RELAZIONE TECNICA SULL ATTIVITA DI RIORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI BIBLIOTECARI E RAZIONALIZZAZIONE DELL ACQUISTO DI PERIODICI BIOMEDICI NELL AMBITO DELLA CONVENZIONE A.O. NIGUARDA CA GRANDA - ULSS 6 VICENZA Proposta consigliata - Spesa 92.616 Premessa A cura di Gianfranco De Gregoris e Claudio Minella Azienda Ospedaliera Niguarda Milano revisione di Daniele Busetto, Azienda ULSS 6 Vicenza La riorganizzazione dei servizi bibliotecari ha implicato: - la creazione di un portale, accessibile in remoto (proxy server), per la fruizione anche da postazioni extra-aziendali delle risorse disponibili - l attivazione di un servizio reciproco di document delivery - l attivazione di una procedura online di richiesta degli articoli - l analisi e la selezione, secondo criteri ben definiti e concordati, delle risorse da rinnovare Ai fini della razionalizzazione sono state considerate prevalentemente le sole riviste di ambito biomedico, innanzitutto perchè nel 28 queste hanno comportato la spesa più rilevante ( 214.22 su complessivi 222.898) e in secondo luogo perchè con i responsabili della biblioteca ULSS 6 Vicenza si è concordata la necessità di trasferire sui loro uffici amministrativi la competenza per una razionalizzazione degli acquisti di loro pertinenza e relativi oneri. Criteri utilizzati Per la proposta di razionalizzazione sono stati seguiti gli stessi criteri adottati sin dal 23 dall Ospedale Niguarda. Tali criteri hanno portato ad importanti risparmi di spesa, senza rinunciare ad alcuna delle risorse precedentemente disponibili; una calibrata selezione delle risorse ha infatti portato ad un incremento delle stesse anche grazie all acquisto di collezioni in luogo di singole riviste. Questi i criteri utilizzati anche per la ULSS 6 Vicenza: grado di consultazione delle riviste (attraverso statistiche provenienti dai singoli editori o dai distributori o, infine, dall accesso alle stesse in Biblioteca); per l ULSS Vicenza erano disponibili dati del distributore e della Biblioteca, non degli editori. importanza delle riviste (Impact Factor); sono state considerate le riviste con IF dell anno 27 significativo (maggiore o uguale a 2) tenendo anche conto della sovrapponibilità di titoli per specialità effettiva necessità di alcune riviste per l attività professionale specialistica; sono state incluse alcune riviste per la loro peculiarità e specificità, indipendentemente dall IF; si è peraltro considerato di mantenere un essenziale, adeguato e qualificato numero di riviste relativamente a ciascuna specialità o servizio aziendale
costo delle riviste in relazione al costo medio degli articoli consultati (quest ultimo espresso come rapporto tra costo delle riviste e n di accessi al full text, ponendo come soglia max. 3,/articolo. reperibilità delle riviste meno consultate attraverso servizi di Document Delivery (DD = fotocopia degli articoli). Tenuto conto dei dati di utilizzo 28, sono state eliminate quelle riviste accessibili attraverso circuiti di DD gratuiti o per le quali l acquisto di articoli da provider risultava più conveniente (spesa per articolo considerata: < 3/art.) esclusione delle riviste di Società Scientifiche, se già disponibili al personale per effetto di iscrizioni individuali eliminazione delle copie multiple, tenendo conto della convertibilità degli abbonamenti in versione online con conseguente accessibilità a tutti gli utenti da qualunque ubicazione limitazione della spesa relativa alle riviste dei più importanti editori, in previsione di più economiche offerte per l acquisizione di intere collezioni a livello consortile, normalmente vincolate al mantenimento di un print value (spesa sostenuta negli ultimi 2-3 anni per l acquisto delle riviste di un certo