Automa Gestione scorte informatizzate di reparto

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1 Automa Gestione scorte informatizzate di reparto 1 POSTAZIONE FISSA DI REPARTO GESTIONE UTENTI GESTIONE CDC (MDA-CDC) LOGIN Lista articoli in scadenza/scaduti ANAGRAFICA PRODOTTI VISUALIZZAZIONE CONSUMI PER PRODOTTO VISUALIZZAZIONE DATI INVENTARIO VISUALIZZAZIONE MOVIMENTI STAMPE (UTILITÀ) Etichetta Articolo Etichetta UDC (Unità di Carico) Etichette Ubicazione Stampa Giacenze VISUALIZZAZIONE E STAMPA RICHIESTE DI RIORDINI VISUALIZZAZIONE SALDI STRUTTURA DI MAGAZZINO POSTAZIONE MOBILE DI REPARTO TERMINALE PORTATILE WIRELESS LOGIN Menù principale CARICO DELLE SCORTE IN LOCAZIONE DI REPARTO Carico Singolo Carico Massivo SCARICHI DA LOCAZIONI DI REPARTO Scarico Singolo Scarico Massivo TRASFERIMENTO TRA REPARTI Trasferimento Singolo Trasferimento Massivo INVENTARIO VISUALIZZAZIONE GIACENZE Saldi per articolo Saldi per ubicazione GENERALITÀ NOMENCLATURA PULSANTI DI COMANDO Su terminalino wireless OPZIONI DI RICERCA E VISUALIZZAZIONE Ricerca avanzata Ordinamento dati ESPORTAZIONE DATI pag. 1/37

2 1 Postazione fissa di reparto 1.1 Gestione Utenti Schermata per la gestione (interrogazione, inserimento, modifica, cancellazione) degli utenti. Dalla lista di interrogazione utenti si accede alle funzioni di modifica, cancellazione, inserimento, esportazione tramite gli opportuni pulsanti di scelta indicati: visualizzazione utenti Avendo scelto modifica o inserimento si accede alla gestione dei singoli dati: pag. 2/37

3 Gestione utenti Campi gestiti: Azienda: Magazzino: Utente: Il codice dell Azienda di Riferimento (Borgo Trento, Borgo Roma, ) Identifica il codice del MdA o della coppia MdA-CDC di competenza dell utente Il codice dell utente. Identifica in modo univoco l utente all interno del gruppo di aziende gestite dall applicazione. Nome (o identificativo in chiaro) dell utente registrato Cognome (o identificativo in chiaro) dell utente registrato Una password propria e riservata Utente abilitato alle attività da postazione fissa (web) Nome: Cognome: Password: Abil. Web: Abil. Mobile: Utente abilitato alle attività da terminale Wireless (mobile) Abili. Scaduti: Utente abilitato alla gestione degli articoli scaduti L abbinata Utente-Password permette di collegarsi all applicazione in modo univoco ed inequivocabile a livello di MdA o di singolo CDC. La gestione degli utenti è di competenza dell amministratore della riservatezza. pag. 3/37

4 1.2 Gestione CDC (MdA-CDC) Schermata per la gestione (interrogazione, inserimento, modifica, cancellazione) dei Moduli di Attività e dei relativi Centri di Costogli utenti. Dalla lista di interrogazione CDC si accede alle funzioni di modifica, cancellazione, inserimento, esportazione tramite gli opportuni pulsanti di scelta indicati: visualizzazione CDC Avendo scelto modifica o inserimento si accede alla gestione dei singoli dati: pag. 4/37

5 Gestione Mda-CDC Campi gestiti: MdA: Il Modulo di Attività espresso tramite il suo proprio centro di costo CDC: Un centro di costo relativo all MdA Per convenzione indicando in questo campo il centro di costo proprio dell MdA si intende riferirsi direttamente all MdA Altrimenti ci si riferisce ad un centro di costo che appartiene all MdA Descrizione: La descrizione relativa all accoppiata Mda-CDC come sopra espressa. La gestione dei CDC (MdA-CDC) è di competenza dell amministratore della riservatezza. pag. 5/37

6 Login 1.3 Login Schermata di collegamento al sistema Automa per le attività da postazione fissa: Richiesta codice utente e password. Il sistema riconosce automaticamente il reparto di appartenenza (Azienda-MDA-CDC) dell utente che richiede il Login; ogni utente dispone di menu personalizzato per le funzioni messe a disposizione dall amministratore di sistema. L utilizzatore deve inserire e confermare le proprie credenziali (utente-password) per accedere all applicazione. pag. 6/37

