IFCS ABBIGLIAMENTO MANUALE

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1 IFCS ABBIGLIAMENTO MANUALE (ITALIANO) Software Gestionale Professionale Specifico per il settore dell Abbigliamento Realizzato da: Ing. Francesco Cacozza

2 Indice Introduzione, requisiti tecnici e primi passi 04 Installazione 05 Menu Principale 06 Gestione 07 Dati Societari 08 Anagrafica Clienti 09 Scheda Cliente 11 Anagrafica Fornitori 13 Scheda Fornitore 15 Anagrafica Dipendenti 16 Scheda Dipendente 18 Anagrafica Rappresentanti 20 Modulo Aggiuntivo Tessere Fidelity 22 Rubrica Telefonica 23 Scadenzario 24 Invia 26 Calendario 27 Exit 27 Merce 28 Vendita 29 Carico Merce 30 Modifica Merce 31 Scarico Merce 32 Spostamento Merce 33 Ricerca Merce 34 Magazzino 35 Inserisci Magazzino 36 Modifica Magazzino 37 Cancella Magazzino 38 Inventario 39 Fatturazione/DDT 40 Emetti Fattura 41 Modifica Fattura 42 Cancella Fattura 43 Lista Fatture 44 Emetti D.D.T. 45 Modifica D.D.T. 46 Cancella D.D.T. 47 Lista D.D.T. 48 2

3 Utente 49 Connetti Utente 50 Disconnetti Utente 50 Nuovo Utente 51 Modifica Dati Utente 51 Elenco Utenti 52 Disattiva Utente 52 Riattiva Utente 53 Archivio Operazioni 53 Opzioni 54 Dati Interni 54 Dati Merce 55 Dati 55 Dati Fatture/D.D.T. 56 o Misure 56 o Tipo Pagamento 57 o Art IVA 57 Database 58 Esporta 58 Importa 59 Assistenza Remota 60 Info 61 Manuale 61 Informazioni su. 62 Inserisci Codice Sblocco 62 Note 63 3

4 Introduzione, requisiti tecnici e primi passi IFCS Abbigliamento è un software gestionale specifico, ideato per semplificare il lavoro dei professionisti che lavorano nel settore dell abbigliamento. Questo prodotto è stato interamente realizzato a stretto contatto con le figure professionali cui è destinato ed è per questo motivo che risulta intuitivo e di facile utilizzo. Nella fase di Analisi e Progettazione si è cercato di venire incontro alle esigenze dell utente, al fine di semplificare quelle che sono le più frequenti attività quotidiane nell ambito lavorativo, senza però tralasciare la completezza delle funzionalità. IFCS Abbigliamento è stato concepito sia per l utilizzo da parte di un solo utente che per l impiego di più utenti anche simultaneamente su più postazioni. In fase di programmazione si è voluta dare al software una struttura veloce in grado di gestire le varie funzionalità a disposizione anche a fronte di una mole di dati considerevole. Questo gestionale può essere utilizzato anche se non si dispone di un collegamento ad internet, tuttavia questo impedirà l utilizzo di alcune funzioni quali: la possibilità di inviare e la possibilità di visitare i siti dei fornitori. Tutte le altre funzioni resteranno invariate. IFCS Abbigliamento ha tra i suoi punti di forza quello d essere un software personalizzabile, così da poter venire incontro a tutte le svariate esigenze dei suoi utenti. I requisiti di sistema richiesti da IFCS Abbigliamento sono: un personal computer con sistema operativo Windows XP o superiore, consigliati 50MB di spazio disponibile su disco fisso, un lettore laser (non obbligatorio, ma vivamente raccomandato) ed una stampante installata, sia anche virtuale (la mancata installazione di una stampante impedirà anche la visualizzazione delle anteprime di stampa, ma non pregiudicherà in alcun modo le funzionalità). Il Software è dotato di un sistema di controllo continuo sull orologio del PC in uso al fine di prevenire salvataggi indesiderati che possono falzare la consequenzialità delle operazioni. Inoltre è sempre possibile da parte dell utente Amministratore controllare gli archivi di tutte le operazioni in ogni momento lo si desidera. Iniziare ad usare IFCS Abbigliamento è estremamente semplice. Per prima cosa bisogna installare la DEMO del software nel pc su cui si intende lavorare. La DEMO del software è attualmente disponibile al seguente indirizzo internet oppure sarà possibile richiederla via all indirizzo di posta elettronica info@ifcs.it. I dettagli sulla procedura di installazione saranno forniti in seguito sempre in questo manuale. Una volta installato il gestionale, al primo avvio, saranno richiesti i dati dell utente amministratore (si raccomanda di ricordare BENE user e password che si deciderà di inserire). A questo punto si consiglia di inserire i propri Dati Societari, fatto ciò, il software in versione DEMO è pronto per essere utilizzato in modalità completa senza alcuna limitazione funzionale, come sarà meglio descritto nel seguito di questo manuale d uso. La DEMO ha una validità di 60 giorni dall installazione, dopo dei quali, per continuare ad utilizzare IFCS Abbigliamento, sarà necessario acquistare la licenza d uso presso il fornitore. Tale licenza d uso è vitalizia. Il software avviserà l utente alcuni giorni prima che la DEMO spiri, anche una volta che la DEMO si sia bloccata, sarà comunque possibile sbloccarla acquistandone la licenza. Il fornitore di IFCS Abbigliamento offre anche un servizio di assistenza sia telefonica che da PC remoto. Tale servizio può essere acquistato annualmente e da anche diritto agli aggiornamenti nella versione attualmente in uso in quel periodo. 4

