GUIDA OPERATIVA 1 of 21
INDICE 1 INSTALLAZIONE 3 1.1 Verifiche preliminari 3 Requisiti minimi di sistema 4 1.1.1 Requisiti hardware e di connettività 4 1.2 Installazione postazione medico 5 1.3 Installazione multiutenza (postazioni collaboratore/segreteria o medicina di gruppo) 6 1.3.1 Installazione istanza CGM su SQL Server 2008 6 1.3.2 Configurazione postazione medico in multiutenza 7 1.3.3 Configurazione postazione collaboratore/segreteria 8 1.4 IMPOSTAZIONI 9 1.4.1 Attivazione e registrazione licenza 9 1.5 DATABASE 10 1.6 AVVIO 10 2 Utilizzo dei Servizi CSE Integrati 11 2.1 Prescrizione 11 Prescrizione farmacologica e di prestazioni su postazione medico 11 Prescrizione su postazione collaboratore/segreteria 12 3 I Servizi 13 3.1 Allineamento anagrafiche (PUNTUALE E MASSIVO) 13 3.2 Allineamento ISCRIZIONI REVOCATE 15 3.3 Documenti da confermare 16 3.4 Documenti inviati 17 3.5 INVIO BILANCI DI SALUTE (m-chat 23) 17 3.6 Impostazione - PARAMETRI 19 3.6.1 Impostazioni 19 3.6.2 Impostazioni Database 19 3.6.3 Impostazioni Documenti e Servizi 20 3.6.4 Impostazioni Esenzioni 21 2 of 21
1 INSTALLAZIONE 1.1 Verifiche preliminari Prima di procedere con l installazione è necessario verificare che i dati anagrafici del medico, presenti nel gestionale di cartella clinica, siano corretti e completi in particolare: Luogo dove ha sede lo studio Codice fiscale Regione Codice Regionale Per la verifica avendo il gestionale di cartella clinica aperto: Fare clic su Personalizzazioni, Dati utente; Inserire la password quando richiesta; Verificare la correttezza dei dati; per modificarli: o fare clic sul pulsante di modifica o apportare le modifiche o fare clic sul pulsante di conferma 3 of 21
Requisiti minimi di sistema Si riportano di seguito i requisiti minimi di sistema necessari per l utilizzo dei servizi CSE. Sistemi operativi: - Windows XP (con la presenza di Service Pack 3 o superiori) - Windows Vista SP2 - Windows 7 1.1.1 Requisiti hardware e di connettività - Processore: Pentium da 1,4 GHz (requisito minimo); Pentium da 2 GHz o superiore (raccomandato); - RAM: 2 GB (requisito minimo); 4GB (raccomandato) ; - Disco rigido: minimo 20 Gb di spazio su disco disponibile - Linea ADSL attiva - Carta Nazionale dei Servizi (CNS) installata e funzionante ATTENZIONE: L installazione richiede i privilegi di amministratore di sistema. Se l utente non ha i privilegi di amministratore di sistema occorre richiedere l intervento del gestore del PC. 4 of 21
1.2 Installazione postazione medico 1. Aprire la connessione internet 2. Fare clic sul link per prelevare il file di installazione: http://www.compugroupmedical.it/download.asp?prod=infantia&sub=cse 3. Alla domanda Eseguire o salvare il file? fare clic su Salva 4. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva 5. Attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop 6. Fare doppio clic sull icona etoscanainfantia.exe 7. Se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui 8. Se vengono rilevate componenti di Windows non disponibili sul computer ne viene richiesta l installazione 9. Fare clic su Installa e successivamente su Avanti 10. Fare clic su Installa 11. Selezionare l utente per cui si desidera installare l applicativo e fare clic su OK 12. Attendere il completamento delle operazioni e fare clic su Fine 5 of 21
