Risorse Umane e Gestione dei Volontari Livello base Modulo 1: Introduzione al volontariato Unità 1.1 Ruolo del volontariato: La base per una società più coesa Cos è il volontariato concetti di base e miti Il volontariato come valore personale, organizzativo e sociale Unità 1.2 Volontariato: un esperienza ricca di significato Come scegliere un'attività di volontariato idonea I diritti e i doveri del volontario Modulo 2: Un modello diverso di Risorse Umane Unita 2.1 Le Risorse Umane applicate alla gestione dei volontari: la figura del coordinatore dei volontari Definizione delle caratteristiche delle Risorse Umane nella gestione dei volontari Abilità, attitudini e compiti nella gestione dei volontari Unità 2.2 La creazione di un ambiente a misura di volontario
Risorse Umane e Gestione dei Volontari Livello Base Obiettivo generale: Questo corso permette a tutti gli attori del mondo del volontariato di stabilire l impostazione corretta per intraprendere le attività di volontariato e creare un ambiente di lavoro sano. Modulo 1: Introduzione del volontariato Unità 1.1 Ruolo del volontariato: la base per una società più coesa Cos è il volontariato? Concetti base e miti Ripensa al momento in cui hai deciso di diventare un volontario. Cosa ti ha spinto e quali passi hai fatto per diventare un volontario? Hai cercato delle attività di volontariato o ti sei imbattuto per caso? Definizione: Le definizioni di volontariato sono numerose, ma in generale il volontariato è considerato un'attività svolta per libera scelta, in cui le persone offrono il loro tempo, talento e competenze per il bene della comunità, senza uno scopo economico. Le principali caratteristiche che distinguono il volontariato da altre forme di partecipazione sono tre o quattro: Il volontariato è basato sulla libera scelta di ogni individuo. Le persone devono avere la possibilità di scegliere se partecipare, ed ogni forma di costrizione è incompatibile con lo spirito del volontariato. È un'attività svolta per il bene della comunità, per il bene comune o per l'ambiente, in contrasto con il beneficio per un singolo individuo. Non è prevista né attesa nessuna remunerazione (eccetto il rimborso di spese dirette generate dallo svolgimento dell'attività, come trasporto e materiali). È un'attività organizzata sotto l'egida di un'organizzazione o di un altro gruppo formale o informale (opzionale) Ogni individuo può essere utile alla società attraverso i propri interessi, le capacità personali o la cultura, e ne ricava in cambio stima e rispetto invece del denaro. Il volontariato è apprezzato anche
per i benefici diretti o indiretti come lo sviluppo delle capacità, i benefici sociali, l aumento dell'occupabilità e altri motivi che potrebbero essere di interesse per le persone che partecipano a progetti di volontariato. Altri principi fondamentali nel volontariato, da includere nei programmi di volontariato e comunicare al proprio staff ed ai futuri volontari (Fonte: The Dacorum Compact Volunteering Code of Good Practice [ottobre 2003] www.dacorum.gov.uk) sono: Diversità: Il volontariato dovrebbe essere aperto a tutti, non importa quale sia il background, l'età, la razza, l'orientamento sessuale, la fede, ecc. L'integrazione può costruire ponti, aiutando molte persone a sentirsi utili. Le barriere dell'emarginazione sociale possono essere superate con le competenze, le esperienze, la fiducia e i contatti acquisiti aiutando altri. I decisori politici e i professionisti di tutti i settori possono imparare molto lavorando con volontari di diverse etnie, gruppi di età e di altri settori demografici, e che possono portare un'importante esperienza dai loro contesti culturali e di altro tipo. I principi delle pari opportunità sono la base per sostenere la diversità. Reciprocità: I volontari offrono gratuitamente il loro contributo, e dovrebbero ottenere in cambio altri benefici. Offrire tempo e competenze volontariamente deve essere riconosciuto come un modo per stabilire un rapporto reciproco in cui anche il volontario riceve dei benefici. I vantaggi che i volontari si aspettano di ottenere sono un senso di realizzazione, competenze utili, esperienze e contatti, socializzazione e divertimento, e l'inclusione nella vita dell'organizzazione. Riconoscimento: Il riconoscimento esplicito del valore di ciò che i volontari danno all'organizzazione, alla comunità, all'economia sociale ed ai più ampi obiettivi sociali, è fondamentale affinché ci sia un equo rapporto tra i volontari, le organizzazioni e la politica e le pratiche di governo. Le persone che hanno il compito di coinvolgere gruppi di volontari nelle attività dell'organizzazione devono sapere, inoltre, che: Il volontariato è un'attività non retribuita, ma può coinvolgere persone di diverse estrazioni e diversi livelli professionali. Non importa se un volontario ha il compito di attaccare manifesti o di raccogliere fondi; in entrambi i casi, i volontari sono preziosi e fanno parte del processo di miglioramento nella comunità.
