1 La valutazione dei rischi e delle procedure sull adeguatezza del SCI. Prof.ssa Roberta Provasi Università degli Studi di Milano-Bicocca 13 giugno 2014 2 La valutazione delle componenti del SCI 2 1
3 Ambiente di controllo Control environment Definisce il tone at the top Stile di direzione; Attenzione del CdA ai temi del controllo interno; Comportamento etico; Gestione del personale; Competenza delle persone; Rappresenta la base su cui poggiano gli altri elementi Valutazione del rischio 4 Risk assessment Identificazione e valutazione (impatto/probabilità) dei rischi rilevanti per la società; Coerenza con obiettivi aziendali (operation, financial, compliance) Processo iterativo strutturato e documentato <footer> 2
Attività di controllo 5 Control activities Procedure poste in essere per mitigare i rischi identificati dal management in modo da indirizzare gli obiettivi Controlli manuali Controlli manuali dipendenti da elaborazioni IT Controlli automatici Controlli generali IT <footer> Date Informazione e comunicazione 6 Information and Communication Modalità di gestione delle informazioni in maniera strutturata e proceduralizzata; Corretta gestione della comunicazione interna ed esterna <footer> Date 3
Monitoraggio 7 Monitoring Valutazione del sistema di controllo interno al fine di assicurarne l efficacia nel corso del tempo (Internal Audit) <footer> 8 Allegato n. 10- Es. Questionario per la comprensione del sistema di controllo interno (CNDCES, febbraio 2012) Ambiente di Controllo Processo adottato dall impresa per la valutazione del rischio Il sistema informativo, inclusi i processi di gestione correlati, rilevante ai fini dell informativa finanziaria e della comunicazione Le attività di controllo (Cicli) Monitoraggio 4
9 SCI per le PMI Ai sensi del PR n. 1005 le imprese di minori dimensioni si caratterizzano per: Caratteristiche PMI ai sensi PR n. 1005 Proprietà Ricavi Scritture contabili Controllo Interno Concentrazione in capo ad un numero ristretto di persone (spesso una sola persona) della proprietà e della direzione dell imprese. Numero limitato di fonti di ricavi Maggiore semplicità delle scritture contabili utilizzo di software di contabilità standardizzati Presenza di un sistema di controllo interno non sofisticato Supervisione diretta del proprietario-amministratore 10 SCI per le PMI SEPARAZIONE DELLE FUNZIONI SUPERVISIONE DEL PROPRIETARIO- AMMINISTRATORE I sistemi di controllo interno nelle imprese minori presentano caratteristiche particolari: - Dimensioni contenute rendono spesso inutili ed inopportuni sistemi di controllo interno particolarmente complessi; - la possibilità di istituire un adeguata separazione delle funzioni è limitata dal fatto che vi sono pochi dipendenti Aspetto rilevante di tali imprese è rappresentato dalla supervisione quotidiana del proprietarioamministratore che può essere efficace considerato che è suo interesse salvaguardare il patrimonio dell impresa. Il proprietario ha posizione dominante in impresa minore in quanto gli permette: - Controllo diretto su tutte le decisioni; - Possibilità di intervenire personalmente in qualsiasi momento per fronteggiare le circostante 5