1.3 Installazione multiutenza (postazioni collaboratore/segreteria o medicina di gruppo) Se si lavora in multiutenza è necessario: 1. Installare sulle postazioni medico (una o più in medicina di gruppo) seguendo le istruzioni descritte al paragrafo 1.22 2. Installare sulla postazione server (postazione dove sono presenti gli archivi di Infantia) una specifica istanza CGM su database Microsoft SQL Server 2008 seguendo le istruzioni descritte al paragrafo 0 3. Configurare le postazioni medico seguendo le istruzioni descritte al paragrafo 1.3.2 4. Configurare le postazioni collaboratore/segreteria seguendo le istruzioni descritte al paragrafo 1.3.3 Si precisa che: 1. i servizi possono essere installati sulle postazioni medico e sulle postazioni di collaboratore; 2. è necessario essere in possesso di una licenza per ciascun utente per cui deve essere installato. 1.3.1 Installazione istanza CGM su SQL Server 2008 1. Aprire la connessione internet 2. Fare doppio clic sul link per prelevare il file di installazione (dimensione circa 100 Mb): http://www.cgm.com/it/istanzasqlcgm.asp 3. Alla domanda Eseguire o salvare il file? fare clic su Salva 4. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva 5. Attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop 6. Chiudere tutti gli applicativi aperti, antivirus compreso 7. Fare doppio clic sull icona CgmSqlInstanceSetup_x86 (oppure CgmSqlInstanceSetup_x64 a seconda del Sistema Operativo utilizzato) 8. Se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui 9. Verrà verificata la presenza di eventuali componenti di Windows da aggiornare 10. Fare clic su Installa 11. Le operazioni proseguiranno in maniera del tutto automatica 12. Verrà richiesto il riavvio del computer; rispondere Sì ed attendere lo spegnimento 13. Al riavvio la procedura di installazione riprenderà in automatico 14. Fare clic su Esegui ed a seguire su Installa 15. Attendere l installazione di Microsoft SQL Server 2008 R2 express 16. Al termine parte in automatico l installazione dell Istanza CGM SQL Server 17. Fare clic su Avanti ed a seguire su Installa 6 of 21
18. Attendere il completamento delle operazioni ed al termine fare clic su Fine Completata l installazione occorrerà configurare le postazioni medico e segreteria come descritto nei paragrafi a seguire. ATTENZIONE: Un computer può essere utilizzato solo in configurazione mono-utenza o multi-utenza. Una volta impostato il computer in multiutenza la stessa configurazione verrà ereditata per tutti gli altri utenti che utilizzano lo stesso computer (ad esempio nei casi in cui esiste un solo computer utilizzato da due medici). 1.3.2 Configurazione postazione medico in multiutenza Nella sezione di Impostazioni di occorrerà configurare il database di riferimento. La configurazione delle impostazioni viene richiesta al primo avvio del modulo come descritto al paragrafo 1.44 oppure è possibile dalla specifica sezione dell Add-On come descritto al paragrafo 4.5. 1. Selezionare Configurazione di gruppo 2. In Postazione server viene automaticamente proposto il nome del computer server su cui sono presenti i database. Se il medico ha già utilizzato come unico utente (mono-utenza) e sta configurando il gruppo (multiutenza) è possibile effettuare il passaggio dai dati operando come segue: 1. Nella sezione Importazione dati fare clic su Importa 2. Verrà richiesto di selezionare il database dal quale importare i dati e si aprirà automaticamente la cartella che comunemente lo contiene dopo una installazione standard (per Profim %appdata%\cgm\integra\cse\p oppure %appdata%\cgm\integra\cse\i per Infantia) 3. Selezionare il database CSEDb.sdf 4. Fare clic su Apri 5. Attendere l importazione e fare clic su OK 7 of 21