Il volontariato può coinvolgere persone con differenti disponibilità di tempo: alcune persone possono svolgere attività di volontariato ogni giorno, altri invece solo una volta l'anno o forse solo una volta nella vita. Tuttavia, è considerato ancora un volontario. Chiunque può essere un volontario, non importa a quale categoria di persone appartiene; non importa se hanno dei problemi, se sono anziani o provengono da una zona povera o di campagna, se sono bambini o appartengono ad altre categorie con meno opportunità, tutti possono essere coinvolti come volontari a seconda del profilo organizzativo. Le attività di volontariato sono di vario tipo e ognuno può svolgerle grazie alle proprie capacità. Tuttavia, molti volontari ricevono una formazione specifica nei settori in cui operano (se ci sono competenze specifiche richieste), come ad esempio la formazione o il soccorso. Un aspetto molto importante è che il lavoro dei volontari non deve essere usato come un sostituto per il lavoro dei dipendenti; un volontario dovrebbe portare valore aggiunto, e non prendere il posto di un dipendente solo perché l'organizzazione ha una cattiva gestione finanziaria o per una cattiva distribuzione dei compiti. Non è etico chiedere ai volontari di svolgere un lavoro simile ad un altro lavoro retribuito al posto di qualcuno dello staff addetto a quel compito. Anche nelle organizzazioni in cui tutto il personale lavora su base volontaria, devono essere fatte differenze di responsabilità tra il lavoro svolto dallo staff e quello dei volontari, perché non tutti i volontari hanno la stessa disponibilità o desiderio di partecipare. Il volontariato come valore personale, organizzativo e sociale Il volontariato ha un grande valore per tutti gli attori coinvolti: per i volontari coloro che imparano, condividono, mettono in comunicazione o sono parte attiva; per le organizzazioni, che attirano molte risorse umane e rafforzano la propria immagine; per i beneficiari, cioè i destinatari delle attività e che socializzano con i volontari; per le comunità locali, che vengono arricchite da queste attività; e per la società complessivamente. Dal punto di vista dei volontari, il volontariato può avere molti vantaggi: Fare un'esperienza lavorativa e imparare a gestire le responsabilità Apprendere nuove informazioni, abilità e competenze
Fare qualcosa di buono per la comunità Condividere le proprie esperienze e sentirsi utili Mantenere in uso le proprie capacità Fare amicizia, creare una rete di contatti e conoscere personalità pubbliche Interagire con altri gruppi di persone e di beneficiari, avere nuovi punti di vista Iniziare una carriera o provare una nuova professione Far parte di un gruppo dinamico e/o di un organizzazione rispettata Fare parte di un movimento, di un cambiamento Divertirsi Il volontariato ha un importante valore educativo: imparare facendo! Imparare partecipando ad attività di volontariato è di grande importanza: per giovani con poche o nessuna esperienza lavorativa, per la loro carriera; per gli adulti, che possono usare le loro capacità in contesti diversi; per gli anziani, che possono mantenere attive le loro capacità; e per le persone svantaggiate, che possono così acquisire le competenze di base e un senso di appartenenza, ecc. A differenza dell apprendimento formale, il volontariato ha il vantaggio di essere un attività flessibile: il volontario può scegliere in quali attività partecipare, quanto essere coinvolto e cosa imparare da ognuna. Comunque, a differenza di altre forme di apprendimento, l'obiettivo principale del volontariato deve rimanere il bene pubblico, non il bene personale. Oltre ad acquisire nuove competenze, il volontario guadagna anche importanti competenze sociali; diventa più tollerante, fiducioso, attivo (come cittadino), socialmente responsabile. Il volontariato rende le persone più consapevoli dei problemi sociali e delle loro soluzioni, e di altri gruppi sociali. Da un punto di vista organizzativo, i volontari possono essere una risorsa importante. I volontari portano sempre un valore aggiunto ad un programma o ad una organizzazione, dando un nuovo sostegno, abilità e attitudini, e possono essere uno dei modi più importanti con cui l'organizzazione può comunicare la propria immagine alla comunità. I vantaggi nel coinvolgere i volontari possono essere molteplici: Il numero di beneficiari serviti dall'organizzazione è cresciuto Il numero, la qualità e la portata dei servizi offerti è aumentato
