Giustizia Digitale Manuale d uso

Giustizia Digitale Manuale d uso 1/15

INDICE 1. PREMESSA...3 2. CONTESTO DI RIFERIMENTO...4 3. CARATTERISTICHE DEL PROGETTO...4 4. LA COMUNICAZIONE DAL TRIBUNALE ALL AVVOCATO...6 5. ATTI CHE POSSONO TRANSITARE VIA PEC...9 6. PROCEDURA PER L AGGIORNAMENTO DEI CONTATTI RELATIVI AGLI AVVOCATI...9 7. ALLEGATO A: QUADRO NORMATIVO...10 8. ALLEGATO B: ARCHITETTURA DELLA SOLUZIONE...13 1.1. COMPONENTI CLIENT DELLA SOLUZIONE...14 1.2. COMPONENTI SERVER DELLA SOLUZIONE...14 1.3. APPARATI TECNOLOGICI CHE OSPITANO LA SOLUZIONE...15 2/15

1. Premessa Quella che è stata ideata, messa a punto e varata al Tribunale di Roma non è una sperimentazione, ma una pratica virtuosa che consente di diminuire e rendere qualitativamente migliore il lavoro delle cancellerie, recando benefici notevoli al lavoro degli avvocati, velocizzando e rendendo più sicure tutte le comunicazioni, quindi accorciando i tempi entro i quali è resa giustizia. E un esperienza che va ampliata, ma che, già oggi, a disposizione d ogni altra sede giudiziaria. C è un altro elemento, che rende prezioso il lavoro svolto: lo si è fatto sommando gli sforzi e le competenze del Governo, della Pubblica Amministrazione, del Tribunale e dell Avvocatura. E stato possibile perché si è partiti con il giusto stato d animo e con un obiettivo preciso: individuare quel che si può fare, qui ed ora, per migliorare il servizio che la giustizia deve ai cittadini e alla collettività. Non si sono rese necessarie riforme impegnative, al più qualche aggiustamento (importante e promettente) legislativo. Non sono stati necessari significativi investimenti, perché si è tratto valore dall esperienza di ciascuno. Si è messa in atto, insomma, una piccola, ma rilevante rivoluzione culturale: non disegnare un mondo ideale, cercando di trascinarci dentro la realtà, ma partire dalla concretezza dei problemi per rendere migliore il mondo nel quale si opera e dal quale ci si attende un bene irrinunciabile, la giustizia. Non tutto, è evidente, può essere fatto con questo approccio. Ma può essere fatto molto. Quello che qui s illustra è assai più di un primo passo. Coerentemente con questa impostazione, abbiamo riassunto il lavoro in un manuale d uso, proprio per attenerci alla concretezza, per mostrarne la forza delle premesse e la potenzialità innovativa. 3/15

2. Contesto di riferimento Il progetto s iscrive nel quadro delle iniziative volte all attuazione del Protocollo di intesa tra il Ministro della Giustizia ed il Ministro per la Pubblica Amministrazione e l Innovazione, siglato il 26/11/2008 (di seguito Protocollo), concernente la razionalizzazione, evoluzione e messa in sicurezza delle infrastrutture ICT, dei sistemi informatici e della rete di telecomunicazione della giustizia (articolo 10 del Protocollo). In tale ambito è stata istituita una Commissione presso il Tribunale di Roma presieduta dal Dott. Asaro e di cui fanno parte oltre a rappresentati del Tribunale di Roma anche rappresentanti del Ministero della Giustizia Direzione Generale dei Sistemi informativi Automatizzati (DGSIA), del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l Innovazione, della Camera Penale di Roma e dell Ordine degli avvocati di Roma con lo scopo di rendere operativa la trasmissione di atti e documenti per via telematica, attraverso la notificazione telematica delle comunicazioni e degli atti processuali tra il Tribunale di Roma e gli Avvocati. Tra le iniziative in corso rientra il progetto per la Notifica telematica attraverso l utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) da parte del Tribunale di Roma verso gli Avvocati di Roma. 3. Caratteristiche del progetto Il progetto soddisfa i seguenti requisiti: 1) La comunicazione tra i magistrati o i cancellieri e gli avvocati, relativamente al trasferimento di documenti o atti giudiziari dal tribunale verso gli avvocati, avvengono utilizzando il servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC) di cui il tribunale già dispone. 2) In alternativa, nel caso l avvocato a cui è destinato un atto ancora non disponga di una casella PEC, il sistema prevede la possibilità di inviare un fax con lo stesso contenuto che si voleva inviare via PEC. 3) Il programma di posta elettronica deputato allo scopo di inviare la PEC o il FAX è Microsoft Office Outlook 2007. 4) Outlook è personalizzato in modo da offrire la possibilità di cercare e selezionare da un elenco in linea l avvocato cui inviare la PEC o il FAX. 4/15

