La gestione documentale nella PA: esperienza e risultati in Regione Toscana. Ilaria Pescini P.O. Archivi e sistema documentale

Transcript

1 Ilaria Pescini P.O. Archivi e sistema documentale ForumPA 2017 Roma, 25 maggio 2017

2 Il percorso verso una gestione totalmente digitale Necessaria una visione generale e prospettica dell'intero sistema di gestione documentale e degli archivi Mettere a fuoco tutti gli ambiti su cui è necessario intervenire: non c'è bisogno solo di software, ma di cultura, organizzazione, policy, formazione Individuare i requisiti organizzativi e tecnologici per intraprendere un percorso operativo necessariamente complesso Evidenziare le implicazioni che un SGD ha in una PA e inquadrarlo in un contesto organizzativo e tecnologico serve a comprenderne meglio i requisiti, le necessità e la risposta giusta da dare di volta in volta (approccio soft)

3 Ruoli, responsabilità e collaborazione Ufficio con responsabilità sull intero sistema archivistico previsto in pianta organica Definizione profili professionali e collocazione in famiglia adeguata Collaborazione con altre figure professionali e collocazione nella stessa articolazione dell'organigramma e delle famiglie professionali Nomina a Responsabile del Servizio (ex 445) e della Conservazione Formazione continua curata dall ufficio Archivi e sistema documentale (anche ai nuovi assunti)

4 Scelte organizzative e modalità operative Responsabilità dell archivio: Unico AOO per la Giunta Regionale Unico Ufficio centralizzato di protocollo (Arrivo) Protocollazione in partenza completamente decentrata e nascosta Registro firma Unico indirizzo PEC per la AOO Competenze di coordinamento, regolamentazione, controllo e progettazione per la parte di produzione (archivio in formazione) Gestione diretta degli archivi formati cartacei e digitali Responsabilità degli uffici che si occupano di organizzazione: Organigramma e funzionigramma Censimento e gestione procedimenti Accesso Privacy Responsabilità degli uffici ICT Studio, acquisizione e manutenzione tecnologie (infrastrutture, procedure etc) Progettazione condivisa per le procedure di produzione e gestione documentale Definizione dei sistemi di sicurezza, firma, autenticazione etc. Obiettivi da Piani di lavoro e Piano della performance per ogni struttura dirigenziale

5 Collaborazione e cooperazione con il territorio Impostazione politica = cooperazione e governance Contesto giuridico (Legal Interoperability) Attraverso leggi regionali, atti e protocolli di intesa Contesto Organizzativo (Organisational interoperability) Esistenza di una Community Network regionale Semantica/Contenuti standard (Semantic Interoperability) Standard e linee guida condivise sul trattamento documentale Infrastrutture tecnologiche condivise (Technical Interoperability)

6 Gdl della Comunità regionale Protocollo e gestione documentale Finalità Definizione di policy condivise Elaborazione condivisa di strumenti di gestione documentale (obiettivo primario: operatività del protocollo interoperabile) Linee guida per l applicazione operativa dei vari progetti Elaborazione di strumenti di diffusione e di formazione/ informazione Risultati Approvati due documenti Linee guida per l avvio operativo del protocollo interoperabile e Linee guida per la gestione documentale Bozza di un modello di Manuale di gestione condiviso

7 Regolamentazione interna Intranet: Documenti, modulistica, regole, pillole informative, FAQ (anche frutto di progetti) Disciplinare archivio corrente (Manuale di gestione parte 1) Disciplinare archivi di conservazione (Manuale di gestione parte 2) Circolari su singoli argomenti per l attuazione (uso PEC e altri canali, firma digitale e validità documenti) Formulazioni standard per bandi, contratti etc. Linee guida all uso degli applicativi Piano di classificazione con processo di manutenzione che coinvolge gli utilizzatori Analisi set metadati con rilevazione in forma collaborativa Forte accentramento del coordinamento ma lavoro costante di confronto con le strutture

8 I sistemi per la gestione degli archivi correnti Applicativo di Protocollo Registro firma elettronico Linneo - sistema per il piano di classificazione Verticali di dominio (es. pratiche sismiche, Canali di comunicazioni: Interoperabilità di protocollo + PEC + portale web Apaci Firma digitale con Sistema trasversale di firma Sistemi per l accesso e l identificazione autorizzazioni ambientali) Altre filiere digitali (Mandati, Decreti dirigenziali, gestione orari personale ) FERT (Fatturazione elettronica Regione Toscana) Sistema di conservazione a norma (DAX) Sistema per la gestione dell organigramma Sistema per il censimento e la descrizione dei procedimenti amm.vi

9 Revisione dei vecchi sistemi (es. protocollo, registro firma, linneo) Necessità di un sistema trasversale per la gestione di aggregati e archivi Analisi per la realizzazione di una architettura complessiva con moduli interoperanti Progettazione di un sistema completo per la gestione degli archivi correnti

10 Il disegno dell architettura per la gestione dei documenti e degli archivi (esposizione applicativa dei principali servizi della piattaforma mediante interfacce in formato API REST)

11 Comunicazioni telematiche: l infrastruttura di interoperabilità InterPRO infrastruttura nata da un progetto che ha reso possibile la comunicazione e lo scambio di documenti digitali fra diverse tipologie di soggetti: - amministrazioni toscane - amministrazioni del territorio nazionale - persone giuridiche (associazioni, aziende, ecc.) - persone fisiche (cittadini) InterPRO è una infrastruttura che si articola in più servizi: l'interoperabilità di protocollo vera e propria (le PPAA toscane) un sistema di lettura della casella PEC che integra i msg in InterPRO (tutte le altre PPAA) un'applicazione web - ap@ci (per i privati)

12 Ricezione e spedizione corrispondenza digitale: il Registro firma elettronico

13 Il riuso del sistema di gestione degli aggregati documentali Individuazione e scelta edocumento (in riuso dalla Federico II di Napoli): motivi tecnologici impostazione incentrata sull organizzazione (centralità della scrivania ): principi archivistici forte necessità di impostazione collaborativa con fornitore: non acquisire un prodotto ma svilupparlo attraverso un analisi condivisa Gestione degli aggregati in relazione ai procedimenti amministrativi

14 Esempio di integrazione: la Fatturazione elettronica La FE non è un documento ma un processo Il processo di FE riguarda numerosi aspetti delle fasi del sistema documentale (produzione, spedizione/ricezione, archiviazione e conservazione ) Il processo di FE vive all interno del contesto documentale e deve rispondere alle regole generali e armonizzare le sue peculiarità con le caratteristiche generali del sistema La normativa detta regole specifiche per la FE e sottende il sistema generale FE prodotte dal sistema verticale dopo la ricezione dal noso nazionale e inserite nei fascicoli del documentale

15 La gestione documentale non può essere ridotta al funzionamento di una sola procedura ma il sistema è costituito dalla somma delle applicazioni che concorrono a produzione, scambio, trattamento e archiviazione dei vari tipi di documenti Sono gli elementi di contesto che mettono in relazione documenti e procedure e ne fanno un sistema unico

16 Grazie Ilaria Pescini P.O. Archivi e sistema documentale ilaria.pescini@regione.toscana.it ForumPA 2017 Roma, 25 maggio 2017