L'efficienza del lavoro è aumentata, e il raggiungimento degli obiettivi dei programmi in corso diventa più facile I volontari possono diventare ambasciatori dell'organizzazione nella comunità I volontari possono attrarre nuovi membri, altri volontari o anche sponsor I volontari possono portare diverse competenze necessarie all'organizzazione I volontari possono diventare futuri collaboratori Le organizzazioni possono esprimere il valore che danno al volontariato, includendolo nelle loro politiche interne, nella loro relazione annuale e nelle loro direttive sul lavoro. Anche questo è un passo importante per i preparativi che un'organizzazione deve fare prima di coinvolgere i volontari. Dal punto di vista della comunità, il volontariato, avendo dei benefici visibili per i beneficiari e per i volontari, migliora il dialogo sociale, la coesione e la fiducia delle persone che a loro volta possono diventare una spinta al cambiamento. Il volontariato è diventato un aspetto importante per le politiche a tutti i livelli locale, nazionale, Europeo ed internazionale e numerosi documenti pubblici sottolineano il valore del volontariato come generatore di capitale sociale. Inoltre, non possiamo trascurare il valore economico del volontariato. In alcuni paesi europei, il contributo economico del volontariato corrisponde al 5% del prodotto interno lordo. Con tutti i suoi aspetti materiali e immateriali, il volontariato può essere visto come un importante spinta per lo sviluppo delle società. UNITÀ 1.2 Il volontariato: un esperienza ricca di significato per tutti Come scegliere un attività di volontariato idonea Come volontario o come persona che ha delle responsabilità nel coordinamento dei volontari, incontrerai sicuramente delle persone che vogliono fare volontariato, ma non sanno che tipo di attività sarebbe adatta a loro. È necessario tenere a mente che le persone che vogliono essere dei volontari potrebbe aver bisogno di una guida fin dall'inizio. Ecco alcuni suggerimenti: Aiuta il tuo volontario a conoscere meglio se stesso. Quali sono i suoi interessi e le sue passioni? Quali sono i valori in cui crede? Quali sono alcune delle loro attività preferite o il loro più grande successo fino ad ora?
Quali competenze, attitudini, conoscenze e tempo possono offrire? Questo è sempre un buon punto di partenza nel vostro rapporto. Ognuno ha qualcosa che sa fare bene o qualcosa che può offrire, hanno solo bisogno di aiuto per individuare quel qualcosa. Una persona può essere bravo a parlare in pubblico, mentre un altra può essere bravo nel giardinaggio. Una persona può essere molto formale, mentre l'altra può essere molto creativa. Una persona può essere un leader, mentre l'altro può lavorare bene in squadra. Cosa vuole ottenere partecipando ad attività di volontariato? Questa persona vuole imparare o condividere cose? O forse vuole sono tenersi attivo? Vuole entrare a far parte di un gruppo o forse ha altri motivi? Con che tipo di persone vorrebbe lavorare? Ad alcune persone piace lavorare con i bambini, con persone anziane o disabili, mentre altri preferiscono lavori tecnologici o un lavoro fisico. Che cosa si aspetta dall'organizzazione o dal programma di volontariato? Queste aspettative possono essere soddisfatte o, forse, c è un altra organizzazione più adatta? Aiuta il tuo volontario a conoscere meglio la tua organizzazione e le opportunità che offre, a seconda delle sue esigenze. I diritti e i doveri di un volontario È importante che un coordinatore dei volontari, i colleghi e, ovviamente, i volontari conoscano i diritti ed i doveri dei volontari. Questo consente di chiarire i ruoli, i livelli di aspettative e di creare una base per una migliore comprensione del concetto di