7 1.3.1 Lista articoli in scadenza/scaduti Effettuato il login all operatore apparirà una lista di avviso degli articoli in scadenza o scaduti nei magazzini di sua competenza. pag. 7/37

8 1.4 Anagrafica prodotti È visualizzata e gestita l anagrafica dei prodotti in gestione all MdA o al reparto (MdA o MdA-CDC). I dati visibili dal reparto sono sintetici e sono modificabili solo quelli relativi alle scorte di reparto (sc.minima, sc.massima, giorni di copertura), l ubicazione preferenziale del prodotto, il tipo di gestione (lotto, scadenza, serial number) e il valore per la valorizzazione delle scorte. La ricerca può essere effettuata sia per codice interno AOUI che per descrizione. Visualizzazione articoli Significato delle colonne esposte: CDC: Centro di Costo di competenza Articolo: Codice Interno dell articolo Descrizione: Descrizione articolo Sc.min.: Scorta minima (reparto) Sc.max.: Scorta massima (reparto) Riord.: Lotto di riordino (generale) gg.cop.: Giorni copertura (reparto) Prezzo: prezzo per valorizzazione scorte(generale) Ubic.: ubicazione preferenziale (reparto) Lotto: articolo gestito a lotto Scadenza: articolo gestito a scadenza Serial: articolo gestito a matricola (serial number) u.m.: Unità di misura Cl.Merc.: Classe merceologica BC: Numero di BarCode o Codici Alternativi pag. 8/37

9 Con le funzionalità di ricerca avanzata si può affinare la lista visualizzata: esempio: È stato scelto di ricercare i soli articoli titolare anche di codice Min. San. pag. 9/37

10 Dalla lista articoli è possibile entrare in modifica dei campi ammessi ed inoltre, selezionando la colonna BC, associare uno o più codici a barre del fornitore con attributi di confezione e pezzi ed impostare il codice Min.San. Dettaglio selezione articolo per visualizzazione/modifica Campi gestibili: Sc.min.: Sc.max.: gg.cop.: Prezzo: Ubic.: Lotto: Scadenza: Serial: Scorta minima (reparto) Scorta massima (reparto) Giorni copertura (reparto) prezzo per valorizzazione scorte(generale) ubicazione preferenziale (reparto) articolo gestito a lotto articolo gestito a scadenza articolo gestito a matricola (serial number) pag. 10/37

11 Dettaglio gestione codici barcode alternativi e codice Min. San. Campi gestibili: Barcode (cod.): Codice Barcode Alternativo Quantità pezzi: se gestito a pezzi indica la quantità indivisibile Confezioni: se gestita una confezione sono indicati i pz per confezione Attivo: flag attività Min.San.: Indica che si tratta di Codice Min. San. pag. 11/37

12 1.5 Visualizzazione consumi per prodotto In qualsiasi istante è possibile consultare Automa per verificare il consumo di un determinato prodotto nell ambito di un Centro di Costo. Visualizzazione consumi il sistema evidenzia automaticamente il consumo di più periodi e propone un confronto con i dati anagrafici di reparto relativi a scorta massima e giorni di copertura. La consultazione di questo dato può essere di supporto per stabilire le scorte minime e massime di quel prodotto per ogni singolo reparto. L aggiornamento dei dati di scorta sull anagrafica del prodotto sono a discrezione del personale di reparto o supervisore abilitato. Campi visualizzati (colonne): gg copertura: dato di anagrafica per il reparto: indica il numero di giorni di cui è richiesta copertura sc.max: dato di anagrafica per il reparto: scorta massima 7 gg : consumo ultimi 7 giorni 15 gg: consumo ultimi 15 giorni 30 gg: consumo ultimi 30 giorni 60 gg: consumo ultimi 60 giorni 90 gg: consumo ultimi 90 giorni 6 mm: consumo ultimi 6 mesi 12 mm: consumo ultimi 12 mesi pag. 12/37

13 La visualizzazione, tramite le opzioni della ricerca avanzata, può essere prodotta anche a valore e secondo varie modalità di raggruppamento dati, per ottenere una situazione particolare o generale. Situazione a valore pag. 13/37