5) Il sistema deputato alla esposizione dell elenco degli avvocati è basato su protocollo LDAP ed è esposto esclusivamente verso i sistemi del Ministero della Giustizia. 6) I campi esposti dal sistema LDAP e riferiti agli avvocati sono: a. CF (Obbligatorio) b. Albo di appartenenza(facoltativo) c. Nome (Obbligatorio) d. Cognome (Obbligatorio) e. Studio Legale di appartenenza (Facoltativo) f. Telefono (Facoltativo) g. Cellulare (Facoltativo) h. Fax (Facoltativo) i. Email PEC (Facoltativo) j. Indirizzo dello studio legale (Facoltativo) 7) Se L avvocato possiede un indirizzo PEC, questo verrà utilizzato per l invio della e mail, altrimenti Outlook chiederà se inviare il messaggio via FAX o non inviarlo affatto. 8) Nel caso tra le informazioni di cui al punto 6) sia presente il numero del telefono cellulare dell avvocato, sarà possibile inviare un avviso di avvenuta spedizione e notifica. Inoltre, in fase di prima attuazione, sono state operate le seguenti scelte di carattere organizzativo e tecnico: 9) Il sistema operativo di riferimento è Microsoft Windows 7. 10) Sono selezionabili gli avvocati afferenti all Albo degli Avvocati di Roma (la limitazione si riferisce al solo periodo dell avvio). 11) Il sistema prevede un aggiornamento periodico concordato delle informazioni relative agli avvocati censiti, attraverso l utilizzo di un applicativo web messo a disposizione e gestito dall Albo degli Avvocati di Roma, attraverso un file in formato XML. 12) La responsabilità dell aggiornamento e della accuratezza dei dati relativi agli Avvocati, trasmessi tramite file XML (o in alternativa xls o csv), è in capo all Ordine degli Avvocati. 13) I fax sono inviati per il tramite di un fax server, basato sul prodotto Microsoft Fax Server presente nel sistema operativo Windows 2008. 14) Il fax server ed i Client appartengono allo stesso dominio Active Directory. 5/15

15) L architettura, pur garantendo un elevato livello di servizio, non prevede configurazioni in alta affidabilità. 4. La comunicazione dal Tribunale all Avvocato - Il Magistrato redige l atto e l invia al Cancelliere con le indicazioni del destinatario - Il Cancelliere apre Microsoft Outlook e preme il pulsante: Nuova Email. - Appare la finestra relativa al messaggio che verrà riempita come di consueto - Il Cancelliere preme il tasto To e seleziona dall elenco o l email o il fax dell avvocato - L avvocato selezionato appare come destinatario dell email Figura 1: le fasi del processo automatizzato di invio Atti/Documenti dalla Cancelleria all Avvocato. 6/15

Figura 2: ricerca dell Avvocato nella lista degli Avvocati e inserimento nel campo destinatario della Email Il Cancelliere preme il tasto allega un documento Seleziona l atto dal proprio PC o da una cartella condivisa in uno dei formati Lo allega alla Email Preme il tasto Send Figura 3: il Mittente seleziona il documento dalla cartella in cui è conservato e lo allega. Successivamente invia il messaggio premendo il tasto Invio (o send) 7/15

Il sistema di posta elettronica Outlook prende atto che il destinatario selezionato non possiede un indirizzo di PEC e/o che il messaggio da inviare contiene un atto/documento da inviare utilizzando il numero di fax, crea un messaggio di tipo fax e lo invia al fax client Si aprirà il programma di invio fax, con il messaggio così composto: Una cover standard, nel caso sia stata predefinita Il testo del messaggio di posta Il FAX Server invierà una ricevuta di avvenuto invio del FAX Figura 4: invio dell atto/documento attraverso il numero di fax del destinatario: la copertina del fax Figura 5: invio dell atto/documento attraverso il numero di fax del destinatario: l atto inviato 8/15