volontariato nonché del valore attribuito ad esso dalle organizzazioni. Sia i volontari che le organizzazioni lavorano avendo diritti e doveri. I volontari sono impegnati nello svolgimento di compiti specifici in un determinato modo, mentre l'organizzazione si impegna a fornire ai volontari un esperienza valida e gratificante. I volontari hanno diritto a: Un luogo di lavoro e strumenti adatti per il lavoro Conoscere lo scopo e le "regole del gioco" dell'organizzazione Un orientamento e ad una formazione adeguata per il lavoro sul campo e di beneficiare di informazioni aggiornate durante lo svolgimento dell'attività Un rimborso delle spese concordate
Essere trattati come collaboratori. Questo include le descrizioni delle mansioni, la supervisione, pari opportunità di impiego, salute e sicurezza sul lavoro, regolamento contro la discriminazione e le procedure dell organizzazione riguardo la gestione delle lamentele del personale. Dare il loro permesso prima che sia data qualunque indicazione, linea di condotta o siano condotte altre verifiche in relazione al lavoro Essere informati sui cambiamenti organizzativi e le ragioni di queste modifiche Essere ascoltati e dare suggerimenti, esprimersi liberamente e ad essere rispettati per le proprie opinioni Essere riconosciuti per il loro contributo come volontari Un assicurazione personale contro gli infortuni (al posto del risarcimento assicurativo per i lavoratori). I volontari hanno le seguenti responsabilità: (estratto da "Carta dei diritti e dei doveri dei volontari", realizzata dal Centro Nazionale dei Volontari, Parigi, Francia tradotto e adattato dai volontari di Pro Vobis) Siate sicuri Valutate le vostre sensazioni e siate sicuri di voler aiutare gli altri. Non proponetevi fino a quando non siete convinti del valore delle attività in cui sarete impegnati. Accettate una guida Sarete più produttivi e le attività saranno svolte in modo più efficiente se si parla con qualcuno della propria attività e se si accetta, anche, una guida. Siate affidabile Fate quello che avete promesso di fare; non promettete di svolgere un compito se non siete sicuri di portarlo a termine. Siate leali Date dei suggerimenti, ma accettate anche le regole; non criticate quello che non capite (ci può essere una buona ragione per cui le cose sono in quel modo). Dite quello che pensate Chiedete informazioni su ciò che non capite; non tenete domande o insoddisfazioni per voi queste potranno essere chiarite solo dall'organizzazione o creeranno problemi nell'organizzazione.
Siate disposti a imparare qualcosa di nuovo La formazione è fondamentale perché vi permetterà di fare il vostro lavoro nel miglior modo possibile. Scoprite tutto quello che potete cercate di conoscere tutto quello che potete sull organizzazione e sul vostro lavoro. Fate un buon lavoro di squadra Trovate il vostro posto nella squadra; il lavoro è molto più piacevole e pieno di soddisfazioni quando non siete soli. Alcuni diritti e le responsabilità dell'organizzazione: Seguire le norme giuridiche sul volontariato in vigore nel proprio paese. Selezionare il miglior volontario per un lavoro, intervistando e selezionando tutti i candidati. Questo potrebbe prevedere una verifica delle referenze e controlli della polizia e, nel caso, una dichiarazione in cui è vietato l impiego in ruoli a diretto contatto con i bambini. Pretendere che i volontari rispettino le descrizioni del loro lavoro/i profili e il codice di condotta dell'organizzazione. Fare formazione, se necessario. Osservare le norme di sicurezza. Mandare via i volontari in determinate circostanze. Modulo 2: Un modello diverso di Risorse Umane Unità 2.1: Le Risorse Umane applicate alla gestione dei volontari: Il coordinatore dei volontari Definizione delle caratteristiche di Risorse Umane nella gestione dei volontari La gestione delle risorse umane si riferisce alla gestione del personale di un'organizzazione, ed ha il compito di allineare il personale con la missione, di gestire i processi in cui sono coinvolti, rispondere alle esigenze del personale e gestire i cambiamenti nel gruppo di lavoro.
