MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEI FLUSSI DOCUMENTALI

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEI FLUSSI DOCUMENTALI (Art. 4 D.P.C.M. 3/12/2013) SOMMARIO 1 AMBITO DI APPLICAZIONI E DEFINIZIONI 4 1.1 DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO IN SINTESI 5 1.2 AVVIO DELLE PROCEDURE 5 1.3 FORMAZIONE 6 2 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLI ORGANIZZATIVI STRUTTURA ED ORGANIZZAZIONE 6 2.1 UFFICIO PER LA GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO 7 2.2 UNICITA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO 8 2.3 CONSERVAZIONE DELLE COPIE DI RISERVA 9 2.4 FIRMA DIGITALE 9 2.5 TUTELA DEI DATI PERSONALI 9 2.6 CASELLE DI POSTA ELETTRONICA 9 3 PIANO DI SICUREZZA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE 10 3.1 OBIETTIVI DEL PIANO DI SICUREZZA 12 3.2 DESCRIZIONE 12 3.3 ACCESSO AL SISTEMA AUTORIZZAZIONE OPERATORE 12 3.4 ACCESSO AL SISTEMA PROCEDURA DI CONTROLLO 12 3.5 ACCESSO DA PARTE DI UTENTI ESTERNI ALL AMMINISTRAZIONE 13 3.6 ACCESSO DA PARTE DI ALTRE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI 13 3.7 FACOLTA DI EFFETTUARE PROCEDURE SPECIFICHE 13 3.8 VISIBILITA DI DATI E DOCUMENTI 13 3.9 MODALITA DI CONNESSIONE E CURA DELLE CREDENZIALI 13 3.10 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI ASPETTI DI SICUREZZA 14 3.11 REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 14 3.12 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI 15 3.13 ACCESSO AI DOCUMENTI INFORMATICI 15 3.14 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 16 4 DOCUMENTI: CLASSIFICAZIONE, PRODUZIONE E SPEDIZIONE 16 4.1 DOCUMENTO IN ARRIVO 17 4.2 DOCUMENTO IN PARTENZA 17 4.3 DOCUMENTO INTERNO FORMALE 17 4.4 DOCUMENTO INTERNO INFORMALE 18 4.5 IL DOCUMENTO INFORMATICO 18 4.6 IL DOCUMENTO ANALOGICO CARTACEO 18 4.7 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI ASPETTI OPERATIVI 19 1

4.8 SOTTOSCRIZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI 20 5 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 20 5.1 FLUSSO DEI DOCUMENTI RICEVUTI DALL ARIC 21 5.1.1 RICEZIONE DI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 21 5.1.2 RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 22 5.1.3 RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI E RELATIVA RICEVUTA 22 5.1.4 ASSEGNAZIONI 23 5.1.5 SCANSIONE DEI DOCUMENTI 23 5.2 FLUSSO DI DOCUMENTI IN USCITA DALL ARIC 24 5.2.1 ORIGINALE E MINUTA DEL DOCUMENTO IN PARTENZA 24 5.2.2 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 24 5.2.3 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI MEDIANTE L UTILIZZO DELLA POSTA ELETTRONICA 24 5.3 PROTOCOLLO INFORMATICO ADOTTATO PRESSO L ARIC 25 5.3.1 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 25 5.3.2 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 26 5.3.3 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 26 5.3.4 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 27 5.3.5 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI 27 5.3.6 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI 28 5.3.7 REGOLE GENERALI E CONTENUTI MINIMI 28 5.3.8 DOCUMENTAZIONE CARTACEA 28 5.3.9 DOCUMENTAZIONE DIGITALE 28 5.4 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO 29 5.5 PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO 29 5.6 REGISTRO GIORNALIERO INFORMATICO DI PROTOCOLLO 29 5.6.1 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO MODALITA DI TRASMISSIONE GIORNALIERA 29 5.6.2 REGISTRO DI EMERGENZA 29 5.7 DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI REGISTRAZIONE 30 5.7.1 DOCUMENTI RICEVUTI VIA FAX E POI IN ORIGINALE SU SUPPORTO CARTACEO 31 5.8 TIPOLOGIE PARTICOLARI DI DOCUMENTI 31 5.8.1 LETTERE ANONIME 31 5.8.2 LETTERE PRIVE DI FIRMA O CON FIRMA ILLEGIBILE 31 5.8.3 LETTERE PERVENUTE ERRONEAMENTE 31 5.8.4 DOCUMENTI INERENTI OFFERTE E GARE 32 5.8.5 CORRISPONDENZA PERSONALE O RISERVATA 32 6 CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 32 6.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI MODALITA DI ESECUZIONE 32 6.2 FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI 32 6.3 IL REPERTORIO DEI FASCICOLI 32 7 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO 33 7.1 ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI TENUTA E CONSERVAZIONE DEI FASCICOLI DELL ARCHIVIO CORRENTE 33 7.1.1 RIVERSAMENTO DEI FASCICOLI NELL ARCHIVIO DI DEPOSITO 33 7.1.2 GESTIONE DELL ARCHIVIO DI DEPOSITO, SELEZIONE PERIODICA DEI DOCUMENTI E FORMAZIONE 2

DELL ARCHIVIO STORICO 34 7.2 ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 34 7.2.1 ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DEI DOCUMENTI CARTACEI 34 7.2.2 CONSERVAZIONE DIGITALE 34 8 NORME DI RINVIO CRITERI E MODALITÀ DI REVISIONE DEL MANUALE DI GESTIONE 35 9 ALLEGATI 35 9.1 MODELLO ORGANIZZATIVO DELL ARIC (ORGANIGRAMMA) 35 9.2 ELENCO DELLE CASELLE DI POSTA UFFICIALIZZATE 35 9.3 ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 36 9.4 MASSIMARIO DI SCARTO 37 9.5 ELENCO DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE 38 10 ULTERIORI DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO 38 3

