Gestione Cassa Associazione

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1 Manuale Operativo Gestione Cassa Associazione UR

2 Wolters Kluwer Italia s.r.l. - Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questi documenti può essere riprodotta o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, meccanico o altri, senza la preventiva autorizzazione di Wolters Kluwer Italia s.r.l. I manuali/schede programma sono costantemente aggiornate, tuttavia i tempi tecnici di redazione possono comportare che le esemplificazioni riportate e le funzionalità descritte non corrispondano esattamente a quanto disponibile all utente. L utente potrebbe avere attive tutte o solamente alcune delle funzioni descritte nel presente documento, per le diverse condizioni commerciali a cui ha aderito.

3 INDICE INTRODUZIONE... 4 SERVIZIO DI CASSA... 5 Area delle selezione... 5 Funzionalità bottone [Entrate/Uscite]... 6 Funzionalità bottone [Quadratura cassa]... 8 Funzionalità bottone [Manutenzione Saldi] Funzionalità bottone [Ulteriore dati Cliente] Funzionalità bottone [Documenti Incassati] Funzionalità bottone [Estratto Conto] Area di elencazione degli "Addebiti" Funzionalità bottone [Scorporo] Funzionalità bottone [Lettera Liberatoria] Funzionalità bottone [Prima Nota] Area dei totali COME FARE PER Gestione del numero delle Casse Selezionare gli Addebiti da Incassare riportati nell'elenco Riporto dei dati all'interno della videata "ISCRIZIONI" Personalizzare per operatore la funzione "Servizio di Cassa" e/o "Travaso da Applicativi" Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 3/24

4 INTRODUZIONE La funzione consente, oltre ad elencare gli addebiti da incassare evidenziandoli in modo specifico, di ottenere ulteriori funzioni di dettaglio tramite una serie di bottoni o tasti funzione e descritte in questo manuale. Il programma riporta tutti gli addebiti dell'associato/cliente indipendentemente dalla società/studio che ha generato l'addebito da fatturare. Al cassiere è comunque consentita l'attività di inserimento/variazione/cancellazione degli addebiti evidenziati nell'apposito elenco. Questa funzione può essere personalizzata ovvero, è possibile negare o abilitare l'accesso alla funzione di gestione degli addebiti. Tutti gli addebiti visualizzati dal cassiere, che non siano documenti, sono comprensivi della relativa I.V.A. L'elenco degli addebiti è composto da: Documenti emessi in modalità Reale/Effettiva e NON incassati; Documenti emessi in modalità Proforma/Avviso; Documenti emessi come Nota di Credito; Documenti aperti come "Insoluto" o in "Pratiche Legali" Addebiti NON ancora incassati e non stampati all'interno di un documento. Integrazioni Contabili Lo sportello di cassa o servizio di cassa si integra con le procedure contabili compilando le apposite scritture, sia in tempo reale che differito, in base al tipo di movimentazione quali: Incasso dei documenti emessi in modalità Reale/Effettivo in quanto la sola emissione dei documenti è già confluita all'interno della Contabilità. Rilevazione delle operazioni di Entrata/Uscita di cassa quali, per esempio, giroconti contabili per il prelevamento/versamento di importi dalla banca, acquisti di Marche da bollo. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 4/24

