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Manuale Fornitore Regole iscrizione al portale SAP SRM al fine della partecipazione alla pubblica sollecitazione di offerta per la selezione di un soggetto a cui affidare la gestione assicurativa Rev. 0 1

Sommario 1. REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE... 3 1.1 VISUALIZZAZIONE GARA NEL PORTALE...6 1.2 ACCESSO ALL AREA COLLABORATIVA, DOWNLOAD DOCUMENTI DI GARA...10 1.2.1 Registrazione a gara per accesso all Area collaborativa... 10 1.2.2 Accesso alla documentazione di gara... 11 2. COMPILAZIONE OFFERTA... 13 2.1 CREAZIONE OFFERTA...13 2.2 COMPILAZIONE BUSTE... 15 2.2.1 Compilazione Busta di qualifica... 15 2.2.2 Compilazione Busta Tecnica... 18 2.2.3 Compilazione Busta Economica... 22 3. INVIO/PRESENTAZIONE DELL OFFERTA... 25 4. GESTIONE CHIARIMENTI... 28 5.1 MESSAGGIO DI TESTO BREVE... 39 5.2 MESSAGGIO DI TESTO ESTESO... 30 AREA CHIARIMENTI..30 DOCUMENTAZIONE POST-OFFERTA..35 TABELLE... 40 TAB. 1 REQUISITI TECNICI: BROWSER COMPATIBILI... 40 2

I REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE COMPATIBILITA DEL BROWSER Accedere al portale dei servizi SAP con Internet Explorer compatibile fino alla versione 9.0 o con Mozilla Firefox. Per un maggiore dettaglio dei requisiti tecnici di sistema collegarsi all area B2B/Fornitori del sito istituzionale SEA: http://www.seamilano.eu/sites/default/files/imce/requisiti_di_sistema.pdf oppure consultare la Tab. 1 Requisiti tecnici: Browser compatibili riportata alla fine della guida. BLOCCO POP UP Si raccomanda, inoltre, di disabilitare i blocchi popup. Se si sta navigando con Internet Explorer è necessario seguire il percorso: Strumenti Opzioni internet Protezione Livello personalizzato Ricercare la voce Usa blocco popup e impostarla come Disattiva. Disattivazione blocco pop up Internet Explorer 3

Se si sta navigando con Mozilla Firefox è necessario seguire il percorso: Strumenti Opzioni Contenuti e togliere la spunta dalla casella della voce Blocca le finestre pop-up. Disattivazione blocco popup Mozilla Firefox 4

IMPOSTAZIONI PER IL DOWNLOAD DEI FILE Se si sta navigando con Internet Explorer assicurarsi che tutte le voci dei download siano attive. Seguire il percorso: Strumenti Opzioni internet Protezione Livello personalizzato Abilitazione download 5

1. VISUALIZZAZIONE GARA E DOWNLOAD ALLEGATI Per accedere al PORTALE FORNITORI di SEA andare sul link: https://portalefornitorisea.seamilano.eu/irj/portal ed inserire le proprie credenziali di accesso. Accesso al sistema Schermata di login Cliccare sul tasto per accedere. ATTENZIONE Se si inseriscono credenziali errate, il sistema mostra un messaggio di errore. È possibile tentare fino a tre volte prima che il sistema blocchi l utenza impedendo l accesso al portale. 6

Accesso al sistema Autenticazione utente fallita In caso di BLOCCO ACCOUNT (PASSWORD BLOCCATA) rivolgersi all help desk SEA (tel. 02 7485 3333). In particolare, in caso di reset della password è necessario che il referente piattaforma invii una e-mail con la richiesta di reset password all indirizzo: portalefornitorisea@seamilano.eu. 1.1 Visualizzazione gara nel portale A fronte della notifica tramite e-mail all indirizzo del Referente Piattaforma (contatto di default indicato dal Fornitore in sede di registrazione), gli step per visualizzare una gara, dopo aver fatto l accesso al portale, sono: 1. Cliccare su Appalti ed Aste 2. Cliccare, nella sezione degli Appalti online, sulla query Pubblicato. Accesso a gare pubblicate 7

3. Se non si visualizza la gara cliccare sul tasto Aggiornare in basso a destra sotto la griglia e controllare che i filtri di ricerca non siano impostati. Aggiornamento query e filtri di ricerca documenti 4. Cliccare sul numero di gara 200000xxxx. N.B. Se cliccando sul numero di gara non si visualizza l evento, verificare che siano disattivi i blocchi popup così come indicato al paragrafo I REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE (pag. 3). Accesso alla visualizzazione della gara 8

Una volta acceduto al documento di gara, cliccando sul numero evento 200000xxxx, è possibile registrarsi all evento cliccando sul tasto Registrare o Partecipare. Registrazione o Partecipazione a gara 9

