura annuale (registro matricola/stato personale corrente e storico, assenze ) Registrazioni obbligatorie: ore Assemblee, permessi/recuperi ecc Registrazione ore eccedenti docenti e connessione con i recuperi non effettuati Rapporti con istituzioni ed Enti vari connessi alla gestione del personale. Riunioni ed attività docenti, circolari personale docente e calendari impegni. Riunioni e attività docenti: preparazione o foglio firma. Statistiche del personale docente e collegamenti SIDI o on line relativi. Docenti: Graduatorie soprannumero e Organico. Convegni, formazione: comunicazione enti organizzatori, anche on line, incarichi formatori e calendari incontri. Pratiche riguardanti documenti di rito e dichiarazione dei servizi. Ricostruzione carrierea. Aggiornamenti contrattuali economici, Riconoscimento servizi riscatti INPDAP, quiescenza, Buonuscita, Ricongiunzione legge 29.Compilazione moduli PR1 e PA04.Pratiche pensionistiche, pratiche Espero Eventuali altre pratiche che insorgessero in itinere. Elezioni scolastiche: predisposizione elenchi docenti. Archiviazione Atti dell Area., Infortuni di tutto il personale con relativa istruttoria VARIE In caso di assenza sarà sostituita: dalla Sig.ra Crudele Angela Crudele Angela Compiti Consultazioni circolari, leggi, decreti, G.U. anche via Internet e Intranet, evidenziazione e rispetto delle scadenze. Scarico e utilizzo Software operativi per realizzazione processi. Utilizzo di fax,posta ,excel, Word, Software On-Line. PERSONALE DOCENTE e ATA sc.secondaria 1 grado e corso EDA Contratti e/o Assunzioni in servizio del personale e comunicazione al Centro per l Impiego. Validazione mensile dei contratti del personale docente e A.T..A. a T.D supplente annuale per pagamento stipendi. Tesserini d identità personale A.T.A. Fascicoli personali richiesta, aggiornamento, trasmissione, accusa di ricevuta se richiesta. Certificati di servizio del personale docente e copie documenti Rapporti con il personale in servizio e non: assenze, ferie,trasferimenti, cessioni, piccoli prestiti, permessi e recuperi, dimissioni, cessazioni, 9

10 Compiti ecc (sportello,telefonici,epistolari).comunicare AL CENTRO PER L IMPIEGO LA TRASFORMAZIONE in occasione del trasferimento in uscita e le cessazioni definitive per dimissioni o pensionamenti se il nominativo è negli elenchi). Comunicazioni on line :alla DPSV assenze per malattia con riduzione. Assenze del personale: provvedimenti di concessione, decreti,richieste visite di controllo, registrazione assenza in Axios/ SIDI e statistiche assenze on line. TFR personale docente retribuito dalla DPSV.(modelli per la disoccupazione)? Registri obbligatori: aggiornamento in Axios dei dati del personale, stampe elenchi e registri obbligatori e relativa rilegatura annuale (registro matricola/stato personale corrente e storico, assenze ) Registrazioni obbligatorie: ore Assemblee, permessi/recuperi ecc Registrazione ore eccedenti docenti e connessione con i recuperi non effettuati Rapporti con istituzioni ed Enti vari connessi alla gestione del personale. Riunioni ed attività docenti, circolari personale docente e calendari impegni. Riunioni e attività docenti: preparazione o foglio firma. Statistiche del personale docente e collegamenti SIDI o on line relativi. Docenti: Graduatorie soprannumero e Organico. Convegni, formazione: comunicazione enti organizzatori, anche on line, incarichi formatori e calendari incontri. Comunicazione al personale relativa a Scioperi e Assemblee, conseguenti comunicazioni agli Enti collegati e relative registrazioni obbligatorie on line documenti di rito dichiarazione dei servizi. Ricotruzione Carriera Aggiornamenti contrattuali economici, Riconoscimento servizi riscatti INPDAP, quiescenza, Buonuscita, Ricongiunzione legge 29.Compilazione moduli PR1 e PA04.Pratiche pensionistiche, pratiche Espero Eventuali altre pratiche che insorgessero in itinere. Elezioni scolastiche: predisposizione elenchi docenti e A.T.A. Archiviazione Atti dell Area., Infortuni di tutto il personale con relativa istruttoria In caso di assenza sarà sostituita: dalla Sig.ra Scarati Maria Roca Annalisa T.D. Consultazioni circolari, leggi, decreti, G.U. anche via Internet e Intranet, evidenziazione e rispetto delle scadenze. Scarico e utilizzo Software operativi per realizzazione processi. Utilizzo di fax, posta , Excel, Word, Software On-Line. AFFARI GENERALI Protocollo. 10