1.3.3 Configurazione postazione collaboratore/segreteria Infantia identifica una postazione di collaboratore/segreteria se questa ha come numero di iscrizione all ordine dei medici la provincia XX. Prima di procedere con le installazioni e/o configurazioni è necessario verificare tale informazione operando come descritto di seguito: 1. Eseguire una copia di sicurezza completa degli archivi di Infantia 2. Chiudere il programma da tutte le postazioni 3. Avviare Infantia come di consueto sul computer del collaboratore 4. Fare clic su Personalizzazioni, Dati utente 5. Inserire la password quando richiesta 6. Verificare la Provincia indicata 7. Verificare che sia presente il Codice fiscale corretto del collaboratore 8. Verificare che via inserito il Numero regionale del medico in sole cifre senza punti 9. Se i dati sono diversi fare clic sul pulsante di modifica apportare le modifiche e fare clic su conferma. 1.3.3.1 Installazione Sulla postazione di collaboratore/segreteria occorrerà effettuare l installazione di seguendo le istruzioni descritte per l installazione medico al paragrafo 1.2. 1.3.3.2 Impostazione parametri Al termine occorrerà configurare la postazione o in fase di primo avvio del modulo come descritto al paragrafo 1.4 oppure dalla specifica sezione dell Add-On come descritto al paragrafo 4.5. 8 of 21
1.4 IMPOSTAZIONI Al primo avvio del gestionale di cartella clinica, dopo l installazione di, viene richiesto di configurare i servizi (*). Occorre pertanto: 1. porre un segno di spunta sulla voce Attiva integrazione al Progetto 2. nell area Certificato di autenticazione fare clic sul pulsante di browse e selezionare il certificato contraddistinto dal CF del medico intestatario della CNS. Se facendo clic sul pulsante non compare alcuna finestra il CF specificato nel gestionale in Personalizzazioni, Dati dell utente non è corretto. Pertanto occorre modificarlo come da par. 1.1 3. fare clic su OK (*) Accertarsi di aver inserito nell apposito lettore la CNS 1.4.1 Attivazione e registrazione licenza Una volta attivato il campo Attiva integrazione al Progetto CSE viene richiesta la registrazione della licenza. Per registrare una licenza definitiva: Fare clic su Registra licenza definitiva; Inserire il CD-KEY ricevuto nella mail di attivazione; 9 of 21
Selezionare dall elenco in Cognome Nome il medico per cui si desidera attivare la licenza; Fare clic su Avanti. Per registrare una licenza temporanea, dimostrativa, di 90 giorni: 1.5 DATABASE Fare clic su Attiva periodo demo 90 giorni; Fare clic su OK. Se si utilizza l applicativo in multiutenza (medicina di gruppo oppure postazioni aggiuntive per lo stesso medico (segreteria, infermeria, ) è necessario selezionare la configurazione di gruppo come descritta al paragrafo 1.3. 1.6 AVVIO I servizi CSE si avviano in automatico all avvio del gestionale di cartella clinica. Si potrà infatti notare la presenza dei servizi CSE nella tray area. 10 of 21
2 Utilizzo dei Servizi CSE Integrati Dopo l installazione e l attivazione dei Servizi CSE non si riscontrerà nessuna variazione nell utilizzo dell applicativo Infantia se non nella sezione di Prescrizione. Al primo avvio di Infantia (successivo all installazione del modulo CSE) viene proposto di allineare i pazienti revocati Pertanto selezionando il periodo che si desidera prendere in esame e facendo clic su Seleziona verranno inserite nelle cartelle cliniche di Infantia le date di revoca per eventuali pazienti che in quel periodo hanno revocato. 2.1 Prescrizione All atto della stampa della ricetta, verrà visualizzato il documento CDA (Clinical Document Architecture) affinché il documento possa essere inviato al concentratore CSE. Vediamo adesso nel dettaglio il processo prescrittivo. Prescrizione farmacologica e di prestazioni su postazione medico 1. Registrare la prescrizione di un farmaco in classe A, oppure di una prestazione specialistica concedibile in Infantia, come di consueto 2. fare clic sull icona di stampa o premere Ctrl+P per stampare la ricetta 3. contestualmente alla stampa della prescrizione apparirà a video il documento clinico in formato elettronico corrispondente alla prescrizione cartacea stampata (CDA) 11 of 21