1.2 Accesso all Area collaborativa, download documenti di gara 1.2.1 Registrazione a gara per accesso all Area collaborativa Per poter visualizzare l area di scambio documentale (o cfolder) area dove sussistono i documenti amministrativi e tecnici della gara - il Fornitore deve effettuare la Registrazione all appalto mediante apposito tasto paragrafo precedente. così come indicato al Registrazione a gara Accesso alla documentazione della gara 10

1.2.2 Accesso alla documentazione di gara Per accedere alla documentazione di gara è necessario: 1. Cliccare sul Tab Note e Allegati 2. Cliccare in basso sul link Collaborazione Appalto 2000000xxx corrispondente all identificativo dell evento Link per accesso all Area di scambio documentale o cfolder 11

3. Cliccare sulla freccina grigia alla sinistra della cartella Documentale 4. Cliccare sulla freccina grigia alla sinistra della cartella Area esterna Percorso per visualizzazione documentazione di gara 5. Cliccare sul link delle cartelle posizionate in area esterna per visualizzare tutti i documenti. 6. Cliccare sul link del file sotto la voce Versione attuale per poter effettuare il download dei file e visualizzare i documenti. Download documenti di gara 12

2. COMPILAZIONE OFFERTA 2.1 Creazione offerta Dopo aver preso visione della documentazione di gara ed essere uscito dall Area Collaborativa, il Fornitore dovrà creare l offerta per poter inserire i documenti di gara. Il fornitore per creare l offerta deve: 1. Accedere alla gara cliccando sul numero evento 200000xxxx- come indicato al paragrafo 1.1 2. Cliccare sul tasto Creare offerta Tasto per creazione offerta 3. Cliccare sul tasto Salvare per salvare la bozza di offerta (anche se vuota) alla quale il sistema assegnerà una numerazione automatica (50000xxx). 4. Chiudere la presente finestra con la X in alto a destra. Tasto per salvataggio bozza di offerta 13

Il fornitore può adesso accedere alla bozza di offerta creata. Cliccando sul numero offerta (50000xxxx), che compare nella griglia principale di accesso al portale sulla stessa riga dove compare il numero di evento, si accede nell offerta Il fornitore può inserire/modificare/integrare la documentazione di gara all interno dell offerta, fino al termine della gara. Visualizzazione numero e stato offerta nella schermata di accesso al portale 14

2.2 COMPILAZIONE BUSTE 2.2.1 Compilazione BUSTA DI QUALIFICA Il fornitore (dopo aver cliccato sul numero 500000xxxx dell offerta) per procedere all inserimento della documentazione richiesta, all interno della Busta di qualifica, deve: 1. Cliccare sul tasto Busta di qualifica Tasto per compilazione busta di qualifica 2. Cliccare sulla cartella Offerta Accesso alla cartella per l upload degli allegati per busta di qualifica 15

3. Cliccare sul tasto Creare Tasto per caricamento allegato nella busta di qualifica 4. Cliccare su Documento Scelta di caricamento di un file 16

5 Inserire nel campo Nome il nome del file che si allega e cliccare sul tasto Continuare Assegnazione nome al file da caricare 6. Cliccare sul tasto Sfoglia per ricercare il file da allegare, e cliccare su Salvare. Seguire la medesima procedura per inserire più documenti nella busta di qualifica Ricerca del file da caricare 17

7. Una volta completato l inserimento dei documenti nella Busta di qualifica, chiudere la finestra cliccando sulla X rossa in alto a destra. Chiusura area caricamento file busta di qualifica 2.2.2 Compilazione BUSTA TECNICA Per procedere all inserimento della documentazione nella Busta tecnica è necessario: 1. Cliccare sul tasto Offerta tecnica Tasto per compilazione busta/offerta tecnica 18

2. Cliccare sulla cartella Tech_Bid Accesso alla cartella per l upload degli allegati tecnici 3. Cliccare sul tasto Creare Tasto per avviare l upload del file 19

4. Cliccare sul link Documento Scelta di caricamento di un file 5. Inserire, nel campo Nome, il nome del documento che si allega e cliccare sul tasto Continuare Assegnazione nome al file da caricare 20

6. Cliccare sul tasto Sfoglia per selezionare il file che si desidera caricare e cliccare su Salvare. Ricerca del file da caricare Seguire la medesima procedura per inserire più documenti nella busta tecnica 7. Una volta completato l inserimento dei documenti nell Offerta tecnica, chiudere la finestra cliccando sulla X rossa in alto a destra. Chiusura dell area di caricamento file tecnici 21