1 AMBITO DI APPLICAZIONI E DEFINIZIONI Il presente Manuale d Gestone del Protocollo (MdG), de document e degl archv è adottato a sens dell art. 3, comma c) del decreto del Presdente del Consglo de Mnstr 31 ottobre 2000, recante le regole tecnche per l protocollo nformatco recependo noltre le ulteror modfche ntrodotte dal DPCM del 3 Dcembre del 2013 Regole tecnche per l protocollo nformatco a sens degl artcol 40 bs, 41, 47, 57 bs e 71, del Codce dell ammnstrazone dgtale d cu al decreto legslatvo n. 82 del 2005 (GU Sere Generale n.59 del 12 3 2014 Suppl. Ordnaro n. 20). Il Manuale è destnato alla pù ampa dffusone nterna, n quanto fornsce le struzon complete per esegure correttamente le operazon d formazone, regstrazone, classfcazone, fasccolazone e archvazone de document n relazone a procedment ammnstratv dell ARIC. Esso s rvolge pertanto non solo agl operator del protocollo ma, n generale, a tutt dpendent. Attraverso l ntegrazone con le procedure d gestone de procedment ammnstratv, d accesso agl att ed alle nformazon e d archvazone de document, l protocollo nformatco realzza le condzon operatve per una pù effcente gestone del flusso nformatvo e documentale nterno dell ammnstrazone, anche a fn dello snellmento delle procedure e della trasparenza dell azone ammnstratva. Il protocollo confersce certezza, anche sotto l proflo gurdco, dell effettvo rcevmento e spedzone d un documento. Obettvo del Manuale d gestone è descrvere sa l sstema d gestone documentale a partre dalla fase d protocollazone della corrspondenza n ngresso e n uscta e d quella nterna, sa le funzonaltà dsponbl agl addett all uffco e a soggett estern che a dverso ttolo nteragscono con l ammnstrazone. Il protocollo nformatco non può essere concepto solo come un dspensatore asettco d numer sequenzal, né può essere progettato solo come semplce trasposzone su un supporto elettronco del regstro d protocollo cartaceo. Esso, anche con le sue funzonaltà mnme, costtusce l nfrastruttura d base tecncofunzonale su cu avvare l processo d ammodernamento e d trasparenza dell ammnstrazone. E opportuna al rguardo, n termn d effcenza, una vsone ntegrata e moderna della gestone documentale, nell arco del suo cclo d vta, all nterno del sstema archvstco n cu la regstrazone del protocollo è solo la fase nzale. Esso dscplna: la mgrazone de fluss cartace verso quell dgtal ovvero, n va transtora, fluss cartace n rapporto al protocollo nformatco; lvell d esecuzone, le responsabltà ed metod d controllo de process e delle azon ammnstratve; l uso del Ttolaro d classfcazone; le modaltà d accesso alle nformazon da parte d coloro che ne hanno ttolo ed nteresse, n attuazone del prncpo d trasparenza dell azone ammnstratva. 4

1.1 DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO IN SINTESI A fn del presente Manuale s ntende per Ammnstrazone l ARIC; per Testo Unco l decreto del Presdente della Repubblca 28 dcembre 2000 n.445 (Testo unco delle dsposzon legslatve e regolamentar n matera d documentazone ammnstratva); per Codce l D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (Codce dell Ammnstrazone Dgtale); per documento ammnstratvo ogn rappresentazone, comunque formata, del contenuto d att, anche ntern, delle pubblche ammnstrazon o, comunque, utlzzat a fn dell attvtà ammnstratva; per documento nformatco la rappresentazone nformatca d att, fatt o dat gurdcamente rlevant; per gestone de document l nseme delle attvtà fnalzzate alla formazone, rcezone, regstrazone d protocollo e alla classfcazone, organzzazone, assegnazone repermento de document ammnstratv format o acqust dall Ammnstrazone, nell ambto del sstema d classfcazone d archvo adottato; per segnatura d protocollo l apposzone o l assocazone, all orgnale del documento, n forma permanente e non modfcable, delle nformazon che consentono d dentfcare/ndvduare n modo nequvocable l documento stesso; per Uffco protocollo l uffco per la gestone del protocollo nformatco, per la regstrazone della documentazone n arrvo all ARIC de fluss documental; per Struttura utente cascuna struttura elementare ncardnata nell ARIC; S rportano, d seguto, gl acronm utlzzat pù frequentemente: AOO Area Organzzatva Omogenea A.T.P. Ammnstratore tecnco del protocollo nformatco M.d.G. Manuale d Gestone del protocollo nformatco e gestone documentale; R.G.P. Responsable ammnstratvo della Gestone dell uffco del Protocollo nformatco e la gestone de fluss documental; UOP Untà Organzzatve Protocoll ovvero gl uffc prepost alla regstrazone del protocollo UOR Uffc Organzzatv d Rfermento un nseme d uffc che, per tpologa d mandato sttuzonale e d competenza, d funzone ammnstratva perseguta, d obettv e d attvtà svolta, presentano esgenze d gestone della documentazone n modo untaro e coordnato; RPA Responsable del Procedmento Ammnstratvo 1.2 AVVIO DELLE PROCEDURE In coerenza con quanto prevsto e dscplnato, a partre dal gorno 29.01.2018 è stato stablto che tutt document nvat e rcevut dall Agenza, a cu verrà esteso l nuovo protocollo nformatco a partre dal numero 0000114, utlzzano la nuova numerazone da cu s è rtenuto d far partre l regstro unco d protocollo nformatco dell ARIC. Tale regstrazone è stata rpresa n modo contnuatvo a partre da quella 5

utlzzata dall ultmo numero d protocollo che s è dsmesso ncrementato d uno. Non avrà alcun valore gurdco l eventuale numero d protocollo nformatco appartenete alla veccha numerazone recante una data successva a quella rportata e che vene uffcalzzata come data d passaggo alla nuova numerazone d protocollo In tal caso l documento deve essere protocollato con l sstema nformatzzato d cu al presente Manuale d Gestone e farà fede uncamente l numero e la data assegnata dal sstema. 1.3 FORMAZIONE Nell ambto de pan formatv rchest a tutte le ammnstrazon dalla drettva del Mnstro della funzone pubblca sulla formazone e la valorzzazone del personale delle pubblche ammnstrazon, l ARIC ha stablto percors formatv specfc e general che hanno convolto tutte le fgure professonal. In partcolare, consderato che l personale assegnato all Uffco deve conoscere sa l organzzazone ed compt svolt da cascuna struttura all nterno dell ARIC, sa gl strument nformatc e le norme d base per la tutela de dat personal, la raccolta, la regstrazone e l archvazone delle nformazon, sono stat prevst specfc percors formatv volt ad asscurare la formazone e l aggornamento professonale con partcolare rfermento a process d semplfcazone ed alle nnovazon procedural nerent alla protocollazone e alla gestone documentale; agl strument e alle tecnche per la gestone dgtale delle nformazon alla formazone e alla loro condvsone Alle modaltà d fasccolazone standard de document; alle modaltà d fasccolazone standard 2 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLI ORGANIZZATIVI STRUTTURA ED ORGANIZZAZIONE Per la gestone de document, l ammnstrazone, a tendere, ndvdua un unca Area Organzzatva Omogenea (AOO) denomnata < ARIC > che è composta dall nseme de Servz e degl Uffc facent parte dell Organgramma (All. 9.1). S segnala comunque che tale organgramma è suscettble d modfche successve all entrata n vgore del presente Manuale. All nterno della AOO l sstema d protocollazone è unco e basato sull utlzzo d un sstema d Gestone Documentale conforme alle vgent dsposzon d legge. Tale software s avvale d rsorse hardware costtute dal server l quale dstrbusce servz relatv al protocollo nformatco: autentcazone degl utent basata su LDAP, gestone del database de protocoll regstrat, modaltà d scurezza, mplementazone degl archv n esso contenut. All nterno della AOO l sstema d protocollazone è unco e dstrbuto su cascun Uffco per la corrspondenza n entrata e per la corrspondenza n uscta, avvalendos, per le attvtà d protocollazone e d regstrazone d protocollo, d operator desgnat ed abltat dal R.G.P che gestscono la documentazone secondo un modello 6

