Operazioni di base per l inserimento del testo

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1 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 1 di 13 Operazioni di base per l inserimento del testo Usando un elaboratore di testi è consigliabile seguire alcune regole di scrittura che permettono di sfruttarne al meglio le potenzialità: i segni di interpunzione vanno alla destra della parola che li precede e devono essere seguiti da uno spazio bianco (es.: Ciao, ciao); gli apostrofi vanno messi fra le parole a cui si riferiscono senza spazi bianchi in mezzo (es.: L'anno scorso) a meno che non si tratti di elisioni (es: un po ); fra le parole va messo un solo spazio bianco: la corretta giustificazione è compito dell'elaboratore di testi; il programma va a capo automaticamente in base ai parametri stabiliti per l'allineamento e il fine linea: quindi non è consigliabile premere Invio per passare alla linea successiva. Per passare alla pagina successiva quando quella corrente non è ancora terminata, è consigliabile usare il salto pagina piuttosto che una sequenza di paragrafi vuoti: in questo caso, infatti, se il testo viene modificato e si allunga o si accorcia, la formattazione potrebbe non essere corretta. Per inserire un salto pagina si deve operare sul menù Inserisci => Interruzione => Di pagina => OK, il testo successivo, a partire dal punto in cui è posizionato il cursore, sarà automaticamente scritto all inizio della pagina successiva. Inserimento di simboli È possibile inserire nel testo alcuni caratteri e/o simboli non presenti in tastiera, come lettere comunemente usate in alcune lingue straniere ma non presenti sulla tastiera italiana o americana (ad es. ä, ç,!!#"$!&%(' )+*,-.0/ $9:<;=>9+:@?AB :@?AC9D 9E$?!FGB&7(G3H6I6 J KLMK NOQPSR!TU ì via. Per l inserimento di un simbolo nel documento: Posizionare il cursore nel punto del documento in cui si desidera inserire il simbolo Richiamare la voce di menù Inserisci => Simbolo Selezionare il simbolo che si desidera inserire nel documento Clic sul pulsante Inserisci

2 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 2 di 13 Selezione del testo In Word, come in tutte le applicazioni Windows, per lavorare sui dati occorre selezionarli. Selezionare i dati significa prepararli per essere manipolati, cioè spostati, formattati, cancellati ecc. Nel caso di un elaboratore di testi i dati sono caratteri, parole, paragrafi o l' intero documento. È possibile selezionare un elemento di testo usando il mouse. In questo caso si deve: 1) posizionarsi con il cursore accanto al testo da selezionare; 2) tenere premuto il tasto sinistro del mouse fino a che non è stata "catturata" tutta la parte di documento che interessa. A questo punto si vedrà il testo scritto in bianco su sfondo nero. Gli stessi effetti possono anche essere ottenuti con la tastiera, tenendo premuto il tasto SHIFT ( ) e spostandosi fino al punto che interessa, usando i tasti per il movimento del cursore. Se si vuole deselezionare una parte di documento selezionata è sufficiente fare click in un' altra parte qualsiasi del documento visualizzato. Per selezionare una parola si può fare 2 click su di essa. Per selezionare uno o più paragrafi si può fare click all' inizio della prima riga e enere t premuto il pulsante sinistro del mouse fino al punto finale. Per selezionare tutto un documento il metodo più rapido è usare menù Modifica => Seleziona tutto, oppure con la combinazione dei tasti CTRL + CANC + (Tn 5). Copiare, spostare, cancellare Per copiare, spostare o cancellare una porzione di testo si deve prima di tutto selezionarlo.

