Procedura Organizzativa Rev. 1 Pag. 1 di 5 PO.14 INDICE DELLA PROCEDURA 1. SCOPO 2. APPLICABILITÀ 3. RESPONSABILITÀ 4. PROCEDURA 1. SCOPO Scopo di questa procedura è quello di definire le attività condotte da C.A.A.P., al fine di garantire che i propri Fornitori di prestazioni intellettuali e di risorse materiali siano in grado di soddisfare i requisiti prescritti nel processo di progettazione, qualora sia necessario ricorrere a risorse esterne. 2. APPLICABILITÀ Quanto descritto è applicabile a : beni quali apparecchiature e attrezzature didattiche aule elaboratori materiali didattici prestazioni professionali di docenti, codocenti e tutor beni e servizi di supporto come servizi alberghieri, di ristorazione e di trasporto servizi di assistenza tecnica attrezzature non didattiche 3. RESPONSABILITÀ Il Responsabile della Gestione Commerciale & Amministrativa (GCA), che si avvale della collaborazione della Direzione Didattica (DD) e di RSQ è responsabile: dell'individuazione delle risorse esterne. di seguire l'iter relativo alla qualifica delle risorse esterne, al loro inserimento nella Vendor-List e alla loro valutazione periodica Il Responsabile Sistema Qualità (RSQ) ha la responsabilità di supportare GCA e DD nelle attività previste nella presente Procedura, controllandone la corretta applicazione. 4. PROCEDURA I Fornitori potenziali vengono selezionati in base alla loro capacità di fornire prodotti e servizi conformi ai requisiti dell'organizzazione.
Procedura Organizzativa Rev. 1 Pag. 2 di 5 PO.14 Una volta superato l'iter relativo alla qualificazione, il Fornitore viene inserito nella Vendor List (Tabella valutazione fornitori). Tutti i Fornitori qualificati vengono sottoposti a valutazione periodica relativamente alla capacità di garantire la costanza della qualità dei servizi e delle forniture, il raggiungimento degli obiettivi, il rispetto dei termini contrattuali e la flessibilità alle richieste del Cliente. I diversi materiali e servizi dovranno essere suddivisi per classi in base ai requisiti prefissati in sede di progettazione. Nel modulo categorie merceologiche, sono elencati i vari prodotti e servizi divisi per codice e per categoria merceologica. Le modalità operative messe in atto da C.A.A.P. per la qualificazione e la valutazione periodica dei propri Fornitori, sono riportate in Fig. 1. 4.1 - Iter di qualificazione dei Fornitori - Valutazione 1 a fornitura Ai potenziali Fornitori il Responsabile della Gestione Commerciale & Amministrativa (GCA) invia ordine per una prima fornitura il cui livello qualitativo viene attentamente valutato e riportato nella scheda fornitore M-RSQ-11-03. Se il giudizio è positivo, GCA inserisce il fornitore nella vendor list, (Tabella valutazione fornitori). modulo M-RSQ- 11-02, e traduce il giudizio nelle attribuzioni numeriche di merito relative al soddisfacimento dei vari requisiti previsti per la sua classe e categoria. 4.2 - Valutazione periodica dei Fornitori a) - Valutazione Qualitativa Questa valutazione viene effettuata sulla base di riscontri oggettivi derivanti dall'analisi su base storica delle forniture e dell erogazione dei servizi, avvalendosi delle risultanze provenienti dai piani di controllo previsti in fase di erogazione delle attività formative. Tali risultanze vengono riportate sulla scheda fornitore M-RSQ-11-03. I moduli M-RSQ-11-03 costituiscono elemento per l aggiornamento delle valutazioni su base annuale. I fornitori da valutare vengono inseriti nel modulo M-RSQ-11-01 in classi merceologiche omogenee per importanza e tipologia di prodotto e viene compilata una Scheda Fornitore (MOD RSQ-11-03), sulla quale verranno annotati gli esiti delle eventuali successive forniture. Qualora un fornitore non accettato venga riproposto per una valutazione successiva o vengano proposti nuovi fornitori si provvederà alla loro valutazione direttamente attraverso la predetta Scheda fornitore. GCA, individuati i potenziali fornitori, farà un primo esame utilizzando i seguenti criteri, secondo proprio giudizio, in base al fatto che siano fornitori storici o fornitori nuovi o vecchi di cui non si avvale da lungo tempo: - esito di precedenti forniture - notorietà dei fornitori sul mercato Nel modulo M-RSQ-11-02 verranno riportati i seguenti dati :