untaro e coordnato, utlzzano servz mess a dsposzone dal sstema d protocollo nformatco. L allegato 9.1 è suscettble d modfca n caso d nsermento d nuove strutture o d rorganzzazone delle medesme. Le modfche sono operate dal R.G.P. che può avvalers d una fgura denomnata Responsable A.T.P ovvero Ammnstratore Tecnco del Protocollo. A sens dell art. 3, comma b) del DPCM 3 dcembre 2013, nelle more della defnzone d una specfca Struttura dell ARIC, Il Drettore Generale dell ARIC nomnerà l Responsable della Gestone Documentale (RGP), con apposto atto, cu spetta l compto d: predsporre lo schema del Manuale d gestone; predsporre l pano per la scurezza nformatca, d ntesa con l responsable della conservazone, l responsable de sstem nformatv ed l responsable del trattamento de dat personal; asscurare crter unform d trattamento del documento nformatco e, n partcolare, d classfcazone ed archvazone. 2.1 UFFICIO PER LA GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO Nell AOO precedentemente ndvduata a sens dell art. 3, comma b) del DPCM 3 dcembre 2013 è sttuto un Uffco per la tenuta del protocollo nformatco, per la gestone de fluss documental e degl archv. Alla guda del suddetto servzo è posto l Responsable d Gestone del Protocollo nformatco, della gestone de fluss documental e degl archv (d seguto RGP). Egl deve essere funzonalmente ndvduato all nterno d un Uffco facente parte dell Organgramma dell ARIC nomnato con atto dal Drettore Generale. L atto che sttusce l protocollo nformatco verrà rportato n allegato, untamente: al nomnatvo dell R.G.P. con la descrzone de compt ad esso assegnat; a l nomnatvo del vcaro dell R.G.P. ne cas d vacanza, assenza o mpedmento d quest; a l nomnatvo dell A.T.P. con la descrzone de compt ad esso assegnat, n caso d sua sttuzone; a l nomnatvo del vcaro dell A.T.P. ne cas d vacanza, assenza o mpedmento d quest (n caso d sua sttuzone). È compto del Responsable d Gestone del Protocollo, che s avvale del coordnamento del A.T.P dell ARIC: predsporre lo schema d manuale d gestone e la descrzone de crter e delle modaltà d revsone del Manuale; provvedere alla pubblcazone del Manuale anche sul sto Internet ed ntranet dell ARIC proporre temp, le modaltà e le msure organzzatve e tecnche fnalzzate alla elmnazone de protocoll de protocoll dvers dal protocollo nformatco unco; garantre l rspetto delle dsposzon normatve durante le operazon d regstrazone e d segnatura d protocollo; garantre la corretta produzone e conservazone del regstro gornalero d protocollo; garantre l buon funzonamento degl strument e l rspetto delle procedure concernent le attvtà d regstrazone d protocollo, d gestone de document e de fluss documental, ncluse le funzonaltà d accesso dall esterno e le attvtà d gestone degl archv; autorzzare le operazon d annullamento della regstrazone d protocollo; aprre e chudere l regstro d protocollazone d emergenza. 7

Il Responsable dell Uffco d Protocollo ablta noltre gl utent autorzzat dall Ammnstrazone, all accesso a dat, nonché alla rcerca, vsualzzazone e stampa d tutte le nformazon relatve alla gestone de document, con un lvello d rservatezza ordnara. Prevede noltre abltazon agl operator del Protocollo d ogn sngola struttura per lo svolgmento delle ordnare funzon d regstrazon d protocollo de document n uscta e d rcerca n tutto l sstema, escluso l annullamento delle regstrazon; Gl addett all Archvo e Protocollo, n consderazone delle partcolar e delcate nformazon d cu possono venre a conoscenza n ragone delle loro manson, sono tenut n manera rgorosa al rspetto del segreto d uffco. L accesso esterno alle nformazon contenute nel regstro d protocollo nformatco da parte dell nteressato, effettuato su rchesta agl addett all Archvo e Protocollo, lmtatamente a dat per qual essta un nteresse soggettvo, avvene n tempo reale, compatblmente con le attvtà ordnare. Su rchesta, gl est della rcerca possono essere fatt rsultare n apposta attestazone. Tutte le Strutture sono abltate all'utlzzo delle seguent funzonaltà del sstema d gestone nformatca de document: regstrazone d protocollo de document ntern sulla base dell organzzazone nterna; classfcazone de document; presa n carco de document, nonché smstamento ad altr uffc; fasccolazone de document; la regstrazone d protocollo de document n entrata è rservata esclusvamente all Uffco d Protocollo nformatco che gestsce canal sttuzonal dell Agenza ad esso compete noltre l trattamento della documentazone cartacea, scansone e nsermento nel sstema d gestone documentale. È noltre compto del RGP: collaborare alla predsposzone del pano per la scurezza nformatca relatvo alla formazone, alla gestone, alla trasmssone, all nterscambo, all accesso, alla conservazone de document nformatc; attrbure l lvello d autorzzazone per l accesso alle funzon del sstema d protocollo nformatco, con la dstnzone tra abltazon alla consultazone, abltazon all nsermento e alla modfca delle nformazon; garantre la leggbltà nel tempo d tutt document trasmess o rcevut dalla AOO attraverso l adozone de format standard prevst dalla normatva vgente; collaborare nella cura delle funzonaltà del sstema affnché, n caso d guast o anomale, sano rprstnate nel pù breve tempo possble. conservare le cope d salvataggo delle nformazon del sstema d protocollo e del regstro d emergenza n luogh scur e dvers da quello n cu vene custodto l suddetto sstema; 2.2 UNICITA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO La numerazone delle regstrazon d protocollo è unca e rgdamente progressva. Essa s chude al 31 dcembre d ogn anno e rcomnca da 1 all nzo dell anno successvo. Il numero d protocollo è costtuto da almeno sette cfre numerche, a sens dell artcolo 57 del Testo Unco. Non è consentta l dentfcazone de document medante l assegnazone manuale d numer d protocollo che l sstema nformatco ha gà attrbuto ad altr document, anche se quest document sono strettamente 8

