Ufficio Amministrativo A Mantenimento della Certificazione di Qualità UNI EN ISO 9001:2008 1 Controllo della corretta operatività di ogni ufficio 2 Raccolta, analisi periodica dei dati Superamento della visita di sorveglianza Raggiungimento dell obiettivo indicatore per ogni indicatore stabilito maggio 03-04 maggio Audit di sorveglianza TUV Nei termini previsti per ciascun indicatore 3 Azioni di miglioramento 3 azioni preventive A1 A2 A3 OBIETTIVI DI LIVELLO RESPONSABILE OBIETTIVO ATTIVITA DI GESTIONE INDICATORI 2 LIVELLO RISULTATI Controllo della corretta operatività di ogni ufficio Raccolta, analisi periodica dei dati Azioni di miglioramento Dirigente Ufficio Amministrativo Dirigente Ufficio Amministrativo Direttore Generale Verifica della completezza e corretta compilazione della documentazione a disposizione degli uffici Aggiornamento degli indicatori di processo Registrazione e gestione di Azioni correttive/azioni preventive Formazione del personale NC interne inferiori a 3 per ogni ufficio Aggiornamento degli indicatori di processo Almeno 2 azioni preventive all anno Partecipazione a corsi di formazione (rif. piano di formazione) 1 non conformità (osservazione TUV) Nei termini previsti per ciascun indicatore 3 azioni preventive Rif. piano di addestramento Capitoli di Bilancio Data: 04 marzo
Ufficio Amministrativo (obiettivo strategico) A bis Ricognizione delle procedure amministrative in uso all ERAP di Pesaro, delle loro modalità esecu-tive e dei relativi supporti tecnico-informatici, e veri-fica della loro compatibilità con quelle in uso negli altri ERAP mar-chigiani, con elaborazione di una ipotesi di armonizzazione contenente riferi-menti alle problematiche generali, ai costi ed ai pos-sibili tempi di attuazione 1 Analisi delle problematiche 2 3 Ricognizione delle procedure amministrative in uso all ERAP di Pesaro Verifica della compatibilità delle procedure individuate con quelle in uso negli altri ERAP Ipotesi di armonizzazione tra le procedure in essere negli ERAP delle Marche Fatte riunioni in data: 26-04- 29-07- 05-09- 21-09- 12-10- 16-11- 12-12- 4 Elaborazione di una ipotesi di armonizzazione A1 bis A2 bis OBIETTIVI DI LIVELLO RESPONSABILE OBIETTIVO ATTIVITA DI GESTIONE INDICATORI 2 LIVELLO RISULTATI Analisi delle problematiche Ricognizione delle procedure amministrative in uso all ERAP di Pesaro Direttore Generale Responsabile Ufficio Manutenzione Individuazione di un percorso comune tramite incontri con i Direttori degli ERAP Marche Individuazione procedure amministrative complete delle rispettive modalità esecutive e dei relativi supporti tecnicoinformatici. Giugno Settembre 26-04- 29-07- 05-09- 21-09- Capitoli di Bilancio A3 bis Verifica della compatibilità delle procedure individuate con quelle in uso negli altri ERAP Direttore Generale Incontri con i Direttori degli ERAP delle Marche. Ottobre 12-10- A4 bis Elaborazione di una ipotesi di armonizzazione Direttore Generale Realizzazione ipotesi contenente riferimenti alle problematiche generali, ai costi ed ai possibili tempi di attuazione 16-11- 12-12- Data: 16 maggio
B Ufficio Amministrativo (coordinamento) Cessione alloggi di ERP ex art. 20 septiesdecies della L.R.M. n.36/2005 e s.s.m. 1 Predisposizione degli atti contrattuali ed amministrativi Verifiche della cedibilità degli alloggi vetusti e predisposizione documenti 2 per la vendita all asta 3 Predisposizione della documentazione tecnica necessaria alla vendita. 4 Istruttoria delle singole pratiche di vendita e verifica del valore OMI Adozione della deliberazione di vendita e predisposizione della 5 documentazione per il formale atto di vendita. Archiviazione. Procedurale l attività di vendita per disciplinare le attività degli uffici 6 coinvolti Numero 50 vendite di alloggi ERP istruite e deliberate dal C. di A. Numero 39 vendite su 41 proposte di acquisto OBIETTIVI DI LIVELLO RESPONSABILE OBIETTIVO ATTIVITA DI GESTIONE INDICATORI 2 LIVELLO RISULTATI Capitoli di Bilancio B1 Predisposizione degli atti contrattuali ed amministrativi B2 B3 B4 B5 Verifiche della cedibilità degli alloggi vetusti e predisposizione documenti per la vendita all asta. Predisposizione della documentazione tecnica necessaria alla