Il reclutamento ed il coinvolgimento dei volontari per l'organizzazione è un passo che deve essere pianificato con cura, proprio come qualsiasi altra attività di Risorse Umane. Poiché i volontari sono una categoria particolare all'interno dell'organizzazione con un coinvolgimento, una motivazione ed esigenze diverse dal personale la loro gestione ha bisogno di un attenzione particolare e di solito sono gestiti da una persona in particolare, il coordinatore dei volontari o il responsabile dei volontari. Il ruolo del coordinatore dei volontari è quello di assegnare ogni volontario al ruolo più appropriato, in base alle esigenze dell'organizzazione, ma anche tenendo conto dei bisogni e delle capacità dei volontari. Di conseguenza, il suo ruolo è duplice: deve fare in modo che le esigenze e le motivazioni del volontario che ha scelto di impegnarsi in una particolare organizzazione siano soddisfatte, ma deve assicurarsi che anche le esigenze dell'organizzazione (e anche dei dipendenti che lavorano direttamente con i volontari) siano soddisfatte dai volontari coinvolti. Quando nessuno è assegnato specificatamente al coordinamento dei volontari, inevitabilmente finiscono per essere dimenticati o ignorati dai dipendenti già troppo impegnati. I volontari hanno bisogno di un costante stimolo delle motivazioni che li hanno spinti a partecipare come volontari. Per questo motivo, in un ambiente ostile e in assenza di una guida, i volontari alla fine si annoiano e non trovano il proprio posto all'interno dell'organizzazione o si sentono trascurati e non apprezzati, e lasciano l'organizzazione. Mettendo a confronto i volontari e i dipendenti di una stessa organizzazione, spesso notiamo che ci i requisiti sono più o meno simili: avere le giuste competenze, assumersi le responsabilità e i compiti, lavorare in squadra, rispettare gli orari e le scadenze, rispettare le regole, e così via. Tuttavia, lavorare con i volontari è diverso dal coordinare i dipendenti, perché abbiamo a che fare con persone che, a differenza dei dipendenti di una organizzazione: non sono pagate per il lavoro che svolgono e, quindi, la loro principale motivazione nel partecipare ad attività è diversa da quella economica; hanno altre occupazioni, anche un lavoro, questo significa che possono dedicare meno tempo ad un attività; svolgono alcune attività per pura passione, ed è per questo hanno bisogno che ci sia un alto livello di interesse e di impegno da parte della persona che li coordina.
Perciò, il coordinamento dei volontari è speciale sotto molti punti di vista ed è per questo c è la necessità di avere una persona dedicata, assegnata appositamente a questo ruolo (o almeno la maggior parte del tempo). Abilità, attitudini e compiti nella gestione dei volontari I volontari entrano a far parte di organizzazioni di volontariato perché credono nel cambiamento che le organizzazioni vogliono portare nel mondo, nei loro valori e nella loro missione, nel modo in cui un organizzazione comunica questi aspetti importanti al pubblico. E chi lavora con i volontari, deve prestare attenzione al rapporto che si stabilisce fin dall'inizio con le persone che entrano nelle organizzazioni come volontari. La presenza di un coordinatore dei volontari con le giuste competenze, e preferibilmente a tempo pieno, è quindi di fondamentale importanza per il successo del programma di volontariato. L'esperienza pratica ha dimostrato che il coordinatore dei volontari può essere il fattore chiave in grado di trasformare un organizzazione dove il coinvolgimento dei volontari è superficiale in una organizzazione dove il coinvolgimento dei volontari ha un forte impatto positivo sull'efficienza e la missione dell'organizzazione. Per questo suo ruolo, il coordinatore dei volontari deve possedere certe qualità. Qui di seguito sono indicate alcune delle abilità necessarie per lavorare con i volontari (adattato da Ellis, 1996): La conoscenza del volontariato e la capacità di esprimere un punto di vista positivo e coerente sul volontariato; Una visione ampia quando si esaminano le possibilità di partecipazione di un volontario e anche ciò che l'organizzazione può ottenere da questa collaborazione; Un buona comprensione della psicologia dei volontari e attenzione alle motivazioni individuali di ogni volontario; Una buona comprensione della crescita del volontariato e dell aumento delle risorse della comunità (coinvolgimento dei giovani, adulti, anziani, minoranze diverse e persone con disabilità) Buone capacità manageriali; Predisposizione alle relazioni interpersonali;