correlat tra loro. 2.3 CONSERVAZIONE DELLE COPIE DI RISERVA Nell ambto dell Uffco d Gestone Informatca del protocollo, al fne d garantre la non modfcabltà delle operazon d regstrazone, l contenuto del regstro nformatco d protocollo, perodcamente va rversato nel rspetto della normatva vgente su support nformatc non rscrvbl. Tal support rmovbl sono conservat dal R.G.P. Le procedure d rversamento e custoda delle cope, predsposte dal R.G.P, sono llustrate nel pano d scurezza secondo le lnee guda tecnche e adempment normatv. 2.4 FIRMA DIGITALE Per l espletamento delle attvtà sttuzonal e per quelle connesse all attuazone delle norme d gestone del protocollo nformatco, d gestone documentale e d archvstca, l ammnstrazone, quando tecncamente n grado, fornsce la frma dgtale o elettronca qualfcata a soggett da essa delegat a rappresentarla. 2.5 TUTELA DEI DATI PERSONALI L ammnstrazone ttolare de dat d protocollo e de dat personal comun, sensbl e/o gudzar contenut nella documentazone ammnstratva d propra pertnenza dà attuazone al dettato del decreto legslatvo 30 gugno 2003 n. 196 con att formal avent rlevanza nterna ed esterna. In relazone a dat trattat all nterno dell Ammnstrazone, deve essere redatta una specfca lettera d ncarco recaptata agl addett alla protocollazone n quanto autorzzat a trattare dat d protocollo ver e propr ed document assocat. In relazone alla protezone de dat personal trattat al propro nterno l ammnstrazone dchara d aver ottemperato a quanto prevsto dal decreto legslatvo 30 gugno 2003, n. 196, con partcolare rfermento: al prncpo d necesstà nel trattamento de dat; al drtto d accesso a dat personal da parte dell nteressato; alle modaltà del trattamento e a requst de dat; all nformatva fornta agl nteressat ed al relatvo consenso quando dovuto; alle msure mnme d scurezza. 2.6 CASELLE DI POSTA ELETTRONICA L ARIC s dota d una casella d Posta Elettronca Certfcata sttuzonale per la corrspondenza, sa n ngresso che n uscta, pubblcata sull Indce delle Pubblche Ammnstrazon (IPA). In attuazone d quanto prevsto dalla drettva 27 novembre 2003 del Mnstro per l Innovazone e le Tecnologe sull mpego della posta elettronca nelle pubblche ammnstrazon, l ammnstrazone dota tutt propr dpendent, compres quell per qual non sa prevsta la dotazone d un personal computer, d una casella d posta elettronca. 9

L ARIC ntegra le propre caselle PEC nel sstema d protocollo nformatco e gestone documentale Archflow. I rferment d cascuna casella sono pubblcat sull Indce delle Pubblche Ammnstrazon (IPA). Le caselle d posta elettronca sttuzonale convenzonale e certfcata attraverso cu l ARIC trasmette e rceve document nformatc soggett alla regstrazone d protocollo devono essere pubblczzate sul sto Internet ed Intranet dell ARIC. In allegato (All. 9.2) s rporta l elenco delle caselle d posta uffcalzzate all esterno che verranno utlzzate dal protocollo e pubblcate sull IPA. Cascun UOP, ovvero cascun uffco preposto alla regstrazone del protocollo, almeno una volta al gorno, procede alla lettura della corrspondenza v pervenuta e adotta le opportune decson nerent l nvo all uffco protocollo o alla conservazone n relazone alle vare tpologe d messagg ed a temp d conservazone rchest. Inoltre l ARIC che s accredta presso l Indce delle Pubblche Ammnstrazon (IPA), tenuto e reso pubblco dal Agd, fornsce le seguent nformazon che ndvduano l ammnstrazone stessa e le AOO, n caso, n cu è eventualmente artcolata: la denomnazone della ammnstrazone; l codce dentfcatvo proposto per la ammnstrazone; l ndrzzo della sede prncpale della ammnstrazone; l elenco delle propre Aree Organzzatve Omogenee (se presente pù d una) con l ndcazone: o della denomnazone; o del codce dentfcatvo; o della casella d posta elettronca; o del nomnatvo del RSP; o della data d sttuzone; o dell eventuale data d soppressone; o l elenco degl UOR dell AOO. Indrzzo d casella d posta elettronca certfcata 3 PIANO DI SICUREZZA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO e GESTIONE DOCUMENTALE Il presente captolo rporta le msure d scurezza adottate per la formazone, la gestone, la trasmssone, l nterscambo, l accesso e la conservazone de document nformatc, anche n relazone alle norme sulla protezone de dat personal. E noltre fase d predsposzone l aggornamento del pano d scurezza de document nformatc e per la scurezza nformatca dell ARIC, che verrà redatto d ntesa con l responsable della conservazone, l responsable de sstem nformatv ed l responsable del trattamento de dat personal. Le ndcazon fornte all nterno d questo manuale d gestone s rferscono alle nformazon d base. Il pano d scurezza, che s basa su rsultat dell anals de rsch a cu sono espost dat (personal e non), e/o document trattat e sulle drettve strategche stablte dal vertce dell ammnstrazone, defnsce: le poltche general e partcolar d scurezza da adottare all nterno della AOO; le modaltà d accesso al servzo d protocollo, d gestone documentale ed archvstco; 10

gl ntervent operatv adottat sotto l proflo organzzatvo, procedurale e tecnco, con partcolare rfermento alle msure mnme d scurezza, d cu al dscplnare tecnco rchamato nell allegato b del decreto legslatvo 30 gugno 2003, n. 196 Codce n matera d protezone de dat personal, n caso d trattamento d dat personal; pan specfc d formazone degl addett; le modaltà con le qual deve essere effettuato l montoraggo perodco dell effcaca e dell effcenza delle msure d scurezza. Il pano n argomento è soggetto a revsone con cadenza almeno bennale. Esso può essere modfcato antcpatamente a seguto d event grav. Il RGP adotta le msure tecnche e organzzatve d seguto specfcate, al fne d asscurare la scurezza dell mpanto tecnologco dell AOO, la rservatezza delle nformazon regstrate nelle banche dat, l unvoca dentfcazone degl utent ntern ed estern: protezone perferca della Intranet dell ammnstrazone/aoo; protezone de sstem d acceso e conservazone delle nformazon; assegnazone ad ogn utente del sstema d gestone del protocollo e de document d una credenzale d dentfcazone pubblca (user ID), d una credenzale rservata d autentcazone (password) e d un proflo d autorzzazone; cambo delle password con frequenza almeno <semestrale > durante la fase d eserczo; pano d contnutà del servzo con partcolare rfermento, sa alla esecuzone e alla gestone delle cope d rserva de dat e de document da effettuars con frequenza gornalera, sa alla capactà d rprstno del sstema nformatvo entro sette gorn n caso d dsastro; conservazone, che deve essere svolta a cura del Responsable del Servzo/Uffco nomnato dal RSP, delle cope d rserva de dat e de document, n local dvers e se possble lontan da quell n cu è nstallato l sstema d elaborazone d eserczo che ospta l Prodotto d Protocollo Informatco; gestone delle stuazon d emergenza nformatca attraverso la costtuzone d un gruppo d rsorse nterne qualfcate (o rcorrendo a strutture esterne qualfcate); mpego e manutenzone d un adeguato sstema antvrus e d gestone de modul (patch e servce pack) correttv de sstem operatv; cfratura o uso d codc dentfcatv (o altre soluzon ad es. separazone della parte anagrafca da quella sensble ) de dat sensbl e gudzar contenut n elench, regstr o banche d dat, tenut con l auslo d strument elettronc, allo scopo d renderl temporaneamente nntellgbl anche a ch è autorzzato ad accederv e permettendo d dentfcare gl nteressat solo n caso d necesstà; mpego delle msure precedent anche nel caso d support cartace d banche dat donee a rlevare lo stato d salute e la vta sessuale; archvazone gornalera, n modo non modfcable, delle cope del regstro d protocollo, de fle d log d sstema, d rete e applcatvo contenent le nformazon sulle operazon effettuate da cascun utente durante l arco della gornata, comprese le operazon d backup e manutenzone del sstema. I dat personal regstrat nel log del sstema operatvo, del sstema d controllo degl access e delle operazon svolte con l sstema d protocollazone e gestone de document utlzzato saranno consultat solo n caso d necesstà dal RSP e dal ttolare de dat e, ove prevsto dalle forze dell ordne. 11

