Milano, 28 novembre 2016 Archivio di Stato

Transcript

1 Milano, 28 novembre 2016 Archivio di Stato Comunicazione istituzionale, dematerializzazione e gestione documentale in un istituto scolastico: necessità imprescindibili e criticità Gabriella Zanetti dirigente scolastico I.C. Battisti, Cogliate

2 siamo un piccolo gruppo appassionato e attivo due filosofi (dirigente e webmaster) due tecnici (dsga e responsabile gestione documentale) ci piace lavorare, discutere e pensare al miglioramento ci piace il bello e ci piace fare le cose bene

3 abbiamo un decennio di tentativi di dematerializzazione fai da te e di certificazione Iso 9001 condiviso la necessità di acquisire nozioni di archivistica e di diritto amministrativo ragionato sulla definizione e sulla modellizzazione dei procedimenti amministrativi

4 siamo stati a convegni e seminari

5 fatto corsi e approfondimenti

6 Progetti

7

8 siamo partiti da porte aperte sul web abbiamo cercato di imparare dai migliori nostri riferimenti sono stati, all inizio risorse.it

9

10 prove, idee, tentativi e correzioni

11

12

13

14 abbiamo studiato su www. procedamus.it

15 www4.uninsubria.it/on-line/home.html

16

17

18

19 Smau e Forum PA

20 abbiamo pensato e ripensato all architettura alle aspettative degli utenti interni ed esterni alla implemetazione dei moduli di interazione alla comunicazione interna e a quella esterna sempre con la consapevolezza della necessità di coniugare: bellezza semplicità significatività ricchezza trasparenza accessibilità istituzionalità

21

22 come nani sulle spalle di giganti

23 elogio del naif e del fai da te

24 un modo di essere

25 apprendimento per prove ed errori

26 moduli e plugin

27 effetti della logica modulare

28 moderno e trasparente modello 1

29 ..moderno e trasparente modello 2

30 moderno e trasparente modello 3

31 ultramoderno e trasparente modello 4

32 moderno e green modello 5

33 logica circolare

34 Classico solenne

35 esotico naturalistico

36 moderno e rigoroso modello 6

37 moderno e trasparente modello 7

38 sedimentato

39 quasi una casa danzante

40 danzante allegro, poco mosso

41

42

43

44

45 Moderno e trasparente

46 come una casa di vetro

47 In arte povera, fai da te?

48 Necessità n.1

49 etica e dover essere

50 L albo e la pubblicazione degli atti

51 Linee guida di design per i servizi web della PA Architettura dell'informazione L architettura dell informazione è l organizzazione semantica e logica di ambienti informativi, sia fisici sia digitali, e favorisce la trovabilità e la fruibilità di informazioni e servizi. L architettura dell informazione deve essere progettata intorno ai bisogni delle persone, da cui deriva il nome user-centered design. Le persone usano un sito web di una Pubblica Amministrazione principalmente per trovare informazioni, soluzioni a problemi, accedere a servizi online. Un sito in cui l informazione è ben organizzata determina una diminuzione di: Richieste di assistenza attraverso call center, , telefono,... Tempo e costi di gestione del sito Attività di re-design del sito

52 Il modello di sito ideale

53 Agenda digitale, Spid e altri affanni

54 Codice civile - artt. 822, 823, 824, 2215 bis, 2702 e 2712 D.P.R. 633/72 - art. 21, c. 3 - art. 39, c.3 Legge 7 agosto 1990, n. 241 DPR 445/ Testo unico in materia di documentazione amministrativa D. lgs 22 gennaio 2004, n Codice dei beni culturali e del paesaggio D.Lgs n. 52 del 20/02/04 - Attuazione Direttiva 2001/115/CE D.L n Nuovo Codice Amministrazione Digitale Circolare dell Agenzia delle Entrate del n 45/E Circolare dell Agenzia delle Entrate del n. 36/E Legge 24 dicembre 2007 n Obbligo di fatturazione elettronica Decreto Ministero del Lavoro, 9 luglio 2008 Circolare n. 20 Min. Ministero del Lavoro, 21 agosto 2008 Legge 2/2009 Obbligo PEC per PA, Imprese e Liberi professionisti Risoluzione n. 158/E del dell Agenzia delle Entrate Risoluzione n. 195/E del dell Agenzia delle Entrate Risoluzione n. 196/E del dell Agenzia delle Entrate Risoluzione n. 220/E del dell Agenzia delle Entrate Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate del DPCM Regole tecniche in materia di firme elettroniche DMEF n.55 - Fattura PA DPCM Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione DPCM Regole Tecniche per il protocollo informatico Decreto Ministero Economia e Finanze del 17 giugno 2014 DPCM Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione,. e validazione temporale dei documenti informatici e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni D.Lgs n. 97 del 25/05/2016 FOIA modifiche al D.Lgs n.33/2013 D.Lgs n. 179 del 28/08/2016 CAD modifiche al testo del 2005

