MAIL MERGING CON FILTRO E INSERIMENTO DI CAMPI IF Il caso La Paint.Top Coatings Italia S.p.A., industria di lacche, vernici e affini, che si avvale della collaborazione di agenti per la collocazione sul mercato dei suoi prodotti, ha messo a budget un viaggio premio agli agenti, operanti nelle province dell Emilia-Romagna, che supereranno nel primo trimestre dell anno successivo un certo volume di affari. E precisamente: per gli agenti che hanno superato un fatturato di 190.000,00, viaggio a Firenze di 2 giorni (30/31 maggio) per 2 persone; per gli agenti che hanno superato un fatturato di 220.000,00, viaggio a Vienna di 3 giorni (29/31 maggio) per 2 persone. Anagrafica Agenti Agente Indirizzo Località Cocchi Franco Via Cavour, 55 44100 FERRARA FE Dondi Ruggero Via Solferino, 3 47100 FORLÌ FC Ferrari Filippo Via Palestro, 25 43100 PARMA PR Analisi fatturato Agente Zona % Provv. Fatturato Cocchi Franco MO-BO-FE 6,00% 193.215,34 Dondi Ruggero RA-FC-RN 5,50% 177.266,36 Ferrari Filippo PR-PC-RE 6,50% 223.388,20 Testo della lettera viaggio premio Paint.Top Coatings Italia S.p.A / Capitale Sociale 1.295.000 i.v. Reg. Imprese TS 24213 R.E.A. 12511 Codice Fiscale/Partita IVA 00494250327 / Via dell Istria, 74-34137 TRIESTE / Tel. +39 040 574368 Fax +39 040 579020 Trieste, 10 aprile 20..... Oggetto: Viaggio premio. Siamo lieti di constatare che il Suo fatturato ottenuto nel primo trimestre di quest anno ha avuto un buon incremento superando il budget da noi prefissato. / Congratulandoci vivamente con Lei per il traguardo raggiunto, Le comunichiamo che la nostra Direzione Generale ha deciso di premiarla offrendo un... della durata di... per 2 persone,... / Siamo certi che accoglierà con piacere la nostra iniziativa che è un segno di riconoscenza per il buon lavoro da Lei svolto. / Alla presente alleghiamo il programma e La invitiamo a confermarci la Sua adesione facendoci pervenire almeno 30 giorni prima della partenza i nominativi dei partecipanti. / Le auguriamo un piacevole soggiorno a... e con l occasione Le inviamo cordiali saluti. / PAINT.TOP COATINGS ITALIA S.p.A. / Area Manager / Rag. Antonio Finelli / All.: Programma di viaggio. Cosa devi fare... in 4 fasi 1. Con EXCEL Crea l archivio dell anagrafica agenti e rinomina il foglio col nome Agenti. 2. Con EXCEL Nel foglio 2 della stessa cartella richiama i dati anagrafici dal foglio Agenti, aggiungi i dati relativi all analisi del fatturato, calcola la provvigione e rinomina il foglio con il nome Fatturato. 3. Con WORD Disponi la lettera da inviare agli agenti che hanno vinto il viaggio premio. Allo scopo utilizza la funzione stampa unione e, per selezionare i nominativi degli agenti che hanno superato il minimo, imposta un filtro sul fatturato, mentre per selezionare il viaggio da offrire in relazione al fatturato inserisci dei campi Word (If...). 4. Con WORD Disponi i Programmi di viaggio. 1
FASE 1 Crea l archivio dell anagrafica agenti con Excel Larghezza colonne: B:D 18. Immetti i dati anagrafici degli agenti, regola l altezza delle righe, e nella riga 5 attiva l allineamento verticale al centro. Applica bordi e sfondo esemplificati. Seleziona l intervallo A5:D8, fai clic nella Casella Nome e digita Agenti. Rinomina il foglio di lavoro (Agenti); salva la cartella di lavoro col nome AnalisiVendite. FASE 2 Nel Foglio2 richiama i dati anagrafici dal foglio Agenti, aggiungi i dati relativi all analisi del fatturato e calcola la provvigione con Excel Larghezza colonne: C:D 18, E:F 10, G:H 13. Formato numerico: F6:F8 Stile percentuale e Aumenta decimali per due volte. Immetti i dati noti e applica le formattazioni esemplificate. Immetti negli intervalli indicati le seguenti formule: B6:D8 = Agenti!B6 (digita =, fai clic sulla scheda del foglio Agenti e quindi in B6) e Ctrl+Invio. H6:H8 =G6*F6 e Ctrl+Invio. Seleziona l intervallo A5:H8, fai clic nella Casella Nome e digita Fatturato. Rinomina