Manuale Operativo Gestione Clienti / Associati UR1307136000
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INDICE INTRODUZIONE... 4 GESTIONE CLIENTI / ASSOCIATI... 5 Scheda Dati Anagrafici e Indirizzi... 6 Scheda Dati SIAR... 7 Scheda Dati Fatturazione... 7 Descrizione aggiuntive... 9 Scheda Dati Documento... 10 Scheda Dati Cauzioni... 11 Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 3/12
INTRODUZIONE La funzione consente di inserire e/o variare l'archivio anagrafico dei clienti / Associati dello studio/ced. Il caricamento preventivo dell'anagrafica non è necessario in quanto può essere fatto in modo contestuale all'inserimento degli addebiti di Prima Nota e/o in emissione immediata del documento. La gestione dei clienti prevede una serie di "schede" ad ognuna delle quali corrisponde un inserimento/variazione di informazioni specifiche. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 4/12
Scelta ASSOCIAZIONE 08.Archivi di base - 05. Gestione Associati Grafica; Scelta PARCELLAZIONE 11.Archivi di base - 05 Gestione Clienti Grafica. Un esempio di videata GESTIONE CLIENTI / ASSOCIATI Campo Utente Il campo è composto da due elementi di ricerca/selezione : codice azienda/utente ragione sociale. Su entrambi gli elementi è abilitato uno specifico help di campo ( ) che consente di ottenere l elenco delle aziende. Alla conferma dell'anagrafica si abilitano le diverse "schede" di gestione del cliente. A seguire il dettaglio delle diverse schede che compongono l'anagrafica del cliente: Scheda Dati anagrafici e Indirizzi Dati SIAR Dati Fatturazione Documento Cauzioni (Valido Descrizione Inserimento o correzione dei dati anagrafici dell'azienda quali: Codice Fiscale. Partita IVA. Tipo di anagrafica. Ragione sociale. Indirizzi. Informazioni di carattere generale sugli obblighi antiriciclaggio e modalità di conservazione dell Archivio Unico Informatico. Per il dettaglio delle informazioni si rimanda al manuale specifico: "Integrazione S.I.A.R. Antiriciclaggio" (nome file ' m6insiar.pdf') Inserimento e personalizzazione delle informazioni di addebito nei confronti del cliente. Indicazione dell'indirizzo di destinazione dei documenti (parcelle/fatture) e delle ricevute bancarie con l'ulteriore indicazione del numero di copie dei documenti da stampare. Gestione delle somme a cauzione. Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 5/12
Scheda Descrizione solo per le associazioni di categoria) Scheda Dati Anagrafici e Indirizzi Contiene gli elementi anagrafici comuni a tutte le procedure. Videata e dettaglio delle funzioni: Campo In caso di caricamento di una nuova anagrafica il campo rappresenta il codice univoco di richiamo del cliente ed è definibile per un massimo di sei caratteri alfanumerici (lettere e/o numeri). Codice Anagrafica Estremi Costituzione (valido solo per il programma di Non è modificabile. Alla conferma dei dati specifici quali Codice Fiscale, Partita IVA, Tipo di anagrafica e Ragione sociale sono richiesti in sequenza i seguenti dati: Residenza o Sede Legale, Domicilio Fiscale, Sede Operativa, Ulteriore Recapito. Il campo <codice cliente> è predisposto per l'inserimento e/o la ricerca delle sole Persone Giuridiche. Sul campo sono abilitati i seguenti tasti funzione: Gestione Persone Fisiche/Giuridiche per il richiamo/ricerca dei clienti codificati come persone fisiche (esempio privati). help Clienti per ottenere un elenco dei soli clienti movimentati dallo Studio/Azienda. L'abilitazione della richiesta è fatta solo se lo studio emette parcella. Indicazione degli estremi di costituzione della società. I dati sono facoltativi ed utili solo al fine di una consultazione. Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 6/12
Campo parcellazione) Scheda Dati SIAR Il caricamento/variazione può essere fatto in coda all'inserimento dell'ulteriore recapito. Scheda Dati Fatturazione La seguente scheda consente di definire Campo Trattamento ritenuta d'acconto Codice Pagamento Richiamare dall'apposito elenco il tipo assoggettamento del cliente alla gestione della Ritenuta d'acconto. Indicare il tipo di pagamento fatto dal cliente. Sul campo sono attivi i seguenti tasti funzione: che consente di ottenere l elenco dei pagamenti codificati per l Utente. Gestione tabella pagamenti: che consente di inserire o variare un cod. pagamento. Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 7/12