vendita. Istruttoria delle singole pratiche di vendita e verifica del valore OMI Adozione della deliberazione di vendita e predisposizione della documentazione per il Dirigente Amministrativo Responsabile manutenzione Predisposizione ed approvazione contratto di vendita e del Bando di asta pubblica. Controllo dei suddetti atti da parte del Collegio Notarile. Accordi col Collegio Notarile sui minimi tariffari e sull attivazione della Convenzione regolante la corretta distribuzione degli atti. Accertamento della presenza del nulla-osta della Soprintendenza e/o sua eventuale richiesta. Predisposizione della documentazione anche fotografica e di un piano di effettuazione sopralluoghi con gli interessati all acquisto. Responsabile Patrimonio Coordinamento dei tecnici incaricati delle verifiche del patrimonio in vendita. Predisposizione delle plaminetrie, della scheda di calcolo del prezzo di cessione e scheda con i dati necessari per elaborare l ACE. Dirigente Amministrativo e Verifica mantenimento dei requisiti degli assegnatari-acquirenti e trasmissione all Uff. Segreteria delle pratiche istruite Verifica semestrale del valore OMI del costo-base al mq. degli immobili di Edilizia Residenziale Pubblica. Dirigente Amministrativo Per ogni alloggio con più di 50 anni Per ogni alloggio messo all asta Febbraio Predisposizione degli schemi avvenuta Avvenuto accertamento presenza nullaosta Predisposta documentazione fotografica, agli atti Posticipata asta per 13 alloggi, al 2012 Svolto coordinamento dei tecnici incaricati e predisposizione della documentazione tecnica necessaria alla vendita Effettuate verifiche mantenimento requisiti Effettuata verifica semestrale Adozione da parte del C.diA. della deliberazione di vendita. Effettuate 39 vendite
B6 formale atto di vendita. Archiviazione. Procedurare l attività di vendita per disciplinare le attività degli uffici coinvolti Dirigente Amministrativo Trasmissione della documentazione di ogni cessione al Collegio Notarile e gestione della corrispondenza conseguente. Ottenuta copia dell atto si procede all archiviazione Creazione di un apposito diagramma di flusso da inserire nel manuale del SGQ per la disciplina delle attività di vendita Diagramma di flusso n. 21 Data: 04 marzo
C Ufficio Tecnico e Amministrativo Realizzazione di opere pubbliche nell ambito del programma degli interventi costruttivi ERP 1 Adeguamento al ex Dlgs 207/2010 per la parte attinente alla verifica e validazione dei progetti Creazione di un gruppo di lavoro per la verifica e validazione dei progetti 2 Elaborazione dei progetti esecutivi N 4 progetti esecutivi 3 Indizione della gara d appalto 4 aggiudicazione di lavori, servizi e forniture N 6 indizioni N 7 aggiudicazioni giugno Verbale di riunione del 06/06/ 4 progetti esecutivi di cui 2 in attesa di approvazione 5 gare indette Tutte aggiudicate 5 Stipulazione contratti d appalto di lavori, servizi e forniture N 8 contratti d appalto Tutti stipulati OBIETTIVI DI LIVELLO C1 Adeguamento al ex Dlgs 207/2010 per la parte attinente alla verifica e validazione dei progetti RESPONSABILE OBIETTIVO Dirigente Ufficio Tecnico ATTIVITA DI GESTIONE INDICATORI 2 LIVELLO RISULTATI Capitoli di Bilancio Creazione di un gruppo di lavoro per la verifica e validazione dei progetti C2 Elaborazione n. 4 progetti esecutivi Dirigente Ufficio Tecnico Fano via Pisacane NC n. 12 alloggi giugno settembre Verbale di riunione del 06/06/ Det. 2630 del 27-10- Det. 2651 del 15-11- Novafeltria NC n. 8 alloggi settembre Pesaro Muraglia NC n. 24 alloggi + locali commerciali e uffici Pesaro Muraglia opere di urbanizzazione collegate C3 indizione della gara d appalto Dirigente Uff. Amministrativo Fano via Pisacane NC n. 12 alloggi settembre Det. 2650 del 15-11- Eseguito progetto, in attesa di approvazione Eseguito progetto, in attesa di approvazione Lotto A indetta il 18-11- Novafeltria NC n. 8 alloggi Lotto B indetta 17-11- settembre 17-11- Pesaro Muraglia NC n. 24 alloggi + locali commerciali e uffici In attesa di approvazione del progetto