5 La videata di gestione dello sportello è suddiviso in tre aree specifiche quali: Area delle selezioni; Area di elencazione degli addebiti da incassare per il cliente/associato selezionato; Area dei totali. SERVIZIO DI CASSA Area delle selezione L'area di selezione è composta dai seguenti campi: Codice Struttura Esercizio Numero Cassa Data Limite Data Apertura Tipo Pagamento Ultima Richiamo dell anagrafica di raccordo delle aziende. Sul campo è abilitato uno specifico tasto funzione [ ] di ricerca. Proposta dell ultimo esercizio contabile in linea. Questa informazione è fondamentale in quanto è l'esercizio movimentato per le rilevazioni contabili dell'emissione dei documenti e di eventuali movimenti di entrate/uscite. Per variare l'esercizio proposto sul campo <Tipo pagamento> è abilitato uno specifico tasto funzione [ ]. Selezionare il numero dello sportello/cassa per la rilevazione delle movimentazioni. Sul campo è abilitato uno specifico tasto funzione per il caricamento e la codifica di un nuovo sportello [ ]. Riporto della data impostata in apertura della cassa. E' la data limite (Fino a) di visualizzazione degli addebiti. Riporto della data dell'ultima apertura fatta per il numero di sportello selezionato. Il campo consente di impostare un filtro di elencazione degli addebiti in sospeso. Se sul campo viene indicato 0 (zero) o nessun valore, la videata di elencazione riporta tutti gli addebiti appartenenti all associato indipendentemente dal tipo di pagamento. Sul campo sono abilitati i seguenti tasti funzione: Richiamo alla funzione "Quadratura cassa"; Richiamo alla funzione "Entrate/Uscite"; Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 5/24

6 Codice Cliente di selezione Abilita Raccordi di selezione Altre Sedi Situazione Consultazione degli esercizi IVA al fine di poter variare quello proposto automaticamente al richiamo dell'anagrafica; Richiamo della Prima Nota per poter Inserire/Variare/Cancellare addebiti non ancora fatturati. Richiamare con l apposito help di campo ( ) o inserire il codice dell associato per ottenere l elenco degli addebiti. Sul campo sono abilitati i seguenti tasti funzione: Persone Fisiche: ricerca dell associato dell archivio "Persone Fisiche/Privati ; - Elenco dei clienti/associati appartenenti alla struttura. Il programma si predispone per la ricerca/richiamo delle Persone Giuridiche. Per eseguire la ricerca degli addebiti per le Persone Fisiche, richiamare l'apposito tasto funzione. Selezionare il campo per visualizzare l elenco degli addebiti oltre che per l anagrafica capofila anche per le anagrafiche ad essa collegate. Selezionare il campo per visualizzare l elenco degli addebiti del cliente anche se risulta aggregato ad una sede diversa da quella di gestione. Riporto della stato dell associato quali: Iscritto Iscritto - Cessato Cessato Bottone Quadratura cassa Bottone Entrate/Uscite Bottone dati cliente Ulteriori Bottone Iscrizioni Bottone Estratto conto Bottone Documenti incassati Per il dettaglio di compilazione consultare l'apposita sezione "Come fare per". La funzione consente di gestire gli estremi di apertura o chiusura della cassa (il dettaglio è riportato più avanti). La funzione consente di gestire tutte le operazioni che agiscono sul saldo della cassa producendo un relativo giustificativo (il dettaglio è riportato più avanti). Visualizzazione analitica degli estremi del cliente. Visualizzazione dettagliata della situazione dell'associato così come descritto precedentemente sul campo <Situazione>. Generazione del documento "Addebiti in sospeso" in cui sono riportati tutti gli addebiti visualizzati nell'area di elencazione degli addebiti in sospeso. Visualizzazione dei documenti incassati ed emessi per l associato richiamato. Funzionalità bottone [Entrate/Uscite] La funzione consente di rilevare le movimentazioni di denaro, per ogni singolo sportello, con stampa di un documento giustificativo della transazione (per esempio se devono essere rilevati giroconti contabili, uscite di denaro per acquisti o anticipi,rimborsi, acquisti di marche da bollo). Alla conferma dell'operazione il cassiere può stampare un documento giustificativo con la possibilità di indicare se la transazione deve essere registrata (travasata) in contabilità. Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 6/24