Campo Indicare il codice IVA di esenzione che sostituirà tutte le aliquote IVA definite sulle prestazioni in fase di emissione documenti. Codice IVA Da utilizzare solamente per clienti con particolari esenzioni (esempio gli esportatori abituali). Per ulteriori dettagli consultare il manuale Gestione Tariffario (nome file 'm7tariff.pdf') Sconto Listino Contratto Indicare la prestazione da applicare, come sconto, al totale del documento. Indicare il codice del listino da assegnare al cliente. La gestione dei listini è dettagliata all'interno del manuale Gestione Tariffario (nome file 'm7tariff.pdf') In sintesi il listino è un ulteriore personalizzazione degli importi da addebitare al cliente" che consente di fissare i valori (importi da addebitare) per il tipo di prestazione. Sul campo sono attivi i seguenti tasti funzione: che consente di ottenere l elenco dei listini codificati per lo studio/utente. Gestione tabella listini: che consente di inserire o variare un listini. Indicazione del contratto contabile da assegnare a tutte le prestazioni che comporranno il documento Aggregazione e selezione del campo "socio di cooperativa" Addebito spese per servizio RI.BA Applicazione Contributo Integrativo Mesi esclusi dall'addebito RI.BA Descrizioni Aggiuntive Valido solo per gli utilizzatori del programma "ASSOCIAZIONE" Indicazione della sede di appartenenza dell'associato e valorizzazione o meno del campo <socio di cooperativa> per identificare se l'associato è gestito anche all'interno del programma "Soci e libretti di Risparmio" Sul campo sono attivi i seguenti tasti funzione: che consente di ottenere l elenco delle sedi. Gestione tabella aggregazioni: che consente di inserire una nuova sede o variarne la descrizione. Selezionare il campo se al cliente, nel caso di pagamento in modalità RIBA, deve essere addebitato il servizio. Selezionare il campo se al cliente deve essere addebitato il Contributo Integrativo per le prestazioni non soggette ad IVA, per mancanza del requisito territoriale rese a soggetti debitori di imposta in un altro paese UE o a soggetti. L'abilitazione del campo deve essere fatto per i professionisti iscritti agli Albi e soggetti al contributo integrativo al fine dell'inclusione nel volume d'affari delle prestazioni di consulenza effettuate da soggetti IVA residenti in Italia nei confronti di committenti Ue ed extra-ue. Considerando che i contributi integrativi sono dovuti alle Casse sul volume d'affari, il contributo dovrà essere addebitata al committente straniero. Selezionare dall'apposto elenco il mese (per un massimo di quattro mesi) in cui al cliente non deve essere emessa la RI.BA. Selezionare e confermare con invio il campo <Gestione> per abilitare sia l'inserimento delle descrizioni aggiuntive che la selezione, dall'elenco, del tipo di documento su cui riportarle. Successivamente, per inserire le descrizioni occorre selezionare il bottone [Apri] (abilita nuova videata in cui riportarle). La videata ed il dettaglio di gestione è riportato nell'apposita scheda. Dopo la conferma sul bottone è riportato un identificativo (pallino verde) che Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 8/12
Campo Coordinate bancarie Descrizione aggiuntive ne ricorda la presenza a seguito del caricamento ( ). Successivamente selezionare dall'apposito elenco "Stampa su Doc," il tipo di documento su cui riportare, in coda all'elenco degli addebiti, le descrizioni. Indicare le coordinate bancarie del conto corrente del clienti da cui prelevare le somme. L'abilitazione della videata è soggetta all'abilitazione del campo <Gestione> presente nella scheda "Dati Fatturazione" e della conferma sul bottone [Apri]. La funzione consente di indicare specifiche descrizioni di comunicazione fatte dallo Studio/Ced al proprio cliente. Dopo aver selezionato il tipo di documento su cui stamparle si abilita la seguente gestione: Le funzioni a disposizione sono: Campo Nuovo: Opzione da non selezionare in quanto genera un nuovo documento in formato testo non compatibile con la funzione delle "descrizioni aggiuntive"; Apri: Opzione da non selezionare in quanto ricerca un documento di testo ed al salvataggio aggiorna il documento aperto non compatibile con la funzione delle "descrizioni aggiuntive"; Salva: salva il testo indicato ma non il documento come archivio delle "descrizioni aggiuntive" ; Esci: Uscita dalla funzione con richiesta di salvataggio delle "descrizioni aggiuntive". Esempio: File Selezionare [SI] per salvare le descrizioni e poterle stampare all'interno del documento. Viene comunicato lo stesso messaggio, sopra indicato, nel caso di chiusura della videata: Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 9/12