11 Stampa registri mensili del protocollo. Archiviazione (archivio storico e archivio corrente )atti protocollo. Archiviazione in archivio, nel rispetto degli spazi predefiniti, di verifiche, registri e ogni altro atto da archiviare non relativo a specifiche aree scarti d atti d archivio. Posta, cartacea e via Internet e Intranet, e mail e posta certificata, Fax, fotocopie, aggiornamento elenchi telefonici utili. Smistamento corrispondenza tra sede e plessi. Tenuta e aggiornamento documenti albo scuola. Circolari varie su indicazione del D.S. e Dsga. In caso di assenza sarà sostituita: a turno da tutto il personale AA Corso EDA Gestione Alunni: Iscrizioni, frequenza corsi EDA-Alfabetizzazione- Lingua Informatica- Tenuta registri obbligatori e fascicoli Controllo versamenti contributi- Attestazioni, certificazioni, -Statistiche Monitoraggi-Supporto scrutini, stampa tabelloni e documenti di valutazione Supporto procedure esami e compilazione diplomi-_gestione software applicativo alunni-circolari e comunicati settore-servizio di sportello. In caso di assenza sarà sostituita: a turno dal personale AA dell area alunni. MODALITA DI ELABORAZIONE DEI DOCUMENTI E TENUTA DEGLI ARCHIVI -Tutti i documenti prodotti dal personale dovranno avere le seguenti caratteristiche: - intestazione dell Istituto - data e numero di registrazione (nr. protocollo - nr. circolare - nr. certificato - nr. Decreto ecc.) -Prima di essere presentati alla firma del D.S. e/o del D.S.G.A. dovranno essere verificati sul piano della correttezza formale, dei contenuti e la presenza degli -Dovrà essere fatto uso solo della modulistica standardizzata che gli operatori amministrativi avranno cura di aggiornare in base alla normativa vigente e alla modellistica vigente nell Istituto. I manuali qualità e procedure dell Istituto evidenzieranno le modalità di catalogazione e aggiornamento della modulistica. -Dovrà essere privilegiato il sistema di condivisione in rete, compatibilmente con le strutture informatiche in dotazione ed i programmi utilizzati. -Dovrà essere privilegiato il trattamento informatizzato dei documenti e dei dati ed ogni operatore avrà cura di mantenere aggiornato il file system del proprio computer, tenendo nota dei percorsi usuali ed effettuando giornalmente almeno un salvataggio. La stessa cura dovrà essere garantita nell archiviazione di documenti nei fascicoli personali (Docenti - A.T.A. - Studenti) che dovranno essere aggiornati nel più breve tempo possibile e sempre riposti nei rispettivi schedari al termine del 11

12 proprio orario di servizio, prestando particolare cura all aggiornamento informatico dell archivio dei fascicoli personali dei dipendenti. -Per l accesso agli atti amministrativi di cui alla L.241/90 e successive integrazioni, le richieste dovranno essere esaminate dal Dirigente Scolastico e /o DSGA. Particolare cura dovrà essere assicurata nella trattazione ed archiviazione dei dati sensibili ai sensi della Legge 675/96. -Gli assistenti amministrativi sono direttamente responsabili dell archivio di loro competenza. NB. Le applicazioni informatiche per lo svolgimento delle proprie attività dovranno essere solo quelle fornite dall istituto. Ogni variazione deve essere comunicata e immediatamente e per iscritto al DSGA oltre che preventivamente concordata. Si ricorda che ogni assistente amministrativo è tenuto al segreto d ufficio, a tutelare la privacy, a comunicare al dsga le password utilizzate e in caso di ferie o assenze previste le pratiche inevase. TERMINI ENTRO I QUALI DEVONO ESSERE CONSEGNATI I DOCUMENTI E COMPLETATE LE PROCEDURE AMMINISTRATIVE ED EVENTUALE DELEGA ALLA FIRMA UFFICIO DOCUMENTI E ATTI TERMINE DI CONSEGNA Amministrazione, Oneri e ritenute Entro due giorni prima della patrimonio e previdenziali,assistenziale ed scadenza prevista dalle contabilità erariali norme vigenti UFFICIO DOCUMENTI E ATTI TERMINE DI CONSEGNA Riepilogo mensile orario Mensilmente al personale personale ATA Personale Certificati di servizio Entro 3 giorni dalla richiesta Statistiche a soggetti Istituzionali Entro la scadenza stabilita Rilevazioni assenze del personale Entro 10 giorni del mese (SIDI) successivo Rilevazioni sciopero Entro le ore 13 del medesimo giorno 12

