Manuale Servizio NEWSLETTER
Manuale Utente Newsletter MMU-05 REDAZIONE Revisione Redatto da Funzione Data Approvato da Funzione Data 00 Silvia Governatori Analista funzionale 28/01/2011 Lorenzo Bonelli Product Developm 03/02/2011 junior ent PA and corporate REVISIONI Revisione 00 Prima emissione Descrizione Data ultima stampa DD/02/YYYY 17:02:00 A2/P2 Pag. 2 di 12
Manuale Utente Newsletter MMU-05 INDICE 1 INTRODUZIONE...4 1.1 Oggetto... 4 2 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO NEWSLETTER...4 2.1 Definizione di newsletter... 4 2.2 Logica di funzionamento... 4 3 Newsletter da canale...5 3.1 Attivazione del servizio... 5 4 Neswletter da censimento manuale...10 Data ultima stampa DD/02/YYYY 17:02:00 A2/P2 Pag. 3 di 12
1 INTRODUZIONE 1.1 Oggetto Questo manuale illustra il procedimento di creazione, gestione e utilizzo del servizio newsletter fornito dal CMS e-ntra. 2 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO NEWSLETTER 2.1 Definizione di newsletter Una newsletter può essere definita come un messaggio di posta elettronica che viene inviato con cadenza periodica (es. giornalmente, settimanalmente, mensilmente) e di stampo gratuito a tutti coloro che ne hanno fatto espressamente richiesta. All interno di questi messaggi vengono veicolate informazioni di diverso tipo. 2.2 Logica di funzionamento Il servizio Newsletter permette di inviare automaticamente degli aggiornamenti agli indirizzi e-mail di coloro che si iscrivono al servizio newsletter. Le pagine che si vogliono inoltrare tramite newsletter vengono scelte in base al canale a cui appartengono e a cui appartiene la newsletter (newsletter da canale), oppure possono essere scelte manualmente (newsletter da censimento manuale). Stampato il DD/02/YYYY 15:02:00 A2/P2 Pag. 4 di 12
3 Newsletter da canale 3.1 Attivazione del servizio Per attivare il servizio entrare nel menu di amministrazione e selezionare dalla voce Moduli la sezione Servizi. Scegliere il servizio Newsletter dal menu a tendina. Verrà mostrata una schermata come la seguente: Stampato il DD/02/YYYY 15:02:00 A2/P2 Pag. 5 di 12
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Segue una breve descrizione dei campi da riempire: Titolo: identifica il titolo della newsletter associandolo ad un id sotto-servizio. Attenzione: il campo comparirà nell oggetto della mail che verrà inviata. Testo da utilizzare come descrizione del Servizio: da la possibilità di scrivere un testo aggiuntivo visibile nella pagina in cui viene richiesto all utente di iscriversi al servizio. Il testo inserito in questa area non compare nella mail che verrà inviata come newsletter. Dati Newsletter Mittente: possibilità di inserire un indirizzo e-mail, quale mittente della newsletter. Tipologia Newsletter Aggregativa: indica che la newsletter arriverà in un'unica e-mail con un titolo, un link ed una breve descrizione per ogni notizia. Pagina singola: scegliere tale opzione se si vuole spedire una e-mail per ogni singola pagina legata alla newsletter. Stampato il DD/02/YYYY 15:02:00 A2/P2 Pag. 7 di 12
Ordinamento: la funzione è stata deprecata si consiglia di non utilizzare Canale associato: è il canale cui la newsletter si appoggia e grazie al quale vengono inviate le newsletter relative a questo canale. Nel caso in cui il canale non sia specificato, si attiverà automaticamente la selezione manuale delle newsletter e questo servizio sarà utilizzato soltanto come elenco degli iscritti cui inviare le comunicazioni. Canali Correlati: indicazione dell invio di news relative ai canali correlati. Questa opzione permette di associare canali aggiuntivi alla newsletter. (deprecato non utilizzare) Tipologia Iscrizione: indica la modalità di iscrizione alla newsletter. All interno del sito sarà presente un link da cui accedere all iscrizione. Iscrizione Libera: l iscrizione avviene dopo aver indicato semplicemente l indirizzo e-mail sul quale far recapitare la newsletter. Iscrizione Soggetta a Registrazione: l iscrizione avviene solo dopo la compilazione, da parte dell utente, del form di registrazione e a seguito di un ulteriore controllo da parte dell amministratore del sito o servizio. Livello di Autenticazione: può essere definito in quattro modi differenti: 1. Immediata: una volta effettuata la registrazione, l utente è abilitato ad effettuare il login e può usufruire del servizio; 2. Immediata con invio di e-mail: una volta effettuata la registrazione, l utente potrà usufruire del servizio immediatamente ed inoltre riceverà una e-mail di ringraziamento per la registrazione; 3. Differita per canali alternativi: l utente per usufruire del servizio deve iscriversi. L iscrizione avviene tramite un apposita pagina del CMS (numero 2020). La pagina Iscrizione servizi permette all utente di registrarsi compilando l apposito form. I dati vengono inviati alla mail dell amministratore del servizio, il quale attiverà l utenza e comunicherà l avvenuta iscrizione. 4. Differita con link a pagina di conferma: una volta effettuata la registrazione, l utente riceverà una e-mail nella quale ci sarà un link ad una pagina che gli permetterà di completare la registrazione. Stampato il DD/02/YYYY 15:02:00 A2/P2 Pag. 8 di 12
