FOGLIO ELETTRONICO (SPREADSHEET)

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1 FOGLIO ELETTRONICO (SPREADSHEET) I fogli elettronici sono programmi che consentono di condurre calcoli matematici, creare tabelle correlate tra loro, impostare piani di gestione e realizzare grafici dei dati. Struttura di un foglio elettronico n Un foglio elettronico è una matrice, suddivisa in righe e colonne, i cui elementi sono celle individuate da coordinate n il contenuto di una cella può essere un breve testo (stringa), un numero (intero, decimale, ma anche una data), oppure una formula che viene calcolata automaticamente dal programma

2 n Ogni riga è contrassegnata da un numero mentre ogni colonna da una lettera dell alfabeto n Una cella viene individuata dalla colonna e dalla riga di appartenenza (B8, F4,...) n Esiste anche una terza dimensione costituita da un insieme di fogli sovrapposti selezionabili n I fogli sono raggruppati in cartelle (workbook) n ogni file contiene una cartella MODELLI PREDISPOSTI n Ci sono modelli già disponibili da consultare per personalizzare il lavoro, ad esempio: pianificazione bilancio familiare gestione di un prestito n Dal menù File selezionare la voce Nuovo ed aprire la scheda Soluzioni del Foglio di Calcolo

3 Cartelle e fogli di lavoro in Excel Cordinate della cella selezionata Linguette fogli nella stesa cartella visualizzazione del contenuto della cella selezionata Menù finestra per passare da una cartella all altra OPERAZIONI SUI FOGLI Una cartella (insieme di fogli sovrapposti) può essere: aperta salvata stampata (anche parzialmente) con i corrispondenti comandi del menù File Il nome del documento prodotto da Excel avrà l estensione xls

4 CONTENUTO DI UNA CELLA n Per inserire dati in una cella è necessario selezionarla con un click del mouse n Si possono inserire: testo numeri formule e funzioni Le celle hanno: n un contenuto: una stringa, un numero, una data, una formula; n un valore: una stringa, un numero, una data, un errore; n un apparenza: una stringa o un numero formattati.

5 Immissione dati: stringhe Le stringhe si inseriscono posizionandosi sulla cella col cursore, terminando la battitura con ENTER o con una freccia direzionale Apparenza della stringa nel foglio Immissione dati: numeri I dati numerici sono inseriti come le stringhe I dati numerici sono allineati sulla destra della cella che li contiene

6 Formattazione di stringhe Una volta posto il cursore sulla cella, si procede come in un word processor (Word) Cambia l apparenza del contenuto della cella... ma non cambia il contenuto Il bottone Bold è premuto, quindi è attivo il grassetto Stringhe lunghe Se le celle contengono un testo che è più lungo di quello che può essere visualizzato si può n allargare la colonna n spezzare il testo su più righe agendo sul menu formato

7 FORMATO DELLE CELLE n Allineamento: per specificare la posizione del dato nella cella n Carattere: per tipo, dimensioni del carattere inserito n Bordo: per scegliere i tipi di bordo per una cella n Motivo: per la scelta dei colori n Protezione: per una eventuale protezione dei dati inseriti nel foglio Commenti n Si possono inserire delle note di testo collegate alle celle selezionando la voce Nota (o Commento) dal menù Inserisci. Le note appaiono solo quando richiesto selezionando con il mouse il puntino rosso che appare dopo l inserimento della nota.

