VADEMECUM ANTIRICICLAGGIO PER AVVOCATI

VADEMECUM ANTIRICICLAGGIO PER AVVOCATI Di seguito un breve vademecum per avvocati riguardo ai casi soggetti alla disciplina antiriciclaggio. Il presente lavoro si divide in due capitoli: il primo dedicato agli adempimenti per gli avvocati, il secondo all attività di controllo subita dai professionisti. I. ADEMPIMENTI PER GLI AVVOCATI Gli obblighi imposti agli avvocati si sostanziano nei seguenti: A. adeguata verifica della clientela (artt.18 e ss D.lgs. 231/2007) B. registrazione (artt. 36, 37 e 38 D.lgs. 231/2007) C. conservazione dei dati (artt. 36 e 38 D.lgs. 231/2007) D. eventuale segnalazione (artt. 41 e ss D.lgs. 231/2007) E. obbligo di astensione (art. 23 D.lgs. 231/2007) A) Adeguata verifica: Gli incombenti volti all adeguata verifica devono essere svolti al momento del conferimento dell incarico o al compimento dell operazione. A.1. ADEGUATA VERIFICA ORDINARIA : IDENTIFICAZIONE DEL CLIENTE E/O TITOLARE EFFETTIVO: - verificare identità del cliente con uno dei seguenti documenti in corso di validità: Carta d identità Passaporto Patente di guida Patente nautica Libretto di pensione Patentino di abilitazione alla conduzione impianti termici 1

Porto d armi Tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di ogni altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato Permesso di soggiorno (in via residuale) - verificare la presenza o meno del titolare effettivo e la sua identità (con dichiarazione sottoscritta dal cliente e/o con l accesso in pubblici registri, elenchi o altro, cfr. art. 19, comma 1, lett. b). OTTENERE INFORMAZIONI sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale. CONTROLLO COSTANTE dei dati e delle informazioni raccolte (documenti d identificazione vigenti e attestazioni e/o certificazioni camerali aggiornate). Ai fini dell assolvimento dell obbligo di adeguata verifica, si consiglia di adottare una check list, compilata a cura del professionista all atto della raccolta delle informazioni dal cliente (artt. 18 e 19) e di sottoporre al cliente la dichiarazione scritta circa le informazioni fornite (art. 21). Si propongono a tal fine i seguenti modelli: - modello A : dichiarazione del cliente - modello B: check list. A.2. ADEGUATA VERIFICA SEMPLIFICATA (art. 25) Quando il soggetto appartiene ad una delle categorie di cui all'articolo 25, comma 1 e 3, (banche, poste italiane, assicurazioni, enti creditizi, agenti di cambio, ecc) ovvero la materia è tra quelle indicate all'articolo 25, comma 6, (contratti di assicurazione con premio annuale sino a.1.000 o premio unico sino a.2.500, forme pensionistiche complementari, pagamenti con moneta elettronica nei limiti indicati all art. 25, comma 6, lett d) è necessario identificare il cliente e verificare il potere di rappresentanza. Non è necessario identificare il titolare effettivo, ottenere informazioni sullo scopo sulla natura prevista dalla prestazione e svolgere il controllo costante. A.3. ADEGUATA VERIFICA RAFFORZATA (art. 28) 2