3.1 OBIETTIVI DEL PIANO DI SICUREZZA Il pano d scurezza garantsce che: document e le nformazon trattat dall ammnstrazone/aoo sano res dsponbl, ntegr e rservat; dat personal comun, sensbl e/o gudzar vengano custodt n modo da rdurre al mnmo, medante l adozone d donee e preventve msure d scurezza, rsch d dstruzone o perdta, anche accdentale, d accesso non autorzzato o d trattamento non consentto o non conforme alle fnaltà della raccolta, n relazone alle conoscenze acquste n base al progresso tecnco, alla loro natura e alle specfche caratterstche del trattamento. 3.2 DESCRIZIONE Il software d protocollo nformatco e gestone documentale n uso presso l ARIC è predsposto per garantre un sstema d scurezza per l accesso e l trattamento de dat e de document artcolato n var lvell, al fne d consegure le massme garanze d protezone delle nformazon gestte: la vsbltà d dat e document è consentta solo agl operator che ne hanno prerogatva per motv d uffco. 3.3 ACCESSO AL SISTEMA AUTORIZZAZIONE OPERATORE L accesso al protocollo nformatco avvene nell ambto de servz offert a dpendent munt d un utenza d domno preventvamente regstrata su Actve Drectory basata su protocollo LDAP contenente tutte le nformazon sulle utenze organzzate n modo gerarchco. Infatt tutt gl utent sono n possesso d una username e relatva password rlascata dall ARIC. Per abltare un nuovo operatore, l responsable della UOR cu affersce l rchedente, nva una comuncazone (n cu dovrà nserre anche l Responsable della Gestone documentale), con la quale rchede l abltazone dell operatore specfcando le funzon alle qual deve essere abltato. Il Drgente Tecnco dell ARIC anche su ndcazone del Responsable GD dspone che vengano effettuate le seguent operazon: 1. Inserre l rchedente all nterno del Servzo d Actve Drectory con l proflo d competenza; 2. In Archflow, crea una nuova persona nterna, assocandola alla UOR ed al proflo operatore, come da rchesta. 3.4 ACCESSO AL SISTEMA PROCEDURA DI CONTROLLO L accesso al sstema avvene a seguto d un processo d autentcazone che consta d quattro fas, delle qual solo la seconda rsulta nterattva con l utente: 1. nel momento n cu un utente rchede l accesso al sstema Archflow tramte l lnk http://172.28.128.14/archflowweb/ l frewall controlla se l ndrzzo p della macchna da cu provene la rchesta è abltato all accesso coè se d provenenza dalla Intranet. 2. l sstema rchede d nserre la username e la password; 3. essendo n presenza d una totale ntegrazone con l attuale domno, server d domno (doman controller) controllano se le credenzal dell utente sono corrette; 4. l applcatvo consente l accesso uncamente agl utent per qual sa stata predsposta la scheda anagrafca rportante l nome rconoscuto che corrsponde all account d domno. 12

Se le credenzal sono corrette, s apre una sessone tra l clent dell utente e l server applcatvo. La possbltà d accedere al sstema è pertanto consentta esclusvamente agl utent abltat, dentfcat da password personale e con facoltà operatve preventvamente ndvduate. 3.5 ACCESSO DA PARTE DI UTENTI ESTERNI ALL AMMINISTRAZIONE L accesso alle nformazon contenute nel regstro d protocollo nformatco da parte dell nteressato, effettuato presso l Uffco per la tenuta del Protocollo, avvene n tempo reale. Per dat contenut solo sul protocollo cartaceo l uffco provvede alla rcerca n archvo, compatblmente con le attvtà ordnare, non oltre sette gorn dalla rchesta. L R.G.P., se rchesto, fa rsultare gl est della rcerca n apposta attestazone. L accesso dretto esterno al sstema d protocollo nformatco, da parte dell nteressato, sarà possble non appena saranno defnte ed operatve le modaltà tecnche ed organzzatve, volte ad asscurare la rservatezza delle persone e l dentfcazone certa del soggetto che effettua l accesso. 3.6 ACCESSO DA PARTE DI ALTRE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI L accesso al sstema d gestone nformatca de document da parte d altre pubblche ammnstrazon, è realzzato applcando le norme ed crter tecnc emanat per la realzzazone della rete untara delle pubblche ammnstrazon. In quest cas, possono essere rese dsponbl le seguent nformazon: l numero e la data d protocollo, ottenut attraverso l ndcazone alternatva o congunta dell oggetto, della data d spedzone, del mttente, del destnataro; l numero e la data d protocollo del documento rcevuto, ottenut attraverso l numero e data d protocollo attrbut dall Ammnstrazone al documento spedto. 3.7 FACOLTA DI EFFETTUARE PROCEDURE SPECIFICHE Il sstema consente d predefnre l elenco delle operazon d cu l sngolo utente ha facoltà. Tutt gl utent sono abltat all ngresso al sstema, alla vsualzzazone degl Archv e Tp d Documento d Archflow d loro competenza, alla condvsne verso gl altr utent. Per poter gestre al meglo la panfcazone de drtt utent, l Responsable GD rceverà da referent delle UOR rchesta scrtta d abltazone per cascun utente n caso c sano rcheste dverse da quelle standard precedentemente defnte. 3.8 VISIBILITA DI DATI E DOCUMENTI Per vsbltà s ntende la possbltà per un utente abltato d vsualzzare document nformatc contenut all nterno d Archflow. Per quanto rguarda le regstrazon d protocollo e gl eventual fle ad esse assocat verranno defnte delle vsbltà secondo le real esgenze sulla base delle rcheste che arrveranno all uffco del RGP. 3.9 MODALITA DI CONNESSIONE E CURA DELLE CREDENZIALI E cura del sngolo operatore a qualunque proflo abltato avere cura d non lascare ncustodta la postazone d lavoro connessa con l regstro d protocollo. 13