Entusiasmo ed energia; La capacità di parlare liberamente e parlare in pubblico in modo semplice; Conoscenza di eventuali fondi comunitari; Buone capacità di analizzare i compiti e i doveri, perché il lavoro deve essere diviso in lavori abbastanza piccoli da assegnare poi ai volontari; Buone capacità di gestire ed essere attento ai dettagli (ad esempio modificare gli orari di lavoro poco adeguati, ecc) capacità di adattare idee di diversi contesti alle specifiche esigenze dell'organizzazione. Un processo di gestione dei volontari ben pianificato ha bisogno di un coordinatore in grado di cercare facilmente persone disposte a partecipare e che sono adatte alla sua organizzazione. Così il compito di un coordinatore dei volontari è quello di offrire alla comunità la possibilità di contribuire a raggiungere la missione della vostra organizzazione e garantire un ritorno dell'investimento (benessere, in questo caso) alla comunità. Il coordinatore può essere anche un mentore ed un supporto per i suoi volontari, e l'interfaccia tra i dipendenti della sua organizzazione ed il responsabile dell'efficienza dei programmi di volontariato. Qui di seguito, troverete nel dettaglio alcuni dei compiti di un coordinatore dei volontari, che riguardano i 9 passi di gestione dei volontari. A. Pianificazione e Gestione del Programma 1. Analizza le esigenze di assistenza dell organizzazione e dei suoi beneficiari 2. Sviluppa una visione sul coinvolgimento dei volontari nelle attività dell'organizzazione 3. Definisce le finalità e gli obiettivi del programma 4. Stabilisce le attività di volontariato 5. Stabilisce le politiche e le procedure 6. Gestisce le risorse 7. Incoraggia i volontari 8. Inizia nuovi progetti che coinvolgono i volontari 9. Sviluppa capacità professionali
B. Reclutamento e Relazioni Pubbliche 1. Analizza le esigenze di reclutamento 2. Pianifica le strategie di reclutamento 3. Crea i materiali necessari per il reclutamento 4. Gestisci e regola gli sforzi durante il processo di reclutamento C. Colloquio e Selezione 1. Prepara l'organizzazione ai nuovi volontari 2. Prepara e gestisci i colloqui 3. Seleziona! 4. Assegna un ruolo ai volontari 5. Facilita il coinvolgimento di gruppi di volontari È un duro lavoro, ma qualcuno deve pur farlo! D. Orientamento e formazione 1. Prepara un programma di orientamento per tutti i volontari, indipendentemente dal tipo di attività 2. Offri un supporto agli altri dipendenti per lavorare con i volontari 3. Crea un piano iniziale di formazione 4. Prepara manuali, brochure e altri materiali informativi E. Supervisione 1. Supervisiona direttamente 2. Supervisiona indirettamente 3. Fa da mediatore 4. Valuta le prestazioni dei singoli volontari F. Motivazione e Attestato di merito 1. Assicurati che la motivazione e l'apprezzamento dei volontari sia costante 2. Coordina le attività per il riconoscimento del merito 3. Cerca di influenzare per mantenere elevata la motivazione
4. Cerca di nuove tecniche motivazionali G. Programma di Valutazione 1. Coordina periodiche valutazioni dei programmi 2. Conserva i test e le relazioni 3. Valuta lo stato di avanzamento di ciascun programma, in base ai suoi componenti 4. Proponi miglioramenti, sulla base dei risultati della valutazione H. Altri compiti 1. Partecipa alle attività di raccolta fondi dell'organizzazione, coordinando direttamente le attività dei volontari 2. Chiedi donazioni per i servizi dell'organizzazione 3. Rappresenta l'organizzazione all'interno della comunità 4. Promuovi il volontariato come un modo per la realizzazione professionale e personale e come risorsa necessaria per lo sviluppo della comunità. Anche se questo è un modello ideale, è possibile valutare quali elementi possono essere utilizzati nella propria organizzazione, a seconda delle capacità, delle risorse e del supporto che avete a disposizione. Tuttavia, alcuni dei ruoli sopra descritti sono indispensabili. Unità 2.2: La creazione di un ambiente a misura di volontario Per essere produttivi e sentirsi apprezzati, i volontari dovrebbero essere circondati da un ambiente favorevole all interno dell organizzazione in cui lavorano. Questo riguarda alcuni aspetti che devono essere organizzati prima di coinvolgere i volontari, aspetti che devono essere sviluppati in modo continuativo, ma significa anche avere una cultura organizzativa trasparente e amichevole. Alcuni degli aspetti che rendono un ambiente a sostegno de i volontari sono i seguenti: l'esistenza di politiche in materia di volontariato all'interno dell'organizzazione e la dichiarazione esplicita del volontariato come valore dell'organizzazione, attraverso la comunicazione interna ed esterna; l'esistenza di una persona disponibile e qualificata che gestisce e sostiene il lavoro dei volontari in modo professionale, cioè il coordinatore dei volontari;