Nei casi di: - rischio più elevato di riciclaggio; - rischio di finanziamento del terrorismo; - quando il cliente non è fisicamente presente; - prestazioni professionali con persone politicamente esposte residenti in un altro Stato comunitario o in uno Stato extracomunitario. La norma non prevede specifici adempimenti, diversi e ulteriori rispetto a quelli ordinari, quindi l avvocato dovrà sostanzialmente applicare in modo più rigoroso gli obblighi ordinari: - analisi documentali più approfondite anche mediante dati o informazioni supplementari; - identificazione del cliente e del titolare effettivo; - verifica delle informazioni fornite dal cliente; - controlli periodici più frequenti; - assicurarsi che il primo pagamento relativo all'operazione sia effettuato tramite un conto intestato al cliente presso un ente-creditizio. Si considerano comunque assolti gli obblighi di adeguata verifica, anche senza la presenza fisica del cliente, nei seguenti casi: - cliente già identificato in relazione ad un rapporto in essere (informazioni aggiornate) - clienti i cui dati identificativi o le informazioni da acquisire risultino da atti pubblici, da scritture private autenticate, o da certificati qualificati (es. firma digitale). A.4. ADEGUATA VERIFICA DA PARTE DI TERZI (art. 30) Gli obblighi di adeguata verifica della clientela ex art. 18 si considerano comunque assolti, pur in assenza del cliente, quando è fornita idonea attestazione da parte di uno dei soggetti (intermediari finanziari ex art 11, comma 1, enti creditizi, stati europei, banche con sede legale non europea ma aderenti al gruppo di azione finanziaria internazionale - GAFI -, professionisti di cui all art. 12), salvo procedere ad una nuova identificazione del cliente per il caso in cui sorgano in qualunque momento dubbi sulla sua identità. (art. 30 comma 6). Si propone a tal fine il seguente modello: 3

- modello C: dichiarazione del professionista in assenza del cliente (art. 30) B) Registrazione (artt. 36 e ss.) Per assolvere all'obbligo di registrazione gli avvocati devono inserire i dati raccolti all'atto di verifica della clientela nell'apposito registro. Le informazioni devono essere registrate tempestivamente e comunque non oltre 30gg: - dal compimento dell operazione - dall apertura, variazione e chiusura del rapporto continuativo - dall accettazione dell incarico professionale (art. 36) 1 Devono essere registrate (art. 36, comma 2 lett. a) del D.Lgs. 231/07: - la data di instaurazione del rapporto; - i dati identificativi del cliente e, pertanto, per le persone fisiche il nome e cognome, il luogo e la data di nascita, l indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione. Nel caso di soggetti diversi da parsona fisica: la denominazione, la sede legale, il codice fiscale o la partita IVA. Per la registrazione può essere utilizzato un archivio informativo e gestito a mezzo di strumenti informativi ovvero un registro cartaceo (art. 38). Il registro della clientela deve essere numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del professionista o di un collaboratore delegato per iscritto, con indicazione alla fine dell ultimo foglio del numero di pagine in cui è composto il registro e l apposizine della firma delle suddette persone. Deve essere tenuto ordinatamente, senza spazi bianchi o abrasioni. Nel caso di svolgimento dell attività professionale in più sedi, può essere tenuto un registro presso ciascuna sede. 1 Per i clienti ante 29.12.07 (entrata in vigore del dlgs) gli obblighi di identificazione si devono applicare al primo contatto utile; fatta salva la valutazione del rischio presente (circolare MEF, 17.12.08 prot. 116098) 4

C) Conservazione (art. 36 e ss.) I professionisti devono conservare: - i documenti che hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela; - le scritture e le registrazioni e in generale i documenti (originale o copia) relativi alle operazioni, ai rapporti continuativi ed alle prestazioni (art. 36, comma 1 e art. 38, comma 2). Ciò per un periodo di dieci anni, dalla fine del rapporto continuativo o dalla fine della prestazione professionale (art. 36, comma 1) Ai fini dell adempimenti del suddetto obbligo in uno con quelli di adeguata verifica e di registrazione, si consiglia di predisporre FASCICOLO UNICO ANTIRICICLAGGIO, da esibire in caso di controlli/ispezioni, nel quale inserire: il registro identificazione clientela ex dlgs 231/2007 (è utilizzabile anche quello istituito ai sensi del DM 141-143 del 3.02.2006); delega a collaboratori o dipendenti di studio la modulistica utilizzata per effettuare l adeguata verifica (modelli allegati sub A, B, C e D ); articoli, circolari, vademecum e quant altro possa essere utile per dimostrare un costante aggiornamento in materia di antiriciclaggio i fascicoli (uno per ciascun cliente) che contengano i documenti previsti ai fini antiriciclaggio, di seguito elencati: documenti identificativi e documentazione reperita ai fini dell'individuazione e identificazione del titolare effettivo; dichiarazione del cliente ai fini della normativa antiriciclaggio (mod. A ) check list antiriciclaggio (attestazione del professionista) (mod. B ) eventuale attestazione ex art. 30, D.lgs. 231/07 (identificazione a distanza) (mod. C ) 5

documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o necessità di verifiche rafforate (art. 28) e per l identificazione a distanza (art. 30); documentazione relativa agli eventuali contatti intercorsi coi clienti ex art. 23, comma 1 bis, D.lgs 231/07 (mod. D ) Si evidenzia che gli avvocati devono essere in grado di dimostrare alle autorità competenti (art. 7) ovvero agli ordini professionali (art. 8) che la portata delle misure adottate è adeguata all entità del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. La valutazione di tale rischio dovrà pertanto essere effettuata, caso per caso, in considerazione di indici quali l area geografica di residenza o la sede del cliente o della controparte, la ragionevolezza dell operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale in rapporto al cliente, ecc.(art. 20). D) Segnalazioni (art. 41 e ss.) I professionisti sono tenuti a inviare alla UIF una segnalazione quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento di terrorismo. Il sospetto deve trarre origine dalle caratteristiche, entità, natura dell operazione o da qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica o attività svolta dal soggetto cui è riferita. Quale ausilio per la rilevazione delle operazioni sospette i professionisti possono avvalersi degli indicatori di anomalia elaborati su proposta della UIF dal Ministero della Giustizia (Decreto 16.4.2010). Gli indicatori di anomalia forniscono una casistica non tassativa nè esaustiva per la segnalazione delle operazioni sospette. Al fine di rilevare operazioni sospette i professionisti possono utilizzare, altresì, gli schemi e i modelli di anomalia elaborati dalla UIF ai sensi dell art. 6, co. 7 lett. b) aggiornati periodicamente. 6

Le istruzioni per l adempimento degli obblighi di segnalazione sono contenute nel provvedimento della UIF del 4.5.2011, recante istruzioni sui dati e sulle informazioni da inserire nelle segnalazioni di operazioni sospette. La segnalazione deve essere effettuata in modalità telematica attraverso l applicazione messa a disposizione dalla UIF, accessibile dal portale INFOSTAT-UIF (https://infostatuif.bancaditalia.it). L obbligo di segnalazione di operazioni sospette non si applica ai professionisti...per le informazioni che essi ricevono da un loro cliente o ottengono riguardo allo stesso, nel corso dell esame della posizione giuridica o dell espletamento dei compiti di difesa o di rappresentanza del medesimo in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sull eventualità di intentare o evitare un procedimento, ove tali informazioni siano ricevute o ottenute prima, durante o dopo il procedimento stesso (art. 12, comma 2). E) Obbligo di astensione (art.23) Se il professionista non è in grado di rispettare il contenuto dell'obbligo di adeguata verifica del cliente deve astenersi dall'eseguire la prestazione professionale, ovvero deve porre fine alle eventuali prestazioni già in corso, valutando l'opportunità di effettuare la segnalazione del soggetto interessato alla UIF (unità di informazione finanziaria c/o Banca d Italia). N.B: prima di effettuare la segnalazione di operazioni sospette l'avvocato deve astenersi dall eseguire l'incarico salvo che non sussista un obbligo di legge a dare corso all operazione (art. 41). Si propone a tal fine il seguente modello: - modello D: dichiarazione ai sensi dell art. 23 * * * II. L ATTIVITA ISPETTIVA ANTIRICICLAGGIO (art.53) Secondo la Circolare della GdF n. 83607/2012 del 19.03.2012, in base all attività da svolgere e sempre in attuazione della verifica del rispetto da parte dei professionisti iscritti in Albi degli 7