SCI per le PMI. Ambiente Non è pensabile ravvisare in impresa minore una strutturazione sofisticata del SCI. Potrebbe non avere un Codice di condotta scritto (spesso si fa riferimento al «codice di disciplina» dell ufficio del personale ma ciò non significa mancanza di una sana cultura etica e sani principi comportamenti. Le maggiori carenze si riscontrano nel requisito dell indipendenza. Per questo risulta difficile realizzare all interno dell azienda la separazione delle funzioni che rappresenta un primo livello naturale di controllo interno. In queste situazioni importante è il ruolo del Consulente, Fiscalista, ecc. SCI per le PMI. Gestione dei rischi Nelle PMI la valutazione dei rischi è meno formale spesso trattasi di un processo non formalizzato. E lo stesso titolare che apprende molto sui rischi originati dai fattori esterni (mercato, concorrenti, prezzi) mediante contatti diretti con i clienti, i fornitori, le banche ed i dipendenti. E a seguire vengono attivate azioni molto efficaci anche se derivano da processi informali. 11 SCI per le PMI. Attività di controllo Le attività di controllo nelle PMI spesso sono poco formalizzate, molte non sono attivate e spesso concentrate nelle mani di una o poche persone. I principali fattori di rischio sono : a) scarsa o mancanza di indipendenza; b) mancanza di separazione delle attività; c) sottovalutazione di alcuni elementi; d) carenza a livello di formalizzazione; e) frettolosa considerazione degli effetti costi/ benefici; f) forte convinzione di essere in grado di affrontare qualsiasi problematica anche a posteriori; SCI per le PMI. Monitoraggio Nelle PMI il monitoraggio è continuo è più informale in quanto attuato dal vertice/imprenditore. Solitamente il titolare frequenta direttamente i reparti di produzione, di assemblaggio il magazzino e ciò gli permette di comunicare direttamente con i dipendenti e ascoltare eventuali commenti e critiche utili per decisioni future. Nelle PMI essendo la struttura organizzativa più snella le eventuali disfunzioni emerse dal monitoraggio possono essere più facilmente comunicate alle persone interessate. 12 6
13 SCI per le PMI. Il ruolo del commercialista Nelle PMI riveste un ruolo fondamentale la figura del commercialista il cui ruolo riferito al sistema di controllo interno deve essere orientato a sensibilizzare imprenditore sulla necessità di sviluppare e istituzionalizzare una analisi diagnostica del processo di controllo. In particolare l attenzione del commercialista deve essere orientata a: a) Analisi preliminare del rischio; b) Analisi dei documenti presenti in azienda c) Rappresentazione dei processi d) Assetto organizzativo e) Documentazione del sistema informativo (procedure, note operative, disposizioni interne) f) Analisi dei margini di contribuzione g) Controllo di gestione h) Controllo e rispetto di tutti i profili legali, contabili e fiscali i) Individuazione delle «aree deboli» in termini di controllo ed individuazione dei rimedi. 14 SCI per le PMI. Punti di forza FLESSIBILITA SNELLEZZA RAPIDA AZIONE IDEE 7
15 SCI per le PMI. Strumenti v PROCEDURE v ORGANIGRAMMI/MANSIONARI v SICUREZZA LAVORO v QUALITA v DELEGHE v ATTIVITA CdA / COLLEGIO SINDACALE v PRIVACY v CONTROLLO GESTIONE SCI per gli EIP Introdotti dall art. 16.2 del D.lgs. 39/2010 sono «tutti quegli enti o società che direttamente o indirettamente hanno un interesse pubblico in quanto operano sulla gestione del risparmio» Identifica le tipologie di società ritenute di interesse pubblico: a) Società quotate ; b) Banche; c) Imprese di assicurazione e riassicurazione; d) Società emittenti strumenti finanziari, di gestione del risparmio, di intermediazione finanziaria, ecc.; e) Intermediari finanziari ex art. 107 del TUB 16 8
