Delibera del Consiglio di Amministrazione N. 41/2018 Data 12/06/2018 AB/ OGGETTO: approvazione schema di convenzione tra la Regione Marche Polo Marche DigiP e gli Enti strumentali, locali e del comparto sanitario regionale, per i servizi di conservazione dei documenti informatici. L'anno duemiladiciotto il giorno 12 del mese di giugno, alle ore 10.00 regolarmente convocato, si è riunito in videoconferenza il Consiglio di Amministrazione: PRESENTE 1 GIOVANNI DI COMO PREDENTE 2 TONINO PENCARELLI VICE PREDENTE 3 ATTILIO MUCELLI CONGLIERE 4 ANDREA SPATERNA CONGLIERE * PAOLO BALESTIERI REVISORE UNICO NO Verificato che gli intervenuti sonoo in numero legale, il Presidente Giovanni Di Cosimo dichiara aperta la seduta, alla quale assiste il Direttore Generale Avv. Angelo Brincivalli in qualità di Segretario. 1
Visto: Il Consiglio di Amministrazione, la Legge Regionale Marche n..4 del 20 Febbraio2017, ad oggetto Disposizioni regionali in materia di diritto allo studio ; il Decreto del Presidente della Giunta Regionale Marche n.116/pres del 17/07/2017, ad oggetto: legge regionale n.4/2017, art. 8 e 9; L.R. 34/1996. Costituzione del Consiglio di Amministrazione dell Ente Regionale per il Diritto allo Studio, in sigla ERDIS ; il documento istruttorio riportato in calce alla presente deliberazione, da cui si evince la necessità di adottare il presente atto; - Ritenuto opportuno, per i motivi riportati nel predetto documento istruttorio e che vengono condivisi e fatti propri, di emanare la presente deliberazione; - Visto il parere favorevole, in ordine alla regolarità tecnica e sotto il profiloo di legittimità, espresso dal direttore Generale in calce alla presente delibera tutto ciò premesso, all unanimità DELIBERA Di approvare lo Schema di Convenzione tra Regione Marche Polo Marche DigiP e gli Enti strumentali, locali e del comparto sanitario regionale per i servizi di conservazione dei documenti informatici triennio 2017/2019, secondo lo schema allegato alla DGR 286/2017 (all. A al presente atto). Di autorizzare il Direttore Generale ERDIS Marche, Avv. Angelo Brincivalli, alla sottoscrizione della convenzione, con cui l ERDIS Marche Ente produttore affida la conservazione dei propri documenti informatici, nel rispetto delle norme di legge, a Regione Marche Polo Marche DigiP. Di nominare Roberto Pettinari, già responsabile della gestione documentale (Responsabile del progetto Paleo di ERDIS), quale responsabile della conservazione dei documenti informatici. Lo stesso opererà in base alle specifiche definite negli allegati alla convenzione stessa: Disciplinare tecnico (All.1 alla convenzione), Scheda tecnica di connettività (All. A al disciplinare). L ERDIS Marche, quale Ente produttore, si identifica all interno della Fascia A, per un nr. di documenti/anno prodotti e corrisponde, a titolo di rimborso spese, l importo annuo di Euro 670,00=secondo quanto riportato all allegato A2 alla convenzione. Eventuali variazioni alla fascia di appartenenza o richieste di servizi aggiuntivi che dovessero intervenire nella valorizzazione complessiva dei costi di gestione del servizio, saranno recepite di comune accordo tra le parti, in fase di rinnovo della convenzione. Gli importi dovuti dall ERDIS Marche ente produttore, alla Regione marche saranno versati per ogni annualità anticipata entro il 31/10 di ogni anno. L adozione del presente provvedimento, farà carico alla voce di Costo C.330.006.15 Altri Servizi dei Budget ERDIS di competenza. Letto, approvato e sottoscritto. 2
