Dal protocollo alla digitalizzazione

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1 Dal protocollo alla digitalizzazione dell organizzazione L esperienza di una PA centrale Massimo Maggiora

2 Obiettivi del progetto Superare la fase di dematerializzazione Snellire le fasi di protocollazione Implementazione di processi Integrazione applicativa Integrazione delle informazioni dei diversi ambienti operativi Infrastruttura modulare Scalabilità indipendente dall applicazione Ambiente user friendly / integrazione Office / Office 365 / One Drive Ambiente SharePoint per integrazione applicazioni esistenti

3 Gli obiettivi delle PA Dematerializzare / Digitalizzare Classificarle in base ad una tassonomia prestabilita Recuperare le informazioni sparse su diversi silos Metterle in relazione Innestarle sui processi Distribuirle ed assegnarle Conservarle e metterle in sicurezza Adeguarsi alle evoluzioni normative Interagire con il cittadino

4 Le difficoltà degli utenti Aggregare le informazioni I documenti non esistono solo sul protocollo Passaggio da una piattaforma all altra Nuove tecnologie adeguate alle nuove normative Modalità di interazione diverse Duplicazione delle informazioni Stampa dei documenti Ricercare, migliorare e tramandare la conoscenza Necessità di trasparenza

5 Il panorama tecnologico Firma digitale

6 Obiettivo Unificare i silos Protocollo PA PEC Mail Fax Provider esterno Documenti Office Cartelle di rete and Calendaring Unified Conferencing: Audio, Video, Web Processi Conservazione digitale Instant Messaging Ambiente operativo uniforme Authentication Authentication Administration Administration Authentication Administration Collaborazione Voice Message Conference Authentication Administration Authentication Authentication Autenticazione Authentication Administration Administration Amministrazione centralizzata Administration Conformità / Processi On-Premise Cloud

7 Servizi Intranet Protocollo Comunicare e coinvolgere Collaborazione Servizi Extranet Smart Working MAIL & PEC Self service Pubblicazione informazioni Workflow Alimentare la conoscenza Servizi Internet Comunità Pubbliche Documenti Office Cartelle di rete Integrazione sistemi gestionali Community Gestione informazioni Tassonomie

8 I vantaggi di una piattaforma integrata Portale web Contenitore multimediale Implementare metadati Motore di ricerca Ciclo di vita dell informazione Integrazione Office Motore workflow Integrazione dati esterni Interoperabile via web services Integrato con sistemi di comunicazione unificate

9 Documenti Ex Shared Folder (DOC, XLS, PPT, Mail, Fax, PDF, Blob) Protocollo Archiviazione Distribuzione Conservazione sostitutiva Integrazione gestionale Integrazione fatturazione PA MAIL & PEC management Web Services BUSINESS DATA CATALOG EXTERNAL DATA BUSINESS INTELLIGENCE UNIFIED COMMUNICATIONS ARXEIA Strategia per la Gestione delle Informazioni SharePoint Designer WORKFLOW & LAYOUT AREE DI COLLABORAZIONE, RACCOLTE, LISTE, METADATI Office Rubriche Calendari Elenchi Attività ON PREMISE H Y B R I D CLOUD

10 Disegnare e monitorare i processi

11 Digitalizzazione Le sfide per la PA Pensare che il tutto si risolva tramite il software equivale ad una falsa partenza Prima della tecnologia ci sono: ORGANIZZAZIONE ed i PROCESSI Determinanti le figure: Responsabile della Gestione documentale e della Conservazione digitale

12 Le funzionalità implementate Protocollo Mail & PEC management Firma digitale integrata PADES con firma remota (OTP) Dematerializzazione fascicoli matricolari Integrazione Microsoft RMS (crittografia): Office, PDF, Zip, Rar Integrazione con sistema conservazione SOGEI Registro e firma digitale per attestazione di conformità all originale (hash del singolo documento) Integrazione con sistema di gestione fatture elettroniche

13 Le dimensioni del progetto Aree organizzative omogenee 24 Unità organizzative responsabili Livelli organigramma 10 Utenti finali Protocollisti Caselle Mail & PEC Bar code printer 0 (erano 1.500) Documenti in entrata/mese Documenti in uscita/mese Messaggi Mail/mese Messaggi PEC/mese Tempi di realizzazione Analisi / Presentazione del progetto Avvio del prototipo Parallelo / Formazione Ambiente di produzione Integrazioni specifiche TOTALE 15 gg 30 gg 60 gg 15 gg 60 gg 180 gg

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