Sommario PREMESSA AL FUNZIONAMENTO... 3 1. PRIMO ACCESSO... 3 1.1 BENVENUTO SU COPERNICO... 3 1.2 RESET PASSWORD... 4 1.3 HOME PAGE COPERNICO... 4 1.4 ACCEDI AL TUO CARTELLINO... 5 2. CARTELLINO... 6 2.1 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI DA CARTELLINO... 7 2.2 TRASFERTA... 7 2.3 STRAORDINARIO... 7 2.4 FLESSIBILITA... 8 2.5 GIUSTIFICATIVI PER ASSENZE TUTELATE/INDENNIZZATE... 8 2.6 ELIMINARE UN GIUSTIFICATIVO... 8 2.7 STAMPA DEL CARTELLINO... 9 2.8 ALTRE FUNZIONALITA DEL CARTELLINO... 9 3. PAGINA GIUSTIFICATIVI ASSENZA... 9 3.1 MANCATA TIMBRATURA... 11 3.2 ALTRE FUNZIONALITA... 11 2
PREMESSA AL FUNZIONAMENTO Prima di iniziare ad esplorare le funzionalità del nuovo strumento COPERNICO per la gestione di paghe e presenze vogliamo fornirti alcune precisazioni. Le tempistiche di inserimento restano invariate. La scadenza per l inserimento dei giustificativi del mese precedente è il primo giorno lavorativo del mese successivo. Potrai visualizzare la data ultima degli inserimenti del mese nell home page del sistema. Cambiano le tempistiche di aggiornamento del cartellino. Come ad oggi, tutti i giustificativi che inserirai saranno immediatamente visibili dal tuo responsabile. Tuttavia, con il nuovo sistema, i giustificativi approvati saranno acquisiti ed elaborati esclusivamente durante la notte. Questo vuol dire che il tuo cartellino sarà aggiornato il giorno successivo all approvazione dei giustificativi da parte del tuo responsabile. Fatte queste premesse, possiamo iniziare ad esplorare questo nuovo strumento, COPERNICO. 1. PRIMO ACCESSO 1.1 BENVENUTO SU COPERNICO Per accedere, collegati al link sottostante. https://www.copernico.com/consoleals Le tue credenziali per il primo accesso sono le seguenti: Utente Il tuo ALPS ID (es. 111111) Password Console Comparirà una finestra che ti chiederà di cambiare la tua password. Cambiare la password è obbligatorio, altrimenti il sistema non permette di procedere oltre. 3
Per inserire la tua nuova password, il tuo nome utente (ALPS ID) è già inserito di default, inserisci la tua data di nascita, la password usata per il primo accesso (Console), poi la tua nuova Parola d Ordine e la conferma della stessa. Una volta completato clicca sul flag in alto a destra. Il sistema in automatico ritorna sulla pagina di login, sotto riportata. Inserisci il tuo Codice Utente (ALPS ID), la tua nuova password e clicca su Entra. 1.2 RESET PASSWORD Qualora dimenticassi la tua password, ti occorrerà semplicemente cliccare sul pulsante Password Dimenticata?, che puoi trovare a lato dei dati per l autenticazione. Ti verrà richiesto di inserire il tuo indirizzo e-mail, al quale verrà inviata la tua nuova password, da modificare al tuo primo accesso. Cliccando su Modifica Password ti verrà proposta una finestra analoga a quella che hai compilato per modificare la password dopo il tuo primo accesso. 1.3 HOME PAGE COPERNICO La home page di COPERNICO ti permette di accedere a due diverse funzionalità: Scaricare il tuo cedolino Accedere al tuo cartellino Il link al cedolino sarà disponibile solo dal mese di gennaio. Per tutto il mese di dicembre sarà attiva solo la pagina del cartellino e delle sue funzionalità. 4
1.4 ACCEDI AL TUO CARTELLINO Che cosa vedi dopo esserti autenticato? La prima pagina visibile è quella dei Giustificativi Assenza, sotto riportata, ma su questa entreremo in dettaglio più avanti. Prima di proseguire occorre fare una verifica. Clicca sul pulsante. Si apre la seguente finestra: Controlla che sia stato inserito correttamente il tuo responsabile diretto. Se riscontri delle anomalie scrivi all indirizzo hr-aes.it@alstom.com. A questo punto puoi iniziare ad utilizzare le funzionalità di COPERNICO. 5
2. CARTELLINO Per visualizzare il tuo cartellino clicca sull icona in alto a destra, che ti porta sulla pagina Presenze. Di seguito l esempio di un cartellino. Il tuo cartellino è composto dalle seguenti colonne: GG : giorni del mese Orario : il codice del tuo orario Teorico : il tuo orario teorico di entrata ed uscita Timbrature : le timbrature registrate da terminale oppure inserite manualmente Giust : Codici di anomalia (ANG) o di giustificativi inseriti ed approvati. La descrizione dettagliata dei codici è visibile posizionandovisi per qualche istante con il mouse (senza cliccare). Per esempio, FER = Ferie Godute a Ore Q.ta : ore complessive relative alle anomalie / giustificativi 6