5 Installazione Per installare il software IFCS Abbigliamento basta eseguire con un doppio click il file IFCSAbbigliamentoSetup.exe. Si presenteranno quindi le schermate di installazione tra cui quella relativa ai termini della licenza d uso del programma dove bisogna selezionare Accetto i termini di licenza per poter proseguire. Una volta completata l installazione si potrà lanciare il programma cliccando sul file IFCSAbbigliamento.exe. Al primo avvio del software si dovranno immettere i dati dell utente amministratore. Il software appena installato risulterà in versione DEMO e sarà necessario inserire il codice di sblocco per rendere la licenza del prodotto effettiva. Tuttavia la versione DEMO è funzionalmente completa e comporta solo un blocco dopo 60 giorni dall installazione. Il programma può essere sbloccato, sia entro i 60 giorni che successivamente, comunicando al fornitore il numero identificativo del prodotto. 5

6 Menu Principale Il Menu Principale di IFCS Abbigliamento da accesso a tutte le funzioni del software in modo semplice ed intuitivo, grazie alla classificazione delle categorie dei sotto menu. Le categorie presenti sono: Gestione: da questo menu si ha accesso alle funzioni principali di gestione del lavoro quali le schede anagrafiche, il modulo aggiuntivo relativo alle Tessere Fidelity, la rubrica telefonica e lo scadenzario, quest ultimo fondamentale per l organizzazione e la pianificazione del lavoro. Merce: da questo menu si ha accesso alle funzioni riguardanti gli articoli trattati e la vendita. Grazie a queste funzioni si riusciranno a semplificare e velocizzare le operazioni di carico e scarico merce e le operazioni connesse alla vendita, con la possibilità di assegnare ciascuna di essa al dipendente che l ha effettuata. Magazzino: da questo menu si ha accesso alle funzioni di gestione del o dei magazzini a disposizione. E possibile creare infinite locazioni a cui associare la giacenza della merce, inoltre è possibile gestire l inventario istantaneo, di un singolo magazzino o di tutto l insieme, in qualunque momento. Fatturazione/D.D.T.: da questo menu si possono gestire i moduli per la fatturazione ai clienti e i moduli per l emissione dei D.D.T. E di particolare importanza sottolineare che tali moduli hanno come unico scopo quello di avere una funzionalità di promemoria e quindi, per loro costituzione modificabile, non hanno assolutamente nessuna validità fiscale, ma servono esclusivamente ad aiutare la gestione delle fatture e dei D.D.T. emessi. Utente: da questo menu si ha accesso alle funzioni riguardanti gli utenti che utilizzano il software, dalla creazione di un account alla visualizzazione delle operazioni effettuate. Molte di queste funzioni sono riservate agli utenti con privilegi di Amministratore. Opzioni: da questo menu si ha accesso ad alcune funzioni di supporto atte all inserimento di dati indispensabili per il corretto funzionamento delle altre funzioni, quali l invio di , la possibilità di assegnare ai dati della merce dei valori di piacimento, e la selezione della modalità di pagamento nella fatturazione. Info: da questo menu è possibile accedere sia a questo manuale che alle informazioni relative al software in uso. Sempre da questo menu è possibile inserire il codice di sblocco ottenibile assieme alla licenza dal fornitore, per sbloccare la DEMO. Tutte queste categorie e le loro singole voci di menu saranno ampliamente trattate nel seguito di questo manuale. 6

7 Gestione Dal menu di Gestione si accede a varie funzionalità raggruppate in cinque blocchi. Il primo blocco è costituito unicamente dalla voce di menu Dati Societari che da accesso alle funzioni di inserimento e modifica dei dati della propria attività. Il secondo blocco è costituito dalle voci di menu che danno accesso alle schede anagrafiche di clienti, fornitori, dipendenti e rappresentanti. Il terzo blocco da accesso al modulo aggiuntivo relativo alle Tessere Fidelity. Il quarto blocco racchiude le funzioni di pianificazione e gestione del lavoro quali la Rubrica Telefonica o lo Scadenzario. Il quinto ed ultimo blocco contiene la funzione di Exit che permette di uscire dal software e periodicamente genera automaticamente una copia dei dati presente nel database in uso. Tramite queste voci di menu appena descritte si ha accesso ad altre funzionalità ad esse legate (es. Scheda Cliente ). Al fine di fornire una visione più completa possibile, tutte le voci precedentemente elencate, saranno trattate di seguito in maniera estremamente dettagliata. 7

8 Dati Societari La schermata dei Dati Societari permette di inserire e modificare i dati della propria attività che compariranno nelle varie stampe effettuabili dal software. I dati da inserire sono: la ragione sociale, la via, il numero civico, il C.A.P., la città con annessa provincia tra parentesi tonde e lo stato della sede legale della società. Inoltre si devono inserire la partita iva ed il codice fiscale. Oltre a questi dati è possibile inserire un logo della propria attività. Questo logo dovrà essere in formato digitale bmp, possibilmente in dimensioni 200x100 pixel. Per selezionare il file del logo si deve utilizzare il tasto Sfoglia. Una volta salvato il logo, si creerà automaticamente una cartella nella directory del software contenente il file selezionato e anche quelli che si selezioneranno in avvenire. Per cancellare tutti i campi dei dati basterà premere il tasto Cancella, tuttavia non sarà possibile salvare i dati in bianco. 8