SCI per gli EIP Capo V riservato agli EIP (artt. Da 16 a 19) Art. 19 comitato per il controllo interno e la revisione contabile stabilisce: a) l obbligo per l EIP di identificare un Comitato per il controllo interno (in prevalenza identificato con il Collegio Sindacale) per attività di vigilanza su: a)processo di informativa finanziaria; b)efficacia del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi; c) indipendenza del Revisore legale; d) attività di Revisione legale. b) L obbligo per il Revisore legale di presentare al Comitato per il controllo interno una relazione annuale sulle questioni emerse dalla revisione legale ed in particolare le eventuali carenze significative emerse nel sistema di controllo interno relativamente al processo di informativa finanziaria. 17 SCI per gli EIP Negli EIP il Collegio sindacale/ccirc svolge anche il ruolo di Comitato per il controllo interno e della revisione contabile (art.19 D.Lgs. 39/2010) e pertanto: Vigila sul processo di informativa finanziaria; Vigila sull efficacia dei sistemi di controllo interno, di revisione interna, se applicabile, e di gestione del rischio; Vigila sulle attività di revisione legale dei conti; Vigila sull indipendenza del revisore 18 9
EIP SCI per gli EIP ORGANO CONTROLLO INTERNO REVISIONE EIP Collegio Sindacale Revisore o Società di Revisione SOCIETA CONTROLLANTI EIP SOCIETA CONTROLLATE DA EIP o SOTTOPOSTE AL COMUNE CONTROLLO DI EIP Collegio Sindacale Collegio Sindacale Revisore o Società di Revisione Revisore o Società di Revisione Collegio Sindacale solo se non rivestono significativa rilevanza all interno del gruppo 19 Documentare la vigilanza. Limiti del SCI VALUTAZIONE SUL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO 20 RILEVAZIONE DI CARENZE NEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO INFLUENZA SUL BILANCIO E SULLA RELAZIONE FINALE DEL REVISORE INFLUENZA SULLA RELAZIONE SUL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO 20 10
21 Documentare la vigilanza. Limiti del SCI IL REVISORE INDIPENDENTE NON ESPRIME UN PARERE SUL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO DELL AZIENDA MA EFFETTUA SOLTANTO UNA VALUTAZIONE DEI CONTROLLI INTERNI CHE POSSONO CONDIZIONARE L ATTENDIBILITA DEL BILANCIO COMPOSIZIONE: LA RELAZIONE SUL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Lettera di accompagnamento Sintesi per la direzione Suggerimenti 21 Carenze significative rilevate nel SCI Carenze significative rilevate nel sistema del controllo interno L ISA 265 stabilisce che: a) Una carenza nel controllo interno esiste quando (i) un controllo è configurato ed opera in modo da non consentire la prevenzione o l individuazione e la correzione di errori nel bilancio in modo tempestivo (ii) il suddetto controllo non esiste. b) Per individuare una carenza significativa nel sistema di controllo interno, il revisore deve considerare vari aspetti, tra i quali (i) la probabilità che le carenze portino ad errori significativi nel bilancio (ii) soggettività e complessità nella determinazione di importi stimati (iii) i controlli generali di monitoraggio, su operazioni significative con parti correlate, sulla scelta ed applicazione di principi contabili significativi, su operazioni significative, sul processo di predisposizione dell informativa finanziaria (iv) la possibilità per un attività o passività di essere oggetto di perdita o frode (v) il volume di movimenti della classe di operazione esposta alla carenza Le carenze significative nel sistema di controllo devono essere tempestivamente comunicate per iscritto ai rappresentanti della governance aziendale 22 11