7 Videata e dettaglio delle funzioni Codice Utente Prestazione Tipo Movimento Registrazione movimento contabilità Conto in Richiamare lo studio per cui viene fatta la movimentazione. Indicare la prestazione che identifica il movimento di Entrata o di Uscita. Sul campo è abilitato il tasto funzione Richiamo alla funzione "Tariffario". Selezionare il tipo di movimento tra: Cliente (per esempio: anticipazioni fatte); Sottoconto (per esempio: prelievo per acquisto di marche da bollo); Fornitore (per esempio: pagamento fattura). Selezionare il campo se l operazione deve generare le scritture contabili oppure, deve essere di sola rilevazione ai fine delle movimentazioni della cassa. La sezione, in funzione della prestazione indicata sul campo Codice prestazione ed al tipo di operazione, propone automaticamente in dare o avere i conti. Nel caso di movimentazione del Cliente o Fornitore il programma riporta automaticamente il primo mastro presente all interno del Piano dei Conti. E' a cura dell'operatore l'assegnazione di un Mastro specifico. Sul campo sono attivi i seguenti tasti funzione: Persone Fisiche: ricerca dell associato dell archivio delle sole Persone Fisiche/Privati. Help Clienti: elenco degli associati appartenenti alla struttura. Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 7/24

8 Il programma si predispone per la ricerca/richiamo delle Persone Giuridiche. Per eseguire la ricerca degli addebiti per le Persone Fisiche, richiamare l'apposito tasto funzione. Pratica Centro di Costo / Multipunto Annotazioni Tipo pagamento Il campo è abilitato all'inserimento del dato solo se lo studio ha attivato la specifica gestione in "Gestione Studio/Ced" (capitolo Assoc-Archivi di base- Abilitazioni gestioni opzionali"). Indicare il Centro di costo/multipunto a cui associare la registrazione contabile. Descrizione dell operazione da riportare in Contabilità. Indicare la tipologia di incasso: Contanti o Assegno. Funzionalità bottone [Quadratura cassa] La funzione permette, in base al tipo di selezione, di inserire un saldo di apertura e successivamente, in base alle transazioni, determina automaticamente il relativo saldo di chiusura. Sia in apertura che in chiusura la funzione può generare automaticamente dei giroconti contabili di prelevamento/versamento. La funzione di apertura consente di impostare un filtro che indica fino a quale data il cassiere può ottenere l'elenco degli addebiti da incassare. Videata e dettaglio delle funzioni di apertura Cassa Apertura / Chiusura Data Limite Codice Ricevuta Il numero proposto è quello indicato sul campo <Numero Cassa> presente nell'area "selezioni". Selezione del tipo di operazione da eseguire. Filtro che limita la visualizzazione degli addebiti fino alla data indicata. Codice del documento giustificativo delle transazioni da stampare nel momento Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 8/24

9 Codice Pagamento Griglia dei saldi di apertura in cui vengono eseguite operazione di Entrate/Uscite. Codice di incasso dei movimenti che transitano dalla cassa. Normalmente è un codice di "Incasso Immediato" in quanto si presuppone, che il cliente sia di persona allo sportello. Indicare il valore del denaro presente nello sportello del cassiere distinto per tipo di società. All inserimenti/variazione dei saldi di apertura, il programma richiede se eseguire o negare la compilazione contabile del giroconto contabile di prelievo dalla banca. Videata di contabilizzazione dell'apertura della cassa Utente Colonna conto Banca Colonna conto Cassa Annotazioni Aggiuntive Viene proposto in sequenza l elenco delle società appartenenti alla struttura. Riporto della contropartita indicata sull azienda in contabilità. Sul campo è attivo l apposito help di campo ( ) da cui selezionare un ulteriore conto. Riporto della contropartita indicata sull'azienda in Contabilità. Sul campo è attivo l apposito help di campo ( ) da cui selezionare un ulteriore conto. Descrizione dell operazione da riportare sul movimento contabile. Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 9/24

10 Videata di chiusura della cassa Cassa Data Apertura/Ora/saldo Saldo Data Chiusura/Ora Bottone Totali Dettaglio Griglia dei saldi da versare Valore proposto automaticamente. Riporto delle informazioni dell apertura. I dati sono di sola visualizzazione. Valore riportato automaticamente in base alle movimentazioni transitate dalla cassa. Il saldo è comprensivo dell apertura. Indicare gli estremi della chiusura. Alla conferma dell ora saranno proposti automaticamente i campi successivi. La selezione abilita la visualizzazione di una nuova videata di dettaglio dei totali. Un esempio è riportato successivamente. Indicare il valore da versare, presente nello sportello del cassiere, distinto per tipo di società. Con l'inserimenti/variazione del saldo di chiusura è possibile eseguire il giroconto contabile di versamento. Alla conferma, viene richiesto se deve essere eseguita la contabilizzazione del saldo di chiusura. Videata di contabilizzazione della chiusura della cassa Colonna conto Cassa Riporto della contropartita indicata sull azienda in Contabilità. Sul campo è attivo l apposito help di campo ( ) da cui selezionare un ulteriore conto. Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 10/24