8 Formattazione di numeri (1) Occorre dapprima selezionare una o più celle: Area selezionata per la formattazione Formattazione di numeri (2) Quindi attivare il menù Format/Cells/Numbers/ Currency (in questo esempio) Opzione sull apparenza di una cifra, con le migliaia separate dal punto e preceduta dal simbolo delle lire In questo caso non si prevedono decimali: se vi fossero vi sarebbe arrotondamento, ma solo nell apparenza

9 Formattazione di numeri (3) ottenendo il risultato qui illustrato: Zona ancora selezionata dopo la formattazione; per eliminare la selezione si usa ESC L apparenza inganna! l apparenza di un numero senza decimali produce un arrotondamento nel valore visualizzato, ma non in quello utilizzato per il calcolo Usare con prudenza gli arrotondamenti! Arrotondamento per eccesso solo nell apparenza =C6+E6 =C8+E8 La somma riguarda i valori (non le apparenze)

10 Formati dei numeri Notazioni alternative n Valuta n Percentuale n Frazionaria n Scientifica n Altri dati numerici (specificabili in vari formati): Data Ora LE FORMULE n n n E possibile scrivere in una cella una formula che ne calcola il valore contenuto, ad esempio *20% Le formule vanno precedute dal simbolo = per distinguerle da una stringa = *20% In questo modo excel fa il lavoro di una calcolatrice

11 FORMULE CON RIFERIMENTI n E possibile inserire in una cella una formula che contiene riferimenti ad altre celle. n In questo modo, cambiando il valore contenuto nelle celle a cui si fa riferimento, viene ricalcolato automaticamente il valore della cella che contiene la formula Le formule Il valore da calcolare è espresso con riferimenti ad altre celle Il valore di questa cella è pari al prezzo maggiorato della percentuale IVA Nella cella appare il valore della formula, non la formula stessa

12 LE FUNZIONI e I RANGE n Excel mette a disposizione molte funzioni per facilitare la scrittura delle formule, ad esempio: matematiche statistiche n logiche alcune funzioni, come SUM, si applicano a serie di celle (range) n per indicare una serie di celle si indicano le coordinate degli estremi separate da : RANGE (BLOCCHI) n I blocchi rettangolari sono determinati dalle coordinate della cella più in alto a sinistra e della cella più in basso a destra n Si possono selezionare con il mouse uno o più blocchi come argomenti di una funzione

13 Le funzioni Inserimento di funzioni predefinite Il range da B6 a B10 La funzione SUM per la sommatoria SUM si può inserire premendo questo bottone Copia e spostamento n Per copiare/spostare celle si procede come in Word: si selezionano le celle e si utilizzano i comandi copy/cut/paste

14 Copiare spostare formule n Quando si copia con copy/ paste o si sposta (cut/paste) una cella che contiene riferimenti ad altre celle in un altra cella i riferimenti alle altre celle vengono modificati n La copia (spostamento) di una cella in un altra ha l effetto di traslare i riferimenti di un numero di righe/colonne pari alla differenza tra le coordinate dell origine e quelle della destinazione Copia e spostamento (1) La copia (spostamento) con copy/ paste (cut/paste) di una cella in un altra trasla i riferimenti di un numero di righe/colonne pari alla differenza tra le coordinate dell origine e quelle della destinazione =C6 =E4 Destinazione, Copy/paste da C9 a E7: +2 colonne, -2 righe

15 Spostare/copiare formule Spostando e copiando le formule i riferimenti alle celle vengono cambiati in modo correlativo Origine: =SUM(B6:B10) destinazione Copia e spostamento (3) Si può anche copiare una formula trascinandola in caselle successive Sorgente: B12 destinazione: C12:G12

16 Riferimenti assoluti n A volte è utile fare riferimento in modo assoluto ad una colonna ad una riga o ad una cella n Riferimento assoluto di colonna $B4 n Riferimento assoluto di riga B$4 n Riferimento assoluto di cella $B$4 USO di Riferimenti assoluti e relativi Per impedire la traslazione della coordinata riga o colonna in una formula da copiare o spostare la si fa precedere da un $ Rif. Assoluti di cella: =B9/$B$12 Rif. Assoluti di colonna ($B4) o di riga (C$1)