editore) acquisto di collezioni, quando più conveniente rispetto alla somma degli acquisti di singole riviste dello stesso editore, oppure in caso di una limitata spesa aggiuntiva che includa però altre riviste di interesse. limitazione della spesa complessiva. Il rapporto ideale costo/dirigente sanitario sperimentato in questi anni da Niguarda è prossimo ad un valore di 1, (si è passati da un valore pari a 29 nel 23 ad 89 nel 28 e ad 11 nel 29, ma va tenuto conto che nel contempo sono anche stati ammortizzati gli aumenti editoriali che annualmente sono valutabili nel + 9-1% della spesa complessiva). migliorare complessivamente il rapporto costo-beneficio Risultati ottenuti Allo stato attuale (giugno 29) la proposta di razionalizzazione fatta per la ULSS 6 Vicenza permette già di raggiungere questi importanti risultati. 1) Spesa complessiva - La spesa complessiva 28 è stata di 214.22; mantenendo gli stessi abbonamenti 28, tenuto conto degli aumenti editoriali (circa 1%) la spesa sarebbe stata di 24.742. Con la razionalizzazione, effettuata in base ai criteri descritti più sopra, la spesa 29 sarà pari a 92.616, con una differenza pari a 148.126. In assenza di un processo di razionalizzazione e tenuto conto degli aumenti editoriali (cfr. tab. 1), il risparmio proiettato sull triennio 29-211 in base agli abbonamenti che verranno rinnovati nel 29 risulta comunque molto elevato ( 49.297). Tab. 1 - Andamento degli aumenti editoriali 24-28 (Fonte: libraryjournal.com) Subject 24-25 25-26 26-27 27-28 Health Sciences 8 9 9 1
Limitando questa sintesi ai soli periodici biomedici, il grafico 1 mostra come sarebbe variata la spesa senza interventi di razionalizzazione e come invece sia stato possibile ottimizzarla. Sono stati considerati i costi complessivi effettivamente sostenuti nel 28 e quelli previsti per il 29 e relative proiezioni per il 21 che tengono conto degli aumenti editoriali prevedibili; per il 29 si è differenziata la spesa che avrebbe dovuto essere sostenuta tenendo conto delle versioni delle riviste acquistate nel 28 e la spesa che effettivamente dovrà essere sostenuta con il vantaggio apportato dalla conversione all online di molte di esse. Grafico 1 Variazioni della spesa 28-21 3 25 21422 24742 264816 2 15 1 92616 11878 28 29 21 5 Spesa 28 Spesa 29 senza razionalizzazione Spesa 29 con razionalizzazione e conver... Alla spesa per i periodici va aggiunta la spesa per il rinnovo delle banche dati della collezione Comprehensive della EBSCO (in attesa di offerta, il costo indicativo dovrebbe mantenersi intorno ai 15. già spesi nel 28); il rinnovo di tali banche dati è essenziale per permettere l accesso (seppur in parte con embargo) a numerose riviste on line nonché alle banche dati stesse (Dynamed, Cochrane, Medline with full text, Cinahl plus e altre minori)
2) Costo per dirigente sanitario Con riferimento alla spesa per i soli periodici biomedici, il costo per dirigente sanitario passa da 349 (28) a 154 (29). Tale risultato è suscettibile nei prossimi anni di ulteriore 4 349 diminuzione, avvicinandosi al valore di ottimizzazione 3 sperimentato da Niguarda di 11 circa nel 29, in 2 154 relazione alla possibilità di accedere a consorzi 1 bibliotecari (es. SBBL) con relativo accesso a collezioni di importanti editori. 28 media/dir san 29 media/dir san 3) Risorse on line disponibili - La riorganizzazione dei servizi bibliotecari e la razionalizzazione degli abbonamenti hanno permesso : la riduzione significativa della spesa l aumento delle riviste online sul totale degli abbonamenti (pari all 83% - cfr. grafico 4) una maggiore disponibilità di periodici consultabili online da qualsiasi postazione interna ed esterna all ospedale (abbonamenti diretti + tutte le collezioni freejournals + le collezioni acquisite attraverso le banche dati Ebsco) una disponibilità elevata di riviste consultabili attraverso il servizio di DD reciproco Complessivamente le riviste disponibili direttamente o indirettamente diventano oltre 6. La maggior parte dei titoli è stata convertita dalla versione cartacea (o carta+free online) alla versione online con conservazione degli archivi relativi alle annate acquistate. 1,8,6,4,2 Grafico 4 Percentuale riviste online (in relazione al n di abbonamenti sottoscritti) 35% 83% 28 29
