Ruolo e competenze del Responsabile della conservazione Enrica Massella Ducci Teri CNIPA - Responsabile Progetto Archiviazione ottica e dematerializzazione massella@cnipa.it FORUM P.A. - Roma 22 maggio 2007 1
Compiti del Centro Nazionale per l informatica nella Pubblica Amministrazione Verso la Pubblica Amministrazione definisce strumenti per governare il processo di innovazione coordina lo sviluppo dei sistemi informativi detta criteri e regole tecniche di sicurezza, interoperabilità, apertura, prestazione emette pareri di congruità tecnico-economica-strategica sui progetti coordina la predisposizione di piani di formazione del personale Verso i cittadini e le imprese contribuisce alla definizione della politica del Governo, lavorando in stretto contatto con il MIT attua progetti speciali di innovazione 2
Quadro normativo vigente D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo Unico disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Deliberazione CNIPA n. 11/04 Regole tecniche per la conservazione dei documenti Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione digitale ---------- Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali Legge 11 febbraio 2005, n. 15 Integrazioni alla Legge n. 241/1990 recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi 3
Considerazioni preliminari mutato il rapporto tra cittadini e PA, considerata essenzialmente come fornitrice di servizi centralità dell accesso alla documentazione, pur nel rispetto della privacy ruolo primario assunto dagli archivi e quindi dal Responsabile della conservazione 4
Requisiti degli archivi indispensabile che gli archivi digitali siano: correttamente formati e gestiti opportunamente organizzati ben conservati, anche nel lungo periodo facilmente consultabili 5
Deliberazione CNIPA n. 11/2004 Regole tecniche per la conservazione dei documenti introduce la figura del Responsabile della conservazione definisce i processi in cui è coinvolto: conservazione dei documenti digitali e analogici riversamento diretto e sostitutivo esibizione assegna specifici compiti e responsabilità con possibilità di delega delle attività 6
Il profilo del Responsabile della conservazione Necessario definire il profilo del Responsabile della conservazione in termini di: Attività Responsabilità Capacità Competenze 7
Attività attribuite definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in modo da assicurare l accesso al singolo documento e la sua esibizione verifica periodicamente l effettiva leggibilità dei documenti conservati, se del caso, provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo stabilisce le necessarie misure di sicurezza logica e fisica del sistema di conservazione mantiene, eventualmente, un archivio del software utilizzato nelle diverse versioni adottate 8
Responsabilità assegnate appone sull'insieme dei documenti il riferimento temporale e la firma digitale nelle pubbliche amministrazioni svolge il ruolo di pubblico ufficiale garantisce la leggibilità dei documenti conservati nel tempo può delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura può affidare in tutto o in parte le attività del processo di conservazione a soggetti terzi (outsourcing) 9
Capacità richieste Capacità manageriali e di comprensione dei procedimenti amministrativi Capacità di gestione di applicazioni complesse Capacità di gestione di archivi Capacità di gestione di risorse tecnologiche Capacità di gestione di contratti con fornitori di tecnologie 10
Conoscenze necessarie Conoscenze archivistiche Conoscenze informatiche Conoscenze organizzative Conoscenze giuridico-amministrative 11
Conoscenze archivistiche per garantire la formazione, la conservazione e la fruizione di archivi digitali, anche misti (gestione del fascicolo ibrido) per predisporre i necessari strumenti di gestione (titolario di classificazione, massimario di scarto, manuali della gestione dei documenti e della conservazione dell archivio, etc.) 12
Conoscenze informatiche per effettuare scelte di make or buy su problematiche non consolidate per individuare standard di qualità dei prodotti e dei servizi per adottare opportuni strumenti in grado di garantire la sicurezza fisica e logica dei sistemi di conservazione digitale per effettuare valutazioni di costo/qualità/prestazioni dei prodotti offerti dal mercato 13
Conoscenze organizzative per attuare una rimodulazione degli assetti organizzativi derivanti dalla gestione dei procedimenti amministrativi in modalità informatica per dirigere l innovazione attraverso opportune reingegnerizzazioni 14
Conoscenze giuridico-amministrative per avere la capacità di valutare l autenticità, la validità e la riproducibilità dei documenti per gestire e monitorare i progetti di automazione, in outsourcing e/o in house per esser in grado di acquisire beni e servizi informatici (stesura capitolati tecnici, contratti, accordi, etc.) 15
Esiste questa figura professionale? non è (ancora) prevista dai contratti nazionali in vigore è una figura dirigenziale o un funzionario di alto livello non esiste (ancora) un corso di studi specifico che prepari per queste attività e per queste responsabilità da poco alcune Università stanno organizzando Master per rispondere a tali domande formative è previsto un approfondimento nell ambito della nuova Commissione interministeriale per la gestione telematica del flusso documentale e dematerializzazione 16