11 Colonna conto Banca Annotazioni Aggiuntive Riporto della contropartita indicata sull azienda in Contabilità. Sul campo è attivo l apposito help di campo ( ) da cui selezionare un ulteriore conto. Descrizione dell operazione da riportare sul movimento contabile. Videata di dettaglio dei saldi di chiusura della cassa Funzionalità bottone [Manutenzione Saldi] La funzione permette di variare/cancellare sia gli estremi di apertura/chiusura della cassa che la correzione dei saldi di chiusura. Cliccando sul bottone evidenziato si abilita la seguente videata: Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 11/24

12 I dati riportati sono: Estremi dell apertura; Estremi della chiusura con i saldi (Saldo Chiusura) indicati per le singole società che compongono la struttura. Le informazioni modificabile sono: Estremi della chiusura; Saldo di chiusura. La manutenzione degli estremi di chiusura può essere utile nel caso in cui per errore sia stata impostata una data o un ora NON corretta; Esempio di variazione della data: Data Apertura: 22/05/2013 ore Data Chiusura: 22/05/2019 (anno errato) ore Per eseguire la correzione della data di chiusura, sul campo <Data>, basta indicare gli estremi corretti e successivamente cliccare sul bottone[salva]. L esempio indicato è anche valido per la variazione dell ora di chiusura. La manutenzione dei saldi di chiusura può essere utile nel caso in cui il valore proposto non sia coerente con la movimentazione fatta. Esempio di variazione del saldo di chiusura: Società CENSER: Proposto il valore 4.284,00 mentre il valore verificato e corretto è di 4.200,00 Per eseguire la correzione del valore errato selezionare, con l utilizzo del mouse, il dato riportato in colonna Saldo chiusura e sostituirlo con quello corretto. Successivamente cliccare sul bottone [Salva]. Confermato il salvataggio dei dati, il programma provvede automaticamente ad aggiornare come saldo iniziale, del giorno di apertura, il valore modificato. La funzione prevede anche la possibilità di azzerare si gli estremi di apertura/chiusura della cassa che dei relativi saldi di chiusura. Selezionando [Cancellazione Saldi] si abilita la seguente videata: Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 12/24

13 Selezionare la voce Cancellazione estremi Apertura/Chiusura per azzerare solo le date e l orario di Apertura/Chiusura della cassa; Selezionare la voce Cancellazione Saldi Apertura/Chiusura per azzerare solo i saldi di chiusura. Nell ipotesi che la data di chiusura ed il saldo siano errati la funzione è da eseguire due volte in modo specifico ovvero la prima esecuzione per azzerare gli estremi di apertura/chiusura; la seconda esecuzione per azzerare i saldi. Funzionalità bottone [Ulteriore dati Cliente] Visualizza le informazioni anagrafiche del cliente quali, per esempio: Indirizzo; Coordinate bancarie. Un esempio Funzionalità bottone [Documenti Incassati] La funzione consente di ottenere una scheda a video dei documenti emessi ed incassati per il cliente richiamato, dal programma "Associazioni/Studio. Videata di esempio dell'esposizione dei dati: Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 13/24