Inoltre gli abbonamenti senza componente cartacea passano dal 2% (8 su 37 nel 28) al 71% (81 su 114 nel 29) come mostra il grafico 5. 12 Grafico 5 - Percentuale riviste solo on line o con componente cartacea 1 8 6 4 2 29 98 71 2 28 29 Riviste con componente carta Riviste solo online La minor presenza di componente cartacea si traduce in un risparmio in termini di spazi, di minori investimenti per l acquisto di scaffalature e arredi necessari alla collocazione delle riviste e permette al personale bibliotecario di utilizzare i tempi non più dedicati ad alcune operazioni legate agli acquisti del cartaceo a favore di attività più qualificate come: - la formazione degli utenti ad un utilizzo ottimale di banche dati e risorse - l assistenza bibliografica esperta - l implementazione e miglioramento dei servizi bibliotecari, ampliando le opportunità e la disponibilità di risorse anche attraverso collegamenti consortili con altre biblioteche o sistemi bibliotecari - il controllo dell utilizzo dei servizi e delle risorse e della relativa spesa. 4) Impact Factor - passa da una media di 2,71 ad una media di 4,19 per rivista, elevando quindi qualitativamente il posseduto. 5 4 3 2 1 Impact Factor medio per rivista in abbonamento 2,71 4,19 28 29 5) Portale con accesso anche extra aziendale Per permettere un utilizzo delle risorse disponibili (banche dati e riviste online) più ampio e capillare, anche da postazioni extra aziendali (es. da casa) risulta imprescindibile un modesto investimento ( 5.+IVA annui) per la realizzazione e manutenzione di un proxy server strutturato per abilitare gli utenti. L accessibilità anche extra rete aziendale permetterà un utilizzo maggiore delle risorse disponibili (per oltre l 8% gli accessi di Niguarda avvengono extra rete aziendale, ovvero in luoghi e tempi extra attività clinica) e inoltre faciliterà e semplificherà il percorso degli utenti per richiedere
articoli (verrà reso disponibile un modulo online dedicato, utilizzabile da qualunque postazione anche extra aziendale). 6) Accessibilità alle risorse dismesse - Le risorse precedentemente accessibili (le riviste che non verranno più rinnovate) restano comunque per la maggior parte accessibili come Indici e Abstract; si è scelto di mantenere i link verso le riviste dismesse con IF maggiore o uguale ad 1 e anche le riviste con IF minore di 1 ma che hanno registrato almeno 4 accessi nel corso del 28. 7) Servizio di Document Delivery (copie di articoli) - In caso di necessità, gli articoli da riviste dismesse potranno essere forniti al richiedente entro 1-2 gg. lavorativi (o entro la giornata lavorativa se la richiesta ha carattere di urgenza) attraverso il servizio di Document Delivery garantito dall Ospedale Niguarda (o da altre biblioteche consorziate o facenti parte di circuiti consortili cui Niguarda o Vicenza appartengono). Attualmente la convenzione garantisce un servizio fino a 5 art/settimana, limite che si ritiene comprenda ampiamente le necessità degli utenti di Vicenza. 8) Collezioni on line - E stata fatta una valutazione sull opportunità di acquisire alcune collezioni in luogo di alcune riviste. Attualmente le offerte pervenute (collezioni BMJ, Springer) non sono risultate interessanti. Milano, lì 8 giugno 29