Teor : ore teoriche lavorate della giornata Eff : ore effettive lavorate nella giornata Diur : ore effettive lavorate all interno del proprio orario teorico NA.Diu : ore effettive lavorate dal termine dell orario di lavoro teorico Flex GG. : flessibilità giornaliera accumulata. Solo per le Sedi in cui è presente la flessibilità Flex Saldo : saldo della flessibilità della giornata. Solo per le Sedi in cui è presente la flessibilità Se nella colonna GIUST vedi in una giornata la dicitura ANG, vuol dire che è segnalata una anomalia da giustificare. Per inserire il giustificativo, la modalità consigliata, nonché la più semplice, è quella di cliccare sull anomalia ANG ed inserire il corretto giustificativo. 2.1 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI DA CARTELLINO I più comuni giustificativi che puoi inserire dal cartellino sono: Ferie; PAR; Servizio Esterno; Permessi Quadro; Ecc. Per inserirli, clicca su ANG, seleziona il giustificativo corretto e l orario da coprire. Se ti occorresse inserire due o più giustificativi per la fascia oraria indicata, clicca una prima volta su ANG, inserisci il primo giustificativo per il tempo che intendi coprire e salva. Clicca di nuovo su ANG, inserisci il secondo giustificativo, il tempo che vuoi coprire con quest ultimo e salva. Per esempio: ANG di 4 ore che voglio giustificare con 2 ore di PAR e 2 ore di Servizio Esterno. Clicco su ANG, seleziono PAR, digito 2 ore, salvo. Clicco nuovamente su ANG, seleziono Servizio Esterno, digito 2 ore, salvo. La mia richiesta è ora in approvazione dal mio responsabile. La lista dei giustificativi che hai inserito giornalmente è presente nella pagina Giustificativi Assenza che apri cliccando sull icona. La lista è nominata Periodo o mancate timbrature da giustificare. 2.2 TRASFERTA Puoi inserire la trasferta giornaliera direttamente dal cartellino agendo su ANG. Inserisci la durata della trasferta, straordinario compreso, ma non le ore viaggio. Per le ore viaggio dovrai usare il giustificativo specifico. Per inserire una trasferta su più giorni dovrai invece inserire un giustificativo a giorni dalla pagina Giustificativi Assenza (vedi paragrafo 3). 2.3 STRAORDINARIO Solo per le Sedi in cui non è presente la flessibilità. Con il nuovo sistema non sarà più necessario richiedere la trasformazione da credito a straordinario. In automatico COPERNICO calcolerà la durata teorica dello straordinario ed invierà la richiesta di approvazione direttamente al tuo responsabile, a cui spetterà la decisione di autorizzarlo. 7
2.4 FLESSIBILITA Solo per le Sedi in cui è presente la flessibilità. Con il nuovo sistema, tutto il lavoro effettuato dal termine del tuo orario teorico verrà conteggiato come flessibilità. Per commutare la flessibilità in straordinario occorre inserire una richiesta di straordinario tramite apposito giustificativo. Il sistema invierà la richiesta di approvazione direttamente al tuo responsabile, a cui spetterà la decisione di autorizzarlo. 2.5 GIUSTIFICATIVI PER ASSENZE TUTELATE/INDENNIZZATE Sarà tua cura andare ad inserire, in modalità provvisoria, i seguenti giustificativi: Visita medica Allattamento Permesso Legge 104 Permessi Sindacali Donazione Sangue Ecc. La modalità di consegna della documentazione alla funzione AES (Alstom Employee Services) resta invariata. Sarà infatti l amministrazione del personale a verificare la correttezza del giustificativo inserito e a validarlo. La malattia viene acquisita giornalmente in automatico dal sito dell'inps, quindi non occorre inserire alcun giustificativo. Restano invariate le modalità di comunicazione del numero di protocollo e del periodo di malattia alla funzione AES (Alstom Employee Services). 2.6 ELIMINARE UN GIUSTIFICATIVO Può capitare di ritrovarsi nella situazione di voler eliminare un giustificativo inserito. Come fare? Innanzitutto devi ricordarti che puoi eliminare un giustificativo solo se non è stato approvato dal tuo responsabile. Se è stato approvato hai tempo fino alla fine del giorno di approvazione per chiedere al tuo responsabile di annullare l approvazione. Passata la giornata suddetta, il tuo giustificativo sarà passato a presenza e non sarà più modificabile, se non tramite la consueta procedura di richiesta tramite la funzione AES (Alstom Employee Services). Prendiamo il caso del giustificativo non ancora approvato dal tuo responsabile. La tua richiesta compare così: 8