9 Anagrafica Clienti La schermata Anagrafica Clienti permette di visualizzare l elenco dei clienti secondo diversi criteri di ricerca, quali il cognome, il nome, il codice fiscale, la ragione sociale ed il sesso. Basterà inserire la porzione di testo da ricercare e poi premere il tasto Cerca per visualizzare l elenco desiderato. Sempre da questa schermata si possono utilizzare le funzioni per inserire nuovi clienti, modificare ed eliminare i dati dei clienti precedentemente inseriti. Per utilizzare le suddette funzioni è sufficiente usare gli omonimi tasti. La schermata di inserimento nuovo cliente permette di inserire molteplici dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Tra i dati da inserire verrà chiesto di specificare anche il sesso del cliente, questa informazione andrà a determinare il colore dello sfondo della finestra inerente le taglie presente in ciascuna scheda cliente (azzurro per i clienti di sesso maschile, rosa per i clienti di sesso femminile). La maschera ha inoltre un tasto C per il calcolo del codice fiscale. Infine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei dati e quello per salvare i dati inseriti. Sempre da qui il software provvede ad assegnare automaticamente a ciascun cliente il numero corrispondente alla sua tessera Fidelity. Ogni tessera è personale, pertanto ciascun cliente avrà una tessera con un numero identificativo differente rispetto alle altre. Cliccando sull icona della Stampante riportata alla destra del campo Fidelity sarà possibile accedere alla schermata che visualizza i talloncini adesivi riportanti i dati anagrafici del cliente in oggetto, da stampare e apportare sulla sua tessera. Al fine di porre rimedio a eventuali smarrimenti della tessera stessa da parte del cliente o per far fronte a qualunque altra esigenza per cui è necessario avere più tessere dello stesso cliente, il sistema ideato da IFCS permette di stampare quante tessere si vuole per ogni cliente con una comune stampante. Potrete avere maggiori informazioni relative al modulo Fidelity nell apposita sezione riportata successivamente in questo manuale. 9

10 Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del cliente che si riferirà al cliente selezionato al momento del richiamo della funzione. Per eliminare un cliente sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta richiamata la funzione per l eliminazione, confermare l operazione. Precisiamo che l eliminazione del cliente comporta anche la cancellazione automatica della tessera fidelity a lui assegnata. Per il calcolo del codice fiscale si accede all apposita schermata dove si dovranno inserire i dati necessari quali cognome, nome, data di nascita, sesso e comune di nascita. Per agevolare la ricerca del comune di nascita vi è l apposito modulo Cerca Comune dove si devono digitare le lettere iniziali del comune che poi andrà selezionato nel campo Comune. A questo punto basterà premere sul tasto Calcola Codice Fiscale per visualizzare il codice. Chiudendo questa schermata il codice sarà automaticamente trasferito nell apposito campo dei dati cliente, per rendere il dato permanente bisogna comunque salvare. Una volta visualizzata la lista dei clienti, sarà anche possibile visualizzare la Scheda Cliente sia selezionando la riga del cliente desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l apposito tasto Visualizza la Scheda del Cliente Selezionato o, più semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del cliente desiderato. 10

11 Scheda Cliente La Scheda Cliente consente di avere un quadro completo ed esaustivo del cliente in un unica chiara facciata. Analizziamo ora nel dettaglio le parti di cui questa schermata si compone ed il loro utilizzo. Nella parte superiore della schermata troviamo i principali dati anagrafici del cliente. Da qui è possibile apportare modifiche ai dati e salvare le stesse,inoltre troviamo il tasto per l invio di . Sopra la zona anagrafica vi è l indicatore di Privacy ed il tasto relativo per la stampa del consenso. Questo indicatore ci permette di sapere se il cliente ha firmato o meno il consenso per la privacy. Sempre nella parte anagrafica troviamo il campo relativo alla tessera fidelity assegnata al cliente al momento della sua registrazione. Cliccando sull icona della stampante riportata alla destra del campo sarà possibile accedere alla schermata che visualizza i talloncini adesivi riportanti i dati anagrafici del cliente, da stampare e apportare su ciascuna tessera. Come già indicato precedentemente, sarà possibile stampare una o più tessere per lo stesso cliente. Per ottenere la stampa sarà sufficiente premere il tasto Anteprima per poi confermare. 11

12 La seconda parte è costituita dalla finestra Taglie, che presenta uno sfondo azzurro per i clienti di genere maschile e uno sfondo rosa per i clienti di genere femminile. Essa riporta le differenti categorie riferite ai capi di abbigliamento (T-Shirt, Pantaloni, Calzature.). A ciascuna categoria è possibile assegnare la corrispondente taglia del cliente. Per salvare la/le taglia/e riportata/e sarà sufficiente premere il tasto Modifica. Accanto alla schermata Taglie troviamo lo spazio riservato all inserimento di eventuali note e/o informazioni ritenute utili. Infine, l ultima parte (connessa allo Scadenzario) consente di avere sotto controllo gli acquisti effettuati in passato dal cliente, di pianificare eventuali acquisti futuri sulla base delle richieste da lui manifestate e di tenere sotto controllo le scadenze e gli impegni da svolgere nei suoi confronti. Analizziamo ora nel dettaglio i tasti funzionali presenti nella schermata. Il tasto Cancella Tutto serve per svuotare tutti i campi dei dati della scadenza ma non ha alcun effetto permanente se non viene seguito da un salvataggio. Il tasto Nuovo Appuntamento ci consente di immettere i dati negli appositi spazi, oltre a selezionare data di immissione e data ed ora di scadenza. Una volta immessi i dati sarà possibile usare il tasto Salva Appuntamento per memorizzare la scadenza. Per modificare, duplicare o eliminare una scadenza è necessario selezionarla dalla lista sulla sinistra, a questo punto possiamo: o Modificare i dati e poi usare il tasto Modifica Appuntamento, che ci consente di spostare anche data e ora di scadenza. o Duplicare l appuntamento usando il tasto Duplica Appuntamento, cioè lasciare inalterato il vecchio appuntamento ed aggiungerne un altro nuovo. o Eliminare l appuntamento con il tasto Elimina Appuntamento, questa operazione richiede conferma per essere eseguita. o Con il tasto Fatto si segna un appuntamento come soddisfatto 12

13 Anagrafica Fornitori La schermata Anagrafica Fornitori permette di visualizzare l elenco dei fornitori secondo diversi criteri di ricerca, quali la ragione sociale, il codice cliente, il numero verde ed il codice fiscale. Basterà inserire la porzione di testo da ricercare e poi premere il tasto Cerca per visualizzare l elenco desiderato. Sempre da questa schermata si possono utilizzare le funzioni per inserire nuovi fornitori, modificare ed eliminare i dati dei fornitori precedentemente inseriti inseriti. Per utilizzare le suddette funzioni è sufficiente utilizzare gli omonimi tasti. La schermata di inserimento nuovo cliente permette di inserire molteplici dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Questa maschera ha inoltre un tasto C per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per trascrivere i dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi coincidano. Infine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei dati e quello per salvare i dati inseriti. 13