17 Per calcolare i valori corretti n I prezzi sono solo nella colonna B: riferimento assoluto alla colonna B, indicato con $B n ogni riga contiene un prezzo: riferimento relativo alla riga n i valori dell IVA sono solo nella riga 1: riferimento assoluto alla riga1, indicato con $1 n ogni colonna (alla riga 1) contiene un valore dell IVA: riferimento relativo alla colonna, n Formula corretta per calcolare i prezzi con IVA, dove i prezzi sono nella colonna B e i valori dell IVA nella riga1, ad esempio: $B2+$B2*C$1% I grafici Excel permette di costruire rappresentazioni grafiche dei dati contenuti nei fogli Series1 Series2 Tali rappresentazioni possono essere a barre, ad istogramma, a torta, ecc S1 Inoltre successive modifiche dei dati nei fogli comportano la rielaborazione automatica dei grafici che ne dipendono Series1 Series2

18 Serie e categorie Una serie di dati è un insieme di valori che si vuole visualizare nel grafico Una categoria di dati è un insieme di voci che definiscono l organizzazione dei dati di una serie. Esempio: Serie: tipo di spese (righe) Categorie: giorni (colonne) area delle serie e delle categorie Definizione grafico: tipo Attivando la creazione guidata (Chart Wizard) si procede alla definizione del grafico. Si sceglie il tipo, se a barre, istogramma, a torta ecc. Non tutti i grafici sono adatti per ogni forma di organizzazione dei dati, ad esempio: grafici a torta possono rappresentare solo una serie di dati

19 Definizione grafico: origine L origine è l area contenente le serie e le categorie. Si può scegliere se organnizzarli per righe o per colonne. Ad esempio: scegliendo le righe, ogni barra dello stesso colore rappresenta valori successivi della stessa riga (serie), mentre le categorie delle colonne sono riportate in ascissa. Definizione grafico: legende E quindi possibile associare un titolo al grafico e ai sui assi, modificarne la legenda, aggiungere la tabella con i dati

20 Definizione grafico: posizione Infine si sceglie se collocare il grafico in un foglio a parte o all interno del foglio di lavoro in cui sono i dati di origine.

21 Tabelle in Excel n Una tabella e un area del foglio che rappresenta un insieme di dati strutturati: ciascuna riga raggruppa le informazioni riguardanti un individuo o entita la struttura e data dalle etichette delle colonne Esempio di tabella Nome Eta' Provenienza Reddito lordo Reddito netto giovanna 32 bari giovanni 32 roma enrico 30 varese marco 27 napoli marina 27 palermo franco 25 milano marco 21 bari anna 19 roma

22 Ordinare/Nascondare dati n E possibile ordinare i dati della tabella: dal menu dati scegliere ordina: di specificare l attributo (colonna) rispetto a cui si vogliono ordinare i dati Si possono anche combinare attributi (fino a 3) per definire un ordinamento lessicografico n E possibile nascondare dati (righe o colonne) agendo su nascondi nel menu Formato, usare scopri per scoprire le righe/colonne nascoste FILTRI E possibile filtrare i valori da mostrare nella tabella: selezionare l area contenente la tabella impostare filtro automatico dal Menu Dati scegliere dal menu a tendina di una colonna un criterio di selezione Verranno mostrati solo quelle righe della tabella che soddisfano il criterio di selezione

23 Filtri: Esempio Nome Eta' Provenienza Reddito lordo Reddito netto giovanna 32 bari giovanni 32 roma enrico 30 varese marco 27 napoli marina 27 palermo franco 25 milano marco 21 bari anna 19 roma Posso selezionare solo i dati che riguardano gli abitanti di Bari: scelgo Bari nel menu associato a Provenienza Posso selezionare solo i dati relativi a persone con almeno 30 anni: - scelgo personalizza dal menu Eta e - imposto la condizione maggiore o uguale a30 La stampa La stampa di un foglio usualmente non comprende tutte le celle, ma solo una parte: occorre selezionare l area che interessa ed attivare File/Print_Area/ Set