4. dopo aver controllato l esito della stampa e la correttezza del documento clinico, per inviare la prescrizione fare clic sul pulsante Invia documento Sulla ricetta appena stampata sarà riportato il codice IUP (Identificativo Univoco di Prescrizione) che identifica il documento clinico in formato elettronico legato alla specifica ricetta cartacea. Prescrizione su postazione collaboratore/segreteria Se la prescrizione viene realizzata da una postazione non medico (segreteria, infermeria, ) ed i Servizi sono stati configurati per lavorare in multiutenza nel momento della stampa della prescrizione compare la richiesta di selezione del medico firmatario Una volta selezionato il medico è possibile decidere se la richiesta deve essere eseguita per tutte le prescrizioni (Chiedi sempre) oppure tutte le prescrizioni verranno firmate dal medico selezionato o dal medico del paziente. In questi ultimi due casi la richiesta non verrà riproposta. Al termine fare clic su Seleziona. La stampa verrà realizzata e apparirà a video il relativo documento. Fare clic sul pulsante Accoda per firma. 12 of 21
3 I Servizi Il componente interagisce in maniera integrata con il software di cartella clinica per quanto riguarda le funzionalità di base di registrazione prescrizione. Tuttavia, il componente offre anche alcuni servizi aggiuntivi rispetto al software di cartella clinica, che possono essere richiamati selezionando dal menu Add-on. I possono essere richiamati sia con una cartella clinica di paziente aperta, che non. Nel caso in cui i Servizi CSE vengano richiamati con una cartella clinica di paziente attiva in Infantia, sarà indicato il paziente per il quale richiamare alcune funzioni. Nel caso in cui venga avviato senza nessuna scheda paziente attiva, sarà possibile accedere a funzioni non legate al paziente: Allineamento anagrafiche, Allineamento iscrizioni revocate, Documenti da confermare, Inviati, In uscita, Invii falliti, Invio Bilanci di Salute M-CHAT 23 e Parametri. 3.1 Allineamento anagrafiche (PUNTUALE E MASSIVO) Attraverso è possibile scaricare dall anagrafe regionale le nuove scelte, le revoche ed implementare in tempo reale nel gestionale di cartella clinica eventuali modifiche accorse sull assistito (come ad esempio cambio di indirizzo). All apertura della scheda dell assistito verrà richiamato in automatico il servizio di allineamento della singola anagrafica (allineamento puntuale). Verranno evidenziati in rosso i dati che differiscono tra Infantia ed il server regionali preposti a contenere i dati anagrafici degli assistiti (oppure i dati presenti all anagrafe regionale e non specificati nella scheda dell assistito in Infantia). Tuttavia le differenze rilevate non devono essere necessariamente importate nella scheda anagrafica dell assistito (i dati presenti potrebbero essere più aggiornati rispetto ai riferimenti restituiti dell anagrafe regionale) ma può decidere di salvaguardare il dato da lei inserito rimuovendo il segno di spunta dalla riga interessata. 13 of 21
A questo punto occorre fare clic sul pulsante Salva dati assistito per fare in modo che le modifiche vengano implementate nella cartella clinica dell assistito. Terminato il salvataggio dei dati verrà confermato l avvenuto allineamento, fare clic su OK. ATTENZIONE 1 Il riconoscimento dell assistito viene fatto sulla base del CF presente sulla scheda pertanto si consiglia di verificare in Infantia l esattezza dei CF 2. La richiesta di allineamento dati anagrafici sul singolo assistito verrà riproposta dopo 30 giorni pertanto chiudendo e riaprendo la scheda anagrafica non verrà riproposto alcun allineamento. Attraverso è possibile anche scaricare dall anagrafe regionale in maniera cumulativa (allineamento massivo) gli aggiornamenti anagrafici e le iscrizioni revocate (stessa funzionalità proposta all avvio di Infantia). Per far ciò operare come descritto di seguito: 1. Avviare i e selezionare Allineamento anagrafiche 2. Fare clic su Richiedi elenco assistiti. 