3 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 3 di 13 Per spostare una parte di testo selezionata, si hanno a disposizione diversi strumenti: il mouse, con cui trascinare la selezione nel punto in cui si desidera inserirla; le voci Taglia e Incolla del menu Modifica; i pulsanti Taglia e Incolla sulla barra degli strumenti; i tasti Ctrl+X (taglia) e Ctrl+V (incolla); il menu in rapido che si ottiene facendo click sul pulsante destro del mouse. Per copiare un parte di testo selezionata, si hanno a disposizione diversi strumenti: il mouse, con cui trascinare la selezione nel punto in cui si desidera inserirla tenendo premuto contemporaneamente il tasto Ctrl; le voci Copia e Incolla del menu Modifica; i pulsanti Taglia e Incolla sulla barra degli strumenti; i tasti Ctrl+C (copia) e Ctrl+V (incolla); il menu in rapido che si ottiene facendo click sul pulsante destro del mouse. Per cancellare il testo selezionato si può usare il tasto Canc oppure scegliere il comando Taglia. Con i comandi Copia e Taglia il testo selezionato viene caricato nella memoria centrale (RAM), in un' area provvisoria detta Appunti. Con Copia il testo rimane anche nella posizione originaria, mentre con Taglia viene cancellato. Le operazioni di taglia, copia, incolla possono essere eseguite anche tra documenti diversi di Word o anche tra applicazioni diverse (es. Blocco Note, Excel, Power Point, Access ecc.). Inserimento di immagini e clipart I documenti possono essere corredati da immagini. Queste sono di vario tipo: immagini bitmap, immagini vettoriali, immagini tipo Windows Metafile, JPEG, GIF, TIF ecc. Un tipo di immagine utilizzata molto di frequente sono le clipart (una piccola raccolta è già contenuta nel cd-rom di Office), immagini di ogni tipo pronte all uso che possono essere inserite nella pagina, posizionate e ridimensionate a piacere. Vediamo un esempio di inserimento di una immagine clipart nel documento (lo stesso procedimento vale anche per gli altri tipi di immagine): Posizionare il cursore nel punto del documento in cui si desidera inserire l immagine (approssimativamente, in quanto sicuramente dovrà essere risistemata manualmente). Richiamare la voce dal menù Inserisci => Immagine => Clipart.

4 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 4 di 13 Se nel lettore cd-rom non è inserito il cd di Office contenente una ampia raccolta di immagini, verrà ricordata all utente la possibilità di farlo. Facendo clic su OK, si proseguirà visualizzando la piccola raccolta di immagini comunque a disposizione Selezionare l imma gine che si desidera inserire nel documento Clic sul pulsante Inserisci. A questo punto l immagine clipart comparirà nel documento e molto probabilmente avrà bisogno di essere sistemata (dimensione, posizione, modalità di disposizione del testo intorno ad essa). Dimensionare e posizionare l immagine di clipart Per dimensionare, posizionare un immagine di clipart, e predisporre la modalità di disposizione del testo intorno ad essa, si può procedere nel seguente modo: Fare clic sull immagine per visua lizzare le maniglie di ridimensionamento Trascinare le maniglie di ridimensionamento per ingrandire o ridurre le dimensioni dell immagine. Scritte WordArt All interno di un documento si possono inserire titoli e scritte dall aspetto molto particolare (ad esempio con il testo colorato, inclinato o dal profilo ondulato). Procedere nel seguente modo: Posizionarsi nel punto del documento in cui si intende inserire la scritta in formato WordArt Selezionare la voce di menù Inserisci => Immagine => WordArt Scegliere uno stile e fare clic su OK

5 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 5 di 13 Nella scheda Modifica testo WordArt digitare il testo, eventualmente modificarne le caratteristiche (carattere, dimensione, ecc.) e fare clic su OK Se necessario posizionare con maggiore precisione il testo nel documento facendo clic su di esso e trascinandolo Se necessario ridimensionarlo per mezzo delle maniglie di ridimensionamento. Quando il testo in formato WordArt è selezionato compare sullo schermo la barra degli strumenti WordArt. Questa consente di modificarne le caratteristiche.