14 Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del fornitore che si riferirà al fornitore selezionato al momento del richiamo della funzione. Per eliminare un fornitore sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta richiamata la funzione per l eliminazione, confermare l operazione. Per il calcolo del codice fiscale si accede all apposita schermata dove dovranno inserire i dati come precedentemente descritto in questo manuale. Una volta visualizzata la lista dei fornitori, sarà anche possibile visualizzare la Scheda Fornitore sia selezionando la riga del fornitore desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l apposito tasto Visualizza la Scheda del Fornitore Selezionato o, più semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del fornitore desiderato. 14

15 Scheda Fornitore La Scheda Fornitore permette di avere una visione d insieme sui rapporti con il fornitore, sia visualizzando tutti i dati e recapiti utili, che permettendo di inviare o visitare il sito Web con un semplice click sui tasti Scrivi e Internet. Inoltre, si avrà la visuale sulla lista dei rappresentanti, da voi inseriti, associati al fornitore con relativi contatti. Qui sarà anche possibile inserire appunti riguardanti i contatti avuti con il fornitore, quali telefonate o visite. Questi dati saranno consultabili, modificabili ed eliminabili in qualsiasi momento, e permetteranno all utente di ricordare con facilità le date ed i contenuti delle precedenti relazioni intrattenute con quel fornitore. 15

16 Anagrafica Dipendenti La schermata Anagrafica Dipendenti permette di visualizzare l elenco dei propri dipendenti secondo diversi criteri di ricerca, quali il cognome, il nome ed il codice fiscale. Basterà inserire la porzione di testo da ricercare e poi premere il tasto Cerca per visualizzare l elenco desiderato. Sempre da questa schermata si possono utilizzare le funzioni per inserire nuovi dipendenti, modificare ed eliminare di dati dei dipendenti precedentemente inseriti. Per utilizzare le suddette funzioni è sufficiente usare gli omonimi tasti. La schermata di inserimento nuovo dipendente permette di inserire molteplici dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Questa maschera ha inoltre un tasto C per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per trascrivere i dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi non coincidano. Infine sono presenti anche il tasto per cancellare o moduli dei dati e quello per salvare i dati inseriti. 16

17 Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del dipendente che si riferirà al dipendente selezionato al momento del richiamo della funzione. Per eliminare un dipendente sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta richiamata la funzione per l eliminazione, confermare l operazione. Per il calcolo del codice fiscale si accede all apposita schermata dove si dovranno inserire i dati come precedentemente descritto in questo manuale. Una volta visualizzata la lista dei dipendenti, sarà anche possibile visualizzare la Scheda Dipendente selezionando la riga del rappresentante desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l apposito tasto Visualizza la Scheda del Dipendente Selezionato o, più semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del dipendente desiderato. 17

18 Scheda Dipendente La Scheda Dipendente, oltre visualizzare la totalità dei dati precedentemente inseriti, consente anche di associare a ciascun dipendente le vendita da lui realizzate riportando il relativo guadagno complessivo e di effettuare eventuali operazioni di storno della merce. Analizziamo ora nel dettaglio le due parti di cui questa schermata si compone ed il loro utilizzo. Nella parte superiore della schermata troviamo i principali dati anagrafici del dipendente. Tali dati non possono essere modificati in questa sezione, se si desidera apportare delle variazioni è necessario accedere al menu Anagrafica Dipendenti, selezionare il dipendente desiderato per poi premere il tasto Modifica il Dipendente Selezionato. La seconda parte, strettamente correlata alla funzione Vendita sulla quale ci soffermeremo in seguito, permette di visualizzare la vendita o le vendite effettuate da quel dipendente nell arco di tempo desiderato. Per ottenere la lista completa delle vendite a lui attribuite sarà sufficiente selezionare il periodo di riferimento desiderato ciccando negli appositi spazi per poi premere il tasto Visualizza. Nella lista sottostante che apparirà, per ciascuna vendita realizzata, sarà possibile conoscere la data e l ora in cui questa è stata effettuata, la descrizione dell articolo venduto ed il suo quantitativo, il corrispondente codice a barre ed il prezzo di vendita unitario. 18

19 Sempre in riferimento al periodo di tempo impostato, un apposita finestra, situata accanto alla lista, illustrerà il numero totale degli articoli venduti, il numero dei pezzi totali venduti per ogni articolo ed il guadagno complessivo. Accanto a questa schermata troviamo anche una finestra relativa alla funzione di Storno. Per effettuare questa operazione, occorrerà selezionare l articolo (o gli articoli) che si desidera stornare selezionando la vendita corrispondente nell apposita lista; a questo punto i dati della merce relativi alla vendita in oggetto (codice a barre, descrizione articolo, prezzo di vendita unitario e quantità venduta) compariranno automaticamente nella finestra di storno, occorrerà poi selezionare il magazzino di destinazione della merce da stornare per poi confermare il tutto premendo il tasto Storna. Una volta portata a termine l operazione, la vendita precedentemente selezionata scomparirà dalla lista, mentre la merce stornata verrà ricaricata automaticamente nel magazzino prescelto. Desideriamo informarvi che la funzione storno si riferisce alla vendita complessiva in oggetto e non ai singoli quantitativi degli articoli che la costituiscono. N.B.: Si tenga ben presente che IFCS Abbigliamento fa una netta distinzione tra la figura dell utente e quella del dipendente. Qualora si voglia inserire un dipendente e renderlo abilitato ad utilizzare il software, si dovrà inserirlo sia come utente che come dipendente. Il gestionale vedrà questo soggetto come due elementi distinti. 19