un sistema professionale di gestione dei volontari, anche mediante strumenti e documenti necessari per il monitoraggio e la supervisione; avere un personale pronto e preparato nel collaborare con i volontari, farli sentire parte della squadra e trattarli con rispetto; garantire che siano presenti misure di sicurezza e di prevenzione dei rischi per i volontari; garantire un spazio di lavoro e una logistica adeguati per lo svolgimento i compiti dei volontari; garantire rimborsi tempestivi per spese varie sostenute dai volontari; garantire che l'organizzazione abbia un flusso trasparente di informazioni e un ambiente aperto e flessibile; una valutazione dei pareri e delle idee dei volontari, mantenendo un elevato livello della motivazione e un riconoscimento di meriti speciali, ecc. Tutto questo insieme fa sentire un volontario seguito ed apprezzato, ed aumenterà la sua soddisfazione e, di conseguenza, il suo rendimento nell'organizzazione. In questo modo, saranno attratti e trattenuti nuovi volontari che avranno un'esperienza positiva e piacevole nell'organizzazione. La cultura organizzativa è un aspetto importante che può fare sentire i volontari vicini all'organizzazione, o, al contrario, a disagio. Il responsabile delle risorse umane o in particolare dei volontari dovrebbe prestare attenzione al tipo di cultura che si sviluppa all'interno dell'organizzazione, e il tipo di persone che ne fanno parte (staff e volontari). Diversi studiosi hanno elaborato definizioni più articolate di cultura organizzativa (ad esempio Lewis 2002; Edgar Schein 1985). Ciò che è più rilevante è comunque sempre rilevante analizzare la cultura dominante all interno dell organizzazione. Per valutare la cultura di un'organizzazione, i principali indicatori sono: Valori condivisi e norme Stile dominante di leadership La flessibilità con cui regole e procedure devono essere applicate Cosa viene identificato come successo Simboli e rituali
Come si uniscono le persone Vediamo una tabella dei modelli di cultura organizzativa. Riesci a riconoscere il tuo? Cultura dell innovazione Ambiente dinamico e creativo I leader innovano e si assumono dei rischi Impegno basato su innovazioni e Intraprendenza, libertà e imprenditorialità Successo: nuovi progetti e servizi Cultura gerarchica Ambiente fondato su regole precise I leader coordinano e sono efficienti Impegno basato su una buona organizzazione Politica, sicurezza e prevedibilità Successo: un servizio affidabile, una pianificazione efficiente Cultura della famiglia Ambiente amichevole e socievole I leader stimolano e sostengono I collaboratori Forte impegno basato su lealtà e tradizione Cooperazione e partecipazione Successo: le persone si sentono seguite e gli utenti si sentono soddisfatti Cultura di mercato Ambiente concentrato sui risultati I leader sono esigenti e applicano uno stile imprenditoriale Impegno basato sull enfatizzazione dei risultati Focalizzato agli obiettivi, all eccellenza, alla crescita e al riconoscimento personale Successo: prevalenza della nostra organizzazione rispetto alle altre Anche se c è una cultura dominante, si può spesso riconoscere anche un insieme di elementi delle altre culture organizzative. La maggior parte delle ONG hanno una cultura della famiglia, con un ambiente accogliente e aperto fondato sulla cooperazione, piuttosto che sulla competizione, in cui il successo è orientato verso i beneficiari e la comunità. Questa apertura e flessibilità permette ai volontari di trovare il loro posto ed entrare nell'organizzazione; una struttura organizzativa molto rigido e burocratico avrà meno probabilità di essere disponibile a regolare il coinvolgimento dei volontari e sarà anche meno attraente per i volontari. Che cosa è interessante e cosa no dipende anche, ovviamente, dalla personalità del volontario, ma, in generale, una organizzazione più flessibile senza compromettere la professionalità di gestire volontari ha maggiori probabilità di assorbire nel miglior modo i volontari nei propri servizi o nella propria struttura.
Un altro aspetto della cultura molto importante per lavorare con i volontari è l'inclusione e la diversità, come valori organizzativi. Considerando il fatto che i volontari possono e devono provenire da diversi contesti, è importante che l'organizzazione nel suo insieme (attraverso le sue politiche e di comunicazione) e il personale rispetti la diversità in tutte le sue forme in base alla razza, al sesso, all età, alle disabilità, religiose, alla propria esperienza culturale e sociale. Ora che probabilmente avrete stabilito il tipo di cultura della vostra organizzazione, come pensate di poter rendere l'ambiente interno più amichevole e di sostegno per i volontari attuali e futuri?