3.10 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI ASPETTI DI SICUREZZA Le rsorse strumental e le procedure utlzzate per la formazone de document nformatc garantscono: l dentfcabltà del soggetto che ha formato l documento e l ammnstrazone/aoo d rfermento; la sottoscrzone de document nformatc, quando prescrtta, con frma dgtale a sens delle vgent norme tecnche; l donetà de document ad essere gestt medante strument nformatc e ad essere regstrat medante l protocollo nformatco; l accesso a document nformatc tramte sstem nformatv automatzzat; la leggbltà de document nel tempo; l nterscambabltà de document all nterno della stessa AOO e con AOO dverse. Il contenuto mnmo deve comunque garantre la presenza delle seguent nformazon: 1) denomnazone dell ammnstrazone mttente, comprensva del codce fscale o partta IVA; a) ndcazone dell area drgenzale, del dpartmento, del servzo o uffco che ha prodotto l documento; b) ndrzzo completo (va, numero cvco, CAP, cttà, sgla della provnca, ndrzzo PEC); c) luogo e data (gorno, mese, anno); 2) destnataro (per document n partenza) con ndcazon d recapto (postale ed elettronco)18; 3) oggetto del documento, suffcentemente esaustvo del testo (ogn documento deve trattare un solo oggetto); 4) classfcazone (categora, classe e fasccolo); 5) numero degl allegat, se present; 6) numero d protocollo; 7) testo; 8) ndcazone dello scrttore del documento (nome e cognome anche abbrevato); 9) estrem dentfcatv del responsable del procedmento (l. 241/1990); 10) sottoscrzone. I document dell ARIC sono prodott con l auslo d applcatv d vdeoscrttura o text edtor che possedono requst d leggbltà, nterscambabltà, non alterabltà, mmutabltà nel tempo del contenuto e della struttura. S adottano preferblmente format PDF, XML e TIFF. I document nformatc prodott con altr prodott d text edtor sono convertt, prma della loro sottoscrzone con frma dgtale, ne format standard (PDF, XML e TIFF) come prevsto dalle regole tecnche per la conservazone de document, al fne d garantre la leggbltà per altr sstem, la non alterabltà durante le fas d accesso e conservazone e l mmutabltà nel tempo del contenuto e della struttura del documento. Per attrbure n modo certo la ttolartà del documento, la sua ntegrtà e, se del caso, la rservatezza, l documento è sottoscrtto con frma dgtale. Per attrbure una data certa a un documento nformatco prodotto all nterno dell ARIC, s applcano le regole per la valdazone temporale e per la protezone de document nformatc d cu al decreto del Presdente del Consglo de Mnstr del 13 gennao 2004 (regole tecnche per la formazone, la trasmssone, la conservazone, la duplcazone, la rproduzone e la valdazone, anche temporale, de document nformatc). 3.11 REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE Il sstema operatvo del prodotto Archflow utlzzato dall ARIC è conforme alle specfche prevste dalla classe 14

ITSEC F C2/E2 o a quella C2 delle norme TCSEC e loro successve evoluzon (scrtture d scurezza e controllo access). Il sstema operatvo del server che ospta fle utlzzat come deposto de document è confgurato n modo tale da consentre: l accesso esclusvamente al server del protocollo nformatco n modo che qualsas altro utente non autorzzato non possa ma accedere a document al d fuor del sstema d gestone documentale; la regstrazone delle attvtà rlevant a fn della scurezza svolte da cascun utente, n modo tale da garantre l dentfcabltà dell utente stesso. Tal regstrazon sono protette al fne d non consentre modfche non autorzzate. Il sstema d gestone nformatca de document: garantsce la dsponbltà, la rservatezza e l ntegrtà de document e del regstro d protocollo; garantsce la corretta e puntuale regstrazone d protocollo de document n entrata ed n uscta; fornsce nformazon sul collegamento esstente tra cascun documento rcevuto dall ammnstrazone e gl att dalla stessa format al fne dell adozone del provvedmento fnale; consente l repermento delle nformazon rguardant document regstrat; consente, n condzon d scurezza, l accesso alle nformazon del sstema da parte de soggett nteressat, nel rspetto delle dsposzon n matera d prvacy con partcolare rfermento al trattamento de dat sensbl e gudzar; garantsce la corretta organzzazone de document nell ambto del sstema d classfcazone d archvo adottato. 3.12 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI Gl addett alle operazon d trasmssone per va telematca d att, dat e document format con strument nformatc non possono prendere cognzone della corrspondenza telematca, duplcare con qualsas mezzo o cedere a terz, a qualsas ttolo, nformazon anche n forma sntetca o per estratto sull esstenza o sul contenuto d corrspondenza, comuncazon o messagg trasmess per va telematca, salvo che s tratt d nformazon che, per loro natura o per espressa ndcazone del mttente, sono destnate ad essere rese pubblche. Come prevsto dalla normatva vgente, dat e document trasmess per va telematca sono d propretà del mttente sno a che non sa avvenuta la consegna al destnataro. Al fne d tutelare la rservatezza de dat personal, dat, certfcat ed document trasmess all nterno dell ARIC o ad altre pubblche ammnstrazon, contengono soltanto le nformazon relatve a stat, fatt e qualtà personal d cu è consentta la dffusone e che sono strettamente necessare per l persegumento delle fnaltà per le qual vengono trasmesse. Lo scambo per va telematca d messagg protocollat tra ammnstrazon dverse presenta, n generale, esgenze specfche n termn d scurezza, qual quelle connesse con la protezone de dat personal, sensbl e/o gudzar come prevsto dal decreto legslatvo del 30 gugno 2003, n. 196. Per messagg nvece scambat all nterno dell ARIC con la posta elettronca non sono prevste ulteror forme d protezone rspetto a quelle gà prevste nel pano d scurezza relatvo alle nfrastrutture. 3.13 ACCESSO AI DOCUMENTI INFORMATICI Il controllo degl access è asscurato utlzzando le credenzal d accesso ed un sstema d autorzzazone basato sulla proflazone degl utent n va preventva. La proflazone preventva consente d defnre le abltazon/autorzzazon che possono essere effettuate/rlascate ad un utente del servzo d protocollo e gestone documentale. 15

