InterPRO. Dematerializzazione del sistema documentale: aspetti archivistici e organizzativi. Siena, 23 marzo 2009

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1 InterPRO Dematerializzazione del sistema documentale: aspetti archivistici e organizzativi Siena, 23 marzo

2 Dematerializzazione e semplificazione Dematerializzazione del sistema documentale = dematerializzazione della PA processo di semplificazione e trasparenza/accessibilità Buona tenuta dei documenti e degli archivi = condizione per la trasparenza e l'efficienza delle PPAA Processo iniziato fine anni Novanta (leggi Bassanini) Forte impulso con il Testo Unico sul documento amm.vo (dpr 445/2000) 2

3 Visione sistemica della gestione documentale Presupposti Sistema trasversale rispetto all intera amministrazione Visione globale integrata tra le diverse fasi e le diverse filiere produttive Unico coordinamento sull intero processo documentario - trasversalità Collaborazione e condivisione tra competenze informatiche e archivistiche

4 Trasversalità rispetto ad amministrazioni correlate Relazioni tra i diversi attori sul territorio che intervengono nei vari campi di azione Trasversalità e condivisione della produzione documentale = frutto del decentramento amministrativo e della sussidiarietà Necessario condividere infrastrutture, metodi, policy

5 Progetti e attività InterPro - Comunicazioni telematiche: - Servizio di invio da parte di cittadini / aziende - Protocollo interoperabile per comunicazioni tra PPAA Tavolo di riflessione (gdl RTRT) Protocollo informatico e gestione documentale DAX Sistema per la conservazione degli archivi digitali conservazione degli archivi in senso proprio, prodotti per via digitale dalla PA toscana Sistema di gestione degli archivi correnti

6 InterPro e il processo di dematerializzazione Primo step verso la costruzione di un sistema documentale dematerializzato: automazione della filiera principale di accesso al sistema Protocollo = sistema di trattamento trasversale a tutte le strutture e a tutte le tipologie documentarie In prospettiva: automazione nelle attività di assegnazione alla struttura responsabile e individuazione del procedimento amministrativo (classificazione documentale) 6

7 Cosa è InterPro E' un sistema di trasmissione e di trattamento, dal punto di visto giuridico-archivistico (protocollo), dei documenti I fruitori del sistema sono: Pubbliche amministrazioni toscane (comunità della Rete telematica) Pubblica amministrazione fuori dalla Rete telematica Imprese Cittadini/Associazioni 7

8 Uso dello strumento Tutte le PPAA toscane inviano e ricevono documenti digitali tramite i loro sistemi di protocollo e trattano i documenti digitali secondo la prassi archivistica (protocollano, assegnano, classificano) Cittadini e Imprese inviano e ricevono da una PA toscana, tramite un'interfaccia web l'applicazione di protocollo passa immediatamente al cittadino l informazione relativa all'avvenuta registrazione 8

9 Vantaggi per la PA e per i cittadini: semplificazione e risparmio riduzione della filiera di trattamento documentale: minor numero di passaggi rispetto alla spedizione/ricezione e trattamento della carta eliminazione dell'intervento di soggetti terzi abbattimento dei tempi di trasmissione/ricezione riduzione dei costi tracciabilità completa del percorso e controllo e trasparenza sull'arrivo al destinatari

10 Come il sistema diventa operativo Condivisione di standard e policy (tavolo tematico RTRT Protocollo informatico e gestione documentale ) Diverse competenze: giuridiche, amministrative, informatiche, archivistiche Linee guida per l applicazione operativa Elaborazione di strumenti di diffusione e di formazione/informazione Elaborazione condivisa di strumenti di gestione documentale 10

11 Contesto amministrativo Programmi locali della Società dell'informazione e della Conoscenza Tra le priorità = Attivazione InterPro Step di attuazione dei programmi e del progetto InterPro (finanziamenti): operatività tecnologica e organizzativa disseminazione/formazione sull'ente e sul territorio per ognuna delle funzionalità 11

12 Grazie Ilaria Pescini