20 Anagrafica Rappresentanti La schermata Anagrafica Rappresentanti permette di visualizzare l elenco dei rappresentanti secondo dive rsi criteri di ricerca, quali la ragione sociale, il cognome, il nome ed il fornitore. Basterà inserire la porzione di testo da ricercare e poi premere il tasto Cerca per visualizzare l elenco desiderato. Sempre da questa schermata si possono utilizzare le funzioni per inserire nuovi rappresentanti, modificare ed eliminare i dati dei rappresentanti precedentemente inseriti. Per utilizzare le suddette funzioni è sufficiente usare gli omonimi tasti. La schermata di inserimento nuovo rappresentante permette di inserire molteplici dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Si invita a prestare molta attenzione nel selezionare il fornitore che si associa al rappresentante. Questa maschera ha inoltre un tasto C per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per trascrivere i dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi coincidano. Infine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei dati e quello per salvare i dati inseriti. 20

21 Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del rappresentante che si riferirà al rappresentante selezionato al momento del richiamo della funzione. Per eliminare un rappresentante sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta richiamata la funzione per l eliminazione, confermare l operazione. Per il calcolo del codice fiscale si accede all apposita schermata dove si dovranno inserire i dati come precedentemente descritto in questo manuale. Una volta visualizzata la lista dei rappresentanti, sarà anche possibile visualizzare la Scheda Rappresentante selezionando la riga del rappresentante desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l apposito tasto Visualizza la Scheda del Rappresentante Selezionato o, più semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del rappresentante desiderato. La Scheda Rappresentante ha solamente la funzione Scrivi e- mail che consente di scrivere ed inviare comunicazioni al dipendente sulla sua posta elettronica inserita nei dati. Inoltre, questa schermata, permette di visualizzare la totalità dei dati del rappresentante, precedentemente inseriti. 21

22 Modulo Aggiuntivo Tessere Fidelity IFCS offre la possibilità ai suoi clienti di aggiungere, ai software IFCS predisposti, il modulo Tessere Fidelity. Questa funzionalità permette di effettuare fino a 10 promozioni contemporanee basate sulla raccolta punti. Il modulo Tessere Fidelity di IFCS offre diversi vantaggi rispetto ai sistemi tradizionali: Per la lettura delle tessere non è necessario avere una apposita strumentazione. Infatti, per effettuare le operazioni di carico, scarico e controllo punti è sufficiente conoscere il numero associato alla fidelity card o il nome del cliente. Se si dispone di un comune lettore di codici a barre la funzione di inserimento della tessera verrà velocizzata rispetto all'inserimento manuale. Questo comporta un considerevole risparmio in termini di strumentazioni necessarie per il servizio. Non essendo necessaria la presenza fisica della Fidelity Card, il cliente potrà effettuare tutte le operazioni semplicemente con il proprio nome ed in caso di omonimie ricordando il proprio numero. Questo eviterà al cliente di dover avere sempre con sè la tessera e di rimandare gli acquisti qualora ne fosse sprovvisto. Il sistema ideato da IFCS permette di stampare quante tessere si vuole per ogni cliente con una comune stampante. Questo in caso di smarrimento della tessere da parte del cliente o di qualunque altra esigenza per cui è necessario avere più tessere dello stesso cliente, comporta un risparmio di produzione notevole. E' possibile applicare contemporaneamente fino a 10 tipologie differenti di raccolta punti. Il modulo Tessere Fidelity prevede una descrizione per ogni tipologia che è puramente indicativa e quindi può essere modificata a piacimento dell'utente. IFCS offre anche ai suoi clienti la possibilità di avere l'adatta fornitura di supporti personalizzati e d etichette adesive adatte. La fornitura consiste in 1000 supporti personalizzati con la grafica del cliente e 1000 etichette su appostiti fogli adatti per il sistema di stampa proposto. Il cliente potrà comunque decidere di provvedere differentemente al materiale da utilizzare. 22

23 Rubrica Telefonica La schermata della Rubrica Telefonica risulta di grande utilità per l utente nella fase di rintracciamento di clienti, dipendenti, fornitori e rappresentanti. Questa schermata ha degli indicatori che ci consentono di selezionare le categorie nelle quali va effettuata la ricerca. Impostati questi indicatori basta selezionare il criterio di ricerca ed inserire nell apposito spazio la parola chiave da ricercare. Mentre digitiamo la parola chiave la lista si aggiornerà in automatico e ci mostrerà tutti gli elementi frutto della nostra ricerca. Ciccando con il tasto sinistro del mouse sulla riga dell elemento selezionato, i suoi dati di residenza e domicilio compariranno nella parte alta della scheda, a completezza dell informazione. La lista degli elementi presenta tutti i recapiti telefonici fissi, mobili e di posta elettronica che sono stati immessi al mo mento dell inserimento dell elemento. NB: Nella lista le colonne Cognome e Nome si riferiscono ai clienti, dipendenti e rappresentanti, mentre nel caso dei fornitori sono da intendere rispettivamente come Numero Verde e Codice Cliente. 23

24 Scadenzario Questa schermata è il fulcro dello svolgimento della pianificazione dell attività lavorativa. Da qui è possibile avere sotto controllo tutte le scadenze e gli impegni da svolgere, sia relativi alla giornata odierna che alle giornate passate ed avvenire. Analizziamo ora la struttura di questa schermata e tutte le funzioni di cui essa è composta. In alto a sinistra troviamo la selezione della data. Selezionando una data si riporterà nella griglia tutta la settimana in cui si trova il giorno corrispondente alla data selezionata. Subito a destra della data troviamo le opzioni di visualizzazione della griglia, che ci permettono di ottenere una griglia da 24h o da 12 h, e nel secondo caso possiamo stabilire l ora d inizio della griglia. Questa opzione permette ai differenti utenti di focalizzare gli orari preferiti in base alla loro personale organizzazione. Più a destra troviamo il segnalatore di scadenze saltate che ci avvisa se e quante scadenze precedenti alla giornata odierna sono state tralasciate, inoltre ci permette una selezione tra le date degli appuntamenti saltati, così da facilitarne lo smaltimento. Nella parte destra della schermata troviamo il filtro. Questo strumento si attiva e si disattiva premendo sull apposito tasto Attiva / Disattiva, un indicatore Filtro ci segnala se il filtro è o meno attivo in tempo reale. Possiamo scegliere tra vari criteri di filtraggio a cui andremo ad associare una parola chiave, in questo modo potremo visualizzare nella griglia solamente le scadenze desiderate. 24