Il sstema Archflow adottato dall ammnstrazone: consente l controllo dfferenzato dell accesso alle rsorse del sstema per cascun utente o grupp d utent; asscura l traccamento d qualsas evento d modfca delle nformazon trattate e l ndvduazone del suo autore. Tal regstrazon sono protette al fne d non consentre modfche non autorzzate. Cascun utente del sstema può accedere solamente a document che sono stat assegnat al suo UOR, o agl Uffc ad esso subordnat. Il sstema consente altresì d assocare un lvello dfferente d rservatezza per ogn tpo d documento trattato dall ammnstrazone. I document non vengono ma vsualzzat dagl utent prv d drtt d accesso, neanche a fronte d una rcerca generale nell archvo. I lvell d autorzzazone per l accesso alle funzon del sstema d Gestone Informatca de document sono attrbut dal RGP dell ammnstrazone. Tal lvell s dstnguono d norma n: abltazone alla consultazone, abltazone all nsermento, abltazone alla cancellazone e alla modfca delle nformazon. 3.14 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI La conservazone de document nformatc avvene con le modaltà e con le tecnche che verranno specfcate nel successvo manuale d conservazone come prevsto dal DPCM 3 dcembre 2013 Regole tecnche n matera d sstema d conservazone a sens degl artcol 20, comm 3 e 5 bs, 23 ter, comma 4, 43, comm 1 e 3, 44, 44 bs e 71, comma 1, del Codce dell'ammnstrazone dgtale d cu al decreto legslatvo n. 82 del 2005. 4 DOCUMENTI: CLASSIFICAZIONE, PRODUZIONE E SPEDIZIONE Nell ambto del processo d gestone documentale, l documento ammnstratvo, n termn operatv, è classfcable n: n arrvo; n partenza; nterno: o o f ormale (a valenza gurdco probatora, acqussce la numerazone del protocollo nformatco); nformale (senza nessuna valenza gurdco probatora, numerazone ndpendente dal protocollo nformatco) Il documento ammnstratvo, n termn tecnologc, è classfcable n: nformatco; nalogco (supporto cartaceo). a Nelle more della completa transzone verso una fase n cu l Ammnstrazone sa n grado d operare ntegralmente n dgtale, cascuna d queste tpologe, coerentemente al dettato delle norme vgent, dovrà essere comunque solo d tpo nformatco. Infatt, secondo quanto prevsto dall art. 40 del decreto legslatvo 16

n. 82/2005, le pubblche ammnstrazon che dspongono d donee rsorse tecnologche formano gl orgnal de propr document con mezz nformatc. La redazone d document orgnal su supporto cartaceo, nonché la copa d document nformatc sul medesmo supporto è consentta solo dove rsult necessara e comunque nel rspetto del prncpo dell economctà. Pertanto solo nella attuale fase transtora l documento ammnstratvo può essere dsponble anche n forma analogca (supporto cartaceo). 4.1 DOCUMENTO IN ARRIVO La corrspondenza n ngresso può essere acqusta dall ARIC con dvers mezz e modaltà n base alla tecnologa d trasporto utlzzata dal mttente. Un documento nformatco può essere recaptato: a mezzo posta elettronca convenzonale o certfcata; s u supporto rmovble quale, ad esempo, CD ROM, DVD, pen drve, etc, consegnato drettamente all Uffco o nvato per posta convenzonale o correre. Un documento analogco può essere recaptato: a mezzo posta convenzonale o correre; a mezzo posta raccomandata; p er telefax o telegramma; c on consegna dretta da parte dell nteressato o consegnato tramte una persona dallo stesso delegata. 4.2 DOCUMENTO IN PARTENZA I document nformatc, compres d eventual allegat, anch ess nformatc, sono nvat, d norma, per mezzo della posta elettronca convenzonale o certfcata se la dmensone del documento non supera la dmensone massma prevsta dal sstema d posta utlzzato dall ARIC. In caso contraro, l documento nformatco vene rversato, su supporto dgtale rmovble non modfcable e trasmesso con altr mezz d trasposto al destnataro. Il servzo d Posta Elettronca Certfcata è strettamente correlato all Indce della Pubblca Ammnstrazone, dove sono pubblcat gl ndrzz sttuzonal d posta certfcata dell ARIC. Il documento nformatco trasmesso per va telematca s ntende nvato e pervenuto al destnataro se trasmesso all ndrzzo elettronco da quest dcharato. La data e l ora d formazone, d trasmssone o d rcezone d un documento nformatco, redatto n conformtà alla normatva vgente e alle relatve regole tecnche sono opponbl a terz. La trasmssone del documento nformatco per va telematca, con una modaltà che asscur l avvenuta consegna, equvale alla notfcazone per mezzo della posta ne cas consentt dalla legge. 4.3 DOCUMENTO INTERNO FORMALE I document ntern sono format con tecnologe nformatche. Lo scambo tra var Uffc d document nformatc d rlevanza ammnstratva gurdco probatora, avvene d norma preferblmente per mezzo della cassetta postale nterna dsponble sul sstema d Gestone Documentale o n alternatva attraverso quella convenzonale. Il documento nformatco scambato vene prma sottoscrtto con frma dgtale, se dsponble, e po 17

protocollato. Nella fase transtora d mgrazone verso la completa gestone nformatca de document, l documento nterno formale può essere d tpo analogco e lo scambo può aver luogo con mezz tradzonal all nterno dell ARIC. In questo caso l documento che vene prodotto con strument nformatc, vene stampato e sottoscrtto n forma autografa sull orgnale e successvamente protocollato. 4.4 DOCUMENTO INTERNO INFORMALE Per questa tpologa d corrspondenza vale quanto llustrato nel paragrafo precedente. L ARIC, avvalendos della propra autonoma organzzatva, per la formazone, la gestone e la sottoscrzone d document nformatc avent rlevanza esclusvamente nterna, stablsce che cò avvenga solo con mezz nformatc e che la dstrbuzone avvenga esclusvamente tramte posta elettronca nterna o preferblmente attraverso l Sstema d Gestone Documentale. 4.5 IL DOCUMENTO INFORMATICO Il documento nformatco è la rappresentazone nformatca d att, fatt o dat gurdcamente rlevant; l art. 20 del decreto legslatvo del 7 marzo 2005, n. 82, recante Codce dell ammnstrazone dgtale prevede che: 1. Il documento nformatco da chunque formato, la regstrazone su supporto nformatco e la trasmssone con strument telematc sono vald e rlevant a tutt gl effett d legge, se conform alle dsposzon del presente codce ed alle regole tecnche d cu all artcolo 71.2. Il documento nformatco sottoscrtto con frma elettronca qualfcata o con frma dgtale soddsfa l requsto legale della forma scrtta se formato nel rspetto delle regole tecnche stablte a sens dell artcolo 71 che garantscano l dentfcabltà dell autore e l ntegrtà del documento. 3. Le regole tecnche per la trasmssone, la conservazone, la duplcazone, la rproduzone e la valdazone temporale de document nformatc sono stablte a sens dell artcolo 71; la data e l ora d formazone del documento nformatco sono opponbl a terz se apposte n conformtà alle regole tecnche sulla valdazone temporale. 4. Con le medesme regole tecnche sono defnte le msure tecnche, organzzatve e gestonal volte a garantre l ntegrtà, la dsponbltà e la rservatezza delle nformazon contenute nel documento nformatco 4.6 IL DOCUMENTO ANALOGICO CARTACEO Per documento analogco s ntende un documento ammnstratvo formato utlzzando una grandezza fsca che assume valor contnu, come le tracce su carta (esempo: document cartace), come le mmagn su flm (esempo: pellcole medche, mcroflm), come le magnetzzazon su nastro (esempo: cassette e nastr magnetc audo e vdeo) su supporto non dgtale. D seguto s fara rfermento ad un documento ammnstratvo cartaceo che può essere prodotto sa n manera tradzonale (come, ad esempo, una lettera scrtta a mano o a macchna), sa con strument nformatc (ad esempo, una lettera prodotta tramte un sstema d vdeoscrttura o text edtor) e po stampata. In quest ultmo caso s defnsce orgnale l documento cartaceo, nella sua redazone defntva, perfetta ed autentca negl element sostanzal e formal comprendente tutt gl element d garanza e d nformazone del mttente e destnataro, stampato su carta ntestata e dotato d frma autografa. Un documento analogco può essere convertto n documento nformatco tramte opportune procedure prevste all nterno del CAD che ne stablscono requst necessar per la valdtà: Le cope nformatche d document analogc (che hanno contenuto gurdco dentco a quell analogc da cu sono tratt), provenent da depostar pubblc autorzzat o da pubblc uffcal, hanno pena effcaca se colu che le rlasca v appone o v assoca una frma dgtale o altra frma elettronca qualfcata. I document conform a queste prescrzon sosttuscono, a tutt gl effett, gl orgnal. Questo prncpo s applca anche 18