55 Amministrazione congelata

56 Riforma della riforma

57 Archivi digitali e interoperabilità tra le reti

58 Responsabile della conservazione (DPCM Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione Un sistema di conservazione digitale dei documenti presuppone necessariamente la nomina di un Responsabile della Conservazione. Nelle Pubbliche Amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato

59 Manuale di Gestione del Sistema Documentale La redazione del Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e degli archivi (DPCM Regole Tecniche per il protocollo informatico ) obbligatorio dal 1 gennaio 2004, è costituito dall insieme delle norme e procedure che stabiliscono le modalità di: FORMAZIONE GESTIONE CONSERVAZIONE dei documenti CARTACEI INFORMATICI definiscono le RESPONSABILITÀ ORGANIZZATIVE

60 I gestionali e il mercato

61 La gestione documentale e la segreteria digitale Obblighi assegnati dal CAD Limiti temporali per la conservazione dei documenti regolati da una circolare della Direzione Generale per gli Archivi del Ministero per i Beni e le attività, la 28/2008 Ogni ente deve utilizzare gli strumenti indicati dalla legge che sono: registrazione di protocollo, classificazione, piano di conservazione e di scarto, manuale di gestione.

62 Riprogettazione dei Processi E il censimento di tutte le attività dell ente al fine di descrivere la lavorazione dei documenti. Riguarda i dati di base di ciascuna attività DENOMINAZIONE NORME di RIFERIMENTO PERSONE COINVOLTE FASI di LAVORO FLUSSI di LAVORO MODULISTCA DURATA

63 Classificazione e Fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali (D.P.R n. 445) La classificazione è un attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti secondo uno schema di voci (comunemente detto titolario) che descrive l attività del soggetto produttore Mediante l operazione di classificazione vengono attribuiti a ciascun documento dei codici di riferimento che lo identificano e lo associano agli altri documenti che formano la stessa pratica.

64 Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali (D.P.R n. 445) I fascicoli corrispondono ai Procedimenti amministrativi (L. 241/90 e successive modifiche), quindi i fascicoli si aprono all avvio di un procedimento i fascicoli si chiudono al termine del procedimento l apertura e la chiusura dei fascicoli è a carico dei responsabili di procedimento

65 Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali (D.P.R n. 445) Documenti cartacei in entrata Fascicolazione Documenti Ufficio protocollo Protocollazione Responsabile Procedimento Classificazione Scansione Autenticazione Responsabile Procedimento Archivio

66 Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali (D.P.R n. 445) Documenti elettronici in entrata Documenti Ufficio protocollo Responsabile del Procedimento Protocollazione Classificazione Fascicolazione Fascicolo elettronico

67 Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali (D.P.R n. 445) Documenti elettronici in uscita Responsabile Procedimento Classificazione Fascicolo elettronico Invio Documenti Fascicolazione Protocollazione

68 operatività e criticità La descrizione nel flusso documentale dei documenti ricevuti, spediti o interni di cui all articolo 5, del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 Regole Tecniche per il protocollo informatico, costituisce l aspetto fondamentale di tutto il processo di automazione del sistema documentale e procedimentale in quanto solo la conoscenza completa dell iter delle attività permette di realizzare una concreta riorganizzazione delle fasi di lavoro previste

69 Lavori in corso Strutturazione del terzo livello nelle cartelle condivise nel server di rete Regole di nomina dei file in funzione delle tipologie documentarie Revisione dei modelli di documenti in uso Definizione dei modelli di procedimento ai fini della automazione dei flussi Completamento della trasformazione dei moduli in format interattivi Valutazione di altri prodotti offerti dal mercato in funzione di un cambio di fornitore del software

70 Carlo Mochi Sismondi - Presidente Forum PA Nei miei contatti continui con la politica e le amministrazioni a volte perdo la pazienza, mai la speranza

71 dedicato a chi lavora con creatività e passione Palpitaciones Intactas, Oleo Sobre Lienzo

72 a tutti per l attenzione

73 a loro per il supporto e la pazienza