2.2.3 Compilazione BUSTA ECONOMICA Per procedere alla compilazione della Busta economica è necessario: PER INSERIRE IL PREZZO: 1. Cliccare sul Tab Posizioni all interno della propria offerta 2. Cliccare in alto ELABORARE per far apparire la colonna prezzo Tab per inserimento importo offerto sulle posizioni 3. Inserire l importo offerto (in questo caso zero 0 ) -per la posizione- nel campo editabile prezzo e cliccare in alto SALVARE. Campo per inserimento importo offerto sulle posizioni 22

4 Cliccare sul Tab Note e allegati PER INSERIRE ALLEGATO ECONOMICO Tab per inserimento allegati economici 5 Cliccare in alto ELABORARE 6 Cliccare sul tasto AGGIUNGERE ALLEGATO per effettuare l upload degli allegati richiesti. Tasto per upload allegati economici 23

7. Selezionare il file desiderato cliccando sul tasto Sfoglia, inserire il nome del file da allegare nel campo Descrizione e cliccare su OK. Ricerca assegnazione nome file da allegare 8. Terminato di inserire i documenti economici cliccare in alto SALVARE 24

4 INVIO / PRESENTAZIONE DELL OFFERTA Nei precedenti passaggi il Fornitore, dopo aver inserito i documenti di gara, ha provveduto a salvare. Adesso, il fornitore, dopo aver caricato tutti i documenti nelle varie buste, deve INVIARE L OFFERTA per renderla in stato Presentata e disponibile a SEA. Gli step da seguire sono i seguenti: I. Accedere all offerta cliccando sul numero dell offerta 500000xxxx Accesso al documento di offerta II. Cliccare sul tasto ELABORARE Elaborazione offerta 25

III. Cliccare sul tasto INVIARE Invio/presentazione offerta Lo stato dell offerta muta in PRESENTATO/A se l invio dell offerta è andato a buon fine. Conferma invio offerta 26

Verifica stato dell offerta nella schermata di accesso al portale Il fornitore, qualora apporti delle modifiche ad un offerta già presentata, dovrà inviare nuovamente l offerta affinché il sistema acquisisca le modifiche e le inserisca nelle buste. Tutto ciò perché il sistema SRM, in caso di modifiche apportate, trasforma lo stato da presentato in salvato non consentendo al Buyer una corretta visualizzazione dell offerta. 27

5 GESTIONE CHIARIMENTI: BUYER - FORNITORE E VICEVERSA L'Ufficio Acquisti/Buyer ed i Fornitori avranno la possibilità di scambiarsi dei messaggi: 1. Durante tutta la fase di negoziazione dell offerta (area chiarimenti) e 2. Dopo il termine di presentazione dell offerta (documentazione post-gara), Il Buyer potrà decidere di inviare un messaggio ad un singolo Fornitore oppure in broadcast a tutti i partecipanti, mentre il Fornitore potrà inviare messaggi solo al Buyer di riferimento. I destinatari del messaggio verranno avvisati via e-mail dell avvenuto invio dello stesso. I. AREA CHIARIMENTI: testo breve fino a 255 caratteri La cartella area chiarimenti è utilizzabile esclusivamente in fase di negoziazione dell offerta. Accedere al Portale Fornitori al link : http://portalefornitorisea.seamilano.eu/irj/portal Immettere le proprie credenziali d accesso, Cliccare in alto Appalti ed aste, Selezionare l evento d interesse 200000xxxx: Acceso alla visualizzazione della gara 28

5.1 Messaggio di testo breve Il Fornitore ha la possibilità di inviare un messaggio al Buyer di riferimento mediante l Area di Scambio Messaggi. All interno dell evento di interesse 200000xxxx cliccare sul tasto giallo Domande e risposte N.B. Il testo del messaggio, compresi gli spazi, NON potrà superare i 255 caratteri. Domande e risposte : scambio messaggi su una gara All interno della casella Messaggio scrivere il testo del messaggio (1), e cliccare su Inviare (2). Inserimento testo messaggio e invio In tale area possono essere scambiati solo messaggi di testo breve. Qualora il messaggio abbia un testo più esteso o preveda l inoltro di un allegato, deve essere utilizzata l area documentale del C-folder, così come precisato nel successivo paragrafo 5.2 29

5.2 Messaggio di testo esteso: I. AREA CHIARIMENTI: testo superiore ai 255 caratteri Cliccare sul numero Evento 200000xxxx Cliccare sul tasto giallo Creare offerta. Visualizzazione appalto : tasto Creare offerta Cliccare sul numero Offerta 0050000xxxx: Visualizzazione appalto : numero Offerta 30

Cliccando sul numero dell offerta 500000xxxx si apre la finestra Visualizzare offerta (Leggibile in alto). Cliccare sul tab Note e allegati : Visualizzare offerta : tab Note e allegati Cliccare sul link Offerta 50000xxx in basso in area collab. Note e allegati : link Offerta 50000xxx 31