14 1.6 Visualizzazione dati inventario Le operazioni d inventario sono svolte per mezzo del terminale mobile di reparto. La sintesi dei risultati è proposta su postazione fissa per le verifiche del caso. Visualizzazione dati inventario Il sistema Automa evidenzia per ogni singolo prodotto, lotto, scadenza, serial number e la quantità in giacenza affiancando i dati rilevati con le operazioni d inventario. Sono evidenziate eventuali discordanze e dopo ulteriore controllo da parte dell operatore è possibile confermare i dati e la quantità inventariate. Automa genera i movimenti di rettifica inventariale fissando quindi gli ultimi dati rilevati. pag. 14/37

15 1.7 Visualizzazione movimenti In qualsiasi istante è possibile consultare Automa per verificare i movimenti di un determinato prodotto o fatti in un certo periodo; il sistema visualizza l elenco dei movimenti con le relative causali che hanno determinato la variazione di giacenza. Visualizzazione movimenti Le opzioni della ricerca avanzata permettono di visualizzare i movimenti secondo i filtri impostati pag. 15/37

16 1.8 Stampe (utilità) Sono proposte alcune stampe di utilità come sotto descritto: pag. 16/37

17 1.8.1 Etichetta Articolo Permette la stampa delle etichette barcode articolo, secondo i parametri selezionati e nel formato prescelto: Etichetta UDC (Unità di Carico) Permette la stampa delle etichette UDC (collo, bancale) per identificare tramite barcode i contenitori con più prodotti. pag. 17/37

18 1.8.3 Etichette Ubicazione Permette la stampa delle etichette identificative delle ubicazioni di magazzino Stampa Giacenze Stampa delle giacenze secondo i parametri indicati: pag. 18/37

19 1.9 Visualizzazione e Stampa Richieste di Riordini Sulla base dei dati delle scorte di magazzino e dei fabbisogni previsti è possibile generare delle proposte di riordino per i materiali a magazzino: La funzione è proposta in visualizzazione e stampa, con la possibilità di tenere conto delle proposte precedenti già confermata. pag. 19/37

20 1.10 Visualizzazione Saldi Funzione di ricerca Saldi di magazzino, secondo i parametri e le opzioni indicate. Importante è la possibilità di selezionare la situazione dei soli scaduti ed in scadenza e di ottenere una situazione a valore. pag. 20/37

21 I risultati si possono ottenere anche con vari criteri di raggruppamento: pag. 21/37

22 1.11 Struttura di magazzino Funzione che permette di visualizzare e generare la struttura del magazzino in termini di ubicazioni fisiche per mezzo dei parametri indicati. pag. 22/37

23 2 Postazione mobile di reparto 2.1 Terminale portatile wireless La movimentazione delle scorte di reparto avviene per mezzo di terminale portatile wireless che consente di effettuare tutte le movimentazioni con estrema facilità d uso e senza l obbligo di sostare ad una postazione fissa; questo rende facilmente gestibile e accessibile qualsiasi ubicazione dei prodotti all interno delle aree di reparto aggiornando e controllando in tempo reale la situazione delle scorte. pag. 23/37

24 2.2 Login Schermata di collegamento al sistema Automa per le attività da postazione mobile: Richiesta codice utente e password. Il sistema riconosce automaticamente il reparto di appartenenza (Azienda-MDA-CDC) dell utente che richiede il Login; ogni utente dispone di menu personalizzato per le funzioni messe a disposizione dall amministratore di sistema. Login L utilizzatore deve inserire e confermare le proprie credenziali (utente-password) per accedere all applicazione per accedere all applicazione tramite il menù principale: pag. 24/37

25 2.2.1 Menù principale Menù principale Selezionando una voce si accese alla funzione desiderata. pag. 25/37

26 2.3 Carico delle scorte in locazione di reparto Carico Singolo Videate di richiesta lettura barcode e decodifica dati e Messaggi di errore o conferma È presentata una tipica sequenza di richiesta dati per il carico: possono essere inseriti singolarmente il codice articolo, il lotto, la scadenza, il s/n, e la quantità oppure, nel caso venga letto un barcode o un QRcode contenente tutti o parte di tali dati, questi saranno acquisiti in una unica lettura. pag. 26/37

