Forum PA - 5 maggio 2003

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1 Public Administration Network To Advanced Reengineering Environment Of Information Forum PA - 5 maggio 2003 Premessa La strategia di e-government cambia la prospettiva dei rapporti fra cittadino/impresa e P.A.: il decentramento diviene fattore critico di successo La riorganizzazione innovativa del back- office ed il suo preliminare riordino sono la condizione essenziale per l erogazione dei servizi finali La riorganizzazione del back office coinvolge tutte le Amministrazioni che cooperano all erogazione dei servizi finali Ogni Amministrazione deve essere internamente organizzata ed attrezzata a tale scopo

2 Premessa La condivisione di dati, informazioni e applicazioni è obiettivo realizzabile se si evita la frammentazione e la sovrapposizione di strutture e servizi telematici sia territoriali che per tematiche verticali, favorendo processi di aggregazione e coordinamento. Il progetto Panta rei ne è esempio concreto: infatti esprime la volontà, delle Province e dei Comuni, di realizzare insieme la piattaforma tecnologica ed organizzativa da utilizzare per la gestione digitale dei flussi documentali. Scheda di Progetto Titolo: Panta rei La comunicazione digitale nell ente e tra enti I flussi documentali e la gestione dei processi, la rete degli sportelli unici per l impresa, la rete degli URP Budget: Euro Valutazione ottenuta: Punteggio della Commissione di valutazione 84/100 (secondo in assoluto fra tutti i progetti presentati) Finanziamento accordato: Euro

3 Ente coordinatore: Provincia di Bologna Enti Partecipanti Territori regionali interessati: Emilia-Romagna Friuli-Venezia Giulia Toscana Puglia Basilicata Calabria Sicilia Enti locali partecipanti: 15 Province 116 Comuni, in sviluppo Circa altrettanti comuni, in riuso Altri Enti partecipanti: Regione Emilia-Romagna Ministero per i Beni e le Attività Culturali UnionCamere Regione Emilia-Romagna Obiettivi Realizzare tecnologie e servizi che abilitino la comunicazione digitale e lo svolgimento on line dei processi di lavoro e dei procedimenti amministrativi. Gestione della documentazione elettronica in formazione Gestione della documentazione elettronica finita a norma: registrazione di protocollo, gestione dei procedimenti Archiviazione sostitutiva Attivazione di forme di telelavoro Cooperazione ed interoperabilità: : posta sicura, time stamping,, accessi condivisi in sicurezza Interazione esterna: attivazione telematica, consultazione on line, notifica eventi, restituzione esito finale

4 Obiettivi Finalizzare l infrastruttura tecnologica e i servizi alla relazione fra PA e Imprese, con successiva estensione alla relazione con il cittadino. Aumentare la disponibilità di informazioni online sui servizi, già comunque presente in diversi Enti coinvolti Consentire il download della modulistica Avviare online il servizio di interesse Eseguire online l intero processo comprensivo di eventuali pagamenti Impatto Panta rei è un progetto fortemente voluto dalle Amministrazioni coinvolte e ampiamente partecipato perchè non affronta solo l aspetto tecnologico, ma porge grande attenzione all aspetto organizzativo. Obiettivo costante è proporre soluzioni tecniche che soddisfino le regole archivistiche per il trattamento dei documenti digitali e che siano anche accettate dall organizzazione come positiva evoluzione delle attuali modalità di lavoro. Le professionalità ad oggi coinvolte (tecniciinformatici ed archivisti) stanno trovando fra loro un importante intesa orizzontale (fra Enti diversi).

5 Impatto Il progetto non scardina gli assetti interni alle diverse Amministrazioni partecipanti: evolve nella continuità piattaforme, funzioni applicative, prassi di lavoro. La piattaforma documentale da cui si sviluppa tutto il tema dell archiviazione a norma è l elemento unificante, mentre le diverse applicazioni per la gestione dei flussi documentali presenti nelle diverse realtà si integrano con essa. Le Amministrazioni del network condividono regole comuni: sistemi tipo di classificazione e di scarto, manuali di gestione, direttive per l accesso ed il rispetto della Privacy. Impatto I processi interni di lavoro sono semplificati, perché il documento viene seguito fin dalla nascita, prima ancora che divenga formale e fissato nel sistema di protocollo Ogni polo territoriale, replicato in 15 poli, è un centro di servizio per la gestione dei flussi documentali.

6 I tempi Riorganizzazione del Back-office: Progettazioni comuni e realizzazione della piattaforma documentale Attivazione dei servizi: Attivazione progressiva dei servizi: interni, tra Amministrazioni e finali sul territorio Partner tecnologico Più di 15 anni di esperienza nello sviluppo di soluzioni di enterprise software La suite Hummingbird DM è stata scelta come piattaforma tecnologica alla base dell intero progetto Panta rei Selezionata da Consip come fornitore di software per la gestione documentale nella Pubblica Amministrazione ( ) Il 75% delle 500 aziende della classifica Fortune top 500 è cliente Hummingbird clienti, 5 milioni di utenti in tutto il mondo Hummingbird

7 Partner tecnologico Classificazione dei documenti attraverso schede personalizzabili Impostazione di criteri di sicurezza a livello di singolo documento e di singolo utente o gruppo di utenti Ricerca di documenti tramite chiavi logiche e/o contenuto del documento Completa integrazione con il portale aziendale Hummingbird Portal Organizzazione di documenti in fascicoli virtuali Architettura distribuita e fault-tolerant Integrazione con i servizi di posta elettronica di Microsoft Exchange e Lotus Log automatico di ogni evento associato ad un documento. Accesso diretto alle funzionalità di archiviazione documentale dall interno delle applicazioni desktop come MsOffice Supporto integrato a repository documentali (Library) multipli Hummingbird DM Ed ora? Per saperne di più pantarei.provincia..provincia.bologna bologna.it it/ E per la piattaforma... hummingbird.com com