Indicatori carenze significative rilevate nel SCI Esempi di Indicatori di carenze significative nel controllo interno possono essere: -Evidenza di aspetti inefficaci dell ambiente di controllo (p.e. identificazioni di frodi poste in essere dalla direzione, che il controllo interno non è stato in grado di prevenire; mancata attuazione, da parte della direzione, di azioni correttive relative a carenze significative in precedenza comunicate, -Errori individuati dalle procedure di revisione che il controllo interno non ha prevenuto o individuato e corretto. -Evidenza dell incapacità della direzione di supervisionare la redazione del bilancio -Assenza/inefficacia di un processo di valutazione dei rischi. L art.19, comma 3, del D.lgs. n.39 del 27 gennaio 2010, sancisce che il revisore legale, o la società di revisione legale, deve presentare al Comitato per il Controllo Interno una relazione sulle c.d. Questioni Fondamentali emerse in sede di revisione legale, ed in particolare sulle carenze significative rilevate nel sistema di controllo interno in relazione al processo di informativa finanziaria 23 Indicatori carenze significative rilevate nel SCI Questioni Fondamentali da comunicare al Comitato per il Controllo Interno: a) Il punto di vista del revisore in merito agli aspetti qualitativi significativi adottati dall azienda ( prassi contabili e/o principi contabili; stime contabili; informativa di bilancio) b) Eventuali difficoltà significative incontrate nel corso della revisione legale ( p.e. ritardi non ragionevoli da parte della direzione nella messa a disposizione delle informazioni o nell inizio dell attività di revisione; indisponibilità del personale della società o incapacità a fornire tempestivamente la documentazione richiesta) c) Eventuali aspetti significativi emersi dalla revisione, discussi o oggetto di corrispondenza con la direzione. d) Attestazioni scritte richieste dal revisore e) Eventuali altri aspetti emersi dalla revisione legale che, secondo il giudizio professionale del revisore, sono significativi ( p.e scelta di principi e criteri contabili rilevanti che hanno o potrebbero avere effetti significativi sul bilancio; correzioni proposte a seguito dello svolgimento dell attività di revisione, che hanno, o possono avere un impatto significativo sul bilancio; incertezze significative sulla Continuità Aziendale, collegate, ad esempio contenziosi pendenti; disaccordi con la direzione aziendale su questioni che possono essere rilevanti per il bilancio; rilievi, limitazioni al procedimento di revisione e richiami d informativa inclusi nella relazione del revisore). 24 12
Principali carenze del SCI ASSENZA DI PROCEDURE DI INVENTARIO FISICO DEI CESPITI MANCANZA DI CONTROLLO SULL ESISTENZA DEI CESPITI ISCRITTI IN BILANCIO. UNA PERIODICA VERIFICA FISICA DEI CESPITI ED IL RELATIVO RISCONTRO CON LE ESISTENZE CONTABILI GARANTISCE UNA MAGGIORE TUTELA DEL PATRIMONO AZIENDALE. ASSENZA DI ETICHETTATURA DEI CESPITI L ASSENZA DI ETICHETTATURA DEI CESPITI OSTACOLA UN AGEVOLE E CORRETTO ABBINAMENTO DELLE ESISTENZE FISICHE CON LE RISULTANZE CONTABILI. NE DERIVA: un maggior rischio di errore nelle determinazione delle plus e minusvalenze in caso di dismissione dei cespiti; una minore efficacia ed efficienza di eventuali inventari fisici dei cespiti. 25 Principali carenze del SCI ASSENZA DI PROCEDURE DI CAPITALIZZAZIONE DEI CESPITI POSSIBILITA DI ERRORI SUL BILANCIO D ESERCIZIO (ES.: MANCATA CAPITALIZZAZIONE DI COSTI, CAPITALIZZAZIONE DI COSTI NON AVENTI UTILITA PLURIENNALE). MANCANZA DI ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI TRA GIACENZE FISICHE E CONTABILI CARENZA DI CONTROLLO NELLE QUANTITA DELLE RIMANENZE DI MAGAZZINO. GLI SCOSTAMENTI TRA FISICO E CONTABILE POSSONO DIPENDERE DA ERRORI SISTEMATICI ESISTENTI NELLE PROCEDURE CHE REGOLANO I MOVIMENTI DI MAGAZZINO. 26 13