14 Colonna Codice e Ragione Sociale Tipo N.Doc Sz. Addebito e Importo Stralcio Indicazione del codice e descrizione della società che ha emesso il documento Indicazione del tipo di documento emesso. La descrizione estesa è riportata in "Legenda" Numero del documento emesso Codice del sezionale delle fatture Descrizione e importo degli addebiti che compongono la fatture Identificazione dello stato del documento nel caso in cui risulti "stralciato" Stp. Selezionando il tasto [ ] viene eseguita la stampa del documento ovvero la ristampa del documento emesso. Funzionalità bottone [Estratto Conto] La funzione consente di stampare l elenco di tutti gli addebiti in sospeso visualizzati all interno della videata. L'esecuzione della funzione richiede i seguenti dati: Intestazione documento Data limita Selezionare il campo per intestare il documento "Addebiti in sospeso" con l'intestazione della società dichiarata come "struttura". Se il campo non è selezionato la stampa non riporta alcuna intestazione di società. Indicare la data entro la quale riportare gli addebiti in sospeso. L'elenco degli addebiti è "filtrato" in base alla data indicata in esecuzione della funzione di apertura della cassa sul campo <data Limite> e descritta al capitolo Funzionalità bottone "Quadratura cassa Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 14/24

15 Area di elencazione degli "Addebiti" L area è composta da una videata di elencazione e da una serie di bottoni che abilitano ulteriori specifiche procedure in base al tipo di rigo selezionato. Gli elementi riportati nella videata di elencazione si suddividono in: Prestazioni da fatturare; Documenti emessi e non incassati quali Fatture/Parcelle, Documenti Proforma/Avvisi e NON trasformati in fatture, Note di Credito. Il programma, in base al tipo di elemento colora i valori riportati nelle diverse colonne in modo specifico e visualizza icone specifiche se il rigo è selezionabile. Descrizione dei colori in funzione dell'elemento: Nota di credito o importi negativi in ROSSO; Documenti di tipo fattura e ricevuta in BLU; Documenti Proforma e prestazioni non fatturate in GRIGIO. Descrizione delle icone in base alla selezione: Rigo selezionabile Rigo Selezionato Rigo non selezionabile. Il caso è specifico per i soli documenti proforma. N. Sel. Scadenza Addebito Importo documento Importo prestazione A pagare Saldo Conto Bottone Scorporo Bottone Liberatoria Lettera Bottone Prima Nota Numero consecutivo degli addebiti. La colonna risulta utile per selezionare dell addebito da fatturare ed incassare. La selezione degli addebiti da fatturare o incassare deve essere fatta premendo [Invio] in corrispondenza dell addebito. Evidenziazione, con specifica icona, del rigo selezionato. Riporto della data di addebito. Il valore non e modificabile. Descrizione dell'addebito non ancora incassato. Totale del documento da incassare. Totale della prestazione da incassare. Il campo è accessibile solo per i documenti non incassati, totalmente o parzialmente e consente di indicare il valore dell'incasso. Riporto della differenza tra il totale del documento ed il valore pagato. Conto contabile per la rilevazione dell'incasso. Il conto proposto può essere modificato. Scorporo dall addebito originario della parte dell importo da incassare. Lo scorporo è consentito solo per gli addebiti non fatturati. Stampa di un documento che esonera l associazione dall eseguire determinati versamenti per conto del cliente (per esempio: incasso delle imposte per il versamento per conto del cliente, partite di giro, ). Richiamo della funzione che consente il Caricamento/Variazione/ Cancellazione degli addebiti non fatturati e riportati all interno della videata. Funzionalità bottone [Scorporo] La funzione consente lo scorporo dall addebito originario della parte da incassare. Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 15/24