6 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 6 di 13 REVISIONE DEL TESTO Copia da file (menù finestra) Il menù finestra ci fornisce la lista dei documenti attivi (aperti); Word infatti è un programma che usando le "finestre" ci dà la possibilità di lavorare su più documenti contemporaneamente. È possibile passare da un file ad un altro semplicemente cliccando sul nome del file desiderato. Il file in linea sarà pronto per tutte le modifiche che vorremo apportare al testo. Esempio, se si vuole copiare una parte di documento contenuto nel file, in un altro o altri documenti, dopo aver aperto i file sui quali si intende apportare modifiche, si deve procedere nel seguente modo: Selezionare attraverso il menù finestra il file dal quale si desidera copiare una parte di documento Selezionare e copiare la parte di documento (testi, grafici, ecc.) Passare al documento in cui si vuole copiare la parte, selezionando il nome del file sempre attraverso il menù finestra Posizionarsi con il cursore nel punto in cui si desidera copiare e incollare la parte di documento precedentemente copiato. Gli elenchi puntati e numerati Solitamente gli elenchi presentano, all' inizio di ogni voce, un particolare segno grafico che la evidenzia; può trattarsi di un trattino, di un pallino, di un numero progressivo, di una lettera progressiva o di qualsiasi altra cosa. Microsoft Word 2000 è in grado di velocizzare la creazione di elenchi puntati o numerati, lasciando all utente il compito di scrivere il testo di ogni voce e provvedendo a create il cosiddetto cappello del paragrafo (cioè il segno grafico distintivo di ogni voce o il numero progressivo) e definendo l' opportuno rientro sinistro. Anche in questo caso la formattazione dell' elenco può avvenire a elenco già terminato o durante la digitazione. In questo caso è sufficiente scrivere la prima voce facendola iniziare con un numero e un punto o con un asterisco per creare automaticamente le altre voci dell' elenco. La conversione in elenco può essere impartita all' occorrenza mediante i pulsanti posti sulla barra degli strumenti Formattazione.

7 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 7 di 13 Occorre selezionare tutti i paragrafi che devono far parte dell' elenco e fare poi clic sul pulsante Elenco numerato o sul pulsante Elenco puntato. Se vi sono livelli diversi all' interno dell' elenco, è possibile differenziarli selezionando quelli da modificare e usando poi i pulsanti Aumenta rientro e Riduci rientro. La creazione automatica di elenchi puntati o numerati (effettuata a partire da un elenco senza cappelli) sfrutta una serie di impostazioni predefinite, ma chi vuole creare elenchi puntati o numerati personalizzati può farlo scegliendo con cura tutti i parametri. Per far questo occorre dapprima selezionare i paragrafi che devono far parte dell' elenco numera to o puntato, quindi seguire la procedura descritta di seguito. 1. Fare clic sul menu Formato e scegliete il comando Elenchi puntati e numerati. 2. Viene visualizzata la finestra Elenchi puntati e numerati: passare a una delle tre schede che la compongono, secondo il tipo di elenco che si vuole realizzare. 3. Scegliere il tipo di elenco desiderato, facendo clic sulla casella con l' anteprima corrispondente. 4. Se si sceglie un elenco numerato, la numerazione di solito riparte da 1; se tuttavia nel documento esiste un elenco numerato precedente a quello che si sta creando, la casella Continua elenco precedente è disponibile e può quindi essere selezionata per continuare la numerazione interrotta. Se si sceglie un elenco puntato, si può usare come cappello un' immagine, che è possibile scegliere dalla finestra che viene richiamata facendo clic sul pulsante Immagine (si trova solo sulla scheda Punti elenco). 5. E possibile poi personalizzare ulteriormente l' aspetto dell' elenco, facendo clic sul pulsante Personalizza. La finestra che viene richiamata è diversa per ogni tipo di elenco e permette di precisare tutti i parametri dell' elenco stesso (lo stile, l' allineamento, il rientro eccetera).