27 Principali carenze del SCI ASSENZA DI PROCEDURE PER L INVENTARIO FISICO DI MAGAZZINO RISCHIO DI DIMINUZIONE DELL EFFICACIA DELLE VERIFICHE FISICHE. L INEFFICACIA DELLA CONTA FISICA COMPORTA POSSIBILITÀ DI ERRORI NELLA QUANTIFICAZIONE DELLE RIMANENZE VALORIZZATE AI FINI DEL BILANCIO LE PROCEDURE DI INVENTARIO DOVREBBERO ESSERE FORMALIZZATE IN UN DOCUMENTO SCRITTO E DOVREBBERO DEFINIRE I SEGUENTI ASPETTI MINIMALI: ü individuazione di un responsabile della conta; ü organizzazione delle squadre di conta; ü blocco dei movimenti di merce in entrata e in uscita; ü preparazione della merce oggetto di inventario; ü utilizzo dei cartellini inventariali prenumerati; ü doppia conta. 28 Principali carenze del SCI CARENZE NELLA CONTABILITA DI MAGAZZINO LA DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO DEI MOVIMENTI INTERNI DI MAGAZZINO È INESISTENTE O INSUFFICIENTE: ESISTE DUNQUE UNA LIMITATA POSSIBILITA DI RICOSTRUIRE IN MANIERA AFFIDABILE MOVIMENTI DI MAGAZZINO NON ESISTONO LIMITI DI ACCESSO ALLA CONTABILITÀ DI MAGAZZINO: E POSSIBILE CHE, A CAUSA DI ERRORI O FRODI, PERSONALE NON ADDETTO O NON COMPETENTE GENERI ERRORI O PERDITE DI DATI IN CONTABILITA DI MAGAZZINO NON ESISTONO PROCEDURE SCRITTE PER L IMPIEGO CORRETTO E STANDARDIZZATO DELLE CAUSALI DI MAGAZZINO: I FATTI AZIENDALI POSSONO NON ESSERE RIFLESSI IN CONTABILITA IN MANIERA CORRETTA E/O OMOGENEA 14
Principali carenze del SCI ASSENZA DI CONTABILITA INDUSTRIALE IN ASSENZA DI UNA CONTABILITA INDUSTRIALE, L AZIENDA NON HA LA POSSIBILITA DI DETERMINARE IN MODO ATTENDIBILE IL COSTO INDUSTRIALE ED I MARGINI INDUSTRIALI DEI PROPRI PRODOTTI. MANCANZA DI ANALISI DEL VALORE DI REALIZZO DEI CREDITI RISCHIO DI ERRORI ED INAFFIDABILITA NELLA VALUTAZIONE DEI CREDITI STESSI. L ESISTENZA DI PROCEDURE DEFINITE DI ANALISI DEI CREDITI LIMITA LA POSSIBILITA DI ERRORI E GARANTISCE L OMOGENEITA DEI CRITERI DI VALUTAZIONE DA UN ESERCIZIO ALL ALTRO. 29 Principali carenze del SCI ORGANIGRAMMA/FUNZIONIGRAMMA ASSENTE O INADEGUATO L ASSENZA DI UN ORGANIGRAMMA AZIENDALE ADEGUATO GENERA RISCHI DI: 30 INADEGUATEZZA O INSUFFICIENZA DELLE RISORSE UMANE DESTINATE ALLE VARIE FUNZIONI AZIENDALI NON PERCEPITI DALLA DIREZIONE AZIENDALE IMPIEGO NON OTTIMALE DELLE RISORSE DISPONIBILI CONFUSIONE DI RUOLI E RESPONSABILITA 15
31 Principali carenze del SCI SEGREGAZIONE DI FUNZIONI ASSENTE O INSUFFICIENTE LA SEGREGAZIONE TRA MANSIONI ESECUTIVE E MANSIONI DI CONTROLLO GARANTISCE UNA REALE EFFICACIA DEI CONTROLLI INTERNI ESISTENTI NEI CASI IN CUI IL LIMITATO NUMERO DI PERSONALE DISPONIBILE NON CONSENTE UN ADEGUATA SEGREGAZIONE DI FUNZIONI, IL MANTENIMENTO DI UN ADEGUATO SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO DIPENDE DALLA COSTANTE E STRETTA SUPERVISIONE DA PARTE DELLA DIREZIONE DELLA SOCIETA Principali carenze del SCI PROCEDURE INTERNE NON ADEGUATAMENTE FORMALIZZATE L ESISTENZA DI UN MANUALE DELLE PROCEDURE INTERNE EVITA IL RISCHIO DI DIFFICOLTA O PARALISI DELL AZIENDA IN CASO DI ASSENZA O TURNOVER DEL PERSONALE. 32 ALTRE CARENZE DI CONTROLLO INTERNO ASSENZA DI ANALISI PER LA DETERMINAZIONE DEL FONDO RESI E FONDO GARANZIA PRODOTTI MANCATO AGGIORNAMENTO DEI POTERI DI FIRMA MANCANZA DI CONTROLLO CONTABILE CONTINUO TRAMITE BILANCI INFRANNUALI E CHIUSURE TEMPESTIVE ASSENZA DI BUDGET E QUINDI DI CONTROLLO DI GESTIONE CARENZE DEL CONTROLLO DI GRUPPO DA PARTE DELLA CAPOGRUPPO 16