16 Primo Parziale Indicare il valore da incassare. Alla conferma il programma provvede, automaticamente, a duplicare la prestazione per il solo valore da incassare e varia la prestazione esistente riportando il solo residuo. Esempio: Nella videata sopra riportata, la prestazione <Compensi a Contratto> di 180,59 è scorporata per (valore da incassare). Confermando, la prestazione originaria di 180,59 viene variata in 100,00 e duplicata per il valore di 80,59 al fine si consentirne l'incasso. Funzionalità bottone [Lettera Liberatoria] Nel caso in cui l Associazione/Studio gestisca le Partite di giro (incasso di somme che saranno versate per conto del cliente) e non intenda avvalersi del servizio, la stampa del documento "liberatorio" consente di esentarsi dalla responsabilità del versamento eseguito dall Associato/Cliente. Dopo la selezione dell addebito, cliccando sul bottone [Lettera Liberatoria], viene attivata una nuova videata nella quale indicare la data di stampa ed il modulo da utilizzare. Modulo di stampa Indicare il codice del documento da stampare e da far firmare al cliente come scarico di responsabilità. Sul campo è attivo l apposito help di campo da cui selezionare il documento. Funzionalità bottone [Prima Nota] La funzione consente di richiamare la videata di gestione della prima nota al fine di: Inserire nuovi addebiti non presenti nell'elenco delle prestazioni da incassare; Variare l'importo proposto; Cancellare l'addebiti Il dettaglio è riportato nel manuale "Prestazioni giornaliere ed emissione documenti - Manutenzione Proforma - Variazione Documenti." (nome file "m7prinot.pdf") Area dei totali L area consente di definire il tipo di documento da stampare e la modalità di incasso dello stesso. Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 16/24

17 Tipo documento Data documento Selezionare dall elenco proposto il tipo di documento da stampare. Indicare la data del documento. Il programma riporta nel campo la data odierna (indicata nell area di selezione della società e associato). Il valore proposto può essere variato. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 17/24

18 COME FARE PER Gestione del numero delle Casse Numerazione e descrizione degli sportelli gestiti dalla società/studio. La codifica degli sportelli è necessaria per memorizzare tutte le operazioni fatte dal singolo sportello e per stampare l'elenco delle operazioni transitate per il controllo del saldo, quali valore del denaro o assegni. La numerazione/codifica dello sportello di cassa può essere fatto in due modo differenti: Caricamento preventivo della tabella tramite il percorso: Gestione Associazione Tabelle pre-caricate Tabella numeri cassa Tasto funzione [ ] presente all interno del programma di cassa nel campo <Numero Cassa>. Videata di gestione La videata di indicazione del numero delle cassa (sportelli) riporta: Numero progressivo Num. Descrizione Numero consecutivo delle casse. Numero dello sportello. Descrizione della cassa. Specifiche di funzionamento dei bottoni Inserire un nuovo sportello di cassa. Cancellare lo sportello selezionato. Memorizzazione degli inserimenti/variazioni apportate all'elenco. Il salvataggio dei dati è obbligatorio se si desidera mantenere memorizzate tutte le attività di Inserimento/Variazione. Annullamento di tutte le modifiche apportate e non salvate. Selezionare gli Addebiti da Incassare riportati nell'elenco Per selezionare dalla griglia di elencazione gli addebiti da incassare occorre cliccare sul campo <N> e confermare con [Invio] la selezione. Questo procedimento consente di evidenziare, all'interno della colonna "Sel." l'avvenuta conferma dell'addebito oggetto dell'incasso o variazione. Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 18/24

19 Nel caso in cui venga eseguito un incasso parziale o totale di un documento emesso, cliccare sulla colonna "A pagare" ed indicare il valore dell'incasso o confermare il totale proposto. In questo caso la colonna "Saldo" viene aggiornata con il rispettivo residuo. Ultimata la selezione dei righi per emettere il documento è necessario definire la modalità di pagamento (vedi videata successiva). Alla conferma della selezione si abilita il bottone [Conferma] che esegue la stampa del documento. Nel caso di utilizzo della tastiera, per uscire dall'area di elencazione degli addebiti ed accedere ai campi dell'area dei totali, occorre premere il tasto [Fine]. Riporto dei dati all'interno della videata "ISCRIZIONI" La videata, valida solo per il programma "Associazione" riporta le seguenti informazioni: Per il riporto dei dati occorre aver compilato i seguenti campi: Associazione - I dati sono riportati dal Tesseramento dalla sezione Iscrizioni/Associazione riportando la data di Iscrizione/Cessazione all'ente "Associazione". Camera di Commercio - I dati sono riportati o dallo SCHEDARIO CLIENTI o dal Tesseramento. Iscrizione: Sezione Iscrizioni/Camera di Commercio riporto del campo <Data iscrizione R.E.A.>. Cessazione: Sezione Attività Unica o prevalente riporto del campo <Data fine> del capitolo "Attività unica o prevalente esercitata nella sede". IVA - Il dato di iscrizione viene prelevato dallo SCHEDARIO CLIENTI sezione "Iscrizioni IVA" campo <Data attribuzione Partita IVA>. Personalizzare per operatore la funzione "Servizio di Cassa" e/o "Travaso da Applicativi" Premessa Per agevolare ovvero limitare i collaboratori nelle funzioni di: Associazione - 01.Attività Giornaliere - 03.Gestione di Cassa - 01.Servizio di Cassa Associazione - 01.Attività Giornaliere - 01.Prima Nota - 08.Travaso da Applicativi È necessario procedere nel seguente modo: Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 19/24