IL SEGRETARIO (Angelo BRINCIVALLI) IL PREDENTE (Giovanni DI COMO) DOCUMENTO ISTRUTTORIO Normativa di riferimento, Motivazione ed Istruttoria: Legge Regionale Marche n. 4 del 20 Febbraio 2017, ad oggetto Disposizioni regionali in materia di diritto allo studio. Decreto del Presidente della Giunta Regionale Marche n.116/pres del 17/07/2017, ad oggetto: legge regionale n. 4/2017, art. 8 e 9; L.R. 34/1996. Costituzione del Consiglio di Amministrazione dell Ente Regionale per il Diritto allo Studio, in sigla ERDIS. Delibera Giunta Regionale Marche n. 1099 del 25/09/2017 art.12 L.R. 4/2017 designazione Direttore generale ERDIS. Delibera ERDIS n. 1 del 04.01.2018 nomina Direttore Generale ERDIS, art. 12 L.R. 4/2017. Legge 7.08.1990 n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi s.m.i. DPR 28.12.2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. D.Lgs.7.03.2005 n. 82 Codice dell Amministrazione digitale DPR 3.12.2013 Regole tecniche in materia di conservazione ai sensi degli artt. 20 cc. 1 e 3, 44, 44/bis e 71 c. 1 del Codice dell Amministrazione digitale, cui al D.Lgs. n. 82/2005. DPR 3.12.2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli artt. 40/bis, 41, 47, 57/bis e 71 del Codice dell Amministrazione digitale, cui al D.Lgs. 82/2005. DPR 13.11.2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici della Pubbliche Amministrazioni, ai sensi degli artt. 20, 22, 23/bis, 237ter, 40 c.1, 41e 71 del Codice dell Amministrazione digitale, cui al D.Lgs. 82/2005. Legge regionale 16.02.2015 n. 3 legge di innovazione e semplificazione amministrativa. Considerato che: l attività amministrativa dell ERDIS Marche, in conformità ai principi della legge n. 241/1990, modificata ed integrata dalla L. n. 15/2005 e dal D.Lgs. 35/2005, è svolta secondo criteri di efficacia, efficienza e trasparenza e deve essere orientata a soddisfare i bisogni dei cittadini e delle imprese. La semplificazione amministrativa deve avvenire anche attraverso un migliore e più esteso utilizzo delle tecnologie dell informazione e della comunicazione, nell ambito di una strategia che garantisca il coerente sviluppo del processo di digitalizzazione; 3
i cittadini e le imprese hanno diritto di richiedere ed ottenere, nei limiti delle risorse tecnologiche a disposizione dell ERDIS Marche, in accordo con i principi del Codice dell Amministrazione digitale, art. 3, l uso delle tecnologie nelle comunicazioni con l Amministrazione, fermo restando la facoltà di utilizzare e richiedere modalità cartacee; l ERDIS Marche, in accordo con gli orientamenti nazionali che vedono nella dematerializzazione dei documenti lo snodo centrale nel processo di razionalizzazione dell attività amministrativa, ha avviato una politica di digitalizzazione dei processi interni e di attivazione di strumenti e servizi innovativi, attraverso la collaborazione con la Regione Marche, finalizzata all acquisizione degli strumenti necessari per la produzione, la ricezione, gestione e conservazione dei documenti digitali, quali: - il sistema di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali, interoperabile e conforme al DPR 445/2000 e successive regole tecniche, denominato PALEO; - il sistema informatizzato per la gestione dell iter delle determine del direttore e del dirigente denominato ATTIWEB; - il servizio di posta elettronica certificato erogato alle Amministrazioni (dominio emarche); - Framework Cohesion inteso come insieme di regole ed applicazioni di supporto, sviluppato dalla regione Marche per la cooperazione applicata, tra cui il modulo SSO per l autentificazione forte ai servizi on-line. La crescente produzione di documenti digitali ed il sistema di conservazione degli stessi, affinchè l Amministrazione sia in grado di dimostrare nel tempo l autenticità dei documenti prodotti e gestiti, in termini di identità ed integrità, comporta investimenti economici e di risorse umane elevati e va prevista e progettata già nella fase attiva, di formazione del documento. La Regione Marche ha da lungo tempo avviato una politica di digitalizzazione dei processi e di attivazione di strumenti innovativi per supportare le azioni di digitalizzazione degli Enti del territorio. In particolare, per quanto attiene la tematica della conservazione dei documenti informatici, con DGR n. 167/2010 ha costituito il Polo di conservazione regionale Marche DigiP che fornisce una soluzione tecnologica, organizzativa, giuridica ed archivistica per la gestione e conservazione degli archivi digitali