alle cope su supporto nformatco de document format n orgne su supporto cartaceo dalla pubblca ammnstrazone: tal cope hanno l medesmo valore gurdco, ad ogn effetto d legge, degl orgnal da cu sono tratte, se la conformtà all orgnale è asscurata, medante l utlzzo della frma dgtale o d altra frma elettronca qualfcata, dal funzonaro delegato. (Art. 22 del CAD) 4.7 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI ASPETTI OPERATIVI I document dell ARIC dovranno essere format con l sstema d Gestone Documentale Archflow. Inoltre l ARIC verranno provvederà alla defnzone d template (formato lettera o template per la redazone delle Determne) per la formazone d document specfc. Ogn documento formato per essere noltrato all esterno o all nterno n modo formale: t ratta un unco argomento ndcato n manera sntetca ma esaustva a cura dell autore nello spazo rservato all oggetto; è rferto ad un solo protocollo; p uò far rfermento a pù fasccol. Le frme (e le sgle se s tratta d documento analogco) necessare alla redazone e perfezone gurdca del documento n partenza devono essere apposte prma della sua protocollazone. Le regole per la determnazone de contenut e della struttura de document nformatc sono defnte da responsabl de sngol UOR. Il documento deve consentre l dentfcazone dell ammnstrazone mttente attraverso le seguent nformazon: a denomnazone e l logo dell ammnstrazone; ndcazone completa della AOO e dell UOR che ha prodotto l documento; ndrzzo completo dell ammnstrazone (va, numero, CAP, cttà, provnca); l numero d telefono della UOR; l numero d fax della UOR protocollo; l codce fscale dell ammnstrazone. l l l Il documento deve noltre recare almeno le seguent nformazon: uogo d redazone del documento; a data, (gorno, mese, anno); l numero d protocollo; l numero d repertoro (se dsponble); l numero degl allegat, se present; oggetto del documento l l l 19

ndcazone d uno o pù destnatar; lassfcazone (categora, classe e fasccolo); esto; ndcazone dello scrttore del documento (nome e cognome anche abbrevato); strem dentfcatv del responsable del procedmento (l. 241/1990); ottoscrzone; c t e s se trattas d documento dgtale, anche la frma elettronca avanzata gestta dal sstema da parte dell struttore del documento e sottoscrzone dgtale del RPA del responsable del provvedmento fnale; se trattas d documento cartaceo, sgla autografa dell struttore e sottoscrzone autografa del Responsable del Procedmento Ammnstratvo (RPA) e/o del responsable del provvedmento fnale. 4.8 SOTTOSCRIZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI La sottoscrzone de document nformatc, quando prescrtta, è ottenuta con un processo d frma dgtale conforme alle dsposzon dettate dalla normatva vgente. I document nformatc prodott dall ammnstrazone, ndpendentemente dal software utlzzato per la loro redazone, prma della sottoscrzone con frma dgtale, sono convertt n uno de format standard prevst dalla normatva vgente n matera d archvazone al fne d garantrne l mmodfcabltà. Nel sstema Archflow sono prevste funzon automatche d verfca della frma dgtale apposta dall utente su document e sugl eventual allegat da fasccolare. La sequenza delle operazon prevste è la seguente: a pertura della busta vrtuale contenente l documento frmato; v erfca della valdtà del certfcato. v erfca della frma v erfca dell utlzzo nella apposzone della frma d un certfcato utente emesso da una Certfcaton Authorty (CA) presente nell elenco pubblco de certfcator accredtat, e segnalazone all operatore d protocollo dell esto della verfca; a ggornamento della lsta delle CA accredtate al CNIPA con una certa perodctà nsermento, nel sstema documentale sa del documento orgnale frmato, sa del documento n charo; ( opzonale) 5 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Per descrvere fluss d lavorazone de document all nterno dell ARIC s fa rfermento agl schem rportat nelle pagne seguent. Ess s rferscono a document: r cevut dall ARIC, dall esterno o anche dall nterno se destnat ad essere rtrasmess n modo formale n seno all Ammnstrazone; 20

nvat dall ARIC, all esterno o anche all nterno n modo formale. 5.1 FLUSSO DEI DOCUMENTI RICEVUTI DALL ARIC I document possono avere una provenenza esterna ( telefax, telegramm e support dgtal rmovbl) o nterna e possono essere d tpo dgtale, essere qund recaptat sa attraverso la posta elettronca, posta elettronca certfcata oppure preferblmente attraverso l sstema d gestone Documentale all Uffco d competenza. In una fase transtora possono transtare anche n formato analogco. L operazone d rcezone de document nformatc avvene con le modaltà prevste dalle regole tecnche vgent recant standard del formato de document, modaltà d trasmssone, defnzon de tp d nformazon mnme ed accessore comunemente scambate tra le AOO e assocate a document protocollat. Essa comprende anche process d verfca dell autentctà, della provenenza e dell ntegrtà de document stess. Il modello organzzatvo deve prevedere che l ARIC sa n condzon d rcevere e gestre tutta la corrspondenza d tpo cartaceo e acqusre e trattare document nformatc al fne d protocollarl. A segure s rporta uno schema che rappresenta le due tpologe d rcezone de document: analogca e dgtale. FIG 5.1 5.1.1 RICEZIONE DI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO I document su supporto cartaceo possono pervenre all ARIC attraverso: ervzo postale tradzonale e correr postal; onsegna dretta allo sportello; s c 21