20 Accedere alla tabella di configurazione presente in Associazione Tabelle Precaricate Tabella Operatori Applicativi. Indicare per ogni collaboratore le specifiche di abilitazione. La gestione descritta successivamente è facoltativa ed è utile per "limitare" le attività del collaboratore. In accesso alla tabella è visualizzata la seguente videata: Dopo aver selezionato l'operatore da "personalizzare" si abilitano due schede di personalizzazione. La prima è utile per limitare l'elenco degli applicativi di BPSP dai quali recuperare le informazioni da addebitare all associato/ cliente; la seconda è utile per definire il numero della cassa utilizzabile. Scheda Travaso da applicativi Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 20/24

21 La funzione consente di indicare, per l'operatore selezionato, l'elenco degli applicativi di BPSP dai quali recuperare le informazioni da addebitare all associato/cliente. Se l'applicativo NON è presente nell'elenco il programma "travaso da applicativi" non consente la selezione dell'applicativo. Applicativo Richiamare, dall'apposito help di campo ( ) l applicativo per il quale è abilitato l'operatore all'esecuzione dalla funzione di travaso. Descrizione proposto automaticamente e non gestibile. L'applicativo, a parità di operatore, non è richiamabile più volte; Per cancellare un applicativo dall'elenco, dopo aver selezionato il campo, cliccare sul bottone di cancellazione dalla barra degli strumenti oppure dall'apposito bottone presente nella videata. oppure Per memorizzazione gli inserimenti/variazioni apportate all'elenco, cliccare sul bottone di salvataggio della barra degli strumenti oppure dall'apposito bottone presente nella videata Scheda Gestione Cassa oppure La funzione consente di indicare, per l'operatore selezionato, l'elenco delle "casse" gestibili e abilitare/disabilitare specifiche funzioni di gestione del servizio di cassa. Per sapere come "codificare il numerare le casse" si consulti il capitolo " Gestione del numero delle Casse" Selezionare, dall'apposito help di campo ( ) la sede in cui l'operato è abilitato Sede alla gestione del "servizio di cassa". Il campo è facoltativo. Se non viene indicato alcun dato, per l'operatore, non viene eseguito il controllo sulla sede. Descrizione di sola visualizzazione in cui è riportata la descrizione della sede. N. Cassa Indicare il numero della cassa abilitata all operatore. Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 21/24