13 Gestione infortuni alunni e personale Entro i termini previsti da norma Dovranno essere comunque rispettate le scadenze previste dalla normativa vigente e dalle direttive ricevute predisponendo preventivamente, ove possibile, 5 giorni prima delle scadenze, le pratiche evase, salvo direttive diverse impartite dal DSGA UFFICIO DOCUMENTI E ATTI TERMINE DI CONSEGNA DIDATTICA certificati di iscrizione,frequenza entro 24 ore dalla richiesta a e dichiarazioni per le quali non vi vista in caso di documentata sia discrezionalità urgenza e compatibilmente con le procedure già in atto statistiche entro i termini previsti Infortuni termini previsti dalla normativa vigente nulla-osta trasferimento 24 ore dalla richiesta Dovranno essere comunque rispettate le scadenze previste dalla normativa vigente e dalle direttive ricevute predisponendo preventivamente, ove possibile, 5 giorni prima delle scadenze, le pratiche evase, salvo direttive diverse impartite dal D.S.G.A.. Ogni operatore amministrativo adotterà uno scadenzario degli adempimenti e delle procedure assegnategli da tenersi aggiornato e disponibile per eventuali verifiche da parte del D.S.G.A. Quanto non indicato nella presente nota verrà disposto successivamente in base alle esigenze di servizio dal D.S.G.A. MODALITA OPERATIVE ASS. AMM. NEI RAPPORTI CON IL PUBBLICO Il Personale amministrativo avrà cura di organizzare il proprio lavoro giornaliero tenendo conto dell orario di apertura al pubblico, e svolgendo le attività che richiedono maggiore concentrazione e impegno al di fuori dell orario di apertura al pubblico. In deroga all orario di apertura al pubblico, saranno ricevuti in segreteria esclusivamente: -I Docenti Collaboratori del Dirigente Scolastico, i Docenti funzione-strumentale e i docenti responsabili/referenti nell espletamento delle loro funzioni; -coloro che vengono espressamente da fuori Comune e che non abbiano possibilità di ritornare in altra giornata, previo appuntamento telefonico; -coloro che abbiano preso appuntamento (anche telefonico). Il personale amministrativo avrà cura di rispettare e di far rispettare l orario di apertura al pubblico, limitando le eccezioni alle tipologie sopra indicate. L accesso nell area di lavoro degli uffici è consentito, oltre che al personale 13

14 specificatamente addetto, al Dirigente Scolastico e al DSGA, ai docenti collaboratori, in ottemperanza alla normativa sulla privacy. L utenza e gli altri docenti con incarichi specifici possono accedere agli uffici utilizzando esclusivamente lo sportello. Nello svolgimento del proprio lavoro ogni operatore amministrativo dovrà comunque garantire il rispetto dello spazio fisico ed acustico che condivide con i colleghi presenti ed impegnati in altre attività lavorative invitando il pubblico al medesimo rispetto. I rapporti con l utenza, sia telefonica sia di sportello, dovranno essere sempre cortesi ed educati e le risposte il più possibile chiare ed esaustive ma, al tempo stesso, concise. Ogni risposta negativa dovrà essere accuratamente motiva ed esposta con la cortesia necessaria ai richiedenti. Il personale in caso di risposta telefonica, avrà cura di qualificarsi indicando l ufficio di appartenenza e il proprio cognome. Il linguaggio dovrà essere consono alla funzione svolta. 14