obblighi in materia di antiriciclaggio, sono previste due tipologie di moduli ispettivi, ossia l ISPEZIONE antiriciclaggio ed il CONTROLLO antiriciclaggio. L ispezione (art. 53, comma 5) si sostanzia nell approfondito ed esteso esame degli aspetti salienti e più significativi della posizione del soggetto vigilato ai fini del rispetto degli obblighi antiriciclaggio ed antiterrorismo ex D.lgs. 231/07. Il controllo (art. 53, comma 2) fa riferimento ad ogni forma di attività ispettiva limitata al riscontro di uno o più atti di gestione (es. tenuta registro clientela antiriciclaggio, approfondire numero limitato di transazioni/operazioni finanziarie, ovvero rapporti continuativi/prestazioni professionali instaurato dal soggetto destinatario con la clientela, rispetto dell adeguata verifica, della registrazione, della segnalazione, etc.). Le ispezioni/controlli (art. 53 e Cirolare GdF n. 83607/12) devono essere effettuati, in presenza del titolare dello studio o di un suo delegato (munito di attribuzione sostitutiva del titolare in forma scritta, in grado di opporre il segreto professionale) dal Nucleo Speciale di polizia valutaria, il quale può delegare (come normalmente avviene) i Nuclei Provinciali di polizia tributaria territorialmente competenti: pertanto, questi ultimi potranno espletare i controlli SOLO a seguito di specifica delega, in mancanza della quale gli accessi potranno essere contestati. Nel caso in cui si ritenga di opporre il segreto professionale, la GdF ricorrerà alla Procura della Repubblica al fine di munirsi di idonea autorizzazione a procedere che dovrà essere indicata nel Foglio di Servizio. In particolare, nel Foglio di Servizio sono indicati: - luogo, data, grado e nominativo dei militari operanti - dati identificativi del soggetto da ispezionare - l ordine circostanziato dell operazione di servizio da seguire, indicando: 1) tipologia dell attività ispettiva (ispezione/controllo antiriciclaggio) ed i riferimenti normativi sulla base di quali è stata intrapresa; 2) la delega del NSPV, se svolta dal NPT; 3) l oggetto dell ispezione ed il periodo temporale da sottoporre a controllo (in genere un annualità chiusa oltre a quella in corso). 8

Le autorità di vigilanza (Unità di Informazione Finanziaria), il Nucleo speciale di polizia valutaria della GdF possono effettuare ispezioni e richiedere l esibizione o la trasmissione di documenti contabili (libro giornale, registri prima nota, libri sociali, libri matricola, schede mastro) o extracontabili (assegni privi dell indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario o senza clausola di non trasferibilità, documenti descrittivi di particolari operazioni commerciali o professionali, estratti conto bancari, registri della clientela), atti, nonché di ogni altra informazione utile. Le fasi esecutive in un percorso ispettivo completo sono due: 1) controllo preliminare: finalizzato al riscontro della legittimazione all esercizio dell attività da parte del professionista (iscrizione in albi/registri), della struttura organizzativa dello studio professionale (anche se strutturato in più sedi), avendo riguardo all eventuale esistenza di altre sedi in cui vengano svolte le attività istituzionali, della delega interna i compiti e responsabilità ai fini della normativa antiriciclaggio; 2) accertamento di merito: verifica dell istituzione da parte del professionista dell archivio unico informatico o del registro cartaceo e della loro regolare tenuta, come la numerazione progressiva, sigla del professionista (o di un collaboratore autorizzato per iscritto) in ogni pagina, accertamento dell adempimento dell adeguata verifica della clientela (ordinaria, semplificata o rafforzata), mediante la selezione di un campione di operazioni e/o prestazioni professionali potenzialmente soggette all assolvimento del relativo obbligo. 9