Testo da inviare come conferma di iscrizione Il testo inserito in quest area corrisponde al testo che viene inviato via e-mail all utente al momento dell iscrizione. Stato Attivo/Disattivo: indica lo stato della newsletter. Per essere operativa la newsletter deve essere impostata in stato attivo. Argomento Indica l elenco degli argomenti precedentemente creati nell apposita sezione Argomenti Servizi. Data Validità (gg-mm-aaaa) Offre la possibilità di stabilire in quale intervallo di tempo la newsletter sarà operativa. L invio delle newsletter è subordinato a un apposito programma che ha funzione di batch. Questo programma viene eseguito nei tempi stabiliti dai responsabili del server e quindi l invio delle newsletter non avviene immediatamente dopo la loro creazione, ma soltanto quando questo programma viene eseguito (generalmente il batch gira di notte). Stampato il DD/02/YYYY 15:02:00 A2/P2 Pag. 9 di 12
4 Neswletter da censimento manuale E possibile creare una newsletter senza associarla ad alcun canale. In questo caso bisognerà selezionare manualmente le pagine che si vogliono inviare con tale newsletter. La procedura è molto semplice. Dal menù dei Moduli selezionare Censimento Manuale Si aprirà una schermata simile a questa: Nel menù a tendina saranno visibili tutte le newsletter non associate a canale, selezionate quella desiderata e cliccate il tasto [Avvia Censimento]. A questo punto verrete reindirizzati alla Home Page del sito ma, anziché visualizzare la normale barra di amministrazione, visualizzerete la seguente: Aggiungi Newsletter: permette di aggiungere la pagina su cui si sta navigando inserendola alla lista di quelle che verrano inviate nella newsletter. Tutte le pagine del sito possono essere incluse nel censimento. Attenzione: la newsletter rimanderà la pagina così come appare in navigazione. Qualora siano presenti dei file scaricabili all interno della pagina, questi non saranno scaricabili dalla mail inviata tramite newsletter. Schedula Invio News: cliccando questo tasto si indica al sistema che l attività di schedulazione è terminata. A questo punto si viene dirottati in una pagina, come la figura che segue: Stampato il DD/02/YYYY 15:02:00 A2/P2 Pag. 10 di 12
Come descritto nell immagine per determinare l ordine di visualizzazione delle informazioni occorre inserire un numero progressivo e rispettare una sequenza. Attenzione al valore 0 (zero), in quanto equivale ad eliminare la pagina dalla schedulazione e quindi ad escluderla dalla mail che verrà inviata. Le pagine schedulate verranno visualizzate nella mail del destinatario sotto forma di abstract: cioè per ogni pagina schedulata il sistema crea l abstract corrispondente. Una volta selezionata la sequenza delle pagine sarà necessario cliccare il tasto Conferma per programmare le date di schedulazione del batch. Vedi figura qui sotto. Stampato il DD/02/YYYY 15:02:00 A2/P2 Pag. 11 di 12
Questa funzione permette all utente di organizzare in anticipo la newsletter da inviare. Vediamo nel dettaglio come questo avviene. ES.: il giorno 20 gennaio 2011 decido di schedulare la newsletter che verrà recapitata il giorno 31 gennaio 2011 agli indirizzi e-mail degli utenti iscritti. Dopo aver aggiunto singolarmente le pagine che interessano utilizzando il tasto aggiungi a newsletter procederò alla loro schedulazione digitando il tasto schedula invio news. A questo punto dopo aver dato la sequenza alle diverse pagine elencate, inserirò la data 31/01/2011 in nuova data e un orario antecedente l ora di invio del batch stabilito dal programma.(di solito a conoscere tali dettagli sono i sistemisti). Nella maggioranza dei casi per i siti realizzati dal CMS e-ntra l ora di invio del batch equivale alle ore 2am. Attenzione: l invio della newsletter, come per quella da canale, è comunque condizionata dal programma batch preimpostato nel sistema CMS. Ciò significa che la newsletter schedulata verrà inviata solo in seguito all esecuzione del programma batch il quale generalmente gira di notte. Esci: cliccando questo tasto uscirete dall applicazione e tornerete a visualizzare la tradizionale barra di amministrazione. Le pagine schedulate rimarranno comunque memorizzate nel sistema. L amministratore del servizio, al successivo accesso, vedrà un tasto aggiuntivo cancella censimento come mostrato nella figura che segue: Se si procede con cancella censimento, quanto schedulato viene annullato. FINE DEL MANUALE Stampato il DD/02/YYYY 15:02:00 A2/P2 Pag. 12 di 12