27 Se l articolo, o il barcode letto, prevede una gestione confezioni, la quantità richiesta si riferisce al numero di confezioni (di cui in chiaro sono indicati i pezzi). Al passo successivo è comunque richiesto di confermare la quantità in numero pezzi (carico parziale). È proposta l ubicazione preferenziale registrata a livello di articolo/magazzino ma ne è comunque richiesta la conferma: è sovrascritta leggendo l etichetta ubicazione della cella di magazzino. In caso di rilevazione errori è riportato il relativo messaggio (è qui riportato un esempio di incongruenza lotto-scadenza). Se invece non si riscontrano errori appare il messaggio di conferma: In sintesi: L operatore di reparto legge con il terminale portatile il/i codici a barre o bidimensionale applicati al prodotto e il sistema Automa riconosce tutte le caratteristiche codice, lotto, scadenza, serial number e la quantità ( solo su codici Ean128 o 2D) evidenziandoli sul display. L ubicazione è proposta come dato da anagrafica ma il sistema ne chiede la conferma attraverso la lettura del codice a barre di locazione. A termine operazione, se non riscontrati errori, appare il messaggio di conferma. pag. 27/37

28 2.3.2 Carico Massivo Lista contenuto UDC dopo lettura codice UDC L operatore di reparto legge con il terminale portatile il codice a barre dell UDC (applicato dal magazzino appalto ponte) e il sistema Automa riconosce l unità di carico in tutto il suo contenuto. L operatore può visionare il dettaglio di ogni singolo prodotto per verificarne i dati di quantità, lotto, scadenza, serial number e quindi procedere ad una verifica anche visiva. La conferma del carico può essere fatta in modo completo o parziale per le sole righe prodotto selezionate. Il carico inserisce automaticamente i prodotti con le loro caratteristiche nell ubicazione indicata (anagrafica). A termine operazione appare, se non riscontrati errori, appare l usuale messaggio di conferma. pag. 28/37

29 2.4 Scarichi da locazioni di reparto Scarico Singolo Videate di richiesta lettura barcode e decodifica dati e Messaggi di errore o di conferma pag. 29/37

30 Le modalità di richiesta e decodifica dati son analoghe a quanto visto per la funzione di carico. Sono effettuati controlli sulla gestione delle confezioni e sulla congruenza delle richieste effettuate. In caso di rilevazione errori è riportato il relativo messaggio (è qui riportato un esempio di incongruenza di saldo). In sintesi: L operatore di reparto legge con il terminale portatile il/i codici a barre o bidimensionale applicati al prodotto e il sistema Automa riconosce tutte le caratteristiche codice, lotto, scadenza, serial number evidenziandoli sul display. È richiesta la quantità da scaricare e l ubicazione di scarico (nel caso la scorta del prodotto possa essere stata posizionata in più ubicazioni fisiche). Automa evidenzia la quantità esistente in scorta prima dello scarico. A termine operazione appare il messaggio di conferma. pag. 30/37

31 2.4.2 Scarico Massivo (funzione non attiva) Videata di lista articoli da scaricare L operatore di reparto riceve sul terminale portatile l elenco dei prodotti richiesti. La conferma dello scarico, fatta in modo completo, richiede comunque la lettura dei codici a barre di ogni singolo prodotto/confezione e la rispettiva quantità per la tracciabilità dei dati lotto, scadenza, serial number. E possibile effettuare uno scarico parziale della lista solo per le righe prodotto selezionate. Per ciascun articolo trattato Automa evidenzia la quantità esistente in scorta prima dello scarico. A termine operazione appare il messaggio di conferma come per lo scarico singolo. pag. 31/37

32 2.5 Trasferimento Tra Reparti Trasferimento Singolo Videata di richiesta lettura barcode e decodifica dati L operatore di reparto legge con il terminale portatile il/i codici a barre o bidimensionale applicati al prodotto e il sistema Automa riconosce tutte le caratteristiche codice, lotto, scadenza, serial number evidenziandoli sul display. È richiesta la quantità da trasferire e l ubicazione di partenza (scarico) (nel caso la scorta del prodotto possa essere stata posizionata in più ubicazioni fisiche). Automa evidenzia la quantità esistente in scorta prima dell operazione. E richiesta quindi l ubicazione (reparto/cdc) di destinazione (carico). A termine operazione appare il messaggio di conferma di avvenuto trasferimento. pag. 32/37