della Regione Marche, degli Enti strumentali della Regione, degli Enti locali del territorio e degli Enti del Servizio Sanitario, previa stipula di appositi accordi. Con DGR n. 167/2016 e successivamente con DGR n. 286/2017, è stato approvato lo schema di Convenzione tra Regione Marche Polo Marche DigiP e gli Enti strumentali, locali e del comparto sanitario regionale per i servizi di conservazione dei documenti informatici triennio 2017/2019, unitamente al Disciplinate tecnico per il servizio di conservazione, alla Scheda tecnica connettività per il servizio di conservazione e Schema rimborso spese. Risulta di interesse dell ERDIS Marche, quale Ente produttore, avvalersi della Regione Marche Polo Marche DigiP per la conservazionee digitale dei documenti, quale soggetto in grado di fornire garanzie di sicurezza ed efficacia e che dispone della strumentazione tecnica necessaria e di personale adeguato allo scopo. Secondo i principi dell art. 15 della L. 241/1990 s.m.i, Le Amministrazioni pubbliche possono concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune ; si ritiene pertanto necessario, in un ottica di riduzione complessiva della spesa in una pubblic corporation, di stipulare apposita convenzione con la Regione Marche, nella sua qualità di Conservatore accreditato, determinazione Agid 59/2016, per usufruire dei servizi del Polo Marche DigiP. 4
I costi da riconoscere per le attività in capo alla Regione Marche sono quantificabili sulla base e desunti da convenzioni analoghe di altri conservatori pubblici; eventuali variazioni alla fascia di appartenenza o la richiesta di servizi aggiuntivi che dovessero impattare sulla valorizzazione dei costi sostenuti per l infrastruttura, saranno recepiti in fase di rinnovo della convenzione, di comune accordo tra le parti. Per le motivazioni sopra espresse, parti integranti e sostanziali del presente provvedimento, si propone: Di approvare lo Schema di Convenzione tra Regione Marche Polo Marche DigiP e gli Enti strumentali, locali e del comparto sanitario regionale per i servizi di conservazione dei documenti informatici triennio 2017/2019, secondo lo schema allegato alla DGR 286/2017 (all. A al presente atto). Di autorizzare il Direttore Generale ERDIS Marche, Avv. Angelo Brincivalli, alla sottoscrizione della convenzione, con cui l ERDIS Marche Ente produttore affida la conservazione dei propri documenti informatici, nel rispetto delle norme di legge, a Regione Marche Polo Marche DigiP. Di nominare Roberto Pettinari, già responsabile della gestione documentale (Responsabile del progetto Paleo di ERDIS) quale responsabile della conservazione dei documenti informatici. Lo stesso opererà in base alle specifiche definite negli allegati alla convenzione stessa: Disciplinare tecnico (All.1 alla convenzione), Scheda tecnica di connettività (All. A al disciplinare). L ERDIS Marche, quale Ente produttore, si identifica all interno della Fascia A, per un nr. di documenti/anno prodotti e corrisponde, a titolo di rimborso spese, l importo annuo di Euro 670,00=secondo quanto riportato all allegato A2 alla convenzione. Eventuali variazioni alla fascia di appartenenza o richieste di servizi aggiuntivi che dovessero intervenire nella valorizzazione complessiva dei costi di gestione del servizio, saranno recepite di comune accordo tra le parti, in fase di rinnovo della convenzione. Gli importi dovuti dall ERDIS Marche ente produttore, alla Regione marche saranno versati per goni annualità anticipata entro il 31/10 di ogni anno. L adozione del presente provvedimento, farà carico alla voce di Costo C.330.006.15 Altri Servizi dei Budget ERDIS di competenza. ILRESPONSABILE DELLA FASE ISTRUTTORIA E DEL PROCEDIMENTO (D. Saverio GREGORI) 5
PARERE DEL DIRETTORE GENERALE Il sottoscritto, considerata la motivazione espressa nell atto, esprime parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica e sotto il profilo di legittimità della presente deliberazione. IL DIRETTORE GENERALE (Angelo BRINCIVALLI) 6