22 Descrizione Tipo pagamento Il campo è facoltativo. Se non viene indicato alcun dato, per l'operatore non viene eseguito alcun controllo ovvero è abilitato alla gestione di tutte le casse disponibili. di sola visualizzazione in cui è riportata la descrizione assegnata alla cassa. di selezione. L'abilitazione del campo consente di gestire l'incasso richiedendo il codice di pagamento (utile al fine di determinare il conto d'incasso da movimentare) ed ignora il codice di pagamento indicato in apertura della cassa. Esempio: Per la cassa n.1 in apertura è stato indicato il tipo di pagamento (1 - cassa denaro). L'abilitazione del campo, in esecuzione della registrazione contabile, ignora il conto indicato sul codice di pagamento 1 - cassa denaro e richiede all'operatore, in modo obbligatorio, la selezione di un codice di pagamento. I codici di pagamento sono quelli indicati all'interno della tabella "Codici di pagamento presente in: Associazione - 09.Tabelle Precaricate - 01.Pagamenti. I codici di pagamento che saranno proposti sono specifici per la Le forma di pagamento selezionata. Le forme di pagamento sono quelle proposte all'interno della videata di gestione dello sportello e precisamente: Conto Incasso Codice Studio Esempio di compilazione: Quindi la selezione abilita/disabilita la gestione degli incassi con l'utilizzo della tabella dei pagamenti: - Utilizzo tabella pagamenti - Codice pagamento prelevato dal conto associato al codice di pagamento indicato in apertura della cassa. di selezione. L'abilitazione del campo consente all'operatore la variazione del "conto incasso" proposto nella specifica colonna "Conto Incasso" visualizzato nella videata di "Servizio di Cassa". Quindi la selezione abilita/disabilita la variazione del conto incasso proposto nell'apposita colonna: - Abilitato alla variazione del conto - Non abilitato alla variazione del conto proposto. di Selezione. L'abilitazione del campo determina il riporto, per ogni rigo di addebito NON fatturato, il codice dello studio fatturante. Quindi la selezione abilita/disabilita il riporto del codice dello studio: - Riporto del codice Studio. - Non riportare il codice Studio. Sede Descrizione N. Tipo Conto Cod. Descrizione Cassa pagamento Incasso Studio Caso Torino 1 Via Venaria 2 Via Ivrea 3 Via. 3 Caso 1: Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 22/24

23 L'operatore xyz è abilitato ad accedere al "Servizio di Cassa" della sede di Torino e gestire la cassa nr. 1 e visualizzare per ogni rigo di addebito non fatturato lo studio fatturante. Caso 2: L'operatore xvz è abilitato ad accedere al "Servizio di Cassa" della sede di Venaria e gestire la cassa nr. 2. e visualizzare l'elenco dei codici di pagamento. Inoltre può visualizzare lo studio fatturante. Caso 3: L'operatore xyz è abilitato ad accedere al "servizio di Cassa" della sede di Ivrea o di poter variare il conto incasso, proposto nell'apposita colonna, e di visualizzare lo studio fatturante. Associazione - 01.Attività Giornaliere - 01.Prima Nota - 08.Travaso da Applicativi La videata, dopo la compilazione della tabella, non consente di selezionare per gli applicativi non indicati all'interno della Scheda "Travaso da applicativi" Associazione - 01.Attività Giornaliere - 03.Gestione di Cassa - 01.Servizio di Cassa Valorizzazione del codice della sede: In accesso al programma "Associazioni", e solo nel caso in cui l'applicativo è configurato per gestire tutta la rete geografica delle sedi con un unico server centrale, la videata di selezione dell'accesso alle sedi propone solo l'elenco delle sedi a cui il collaboratore può accedere. La videata è la seguente: Indicazione del numero della cassa In gestione del servizio di Cassa, sul campo <Numero Cassa>, il collaboratore potrà selezionare e gestire solo quelle indicate nella personalizzazione. Tipo pagamento Se l'elemento risulta abilitato (selezionato) nel piede della videata di gestione della cassa, si abilitano i seguenti campi obbligatori: Confermato il campo <Modalità di Pagamento> si abilita il seguente elenco dal quale selezionare il codice. Ricordiamo che l'elenco è specifico per il tipo di pagamento selezionato sul campo <Modalità di pagamento> Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 23/24

24 Confermato il codice di pagamento, nella videata è riportata la descrizione del codice selezionato. L'elenco visualizzato dei codici di pagamento selezionabili rispetta la seguente regola:: Test "Immediato" valorizzato in Si; Presenza del conto contabile sul campo <Transitorio banca> La tabella di verifica/gestione dei pagamenti è presente in: Associazione - 09.Tabelle Precaricate - 01.Pagamenti Conto Incasso Se il risulta abilitato (selezionato) la griglia di elencazione degli addebiti consente la variazione del conto incasso proposto: Codice Studio Se l'elemento risulta abilitato (selezionato) la griglia di elencazione degli addebiti riporta il codice dello studio al quale è riferito: Inizio documento Wolters Kluwer Italia Gestione Cassa Associazione Pag. 24/24