25 Nella griglia le scadenze appaiono nella colonna del giorno e nelle riga dell orario stabiliti. Le righe risultano suddivise in tre zone: la prima zona indica il totale delle scadenze associate a quell orario in quella data, la seconda indica quante scadenze sono state già soddisfatte mentre la terza indica quante scadenze rimangono da soddisfare. Selezionando un riquadro della griglia, contenente delle scadenze, compariranno, nella lista in basso a sinistra, alcuni dettagli delle scadenze, associate alla nostra selezione, che ci permetteranno di individuare l argomento della scadenza. Selezionando la riga della lista corrispondente ad una determinata scadenza, tutti i campi alla destra della lista si riempiranno con le informazioni dettagliate della scadenza. Analizziamo ora i tasti funzionali presenti nella schermata. Il tasto Cancella Tutto serve per svuotare tutti i campi dei dati della scadenza, ma non ha alcun effetto permanente se non viene seguito da un salvataggio. Il tasto Nuovo Appuntamento ci consente di immettere i dati negli appositi spazi, oltre a selezionare data di immissione e data ed ora di scadenza. Una volta immessi i dati sarà possibile usare il tasto Salva Appuntamento per memorizzare la scadenza. Per modificare, duplicare o eliminare una scadenza è necessario selezionarla dalla lista sulla sinistra, a questo punto possiamo: o Modificare i dati e poi usare il tasto Modifica Appuntamento, che ci consente di spostare anche data e ora di scadenza. o Duplicare l appuntamento usando il tasto Duplica Appuntamento, cioè lasciare inalterato il vecchio appuntamento ed aggiungerne un altro nuovo. o Eliminare l appuntamento con il tasto Elimina Appuntamento, questa operazione richiede conferma per essere eseguita. o Con il tasto Fatto si segna un appuntamento come soddisfatto. 25

26 Invia Questa schermata Invia permette di inviare comunicazioni sulla posta elettronica di un gran numero di destinatari, tra cui clienti, fornitori, dipendenti e rappresentanti. Tramite gli indicatori in basso a sinistra sarà possibile selezionare le categorie destinatarie della . Nella parte superiore della schermata sono indicati il mittente ed il destinatario con i loro rispettivi indirizzi . I dati del mittente sono modificabili usando il tasto Modifica che ci darà accesso ad un apposita schermata nella quale sarà possibile indicare il proprio indirizzo , il nome come mittente ed il parametro SMTP necessari per inoltrare le mail. Quest ultimo parametro dipende dal proprio gestore di linea. La Posta che andremo a spedire è composta da un oggetto, un grado di priorità, il corpo della che potrà essere di massimo 3000 caratteri ed eventualmente un file allegato. Per selezionare l allegato usare il tasto Allega, mentre per rimuovere un file come allegato usare il tasto Rimuovi Allegato. 26

27 Calendario Questa schermata non ha funzionalità attive, ma serve esclusivamente per avere una visione completa del calendario in un lasso di tempo di 12 mesi. E possibile scorrere il calendario in qualunque periodo temporale si voglia. Questa semplice schermata può rivelasi di grande comodità ed utilità nel pianificare gli appuntamenti futuri. NB: Questa schermata non influenza in alcun modo gli appuntamenti dello Scadenzario. Exit Questa funzione non apre nessuna schermata ma serve per chiudere il software. Alla chiusura, se non è già presente, IFCS Abbigliamento crea un database di backup al mese. I file creati saranno eliminati dopo due anni dalla creazione per evitare eccessivi accumuli di spazio nel disco fisso. Sarà comunque possibile archiviare quante copie del database si desidera in ogni momento con l apposita funzione che illustreremo più avanti in questo manuale. 27

28 Merce Dal menu Merce si accede a varie funzionalità raggruppate in due blocchi. Il primo blocco è costituito dalla funzione Vendita, alla quale è necessario accedere ogni volta che si effettua tale operazione. Il secondo ed ultimo blocco, invece, è costituito dalle voci di menu relative alla propria merce, quali carico, modifica, scarico, spostamento, ricerca e inventario. Al fine di fornire una visione più completa possibile, tutte le voci precedentemente elencate e le loro corrispondenti schermate saranno trattate di seguito in maniera estremamente dettagliata. 28

29 Vendita Ogni volta che si andrà a realizzare una vendita sarà opportuno accedere all omonima funzione situata all interno del menu Merce. Al momento del primo accesso, se nessun dipendente è stato registrato nel gestionale, una finestra avviserà l utente invitandolo ad inserire i dati di almeno un dipendente. Se questa richiesta non viene soddisfatta, non sarà possibile procedere nell utilizzo della funzione in oggetto. La schermata di Vendita è suddivisa in tre parti. Nella prima parte, si richiede, per prima cosa, l inserimento del codice relativo all articolo che si desidera vendere. E possibile decidere se trasmettere il codice a barre corrispondente mediante l utilizzo del lettore laser, oppure se riportare il codice interno assegnato all articolo al momento del carico. Una volta inserito il codice, è necessario premere il tasto invio per confermare. La seconda parte individua e trasmette tutte le informazioni relative alla merce/articolo corrispondente a quel codice. Tali informazioni compaiono automaticamente una volta premuto il tasto di invio e non sono modificabili! Nella terza ed ultima parte si dovrà selezionare il magazzino di provenienza (magazzino di riferimento) dell articolo in oggetto per poi indicare il quantitativo destinato alla vendita. Un apposito campo, inoltre, riporterà la giacenza relativa all articolo selezionato in riferimento al magazzino indicato. Infine, sarà possibile impostare la data della vendita e assegnare quest ultima al dipendente da cui è stata portata a termine. Così facendo, la vendita effettuata e tutte le informazioni ad essa correlate verranno aggiunte automaticamente nella sua scheda (vedi scheda dipendente). Per confermare il tutto basterà cliccare sul tasto Vendi Merce. Fatto ciò, apparirà una finestra con la dicitura Merce Venduta a conferma dell avvenuta operazione. A questo punto il quantitativo della merce venduta verrà automaticamente scaricato dal magazzino di provenienza della stessa e il campo inerente la giacenza risulterà aggiornato. 29