3. Partirà la procedura di richiesta anagrafiche al termine della quale verrà visualizzato un prospetto delle informazioni elaborate. o Nel riquadro superiore Assistiti ricevuti da CSE verranno riportati tutti i pazienti che all anagrafe regionale risultano associati al medico. In verde verranno evidenziati i pazienti già presenti nel gestionale mentre in nero quelli non presenti o da modificare o Nel riquadro in basso a sinistra Assistiti da aggiungere per CSE verranno riportati i pazienti riconosciuti all anagrafe regionale iscritti al medico ma la cui scheda anagrafica non è presente in Infantia (o è presente ma con il CF errato, in questo caso occorrerà bonificare la situazione). Per aggiungere la cartella clinica dell assistito in Infantia selezionarlo e fare clic sul pulsante Importa in Infantia. E anche possibile fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare la voce Seleziona tutto per poi importare tutti i pazienti contemporaneamente in Infantia. o Nel riquadro in basso a destra Assistiti da modificare per CSE verranno riportati i pazienti riconosciuti all anagrafe regionale iscritti al medico e presenti anche in Infantia ma con dati anagrafici o di esenzione non coincidenti. E anche possibile fare 14 of 21
clic con il tasto destro del mouse e selezionare la voce Seleziona tutto per poi importare tutti i pazienti contemporaneamente in Infantia. 4. Fare clic su OK al termine dell adeguamento anagrafico 3.2 Allineamento ISCRIZIONI REVOCATE Come indicato nel Cap. 2 al primo avvio di Infantia successivo all attivazione dell add on viene proposto l Allineamento iscrizioni revocate. Tale procedura viene riproposta ogni 30 gg. Tuttavia è possibile richiedere lo stesso servizio anche prima della scadenza dei 30 giorni, per far ciò operare come di seguito indicato: 1. selezionando dal menu Add-on 2. selezionare la voce Allineamento iscrizioni revocate e fere clic su Richiedi elenco assistiti 3. definire il periodo di interesse da prendere in esame e fare clic su Seleziona 15 of 21
4. attendere il termine dell operazione Al termine dell operazione verranno visualizzati eventuali pazienti che hanno revocato l iscrizione nel periodo definito e di conseguenza verrà scritta nella cartella Dati SSN della scheda anagrafica la data di revoca restituita dall anagrafe regionale 3.3 Documenti da confermare Nella sezione Da confermare vengono posizionati tutti i documenti prodotti da postazioni di segreteria ed inviati alla firma del medico. Tali documenti devono essere inviati dal medico successivamente. Verranno evidenziati in rosso i documenti che sono stati creati in data precedente a quella in corso. 16 of 21
3.4 Documenti inviati Il documento inviato sarà visualizzato momentaneamente fra i documenti in uscita. L invio dei documenti avviene in background ed a tempi stabiliti dall applicazione. Se si desidera forzare l invio fare clic su Invia ora. Automaticamente i documenti vengono inviati e passano così nell elenco dei documenti inviati. Se si verificano errori non bloccanti in fase di invio (ad esempio errori di connessione) il componente tenterà nuovamente l invio fino a quando lo stesso non va a buon fine. Se si verificano errori bloccanti (ad esempio la prescrizione non è valida) il documento sarà spostato in Invii Falliti. Sarà possibile eventualmente ritentare l invio selezionando l elemento e cliccando Riprova Invio. 3.5 INVIO BILANCI DI SALUTE (m-chat 23) Il modulo prevede l invio telematico ai concentratori regionali del BDS M-CHAT 23 che è possibile registrare nella cartella clinica dell assistito nella consueta modalità (Cartella clinica, Controlli personalizzati, M-CHAT 23). Per eseguire l invio telematico BDS M-CHAT 23 effettuati in un determinato periodo operare come di seguito indicato: 1. selezionando dal menu Add-on 2. richiamare la voce Invio Bilanci di salute M-CHAT 23 3. definire il periodo di estrazione dei Bilanci di salute M-CHAT 23 effettuati che si desidera prendere in esame e fare clic su seleziona 17 of 21