33 2.5.2 Trasferimento Massivo (funzione non attiva) Videata di lista articoli da trasferire Se prevista una tale modalità si procede analogamente allo scarico massivo per l identificazione degli articoli e delle quantità, richiedendo solo una volta per tutti, alla conferma, l ubicazione comune di destinazione. A termine operazione appare il messaggio di conferma di avvenuto trasferimento. pag. 33/37

34 2.6 Inventario In qualsiasi momento è possibile eseguire l inventario delle scorte di reparto, l operazione eseguita dall operatore per mezzo di terminale mobile wireless genera un archivio che è possibile confrontare e verificare da postazione fissa. (non attiva) Videata di richiesta lettura barcode e decodifica dati L operatore di reparto legge con il terminale portatile il/i codici a barre o bidimensionale applicati al prodotto ed il codice ubicazione e il sistema presenta la situazione (quantità) prevista. L operatore deve indicare la quantità fisicamente rilevata e confermare. pag. 34/37

35 2.7 Visualizzazione Giacenze Per ogni prodotto e in qualsiasi momento è possibile richiedere e visualizzare da parte dell operatore di reparto la giacenza a scorta di reparto di un determinato articolo senza dover obbligatoriamente accedere ad una postazione fissa, oppure verificare la giacenza dui una certa ubicazione Saldi per articolo Videata di richiesta lettura barcode articolo e decodifica dati L operatore di reparto legge con il terminale portatile il codice prodotto e il sistema presenta la situazione rilevata in dettaglio di ubicazione, lotto, scadenza. pag. 35/37

36 2.7.2 Saldi per ubicazione Videata di richiesta lettura barcode ubicazione e decodifica dati L operatore di reparto legge con il terminale portatile l etichetta ubicazione e il sistema presenta la situazione rilevata in dettaglio di articolo, lotto, scadenza. pag. 36/37

37 3 Generalità 3.1 Nomenclatura MdA Modulo di Attività È titolare di un proprio Centro di Costo Raccoglie uno o più CDC collegati, che identificano i singoli reparti di competenza CDC Centro di Costo Definizione associata ad un MdA o ad un singolo reparto collegato REP Reparto Titolare di un proprio CdC collegato ad un MdA UDC Unità di Carico Contenitore identificato da un codice barcode al quale è associato in dettaglio il contenuto (articoli/lotti/quantità). 3.2 Pulsanti di comando In tutte le videate, sia da postazione fissa sia da postazione mobile, sono presenti pulsanti espliciti per le operazioni che si vogliono eseguire con ovvio significato di utilizzo. Per esempio: conferma, salva, annulla, modifica, esporta, indietro, stampa, e così via. Nelle righe delle liste da postazione fissa, a seconda dell applicazione, possono essere presenti i simboli grafici di richiesta modifica o cancellazione Su terminalino wireless Nelle videate sono normalmente abilitati, oltre ai pulsanti di controllo indicati, gli shortcut : f1 + invio Uscita f4 + invio passo precedente f6 + invio paginazione indietro f7 + invio paginazione avanti 3.3 Opzioni di ricerca e visualizzazione In tutte le videate da postazione fissa sono disponibili le funzioni di ricerca. La compilazione del campo principale di ricerca e la pressione del pulsante cerca permettono di selezionare tutte i record che corrispondono alla chiave principale (codice) o ad frazione di questa o ad una frazione della descrizione. Per esempio nella gestione articoli, se il valore di ricerca inserito corrisponde ad un codice articolo o ad uno dei codici Barcode alternativi verrà visualizzato il record corrispondente a tale codice; se il valore inserito non corrisponde a quanto sopra indicato verranno visualizzati tutti i record che contengono quel valore nei campi codice o descrizione Ricerca avanzata Permette di filtrare la ricerca anche con valori di altri campi disponibili: questi saranno mostrati cliccando su ricerca avanzata Ordinamento dati In tutte le videate di lista elementi è possibile ordinare la lista cliccando sul titolo della colonna di interesse, ove ammesso dalla simbologia colonna (per esempio: articolo, descrizione, etc..). 3.4 Esportazione dati In tutte le videate da postazione fissa, ove presente a fondo pagina il pulsante esporta è possibile esportare l intera selezione visualizzata nei formati.xls e.pdf per poter essere trattata o stampata secondo le necessità dell utente. pag. 37/37