C4 Aggiudicazione lavori Dirigente Uff. Amministrativo C5 Stipulazione contratti d appalto Dirigente Uff. Amministrativo Servizio di pulizia della sede dell Ente Servizio di progettazione acustica Servizio per accatastamenti febbraio Fano via Iacucci nn. 2-4-6 Lavori di manutenzione straordinaria gennaio Fano via Marche nn. 6-8-10 Lavori di manutenzione straordinaria gennaio Fossombrone Palazzo Vandi-Pasionei completamento n. 12 alloggi febbraio Fano via Pisacane NC n. 12 alloggi Novafeltria NC n. 8 alloggi Servizio di pulizia della sede dell Ente Servizio di Tesoreria Montelabbate (loc. Apsella) X 11 alloggi nuova costruzione aprile gennaio maggio Pergola completamento di n. 12 alloggi febbraio Fossombrone Palazzo Vandi-Pasionei completamento n. 12 alloggi maggio 16/02/ Prot. 876 Indizione 23/08/ Approvazione gara con Det 2703 del il 25/01/2012 Indizione 23/08/ Approvazione gara con Det 2702 del 25/01/2012 13/06/ Det. DG n. 2551 13/06/ Det. DG n. 2550 18/04/ Det. DG n. 2520 Lotto B Aggiudicazione provvisoria del 15-12- lotto A Aggiudicazione provvisoria del 19-01- 2012 Aggiudicazione provvisoria del 15-12- 08/06/ Det DG n,. 2546 31/03/ Det DG n. 2512 atto 13-06- Rep. 16016/2237. 31/01/ Rep. 16011/2234 01-06- Rep. 16014 Fano via Marche nn. 6-8-10 Lavori di manutenzione straordinaria aprile 03-11- Rep. 16020/2239 Fano via Iacucci nn. 2-4-6 Lavori di manutenzione straordinaria maggio 02-09- Rep. 16018/2238
Servizio di Tesoreria Aprile 22-06- Servizio di pulizia della sede dell Ente maggio 26-10- Convenzione CONSIP per forniture buoni mensa aprile 10 /03/ Data: 04 marzo
D Ufficio Amministrativo Miglioramento dell interfaccia ERAP/Cliente-Utente 1 gestione della Carta dei Servizi per U.O. Utenza 2 Gestione della Carta dei Servizi per Uff. Manutenzione 3 Gestione reclami e segnalazioni utente da parte dell URP 4 Gestione del sito web dell Ente e suo adeguamento sulle nuove normative Non più di 2 reclami annui da parte del cliente (Comuni); non più di 10 reclami annui da parte dell utente (assegnatari) 0 reclami cliente 1 reclamo utente 5 Monitoraggio soddisfazione cliente/utente OBIETTIVI DI LIVELLO RESPONSABILE OBIETTIVO ATTIVITA DI GESTIONE INDICATORI 2 LIVELLO RISULTATI Capitoli di Bilancio D1 gestione della Carta dei Servizi relativamente ai servizi all utenza Responsabile Ufficio Utenza Monitoraggio indicatori (I) ufficio utenza, presenti in appendice della carta dei Servizi nel rispetto della frequenza stabilita e degli obiettivi indicatori stabiliti (rif. colonna a fianco) I-utenza (I11): Rispetto dei tempi per la consegna degli alloggi dal ricevimento del decreto di assegnazione( 21 gg) Frequenza monitoraggio mensile I-utenza (I13a): Rispetto dei termini per rispondere alla domanda di subentro nel contratto di locazione dal ricevimento della richiesta o dalla data di ricevimento della documentazione integrativa( 30 gg) Frequenza monitoraggio quadrimestrale È stato mantenuto il trend del primo e secondo quadrimestre, con un tempo medio notevolmente al di sotto della soglia fissata 1 quadrimestre Tempo medio 14 gg 2 quadrimestre Tempo medio 15 gg I-utenza (I13b): Calcola i giorni intercorrenti tra la scadenza dell avviso pubblico e l approvazione delle graduatorie( 90 gg) Frequenza monitoraggio biennale I-utenza (I13c): Rispetto dei termini per rispondere alla domanda di ospitalità temporanea dal ricevimento della richiesta o dalla data di ricevimento della documentazione integrativa ( 30 gg) Frequenza monitoraggio quadrimestrale I-utenza (I15): Rispetto dei termini per rispondere alla domanda di ampliamento del nucleo familiare dal ricevimento della richiesta o dalla data di ricevimento della documentazione integrativa ( 30 gg) Frequenza monitoraggio quadrimestrale Risultati definitivi 3 quadrimestre Tempo medio 18 gg Bando del 04 febbraio (+ 31 gg oltre al termine previsto) Nel secondo quadrimestre 5 domande prevenute con tempo medio di risposta pari a 11 gg Terzo quadrimestre=4 gg
