Dematerializzazione e gestione documentale

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1 Dematerializzazione e gestione documentale Prof. ing. Pierluigi Ridolfi Componente CNIPA Presidente del GdL interministeriale per la dematerializzazione Roma 11 maggio 2006

2 Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale Innovazione e Tecnologie Presidenza del Consiglio dei Ministri Beni e Attività Culturali Funzione Pubblica Interno Giustizia Economia e Finanze Salute Lavoro e Politiche Sociali CNIPA 2

3 Obiettivi individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi definire regole per la trasmissione e l esibizione dei documenti che ne garantiscano l integrità, la conformità e la provenienza proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare la normativa vigente 3

4 Grandi temi evitare la produzione di nuova carta eliminare il cartaceo esistente non di interesse storico o culturale ottenere risparmi diretti (carta, spazi,...) attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza,...) ottenere benefici immediati e tangibili per il cittadino 4

5 Modus operandi del GdL esame della normativa e delle prassi vigenti audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore individuazione di obiettivi da porsi nel breve/medio periodo 5

6 Prime considerazioni complessità della problematica superiore al previsto prevalenza delle questioni normative su quelle tecniche vastità della casistica 6

7 Punti di forza il corpus normativo è pressoché completo le soluzioni tecniche sono adeguate firma digitale e PEC archiviazione elettronica protocollo e standard di interoperabilità fatturazione elettronica ci sono già esperienze concrete la macchina è partita ma. 7

8 Criticità carenza di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici poca fiducia nella per la trasmissione formale di documenti scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione digitale di lungo periodo 8

9 Libro Bianco prima pietra miliare della dematerializzazione stato dell arte nei diversi ambiti pubblici e privati evidenza delle criticità disamina delle opportunità: per eliminare la carta esistente per limitare la produzione di documenti cartacei 9

10 Azioni del Gruppo di Lavoro Istituiti dieci tavoli tecnici 100 soggetti coinvolti per l approfondimento di tematiche specifiche per la partecipazione e la disseminazione di un atteggiamento propositivo Tavoli trasversali norme, tecnologie, azioni di promozione, ruolo del responsabile della conservazione Tavoli verticali documentazione bancaria, della salute, tributaria, del lavoro 10

11 Tavoli tecnici TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR. T1 Conservazione sostitutiva dei documenti Maria Grazia Pastura Beni Culturali T2 Aspetti tecnologici della conservazione permanente Silvio Salza Università Roma 1 T3 Limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni Anna Petrucci Innovazione 11

12 Tavoli tecnici TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR. T4 Riduzione dei tempi di conservazione dei documenti amministrativi Luciano Cannerozzi de Grazia Funzione Pubblica T5 Figura del Responsabile della conservazione Mirella Casini Schaerf CNIPA T6 Iniziative di incentivazione Elio Gullo Funzione Pubblica 12

13 Tavoli tecnici TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR. V1 Documentazione bancaria Enrico De Giovanni Innovazione V2 Documentazione sanitaria Walter Bergamaschi Sanità V3 Documentazione a fini tributari Paolo Puglisi Economia e Finanze V4 Documentazione del lavoro Gaetano Arella Lavoro 13

14 Progetti innovativi Dematerializzazione corrispondenza della PA studi di fattibilità completati sperimentazioni pianificate Dematerializzazione bollettini postali 600 milioni di pezzi/anno sistema pronto a partire Dematerializzazione ricette mediche progetto Regione Lazio 14

15 Comma 51 finanziaria Al fine di semplificare le procedure amministrative delle pubbliche amministrazioni, le stesse possono, nell ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto informatico degli invii di corrispondenza da e per le pubbliche amministrazioni. A tale fine le pubbliche amministrazioni si avvalgono di beni e servizi informatici e telematici che assicurino l integrità del messaggio nella fase di trasmissione informatica attraverso la certificazione tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che garantiscano l integrità legale del contenuto, la marca temporale e l identità dell ente certificatore che presidia il processo. 15

16 Comma 51 finanziaria modificato Il concessionario del servizio postale universale ha facoltà di dematerializzare, nel rispetto delle vigenti regole tecniche, anche i documenti cartacei attestanti i pagamenti in conto corrente; a tale fine individua i dirigenti preposti alla certificazione di conformità del documento informatico riproduttivo del documento originale cartaceo. Le copie su supporto cartaceo dei documenti di cui al presente comma, generate mediante l impiego di mezzi informatici, sostituiscono ad ogni effetto di legge l originale da cui sono tratte se la conformità all originale è assicurata da pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio. 16

17 Dematerializzazione ricette mediche Scannerizzazione ricette per procedimenti amministrativi Acquisizione immagini secondo normativa (delib. Cnipa n. 11/2004) Periodo conservazione obbligatoria (5 anni) trasferito da documento cartaceo a documento informatico 17

18 Prossime azioni del GdL Attività di stimolo e informazione Libro Bianco 2 risultati dei Tavoli Tecnici indicazioni, suggerimenti e prospettive pubblicazione a luglio Proposte al nuovo governo 18