30 Carico Merce Da questa schermata si carica la merce in magazzino. Inserendo la merce per la prima volta è necessario assegnare alla stessa un codice a barre ed un codice interno, se lo si desidera entrambi i codici possono essere generati automaticamente dal sistema. Nel caso in cui si decida di immettere solo il codice interno, informiamo che il programma assegnerà ugualmente un codice a barre, anche se questo non sarà utilizzato. La mancata assegnazione del codice a barre, infatti, comprometterebbe l utilizzo di alcune funzioni che risulterebbero disattive. Dopo aver attribuito i rispettivi codici, si deve procedere con l immissione manuale di tutti i dati. E importante indicare il fornitore della merce, il magazzino di destinazione, la quantità da caricare e la data del carico. La data risulterà fondamentale per ottenere una corretta visione dell inventario. Per rendere effettiva l operazione usare il tasto Carica Merce. Se la merce è già stata caricata altre volte basterà inserire il codice a barre, oppure il codice interno, rispettivamente negli appositi spazi, e premere il tasto Invio per poter visualizzare i relativi dati. Tramite il tasto Stampa EAN-13 o Stampa UPC si accede alla schermata per stampare i talloncini adesivi della merce. In questa finestra si dovranno selezionare le posizioni del foglio che si intendono stampare. 30

31 Modifica Merce La schermata Modifica Merce ci permette di individuare la merce, da noi caricata, tramite l immissione del codice a barre o del codice interno. Una volta selezionata la merce desiderata sarà possibile modificarne sia i dati che le note nonché il fornitore. Per rendere effettive le modifiche bisognerà utilizzare il tasto Modifica Merce. Anche da questa finestra è possibile utilizzare la funzione Stampa EAN-13 o Stampa UPC per la stampa dei codici a barre della merce, sugli appositi talloncini adesivi, come precedentemente descritto in questo manuale. NB: Le modifiche apportate avranno effetto solo sulla merce caricata nella propria attività e no sui dati riportati dai listini. 31

32 Scarico Merce La schermata Scarica Merce ci permette di scaricare la merce precedentemente caricata nel nostro magazzino. Per selezionare la merce desiderata potremo inserire il codice a barre o il codice interno nei rispettivi spazi. Potremo a questo punto decidere quanta merce scaricare (non più di quella in giacenza) e selezionare la data dell operazione. La data risulterà fondamentale per ottenere una corretta visione temporale dell inventario. Per rendere effettiva l operazione usare il tasto Scarico Merce. Anche da questa finestra è possibile utilizzare la funzione Stampa EAN-13 o Stampa UPC per la stampa dei codici a barre della merce, sugli appositi talloncini adesivi, come precedentemente descritto in questo manuale. 32

33 Spostamento Merce In questa schermata è possibile spostare la merce caricata da un magazzino all altro. La finestra ha, in alto a sinistra, le impostazioni per il criterio di ricerca della merce, affianco vi è la selezione del magazzino di partenza ed il tasto Mostra Merce che avvia la ricerca. Il risultato della nostra ricerca sarà visualizzato nella lista sottostante, dove figureranno quantità e descrizione delle merce. Per effettuare uno spostamento, della quantità totale o parziale della merce, bisogna selezionare nella lista la merce e poi indicarne il magazzino di destinazione oltre che la quantità da spostare. Ultimo dato da controllare è la data che viene associata all operazione, automaticamente fissata sulla data odierna. La data risulterà fondamentale per ottenere una corretta visione temporale dell inventario. Per rendere effettivo lo spostamento usare il tasto Sposta Merce. 33

34 Ricerca Merce La schermata Ricerca Merce ci permette sia di visualizzare i dati della merce desiderata che di controllarne le giacenze nei nostri magazzini. Per selezionare la merce si può inserire il codice a barre oppure il codice interno del prodotto. La lista codici filtrata racchiude i codici interni filtrati in base al testo che immettiamo nello spazio del codice interno. Una volta selezionata la merce, potremo visionare la lista dei magazzini, ognuno dei quali avrà indicata la quantità in giacenza della merce selezionata. Anche da questa finestra è possibile utilizzare la funzione Stampa EAN-13 o Stampa UPC per la stampa dei codici a barre della merce, sugli appositi talloncini adesivi, come precedentemente descritto in questo manuale. 34

35 Magazzino Dal menu Magazzino si accede a varie funzionalità raggruppate in un unico semplice blocco, di facile intuizione. Queste voci di menu permettono la gestione del o dei magazzini dell attività. E possibile creare e gestire un numero infinito di magazzini. Qualora si utilizzi un solo magazzino fisico, sarà comunque possibile associare al concetto di magazzino una posizione fisica, così da poter meglio organizzare la gestione della merce. IFCS Abbigliamento presenta di base un magazzino denominato Principale, questo magazzino potrà essere, se necessario, modificato o eliminato dall utente. Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro corrispondenti schermate. 35

36 Inserisci Magazzino Dalla voce di menu Inserisci Magazzino si accede ad una schermata da cui è possibile inserire un nuovo magazzino. Il magazzino è da intendersi come locazione fisica dove verrà riposta la merce, quindi sia il deposito che l esposizione saranno riferiti a locazioni chiamate magazzini. Nell inserimento di un magazzino si possono inserire molti dettagli tra cui recapiti ed ubicazioni, oltre che una nota aggiuntiva. L unico dato obbligatorio, contrassegnato con un *, è il nome che andremo a dare al magazzino. Una volta inseriti i dati basterà usare il tasto Salva Magazzino per renderne effettivo l inserimento. 36