Procedura Organizzativa Rev. 1 Pag. 3 di 5 PO.14 i nominativi dei fornitori da valutare; il tipo di prodotto acquistato la classe di appartenenza del prodotto acquistato i requisiti presi in esame per la loro valutazione il peso di tali requisiti come importanza per l attività alla quale si riferiscono il punteggio finale raggiunto dagli stessi fornitori i criteri di accettazione (AC) o non accettazione (NA) secondo i limiti stabiliti per ciascun livello di classe. I giudizi esprimibili (P) sui fornitori sono tre e sono correlati ad un valore numerico: 1 sufficiente 2 buono 3 ottimo In base alla classe di appartenenza stabilita viene poi dato un peso ai singoli requisiti presi in considerazione per tale classe; tale peso rappresenta il grado di importanza che riveste quel dato requisito per la valutazione del fornitore esaminato, ed è espresso mediante un valore numerico, secondo la seguente correlazione: 10 suff.importante 20 importante 30 molto importante 40 importantissimo Il punteggio finale attribuito ad ogni fornitore è determinato dalla sommatoria dei singoli prodotti dei pesi per i giudizi espressi in merito a ciascun requisito ed in funzione della classe di appartenenza secondo la seguente tabella guida, da cui si possono rilevare anche i limiti di accettazione dei fornitori secondo i valori attribuiti ai vari livelli. I risultati di tale valutazione andranno riportati nella relativa scheda fornitore e i fornitori risultati accettabili andranno inseriti nella Vendor List, (Tabella valutazione fornitori).mod RSQ-11-02. I fornitori di materiali e servizi cosiddetti ausiliari e non aventi alcuna influenza sulla qualità e l efficienza del servizio non vengono gestiti. Al termine della valutazione GCA. compila la Scheda Fornitore in cui saranno riportate, nel corso del rapporto di fornitura anche le eventuali non conformità riscontrate o fatte riscontrare sul singolo fornitore. Nella stessa Scheda fornitore potrà essere riassunto ogni commento riguardante il rapporto con quel dato di fornitore al fine di averne un quadro completo in sede di riesame periodico. Il riesame dei fornitori andrà eseguito periodicamente con cadenza annuale o anche prima qualora se ne ravvisi la necessità a seguito di ripetute non conformità o per esigenze dovute all acquisto di nuovi prodotti/servizi. Qualora un fornitore raggiunga 10 non conformità esso dovrà essere depennato dalla lista dei fornitori accettati. Tale decisione potrà essere presa anche con un numero di conformità inferiori, a giudizio del Responsabile designato, qualora esse rivestano carattere di particolare gravità. 4.3 Controllo dei Fornitori In Vendor-List Tutti i fornitori inseriti nella Vendor List vengono comunque sottoposti a monitoraggio sulla base dei criteri di accettazione. L eventuale variazione del punteggio, sulla base dell esame periodico della Scheda Fornitore, provoca l annotazione sulla scheda stessa e la modifica nella Tabella di valutazione dei fornitori.
Procedura Organizzativa Rev. 1 Pag. 4 di 5 PO.14 Inserimento Nuovi Fornitori L inserimento dei nuovi Fornitori in Vendor-List viene regolamentato secondo i criteri stabiliti al punto 4.1. della presente Procedura. Al termine di questo iter con esito positivo il Fornitore può essere inserito nella Vendor List. 4.4 - Azioni derivate dal riesame della Vendor List Fornitori risultati n Idonei Se dal riesame periodico della Tabella valutazione fornitori, attuato in sede di "Riesame della Direzione", emergessero non idoneità per alcuni Fornitori, questi verranno esaminati con particolare attenzione in merito alle cause che hanno generato la non idoneità. Da tale esame potranno scaturire le seguenti Azioni : a) - Invio di una lettera di contestazione al Fornitore con lo scopo di renderlo partecipe degli eventi negativi in atto e, se ne ravvisi la necessità, di concordare un eventuale Audit per stabilire le cause scatenanti tale non idoneità. b)- Attuazione di appropriate Azioni Correttive o Preventive, sia Interne sia Esterne all Azienda, allo scopo di sanare le non conformità riscontrate. c)- Ricerca di Fornitori alternativi qualora si decidesse di ridurre gradualmente gli ordinativi al Fornitore non idoneo o nell eventualità che si intendesse sostituirlo con altri. Fornitori risultati Idonei Per i Fornitori classificati Idonei, se ritenuto opportuno, potranno essere decise azioni informative atte a stimolare gli interessati affinché promuovano azioni di miglioramento della qualifica conseguita. 4.5 - Riqualifica dei Fornitori Si procede ad una nuova qualificazione dei Fornitori ogni qualvolta ci si trovi in una delle seguenti condizioni: 1) Fornitore già qualificato che non ha fornito il Prodotto / Servizio in maniera continuativa 2) Fornitore già qualificato che deve fornire un prodotto sostanzialmente differente dal consueto. 3) Fornitore classificato "n Idoneo", che si ritenga opportuno riqualificare. 4.6 - Registrazioni e Archiviazione RSQ archivia per almeno 3 anni: - le eventuali Schede Fornitori (MOD-RSQ-11-03). - Le Tabelle di valutazione (MOD RSQ-11-02/1/2/3/..) - Le Categorie Merceologiche (MOD-RSQ-11-01)
Procedura Organizzativa Rev. 1 Pag. 5 di 5 PO.14 Fig.1 Processo di selezione e valutazione periodica dei Fornitori Individuazione del potenziale Fornitore / Riqualifica Fornitore Riesame Richiesta 1a fornitura NO Valutazione 1a fornitura Giudizio positivo? Giudizio positivo? INSERIMENTO NELLA LISTA FORNITORI QUALIFICATI VALUTAZIONE PERIODICA DEI FORNITORI QUALITA' QUALITA' DISPONIBILITA TA PREZZO Audit (se necessario) - Valutaz. su base storica - Valutaz. Reclami Eliminazione dalla Lista Fornitori qualificati Fornitore accettato? - termine del documento -