5. Atti che possono transitare via PEC Segue l elenco degli atti che, in fase di prima attuazione, saranno oggetto dell invio via PEC o, in via residuale, via FAX: Avviso al difensore dell udienza di Riesame o di Appello. Avviso di eventuale differimento di data udienza. Trasmissione del dispositivo di ordinanza che decide sul Riesame o sull Appello. Trasmissione della motivazione del provvedimento adottato. Avviso di rimessione del procedimento nel ruolo. 6. Procedura per l aggiornamento dei contatti relativi agli Avvocati I dati relativi agli Avvocati sono detenuti dall Ordine. Pertanto la responsabilità del dato, intesa come inserimento/cancellazione di un Avvocato, aggiornamento di eventuali variazioni dei dati di un Avvocato (variazioni di residenza, variazione dell indirizzo dello studio legale, variazione dell indirizzo di posta elettronica certificata, variazione del numero di fax ecc, ) sono a carico del Ordine. La base dati contiene tutti gli estremi degli avvocati iscritti al singolo Ordine e deve essere messa a disposizione con modalità da concordare tra l Ordine degli Avvocati e il fornitore. Attualmente, viene fornito un file formato xls via e mail. A regime bisognerebbe fare in modo che l Ordine degli Avvocati renda disponibile il file contenente i dati degli Avvocati iscritti al proprio Ordine in formato xml, attraverso un sito internet e con un aggiornamento periodico definito. 9/15

7. Allegato A: Quadro normativo Il progetto si inserisce in un quadro normativo che consente il pieno subentro degli strumenti informatici ai mezzi di documentazione e comunicazione tradizionali, principalmente basati sulla carta. Per quanto concerne la gestione elettronica dei documenti, si richiamano le norme seguenti: Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. G.U. 11 dicembre 1999, n. 290 Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, capo IV Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (Testo A). G.U. 20 febbraio 2001, n. 42 Supplemento Ordinario n. 30 Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 21 dicembre 2001, punto 3 Linee guida in materia di digitalizzazione dell amministrazione. G.U. 5 febbraio 2002, n. 30 Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 9 dicembre 2002 Trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali. G.U. 5 marzo 2003, n. 53 Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. G.U. 9 marzo 2004, n. 57 Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, capo II sez. I, capo III e capo V sez. II Codice dell amministrazione digitale. G.U. 16 maggio 2005, n. 112 Supplemento Ordinario n. 93, e successive modificazioni L utilizzo della firma digitale è disciplinato dal citato Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (articoli 20, 21 e capo II sezione II); le relative regole tecniche sono stabilite dal D.P.C.M. 30 marzo 2009 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici. G.U. 6 giugno 2009, n. 129. 10/15

Relativamente alla Posta Elettronica Certificata si richiamano le norme seguenti: Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3. G.U. 28 aprile 2005, n. 97 Decreto del Ministro per l innovazione e le tecnologie 2 novembre 2005 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata. G.U. 15 novembre 2005, n. 266 Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 18 novembre 2005, punto 2 Linee guida per la Pubblica Amministrazione digitale. G.U. 20 gennaio 2006, n. 16 Legge 24 dicembre 2007, n. 244 Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2008). G.U. 28 dicembre 2007, n. 285/L Decreto Legge 29 novembre 2008, n. 185 Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti crisi il quadro strategico nazionale G.U. n. 280 del 29 novembre 2008, S.O. n. 263 DPCM 6 maggio 2009 Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini G.U. 25 maggio 2009, n. 119 Per quanto riguarda la digitalizzazione delle procedure nell ambito della giustizia si richiamano le norme seguenti: D.M. 27 Marzo 2000 n. 264 Regolamento recante norme per la tenuta dei registri presso gli uffici giudiziari G.U. 26 settembre 2000, n. 225 Decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001 n. 123 Regolamento recante disciplina sullʹuso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della corte dei conti G.U. 17 aprile 2001, n. 89 D.M. 17 Luglio 2008 Regole tecnico operative per lʹuso di strumenti informatici e telematici nel processo civile. G.U. 2 agosto 2008, n. 180 Suppl. Ordinario n. 184 D.M. 10 luglio 2009 Adozione delle specifiche della strutturazione dei modelli informatici previste dallʹart. 62, comma 2, del D.M. 17 luglio 2008 G.U. 18 luglio 2009, n. 165 Suppl. Ordinario n.120 D.M. 27 Aprile 2009 Nuove Regole procedurali relative alla tenuta dei registri informatizzati dellʹamministrazione della giustizia G.U. 11 maggio 2009, n. 107 11/15