D2 Gestione della Carta dei Servizi relativamente ai servizi alla manutenzione D3 D4 D5 Gestione reclami e segnalazioni utente da parte dell URP Gestione del sito WEB dell Ente e suo adeguamento alle nuove normative Monitoraggio soddisfazione cliente/utente Pubblicazione dei risultati raggiunti Responsabile manutenzione Monitoraggio indicatori ufficio manutenzione, presenti in appendice della Carta dei Servizi, nel rispetto della frequenza semestrale stabilita e degli obiettivi indicatori stabiliti (rif. colonna a fianco) Resp. Manutenzione Resp. Utenza Addetti URP Dirigente Uff. Amministrativo Dirigente Amministrativo Iman (I7a): Calcola la media dei giorni di risposta all utente in seguito alla sua richiesta di contributo ( 60 gg) Iman (I7b): Calcola la media dei giorni di risposta all utente, dalla sua richiesta di intervento fino all emissione dell ordinativo di esecuzione lavoro (con o senza sopralluogo)( 30 gg) Risultati definitivi Pubblicazione dei risultati raggiunti Distribuzione dei questionari di soddisfazione dell utente agli sportelli dell URP Monitoraggio indicatore URP nel rispetto della frequenza stabilita e degli obiettivi indicatori stabiliti (rif. colonna a fianco) I17: indica la % di ritorno dei questionari di soddisfazione dell utente (almeno il 10% dei questionari distribuiti) Pubblicazione dei risultati raggiunti Eventuale aggiornamento della struttura del sito web tramite società di consulenza Elaborazione nuovi dati richiesti dalla normativa sulla trasparenza amministrativa Rilevazione grado di soddisfazione del cliente/utente tramite questionari Registrazione reclami cliente/utente soddisfazione cliente buono soddisfazione utente tra suff e buono 2 reclami annui dal cliente; 10 reclami annui dall utente pubblicati sul sito istituzionale dell Ente È stato mantenuto il trend del primo semestre, con un tempo medio notevolmente al di sotto della soglia fissata pubblicati sul sito istituzionale dell Ente Circa 1000 questionari distribuiti 34,8% pubblicati sul sito istituzionale dell Ente Gestito dal proprio personale Aggiornati tutti i dati Cliente valore medio pari a 5,25 (> buono) Utente valore medio pari a 4,20 (tra discreto e buono) 0 reclami cliente 1 reclamo utente Data: 04 marzo
Ufficio Ragioneria E Revisione ed aggiornamento di procedure contabili ed adozione di nuovi strumenti informativi 1 2 Assegnazione di impegni e accertamenti agli uffici proponenti le determinazioni Garanzia della copertura finanziaria alle spese per acquisto di beni e servizi fino a 3000 euro nell ambito del Regolamento per le spese in economia 3 Revisione modalità di liquidazione della spesa 4 Adozione di strumenti informativi per gli uffici Codifica delle UU.OO. proponenti 100% Uniformazione atti di liquidazione Estrazione mensile degli impegni Adozione del nuovo Regolamento della Cassa Economale dell Ente, in data 21-12- 5 Proposta di regolamento del funzionamento della cassa economale Bozza di regolamento OBIETTIVI DI LIVELLO RESPONSABILE OBIETTIVO ATTIVITA DI GESTIONE INDICATORI 2 LIVELLO RISULTATI Capitoli di Bilancio E1 E2 E3 E4 Assegnazione di impegni e accertamenti agli uffici proponenti le determinazioni Garanzia di copertura finanziaria spese per acquisto di beni e servizi fino a 3000 euro nell ambito del Regolamento per le spese in economia Revisione modalità di liquidazione della spesa Adozione di strumenti informativi per gli uffici Dirigente Ufficio Ragioneria Dirigente Ufficio Ragioneria Dirigente Ufficio Ragioneria Dirigente Ufficio Ragioneria Codifica delle UU.OO. proponenti le determinazioni di impegno, inserimento dei codici in tabella del programma di contabilità, registrazione dei codici in apposito campo della maschera dell inserimento dell impegno e dell accertamento. Adozione di apposito modulo di comunicazione e richiesta di copertura finanziaria; verifica copertura e registrazione di sub-impegno per ogni richiesta pervenuta; comunicazione all Ufficio proponente Uniformazione atti di liquidazione degli uffici, aggiornamento del contenuto a seguito di innovazioni normative Estrazione mensile degli impegni per ufficio e delle disponibilità di bilancio; trasmissione agli uffici. febbraio febbraio marzo giugno Codifiche avvenute e inserimento codici in corso 17 febbraio prot 910/11 17 febbraio prot 910/11 Consegnate agli uffici le schede impegni/accertamenti
E5 Proposta di regolamento del funzionamento della cassa economale Dirigente Ufficio Ragioneria Analisi ed aggiornamento delle procedure della cassa economale, stesura di una bozza di regolamento Adozione Regolamento in data 21-12 con Delibera del CdA n. 1 - verbale 903 Data: 04 marzo