8 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 8 di 13 Casella di testo Lo strumento Casella di testo, presente nella barra degli strumenti Disegno, consente di aggiungere testo in qualsiasi punto della pagina (funziona come una etichetta adesiva, che si può "attaccare" e "staccare"). Le caselle di testo non vengono ridimensionate automaticamente quando viene inserito più testo di quanto la casella di testo ne possa contenere: per poter visualizzare tutto il testo è necessario ridimensionare la casella. Se in una casella di testo si inserisce un elemento grafico, la casella viene automaticamente ridimensionata in base alle dimensioni dell elemento grafico (da Word 97 in poi). Per inserire la casella di testo procedere nel seguente modo: Attivare la barra degli Strumenti Disegno e fare clic sul pulsante Casella di testo (oppure scegliere il comando Inserisci => Casella di testo) Trascinare il puntatore del mouse per specificare le dimensioni della Casella di testo (le dimensioni possono essere modificate agendo come al solito sulle maniglie) Digitare il testo (o inserire l elemento grafico) nella casella di testo. La casella di testo è inoltre anche indicata per posizionare un elemento testuale o grafico davanti o dietro il testo principale. Per posizionare la casella contenente l eleme nto testuale o grafico davanti o dietro il testo principale (Disegno => Ordine): Selezionare la casella e fare clic su Porta davanti al testo o Porta dietro al testo: Inoltre è possibile, sempre attraverso la barra degli strumenti Disegno, creare cornici alla casella di testo, spessori, dimensione, si può rendere l immagine tridimensionale, inserire forme, frecce, ruotare oggetti, colorare la casella e/o il testo selezionato, ecc.

9 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 9 di 13 Intestazione e piè di pagina L intestazione e il piè di pagina sono quegli elementi del documento posti rispettivamente nella parte alta e nella parte bassa della pagina e che si ripetono su tutte le pagine (o su più pagine). In un piè di pagina si può ad esempio inserire il titolo del documento e farlo comparire automaticamente su tutte le pagine del documento stesso; nell intestazione spesso si pone il numero di pagina o altre informazioni. Un esempio di piè di pagina è visibile nella parte bassa delle pagine di questa dispensa: esso è costituito da una riga al di sotto della quale sono visualizzate alcune informazioni sul documento. Per inserire o modificare intestazioni e piè di pagina già esistenti: Selezionare la voce di menù Visualizza => Intestazione e piè di pagina. Comparirà sullo schermo la barra degli strumenti Fare clic sul pulsante Alterna intestazione/piè di pagina per scegliere se si vuole modificare l intestazione o il piè di pagina Se il documento è costituito da più sezioni portarsi nella sezione desiderata con i pulsanti Mostra precedente e Mostra successivo, poi: Fare clic sui relativi pulsanti per inserire data, ora, numero di pagina, numero totale di pagine, modificare il formato del numero di pagina; Fare clic sul pulsante Chiudi per uscire dall intestazione e/o dal piè pagina e tornare al testo del documento. Numerazione delle pagine Per numerare le pagine di un documento: Selezionare il menù Inserisci => Numeri di pagina Specificare l aspetto del numero di pagina nelle sezioni Posizione e Allineamento Specificare se si desidera che il numero compaia anche sulla prima pagina (non sempre è necessario) Eventualmente accedere alla sezione Formato (facendo clic sul relativo pulsante) per specificare ulteriori caratteristiche della numerazione delle pagine (se ad esempio si desidera numerare le pagine partendo da un numero diverso da quello proposto). Se si intende modificare le caratteristiche della numerazione delle pagine, ciò può essere fatto accedendo al menù Visualizza => Intestazione e piè di pagina.

