PROCEDURA APPROVVIGIONAMENTI

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1 titolo documento PROCEDURA APPROVVIGIONAMENTI SCOPO e CAMPO DI APPLICAZIONE Lo scopo della presente procedura è di definire le modalità con cui la Cooperativa Promozione Lavoro gestisce: La scelta dei fornitori dei materiali/servizi che vengono utilizzati per l espletamento dei servizi erogati dalla cooperativa La gestione degli ordini di acquisto dei materiali/servizi di cui sopra E applicabile quindi a tutte le fasi del processo di approvvigionamento e a tutti gli acquisti. RIFERIMENTI Si fa riferimento: alla norma ISO 9001:2008 RESPONSABILITA Le Responsabilità relative agli approvvigionamenti sono così distribuite: AMBITO ATTIVITA RESPONSABILITA Generale approvvigionamenti Gestione ufficio acquisti RUA Responsabile del progetto Definizione di fornitori per nuovi Coordinamento in fase di GARA RDS cantieri RUA Gestione approvvigionamenti e acquisti relativi a strutture o attività in appalto Attività quotidiane Qualità Documentazione Coordinamento sugli aspetti contrattuali relativi a lavori/gare/cantieri Definizione di criteri particolari di AUDIT dei fornitori Comunicazione al RUA relative a eventuali problemi o NC fornitori Ricerca / richiesta fornitori alternativi Invio ordini di acquisto Controllo richieste ed emissione ordini ai fornitori Gestione ordini ai fornitori Verifica degli approvvigionamenti (materiali e/o servizi) Rivalutazione dei Fornitori Soddisfazione del cliente (interno o esterno) Invio DDT controllati all Ufficio acquisti Archiviazione ordini ai fornitori Trasmissione DDT in amministrazione RUA RDS e delegati all invio ordini Addetto all ufficio acquisti RUA Addetto all ufficio acquisti rev. 1 del 10/12/2010 pag 1 / 6

2 GENERALITA La Cooperativa, per produrre i servizi, necessita di materiali e altri servizi acquistati all esterno. MATERIALI Vengono acquistati: materiali relativi ai servizi: attrezzature per asili e case di riposo (ausili medici, giochi, mobilio, ecc.) attrezzature per formazione (proiettori, mobilio, cancelleria, ecc.) attrezzature o prodotti sanitari (pannoloni, gas medicali, ecc.) materiali di consumo per le pulizie materiali di consumo per le manutenzioni Dispositivi di Protezione Individuale e Dispositivi di Sicurezza (estintori, ecc.) Veicoli (anche in altra forma ad es. leasing) materiali per le attività d ufficio e gestionali materiali d uso comune per le attività d ufficio (cancelleria, macchine per ufficio, calcolatori, ecc.) materiali di conforto (caffè espresso, merendine, ecc.) Veicoli (anche in altra forma ad es. leasing) SERVIZI Vengono acquistati: servizi relativi alle attività operative: Servizi di supporto relativi alle pulizie degli ambienti Servizi di supporto relativi al lavaggio di indumenti Servizi di ristorazione, sia prodotti in loco che all esterno Manutenzione impianti termici, elettrici, idraulici, antincendio Manutenzione apparati informatici e macchine d ufficio Sanificazione carrelli e contenitori per il trasporto del vitto Sanificazione locali dei centri cottura Attività di docenza affidate a personale qualificato servizi per le attività d ufficio e gestionali consulenze (legali, amministrative, sicurezza, ecc.) manutenzione (software, sicurezza, ecc.) Nel caso la Cooperativa possieda il know how relativo al prodotto/servizio/processo terziarizzato, la Cooperativa stessa applica tale know how al fine di assicurare un governo efficace e reale dei processi affidati in outsourcing. In caso contrario si segue la procedura PRODOTTI E SERVIZI ESTERNI GESTIONE IST_009_09. rev. 1 del 10/12/2010 pag 2 / 6