Cliccare sulla freccina grigia alla sinistra della cartella Documentale (1), Cliccare sulla cartella Area chiarimenti (2) Se non si visualizza area chiarimenti selezionare l offerta 500000xxxx della società aprendo la tendina Selezionare offerta 500000xxxx della società Cartella Area chiarimenti All interno della cartella Area chiarimenti : cliccare sul tasto Creare Tasto per caricamento allegato 32

Cliccare su Documento : Scelta di caricamento di un file Nominare il file da allegare nel campo Nome ( 1), e cliccare sul tasto Continuare (2) Assegnazione nome al file da caricare 33

Cliccare sul tasto Sfoglia per ricercare il file da allegare (3), e cliccare su Salvare (4). Ricerca del file da caricare Una volta completato l inserimento del file allegato, chiudere la finestra cliccando sulla X rossa in alto a destra e provvedere ad inviare un messaggio di testo breve (si veda pag. 34) indicando di aver allegato un documento in area chiarimenti. Chiusura area caricamento file 34

DOCUMENTAZIONE POST OFFERTA/GARA Il fornitore, dopo la scadenza del termine di presentazione dell offerta, per poter trasmettere della documentazione di gara al Buyer, deve utilizzare la cartella documentazione post-gara/offerta 1. Cliccare sul numero appalto 2. Cliccare su note e allegati 3. Cliccare su collaborazione appalto 35

Dopo aver cliccato su COLLABORAZIONE APPALTO 200000xxxx, è necessario cliccare sulla propria offerta che si visualizza aprendo la tendina, come riportato nell immagine. Selezionare la propria offerta nome società 500000xxxx Nome società 500000xxxx Adesso è possibile visualizzare la cartella DOCUMENTAZIONE POST-OFFERTA. 36

4. Cliccare sul triangolo a sinistra della cartella DOCUMENTALE 5. Cliccare sulla cartella DOCUMENTAZIONE POST-OFFERTA Per inserire i documenti in documentazione post-offerta: 6. Cliccare su CREARE 37

7. Cliccare su DOCUMENTO 8. Scrivere in nome del documento da allegare/inserire 9. Cliccare su CONTINUARE 38

10. Cliccare su SFOGLIA e inserire il documento da allegare 11. Cliccare su SALVARE Il documento inserito deve essere visualizzato nella/e apposita/e righa/e 39

TABELLE Tab. 1 Requisiti tecnici: Browser compatibili Web Browser Operating System Status FIREFOX 1.0 WINDOWS SERVER 2000/IA32 32BIT Released FIREFOX 1.0 LINUX SLES7/RH71/IA32/GLIBC222 Released FIREFOX 1.0 MAC OS X 10.3 Released FIREFOX 1.0 WIN XP 2002 PROF. 32 BIT Released FIREFOX 1.0 WINDOWS SERVER 2003/IA32 32BIT Released FIREFOX 1.0 WIN XP 2002 HOME 32 BIT Released FIREFOX 1.0 MAC OS X 10.2 Released FIREFOX 1.0 WIN 2000 PROF. Released FIREFOX 10.0 MAC OS X 10.6 (SNOW LEOPARD) Released Conditionally FIREFOX 10.0 MAC OS X 10.7 (LION) Released Conditionally FIREFOX 10.0 OPENSUSE 12.1 Released Conditionally FIREFOX 10.0 OPENSUSE 11.4 Released Conditionally FIREFOX 10.0 RED HAT FEDORA 15 Released Conditionally FIREFOX 10.0 SUSE SLED 10 Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN 7 32 BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN 7 64 BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN VISTA 32 BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN VISTA 64 BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN XP 2002 HOME 32 BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN XP 2002 PROF. 32 BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 WIN XP 2002 PROF. 64 BIT Released Conditionally FIREFOX 10.0 RED HAT FEDORA 16 Released Conditionally FIREFOX 3.5 MAC OS X 10.4 (TIGER) Released FIREFOX 3.5 MAC OS X 10.5 (LEOPARD) Released FIREFOX 3.5 WIN 7 32 BIT Released FIREFOX 3.5 WIN 7 64 BIT Released FIREFOX 3.5 WIN VISTA 32 BIT Released FIREFOX 3.5 WIN VISTA 64 BIT Released FIREFOX 3.5 WIN XP 2002 HOME 32 BIT Released FIREFOX 3.5 WIN XP 2002 PROF. 32 BIT Released FIREFOX 3.5 WIN XP 2002 PROF. 64 BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2003/IA32 32BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2003/IA64 64BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2003/X64 64BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2008/IA32 32BIT Released FIREFOX 3.5 WINDOWS SERVER 2008/X64 64BIT Released FIREFOX 3.6 MAC OS X 10.4 (TIGER) Released FIREFOX 3.6 MAC OS X 10.5 (LEOPARD) Released 40

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