10 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 10 di 13 Le note a piè di pagina e le note di chiusura Le note a piè di pagina e le note in alcuni tipi di pubblicazioni sono necessarie. Per inserire una nota aprire il menu Inserisci e fare clic sul comando Nota a piè di pagina, in modo da richiamare la finestra Note a piè di pagina e di chiusura. In questa finestra si può scegliere sia se inserire una nota a piè di pagina o una nota di chiusura sia il tipo di numerazione da assegnare alle note. Vi sono alcune impostazioni aggiuntive (nella finestra vengono riportate le ultime che sono state utilizzate), che possono essere modificate facendo clic sul pulsante Opzioni e richiamando così la finestra Opzioni note. Questa è composta dalle schede Note a piè di pagina e Note di chiusura, riportate nelle figure sottostanti. Grazie alle opzioni presenti in queste due schede è possibile impostare le note a piè di pagina e le note di chiusura in modo che abbiano l aspetto desiderato.

11 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 11 di 13 Controllo ortografico Con Word è possibile eseguire una revisione ortografica del testo e ricercare sinonimi attraverso i comandi del menù Strumenti: Il controllore ortografico del programma, attivato con il pulsante apposito sulla barra degli strumenti standard, individua le parole scorrette (o almeno a lui sconosciute) confrontandole con un dizionario; inoltre fornisce suggerimenti sui possibili sostituti della parola errata o sconosciuta.

12 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 12 di 13 TABELLE E COLONNE Tabella Se all interno di un documento si devono organizzare informazioni disposte in modo piuttosto articolato può essere utile ricorrere alle tabelle. Con queste si possono disporre nella pagina vari tipi di elementi (parole, numeri, ma anche immagini), in modo semplice, rapido e difficilmente ottenibile in altri modi. È preferibile inserire la tabella fra due a capo in modo da avere a disposizione dello spazio prima e dopo di essa in quanto può risultare difficoltoso ottenerlo dopo che la tabella è stata creata. Si può inserire una tabella in diversi modi: Per mezzo della voce di menù Tabella => Inserisci tabella (in questo modo si accede ad una scheda all interno della quale va specificato il numero di colonne e di righe). Per mezzo della voce di menù Tabella => Disegna (in questo modo la tabella viene disegnata in modo semplice e intuitivo utilizzando una matita e una gomma, la prima per disegnare bordi e celle della tabella e la seconda per cancellare elementi da eliminare). Una volta inserita una tabella in un documento si può presentare la necessità di modificare qualche sua caratteristica (aggiungere righe o colonne, modificare le proprietà di righe o colonne ecc.). Molte delle operazioni sulle celle, sulle righe o sulle colonne si possono effettuare solo dopo che si è effettuata una selezione. Ad esempio non si può inserire una colonna se prima non si è selezionata una colonna prima della quale inserire la nuova colonna. Per selezionare una riga ci si può posizionare al suo interno e richiamare il menù Tabella => Seleziona riga; lo stesso discorso vale anche per le colonne, le celle o per l intera tabella. Alcuni risultati si possono ottenere in diversi modi, sia mediante i menù che per mezzo della barra degli strumenti.

13 Office automation dispensa n.2 su Word Pagina 13 di 13 Colonne Un testo può essere impaginato su due o più colonne. Ciò può essere fatto: Specificando il numero di colonne per mezzo dell icona Colonne della barra degli strumenti Standard Oppure selezionando la voce di menù Formato => Colonne e specificando il numero di colonne desiderato, se devono essere separate da una linea separatrice verticale e se il formato a colonne deve essere applicato alla sezione del documento in cui ci si trova o dal punto di inserimento in poi. Va notato che se si specifica genericamente di impaginare il documento in colonne per mezzo dell icona Colonne della barra degli strumenti Standard, l operazione avrà effetto sull intero documento. Se si desidera invece disporre su due colonne solo una sezione del documento questa deve essere selezionata prima di eseguire il comando. Se da un testo disposto su due colonne si vuole tornare ad una colonna, selezionare di nuovo l icona Colonne e impostare il testo su una colonna.