Decreto Legge 29 dicembre 2009, n. 193 Interventi urgenti in materia di funzionalità del sistema giudiziario G.U. 30 dicembre 2009, n.302 In particolare si richiama l importanza per il progetto del Decreto Legge 193/2009 che ha previsto, tra gli interventi urgenti, specifiche misure dirette alla digitalizzazione della giustizia. Nella fattispecie nel decreto si stabilisce che, entro 60 giorni dalla conversione del decreto legge, sia completato il quadro normativo sul processo telematico con l adozione di nuovi regolamenti per il processo telematico sia nel settore civile che in quello penale. Sono altresì previste importanti novità in materia di notificazione degli atti, tra cui: la possibilità di notificare per posta elettronica anche atti cartacei da parte degli ufficiali giudiziari; una nuova norma nel codice di procedura civile, per consentire la notifica degli atti processuali mediante la posta elettronica certificata; l obbligo di riportare l indirizzo di Posta Elettronica Certificata negli albi degli avvocati tenuti dagli Ordini; l obbligo per questi ultimi di rendere disponibili gli albi, per via telematica, al Consiglio nazionale forense ed al Ministero della giustizia. 12/15

8. Allegato B: Architettura della soluzione Il Sistema realizza le funzionalità necessarie per l invio telematico delle comunicazioni attraverso una architettura informatica che può essere riassunta nella seguente figura: Figura 6 La figura mostra una serie di componenti che possono essere raggruppati in due categorie principali: componenti client della soluzione componenti server della soluzione I capitoli che seguono entrano nel dettaglio delle componenti realizzate per il progetto pilota ed un cenno di come potrebbero evolvere in ottica di estendere il servizio a tutti i tribunali. 13/15

1.1. Componenti client della soluzione Il client della soluzione per l invio di atti giuridici via PEC è composto da una postazione di lavoro standard basata su Microsoft Windows Seven come sistema operativo e Microsoft Office 2007 ed in particolare Outlook 2007 come applicativo per l invio di Atti via Posta Elettronica Certificata (PEC). Al fine di integrare le funzionalità di invio FAX direttamente in Outlook 2007 ed in maniera trasparente per l utente finale, Microsoft ha sviluppato un applicativo per Outlook 2007 che: Analizza i destinatari dei messaggi di posta selezionati dal Magistrato o dal Cancelliere. Provvede autonomamente, previa notifica a video, alla sostituzione dell invio via PEC all invio via FAX nel caso i destinatari del messaggio non abbiano ancora un indirizzo PEC. Notifica al Magistrato o al Cancelliere se uno o più dei destinatari selezionati non dispongono ne di casella PEC ne di numero di FAX. Riportiamo in appendice la procedura di installazione e configurazione della postazione di lavoro. 1.2. Componenti server della soluzione La soluzione prevede lato server l utilizzo di alcuni applicativi appositamente personalizzati per il Ministero della Giustizia al fine di rendere disponibili alcuni servizi coma da figura seguente: 14/15

Di seguito si riportano le funzionalità dei singoli servizi: Motore di download: è responsabile, a cadenza predefinita, dello scarico dei dati relativi all Ordine degli Avvocati di Roma direttamente dalla fonte che ne detiene l autorità. Motore di sincronizzazione: è responsabile dell aggiornamento dei dati pubblicati dalla Rubrica Centralizzata a partire dai dati scaricati dal motore di download. Directory LDAP: è il sistema di pubblicazione della Rubrica Centralizzata degli Avvocati di Roma all interno del Ministero della Giustizia. La postazione di lavoro accede ai dati attraverso questo sistema di pubblicazione. Tale rubrica è pubblicata all interno del Ministero della Giustizia all indirizzo Rubricaavvocati.giustizia.it Sistema di pubblicazione dell estensione applicativa di Microsoft Outlook (non presente in figura): è un sito web dove risiede l applicazione scritta per Outlook 2007 al fine di integrare le funzionalità del FAX. Tale sito viene contattato dalla postazione ad intervalli regolari al fine di verificare che l applicazione non abbia subito delle evoluzioni, nel qual caso viene installata automaticamente la nuova versione senza richiesta dell intervento umano. FAX Server (non presente in figura): è un server basato su Microsoft Windows Server 2008 Standard x64 che accentra le funzionalità di invio dei fax. 1.3. Apparati tecnologici che ospitano la soluzione In fase di prima attuazione, tutta la piattaforma risiede su un unico server fisico che funge da fax server. Esso ospita al suo interno un server virtuale che ospita il resto delle componenti applicative server. In prospettiva, le componenti server dovranno essere ridondate su più apparati, fisici o virtuali, in modo da poter mettere l intera soluzione in alta affidabilità, requisito necessario al fine di rendere l intera architettura esente da problemi derivanti da guasti tecnologici. 15/15