Obiettivo: A2) Programmare, gestire e successivamente controllare, su base periodica ed in modo sistemico, le operazioni aziendali allo scopo di raggiungere gli obiettivi di gestione prefissati. Azione: A2.4 Definire un modello di reporting e relativo piano di controllo finalizzato a monitorare le informazioni chiave per il raggiungimento degli obiettivi programmati. Fase Responsabile Data Firma Predisposizione Dr. A.Bo 31/12/2014 (Direttore ff S.C. Controllo di Gestione) Approvazione Dr.ssa Chiara Serpieri 31/12/2014 (Direttore Amm.vo) Revisione Scopo Raccolta delle informazioni Il cruscotto Aziendale Area Direzione Aziendale Area Centri di responsabilità 1
Scopo Il documento definisce il sistema di reporting dell'attività aziendale attualmente in uso presso l'azienda. Il sistema di Reportistica aziendale Il sistema di reportistica aziendale è costituito da una serie di report accessibili attraverso il portale aziendale nella sezione reportistica. I singoli reports sono accessibili dagli utenti secondo una definita gerarchia di permessi di accesso. I reports si basano sui dati raccolti dal Sistema Informativo Aziendale all'interno di un datawarehouse aziendale. Al fine di produrre reports certificati, i dati così raccolti sono consolidati ad una certa data e successivamente controllati prima della loro pubblicazione. Raccolta delle Informazioni a) Il sistema di datawarehouse Il sistema di datawarehouse (DW) è costituito da un un opportuno database progettato secondo un modello multidimensionale, esso contiene: i dati relativi alla produzione, provenienti dalle transazioni registrate dal Sistema Informativo Ospedaliero (SIO), i dati relativi ai consumi, provenienti dalle transazioni registrate dal Sistema Informativo Contabile (SIC) che gestisce la logistica dei magazzini), i dati relativi agli stipendi provenienti dalle transazioni registrate dal Sistema di Gestione del Risorse Umane, ulteriori informazioni analitiche registrate tramite diversi sistemi di importazione da fonti esterne quali: il consumo del sangue, pasti degenti e ricoverati Inoltre il DW recepisce i dati di ritorno provenienti dai sistemi regionali per permettere l'analisi di quadratura con gli stessi. b) Flusso di alimentazione Il DW viene alimentato attraverso i seguenti flussi: 2
Produzione Ricoveri Produzione Ambulatoriale Produzione Pronto Soccorso Distribuzione e Somministrazione Farmaci Consumi di Magazzino Pasti degenti Banca del sangue Stipendi Consumo Utenze Consumi Altri Costi Ripartizioni e Ribaltamenti da CoAn c) Controllo e consolidamento Per quanto riguarda i dati di produzione vengono considerati consolidati i dati esportati ed accettati in regione. Per quanto riguarda i dati di consumo viene impostato sul sistema di logistica un blocco che non permette la modifica di transazioni ma solo la registrazione di eventuali operazioni di rettifica. I dati consolidati prima di essere resi disponibili per la pubblicazione dei reports vengono sottoposti a controllo da parte del Controllo di Gestione per evidenziare eventuali dati anomali. d) Pubblicazione Dopo il consolidamento i reports vengono pubblicati, ossia resi accessibili sul portale aziendale ogni reports riporta in calce la data di consolidamento. I reports del cruscotto aziendale vengono pubblicati con cadenza trimestrale. Vengono inoltre forniti due reports semestrali ed un report annuale. Il Cruscotto Aziendale Il Cruscotto Aziendale è composto da tre aree: Direzione Aziendale Centri di Responsabilità Controllo di Gestione la prima sezione è riservata alla sola Direzione Aziendale, mentre la seconda ai Responsabili di Dipartimento e di Centro di Responsabilità, l'ultima, riservata al Controllo di Gestione, contiene i reports utilizzati nella fase di controllo e consolidamento 3
Area Direzione Aziendale Contiene il seguente reports Produzione Aziendale Scheda sintetica della produzione Aziendale confrontata con i due anni precedenti Area Centri di Responsabilità Contiene i seguenti reports: Monitoraggio Attività dipartimento Visualizza la produzione ed i costi dei CdR afferenti al dipartimento confrontando il consuntivo del periodo di riferimento con l'obiettivo aziendale rapportato al periodo. Per quanto riguarda i costi sono riportati sia i costi diretti che quelli ripartiti sulla base dell'utilizzo delle strutture aziendali e delle risorse dipartimentali. Per i criteri di ripartizione e ribaltamento si faccia riferimento alla tabella I in allegato. Scheda Produzione per CdR Scheda sintetica della produzione del Centro di Responsabilità o Dipartimento confrontata con i due anni precedenti. Per la legenda ed i criteri di ripartizione e ribaltamento si faccia riferimento alla tabella I in allegato. Scheda Costi per CdR Scheda sintetica dei costi e consumi del singolo CdR e scheda di raffronto consumo Farmaci e Dispositivi per unità di produzione (gg di degenza, n prestazioni ambulatoriali, n di procedure chirurgiche o invasive). Per la legenda ed i criteri di ripartizione e ribaltamento si faccia riferimento alla tabella I in allegato. Dettaglio Costi per CdR Visualizza il dettaglio dei costi del singolo CdR per macro voci di bilancio e con l'indicazione dell'imputazione (diretta o ripartita) Ripartizione Costi di Reparto per CdR 4
Visualizza i costi provenienti dalla ripartizione dei costi dei reparti in cui il CdR ha avuto giornate di degenza 5