Campo Modifica Cerca Le opzioni consentono di apportare modifiche al testo. Le opzioni consentono di eseguire ricerche di testo all'interno della videata. L'inserimento delle descrizione aggiuntive può essere fatto nel seguente modo: 1) Abilitare l'opzione "Gestione" presente nella scheda "dati di fatturazione" e successivamente selezionare il bottone [Apri]; 2) Indicare le descrizioni da riportare sul/i documento/i del singolo cliente; 3) Selezionare l'opzione "File/Esci" oppure cliccare sul bottone di chiusura della videata per salvare il lavoro. 4) Verificare di ottenere un messaggio similare al seguente: videata di esempio Selezionare [Si] per completare il salvataggio delle descrizioni. Scheda Dati Documento La seguente scheda consente di definire sia l'indirizzo da riportare in stampa del documento sia il numero di copie da stampare. Per l'emissione dei documenti "Reali" è anche possibile indicare un modulo di stampa specifico per il cliente. Se il campo non è valorizzato ovvero lasciato "vuoto" il modulo utilizzato per la stampa è quello indicato nell'anagrafica dello studio. Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 10/12
Scheda Dati Cauzioni Valido solo per gli utilizzatori del programma "ASSOCIAZIONE". La funzione consente di gestire un archivio analitico delle somme richieste come cauzione al cliente/associato. La griglia di elencazione delle cauzioni è composta da una serie di colonne e righe che riportano le informazioni principali delle somme richieste a titolo di "cauzione". Campo Descrizione Inserire una nuovo cauzione. Inserimento di una nuova cauzione: Richiamo di una cauzione da variare/correggere. Cancellazione della cauzione Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 11/12
Campo Azienda Pratica Raggruppamento Prestazione Importo Riporto addebiti in prestazioni giornaliere e data di addebito Restituzione cauzione con generazione di un addebito "negativo" e data di restituzione Il campo è composto da due elementi. Il primo è utile per la ricerca/richiamo del codice azienda/utente mentre il secondo, di sola visualizzazione, riporta la "ragione Sociale". Sul primo elemento è abilitato uno specifico help di campo ( ) che consente di ottenere l elenco degli utenti/studio. Il campo è composto dall'anno di due cifre e da un numero progressivo di cinque cifre. Viene richiesta solo se nella tabella di configurazione dello studio (Associazione di categoria o Centro Servizi) è abilitata l opzione Gestione Pratiche = S. E' il codice numerico del raggruppamento utile per aggregare in modo omogeneo le prestazioni/servizi (per tipo di servizio o per sede o altro). Sul campo sono attivi i seguenti tasti funzione: che consente di ottenere l elenco dei codici di raggruppamento. Gestione tabella raggruppi che consente di inserire o variare un codice di raggruppamento. Indicare la prestazione di identificazione della somma in cauzione. Sul campo è attivo il seguente tasto funzione: Gestione prestazione: Inserimento di una nuova prestazione. Inserire l importo della cauzione Selezionare il campo se il programma deve generare, alla conferma, l'addebito in Prima Nota. La conferma inibisce la possibilità di modificare la selezione fatta. Successivamente è richiesta la data con cui generare l'addebito. Il riporto, all'interno della "Prima Nota / Prestazioni Giornaliere" è utile per poter stampare una ricevuta. Se il campo <Riporto addebiti in prestazioni giornaliere> non è selezionato, l'inserimento di una data di addebito non è necessaria. Selezionare il campo se il programma deve generare, alla conferma, un addebito negativo a seguito della restituzione della cauzione al cliente. La conferma inibisce la possibilità di modificare la selezione fatta. Successivamente è richiesta la data con cui generare l'addebito. Il riporto, all'interno della "Prima Nota / Prestazioni Giornaliere" è utile per poter stampare una Nota di Credito o portare a diminuzione di un debito il valore della cauzione. Se il campo <Restituzione della cauzione> non è selezionato, l'inserimento di una data di addebito non è necessaria. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Gestione Clienti / Associati Pag. 12/12