Clicca sul simbolo per eliminare il giustificativo. Dopo aver cliccato su OK nella finestra di conferma, il tuo giustificativo comparirà con la dicitura Eliminato e non sarà più autorizzabile dal tuo responsabile. 2.7 STAMPA DEL CARTELLINO Le icone permettono di stampare il tuo cartellino. La prima in formato elettronico (file.csv), la seconda in formato.pdf. 2.8 ALTRE FUNZIONALITA DEL CARTELLINO Quando sei sulla pagina Presenze, potrai notare che le icone in alto a destra sono differenti. Infatti quelle che vedi nel riquadro bianco sono le funzionalità specifiche di questa pagina. Totale del Mese : ti permette di estrarre il monte ore complessivo del mese di ogni giustificativo che hai inserito (esempio a lato). Dettaglio per Periodo : ti permette di selezionare un determinato periodo e vedere quali anomalie / giustificativi / causali sono presenti, in quali giorni e per quante ore. 3. PAGINA GIUSTIFICATIVI ASSENZA Come anticipato all inizio, la schermata iniziale di COPERNICO è quella dei giustificativi assenza. Tramite il tasto Inserisci Nuovo Giustificativo puoi creare una nuova richiesta. A seconda del giustificativo ti verrà richiesto di inserire soltanto la data oppure la data e il quantitativo orario voluto. Di seguito alcuni esempi: 9
Dopo aver salvato, vedrai per l intera giornata la tua richiesta nella lista Periodo o mancate timbrature da giustificare. Per vedere i giustificativi inseriti in giornate precedenti modifica la data che compare in basso a sinistra. Di seguito puoi vedere alcuni esempi di giustificativi: Quando il manager approva la richiesta, il giustificativo appare in verde con la dicitura CONCESSA. Qualora decidessi di eliminare un giustificativo, prima che il tuo responsabile lo approvi, puoi cliccare sulla X e immediatamente la tua richiesta comparirà con la dicitura ELIMINATO e non sarà più visibile al tuo responsabile. Infine, se il tuo responsabile negasse una tua richiesta, il tuo giustificativo comparirà in rosso con la dicitura NEGATA. Attenzione: Qualora inserissi due giustificativi per la stessa giornata, il sistema ti invierà un warning, di sotto riportato. Se si tratta di richieste per fasce orarie differenti e di giustificativi non in conflitto, puoi comunque decidere di procedere con la richiesta cliccando su Ok, altrimenti clicca su Annulla. Infatti, se volessi inserire un giustificativo in sostituzione di un altro, dovrai prima andare ad eliminare quello che non vuoi sia approvato dal tuo responsabile e solo successivamente puoi inserirne uno nuovo in sostituzione del precedente. 10
3.1 MANCATA TIMBRATURA La mancata timbratura può essere inserita solo dalla schermata dei Giustificativi Assenza, ciò vuol dire che questo giustificativo non è disponibile direttamente dal cartellino. Di conseguenza, nel caso in cui dovessi inserire una timbratura manuale, dovrai cliccare sul pulsante Inserisci Nuovo Giustificativo, selezionare il corretto giustificativo tra MANCATA TIMBRATURA ENTRATA e MANCATA TIMBRATURA USCITA, inserire la data, l orario e salvare. Come negli altri casi, la tua richiesta sarà visibile al tuo responsabile e, dopo essere stata approvata ed acquisita dal sistema, sarà visibile il giorno successivo sul tuo cartellino. N.B.: Per tutti i giustificativi in cui è richiesto di inserire un orario (es. mancata timbratura entrata alle ore 08.15) oppure un monte ore (es. 4.30 ore di ferie), questi vanno inseriti minutati e non a frazione (es.: sì 04.45 ore di ferie; no 04.75). 3.2 ALTRE FUNZIONALITA Nella pagina Giustificativi Assenza sono presenti le seguenti icone nel riquadro bianco: Riepilogo Giustificativi : puoi vedere i giustificativi che hai inserito in un determinato periodo di tuo interesse e il relativo Stato Autorizzazione. 11
Gli Stati Autorizzativi sono: Assente richiesta non ancora approvata dal tuo responsabile Concessa richiesta approvata dal tuo responsabile Negata richiesta respinta dal tuo responsabile Eliminato richiesta che tu stesso hai eliminato Passato a Presenze richiesta approvata, acquisita ed elaborata dal sistema Situazione Giustificativi : puoi selezionare il periodo di tuo interesse e il giustificativo che vuoi analizzare. Di seguito la legenda: Situazione Straordinari : è possibile selezionare il periodo da analizzare e visualizzare lo stato autorizzativo dello straordinario richiesto (Tutti, Autorizzati, Non autorizzati). N.B. Il sistema ti invierà settimanalmente una e-mail per ricordarti di sanare eventuali anomalie ed invierà una e-mail al tuo responsabile qualora ci siano degli straordinari/giustificativi pendenti. 12