3 GESTIONE DEI FORNITORI FASE DESCRIZIONE DOCUMENTI Un fornitore può entrare in contatto con la Cooperativa in due modi diversi: Ricerca dei fornitori candidatura spontanea FORNITORI SCHEDA MOD ricerca interna 008_09 Nel caso i prodotti/servizi siano di interesse per la Cooperativa devono essere riportati tutti i dati anagrafici sulla scheda FORNITORI SCHEDA MOD 008_09 PRIMA VALUTAZIONE Il processo di valutazione viene condotto attraverso l istruzione FORNITORI ISTRUZIONI VALUTAZIONE IST_004_09 e la relativa lista di controllo FORNITORI CHECK LIST MOD_009_09 Valutazione La valutazione viene condotta in modo oggettivo esaminando i parametri della scheda, redatta appositamente con domande chiuse. Alla fine dell analisi dei punti della scheda viene emesso il giudizio, con adeguata motivazione, secondo i criteri definiti nell istruzione di cui sopra. VALUTAZIONI SUCCESSIVE Le valutazioni successive vengono condotte mediante: la lista di controllo FORNITORI CHECK LIST MOD_009_09 le evidenze raccolte durante l attività (reclami, NC, ecc.) i risultati delle eventuali visite La cadenza delle valutazioni successive è almeno annuale e diventa più frequente nei casi di problematiche particolari o influenti sulla soddisfazione dei clienti della Cooperativa. FORNITORI SCHEDA MOD_008_09 FORNITORI ISTRUZIONI VALUTAZIONE IST_004_09 FORNITORI CHECK LIST MOD_009_09 PIANO DI AUDIT VISITE SOPRALLUOGHI DI RIVALUTAZIONE DEI FORNITORI Evidenze relative ai fornitori In casi particolari (es. i docenti dei corsi di formazione) la valutazione viene svolta mediante i questionari di soddisfazione dei clienti con cadenza strettamente correlata al servizio prestato (es. ad ogni evento di formazione) rev. 1 del 10/12/2010 pag 3 / 6

4 MATERIALI FASE DESCRIZIONE DOCUMENTI Viene emessa la richiesta di offerta quando si ritiene necessaria una indagine economica di mercato su più RICHIESTA OFFERTA MOD Richiesta di offerta fornitori; successivamente viene effettuata una analisi 049_10 delle richieste di offerta pervenute, con il supporto tecnico di personale competente (RDS, RQS o personale RIUNIONE MOD 002_09 adeguatamente competente sul prodotto specifico) Invio ordine interno Gli ordini interni sono quelli che i singoli addetti inviano all ufficio acquisti che provvede alla verifica e all invio dell ordine al fornitore. L ordine interno deve essere compilato sull apposito modulo e viene verificato dall addetto in ufficio acquisti. La verifica riguarda: la congruità dell ordine (quantitativi, tempi, ecc.) la correttezza del ruolo di chi lo ha inviato altri parametri specifici In caso di inesattezze o dubbi l ordine viene verificato con l emettitore. Normalmente (per gli ordini di materiale comune) la politica di acquisto viene assolta con l ordine diretto senza offerta, preceduto da accordi scritti con il fornitore che garantisce puntualità, luogo di consegna e aggiornamento dei prezzi; per il materiale nuovo o particolare l ordine viene preferibilmente conferito a seguito di una offerta. Invio ordine esterno L Ordine di Acquisto è il documento utilizzato per la formalizzazione del contratto con il fornitore. Deve essere firmato dall addetto all ufficio acquisti che ne cura l emissione. Gli ordini possono essere anche telefonici purchè registrati nel modulo ricevuto indicando chiaramente la dicitura Ordine Telefonico e la persona del fornitore contattata. Nell Ordine di acquisto vengono definiti tutti i parametri tecnici e commerciali, quali: numero dell ordine descrizione dell oggetto della fornitura quantitativo richiesto, ove applicabile condizioni generali della fornitura o riferimento a condizioni contrattuali specifiche prezzi, sconti, pagamenti concordati, quando diversi dalle condizioni contrattuali termini e luoghi di consegna o riferimento a condizioni contrattuali specifiche Normalmente i prodotti oggetto di approvvigionamento sono chiaramente specificati dal punto di vista tecnico e normativo nonché nei cataloghi dei fornitori per cui è sufficiente ordinarli facendo riferimento ai codici di identificazione. Gli altri prodotti non codificati vengono adeguatamente specificati. rev. 1 del 10/12/2010 pag 4 / 6