4. fare clic su OK alla finestra che conferma l avvenuto accodamento dei Bilanci di salute effettuati 5. selezionare la cartella In Uscita. Verranno riportati i BDS M-CHAT 23 registrati: - Facendo clic su Invia ora, i BDS verranno inviati telematicamente al concentratore regionale. Passeranno successivamente nella cartella Inviati. - facendo clic su Visualizza, comparirà il documento clinico del BDS selezionato con la lista delle risposte fornite dal pediatra in fase di compilazione dello stesso - facendo clic su Elimina si procederà alla cancellazione del BDS selezionato (e quindi non verrà inviato) rimarrà registrato in Infantia tra i Bilanci di salute 18 of 21
3.6 Impostazione - PARAMETRI Il componente richiede una minima interazione da parte dell utente, circa le impostazioni di configurazione iniziali. Per fare questo, avvii il componente (vedi cap. 3) e selezionare Impostazioni-> Parametri dal menu di sinistra. 3.6.1 Impostazioni In corrispondenza di Attiva integrazione al Progetto è presente un segno di spunta a confermare che il gestionale è integrato e funzionante nel progetto. Nel caso si voglia disabilitare il progetto rimuovere il segno di spunta. Inoltre nella riga certificato di autenticazione va definito il certificato presente sulla CNS identificato dal CD del pediatra a cui è intestata la CNS 3.6.2 Impostazioni Database Se la postazione è stato configurata per essere utilizzata in regime di multiutenza (come da par. 1.3.2) abilitare il check Configurazione di gruppo 19 of 21
3.6.3 Impostazioni Documenti e Servizi Nella cartella Documenti e Servizi sono presenti i check: - Convalida i documenti solo dopo averli visionati - Mostra i disallineamenti in fase di allineamento puntuale dell anagrafica paziente Se il check Convalida i documenti solo dopo averli visionati è attivo (come in figura) quando viene stampata una prescrizione verrà visualizzato il CDA (come da par. 2.1.1 ) che il medico potrà visualizzare ed inviare facendo clic su Invia documento. Se il check è disattivo il documento verrà inviato senza visualizzazione preventiva del CDA. Se il check Mostra i disallineamenti in fase di allineamento puntuale dell anagrafica paziente è attivo (come in figura) il sistema mostrerà sempre a video la maschera di presentazione dei disallineamenti anagrafici qualora presenti (come da par. 3.1). Se il check Mostra i disallineamenti in fase di allineamento puntuale dell anagrafica paziente è disattivo il sistema non mostrerà mai a video la maschera di presentazione dei disallineamenti anagrafici (qualora presenti). I dati ricevuti dal server regionale verranno importati silentemente in Infantia ad eccezione di Indirizzo Domicilio, Codice Comune Domicilio, Telefono, Cellulare che saranno importati solo se inizialmente non presenti nell anagrafica. Se presenti, verranno lasciati inalterati. 20 of 21
3.6.4 Impostazioni Esenzioni Nella cartella Documenti è presente il check Rimuovi definitivamente le esenzioni per reddito associate agli assistiti e non valide per. Se tale check è attivo, quando si richiama il servizio di allineamento anagrafico massivo (par. 3.1) verranno eliminate le esenzioni per reddito inserite in Infantia e non presenti nell anagrafe regionale. Se invece il check è disattivo (come in figura) le esenzioni inserite in Infantia verranno preservate. 21 of 21