37 Modifica Magazzino La schermata Modifica Magazzino consente di selezionare un magazzino precedentemente creato e di modificarne tutti i dati. Anche il nome del magazzino potrà essere modificato, ma non potrà essere lasciato vuoto. Anche cambiando tutte le informazioni relative ad un magazzino, la merce caricata in questa locazione continuerà ad essere associata al magazzino selezionato. Le modifiche effettuate sia sui dati che sui recapiti e sulla nota, saranno rese effettive solo dopo aver usato il tasto Salva Modifiche. 37

38 Cancella Magazzino La schermata Cancella Magazzino ci permette di selezionare un magazzino, precedentemente inserito, e di eliminarlo solamente se questa locazione risulta vuota, cioè nessuna merce deve risultare nel magazzino selezionato. Quando il magazzino viene selezionato saranno visualizzati tutti i suoi dati. Per rendere definitiva l eliminazione del magazzino selezionato si deve usare il tasto Elimina Magazzino. Una volta eliminata la locazione non sarà possibile recuperarla ma sarà possibile inserirne una nuova identica a quella eliminata. 38

39 Inventario La funzione Inventario permette di ottenere l inventario dei singoli magazzini o di tutto il totale della merce per la data desiderata. In questa schermata, inizialmente, si deve selezionare il magazzino di cui si vuole l inventario, oppure si può selezionare la dicitura tutti, che sarà l inventario complessivo di tutti i magazzini. Una volta selezionato un magazzino, i suoi dati appariranno negli appositi riquadri, al fine di individuarlo in maniera più precisa. Selezionando il magazzino si dovrà selezionare la data dell inventario che si desidera visualizzare. Nel riquadro di destra sono presenti gli indicatori delle voci che compariranno nella lista merce e nella stampa dell inventario. Si potrà settare questi indicatori a seconda dell esigenza. Infine, premendo il tasto Visualizza Inventario si otterrà la lista della merce desiderata e tramite il tasto Anteprima Inventario si potrà procedere alla stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti. 39

40 Fatturazione e D.D.T. Le categoria di menu Fatturazione e DDT contengono delle funzionalità di archiviazione che non aggiornano gli appuntamenti dello scadenzario. Queste funzioni non hanno alcuna validità fiscale e servono unicamente per permettere all utente di stampare o conservare dei documenti che facilitano e velocizzano il proprio lavoro. Ricordiamo che il software IFCS Abbigliamento non costituisce una archiviazione di validità fiscale in nessuna funzione. Le operazioni di fatturazione ed emissione di D.D.T. di questo software, per loro natura tecnica modificabile, non possono rappresentare un documento fiscalmente valido. Sarà comunque possibile da parte dell utente stampare ed utilizzare questi documenti in piena validità fiscale, utilizzando gli strumenti di stampa di questo gestionale. Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro corrispondenti schermate. 40

41 Emetti Fattura All apertura di questa schermata IFCS Abbigliamento controllerà se sono stati inseriti i Dati Societari, in caso contrario la finestra sarà chiusa. Per inserire una nuova fattura si dovrà inserire il cliente destinatario della fattura. I dati del cliente selezionato compariranno negli appositi spazi. Sarà anche possibile modificare i dati del cliente selezionato tramite il tasto Modifica dati Cliente. Per riempire la fattura si devono compilare le righe da inserire, selezionando una unità di misura, quantità, codice esterno della merce che qualora presente determina la riempitura automatica della descrizione e del prezzo unitario. Inserire, inoltre, l aliquota iva relativa alla merce e l eventuale sconto. Ora premendo sul tasto Inserisci riga la riga verrà caricata nella lista. Per eliminare una riga dalla lista ciccarci con il tasto destro del mouse e poi confermare l eliminazione. Prima di poter emettere la fattura si deve indicare il tipo di pagamento e poi sarà possibile utilizzare il tasto Emetti Fattura. Per visualizzare un anteprima di stampa usare il tasto Anteprima Fattura che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti. NB: il numero delle fatture è un numero progressivo automatico. 41

42 Modifica Fattura La schermata Modifica Fattura ci permette di selezionare una fattura emessa e di modificarla, cioè applicare le opportune modifiche e poi sovrascrivere i vecchi dati. Questa operazione non manterrà memoria della vecchia fattura e ne salverà una con il medesimo numero progressivo. Per modificare la fattura si deve utilizzare il tasto Modifica Fattura. La selezione della fattura avviene selezionandone data di emissione e numero della fattura.. I criteri di immissione ed eliminazione righe, selezione fornitore ed altri inserimenti dati sono identici a quelli visti nella schermata Emetti Fattura. Per visualizzare un anteprima di stampa usare il tasto Anteprima Fattura che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti. 42

43 Cancella Fattura La schermata Cancella Fattura ci permette di selezionare una fattura emessa e di cancellarla. La procedura di selezione della fattura avviene selezionandone data di emissione e numero fattura. L eliminazione sarà effettiva usando il tasto Elimina Fattura e poi confermando l operazione. Sarà comunque possibile visualizzare un anteprima di stampa della fattura selezionata, usando il tasto Anteprima Fattura che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti. 43

44 Lista Fatture Questa schermata Lista Fatture presenta nella sua parte inferiore una lista di tutte le fatture emesse dal software. Per selezionare il documento desiderato è sufficiente ciccare sulla riga della lista con il tasto sinistro del mouse. Avvenuta la selezione i dati del documento compariranno negli appositi spazi. Per visualizzare un anteprima di stampa usare il tasto Anteprima Fattura che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti. Questa finestra è di grande utilità per rintracciare o eseguire la stampa di uno o più documenti. 44