il foglio di lavoro (Fatturato); salva la cartella di lavoro col nome in uso. FASE 3 Disponi la lettera da inviare agli agenti che hanno vinto il viaggio premio con Word Apri un nuovo documento e visualizza la barra degli strumenti Stampa Unione. Fai clic su Impostazioni documento principale, quindi su Lettere (fig. 1). Fai clic su Apri origine dati : si visualizza la finestra per la selezione dell origine dei dati. Nella casella Cerca in seleziona la cartella in cui hai salvato il file di Excel AnalisiVendite. Si visualizza la finestra per la selezione del foglio di lavoro (fig. 2). Seleziona Fatturato (questo è il nome che hai assegnato all intervallo A5:H8 del foglio Fatturato) e OK. 2
Si visualizza la finestra con i Destinatari Stampa unione (fig. 3). Per selezionare i nominativi degli agenti che hanno raggiunto un fatturato superiore a 190.000, fai clic sulla freccia accanto all intestazione e dall elenco seleziona (Avanzate) (fig. 4). Si visualizza la finestra Filtro e ordina per specificare i criteri di selezione (fig. 5): - nella casella Campo seleziona dall elenco Fatturato; - nella casella Criterio seleziona dall elenco Maggiore di; - nella casella Valore digita 190000 e conferma con OK. Dall elenco dei Destinatari Stampa unione è sparito il nominativo dell Agente DONDI; infatti non ha raggiunto il fatturato minimo. Disponi la lettera viaggio premio (vedi proposta di layout nella pagina successiva). Utilizza l intestazione che hai predisposto nella lettera circolare presentata nel Volume 2 di New Sm@rtly, pag. 27 (copia/incolla oppure crea una voce di Glossario). In corrispondenza della prima riga dei dati del destinatario (cognome e nome dell Agente), fai clic sul pulsante Inserisci campi unione : dall elenco fai clic su Agente e quindi su Inserisci e Chiudi. Nelle righe successive inserisci il campo Indirizzo e il campo Località. Disponi il testo della lettera e, in corrispondenza della prima variabile da inserire (secondo capoverso, dopo... offrendo un ), fai clic sul pulsante Inserisci campo Word. Dall elenco fai clic su If... (fig. 6). Si visualizza la finestra Inserisci campo Word: if per specificare i criteri di selezione e inserire le variabili (fig. 7): - nella casella Nome Campo seleziona dall elenco Fatturato; - nella casella Criterio seleziona dall elenco Maggiore di; - nella casella Valore digita 220000; - nella casella Inserisci il testo digita viaggio a Vienna (viaggio che spetta a chi ha raggiunto il fatturato indicato nella casella Valore); - nella casella Altrimenti inserisci il testo digita viaggio a Firenze (viaggio che spetta a chi non ha raggiunto il fatturato indicato nella casella Valore). Alla chiusura della finestra si visualizza la variabile relativa al record selezionato. Prosegui da solo e, in modo analogo, inserisci le altre variabili come esemplificato nelle figure riportate nella pagina successiva: 2 a variabile 3 giorni altrimenti 2 giorni (fig. 8); 3 a variabile dal 29 al 31 maggio altrimenti dal 30 al 31 maggio (fig. 9); 4 a variabile Vienna altrimenti Firenze (fig. 10). Al termine, seleziona i campi unione e attribuisci lo stesso carattere utilizzato nel documento, salva e stampa le lettere personalizzate e filtrate. 3
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FASE 4 Disponi i programmi di viaggio con Word Apri il file Word Vienna, che puoi scaricare dal sito, oppure digita il testo. Utilizza delle tabelle per disporre in paragrafi affiancati, come esemplificato nella proposta di questa pagina. Trovi l immagine in calce al file Word Vienna, oppure inserisci un immagine a tuo piacere. 5
Apri il file Word Firenze, che puoi scaricare dal sito, oppure digita il testo. Utilizza delle tabelle per disporre in paragrafi affiancati, come esemplificato nella proposta di questa pagina. Trovi l immagine in calce al file Word Firenze, oppure inserisci un immagine a tuo piacere. 6