5 FASE DESCRIZIONE DOCUMENTI Il materiale pervenuto presso l unità richiedente viene controllato confrontando il materiale stesso con il Documento Di Trasporto e con l ordine interno ad esso relativo. Tale confronto, se il prodotto non è gestibile dalla Cooperativa per competenze specifiche non presenti, viene determinato secondo la procedura PRODOTTI E DDT SERVIZI ESTERNI GESTIONE IST_009_09 Controllo alla consegna Sul DDT viene apposta la dicitura verificato seguita RECLAMI INFORMAZIONI dalla firma di chi esegue il controllo. Una successiva verifica viene effettuata confrontando l ordine con l insieme dei DDT. PRODOTTI E SERVIZI ESTERNI La pratica è evasa confrontando i DDT con la fattura del GESTIONE IST_009_09 fornitore Qualsiasi discrepanza deve essere segnalata all ufficio acquisti con il modulo delle segnalazioni Controllo fatturazione del fornitore Il RDS competente raccoglie i DDT controllati e siglati e li invia all ufficio acquisti che, a seguito di un ulteriore controllo con il modulo d ordine, conferma la correttezza e invia il tutto in amministrazione affinchè la fattura del fornitore possa essere verificata e saldata Eventuali discrepanza vengono segnalate mediante l apposito modulo dall amministrazione all addetto ufficio acquisti per le verifiche del caso DDT RECLAMI INFORMAZIONI rev. 1 del 10/12/2010 pag 5 / 6

6 SERVIZI FASE DESCRIZIONE DOCUMENTI Viene emessa la richiesta di offerta quando si ritiene necessaria una indagine economica di mercato su più RICHIESTA OFFERTA MOD Richiesta di offerta fornitori; successivamente viene effettuata una analisi 049_10 delle richieste di offerta pervenute, con il supporto tecnico di personale competente (RDS, RQS o personale RIUNIONE MOD 002_09 adeguatamente competente sul prodotto specifico) Per la loro natura complessa gli ordini dei servizi vengono elaborati in modo meno diretto dei materiali Ordine SERVIZI CONTINUATIVI In caso di servizi continuativi di supporto ad attività che derivano da GARE o APPALTI le condizioni economiche e gestionali e i parametri operativi sono determinati dai capitolati o dal progetto della gara. Le condizioni vengono discusse fra il RESPONSABILE DI PROGETTO e l UFFICIO ACQUISTI durante la progettazione e l ordine diventa un vero e proprio contratto, contenete tutte le modalità di gestione del servizio e del controllo dello stesso. PROCEDURE DI PROGETTAZIONE CONTRATTO RIUNIONE MOD 002_09 Controllo operativo Controllo fatturazione del fornitore SERVIZI SALTUARI In caso di servizi saltuari le condizioni vengono discusse fra il RDS che necessita del servizio e l UFFICIO ACQUISTI. Anche in questo caso l ordine diventa un vero e proprio contratto, contenete tutte le modalità di gestione del servizio e del controllo dello stesso. Il servizio viene controllato confrontando i parametri operativi con i capitolati o il contratto d ordine. Il responsabile del controllo è il RDS del servizio richiedente Tale confronto, se il prodotto non è gestibile dalla Cooperativa per competenze specifiche non presenti, viene determinato secondo la procedura PRODOTTI E SERVIZI ESTERNI GESTIONE IST_009_09 La pratica è evasa confrontando i rilievi dei servizi acquisiti con la fattura del fornitore Qualsiasi discrepanza deve essere segnalata all ufficio acquisti con il modulo delle segnalazioni Il RDS competente raccoglie i dati relativi al servizio acquistato, li controlla e ne conferma la correttezza all ufficio acquisti. In caso di servizi di consulenza specifica sotto contratto il RDS raccoglie la parcella del consulente, la verifica, la sigla e la invia in amministrazione Eventuali discrepanza vengono segnalate mediante l apposito modulo dall amministrazione all addetto ufficio acquisti per le verifiche del caso DDT RECLAMI INFORMAZIONI PRODOTTI E SERVIZI ESTERNI GESTIONE IST_009_09 PARCELLE RECLAMI INFORMAZIONI rev. 1 del 10/12/2010 pag 6 / 6