Modificare, La firmare modifica, e inviare firmare i documenti e inviare via faxi documenti Modificare, firmare e inviare i documenti via fax 03.10.14 Pop fax. com, professionali servizi fax in tutto il mondo
Premessa Quando si tratta di processi di business, la firma dei documenti è molto importante. Eppure ci sono ancora molte aziende che utilizzano documenti firmati su carta, rompendo il flusso di lavoro online. Ora, con le nuove funzionalità Popfax, gli utenti possono modificare, firmare e inviare via fax i documenti direttamente online, tramite un'interfaccia web e in pochi clic, risparmiando tempo e aiutando l'ambiente. Per beneficiare di queste funzioni, gli utenti devono acquistare il pacchetto opzioni. Questa guida vi mostra come è facile modificare, firmare e inviare i documenti via fax con Popfax. 2
Popfiles - Rendere modificabile un fax PopFiles è una cartella presente nell account del cliente che contiene documenti modificabili. Così, se è necessario modificare un fax, adesso è possibile farlo rapidamente e facilmente dal proprio account Popfax, selezionando il fax che si desidera modificare e facendo clic sul pulsante Modifica. Se sono stati selezionati 2 o più fax, saranno uniti in un unico documento modificabile. Sarete informati attraverso una finestra di pop up che il/i fax selezionato/i verrà/verranno copiato/i nella cartella PopFiles per diventare modificabile/i. Per impostazione predefinita, il sistema assegna al documento modificabile un nome, che è possibile cambiare attraverso la finestra di pop up. 3
Popfiles - Aggiungere un nuovo documento modificabile Nella cartella PopFiles, cliccando su pulsante "Aggiungi nuovo documento, è possibile aggiungere un nuovo documento modificabile: -Caricandolo dal dispositivo (se il file system del dispositivo può essere sfogliato). -Creandolo da zero su un foglio bianco A4. -Caricandolo tramite email. Sarà possibile caricare un file (max 8 MB) in uno dei seguenti formati: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODT, ODS, SXW, ODP, PDF, PS, BMP, GIF, JPG, JPEG, TIF, TIFF, EPS, RTF, TXT. Per caricare i file via email, è necessario inviare un email a popfiles@popfax.com dall indirizzo email con cui vi siete registrati a Popfax. L oggetto e il corpo del messaggio devono essere vuoti. Se si invia più di un file, i file verranno uniti in un unico documento. Tutti i file caricati vengono convertiti in formato fax prima di diventare disponibili nella cartella PopFiles. L elaborazione dei file può richiedere 1-2 minuti. 4
Popfiles - Modificare un documento Per rinominare un documento dalla cartella PopFiles, è sufficiente fare clic sul nome del documento e modificarlo. È possibile aprire il documento nell Editor facendo clic sul pulsante Modifica nella cartella PopFiles o nella pagina di anteprima del documento. Grazie all'editor di documenti, è possibile aggiungere testo, date e firme dal menu a sinistra. Tutte le modifiche che non sono state salvate andranno perse. I testi aggiunti nel documento saranno ricercabili grazie alla nostra funzione di ricerca. 5
Creare una firma La gestione delle firme avviene attraverso una cartella denominata "Firme", situata proprio accanto alla cartella "PopFiles" all interno del vostro account Popfax. Ci sono 4 modalità con cui è possibile aggiungere una firma: 1. Caricandola dal dispositivo, il file immagine deve essere di uno dei seguenti tipi: JPG, PNG, GIF. La dimensione massima dei file è di 8 MB. 2. Disegnandola direttamente nell interfaccia Popfax - la funzione consente di richiamare la vostra firma con il dispositivo di puntamento o con il dito sul touch screen. 3. Digitandola utilizzando uno dei tipi di carattere disponibili. 4. Caricandola tramite email - è possibile caricare le proprie firme inviando una email con un immagine allegata a sign@popfax.com dall'indirizzo email con cui avete sottoscritto l account Popfax. L oggetto e il corpo del messaggio devono essere vuoti. 6
Modificare una firma Cliccando sull anteprima nella cartella Firme, si apre il Signature Editor. Sono disponibili i seguenti strumenti per modificare le firme che sono state caricate: - Ridimensionamento (disponibile solo quando la firma viene creata) - Rotazione - Regolazione dei limiti Per le firme che sono state disegnate o digitate, è possibile modificare solo la rotazione. 7
Modificare, firmare e inviare il documento via fax Supponiamo che abbiate ricevuto un contratto via fax che dovete restituire sempre via fax, aggiungendo i dati dell azienda e la firma. Per avviare il processo, dovete andare nella vostra Inbox e aprire il fax ricevuto. Per aggiungere i dati della vostra azienda, fate clic sul pulsante Modifica. L'Editor del documento verrà aperto. Le azioni che si possono eseguire sul vostro fax all interno dell'editor dei documenti comprendono: - Inserire la data corrente. - Digitare i dettagli della società (nome, indirizzo, numero telefonico, email, ecc.) come testo libero. - Inserire una firma salvata in precedenza. Ora, è possibile inviare il vostro contratto via fax modificato e firmato, cliccando su " Salva e invia via fax ". 8
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